Zarządzanie finansami w projektach

Transkrypt

1 Zarządzanie finansami w projektach Zagraniczna Mobilność Studentów Niepełnosprawnych oraz Znajdujących Się w Trudnej Sytuacji Materialnej finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) 8 kwietnia 2015 r.

2 SPIS TREŚCI 1. Kategorie budżetowe w projekcie 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Typy podstawowych kontroli projektów 6. Dokumentacja projektu

3 KATEGORIE BUDZETOWE W PROJEKCIE Koszty ryczałtowe Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu Znajdujących się w Trudnej Sytuacji Materialnej Koszty rzeczywiste Wsparcie dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami

4 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty kwalifikowane muszą być rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej, muszą być racjonalne, ekonomiczne oraz niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone, muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie finansowej, poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył.

5 Wsparcie Indywidualne KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem studentów w ramach mobilności osób ze specjalnymi potrzebami oraz ze środowisk defaworyzowanych w trakcie trwania działania. Kwota ryczałtowa obliczona będzie za pomocą iloczynu liczby dni przypadających na uczestnika i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na dzień, w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego. Stawki dla osób ze specjalnymi potrzebami oraz osób znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej w roku konkursowym 2014 będą przyznawane w wysokości określonej zgodnie z wytycznymi w załączniku III do umowy finansowej podpisanej przez NA z uczelnią.

6 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. UWAGA Zgodnie z warunkami ogólnymi, Beneficjent zgadza się na kontrolę ewidencji księgowej swojej organizacji, w celu dokonywania okresowej oceny poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych. Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w ramach niniejszej Umowy, ale uzyskane ustalenia w efekcie ich przeprowadzenia mogą zostać użyte przez FRSE i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych dotyczących poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu projektów, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych.

7 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) c.d. Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Są to koszty dodatkowe, do tych pokrytych dofinansowaniem w ramach udziału ryczałtowego zgodnie z Artykułem II.16.1 umowy finansowej bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami biorącymi udział w projekcie. Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów rzeczywistych. obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów

8 PRZESUNIĘCIA POMIĘDZY KATEGORIAMI BUDŻETU Beneficjent będzie mógł dokonywać następujących przesunięć: 100% Wsparcia Indywidualnego dla mobilności studentów posiadających prawo do stypendium socjalnego Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów niepełnosprawnych 100% Wsparcia Indywidualnego dla mobilności studentów niepełnosprawnych Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów posiadających prawo do stypendium socjalnego

9 Koszty nieuprawnione Kwalifikowalność kosztów Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwroty z kapitału, długi i opłaty z nimi związane, rezerwy na straty lub długi, odsetki dłużne, wątpliwe do odzyskania długi, straty kursowe, koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta, włącznie z kosztami za przelewy bankowe zadysponowane przez FRSE, za które bank obciążył rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Umowie;

10 Kwalifikowalność kosztów Koszty nieuprawnione koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie uznane za niekwalifikowane w ramach przyznanego przez FRSE dofinansowania Projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni otrzymał dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE, realizowanego w okresie wdrażania Projektu; koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu; wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich; koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych; VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie.

11 POLITYKA KURSOWA Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN. Budżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu: 1 Euro = 4,1942 PLN Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie PLN.

12 POLITYKA KURSOWA c.d. Do przeliczenia na PLN kosztów rzeczywistych poniesionych w innych walutach należy stosować: w przypadku wydatków w EUR kurs 1 Euro = 4,1942 PLN; w przypadku walut innych niż PLN i Euro dzienny kurs wymiany Europejskiego Banku Centralnego, dostępny na stronie internetowej: na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch jej stron.

13 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI 1. Analiza raportu końcowego 2. Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka 3. Kontrola w siedzibie Beneficjenta, po zakończeniu realizacji działania 4. Kontrola Systemowa 5. Kontrola Specjalna

14 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 2. W przypadku Wsparcia Indywidualnego: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą, w formie Wykazu zaliczeń (dotyczy wyjazdu na studia) lub Zaświadczenia o odbyciu praktyki (dotyczy wyjazdu na praktykę) albo zamiast nich - zaświadczenia o długości trwania pobytu podpisanego przez organizację przyjmującą, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia. *długość trwania pobytu nie zawiera dat podróży

15 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 4. W przypadku rzeczywistych kosztów Wsparcia Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami: faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.

16 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: Podróż niepełnosprawnego uczestnika mobilności lub osoby towarzyszącej: - imienny bilet z ceną i datą przejazdu; - jeżeli na bilecie imiennym nie ma ceny bilet i faktura; - jeżeli bilet nie jest imienny (np. w przypadku przejazdu koleją i autobusem) bilet razem z oświadczeniem, że podróż miała związek z daną mobilnością; - w przypadku podróży samochodem zgodnie z wymogami obowiązującymi na uczelni; - jeżeli uczestnik i osoba towarzysząca podróżują razem zwrot kosztów podróży przysługuje jednej osobie

17 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: Pobyt osoby towarzyszącej Pobyt krótkotrwały (do 60 dni): - zakwaterowanie rachunek/faktura; - inne koszty utrzymania związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości liczby dni i kwoty określonej jako dieta przy wyjeździe do danego kraju w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługującej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013, poz.167). Pobyt długotrwały (60 dni i więcej): - zakwaterowanie i inne koszty związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości miesięcznego wsparcia indywidualnego przysługującego stypendyście niepełnosprawnemu. * Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość zatrudnienia profesjonalnego opiekuna miejscowego

18 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: Profesjonalny opiekun miejscowy: rachunek/faktura; Specjalne materiały dydaktyczne jeśli nie są zapewnione przez uczelnię przyjmującą: rachunek/faktura; Specjalna opieka medyczna dla uczestnika mobilności, w tym rehabilitacja, zakup leków: rachunek/faktura; Specjalne ubezpieczenie dla uczestnika mobilności: rachunek/faktura; Inne koszty wnioskowane przez uczestnika mobilności - jeżeli zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza: rachunek/faktura; * Zatrudnienie profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pobytu osoby towarzyszącej ** uczelnia wysyłająca, zgodnie z zasadami rachunkowości, powinna określić, czy faktura lub rachunek powinien być wystawiony na uczelnię, czy na uczestnika mobilności

19 KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa Zespół Rozliczeń Finansowych: Małgorzata Sztarbała - tel Justyna Krześniak - tel Mateusz Drabik tel Małgorzata Lipska - tel

20 Dziękujemy za uwagę!