Koszty osobowe w kosztach pośrednich w ramach projektów PO KL. Warszawa, 22 lutego 2012 r.

Transkrypt

1 Koszty osobowe w kosztach pośrednich w ramach projektów PO KL Warszawa, 22 lutego 2012 r.

2 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL koszty pośrednie mogą być różnie rozpatrywane w zależności od konkretnego stanu faktycznego, tj. kolejnych wersji Wytycznych, w oparciu o które koszty te były rozliczane niniejsza prezentacja dotyczy stanu faktycznego obowiązującego od 1 stycznia 2011 r.

3 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL koszty pośrednie - koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta w zamkniętym katalogu kosztów pośrednich wydatki dot. kosztów osobowych, w tym: koszty zarządu, tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki, tj. koszty obsługi kadrowej, finansowej, administracyjnej, sekretariatu, kancelarii, obsługi prawnej koszty obsługi księgowej, tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu (zarówno koszty osobowe, jak i koszty rzeczowe)

4 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL możliwość rozliczania kosztów pośrednich ryczałtowo lub na podstawie

5 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtowo koszty pośrednie traktowane jako wydatki poniesione bez konieczności potwierdzenia ich poniesienia katalog kosztów pośrednich istotny o tyle, że w Wytycznych istnieje zakaz ich wykazywania w kosztach bezpośrednich, w szczególności w zadaniu zarządzanie projektem forma angażowania osób wykonujących czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich bez znaczenia uproszczenie dla beneficjentów i dla IP / IP2 gwarancja uniknięcia nieprawidłowości związanych z błędnym rozliczaniem kosztów pośrednich IZ PO KL zaleca stosowanie ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich projektu!

6 koszty pośrednie wykazywane w szczegółowym budżecie projektu na zasadach ogólnych wysokość kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków powinna wynikać z konkretnej metodologii przedstawionej przez beneficjenta obowiązek potwierdzenia poniesienia wydatków w ramach tej kategorii kosztów do wysokości określonej w zatwierdzonym budżecie projektu konieczność właściwego opisywania dokumentów księgowych

7 brak wskazania w Wytycznych ograniczenia wysokości kosztów pośrednich, ale: brak dowolności beneficjentów w kształtowaniu wysokości kosztów pośrednich dozwolone jedynie nieznaczne zwiększenie odsetka kp rozliczanych na zasadach ogólnych w porównaniu z procentem kp określonym dla ryczałtu kp rozliczane na zasadach ogólnych przekraczające dwukrotność wysokości wynikającej z zastosowania właściwego wskaźnika ryczałtowego - niedopuszczalne i nie do zaakceptowania przez IP / IP2 na etapie wyboru projektu

8 osoby wykonujące czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie stanowią personelu projektu nie obowiązują w tym zakresie zapisy podrozdz. 4.5 Wytycznych - Koszty związane z angażowaniem personelu obowiązują ogólne zasady kwalifikowania wydatków, w tym przede wszystkim zasada zgodności z przepisami prawa krajowego oraz zasada racjonalności i efektywności

9 wynagrodzenie osób wykonujących czynności w ramach kp powinno zostać przyznane w ramach projektu jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, przypisaną do projektu w oparciu o rzetelną metodologię jeśli beneficjent zatrudnia poza projektem np. księgową na umowę o pracę, która średniomiesięcznie księguje 200 faktur, a zakłada się, że w projekcie będzie księgować średniomiesięcznie dodatkowo 10 dokumentów księgowych, to beneficjent może kwalifikować np. 5% [10 / ( ) x 100%] jej wynagrodzenia (z uwzględnieniem ewentualnych przysługujących jej dodatków i nagród) beneficjent może też zastosować inną przejrzystą i racjonalną metodę wyliczenia kp

10 koszty zarządu: mogą być wykazywane w kp w ramach projektu wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w ramach swojej dotychczasowej działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni w projekcie funkcji koordynatora lub innego personelu projektu brak możliwości zawierania dodatkowych umów, w tym umów cywilnoprawnych

11 koszty personelu obsługowego oraz sprzątania pomieszczeń: koszty te powinny być wykazywane w kp w ramach projektu w przypadku, gdy beneficjent ponosił je dotychczas w swojej standardowej działalności z poniższym zastrzeżeniem w sytuacji, gdy beneficjent nie zatrudniał ww. osoby dopuszczalne jest jej zatrudnienie i uwzględnienie w kp, o ile nie może ona zostać przypisana do określonego zadania merytorycznego i zakres zadań wymaganych do realizacji projektu wymusza zatrudnienie takiego personelu konieczność zatrudnienia danej osoby stanowi wyjątek od ogólnej reguły i powinna być szczególnie uzasadniona, wynikać z zakresu i specyfiki projektu możliwe jest np. zatrudnienie ww. osoby przez NGO, kiedy jej zadania wykonywane są standardowo na zasadzie wolontariatu, a w związku z dużym projektem PO KL pojawia się potrzeba zapewnienia profesjonalnej obsługi

12 koszty obsługi księgowej: wynagrodzenie wypłacane z tego tytułu stanowi zawsze kp co do zasady, koszty księgowej w projekcie powinny być rozliczane jako odpowiednio wyliczony procent jej standardowego wynagrodzenia, ale: jeśli zakres czynności w ramach kp jest znaczny lub beneficjent nie ponosił wydatków z danej kategorii, to dopuszczalna jest inna niż ww. forma przyznania wynagrodzenia dla księgowej, o ile będzie ona zgodna z przepisami prawa krajowego oraz z Wytycznymi, w szczególności możliwe jest przyznanie dotychczasowemu pracownikowi dodatku do wynagrodzenia, zwiększenie etatu lub zmiana zakresu umowy o pracę w uzasadnionych przypadkach, dopuszczalne jest zaangażowanie do księgowania nowej osoby na umowę o pracę w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy lub na umowę cywilnoprawną umowa cywilnoprawna dla obecnego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę z tym samym zakresem obowiązków nie jest dopuszczalna ze względu na niezgodność z prawem

13 koszty obsługi księgowej: w przypadku zlecenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu zapłata wypłacana dla biura z tego tytułu również stanowi kp co do zasady, koszty zlecenia obsługi księgowej w projekcie powinny być rozliczane jako odpowiednio wyliczony procent standardowej zapłaty przysługującej biuru rachunkowemu z tytułu obsługi księgowej beneficjenta wyjątkowo, tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach, dopuszczalne jest zlecenie obsługi księgowej projektu nowemu biuru rachunkowemu, w szczególności w sytuacji gdy biuro dotychczas rozliczające beneficjenta odmawia księgowania wydatków w ramach projektu PO KL

14 Co dalej? konieczność uwzględnienia powyższych okoliczności przy: dokonywaniu oceny projektów weryfikacji kontroli rozliczania kosztów pośrednich w projektach PO KL powyższe wyjaśnienia zostaną zawarte w: FAQ umieszczonych na stronie Zasadach finansowania PO KL przy ich najbliższej aktualizacji

15 Departament Zarządzania EFS Dziękuję za uwagę