Dokumentacja wydatków z funduszy strukturalnych. mgr Ewa Matejko

Transkrypt

1 Dokumentacja wydatków z funduszy strukturalnych mgr Ewa Matejko

2 Podstawy prawne dokumentacji wydatków z funduszy strukturalnych Art. 56 ust. 4 rozporządzenia Rady 1083/2006 przekazuje kompetencje tworzenia wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności do instytucji krajowych. Generalną zasadą kwalifikowalności wydatków jest rzetelność dokumentacji wydatków oraz możliwość ich weryfikacji. Wydatki rzeczywiście ponoszone Co do zasady wydatek faktycznie poniesiony i udokumentowany jest kwalifikowany.

3 Personel projektu cz. 1 Personel zatrudniony na umowę o pracę Wyciąg z listy płac Personel techniczny oraz osoby fizyczne świadczące usługi merytoryczne zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (umowę o dzieło, umowę zlecenie) Rachunek + lista płac + karta czasu pracy Księgowość W przypadku zatrudnienia osoby fizycznej rachunek + lista płac + karta czasu pracy W przypadku zlecenia księgowości firmie Faktura + potwierdzenie przelewu

4 Personel projektu cz. 2 Podróż, zakwaterowanie, diety personelu projektu Podróż komunikacją publiczną bilety + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Podróż samochodem Oświadczenie o odbyciu podróży samochodem + delegacja + potwierdzenie rozliczenia delegacji Zakwaterowanie faktura +wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki

5 Personel projektu cz. 3 Diety Delegacja + rozliczenie delegacji Wolontariat Karty czasu pracy + Kalkulacja płacy wg. stawek rynkowych lub zgodnych z wynagrodzeniem projektu

6 Beneficjenci ostateczni projektu cz. 1 Wynagrodzenie wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenie społeczne - dokumentacja czasu pracy, stawek i wypłat Pracujący w godzinach pracy firmy (wkład prywatny) lub jednostki samorządowe (wkład jednostki samorządu terytorialnego) Listy wypłat + karty pracy + wykaz zadań Bezrobotni Dodatki i stypendia szkoleniowe zgodnie z ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2004 roku, Nr 99, poz. 1001, z późn. zm.) Decyzja o przyznaniu świadczenia + lista wypłat

7 Beneficjenci ostateczni projektu cz. 2 Koszty podróży Podróż komunikacja publiczna bilety + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Podróż samochodem Oświadczenie beneficjenta ostatecznego + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Transport zbiorowy Faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki

8 Beneficjenci ostateczni projektu cz. 3 Zakwaterowanie, wyżywienie i ubezpieczenie ostatecznych beneficjentów Zakwaterowanie faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Wyżywienie faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Ubezpieczenie polisa + dowód opłaty polisy

9 Inne wydatki cz. 1 Amortyzacja sprzętu - Faktura źródłowa amortyzowanego sprzętu - Dowód opłacenia faktury - Plan amortyzacji z metodologią - Odpisy amortyzacyjne Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 1999 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z dnia 15 grudnia 1999 r., Nr 100, poz. 1175)

10 Inne wydatki cz. 2 Leasing sprzętu Umowa leasingowa + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki poszczególnych rat leasingu

11 Inne wydatki cz. 3 Koszty wynajmu pomieszczeń Firma zewnętrzna Faktura/rachunek + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Własne zasoby Metodologia obliczenia kosztów wynajmu + rachunki za eksploatację pomieszczeń (woda, prąd, gaz, ochrona)

12 Inne wydatki cz. 4 Zakup sprzętu komputerowego i biurowego Nowy sprzęt Faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Sprzęt używany deklarację określająca pochodzenie sprzętu (data, miejsce zakupu, zakupujący) + oświadczenie, że sprzęt nie został zakupiony ze środków publicznych lub funduszy strukturalnych w ciągu ostatnich 7 lat + umowa kupna-sprzedaży + dowód zapłaty Cena sprzętu nie powinna być równa/wyższa od obecnej ceny rynkowej sprzętu. Uzasadnienie ceny sprzętu: - zaświadczenie rzeczoznawcy, - cena nowego sprzętu i wykazanie kosztów amortyzacji.

13 Inne wydatki cz. 5 Realizacja szkoleń firma faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Osoba fizyczna umowa + rachunek + lista płac

14 Inne wydatki cz. 6 Audyt Faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Promocja projektu Faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki

15 Inne wydatki cz. 7 Badania, analizy, ekspertyzy firma faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki Osoba fizyczna umowa + rachunek + lista płac

16 Inne wydatki cz. 8 Przygotowanie oprogramowania Firma zewnętrzna faktura + wyciąg z banku potwierdzający przelew lub dokument potwierdzający odbioru gotówki We własnym zakresie umowa o dzieło + rachunek + lista płac

17 Opis faktury i rachunków Numer projektu Nazwa projektu/tytuł Nazwa beneficjenta Związek wydatku z projektem (pozycja budżetowa) Data i podpis osoby reprezentującej beneficjenta

18 Archiwizacja dokumentów Dokumenty finansowe powinny być archiwizowane przez okres 3 lat od dokonania płatności końcowej przez Komisję Europejską. Przykład: Jeżeli dany cykl płatności zamyka się w czerwcu 2005 roku, a raport zamykający okres płatności dla KE zostanie złożony na początku 2006 roku, to należy się spodziewać, ze dokumenty powinny być archiwizowane do końca , w zależności od terminu płatności końcowej Komisji.