SYSTEM ZARZĄDZANIA ENERGIĄ (SZE) W DZIERŻONIOWIE

SYSTEM ZARZĄDZANIA ENERGIĄ (SZE) W DZIERŻONIOWIE Na podstawie Normy PN-EN ISO 50001 Dzierżoniów kwiecień 2013 r.

4.1 Wymagania ogólne System Zarządzania Energią (SZE) wprowadza się na terenie Gminy Miejskiej Dzierżoniów na podstawie Normy PN-EN ISO 50001. Zgodnie z Normą SZE będzie stosowany i doskonalony w sposób ciągły. Zakres i granice stosowania SZE Zakres i granice stosowania Systemu Zarządzania Energią (SZE): 1) obiekt Urzędu Miasta w Dzierżoniowie, obiekty użyteczności publicznej należące do Gminy Miejskiej Dzierżoniów, oraz oświetlenie uliczne w Dzierżoniowie. 2) zakres funkcjonowania procesów prowadzonych w Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie i w jednostkach podległych mających wpływ na wynik energetyczny Gminy Miejskiej Dzierżoniów. Mając na uwadze rolę i uprawnienia Burmistrza Urząd Miasta jest jednostką odpowiedzialną za wdrożenie SZE i odpowiada za proces ciągłego doskonalenia, którego celem jest osiąganie coraz lepszych wyników energetycznych. W tym celu Burmistrz stworzył ramy organizacyjne oraz zabezpieczył odpowiednie zasoby, które umożliwią wdrożenie, utrzymywanie i doskonalenie SZE. 4.2. Odpowiedzialność kierownictwa. 4.2.1. Najwyższe kierownictwo W celu stałej poprawy wyniku energetycznego Gminy Miejskiej Dzierżoniów Burmistrz : 1) podjął decyzję o ustanowieniu i wdrożeniu SZE, 2) określił zakres i granice SZE odpowiednie dla Gminy Miejskiej Dzierżoniów 3) zatwierdził Politykę energetyczną, która została przedstawiona wszystkim zainteresowanym stronom, 4) powołał swojego Pełnomocnika SZE, 5) utworzył stanowisko inspektora ds. energetycznych, 6) zobowiązał się do komunikowania, że zarządzanie energią jest ważnym elementem zarządzania gminą, 7) zobowiązał się w Polityce energetycznej do poprawy wyniku energetycznego i osobistego zaangażowania we wdrożeniu i utrzymywaniu SZE. Powyższe znajduje potwierdzenie w dokumentacji i zapisach SZE. 4.2.2. Przedstawiciel kierownictwa Burmistrz podejmuje decyzje o powołaniu Zastępcy pełnomocnika Zintegrowanego Systemu Zarządzania ds. energetycznych, zwanego dalej pełnomocnikiem SZE, któremu nadaje odpowiednie uprawnienia i obowiązki. Zakres odpowiedzialności oraz uprawnień określone są w Piśmie Okólnym Burmistrza. Osobą wspomagającą prace Pełnomocnika jest inspektor ds. energetycznych UMD. 1

4.3 Polityka energetyczna Polityka energetyczna została zatwierdzona przez Burmistrza i stanowi zobowiązanie do poprawy wyniku energetycznego Gminy Miejskiej Dzierżoniów. Polityka ma stanowić podstawę do określania i przeglądania celów energetycznych. Polityka energetyczna jest ogólnodostępna i stanowi dokumentację SZE. 4.4 Planowanie energetyczne 4.4.1 Postanowienia ogólne Planowanie energetyczne wynika z przyjętej polityki energetycznej i ma na celu poprawę wyniku energetycznego Gminy Miejskiej Dzierżoniów w zakresie i w granicach określonych niniejsza dokumentacją. Mając na uwadze przyjętą Politykę energetyczną zostały określone obszary priorytetowe, w których zostały wyznaczone cele energetyczne. Cele energetyczne będą osiągane w wyniku realizacji zdań. Każde zadanie zostało opisane w następujący sposób; nazwa zadania, termin realizacji zadania, koszt zadania, osoba odpowiedzialna za realizację zadania. Schemat procesu planowania energetycznego został przedstawiony na poniższym schemacie. PROCES PLANOWANIA ENERGETYCZNEGO Elementy wejściowe planowania PRRZEGLĄD ENERGETYCZNY Elementy wyjściowe planowania Przeszłe i teraźniejsze wykorzystanie energii Dokumenty: - Zużycie energii 2006-2009 - Zużycie energii 2010-2012 -zużycie energii w danym roku Zmienne mające wpływ na wykorzystanie energii: - Wyniki auditów - prawo materialne - zakup lub modernizacja urządzeń i obiektów zużywających energię - czynniki pogodowe A. Analiza wykorzystania i zużycia energii B. Identyfikacja obszarów znaczącego wykorzystania i zużycia energii C. Identyfikacja możliwości poprawy wyniku energetycznego 1. Energia bazowa 2. Wskaźnik wyniku energetycznego (WWE) są określone w dokumencie pn. Przegląd energetyczny Cele, zadania i plany działań określa się w Planie działań energetycznych 2

Wyliczone na podstawie przeglądu energetycznego wskaźniki wyniku energetycznego (WWE) podlegają benchmarkingowi. Porównań dokonuje się pomiędzy obiektami jednostek podległych gminie oraz na zewnątrz z innymi jednostkami, dla obiektów o podobnej konstrukcji budowlanej, budowanych w podobnej technologii i porównywalnym okresie czasu. Ustalenia benchmarkingu brane są pod uwagę przy przeglądzie energetycznym (4.4.3) oraz ustalaniu celów i zadań energetycznych (4.4.6). 4.4.2 Wymagania prawne i inne Do wymagań prawnych zidentyfikowanych przez UMD należą przepisy unijne określone w dyrektywach i rozporządzeniach, przepisy prawa polskiego określone w ustawach i rozporządzeniach, programy i plany szczebla krajowego i wojewódzkiego, uchwały Rady Miejskiej, dobrowolne umowy podpisywane przez Burmistrza, umowy cywilnoprawne podpisywane przez Burmistrza (lub osoby upoważnione przez niego) statuty stowarzyszeń oraz porozumienia międzygminne, których stroną jest Gmina Miejska Dzierżoniów. Wszystkie w/w wymienione dokumenty są traktowane przez UMD jako wymagania prawne, jeżeli związane są ze zużyciem i wykorzystaniem energii przez UMD lub jednostki gminne oraz są związane z efektywnością energetyczną. Wymagania prawne i inne, do których gmina się zobowiązała zostały uwzględnione przy ustanowieniu SZE, są i będą uwzględniane przy wdrażaniu i utrzymywaniu SZE. W celu skutecznego zidentyfikowania a następnie okresowego przeglądania wymagań prawnych i innych w UMD ustanowiono procedurę identyfikacji wymagań prawnych i innych. Narzędziami wspomagającymi nadzorowanie wymagań prawnych i innych jest stosowany w UMD program komputerowy LEX, który daje możliwość osobom odpowiedzialnym do stałego monitorowania zmian w przepisach prawa. Wymagane przez procedurę zapisy jednoznacznie definiują wykaz zidentyfikowanych wymagań prawnych i innych, jaki wpływ wymagania te maja na naszą organizację w zakresie zużycia i wykorzystania energii, wskazują osoby odpowiedzialne za nadzorowanie i respektowania w/w wymagań oraz określają sposób i czas prowadzenia przeglądów wymagań. 4.4.3 Przegląd energetyczny Dla jednostek gminnych i oświetlenia ulicznego przeprowadzono przegląd energetyczny. Przegląd ten jest prowadzony w formie zapisów arkusza kalkulacyjnego. Zidentyfikowano źródła energii zużywanej w każdej z jednostek podległych gminie i oświetlenia ulicznego, a na podstawie odczytów liczników oraz danych z faktur dokonano oceny zużycia nośników energetycznych w latach przeszłych oraz obecnie. Natomiast na podstawie przeprowadzonych audytów energetycznych oraz świadectw charakterystyki energetycznej budynków określono obecne i przyszłe zapotrzebowanie energetyczne obiektów, oraz wyznaczono wskaźniki zużycia nośników energetycznych na jednostkę powierzchni oraz na kubaturę obiektu, dla poszczególnych obiektów gminnych. Na tej podstawie inspektor ds. energetycznych Urzędu Miasta dokonuje porównań i identyfikuje obszary oraz jednostki o znacznym zużyciu nośników energetycznych. W porozumieniu z dyrektorami jednostek gminnych wyjaśnia przyczyny znaczących odstępstw od ustalonej średniej 3

wartości wskaźników energetycznych i wydaje stosowne zalecenia poprawy wyniku energetycznego. Inspektor ds. energetycznych Urzędu Miasta na podstawie przeglądu energetycznego wnioskuje, za pośrednictwem Pełnomocnika SZE, do Burmistrza o ujęcie w planach inwestycyjnych stosownych zamierzeń modernizacyjnych, które mają wpływ na wynik energetyczny. Przegląd energetyczny prowadzi się systematycznie a dane do przeglądu podlegają aktualizacji nie rzadziej niż 1 raz na kwartał. 4.4.4 Energia bazowa Na podstawie przeprowadzonego pierwszego przeglądu energetycznego jednostek gminnych i oświetlenia ulicznego, oraz zużycia energii w latach poprzednich, określono dla tych jednostek energię bazową. Energia bazowa została zapisana w dokumencie pn. Przegląd energetyczny Gminy Miejskiej Dzierżoniów. Energia bazowa dla jednostek gminnych stanowi odniesienie do wskaźnika wyniku energetycznego (WWE) danej jednostki. Energia bazowa może być zmieniana w przypadku zmian w systemach zasilania energetycznego jednostek lub zmiany powierzchni lub kubatury obiektu jednostki gminnej, lub innej wielkości mającej wpływ na zużycie energii. 4.4.5 Wskaźnik wyniku energetycznego WWE Wskaźnik wyniku energetycznego WWE określony jest w karcie przeglądu energetycznego danego obiektu. Wskaźnik ten jest na bieżąco mierzony i monitorowany oraz poddawany przeglądowi co najmniej 1 raz na kwartał. 4.4.6 Cele energetyczne, zadania energetyczne i plany działań w zakresie zarządzania energią Przyjęta przez Burmistrza Polityka energetyczna jest podstawą określania celów i zadań energetycznych. Polityka energetyczna jest spójna z dokumentem strategicznym Gminy Miejskiej Dzierżoniów tj. Planem działań na rzecz zrównoważonej energii dla miasta Dzierżoniów SEAP., w którym określone są cele długoterminowe. UMD założył, że cele krótkoterminowe oraz zadania będą określane corocznie w Planie zadań energetycznych. Corocznie projekt Planu zadań energetycznych będzie przygotowywany przez Pełnomocnika SZE (do końca kwietnia) i zatwierdzany przez Burmistrza. Osobą odpowiedzialną za nadzorowanie i aktualizacje Planu jest Pełnomocnik SZE. W celu sprawnego wdrożenia dokumentu pełnomocnik SZE obowiązany jest do utrzymania zapisów dokumentujących przekazanie zadań do realizacji osobom odpowiedzialnym. W przypadku zaistnienia znaczących odchyleń od przyjętych celów i zadań określonych w Planie Pełnomocnik SZE zobowiązany jest niezwłocznie zaktualizować Plan. Źródłami pozyskiwania informacji o zdarzeniach, które mają wpływ na realizację zadań oraz stopień uzyskiwanych celów w pierwszej kolejności są zgłoszenia osób odpowiedzialnych za realizację zadań a także wyniki auditów i kontroli, obserwacje własne Pełnomocnika. Wpływ na zmianę Planu mogą mieć także zmieniające się warunki finansowe, operacyjne, biznesowe, technologiczne oraz wnioski stron zainteresowanych. 4

4.5 Wdrażanie i funkcjonowanie 4.5.1 Postanowienia ogólne Przy wdrażaniu i funkcjonowaniu SZE wykorzystywane są wszystkie dokumenty i zapisy zidentyfikowane przez UMD. Osobą odpowiedzialną za sprawne i efektywne wdrożenie i funkcjonowanie SZE jest Pełnomocnik SZE. 4.5.2 Kompetencje, szkolenia i świadomość Pracownicy Urzędu Miasta pracujący na stanowiskach związanych ze znacznym wykorzystaniem energii oraz dyrektorzy jednostek gminnych są osobami kompetentnymi. Kompetencje te są weryfikowane podczas naboru na stanowiska urzędnicze i stanowiska dyrektorów jednostek gminnych, oraz podczas corocznej oceny pracy. W celu zapewnienia odpowiednich kompetencji oraz świadomości pracowników oraz innych osób, pracujących na rzecz UMD zastał zaplanowany proces szkoleń. Corocznie Pełnomocnik SZE obowiązany jest do zdefiniowania osób lub grupy osób, które ze względu na zakres realizowanych zadań mają wpływ na znaczące wykorzystanie energii i powinny posiadać odpowiednie kompetencje. W celu zapewnienia odpowiednich kompetencji Pełnomocnik obowiązany jest do sporządzania planu szkoleń i jego realizacji. Do planu szkoleń Pełnomocnik SZE może ująć także tematy szkoleń zaproponowane przez strony zainteresowane. Plan szkoleń sporządzany jest przez Pełnomocnika corocznie do końca września. Pełnomocnik obowiązany jest do zachowania odpowiednich zapisów świadczących o kompetencjach oraz przeprowadzonych szkoleniach. Zapisami mogą być listy obecności na szkoleniach wraz tematami szkoleń, certyfikaty i potwierdzenia uczestnictwa w szkoleniach. Pracownicy UMD oraz osoby pracujące na rzecz organizacji: znają politykę energetyczną gminy oraz dokumentację SZE odpowiednią co do zakresu odpowiedzialności i uprawnień; są świadomi wpływu realizowanych zadań na osiągany wynik energetyczny gminy; znają korzyści wynikające z osiąganych celów energetycznych; posiadają wiedzę dotyczącą konsekwencji w przypadku odstępstwa od dokumentacji SZE. 4.5.3 Komunikacja Burmistrz zdecydował, że UMD będzie na zewnątrz komunikował politykę energetyczną oraz wynik energetyczny. Polityka energetyczna, zgodnie z decyzją Burmistrza jest ogólnodostępna i zamieszczona jest na stronie internetowej UMD. Wynik energetyczny UMD będzie zamieszczany w corocznym sprawozdaniu sporządzanym przez Pełnomocnika SZE i zamieszczany na stronie internetowej UMD. Każda osoba pracująca na rzecz UMD może przedstawić komentarze lub wnioski dotyczące SZE. Komentarze lub wnioski należy kierować do inspektora ds. energetycznych UMD lub Pełnomocnika SZE. Każdy pracownik UMD oraz osoba pracująca dla organizacji związana ze znaczącym wykorzystaniem energii została poinformowana o możliwości kierowania do inspektora ds. energetycznych UMD lub pełnomocnika SZE swoich komentarzy i wniosków w zakresie doskonalenia SZE oraz o sposobie ich przekazywania. Głównym sposobem komunikacji są bezpośrednie spotkania inspektora ds. energetycznych UMD lub pełnomocnika SZE z w/w osobami. Komentarze i sugestie na temat doskonalenia SZE corocznie Pełnomocnik SZE będzie 5

omawiał na spotkaniach z właścicielami procesów, których realizacja ma wpływ na znaczące wykorzystanie energii. 4.5.4 Dokumentacja 4.5.4.1 Wymagania dotyczace dokumentacji Wszelkie dokumenty wytworzone w UMD czy otrzymane z jednostek gminnych, czy też przetworzone na potrzeby SZE, są przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja SZE zawiera: zakres i granice SZE politykę energetyczną gminy cele energetyczne, plany i zadania dokumenty w tym zapisy otrzymane i wytworzone w toku procesu zarządzania energetycznego oraz wymagane normą inne dokumenty, które UMD uznał jako niezbędne. Odpowiedzialnym za kompletność dokumentacji odpowiedzialny jest Pełnomocnik SZE. 4.5.4.2 Nadzór nad dokumentami W celu sprawnego nadzorowania dokumentów w UMD Pełnomocnik SZE sporządza rejestr wymagań prawnych oraz rejestr dokumentacji SZE. Każdy dokument posiada właściciela. Każdy właściciel dokumentu odpowiedzialny jest za okresowe przeglądy i aktualizację dokumentu oraz zapewnienie, że dokument jest czytelny i odpowiednio oznakowany. Właściciel dokumentu odpowiedzialny jest za ich dystrybucję do miejsc wykorzystywania. W celu nie zamierzonego wykorzystania nieaktualnych dokumentów dokumenty posiadać będą odpowiednie zapisy o aktualności dokumentów np. daty, wersje, zapisy. Corocznie, do końca kwietnia, Pełnomocnik SZE wspólnie w właścicielami dokumentów aktualizuje rejestr wymagań prawnych oraz rejestr dokumentacji SZE, z czego sporządza zapisy. 4.5.5 Sterowanie operacyjne Pełnomocnik SZE identyfikuje i planuje te działania, które są związane ze znaczącym wykorzystaniem energii i które są spójne z polityką energetyczną, celami, zadaniami i planami działania gminy. Planując te działania Pełnomocnik SZE opisuje tak te działania poprzez określenie warunków, kryteriów skutecznego funkcjonowania procesu. Procesy sterowania operacyjnego Pełnomocnik SZE określa w obszarach, gdzie brak takich procesów mógłby doprowadzić do znaczącego odchylenia od efektywnych wyników energetycznych. Sterowanie operacyjne powinno dotyczyć także zidentyfikowanych sytuacji awaryjnych i nadzwyczajnych, jeżeli ich brak mógłby doprowadzić do znaczącego odchylenia od efektywnych wyników energetycznych. W celu zapewnienia skutecznego informowania na temat sterowania operacyjnego pracowników UMD i jednostek gminnych oraz osób pracujących na rzecz UMD pełnomocnik SZE obowiązany jest posiadać zapisy dokumentujące, że w/w osoby posiadają informację w zakresie sterowania operacyjnego w zakresie odpowiednim do posiadanych obowiązków i upoważnień. 4.5.6 Projektowanie Przy projektowaniu nowych, modernizacji istniejących obiektów, zakupie wyposażenia i modernizacji instalacji, które mogą mieć wpływ na wynik energetyczny obiektu obowiązują zasady opisane w Instrukcji użytkowania i oszczędzania energii w obiektach gminnych. 6

W procesie opracowywania planów zagospodarowania przestrzennego oraz ustalanie zakresu projektów budowlanych zadań inwestycyjnych, które mogą mieć wpływ na wynik energetyczny obiektu podlegają one zaopiniowaniu przez inspektora ds. energetycznych UMD. 4.5.7 Zakupy usług energetycznych, produktów, wyposażenia i energii W przypadku zakupu usług, urządzeń, produktów i wyposażenia, które mogą mieć wpływ na użytkowanie energii obowiązują zasady opisane w Instrukcji użytkowania i oszczędzania energii w obiektach gminnych. Natomiast wszystkie umowy na zakup nośników energetycznych zawieranych zarówno przez UMD jak i jednostki gminne podlegają zaopiniowaniu przez inspektora ds. energetycznych UMD. 4.6 Sprawdzanie 4.6.1 Monitorowanie, mierzenie i analiza Monitorowanie, mierzenie i analiza wyników energetycznych odbywa się zgodnie z instrukcją pn. Instrukcja monitorowania, mierzenia i analizy zużycia nośników energetycznych UMD. 4.6.2 Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami Jeden raz na rok Pełnomocnik SZE dokonuje oceny zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi. Zapisy tej oceny są zachowywane. 4.6.3 Audit wewnetrzny. Audit wewnętrzny jest prowadzony na podstawie procedury wykorzystywanej w Zintegrowanym Systemie Zarządzania. Pełnomocnik SZE corocznie przygotowuje plan auditów i przekazuje za pośrednictwem Pełnomocnika ZSZ do zatwierdzenia Burmistrzowi. Ze względu na zakres stosowania normy EN ISO 50001:2011 audity wewnętrzne prowadzone są w jednostkach podległych oraz w UMD. 4.6.4 Niezgodność, korekta, działania korygujące i działania zapobiegawcze Nadzór nad wyrobem niezgodnym opisano w księdze Zintegrowanego Systemu Zarzadzania (ZSZ), pkt. 8.3., oraz w procedurze XLVII/UM/2009 nadzoru nad wyrobem niezgodnym. Działania korygujące i zapobiegawcze opisano w karcie działań korygujących i zapobiegawczych sytemu zarządzania energią. 4.6.5 Nadzór nad zapisami Nadzór nad zapisami określono w księdze Zintegrowanego Systemu Zarzadzania (ZSZ), pkt. 4.2.4. 4.7 Przegląd zarządzania 4.7.1 Postanowienia ogólne Przegląd zarządzania przeprowadzany jest zgodnie z zapisami księgi Zintegrowanego Systemu Zarzadzania (ZSZ), pkt. 5.6 oraz 5.6.1. Corocznie Pełnomocnik SZE, do końca kwietnia, przygotowuje raport opisujący SZE w UMD. Raport przedstawia Najwyższemu kierownictwu UMD. Informacje z przeglądu zarządzania mają służyć ocenie, czy SZE jest odpowiedni, adekwatny i skuteczny. 7

4.7.2 Elementy wejściowe do przeglądu Elementy wejściowe do przeglądu SZE powinny zawierać: Działania wynikające z poprzednich przeglądów Przegląd polityki energetycznej, czy jest ona adekwatna do SZE? Przegląd wyniku energetycznego, czy uzyskane WWE pozwalają realizować założone cele i zadania energetyczne? Sprawdzenie zgodności SZE z wymaganiami prawnymi i zmianami w wymaganiach prawnych, oraz innymi wymaganiami, których organizacja zobowiązała się przestrzegać W jakim stopniu cele i zadania energetyczne zostały spełnione? Wyniki auditów SZE Status działań korygujących i zapobiegawczych Przewidywany wynik energetyczny w następnym roku Zalecenia dotyczące poprawy działania systemu 4.7.3 Elementy wyjściowe z przeglądu zarządzania Elementy wyjściowe przeglądu zarządzania powinny zawierać wszelkie decyzje lub podjęte działania związane ze: Zmianami wyniku energetycznego organizacji Zmianami w polityce energetycznej Zmianami w WWE Zmianami w celach, zdaniach lub innych elementach SZE, które są spójne ze zobowiązaniami organizacji do ciągłego doskonalenia Zmianami w alokacji zasobów Zapisy elementów wyjściowych przeglądu zarządzania zostaną ujęte w protokole przeglądu zarządzania, który będzie do końca kwietnia każdego roku przedstawiany Burmistrzowi za pośrednictwem Pełnomocnika ZSZ UMD. 8