Tutorial do obsługi systemu CEHiSZ - Centralna Ewidencja Harcerska i Struktury ZHP Autor: pwd Paweł Poręba Hufiec Podkrakowski pawelpor@op.pl, p.poreba@podkrakowski.zhp.pl 1
Spis treści 1. Wstęp... 2 1.1. Wstęp do dokumentu.... 2 2.2. Historia zmian i wersja tuturiala... 3 2. Szef podstawowej jednostki... 3 3. Administrator lokalny Hufca... 3 4. Szef podstawowej jednostki podstawowe czynności... 3 4.1. Hasło startowe i hasło standardowe, nadawanie uprawnień - informacje... 3 4.2. Pierwsze logowanie do systemu i ustalenia hasła standardowego... 4 4.3. Resetowanie hasła w przypadku utraty ważności lub straty hasła standardowego 5 4.4. Wybór jednostki po zalogowaniu... 5 4.5. Dodanie nowej osoby do system... 6 4.6. Przepisanie harcerza lub zucha do nowej drużyny.... 6 4.7. Skreślanie osoby z listy członków ZHP.... 10 4.8. Edytowanie informacji o członkach drużyn... 11 5.1. Administrator lokalny Hufca czynności rozszerzone... 12 1. Wstęp 1.1. Wstęp do dokumentu. Tutorial przedstawia typowe problemy w zarządzaniu CEHiSZ z dwóch poziomów: Szef podstawowej jednostki - czyli drużynowych i komendantów szczepów, przewodniczących związków drużyny, przewodniczącym kręgów instruktorskich Administrator lokalny hufca czyli osoba odpowiedzialne Tutorial został stworzony na potrzeby instruktorów Hufca Podkrakowskiego. Wszelkie opisane czynności i rozwiązywanie problemów są autorstwa autora tutoriala powstałe na bazie osobistych doświadczeń z administrowania CEHiSZ z poziomu administratora hufca. Autor nie gwarantuje że w każdym przypadku rozwiązanie danego problemu lub czynności jest takie same. Osoby korzystające z tego tutoriala proszone są w pierwszej kolejności o przeczytanie punktu 1, 2, 3. Tutorial będzie cały czas rozwijany. W przypadku czynności które są nie opisane a jest z nimi problem, proszę o kontakt e-maila z autorem. Mile widziane są maile nie tylko od członków Hufca Podkrakowskiego. 2
2.2. Historia zmian i wersja tuturiala l.p. Data zmian Wersja tuturiala Osoba wprowadzająca zmiany Opis 1. 15.12.2013 r. v.1.0.0 pwd Paweł Poręba Wydanie tutoriala 2. 16.12.2013 r. v.1.0.1 pwd Paweł Poręba Dodanie punkty 5.1 i dalej punkt 7 2. Szef podstawowej jednostki Szef podstawowej jednostki to jeden z poziomów dostępu do CEHiSZ. Poziom ten najczęściej nadawany jest przez lokalnego administratora hufca i nadawany jest on najczęściej szefom jednostek podległym pod hufiec jak drużyny, gromady, kluby, komendanci szczepów. Podstawowe czynności które może wykonać szef podstawowej jednostki to: Edytować informacje o drużynie lub drużynach do których przydzielone są mu prawa (->). Dodawanie nowych członków drużyn. Usuwanie członków drużyn którzy już nie należą do drużyny (zmiana statusu). Edytowanie danych istniejących już użytkowników: dane kontaktowe, stopnie harcerskie i instruktorskie. Przeniesienia członków do innych drużyn. Przeniesienia członków drużyn i gromad pomiędzy pionami. 3. Administrator lokalny Hufca Administrator lokalny hufca to jeden z poziomów dostępu do CEHiSZ. Poziom ten nadawany jest najczęściej przez administratora chorągwi. Posiada bardziej rozszerzone prawa niż szef podstawowej jednostki. Podstawowe czynności które może wykonać administrator lokalny hufca to: Tworzenie nowych jednostek: drużyn, gromad, kręgów, klubów itp., Edytowanie danych utworzonych już jednostek, Nadawanie poziomu dostępu Szef podstawowej jednostki dla osób odpowiedzialnym za daną jednostkę, Resetowanie haseł startowych do logowania, oraz wszelkie prawa które posiada Szef podstawowej jednostki (pkt. ->2) 4. Szef podstawowej jednostki podstawowe czynności 4.1. Hasło startowe i hasło standardowe, nadawanie uprawnień - informacje 3
Logowanie do CEHiSZ odbywa się poprzez przeglądarkę www poprzez stronę: e.zhp.pl. Aby się zalogować do systemu trzeba mieć uprawnienie minimum Szef podstawowej jednostki nadawane przez Administratora Hufca. Bez tych uprawnień logowanie jest nie możliwe. Do logowania służy PESEL i hasło do konta. W systemie są dwa rodzaje haseł: hasło startowe - ustalane przez administratora hufca w momencie tworzenie uprawnień do logowania, hasło standardowe ustalone przez właściciela konta. Hasło startowe używamy TYLKO do dwóch czynności: pierwsze logowanie do CEHiSZ, do zmiany hasła standardowego w przypadku gdy zostanie zapominanie lub gdy hasło standardowe wygaśnie. Hasło standardowe używamy do normalnego logowania do CEHiSZ. Hasło startowe może być użyte maksymalnie 5 razy. Gdy hasło zostanie użyte 5 razy a istnieje potrzeba użycia hasła startowego, należy się zgłosić do administratora hufca w celu zresetowania licznika hasła startowego, w celu możliwości ponownego 5 krotnego użycia hasła startowego. Hasło standardowe traci swoją ważność po 30 dniach. Po 30 dniach należy je zmienić (pkt. -> 4.3). Trzeba pamiętać żeby hasło standardowe zawierało odpowiednie znaki i spełniało odpowiednie warunki: minimalna długość to 8 znaków, musi zawierać minimum jedną cyfrę, musi zawierać duże i małe litery minimum jeden znak specjalny jak!@#$%^&*()_+ (wszystkie znaki dostępne z klawiatury), nie zalecane jest używanie polskich znaków, 4.2. Pierwsze logowanie do systemu i ustalenia hasła standardowego Przy pierwszym logowaniu do systemu, należy wykonać następujące czynności: 1. Przejść na stronę www.e.zhp.pl. 2. Kliknąć w przycisk Zmiana hasła. Zostanie otwarty panel Zmiana hasła w którym za pomocą hasła startowego należy ustalić hasło standardowe. 3. Wpisujemy PESEL. 4. Wpisujemy hasło startowe przekazane przez administratora hufca i zaznaczmy opcję Hasło startowe. 5. Wpisujemy nowe hasło standardowe, które musi spełniać warunki opisane w punkcie ->4.1. i klikamy w przycisk Zmień hasło 6. Jeśli wprowadzone dane są poprawnie zostanie wyświetlony komunikat: Zmiana hasła przebiegła pomyślnie i automatycznie zostanie otwarty panel startowy przez który można się zalogować do systemu. 4
4.3. Resetowanie hasła w przypadku utraty ważności lub straty hasła standardowego Resetowanie hasła jest najczęściej spowodowane przez: wygaśnięcie hasła standardowego - 30 dni od ostatniego logowania, strata hasła np.: poprzez słabą pamięć ;) Aby zresetować hasło w obydwu przypadkach należy: 1. Przejść na stronę www.e.zhp.pl. 2. Kliknąć w przycisk Zmiana hasła. Zostanie otwarty panel Zmiana hasła w którym za pomocą hasła startowego należy ustalić hasło standardowe. 3. Wpisujemy PESEL. 4. Jeśli znamy stare hasło które wygasło to wpisujemy je w polu Stare hasło i NIE ZAZNACZMY pola Hasło startowe. Jeśli nie znamy starego hasła standardowego to w pole Stare hasło wpisujemy hasło startowe nadane przez administratora hufca i ZAZNACZMY pole to jest hasło startowe. 5. Wpisujemy nowe hasło standardowe, które musi spełniać warunki opisane w punkcie ->4.1. i klikamy w przycisk Zmień hasło 6. Jeśli wprowadzone dane są poprawnie zostanie wyświetlony komunikat: Zmiana hasła przebiegła pomyślnie i automatycznie zostanie otwarty panel startowy przez który można się zalogować do systemu. 4.4. Wybór jednostki po zalogowaniu Po zalogowaniu do systemu, pierwszą czynnością każdego użytkownika jest wybranie jednostki dla której chcemy wykonać dowolną operacje. Wyświetlana jest lista jednostek do której użytkownik ma przypisane prawa. Aby przejść na wybraną jednostkę należy kliknąć w przycisk Przejdź przy danej. 5
4.5. Dodanie nowej osoby do system Dodać nowego użytkownika może tylko osoba która ma prawa dostępu do danej drużyny lub gromady. Jeśli ktoś posiada tylko prawo do szczepu, to niestety nie ma prawa dodawać osób, zmieniać dane, przerzucać z drużyny do drużyny i etc. Aby dodać nowego zucha do gromady lub harcerza do drużyny, należy: 1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią drużynę lub gromadę. 2. W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę odpowiadającą wybranej jednostce lub a następnie zakładki Sprawy członkowskie i Edycja danych członków. Zostanie otwarty panel do zarządzania jednostką. 3. W otwartym panelu z kolumny Struktura wybieramy interesującą nas jednostkę i klikamy na nią. 4. Po wybraniu jednostki, w kolumnie Lista osób zostanie wyświetlona list członków. W kolumnie Lista osób dostępne są dwie zakładki: Przydział zawiera listę członków drużyny Przynależność zawiera listę instruktorów przypisanej do tej jednostki m.in.: drużynowego. 5. Aby dodać nowego członka drużyny czy gromady należy kliknąć w przycisk zaznaczony na czerwono. 6. Po kliknięciu uruchomi się panel w którym uzupełniamy dane osobowe nowo dodawanego członka drużyny. 7. W celu zapisania klikamy w ikonę 4.6. Przepisanie harcerza lub zucha do nowej drużyny. Aby przepisać harcerza do innej drużyny lub zucha przepisać do drużyny harcerskiej należy posiadać numer identyfikacyjny drużyny do której chcemy przepisać zucha lub harcerza. 6
Istnieją dwa sposoby uzyskania numeru identyfikacyjnego drużyny do której chcemy przepisać zucha lub harcerza: jeśli następuje przepisanie harcerza lub zucha pomiędzy drużynami, do których ma dostęp jedna osoba (np. Komendant Szczepu ma przydzielone prawa dostępu do wszystkich drużyn ze szczepu) to uzyskanie numeru identyfikacyjnego jest proste i nie potrzeba do tego osób trzecich, jeśli następuje przepisanie harcerza lub zucha pomiędzy drużynami które znajdują się w dwóch odmiennych szczepach lub hufcach, numer identyfikacyjny drużyny należy uzyskać od administratora hufca lub komendanta danego szczepu a najlepiej od drużynowego danej drużyny. Uwaga! Na potrzeby tego tutoriala omawiany jest przypadek gdy następuje przepisanie pomiędzy drużynami z jednego szczepu i szczepem administruje jedna osoba. Aby uzyskać numer identyfikacyjny drużyny w ramach jednego szczepu a następnie przepisać do niej harcerza lub zucha należy wykonać następujące czynności. UZYSKANIE NUMERU IDENTYFIKACYJNEGO DRUŻYNY 1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią drużynę lub gromadę do której chcemy przepisać zucha lub harcerza. 2. W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę lub, a następnie zakładki Sprawy struktury i Edycja jednostek. Zostanie otwarty panel do zarządzania jednostkami. 3. W otwartym panelu z kolumny Struktura wybieramy interesującą jednostkę do której chcemy przepisać harcerza lub zucha i klikamy na nią. 4. Po wybraniu jednostki, w kolumnie obok zostaje wyświetlona wizytówka drużyny, w której w dolnej części znajduje się numer identyfikacyjny drużyny do której chcemy przepisać harcerza lub zucha. 7
5. Zapisujemy numer identyfikacyjny drużyny np. w Notatniku tak, aby można go było wykorzystać w następnych krokach. ZMIANA PRZYDZIAŁU SŁUŻBOWEGO 6. Przechodzimy do zakładki lub a następnie zakładki Sprawy członkowskie i Edycja danych członków. 7. W otwartym panelu z kolumny Struktura wybieramy jednostkę w której są harcerze lub zuchy do przepisania i klikamy na nią. Powinna zostać wyświetlona w kolumnie Lista osób, lista członków danej drużyny. 8. Z listy wybieramy harcerz lub zucha którego chcemy przepisać do innej drużyny. 9. Po wybraniu harcerza,w ostatniej kolumnie powinna się pojawić wizytówka wybranego harcerza. Nad wizytówką jest ikonka. Kliknięcie w tą ikonę spowoduje wyświetlenie nad wizytówką poniższych zakładek dzięki którym możemy dokonać edycji danych wybranego harcerza a w tym przeniesienia do innej drużyny. 10. Aby zmienić drużynę lub gromadę klikamy w zakładkę Przydział służbowy 8
11. W zakładce Przydział służbowy zostanie wyświetlony poniższy widok 12. Klikamy w przycisk zaznaczony na czerwono Następnie w przycisk zmień znajdujący się z prawej strony 13. Po kliknięciu w zmień otworzy się nowe okno 9
14. Sprawdzamy czy jest ustawione Przydział służbowy czasami samo się przełącza na Przynależność. 15. W części Zwolnienie trzeba uzupełnić: wybrać datę, najlepiej aktualną, numer rozkazu np. R. L 1\2013 w polu kto wydał wpisać stopień, imię i nazwisko tego kto wydał rozkaz. 16. W części Podaj jednostkę do której ma być zmieniony przydział służbowy w polu Jednostka wpisujemy ręcznie numer jednostki DO której chcemy przepisać zucha lub harcerza. W czasie wpisywania kolejnych numerów jednostki system powinien podpowiadać jednostki, które pasują wpisanym cyfrom. Wybieramy oczywiście tą, o którą nam chodzi. Pole Kod jednostki i JID zostanie uzupełniony automatycznie. 17. Aby zapisać zmiany wszystkie wyżej wymienione pola muszą być uzupełnione. Inaczej system wykasuje wszystkie wprowadzone dane!!!! Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem: 18. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie to w zakładce Przydział służbowy widać starą drużynę i nową drużynę harcerza lub zucha który został właśnie przepisany. UWAGA! CEHiSZ czasami ma problem z odświeżaniem list danej drużyny. Najlepszym wyjściem w celu odświeżenia jest wylogowanie i ponowne logowanie lub przejście do panelu początkowego. 4.7. Skreślanie osoby z listy członków ZHP. 10
Tak samo jak w przypadku dodawania osób, skreślać z listy członków ZHP ma prawo tylko osoba której ma przypisane prawa do danej drużyny. Aby skreślić zucha luba harcerza z list należy: 1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią drużynę lub gromadę. 2. W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę odpowiadającą wybranej jednostce lub a następnie zakładki Sprawy członkowskie i Zmiana statusu członków. Zostanie otwarty panel do zarządzania statusami członków. 3. Wpisujmy nazwisko i imię harcerza lub zucha którego chcemy usunąć a następnie klikamy w przycisk Szukaj. 4. Z wyświetlonej listy wybieramy osobą o którą nam chodzi klikając w przycisk Wybierz. Wybrana osobo powinna być podświetlona na kolor bordowy. 5. Jeśli wybrana osoba jest podświetlona na bordowo to u dołu ekranu znajduje się pasek z zakładkami: Wybieramy opcję Odszedł z ZHP. Wybranie tej opcji spowoduje wykreślnie z listy członków ZHP dzięki czemu składki nie będą naliczane ale zawsze jest możliwe ponowne przywrócenie poprzez wybranie Przwróć. 6. Po wybraniu opcji Odszedł z ZHP zostanie otwarty panel : Uzupełniamy wszystkie pola i zatwierdzamy przyciskiem 7. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie zostanie wyświetlony komunikat Dane zapisano. 4.8. Edytowanie informacji o członkach drużyn W CEHiSZ wbrew powszechnej opinii nie jest tylko narzędziem do kontrolowania składek. W CEHiSZ można zapisać również zdobyty stopnie harcerskie, stopnie instruktorskie, funkcje, składki. 11
Aby edytować dane należy: 1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią drużynę lub gromadę. 2. W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę odpowiadającą wybranej jednostce lub a następnie zakładki Sprawy członkowskie i Edycja danych członków. Zostanie otwarty panel do zarządzania jednostką. 3. W otwartym panelu z kolumny Struktura wybieramy jednostkę w której są harcerze lub zuchy do przepisania i klikamy na nią. Powinna zostać wyświetlona w kolumnie Lista osób, lista członków danej drużyny. 4. Z listy wybieramy harcerz lub zucha którego chcemy przepisać do innej drużyny. 5. Po wybraniu harcerza,w ostatniej kolumnie powinna się pojawić wizytówka wybranego harcerza. Nad wizytówką jest ikonka. Kliknięcie w tą ikonę spowoduje wyświetlenie nad wizytówką poniższych zakładek dzięki którym możemy dokonać edycji danych wybranego harcerza. Zakładki podświetlone na zielono są to zakładki które może edytować drużynowy. 6. Schemat edycji we wszystkich zakładkach jest taki sam. ZAWSZE przed edycją danych, w danej zakładce należy użyć przycisku. 7. Użycie tego przycisku spowoduje otwarcie panelu w którym można dokonać zmian. Miłej zabawy... ;) 5.1. Administrator lokalny Hufca czynności rozszerzone Nie każdą czynność może wykonać osoba która ma nadany dostęp Szef podstawowej jednostki. W sprawie wszystkich czynności wymienionych niżej należy zawsze kontaktować się ADMINISTRATOREM HUFCA Wykaz czynności które może i powinien wykonać administrator: 1. Przypisanie drużynowego do drużyny lub gromady którą będzie prowadził. 2. Zmiana i edycja wszystkich danych Instruktorów należących do hufca. Dotyczy to również osób które złożyły zobowiązanie instruktorskie i zdobyły pierwszy stopień instruktorski. 3. Nadawanie uprawnień drużynowym, komendantom do zarządzania w CEHiSZ jednostkami. 12
4. Resetowanie licznika haseł jednorazowych w przypadku gdy zostały użyte więcej niż 5 razy. 5. Dodawanie do CEHiSZ nowo powstałych drużyn i gromad. 6. Rozwiązywanie wszelkich problemów i błędów większość rzeczy da się cofnąć. 7. Dodawanie lub usuwanie drużyn z CEHiSZ. 13