Kontrola z art. 23 przeprowadzana przez Kontrolerów Krajowych w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia

Transkrypt

1 Kontrola z art. 23 przeprowadzana przez Kontrolerów Krajowych w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia Żary, 31 sierpnia 2018r.

2 Cel kontroli z art. 23 Celem działań Krajowego Kontrolera jest potwierdzenie kwalifikowalności zadeklarowanych wydatków oraz ich zgodność z wnioskiem o dofinansowanie, zasadami programu, prawem unijnym i krajowym, a także pod kątem realizacji wskaźników projektu. 2

3 Kontroler Krajowy - Wojewoda Lubuski Program Współpracy INTERREG VA Brandenburgia Polska Program Współpracy INTERREG Polska Saksonia (Powiat Żarski) Lubuski Urząd Wojewódzki ul. Jagiellończyka Gorzów Wlkp. Wydział Programów Europejskich i Rządowych tel. (095) fax. (095) funduszeue@lubuskie.uw.gov.pl 3

4 Zadania Kontrolera Krajowego potwierdzanie kwalifikowalności wydatków poprzez sprawdzenie prawidłowości poniesionych wydatków - weryfikacja i zatwierdzanie częściowych wniosków o płatność - prowadzenie korespondencji z beneficjentem - kontrole na miejscu (kontrole doraźne) - plany kontroli przekazywanie informacji w sprawie nieprawidłowości do Instytucji Zarządzającej współpraca z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Programu kontrole trwałości 4

5 Podstawy prawne rozporządzenia unijne 1303/2013 (tzw. ogólne art ), 1299/2013 (EWT) akty wykonawcze i delegowane: rozporządzenie 480/2014 i 481/2014 Program Współpracy INTERREG Polska Saksonia Podręcznik Programu Współpracy INTERREG Polska Saksonia , wniosek aplikacyjny, umowa o dofinansowanie informacje zawarte na stronie Programu przepisy prawa krajowego 5

6 System SL2014 Zawarta umowa o dofinansowanie zobowiązuje Beneficjenta, aby w ramach procesu rozliczania realizowanego projektu wykorzystywał system SL2014 OBOWIĄZEK PRACY W SYSTEMIE Instrukcja.sl2014.gov.pl 6

7 Komunikacja z Kontrolerem Wszelka korespondencja pomiędzy Kontrolerem Krajowym a Partnerem Projektu prowadzona jest z wykorzystaniem systemu informatycznego SL > moduł korespondencja EWT 7

8 Wniosek o płatność w systemie SL poziom wskaźnika - w zestawieniu wydatków faktura/rachunek/rozliczenie podróży służbowej oraz potwierdzenie płatności - Vat rozbicie według stawek - wszystkie daty płatności - PP, Kurs EURO, programowa zasada konkurencyjności - zaokrąglenia zgodnie z zasadą matematyczną w górę 8

9 Odpowiedzialność beneficjenta za realizację projektu Partner Wiodący Projekty w programie PWT Polska Saksonia realizowane są zgodnie z zasadą beneficjenta wiodącego. Partner Projektu 1 Partner Projektu 2 Partner Projektu 3 Ze wszystkimi pozostałymi partnerami projektu beneficjent wiodący zawiera umowę partnerską, która reguluje współpracę i obowiązki partnerów. Umowa partnerska wraz z pierwszym wnioskiem o płatność 9

10 ROZLICZENIE NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ 10

11 ŚRODKI PROGRAMU ŚRODKI PUBLICZNE Beneficjenci/partnerzy projektu z dniem zawarcia umowy o dofinansowanie/porozumienia partnerskiego stają się dysponentem środków programu, które są środkami publicznymi. art. 5 ust. 2 w powiązaniu z ust 3 pkt 5 a ustawy o finansach publicznych, mówi że środkami publicznymi są środki przeznaczone na realizację celu Europejska Współpraca Terytorialna. Zasada gospodarności, efektywności i skuteczności art. 47 ustawy o finansach publicznych Podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zadania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. 11

12 WYDATEK FAKTYCZNIE PONIESIONY pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. UWAGA DATA PŁATNOŚCI!!! W przypadku wydatków pieniężnych dokonanych gotówką za datę poniesienia wydatku przyjmuje się datę faktycznego dokonania płatności: W przypadku poniesienia kosztu bezpośrednio przez pracownika beneficjenta niezbędne jest udokumentowanie zwrotu pracownikowi poniesionego kosztu przez instytucję beneficjenta. Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się wówczas rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. W przypadku, gdy pracownik otrzymał od instytucji beneficjenta zaliczkę na poniesienie wydatków związanych z projektem, datą poniesienia wydatku jest data faktycznej zapłaty faktury/rachunku itp. 12

13 Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej (np. lista płac, rozliczenie delegacji z załącznikami) wraz z dołączonym dokumentem potwierdzającym dokonanie płatności. Dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być umieszczony we wniosku o płatność 13

14 Opis dokumentu księgowego Dokumenty księgowe powinny być tak opisane, aby z opisu jednoznacznie wynikał związek wydatku z projektem. Opis powinien zostać sporządzony na oryginale dokumentu księgowego i zawierać co najmniej: numer projektu kwota kwalifikowalna w ramach projektu Zalecane: numer projektu umieszczony na pierwszej stronie dokumentu podstawa prawna poniesienia wydatku na podstawie ustawy PZP 14

15 Ewidencja księgowa wydatków poniesionych w ramach projektu powinna być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi i ustalonymi w polityce rachunkowości beneficjenta w sposób możliwy do potwierdzenia z oryginałami dokumentów księgowych OBOWIĄZEK prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej lub stosowania odrębnego kodu księgowego powstaje od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu 15

16 Uproszczone metody rozliczania wydatków stawka ryczałtowa dla rozliczania kosztów personelu 20 % dla rozliczania tzw. kosztów pośrednich 15% Wydatki rozliczane metodami uproszczonymi są traktowane jako wydatki poniesione Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane, jako wydatki objęte metodą uproszczoną. 16

17 Kategorie wydatków kwalifikowalnych Zasady kwalifikowalności w ramach poszczególnych kategorii kosztów Koszty personelu Wydatki biurowe i administracyjne Koszty podróży i zakwaterowania Koszty ekspertów zewnętrznych i koszty usług zewnętrznych Wydatki na wyposażenie Infrastruktura i roboty budowlane 17

18 Koszty personelu W sposób uproszczony Na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów PRACA ŚWIADCZONA OSOBIŚCIE Forma zatrudnienia: umowa o pracę (cały etat, część etatu) dodatki zadaniowe 40%* wynagrodzenia podstawowego wraz ze składnikami umowy cywilnoprawne (umowy o dzieło) * zasada 40% dotyczy wszystkich projektów finansowanych z funduszy oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów 18

19 Wydatki administracyjne i biurowe Ryczałt 15% bezpośrednich rzeczywistych kwalifikowalnych kosztów personelu lub wartości ryczałtu na koszty personalne Niekwalifikowanie wydatków w kategorii koszty personelu automatycznie powoduje obniżenie kwoty ryczałtu Zakup ciastek, kawy, herbaty na spotkania partnerów rozliczany jest w tej kategorii. Także: czynsz za biuro, ubezpieczenia budynku, ochrona, materiały biurowe, konserwacja, sprzątanie, naprawy, systemy informatyczne służące obsłudze administracyjnobiurowej projektu, komunikacja (telefon, faks, Internet, usługi pocztowe, wizytówki), opłaty bankowe, ogólna księgowość, archiwa Żaden z tych wydatków nie może być przedstawiony do rozliczenia w sposób rzeczywisty 19

20 Koszty podróży i zakwaterowania Rozliczamy tylko osoby zaangażowane do realizacji projektu Rozliczanie delegacji zagranicznych zgodnie z 13 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) należność z tytułu diet w przypadku podróży służbowej zagranicznej oblicza się z uwzględnieniem łącznego czasu pobytu pracownika poza granicami kraju następnie, mając na uwadze 14 ww. rozporządzenia, przedmiotowa kwota powinna zostać pomniejszona o koszty zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, wyliczonego każdorazowo w stosunku do pełnej wysokości diety. 20

21 Koszty ekspertów zewnętrznych i usług zewnętrznych Wydatki dokonywane na mocy zawartych w formie pisemnych umów/porozumień oraz faktur/rachunków z podmiotami zewnętrznymi Dochowanie zasady gospodarności, efektywności i skuteczności NIEKWALIFIKOWALNE są m.in.: usługi świadczone i rozliczane pomiędzy uczestnikami* projektu podarunki powyżej 20 EUR/szt., nagrody w konkursach powyżej 50 EUR/szt. materiały informacyjno promocyjne zwierające logo prywatnych sponsorów *Uczestnik - beneficjenci tego samego projektu i ich pracownicy w celu realizacji zadań projektu 21

22 Wydatki na wyposażenie uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie niezbędne do realizacji projektu w przypadku wykonywania przez pracownika pracy na rzecz projektu w wymiarze mniejszym niż ½ etatu WYPOSAŻENIE STANOWISKA JEST NIEKWALIFIKOWALNE odpisy amortyzacyjne w okresie, w którym środek trwały jest wykorzystywany do realizacji projektu 22

23 Infrastruktura i roboty budowlane W przypadku robót lub dostaw towarów i usług dozwolone jest raportowanie poszczególnych faktur częściowych, jeśli wykonanie robót/dostaw/usług jest potwierdzone protokołem częściowym (w przypadku gdy taki wymóg wynika z prawa krajowego) 23

24 Udzielanie zamówień publicznych 24

25 Linki Więcej informacji oraz bieżące aktualizacje udostępniane są na stronach internetowych:

26 Kontakt z Kontrolerem 26

27 Dziękuję za uwagę Arleta Glądała Oddział Programów Współpracy Transgranicznej Wydział Programów Europejskich i Rządowych Lubuski Urząd Wojewódzki Kontakt: Tel. : 095/ arleta.gladala@lubuskie.uw.gov.pl 27