1/14 ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Stanisława Szołtysek Data: 15052007 Obowiązuje od: 15062007r Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Marek Fryźlewicz Data: 15052007r Nr egz
2/14 KARTA ZMIAN Lp Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp Otrzymujący procedurę Nr egz 1 Pełnomocnik ds Zarządzania Jakością 1 2 Burmistrz Miasta 2 3 I Zastępca Burmistrza 3 4 II Zastępca Burmistrza 4 5 Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 5 6 Skarbnik Miasta 6 Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami 7 7 i Planowania Przestrzennego Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i 8 8 Drogownictwa 9 Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 10 Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej i 10 Promocji 11 Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich 11 12 Naczelnik Wydziału Oświaty 12 13 Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 13 14 Kierownik Referatu ds zamówień publicznych 14 15 Kierownik Referatu ds Ochrony Środowiska 15 16 Komendant Straży Miejskiej 16 Data otrzymania Podpis
3/14 17 18 19 Audytor Wewnętrzny 17 Radca prawny 18
4/14 SPIS TREŚCI 1 CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY 5 2 ZAKRES OBOWIĄZYWANIA 5 3 TERMINOLOGIA I SKRÓTY5 4 WŁAŚCICIEL PROCEDURY 5 5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 6 6 SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 6 61 Księga jakości 6 62 Procedury, instrukcje i formularze 8 63Nadzór nad przepisami,dokumentami, i normami oraz dokumentacją systemową 11 64Nadzór nad zarządzeniami 11 68Nadzór nad programami komputerowymi 13 7ZAPISY 13 8 WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW13 9 DOKUMENTY ZWIĄZANE 14
5/14 1 CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania, oraz przestrzegania go przy opracowywaniu, rozpowszechnianiu, modyfikowaniu oraz przechowywaniu dokumentacji systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Niniejszą procedurą Burmistrz Miasta ustala obowiązki w ww zakresie, w celu zapewnienia możliwości prezentowania osiąganej jakości oraz skuteczności działania wdrożonego systemu zarządzania jakości 2 ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta 3 TERMINOLOGIA I SKRÓTY Księga Jakości dokument, w którym opisano system zarządzania jakością obowiązujący w Urzędzie Miasta, Procedura ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu - opis sposobu postępowania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów ustalonych w ramach przyjętego w Urzędzie Miasta systemu zarządzania jakością, Instrukcja opis sposobu postępowania przy określonych czynnościach związanych z działaniami techniczno operacyjnymi, wprowadzony celem ujednolicenia i szczegółowego ustalenia sposobu wykonania, Formularz opracowany wewnętrznie druk, celem dokumentowania działań merytorycznych i technicznych związanych z przyjętym systemem zarządzania jakością Zapis dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań, zapisy mogą być wykorzystane na przykład do dokumentowania identyfikowalności i do dostarczania dowodu weryfikacji działania zapobiegawczego i działania korygującego Kierownicy komórek organizacyjnych Naczelnicy Wydziałów i Kierownicy Referatów Urzędu Miasta Pełnomocnik ds ZJ Pełnomocnik ds Zarządzania Jakością 4 WŁAŚCICIEL PROCEDURY Osobą odpowiedzialną za merytoryczną stronę niniejszej procedury oraz jej aktualizację jest Pełnomocnik ds ZJ
6/14 5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 51 Pełnomocnik ds ZJ jest odpowiedzialny za: - opracowanie Księgi Jakości, - rozpowszechnianie Księgi Jakości, procedur i instrukcji użytkownikom za potwierdzeniem w rozdzielniku, - właściwą numerację procedur i instrukcji, - wyrażanie zgody na udostępnianie dokumentacji systemu zarządzania jakością osobom nie ujętym w rozdzielniku i oznaczanie odpowiednim oznaczeniem, - wprowadzanie zmian w dokumentacji systemu zarządzania jakością, - podjęcie decyzji o wprowadzeniu nowego wydania Księgi Jakości, - przechowywanie egzemplarzy nr 1 dokumentacji systemu zarządzania jakością, - przeszkolenie pracowników w zakresie postanowień zawartych w procedurach/ instrukcjach, - archiwizowanie wycofanej dokumentacji, 52 Burmistrz Miasta jest odpowiedzialny za: - zatwierdzenie Księgi Jakości, procedur oraz instrukcji 53 Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zajmujący samodzielne niezależne stanowiska są odpowiedzialni za: - nadzorowanie przepisów, dokumentów technicznych, danych i norm każdy w swym zakresie, - nadzorowanie przekazanej przez Pełnomocnika ds ZJ dokumentacji systemu zarządzania jakością, - prowadzenie Rejestru przepisów, dokumentów technicznych, danych i norm Działu 54 Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za: - zapoznanie się z dokumentacją systemu zarządzania jakością, - postępowanie zgodnie z opisanym w dokumentacji tokiem postępowania, przy powtarzających się czynnościach procesowych, - zgłaszanie wniosków dotyczących zmian doskonalących 6 SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 61 Księga jakości 611 Opracowywanie a) Księgę Jakości opracowuje się w celu opisania systemu zarządzania jakością obowiązującego w Urzędzie Miasta oraz przedstawienia metod i środków zarządzania tym systemem b) Księga Jakości opracowywana jest przez Pełnomocnika ds ZJ c) Datę obowiązywania pierwszego wydania Księgi Jakości ustala Burmistrz Miasta w zarządzeniu o wprowadzeniu systemu zapewnienia jakości w Urzędzie Miasta Nowy Targ
7/14 d) Terminy obowiązywania kolejnych wydań ustala się każdorazowo 612 Układ treści a) Poszczególne rozdziały Księgi Jakości prezentują politykę i cele jakości, działalność urzędu, opisują procesy oraz deklaracje odnośnie wymagań poszczególnych postanowień normy PN-EN ISO 9001:2001 b) Szata graficzna stron jest jednolita i zgodna z formularzami F/01 do Strona tytułowa Księgi Jakości oraz F/02 do Strona tekstowa Księgi Jakości c) Każdy egzemplarz objęty ewidencją określoną rozdzielnikiem jest numerowany d) Księga Jakości zawiera Kartę zmian i Rozdzielnik, takie jak zastosowane w niniejszej procedurze oraz zastrzeżenie odnośnie praw autorskich, dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania e) Strony Księgi Jakości numeruje się kolejno począwszy od strony tytułowej 613 Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie a) Księga Jakości jest zatwierdzana przez Burmistrza Miasta b) W oparciu o ustalony rozdzielnik Pełnomocnik ds ZJ przygotowuje niezbędną ilość egzemplarzy i oznacza je kolejnymi numerami c) Emitowane przez Pełnomocnika ds ZJ poszczególne egzemplarze Księgi Jakości są ewidencjonowane w rozdzielniku egzemplarza Nr 1 d) Dodatkowe egzemplarze udostępniane są osobom nie ujętym w rozdzielniku za zgodą Pełnomocnika ds ZJ po uprzednim oznaczeniu Egzemplarz Informacyjny Nie podlega aktualizacji e) Wszyscy pracownicy Urzędu Miasta mają obowiązek zapoznać się z treścią Księgi Jakości f) Zarówno pierwsze wydanie, jak i kolejne są rozpowszechniane co najmniej 2 tygodnie przed terminem ich obowiązywania g) Egzemplarz Nr 1 Księgi Jakości przechowuje Pełnomocnik ds ZJ 614 Wprowadzenie zmian i nowych wydań a) Wniosek o zmianę postanowień Księgi Jakości mogą zgłosić do Pełnomocnika ds ZJ wszyscy pracownicy b) Wniosek składa się na formularzu F/05 do Wniosek o wprowadzenie zmian do c) Pełnomocnik ds ZJ wprowadza zmiany przez wymianę całej strony, na której dokonano modyfikacji treści d) Nowowprowadzaną stronę oznacza się jej dotychczasowym numerem łamanym przez kolejny nr zmiany na tej stronie (np 12/1, 15/3) oraz podaje się w Karcie zmian datę wprowadzenia zmiany (datę modyfikacji)
8/14 e) Zmianę wprowadza się do wszystkich egzemplarzy Księgi Jakości objętych aktualizacją, a jej wprowadzenie odnotowuje się na Karcie zmian f) Termin wprowadzenia przyjętej zmiany nie może przekraczać 14 dni od złożenia wniosku i 10 dni od zmiany procedury lub instrukcji g) Pełnomocnik ds ZJ przechowuje 1 rok oryginały wycofanych stron (z egz Nr 1) Pozostałe egzemplarze tych stron są niszczone h) W przypadku, gdy ilość wymienionych stron stanowi połowę wszystkich stron Księgi Jakości lub zmiana wyklucza zachowanie dotychczasowej numeracji stron, wprowadza się nowe wydanie O wprowadzeniu nowego wydania decyduje Pełnomocnik ds ZJ i) Tok postępowania przy wprowadzaniu nowego wydania jest zgodny z pkt 614 j) Wszystkie egzemplarze poprzedniego wydania Księgi Jakości objęte aktualizacją zwracane są do Pełnomocnika ds ZJ z chwilą otrzymania nowego wydania k) Pełnomocnik ds ZJ przechowuje 3 lata oryginał (egz nr 1) wycofanego wydania Pozostałe egzemplarze są niszczone 62 Procedury, instrukcje i formularze 621 Opracowywanie a) Celem opisania sposobu postępowania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów ustalonych w ramach przyjętego w Urzędzie Miasta systemu zarządzania jakością wprowadza się procedury b) Celem ujednolicenia i szczegółowego ustalenia sposobu wykonania określonych czynności związanych z działaniami techniczno operacyjnymi wprowadza się instrukcje c) Celem dokumentowania działań merytorycznych i technicznych związanych z przyjętym systemem zarządzania jakości wprowadza się formularze d) Procedurami objęte są działania komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Nowy Targ mające wpływ na jakość świadczonych usług e) Wniosek o opracowanie procedury, instrukcji lub formularza mogą zgłosić do Pełnomocnika ds ZJ pracownicy Urzędu Miasta na formularzu F/05 do Wniosek opiniuje Pełnomocnik ds ZJ oraz wyznacza autora i zleca opracowanie dokumentu f) Procedury i instrukcje redaguje się w możliwie jak najkrótszej formie, wykorzystując tam, gdzie to jest celowe, algorytmy obrazujące tok postępowania g) Przed zatwierdzeniem procedura/instrukcja jest opiniowana przez pracowników zainteresowanych danym obszarem działania Uzgodnione i przyjęte uwagi autor wprowadza do procedury lub instrukcji przed jej zatwierdzeniem h) Szata graficzna procedur i instrukcji jest ustalona w niniejszej procedurze i jest zgodna z F/03 do Strona tytułowa procedury oraz F/04 do Strona tekstowa procedury Szatę graficzną formularzy dla każdej procedury/instrukcji opracowuje autor procedury lub instrukcji w uzgodnieniu z Pełnomocnikiem ds ZJ
9/14 622 System numeracji a) Za numerację procedur i instrukcji odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds ZJ b) Przy ustalaniu numeracji procedur/instrukcji przestrzega się następujących ustaleń: procedury/instrukcje numeruje się na każdej stronie cyframi arabskimi, numer procedury składa się z symbolu literowego: (P) rozszerzonego symbolem literowym (Z) w przypadku procedury procesu zarządzania, symbolem literowym (G) w przypadku procedury procesu głównego, symbolem literowym (W) w przypadku procedury procesu wspomagającego oraz cyfrowego, oddzielonego poziomą kreską, składającego się z numeru procesu i numeru procedury (np PZ 11, PG 32, PW-53), numer instrukcji składa się z symbolu literowego (I) oraz cyfrowego, oddzielonego poziomą kreską, składającego się z numeru procesu, numeru procedury do której odnosi się instrukcja oraz numeru instrukcji (np I 212) Numer kolejnego wydania [01, 02] podaje się w oddzielnym polu c) Formularze numeruje się kolejnym numerem w ramach dokumentu, który przewiduje ich wprowadzenie i do którego stanowią załącznik, podaje się również numer identyfikacyjny tego dokumentu (np F/01 do PZ 12) numer kolejnego wydania [01, 02] podaje się w oddzielnym polu 623 Układ treści W celu ujednolicenia wszystkich edycji procedur/instrukcji ustala się następujące wymagania odnośnie ich układu treści i szaty graficznej: a) Szata graficzna stron procedur/instrukcji jest zgodna z niniejszą procedurą b) Każdy egzemplarz procedury/instrukcji objęty ewidencją (w przypadku procedur określoną rozdzielnikiem) jest numerowany, ręcznie niebieskim długopisem, na pierwszej stronie procedury/instrukcji c) Na pierwszej stronie znajduje się nazwa procedury/instrukcji, imię i nazwisko oraz podpisy autora i osoby zatwierdzającej oraz data opracowania i obowiązywania procedury/instrukcji d) Strony procedury/instrukcji numeruje się kolejno począwszy od strony tytułowej e) W każdej procedurze na kolejnych stronach po stronie tytułowej, znajduje się Karta zmian i Rozdzielnik tak jak zastosowano w niniejszej procedurze Na stronie z rozdzielnikiem umieszcza się zastrzeżenie odnośnie praw autorskich, sposobu dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania procedury W przypadku instrukcji zmiany wprowadzane są poprzez nowe wydanie przez Pełnomocnika f) Na stronie następnej po Rozdzielniku umieszcza się spis treści g) Układ treści jest następujący: Cel i przedmiot procedury/instrukcji jednoznaczne określenie obszaru działania, którego dotyczy procedura/instrukcja i co jest przedmiotem jej szczegółowych ustaleń
10/14 Zakres obowiązywania ustalenie komórek organizacyjnych, które są zobowiązane do realizacji postanowień procedury/instrukcji Terminologia i skróty określenie terminów pojawiających się w niniejszej procedurze systemu zarządzania jakością, oraz zastosowanych skrótów Właściciel procedury/instrukcji wskazanie osoby odpowiedzialnej za merytoryczną stronę procedury/instrukcji i jej aktualizacje, osobę podajemy poprzez określenie stanowiska, jakie zajmuje; pożądanym jest by właścicielem procedury/instrukcji wyznaczyć osobę zajmującą kierownicze stanowisko w jednostce, której procedura/instrukcja dotyczy Odpowiedzialność i kompetencje wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację określonych zadań w przypadku opracowanych procedur, Szczegółowe zasady postępowania merytoryczna treść procedury/instrukcji, w której sprecyzowane są jednoznacznie działania związane z przedmiotem procedury/instrukcji, Wykaz formularzy i załączników" podaje numer formularza/załącznika i tytuł, Dokumenty związane wskazanie dokumentów systemu zarządzania jakością, które są powiązane z danym dokumentem h) Treść procedury/instrukcji zakończona jest słowem "KONIEC" i) Jeśli procedura/instrukcja zawiera załączniki i formularze, umieszcza się je po treści procedury/instrukcji odpowiednio ponumerowane i opisane 624 Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie a) Procedury i instrukcje zatwierdza Burmistrz Miasta po ustaleniu z autorem procedury terminu obowiązywania przedstawionej do zatwierdzenia procedury b) W oparciu o rozdzielnik, Pełnomocnik ds ZJ przygotowuje odpowiednią ilość egzemplarzy procedury/instrukcji i kolejno je numerując rozpowszechnia co najmniej na 2 tygodnie przed terminem jej obowiązywania c) Emitowane egzemplarze procedury/instrukcji są ewidencjonowane w Rozdzielniku egzemplarza Nr 1 Ewidencja ta prowadzona jest przez Pełnomocnika ds ZJ d) Przed terminem obowiązywania danej procedury/instrukcji, Pełnomocnik ds ZJ zobowiązany jest zapewnić przeszkolenie w zakresie jej postanowień e) Egzemplarz Nr 1 procedury/instrukcji przechowuje Pełnomocnik ds ZJ f) Użytkownicy procedur/instrukcji zobowiązani są przechowywać otrzymane egzemplarze w sposób wykluczający ich zniszczenie lub zgubienie oraz uniemożliwiający dostęp do nich osobom postronnym 625 Wprowadzanie zmian i unieważnianie a) Propozycje zmian do treści procedury/instrukcji oraz formularzy wraz z uzasadnieniem mogą zgłosić do Pełnomocnika ds Zarządzania Jakością wszyscy pracownicy Urzędu Miasta b) Propozycje składa się na formularzu F/05 do Wniosek o opracowanie/zmianę w
11/14 c) Propozycja zmian powinna być zaopiniowana w ciągu 14 dni przez Pełnomocnika ds ZJ W przypadku opinii pozytywnej i ustaleniu z wnioskodawcą ostatecznej treści zmiany, Pełnomocnik ds Zarządzania Jakością zatwierdza zmianę i ustala termin jej obowiązywania d) Zmiana wprowadzana jest przez Pełnomocnika ds ZJ do wszystkich egzemplarzy procedury/instrukcji w terminie do 7 dni od daty jej zatwierdzenia e) Zmiany wprowadza się przez wymianę całej strony, na której dokonano modyfikacji treści Zabrania się odręcznego dokonywania jakichkolwiek zapisów i skreśleń w treści procedur/instrukcji f) Nowowprowadzoną stronę oznacza się jej dotychczasowym numerem łamanym przez kolejny numer zmiany na tej stronie (np7/1; 7/2) g) Wprowadzoną zmianę odnotowuje się w "Karcie zmian" w każdym egzemplarzu procedury lub instrukcji h) Unieważnianie formularzy i załączników następuje automatycznie wraz z unieważnieniem dokumentu, do którego stanowią załącznik lub w przypadku dokonywanych zmian w procedurach/instrukcjach i) Nowe wydanie procedury/instrukcji wprowadza się w przypadku: gdy ilość wymienionych stron stanowi 1/3 ilości stron procedury/instrukcji lub w przypadku, gdy w sposób zasadniczy zmienia się tok postępowania opisany w procedurze/instrukcji O konieczności wprowadzenia nowego wydania decyduje w takich przypadkach Pełnomocnik ds ZJ j) Wnioski o zmianę, wycofane strony (tylko z egz nr 1) oraz poprzednie wydania procedur/instrukcji (tylko egz nr 1) przechowuje Pełnomocnik ds ZJ przez okres 3 lat od daty wycofania Pozostałe egzemplarze są niszczone Po upływie tego terminu dokumenty te przekazywane są do archiwum zakładowego k) Tok postępowania przy wprowadzaniu nowego wydania jest zgodny z pkt 624 63 Nadzór nad przepisami,dokumentami, i normami oraz dokumentacją systemową 631Nadzorowanie przepisów prawnych, dokumentów i norm prowadzą, każdy w swoim zakresie, Pełnomocnik ds Zarządzania Jakością, Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach 632 W ramach pełnionego nadzoru osoby nadzorujące: a) przechowują nadzorowane dokumenty w sposób uporządkowany i zapobiegający ich zniszczeniu, b) rejestrują zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt c) czuwają nad aktualnością nadzorowanych dokumentów poprzez śledzenie wprowadzanych zmian, nowych wydań itp 64 Nadzór nad zarządzeniami 641 Zarządzenia wydaje Burmistrz Miasta Zarządzenia dzielą się na
12/14 - zarządzenia wydawane przez Burmistrza jako organu gminy nr 0151 - zarządzenia wydawane przez Burmistrza jako kierownika jednostki nr 0152 642 Zarządzenia przygotowywane są przez właściwych merytorycznie pracowników i podlegają kontroli i akceptacji zgodnie z Procedurą regulującą zasady i tryb przygotowywania dokumentów dla spraw przedkładanych do decyzji Burmistrza Miasta wprowadzoną Zarządzeniem Burmistrza 643 Zarządzenia o nr 0151 przechowywane są na stanowisku Sekretarza Miasta (1 egz) oraz na stanowisku pracy właściwym merytorycznie Zarządzenia 0151/F dotyczące zmian budżetowych przechowywane są w Wydziale Finansowym UM Zarządzenia o nr 0152 przechowywane są w Wydziale Organizacyjnym UM i na stanowisku pracy właściwym merytorycznie 65 Nadzór nad Uchwałami 651 Projekty uchwał przygotowywane są przez właściwych merytorycznie pracowników i podlegają kontroli i akceptacji zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Miasta Nowy Targ w sprawie zasad i trybu przygotowywania projektów uchwał Rady Miasta 652 Projekty uchwał przygotowywane z inicjatywy Burmistrza rejestrowane są i przechowywane są przez Sekretarza Miasta oraz wydział przygotowujący projekt 653 Uchwały podjęte przechowywane są przez: - Biuro Rady wraz z protokołami Sesji Rady Miasta, - Wydział Organizacyjny w zbiorze uchwał oraz w zbiorze przepisów gminnych, - Wydział lub jednostkę organizacyjną miasta realizującą postanowienia uchwały, - Miejską Bibliotekę Publiczną, - BIP 66 Nadzór nad aktami prawnymi 661 Zbiór aktów normatywnych zewnetrznych :tj Dzienniki Ustaw Monitory Polskie Dzienniki Urzędowe prowadzony jest przez Radcę Prawnego i za jego pośrednictwem udostępniany komórkom organizacyjnym 662Informacje związane ze zmianami w zakresie przepisów prawnych nakładajacych na gmine nowe lub zmienione obowiązki przekazywane są kierownikom poszczególnych komórek organizacyjnych przez Radcę prawnego Urzędu między innymi na okresowych naradach kierowników komórek organizacyjnych 663 Kierownicy komórek organizacyjnych na bieżąco informują podległych pracowników o zmianach w przepisach 6 64Nadzór nad systematycznym przekazywaniem i wprowadzaniem aktów normatywnych zewnętrznych w komórkach organizacyjnych UM sprawuje bezposredni przełozony osoby merytorycznie odpowiedzialnej 665 Treść aktualnych aktów normatywnych zewnętrznych dostępna jest również w
13/14 elektronicznej bazie systemu informacji prawej LEX 67 Instrukcja Kancelaryjna 671 Instrukcja Kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady obiegu dokumentów 672 Określone czynności kancelaryjne zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędzie 673 Instrukcja Kancelaryjna dla Urzędu Miasta została wprowadzona Zarządzeniem Burmistrza Miasta 68 Nadzór nad dokumentami finansowo księgowymi 681 W postępowaniu z dokumentami finansowo księgowymi mają zastosowanie uregulowania ujęte w Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych w zakresie działalności finansowo-gospodarczej Urzędu Miasta, wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Miasta 682 W/w instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta 683 Instrukcja obowiązuje w zakresie bieżącej i inwestycyjnej działalności finansowogospodarczej Urzędu Miasta 68 Nadzór nad programami komputerowymi 681 Nadzór nad programami komputerowymi w zakresie prowadzenia ewidencji oprogramowania oraz organizacji i rozliczania zakupów prowadzi Informatyk 682 Obsługa i bieżąca konserwacja komputerów i oprogramowania jest realizowana przez Informatyka lub zlecana do wyspecjalizowanych firm zewnętrznych 683 Szczegółowe zasady dotyczące polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych (w tym danych osobowych )oraz zasady zarządzania systemem informatycznym uregulowane zostały w Polityce bezpieczeństwa oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym wprowadzonych Zarządzeniem Burmistrza 7 ZAPISY Pierwszy egzemplarz procedury przechowywany jest w uporządkowany sposób u Pełnomocnika ds ZJ 8 WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW - Załącznik Z/01 Wytyczne opracowywania procedur - Formularz F/ 01 Strona tytułowa Księgi Jakości - Formularz F/ 02 Strona tekstowa Księgi Jakości - Formularz F/ 03 Strona tytułowa procedury/instrukcji
14/14 - Formularz F/04 Następne strony procedury/instrukcji - Formularz F/05 Wniosek o opracowanie/zmianę w Księdze Jakości/procedurze/instrukcji/formularzy 9 DOKUMENTY ZWIĄZANE - Księga Jakości - PZ-24 Zarządzanie zapisami jakości, - Procedua regulująca zasady i tryb przygotowywania dokumentów dla spraw przedkładanych do decyzji Burmistrza Miasta, - Zasady i tryb przygotowywania projektów uchwał Rady Miasta, - Instrukcja Kancelaryjna dla Urzędu Miasta, - Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych w zakresie działalności finansowo-gospodarczej Urzędu Miasta, - Polityka bezpieczeństwa, - Instrukcja zarządzania systemem informatycznym KONIEC