Mobilność edukacyjna studentów i pracowników uczelni. Rok akademicki 2014/2015. Kontrole 2014

Transkrypt

1 Mobilność edukacyjna studentów i pracowników uczelni Rok akademicki 2014/2015 Kontrole Rodzaje kontroli 2. Umowa Finansowa i kategorie kosztów 3. Koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Pytania TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI stan na chwilę obecną 1. Kontrola rutynowa 2. Kontrola szczegółowa typu desk check 3. Kontrola na miejscu w trakcie trwania działania 4. Kontrola systemowa NA i KE mogą przeprowadzać merytoryczne i finansowe kontrole Beneficjentów w związku z wykorzystaniem przez nich przyznanego w Umowie Finansowej dofinansowania. 5. Kontrola na miejscu po zakończeniu działania KONTROLA RUTYNOWA Beneficjent zobowiązany jest udzielić NA / KE pełnego prawa dostępu do wszystkich dokumentów dotyczących: - realizacji projektu, - rezultatów realizacji projektu, - wykorzystania dofinansowania. KOGO DOTYCZY: 100% Beneficjentów PRZEDMIOT KONTROLI: raport końcowy / raport postępu wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii Kosztów nadzwyczajnych KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu; Umowa Finansowa wskazuje termin złożenia raportu końcowego / postępu w trakcie działania CEL KONTROLI: ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności końcowej MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba NA 1

2 KONTROLA RUTYNOWA KONTROLA SZCZEGÓŁOWA TYPU DESK CHECK 1. Umowa ze studentem / pracownikiem spójny czas pobytu, 2. Porozumienie o programie studiów / Porozumienie o programie praktyki dla mobilności edukacyjnej studentów porozumienie trójstronne organizacja wysyłająca, organizacja przyjmująca i student lub Indywidualny program nauczania/szkolenia dla mobilności edukacyjnej kadry porozumienie dwustronne organizacja wysyłająca, organizacja przyjmująca forma listowna lub mailowa, 3. Wykaz zaliczeń lub świadectwo ukończenia praktyki mobilność edukacyjna studentów, 4. Dokument potwierdzający okres pobytu w organizacji przyjmującej, 5. Indywidualny raport końcowy ze zrealizowanej mobilności, 6. Dokumenty potwierdzające przekazanie kwoty Indywidualnego Wsparcia, 7. Pracownicy dokumenty podróży potwierdzające trasę podróży. PRZEDMIOT KONTROLI: dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych porównanie danych z raportu końcowego KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu / zatwierdzeniu raportu końcowego przez NA CEL KONTROLI: potwierdzenie, że dane przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba NA KONTROLA NA MIEJSCU W TRAKCIE TRWANIA DZIAŁANIA PRZEDMIOT KONTROLI: wywiad mający na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań KIEDY: w tracie realizacji projektu CEL KONTROLI: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba Beneficjenta KONTROLA SYSTEMOWA PRZEDMIOT KONTROLI: weryfikacja rzeczywistych i kwalifikowanych działań i uczestników, zgodność z kartą ECHE KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu CEL KONTROLI: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba Beneficjenta KONTROLA NA MIEJSCU PO ZAKOŃCZENIU DZIAŁANIA KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW PRZEDMIOT KONTROLI: raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych, ewidencja księgowa beneficjenta dot. realizacji projektu KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu raportu końcowego przez NA CEL KONTROLI: ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej, jak i sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań NA może przeprowadzić oprócz kontroli podstawowych, również kontrolę specjalną dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp. MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba Beneficjenta 2

3 KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW NA przeprowadzając określony rodzaj kontroli może zażądać dodatkowych dokumentów, które nie są przewidziane dla tego typu kontroli. Celem każdej kontroli jest weryfikacja działań realizowanych przez Beneficjentów i ich zgodności z Umową Finansową. KATEGORIE BUDŻETOWE UMOWA FINANSOWA Koszty ryczałtowe Mobilność Pracowników: Podróż i Wsparcie Indywidualne Mobilność Studentów: Wsparcie Indywidualne Wsparcie organizacyjne Koszty rzeczywiste Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Koszty nadzwyczajne KOSZTY RYCZAŁTOWE KOSZTY PODRÓŻY muszą być rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie Finansowej, muszą być niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone, obliczone kwoty udziałów ryczałtowych w ramach danej kategorii kosztów muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie Finansowej. Koszty podróży pracowników będą określone za pomocą iloczynu uczestników biorących udział w określonej kategorii wyjazdu pod względem pokonanego dystansu i ryczałtowej stawki jednostkowej. Stawki kształtują się pomiędzy 180 EUR a 1100 EUR dla jednego uczestnika w zależności od odległości. dystans - odległość pomiędzy uczelnią macierzystą, a instytucją przyjmującą (lub ew. miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży), stawka - obejmuje dofinansowanie podróży w obie strony. 3

4 KOSZTY PODRÓŻY - DOKUMENTACJA WSPARCIE INDYWIDUALNE - potwierdzenie uczestnictwa w działaniu w formie zaświadczenia podpisanego przez instytucję przyjmującą zawierającego: imię, nazwisko, cel działania za granicą, daty rozpoczęcia i zakończenia działania; - W przypadku podróży z lokalizacji innej niż siedziba Beneficjenta / do lokalizacji innej niż instytucja partnerska: trasa przejazdu wraz z dokumentami bilety / faktury / rachunki z podaniem miejsca wyjazdu i przyjazdu. Koszty dofinansowania Wsparcia Indywidualnego Pracowników w tej kategorii będą obliczana za pomocą iloczynu liczby dni/miesięcy przypadających na pracownika i ryczałtowej stawki przypadającej na dzień/miesiąc w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego. - potwierdzenie uczestnictwa w działaniu w formie zaświadczenia podpisanego przez instytucję przyjmującą zawierającego: imię, nazwisko, cel działania za granicą, daty rozpoczęcia i zakończenia działania. WSPARCIE INDYWIDUALNE WSPARCIE INDYWIDUALNE - DOKUMENTACJA Koszty dofinansowania Wsparcia Indywidualnego Studentów w tej kategorii będą obliczana za pomocą iloczynu liczby dni / miesięcy przypadających na studenta i ryczałtowej stawki przypadającej na dzień / miesiąc w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego. W przypadku niepełnego miesiąca mobilności, dofinansowanie będzie obliczone za pomocą iloczynu liczby dni niepełnego miesiąca i 1/30 stawki kosztu jednostkowego, określonej dla pełnego miesiąca. - potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą w formie zaświadczenia podpisanego przez instytucję przyjmującą zawierającego: imię, nazwisko, daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności: Wykaz zaliczeń mobilność na studia i Zaświadczenie / Certyfikat odbytej praktyki mobilność na praktykę. WSPARCIE ORGANIZACYJNE Koszty dofinansowania w kategorii Wsparcie Organizacyjne obejmują wydatki bezpośrednio związane z realizacją działań w zakresie mobilności, wraz z kosztami przygotowania językowego, monitorowania i wspierania uczestników w trakcie okresu mobilności. Kwota dofinansowania obliczona będzie za pomocą iloczynu liczby uczestników w mobilnościach i ryczałtowej stawki jednostkowej. - potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą. KOSZTY RZECZYWISTE rzeczywiście poniesione przez Beneficjenta w okresie ustalonym w Umowie Finansowej; określone w szacunkowym budżecie ustalonym w Załączniku II lub zakwalifikowane na skutek przesunięć pomiędzy kategoriami budżetu, jak określono w Artykule I.3.2; możliwe do identyfikacji i weryfikacji, szczególnie będą zewidencjonowane w systemie księgowym organizacji Beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości w tym zakresie właściwymi dla kraju, w którym Beneficjent prowadzi działalność oraz będą traktowane przez Beneficjenta zgodnie z obowiązującymi rutynowymi praktykami księgowymi obowiązującymi w jego organizacji; 4

5 KOSZTY RZECZYWISTE poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji, jak określono w Załączniku I; poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył; racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności i efektywności; WSPARCIE UCZESTNIKÓW ZE SPECJALNYMI POTRZEBAMI Są to koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami biorącymi udział w projekcie. Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych. faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia. niepokryte udziałem ryczałtowym w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych, jak określono w Artykule II KOSZTY NADZWYCZAJNE KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Koszty nieuprawnione Są to koszty związane ze wsparciem uczestnictwa osób uczących się o mniejszych szansach oraz koszty związane z wystawieniem na żądanie NA gwarancji finansowej, zdeponowanej przez Beneficjenta w NA, w celu zabezpieczenia płatności zaliczkowych, jak określono w Artykule I.4.1. Umowy Finansowej. Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych. Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwroty z kapitału, długi i opłaty z nimi związane, faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia; w przypadku gwarancji finansowej - potwierdzenie poniesienia przez Beneficjenta kosztów związanych z wystawieniem gwarancji przez podmiot do tego upoważniony, z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty oraz daty i podpisu reprezentanta prawnego. rezerwy na straty lub długi, odsetki dłużne, wątpliwe do odzyskania długi, straty kursowe, koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta, włącznie z kosztami za przelewy bankowe zadysponowane przez NA, za które bank obciążył rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Umowie; KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Koszty nieuprawnione koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie uznane za niekwalifikowane w ramach przyznanego przez NA dofinansowania Projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni otrzymał dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE, realizowanego w okresie wdrażania Projektu; koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu; wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich; koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych; POLITYKA KURSOWA Wszystkie płatności na rzecz Beneficjenta będą dokonane prze NA w walucie EUR. Raport końcowy wraz z raportami postępu będzie składny do NA poprzez system Mobility Tool w walucie EUR. VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie. 5

6 POLITYKA KURSOWA Wszelkie kwoty w raporcie końcowym / raportach postępu powinny być wyrażone w EUR. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR zgodnie ze sposobem wskazanym w Umowie Finansowej. Pytania Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu. KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska Warszawa tel.: (22) fax: (22) Dziękuję za uwagę Zespół Rozliczeń Finansowych Numer Umowy Finansowej 6