Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo Pytania i odpowiedzi rozliczenie finansowe projektu Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Kwalifikowalność kosztów projektu Koszty uprawnione: KATEGORIA ZARZĄDZANIE usługi telekomunikacyjne, pocztowe, kserograficzne zakup materiałów biurowych wynagrodzenia i/lub honoraria osób zarządzających projektem wynagrodzenia ekspertów dokonujących ew. ewaluacji projektu sprzęt niezbędny do realizacji zadań w trakcie trwania projektu odzież ochronna dla stażystów opłaty za przelewy bankowe monitoring i kontrola przed rozpoczęciem staży oraz w ich trakcie (wizyta monitorująca-przygotowawcza)

3 Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA ZARZĄDZANIE Koszty nieuprawnione: koszty prowadzenia konta

4 Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PRZYGOTOWANIE Koszty uprawnione: wynagrodzenia i/lub honoraria dla osób prowadzących zajęcia zakup materiałów (słowniki, przewodniki, materiały biurowe konieczne do przeprowadzenia przygotowania) koszty wydarzeń kulturalnych związanych z tematyką projektu (bilety do muzeów, teatrów) organizacja spotkań integrujących polskich uczestników w organizacji przyjmującej

5 Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PRZYGOTOWANIE Koszty nieuprawnione: koszty zajęć turystycznych i rozrywkowych, jeśli nie łączą się z przygotowaniem kulturowym

6 Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PODRÓŻ Koszty uprawnione: podróż z miejsca zamieszkania uczestnika do miejsca odbywania stażu w kraju docelowym i z powrotem najtańszym, uzasadnionym środkiem transportu każdy uczestnik ma prawo do refundacji tylko jednego przejazdu tam i z powrotem, marża pośrednika / biura podróży koszt przewozu 1 sztuki bagażu na uczestnika (o ile cena biletu nie uwzględnia bagażu głównego)

7 Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PODRÓŻ Koszty nieuprawnione: koszty bagażu dodatkowego koszty zmiany rezerwacji biletu (daty, nazwiska) o ile nie wynikają one z działania siły wyższej koszty dodatkowe związane z wymianą nauczycieli

8 Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA UTRZYMANIE Koszty uprawnione: zakwaterowanie wyżywienie ubezpieczenie przejazdy lokalne kieszonkowe

9 OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY NIEUPRAWNIONE VAT jeśli instytucja Beneficjenta może go odzyskać straty związane z różnicami kursowymi koszty nieudokumentowane koszty poniesione przed rozpoczęciem i po zakończeniu okresu uprawnienia określonym w umowie wydatki nadmierne i nierozważne koszty nie związane z realizowanym projektem

10 Zastosowanie prawidłowego kursu Euro podczas realizacji projektu

11 Określenie kwoty dofinansowania Miesięczny obrachunkowy kurs wymiany Komisji Europejskiej aktualny na dzień ogłoszenia naboru do Programu LLP-2012 z dnia 3 sierpnia 2012r. Kurs euro wynosi EUR= 4,1207 PLN. -dla umów podpisanych w 2013 r. -służy do przeliczenia budżetu (oraz poszczególnych kategorii budżetowych) wyrażonego we wniosku w walucie EUR na PLN.

12 Rozliczenie poniesionych kosztów Miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez FRSE na rzecz beneficjenta: - służy do przeliczenia kosztów rzeczywistych (podróży) poniesionych w projekcie w walucie innej niż PLN; - FRSE poinformuje beneficjenta w formie pisemnej (mailowo) o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki; - kurs ten może być różny dla poszczególnych Beneficjentów.

13 PODSUMOWANIE Przeliczenie wydatków poniesionych w walucie innej niż PLN w celu złożenia raportu w rozbiciu na poszczególne kategorie: kategorie ryczałtowe: zarządzanie, przygotowanie, utrzymanie - w celu zminimalizowania różnic kursowych możliwym jest zastosowanie kursu zgodnego z polityką rachunkowości stosowaną w instytucji beneficjenta; kategoria rzeczywista: podróż - miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez FRSE na rzecz beneficjenta.

14 Jakie są różnice pomiędzy projektami realizowanymi w ramach Programu LLP LdV,a projektami realizowanymi w ramach ESF01-POKL? waluta umowy - umowy w projektach ESF01-POKL określają kwotę dofinansowania w PLN raport składany jest w PLN wydatki poniesione w PLN nie wymagają przewalutowania ewidencja księgowa (źródła finansowania) opis dokumentów finansowych inne wzory formularzy (m.in. lista dowodów księgowych, brak oświadczenia o kursie) logotypy (wizualizacja projektu)

15 Jak udokumentować koszty utrzymania opiekunów? Potwierdzeniem kosztów utrzymania opiekuna jest dokument (w formie certyfikatu lub pisma) potwierdzający obecność osoby towarzyszącej na miejscu oraz w okresie odbywania stażu przez uczestników. Dokument musi zostać opatrzony pieczęcią oraz podpisem reprezentanta prawnego organizacji partnerskiej. Jak rozliczyć wizytę monitorującą/przygotowawczą? Koszty wizyty monitorującej lub przygotowawczej należy rozliczyć w kategorii zarządzanie. Kategoria ta jest kategorią ryczałtową. Wydatki należy rozliczyć zgodnie z przepisami prawa krajowego (np. poleceniem wyjazdu zagranicznego, ewidencji przejazdu, itd.), określającymi zasady rozliczania wyjazdu służbowego.

16 Jak rozliczyć wymieniających się opiekunów? W przypadku wymiany osób towarzyszących podczas trwania stażu, należy podzielić przyznaną w budżecie kwotę na utrzymanie oraz podróż pomiędzy osoby wymieniające się. Kosztami uprawnionymi w kategorii podróż jest koszt biletów na przejazd razem z uczestnikami. Koszty podróży między stażowej należy w uzasadnionych przypadkach rozliczyć w kategorii zarządzanie lub opłacić ze środków własnych. Suma rozliczanych kwot na utrzymanie osób wymieniających się nie może przekroczyć wysokości przyznanej stawki. Jak również poszczególne kwoty nie mogą przekraczać wysokości tygodniowych stawek wynikających z wytycznych Programu.

17 Jakie koszty stanowią najczęściej koszty niekwalifikowane projektu? Najczęstszą przyczyną wystąpienia kosztów nieuprawnionych w projekcie jest przekroczenie budżetu poszczególnych kategorii budżetowych lub wysokości maksymalnych stawek komisyjnych przyznanych na zarządzanie, przygotowanie lub utrzymanie. Co zrobić gdy kwota faktury nie da się podzielić na uczestników do dwóch miejsc po przecinku? W przypadku gdy kwota faktury jest niepodzielna dopuszczalne jest dodanie groszy do wybranych uczestników. Należy uważać by nie przekroczyć maksymalnej wysokości jednostkowych stawek komisyjnych.

18 Jak należy dokumentować koszty projektu? 1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący sposób: podróż samolotem wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróż autobusem wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników jeżeli nie wynika to z faktury; podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; Podróż powinna się odbyć w dniu poprzedzającym rozpoczęcie stażu, a podróż powrotna powinna się odbyć następnego dnia po jego zakończeniu.

19 Jak należy dokumentować koszty projektu? c.d. podróż samochodem prywatnym lub służbowym w zależności od tego, który wariant jest najtańszy: - przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu z dnia ogłoszenia naboru do Programu Uczenie się przez całe życie - na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego w zależności, który wariant jest najtańszy) Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent.

20 Jak należy dokumentować koszty projektu? c.d. 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu zaświadczenie o uczestnictwie zawierające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą. 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).

21 Jak należy opisywać dokumenty źródłowe? Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, opis jaka kwota została rozliczona ze środków POKL ESF01 w ramach projektu nr oraz w ramach jakiej linii budżetowej, krótki opis czego dotyczy, oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych zamieszczoną na stronie internetowej ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg bankowy/dowód kasowy). Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy pozostałych kosztach.

22 Jakie dokumenty potwierdzają dokonanie płatności? Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z poniższą zasadą: w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta; w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu np. wyciąg bankowy.

23 Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach projektów ESF01-POKL realizowanych na zasadach Programu Uczenie się przez całe życie LdV.

24 Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa tel.: (22) fax: (22) Zespół Rozliczeń Finansowych dla POKL ESF01 Małgorzata Lipska tel. (22) Adam Wierzchowski tel. (22) Koordynator: Małgorzata Sztarbała tel. (22)