Polkowice, dnia 30 października 2017r. ZAPYTANIE CENOWE DOTYCZĄCE WYNAJMU SALI SZKOLENIOWEJ NA SZKOLENIA GRUPOWE W związku z realizacją projektu Wybierz drogę kariery - wsparcie osób po 30 roku życia poszukujących zatrudnienia współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach RPO WSL na lata 2014-2020 w ramach Osi Priorytetowej VII Regionalny rynek pracy, Działanie 7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu Poddziałanie 7.1.3 Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez zatrudnienia, firma Competence Training & Coaching Barbara Jaśkiewicz zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na zakup usługi związanej z wynajęciem sali na szkolenia grupowe. Niniejsze zapytanie jest przeprowadzane zgodnie z procedurą rozeznania rynku, określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. I. ZAMAWIAJĄCY Competence-Training & Coaching Barbara Jaśkiewicz ul. Moniuszki 15/10, 59-100 Polkowice NIP: 6141448237, REGON: 020581085 Osoba kontaktowa: Krzysztof Jaśkiewicz Tel. kom. 784 111 455 Email: biuro@competence-szkolenia.pl Firma Competence-Training & Coaching jest firmą szkoleniową, świadczącą usługi szkoleniowe na terenie całego kraju. Od 2007 wspiera organizacje biznesowe i administrację w procesie zmian i rozwoju tworząc dla nich dedykowane programy rozwojowe projekty szkoleniowe, coachingowe, doradcze dotyczące rozwoju kompetencji menedżerskich i umiejętności osobistych. Firma zrealizowała wiele kilkuletnich projektów szkoleniowych dla podmiotów z administracji oraz firm z branży finansowej, usługowej i produkcyjnej. Towarzyszyła wielu firmom w procesie przemian wprowadzania systemu zarządzania przez cele czy też systemu ocen pracowników. W okresie programowania 2007-2013 firma zrealizowała z sukcesem 16 projektów szkoleniowych finansowych ze środków EFS, z czego za jeden z nich otrzymała w 2014 roku nagrodę z rąk Marszałka Województwa Dolnośląskiego (1 z 10 najlepszych projektów EFS na Dolnym Śląsku). 1
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup w okresie listopad 2017r. grudzień 2018r. w ustalonych z Zamawiającym terminach usługi wynajęcia sali szkoleniowej na szkolenia grupowe prowadzone w formie warsztatowej dla grup 10-14 osobowych, w związku z realizacją zadań w projekcie Wybierz drogę kariery - wsparcie osób po 30 roku życia poszukujących zatrudnienia współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamówienie obejmuje wynajem sali szkoleniowej na szkolenia grupowe prowadzone w formie warsztatowej dla: - 12 grup szkoleniowych (w każdej grupie 10-14 os. + trener), dla 1 grupy będzie realizowanych 24 h dyd. szkolenia: Aktywne poszukiwanie pracy i radzenie sobie ze stresem, łącznie maksymalnie 288 godzin wynajęcia sali szkoleniowej; - 8 grup szkoleniowych (w każdej grupie 10-12 os. + trener), dla 1 grupy będzie realizowanych 40 h dyd. szkolenia zawodowego ( Telemarketer, Przedstawiciel handlowy, Pracownik centrum telefonicznej i elektronicznej obsługi klienta ), łącznie maksymalnie 320 godzin wynajęcia sali szkoleniowej. Zamówienie obejmuje zatem wynajem sali szkoleniowej w maksymalnej liczbie 608 godzin zegarowych. Informacje dotyczące zamówienia: Miejsce: 1. Wyżej wymieniona sala szkoleniowa powinna znajdować się na terenie miasta Katowice lub Sosnowiec (sala położona w budynku/ośrodku położonym w granicach administracyjnych ww. miast). 2. Wyżej wymieniona sala szkoleniowa powinna znajdować się w budynku dostępnym komunikacją publiczną, tzn. 500 metrów od najbliższego przystanku autobusowego/kolejowego lub przystanku komunikacji miejskiej. 3. Ww. sala szkoleniowa powinna znajdować się w budynku, który znajduje się w odpowiednim stanie technicznym oraz podlega corocznym okresowym przeglądom i kontrolom stanu technicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. Ww. sala szkoleniowa powinna spełniać wymogi BHP, wymogi ochrony przeciwpożarowej oraz wymagania higieniczne i zdrowotne stawiane pomieszczeniom, w których realizowane są szkolenia grupowe. Dostępność dla osób z niepełnosprawnościami: W przypadku wybranych grup szkoleniowych (maksymalnie 4 grupy szkoleniowe), w których uczestnikami będą osoby niepełnosprawne ruchowo wymaga się dodatkowo aby sala szkoleniowa znajdowała się w budynku oznaczonym i dostępnym architektonicznie dla osób niepełnosprawnych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie z dnia 12 kwietnia 2002 r., tzn.: powinna być dostępna dla osób niepełnosprawnych, szerokość ciągów komunikacyjnych i przestrzeni manewrowych prowadzących do sali powinna być zgodne z wymaganiami określonym w ww. Rozporządzeniu, 2
w budynku powinna znajdować się przynajmniej jedna toaleta dostępna dla osób niepełnosprawnych i przystosowana dla osób niepełnosprawnych zgodnie z ww. Rozporządzeniem, wykonawca powinien zapewnić przynajmniej jedno miejsce parkingowe dla osoby niepełnosprawnej w bliskiej odległości od wejścia do budynku, maksymalnie 100 metrów, spełniające wymogi określone w ww. Rozporządzeniu. Z związku z powyższym Wykonawca powinien zapewnić jedną salę szkoleniowa, która będzie dostosowana do osób niepełnosprawnych ruchowo lub dwie sale, z których jedna wraz z całą infrastrukturą (np. korytarze, toalety) będzie dostosowana dla osób niepełnosprawnych ruchowo zgodnie z powyżej określonymi wymogami. Zamawiający będzie zgłaszał ewentualne zapotrzebowanie na wynajem sali szkoleniowej dostosowanej dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi w trybie roboczym (emailowo, telefonicznie) z odpowiednim wyprzedzeniem. W sytuacji braku uczestników szkoleń z niepełnosprawnościami ruchowymi Wykonawca nie ma obowiązku zapewniania sal z dostępem dla osób niepełnosprawnych. Terminy: Wynajem sali szkoleniowej będzie się odbywał w dni robocze lub weekendy w godzinach między 8.00 a 20.00 w okresie od listopada 2017 (od podpisania umowy) do grudnia 2018. Dokładne terminy i godziny wynajęcia sali będą ustalone w trybie roboczym (telefonicznie, e-mailowo) z Wykonawcą. III. KRYTERIA JAKOŚCIOWE Sala szkoleniowa powinna spełniać następujące kryteria jakościowe: - dobry stan techniczny i wizualny (czyste ściany, podłogi, stoły, etc.), - dostęp do światła dziennego (okno z przeźroczystymi szybami, szyby mleczne nie spełniają kryterium) i dobre oświetlenie sztuczne, - sala zamykana za pomocą stale przymocowanych drzwi w celu zapewnienia poufności (zasłona, drzwi przenośne nie spełniają kryterium), - wielkość sali powinna być dostosowana do realizowanego wsparcia, tzn. powinna mieć powierzchnię min. 30 m2, - temperatura w sali powinna być dostosowana do potrzeb uczestników/czek projektu (w okresie jesiennym, zimowym i wiosennym - ogrzewanie, a w okresie letnim klimatyzacja lub nawiew lub wiatraki), - bezprzewodowy dostęp do Internetu wi-fi, - wyposażenie w meble/sprzęt zgodnie z poniższymi wymogami (meble nie mogą być uszkodzone, sprzęt musi być sprawny). Dodatkowe wymogi dotyczące sali szkoleniowej: - sala powinna być wyposażona w następujące meble: min. 15 wygodnych krzeseł/foteli oraz stolików/stołów dla wszystkich uczestników szkolenia, stoły powinny być ustawione w podkowę (zajęcia warsztatowe), osobny stolik/biurko dla trenera, osobny stolik na rzutnik (w przypadku gdy rzutnik nie jest podwieszany do sufitu), osobny stół na catering przerwę kawową dla ok. 15 osób oraz kosz na śmieci, 3
wieszak/wieszaki na odzież uczestników szkolenia i trenera. - sala powinna być wyposażona w następujący sprzęt: sprzęt multimedialny: ekran, rzutnik multimedialny, mikrofon bezprzewodowy dla trenera, przedłużacz, nagłośnienie (np. głośniki z możliwością przyłączenia do laptopa), tablica suchościeralna lub tablica flipchart z papierem flipchart, mazaki do tablicy. Sala szkoleniowa wraz z częściami wspólnymi budynku, z których będą korzystać uczestniczy projektu (korytarze prowadzące do sali, toalety) w dniu wynajmu musi być utrzymana w należytej czystości. W sali szkoleniowej dopuszczalne będzie przywieszanie do ścian za pomocą taśmy papierowej (malarskiej) lub specjalnych plastelin papieru typu Flipchart. Dodatkowo: 1. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu oznaczenie sali, w której będzie realizowane szkolenie w ramach projektu (możliwość powieszenia na drzwiach budynku i sali plakatu/informacji o realizowanym projekcie/szkoleniu w ramach projektu). 2. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu i Partnerowi projektu serwowanie w sali szkoleniowej cateringu dla uczestników szkolenia (przerwa kawowa) lub zapewni osobne pomieszczenie do tego celu. 3. Wykonawca zapewni uczestnikom projektu i osobom realizującym dane szkolenie możliwość bezpłatnego korzystania z toalety (w tym toalety dla os. niepełnosprawnych - dotyczy przypadku, w którym w szkoleniu będzie uczestniczyła osoba z niepełnosprawnościami ruchowymi). 4. Wykonawca zapewni min. 1 bezpłatne miejsce parkingowe w maksymalnej odległości 200 m od budynku dla trenera oraz co najmniej jedno miejsce parkingowe w maksymalnej odległości 100 m od budynku, które będzie dostosowane do osób niepełnosprawnych (dotyczy przypadku, w którym w szkoleniu będzie uczestniczyła osoba z niepełnosprawnościami ruchowymi). IV. PŁATNOŚCI 1. Rozliczenie będzie następowało na koniec każdego miesiąca, w którym będzie wynajmowana sala na podstawie faktycznej liczby godzin wynajęcia sali. 2. Zamawiający podczas ustalania terminów dokona wstępnej rezerwacji ilości godzin wynajęcia sali w danym terminie. Zarezerwowana ilość godzin może ulec zmniejszeniu (np. w związku z koniecznością realizacji zajęć w innej miejscowości znajdującej się na terenie realizacji projektu, zmniejszeniem liczby realizowanych szkoleń, etc.). Wykonawca nie będzie wnosił z tego tytułu żadnych roszczeń. 3. Wykonawca będzie wystawiał miesięczne faktury/rachunki za faktyczną liczbę godzin wynajęcia sali w danym miesiącu. 4. Płatność na rzecz Wykonawcy będzie realizowana przelewem (na konto wskazane na fakturze, rachunku) na podstawie faktury/rachunku wystawionego przez Wykonawcę po należytym zrealizowaniu zamówienia w terminie do 21 dni od daty dostarczenia Zmawiającemu poprawnie wystawionej faktury/rachunku. 4
V. WYMAGANIA W STOSUNKU DO WYKONAWCY 1. Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności jeśli przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. Wykonawca spełnia wszystkie kryteria, w tym kryteria jakościowe określone w niniejszym zapytaniu ofertowym. VI. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonym formularzu cenowym. 2. Ofertę w formie skanu (z podpisem) należy przesłać drogą elektroniczną na adres: biuro@competence-szkolenia.pl do dnia 10 listopada 2017 do godz. 15.00 3. W ofercie powinna być zawarta informacja dotycząca oferowanej ceny za 1 godzinę wynajęcia sali szkoleniowej. Podana cena brutto powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia i nie może ulec zwiększeniu do końca realizacji projektu. VII. INFORMACJE DODATKOWE Niniejsze zapytanie cenowe nie stanowi zobowiązania do wyboru Wykonawcy i zawarcia umowy. Zamawiający może wybrać jednego lub wielu Wykonawców do realizacji niniejszego zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji cen w wybranymi Oferentami spełniającymi kryteria jakościowe określone w niniejszym zapytaniu. 5