Instrukcja użytkownika&administratora Bądź Paperless, nie drukuj tego dokumentu.
Instalacja aplikacji z Sklepu SharePoint 3 Dodawanie częśći aplikacji (app part u) na stronę 6 Ekran główny opis funkcjonalności 7 Moduł wyszukiwania 8 Moduł listy filmów 10 Zakładka Obejrzane 11 Odtwarzanie filmów 12 Odtwarzacz filmów serwisu YouTube: 14 Odtwarzacz filmów serwisu Channel 9: 15 Odtwarzacz filmów portalu Office 365 Video 16 Administracja aplikacji tworzenie grup materiałów szkoleniowych i dodawanie video 17 Tworzenie grupy szkoleniowej 17 Dodawanie nowego materiału do grupy materiałów 20 Administracja aplikacji- edycja uprawnień dostępu do grupy filmów 23 Poziomy uprawnień obsługiwane przez aplikację 24 Udostępnianie pojedynczych materiałów w grupie unikalnym użytkownikom: 25 Dostęp do statystyk obejrzanych materiałów w formie pliku Excel 27 Konifiguracja raportów Power BI 30 Wsparcie techniczne 34 NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 2
Instalacja aplikacji z Sklepu SharePoint Aplikacja E-szkolenia jest dostępna do zainstalowania w Sklepie SharePoint dostępnym na środowisku SharePoint Online. Aby dodać aplikację do witryny, trzeba mieć co najmniej uprawnienia Pełna kontrola do tej witryny. Jeśli jesteś właścicielem witryny, masz już takie uprawnienia. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 3
1. W witrynie, w której chcesz dodać aplikację kliknij pozycję Ustawienia, a następnie kliknij pozycję Dodaj aplikację. 2. Na stronie Twoje aplikacje na pasku Szybkie uruchamianie po lewej stronie kliknij pozycję Sklep SharePoint. 3. W polu wyszukiwania wpisz nazwę aplikacji E-szkolenia. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 4
4. Kliknij w logo aplikacji, a następnie kliknij w przycik Dodaj. 5. Wykonaj kroki umożliwiające zalogowanie się przy użyciu konta Microsoft i zakupienie aplikacji. 6. Gdy zostanie wyświetlone pytanie, czy chcesz zaufać aplikacji, przejrzyj Warunki oraz Zasady zachowania poufności informacji ustalone przez dewelopera aplikacji, a następnie kliknij pozycję Ufaj. 7. Aplikacja pojawi się teraz na stronie zawartość witryny. Kliknij pozycję Ustawienia, a następnie kliknij pozycję Zawartość witryny, która umożliwia przejście do aplikacji. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 5
Dodawanie częśći aplikacji (app part u) na stronę Aby dodać część aplikacji na stronę należy: 1. Przejdź do pozycji Ustawienia -> Edytuj stronę. 2. Kliknij miejsce na stronie, w którym chcesz dodać Część aplikacji. 3. Na karcie Wstawianie na wstążce kliknij pozycję Część aplikacji. 4. Na liście znaleźć E-szkolenia, zaznaczyć ją i kliknąć przycisk Dodaj. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 6
Ekran główny opis funkcjonalności Ekran główny alplikacji składa się z dwóch głównych sekcji: 1. Moduł wyszukiwania 2. Moduł listy filmów który dzieli się na 3 zakładki: 2.1 Zakładka Wymagane 2.2 Zakładka Opcjonalne 2.3 Zakładka Obejrzane 3. Przycisk Zarządzaj NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 7
Moduł wyszukiwania Wyszukiwanie w aplikacji odbywa się za pomocą dwóch dostępnych trybów: a. Prosty widoczny na głównym ekranie aplikacji: Wyszukiwanie odbywa się w czasie rzeczywistym po wpisaniu ciągu znaków w pole wyszukiwarki (np. Office) b. Zaawansowany aktywuje się po kliknięciu w przycisk Zaawansowane W tym trybie dostępne sa dodatkowe pola według których możemy ograniczyć nasze wyniki: - Tags wyszukiwanie po tagach przypisanych do poszczególnych filmów NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 8
Tagi wybierane są z rozwijalnej listy: lub wpisywane ręcznie: Istnieje możliwość zdefiniowania kilku tagów dla jednego wyszukiwania. - Opis - wyszukiwanie materiałów po treści zawartej w opisie materiału - Data - wyszukiwanie filmów po dacie do której należy obejrzeć dany materiał - Grupa - wyszukiwanie w pojedynczej grupie materiałów dodanych przez administratora NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 9
Moduł listy filmów wyświetla miniaturki materiałów zleconych do obejrzenia użytkownikowi z podziałem na poszczególne zakładki. Zakładka Wymagane wyświetla materiały szkoleniowe dodane przez administratora aplikacji jako Wymagane: do obejrzenia przez użytkownika. Po prawej stronie wyświetlona jest ilość filmów znajdujących sie w danej zakładce. Zakładka Opcjonalne - wyświetla materiały szkoleniowe dodane przez administratora aplikacji jako Opcjonalne do obejrzenia przez użytkownika. Po prawej stronie wyświetlona jest ilość filmów znajdujących sie w danej zakładce. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 10
Zakładka Obejrzane - wyświetla materiały szkoleniowe które zostały już wyświetlone przez użytkownika. Po prawej stronie wyświetlona jest ilość filmów znajdujących sie w danej zakładce. Przycisk Zarządzaj przenosi do panelu administracyjnego dostępnego dla użytkowników znajdujących sie w grupie Właściciel witryny. Poszczególne funkcjonalności dostępne w panelu administratora opisane sa w dalszej częśći instrukcji. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 11
Odtwarzanie filmów Kliknięcie w miniaturę filmu na ekranie głównym, przeniesieni zostaniemy do strony z odtwarzaczem. Aby odtworzyć film wystarczy teraz klinąć przycsik, znajdujący się na dolnym pasku odtwarzacza. Sterowanie głośnością odtwarzanego materiału odbywa sie poprzez suwak dostępny pod ikoną: By odtwarzać materiał na pełnym ekranie (Full Screen) należy kliknąć ikonę: lub NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 12
Nad odtwarzaczem znajdziemy tytuł filmu oraz przycisk Powrót, dzięki któremu możemy powrócić do poprzedniego widoku (głównego ekranu). Pod odtwarzaczem znajduje się opis danego filmu. Aplikacja wspiera odtwarzanie materiałów z różnych źródeł dlatego też odtwarzacze poszczególnych serwisów mogą różnić się rozmieszczeniem przycisków funkcyjnych. Materiał zostaje zaliczony jako obejrzany przez użytkownika według następujących założeń: -materiały z portalu Channel9 - zostają zaliczone jako obejrzane po upływie 90% czasu oglądania filmu. (% obejrzenia nalicza się tylko gdy film jest aktywnie odtwarzany) -materiały z portalu YouTube - zostają zaliczone jako obejrzane po upływie 90% czasu zdefiniowanych przez pasek postępu. -materiały z portalu O365 - zostają zaliczone jako obejrzane po upływie 20 sekund od momentu wciśnięcia przycisku Play NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 13
Odtwarzacz filmów serwisu YouTube: NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 14
Odtwarzacz filmów serwisu Channel 9: NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 15
Odtwarzacz filmów portalu Office 365 Video NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 16
Administracja aplikacji tworzenie grup materiałów szkoleniowych i dodawanie video Grupy materiałów szkoleniowych - zawierają adresy URL do szkoleń udostępnionych w serwisach zewnętrznych takich jak: - YouTube (https://www.youtube.com) - Channel 9 (https://channel9.msdn.com) - usługa Office 365 Video (materiały hostowane na protalach video klienta) Grupy pozwalają na grupowanie materiałów o podobnej tematyce oraz umożliwiają nadawanie szczegółowych uprawnień/flag dla użytkowników końcowych. Uwaga: Niektóre materiały video oraz ich opisy mogą być wyświetlane w językach inny niż polski! Zwracane materiały video konfigurowane sa poprzez poprzez Panel administracyjny aplikacji. Przed dodaniem poszczególnych materiałów upewnij się w jakim języku zwrócone będą treści i czy będą odpowiednie dla użytkowników aplikacji. Tworzenie grupy szkoleniowej 1. Na głównym ekranie aplikacji kliknij przycisk Zarządzaj który umożliwi Ci przejście do panelu administracyjnego aplikacji. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 17
2. Wyświetlony zostanie panel administracyjny aplikacji: 3. Kliknij przycisk Nowa grupa filmów, po pojawieniu sie okna wpisz nazwę grupy filmów którą chcesz utworzyć, a następnie zatwierdź klikając przycisk OK. 4. Tworzona grupa pojawi sie na panelu administracyjnym aplikacji. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 18
5. W celu dodania kolejnych grup powtórz wykonaną procedurę. 6. Po dodaniu nowych grup szkoleniowych przy nazwie grupy pojawiają sie dodatkowe przyciski które umożliwiają zarządzanie daną grupą: Zarządzaj filmami - umożliwia edycję poszczególnych wpisów znajdujących się na liście Edytuj uprawnienia - umożliwia edycję widoczności filmów dla poszczególnych użytkowników końcowych Zmień tytuł - umożliwia zmianę tytułu utworzonej grupy Usuń - usuwa daną grupę z aplikacji NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 19
Dodawanie nowego materiału do grupy materiałów 1. W Panelu administracyjnym kliknij w przycisk Zarządzaj filmami danej grupy: 2. Na następnym ekranie kliknij przycisk Nowy element NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 20
3. Wyświetlony zostanie formularz dodawania nowego materiału do grupy tak jak na rysunku poniżej: Opis poszczególnych pól na formularzu: Tytuł tytuł dodawanego materiału szkoleniowego Adres URL filmu adres URL video z serwisu zewnętrznego pod którym dostępny jest materiał szkoleniowy Opis opis filmu który będzie wyświetlany podczas odtwarzania materiału w aplikacji. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 21
Treść opisu może być również przydatna przy wyszukiwaniu danego materiału na ekranie głównym aplikacji. Źródło należy wybrać jedną z trzech dostępnych opcji źródła danego materiału (YouTube/Channel 9/Office 365 Video) Wymagany flaga która określa czy dany film ma być wymagany do obejrzenia przez użytkownika, czy też ma byc materiałem opcjonalnym Termin obejrzenia definiuje termin do którego użytkownicy powinni obejrzeć dany materiał. Na bazie tego pola aplikacja informuje użytkownika o ilości dni pozostałych do terminu końcowego. Tagi - do każdego materiału można przypisac tagi które ułatwiają wyszukiwanie materiałów na ekranie głównym aplikacji. Możliwe jest przypisanie więcej niż jednego tagu, kolejne należy rozdzielać znakiem ; np: [Office;Word;Microsoft]. 4. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk Zapisz. 5. Dodany materiał jest już widoczny na ekranie głównym aplikacji. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 22
Administracja aplikacji- edycja uprawnień dostępu do grupy filmów Materiały video widoczne na głównym ekranie aplikacji dla użytkownika końcowego wyświetlane są na bazie standardowych uprawnień Sharepointowych przydzielanych przez administratora aplikacji. 1.W celu edycji uprawnień kliknij w przycisk Edytuj uprawnienia przy nazwie danej grupy. Otworzy się okno z edycją uprawnień w którym możemy dodać docelowych użytkowników według standardowych procesów udostępniania Sharepoint: NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 23
Poziomy uprawnień obsługiwane przez aplikację Aplikacja E-szkolenia działa na zasadzie standardowych uprawnień witryny SharePoint. Użytkownicy którzy posiadają przynajmniej uprawnienia na poziomie Czytanie w danej grupie szkoleniowej będą mogli wyświetlać materiały które zostały im przypisane poprzez panel administracyjny. Administracja aplikacją i dodatkowe funkcjonalności takie jak: - dodawanie nowych grup szkoleniowych - zmiana uprawnień - eksport pliku statystyk obejrzanych filmów do pliku Excel - konfiguracja raportu Power BI dostępne są tylko dla użytkowników którzy znajdują się w grupie Właściciele witryny. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 24
Udostępnianie pojedynczych materiałów w grupie unikalnym użytkownikom: Istnieje również możliwość nadania indywidualnych uprawnień per film. W tym celu klikamy w przycisk Zarządzaj filmami : a następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na element który chcemy udostępnić : i tutaj podążamy już standardowym schematem udostępniania Sharepointa czyli możemy element udostępnić danej osobie lub też zatrzymać udostępnianie dla danego elementu na liście. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 25
Więcej info: support.office.com NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 26
Dostęp do statystyk obejrzanych materiałów w formie pliku Excel Aby przejść do listy ze statystykami należy: 1. Na głównym ekranie aplikacji kliknij przycisk Zarządzaj który umożliwi Ci przejście do panelu administracyjnego aplikacji. 2. Wyświetlony zostanie panel administracyjny aplikacji: NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 27
3. By uzyskać dostęp do statystyk wyświetlonych materiałów w formie pliku Excell należy kliknąć przycisk Eksportuj statystyki obejrzeń do pliku* *Przycisk Eksportuj statystyki do pliku oparty jest na standardowej funkcjonalności Sharepointa Eksportuj do programu Excel (Opis) Funkcjonalność ta jest obecnie w pełni wspierana tylko przez przeglądarkę Microsoft Internet Explorer 11 i późniejsze. 4. Po kliknięciu w przycisk zostanie uruchomione pobieranie pliku NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 28
5. Kliknij przycisk Open, po chwili zostanie uruchomiony program Excel, w którym należy kliknąć przycisk Enable by zezwolić na połączenie danych pomiędzy witryną Sharepoint a naszym komputerem. 6. Po pobraniu danych program Excel wyświetli statystyki obejrzeń dla każdego użytkownika aplikacji: Dostępne kolumny: Grupa - nazwa grupy materiałów szkoleniowych zdefiniowanych w panelu administracyjnym Film nazwa materiału szkoleniowego Adres URL filmu adres zewnętrzny dodanego materiału szkoleniowego Użytkownik Imię oraz nazwisko użytkownika aplikacji Email użytkownika - adres e-mail użytkownika którym zalogował sie do usługi SharePoint Utworzony data obejrzenia materiału szkoleniowego NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 29
Konifiguracja raportów Power BI Za pomocą aplikacji można również skonfigurować raport Power BI firmy Microsoft tak by prezentować statystyki obejrzeń za pomocą profesjonalnych narzędzi raportujących. W tym celu: 1. Na głównym ekranie aplikacji kliknij przycisk Zarządzaj który umożliwi Ci przejście do panelu administracyjnego aplikacji. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 30
2. Wyświetlony zostanie panel administracyjny aplikacji: 3. Kliknij przycisk Konfiguracja raportu Power BI który przeniesię Cię do strony z dokładnym opisem konfiguracji indywidualnego raportu Power BI dla Twojej witryny. NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 31
NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 32
4. Po przejściu wszystkich kroków z instrukcji raport jest gotowy do dalszego procesowania w programie Power BI: NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 33
Wsparcie techniczne W razie problemów bądź pytań dotyczących aplikacji prosimy o kontakt pod podanym adresem poczty elektronicznej: e-szkolenia@billennium.pl NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273 34
www.billennium.pl NIP: 5252259585 REGON: 015336777 KRS: 0000155328 DUNS: 367459273