PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA ZASADY SPORZĄDZANIA RAPORTÓW

Transkrypt

1 PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA ZASADY SPORZĄDZANIA RAPORTÓW Raporty finansowe Lublin, 5-6 luty 2013

2 Strona tytułowa. Podajemy: 1. numer umowy i ewentualnego addendum np. IPBU / numer raportu np: IPBU /11-01/R 3. okres objęty raportem.

3 WAŻNE Beneficjent odpowiedzialny jest za poprawność finansową informacji umieszczonych w tabelach. Kwoty wyrażone w walutach narodowych przeliczamy na EUR po kursie średnim InforEuro z okresu raportowania. Informacje o kursach miesięcznych InforEuro dostępne są na stronie: Kwoty zaokrąglamy do 2 miejsc po przecinku, kurs walutowy do 4 miejsc po przecinku. Używamy formuł zaokrąglających. W tabelach nie zostawiamy pustych pól wpisujemy 0 lub -.

4 Kurs wymiany : Obliczenie średniego kursu wymiany dla PLN w raporcie: Prosimy o obliczenie kursów dla wszystkich walut pojawiających się w Projekcie!

5 Annex A-9 Lista wydatków. Wydatki kwalifikowalne. Wydatki poniesione w danym okresie; w walucie krajowej i w EUR. Kwoty zaokrąglone. Informacja o supporting document i dowodzie zapłaty.

6 Annex A-9 Nazwy linii budżetowych zgodnie z zatwierdzonym budżetem Każdy wydatek powinien być ujęty w osobnej linii; proszę dodać odpowiednią ilość linii

7 Annex A-5 Wszystkie wydatki kwalifikowalne, które pojawiły się w okresie raportowania

8 Kwoty zgodnie z budżetem pierwotnym lub addendum Zmiany do 15% wprowadzone po podpisaniu umowy lub po addendum Annex A-5

9 Dla każdej waluty narodowej wstawiamy 4 osobne kolumny Suma wszystkich wydatków w EUR Annex A-5 Kwoty z poprzedniego raportu

10 Annex A-8 Dane zgodne z Budżetem z umowy grantowej Koszty rzeczywiście poniesione Prognoza na następny okres raportowania

11 Annex A-3 Koszty poniesione w okresie raportowania oraz od początku wdrażania projektu

12 Annex A-2 Informacje zgodne z danymi zawartymi we Wniosku Aplikacyjnym i Warunkach Szczególnych do Umowy Grantowej

13 Annex A-4 Prognoza płatności w Projekcie Tylko środki ENPI w podziale na kwartały.

14 Annex A-6 Informacje zawarte w poszczególnych Kartach pracy wypełnionych w okresie raportowania

15 Annex A-7 Koszty diet poniesione w okresie raportowania

16 Annex A-1 Proszę wypełnić tabelę używając wskaźników z matrycy logicznej

17 Załączniki do Raportu Okresowego: Annex B Wniosek o płatność Annex D Oświadczenie potwierdzające wydatki Annex E Raport audytora Annex F Kopie faktur (dotyczy wszystkich wydatków) Annex G Kopie Kart czasu pracy Annex H Kopie wszystkich dodatkowych dokumentów (umowy z wykonawcami, umowa z audytorem etc.)

18 Załączniki do Raportu Okresowego cd: Annex I Dokumentacja przetargowa ( jeśli dotyczy) Annex J Świadectwa pochodzenia Annex K Kopie opracowań, dokumentacji wykonanej podczas seminariów, spotkań, publikacji, Annex L Kopie dokumentacji potwierdzającej wykonanie robót, dostaw, protokoły odbioru Annex M dokumentacja fotograficzna projektu, kopie artykułów prasowych, informacji internetowych etc.

19

20 Przykładowy opis faktury 1. Name of the Programme 2. Name of the Project 3. Number of the Grant Contract 4. Number of invoice 5. Budget line under which the invoice was paid (according to the Grant Contract) 6. Registration number of invoice in the Beneficiary s (or Partner s) accounting system 7. Description what is it (e.g. invoice for translation PL - BY needed for conference X) 8. Procurement procedure which was applied 9. ENPI funding and own co-financing (% and amount) 10. Approval of expenditure by authorized persons

21 Część finansowa Raportu Końcowego Strona tytułowa

22 Końcowy raport finansowy Annexes А-1, А-2, А-3, А-6, А-7 i А-9 są takie same jak w raporcie okresowym; dane podajemy za okres raportowania i zbiorczo od początku realizacji. Nie ma załączników А-4 i А-8; Annex A-5 jest zmieniony.

23 Końcowy raport finansowy Annex A-5 Podajemy kwotę, % i uzasadnienie niewykorzystania środków w danej linii budżetowej.

24 Dziękujemy! Wspólny Sekretariat Techniczny Tel