z a a w a n s o w a n y TABELE I WYKRESY PRZESTAWNE OD A DO Z DYNAMICZNA ANALIZA DUŻYCH ZBIORÓW DANYCH
Tabele i wykresy przestawne od A do Z dynamiczna analiza dużych zbiorów danych Krzysztof Chojnacki
Autor: Krzysztof Chojnacki Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Weronika Wota Redaktor prowadzący: Rafał Janus Korekta: Zespół Skład i łamanie: Norbert Bogajczyk Projekt okładki: Piotr Fedorczyk Druk: Miller ISBN: 978-83-269-4510-6 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Tabele i wykresy przestawne od A do Z dynamiczna analiza dużych zbiorów danych wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce Tabele i wykresy przestawne od A do Z dynamiczna analiza dużych zbiorów danych oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Tabele i wykresy przestawne od A do Z dynamiczna analiza dużych zbiorów danych została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Tabele i wykresy przestawne od A do Z dynamiczna analiza dużych zbiorów danych oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Tabele i wykresy przestawne od A do Z dynamiczna analiza dużych zbiorów danych lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Spis treści Wstęp... 5 1. Tabele przestawne podstawy... 7 1.1. Tworzenie tabeli przestawnej krok po kroku... 8 1.2. Modyfikacja układu raportu przestawnego... 10 1.3. Selekcja danych w raporcie... 11 1.4. Grupowanie danych w tabeli przestawnej... 11 1.5. Tworzenie różnych wariantów raportów... 13 1.6. Własne obliczenia w raportach... 13 2. Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę przestawną... 15 2.1. Problemy z budowaniem tabel przestawnych... 15 2.2. Budowa formuł zmieniających układ danych... 16 2.3. Zamiana formuł na wartości... 20 3. Tabele przestawne triki... 22 3.1. Grupowanie danych w tabelach przestawnych... 22 3.2. Prezentacja danych w ujęciu procentowym... 25 3.3. Aktualizowanie tabeli przestawnej o nowy zakres danych... 27 3.4. Wyświetlanie 10 największych i 10 najmniejszych wartości... 29 4. Ukrywanie danych w tabeli przestawnej... 30 4.1. Ukrywanie wierszy w raporcie... 30 4.2. Samodzielne przygotowanie skoroszytu... 32 4.3. Inny sposób ukrywania danych w tabelach przestawnych... 35 4.4. Filtrowanie za pomocą makra... 36 5. Tabele i wykresy przestawne... 38 5.1. Analiza kosztów z wykorzystaniem tabeli przestawnej... 38 5.2. Dostosowywanie pól tabeli przestawnej... 42 5.3. Modyfikacja tabeli przestawnej pokaż strony filtru raportu... 45 5.4. Obliczenia w tabeli przestawnej... 46 5.5. Grupowanie danych w tabeli przestawnej... 48 5.6. Wykresy przestawne... 50 6. Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli przestawnej... 53 6.1. Tworzenie tabeli przestawnej z danych sprzedażowych... 55 6.2. Wizualizacja wyników sprzedaży firmy... 56 6.3. Format wyświetlanych danych w polu Wartości... 57 6.4. Układ raportu tabeli przestawnej... 59 6.5. Style tabeli przestawnej... 61 6.6. Sumy cząstkowe i końcowe... 62 3
52 najlepsze triki w Excelu, czyli jak szybciej wykonać obliczenia 6.7. Wyróżnianie elementu w tabeli przestawnej... 63 6.8. Zmiana układu wyświetlania pól w obszarze Wartości tabeli przestawnej... 63 6.9. Stworzenie możliwości wyboru miesięcy filtr tabeli przestawnej... 65 7. Analiza dużych zbiorów danych sprzedażowych... 68 7.1. Opis przypadku... 68 7.2. Struktura danych wykorzystanych do tabeli przestawnej (2)... 69 7.3. Tworzenie tabeli przestawnej... 69 7.4. Modyfikacja pól tabeli przestawnej... 72 7.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej (2)... 74 7.6. Wyświetlanie stron filtru raportu jako arkuszy... 76 8. Konsolidacja danych w jeden raport... 78 8.1. Przygotowanie danych cząstkowych... 78 8.2. Tworzenie raportu przestawnego... 79 9. Automatyczne generowanie dużej liczby raportów przy użyciu tabeli przestawnej... 83 9.1. Raport zamówienia jako tabela przestawna... 84 9.2. Procentowy udział wartości każdego produktu w całości wartości zamówienia... 86 9.3. Automatyczne wygenerowanie raportu dla każdego z zamówień... 88 10. Tworzenie tabel przestawnych za pomocą makr... 90 10.1. Tworzenie kodu procedury... 91 10.2. Układ pól tabeli przestawnej... 93 10.3. Formatowanie tabeli... 96 10.4. Wartości procentowe w tabelach... 96 10.5. Ukrywanie i odkrywanie wybranych informacji... 99 10.6. Używanie makr we wszystkich skoroszytach... 99 4
Wstęp Wstęp Tabela przestawna jest rozbudowanym i interakcyjnym narzędziem do szybkiego podsumowania dużych ilości danych, tworzenia analiz w interesującym nas układzie oraz o określonym stopniu szczegółowości. Dlatego, zanim zaczniesz budować skomplikowane formuły, spróbuj wykorzystać możliwości tego narzędzia. Książka wprowadza w podstawy przygotowywania tabel przestawnych, a także porusza bardzo ważny temat jakości danych. Kluczem do tworzenia raportów przestawnych jest bowiem poprawne przygotowanie danych źródłowych. Autor objaśnia podstawowe zasady, do których warto się stosować w trakcie opracowywania danych źródłowych do raportu. Jeśli zna się odpowiednie sposoby, dane można szybko przystosować do wymagań tabel przestawnych. Ponieważ najlepiej uczyć się na praktycznych przykładach, książka zawiera instrukcje, jak utworzyć tabelę przestawną do oceny kosztów w podziale na poszczególne MPK, przeanalizować dane sprzedażowe czy skonsolidować dane z wielu arkuszy. Dowiesz się również, jak zwizualizować analizowane dane z użyciem raportów przestawnych. W wielu przypadkach sposób tworzenia tabel przestawnych bywa uciążliwy. Dodatkowo wielu użytkowników nie do końca rozumie zasadę ich działania i budowy, więc unikają używania tej funkcji Excela. Jeśli również nie czujesz się zbyt pewnie w temacie tabel przestawnych, książka pokazuje także, jak wykorzystać do ich tworzenia makra VBA, które automatycznie będą sterować i zarządzać tabelami przestawnymi. 5
1. Tabele przestawne podstawy Kluczem do bezproblemowego zbudowania raportów przestawnych jest poprawne przygotowanie danych źródłowych. Oto kilka podstawowych zasad, do których warto się stosować w trakcie opracowywania danych źródłowych do raportu: Należy wyraźnie zaznaczyć wiersz nagłówkowy, który powinien być pierwszym wierszem listy z danymi. Nie łączymy tych samych kategorii danych w jednej kolumnie (np. data i miejsce urodzenia), gdyż znacznie ogranicza to możliwość zbudowania elastycznego raportu oraz modyfikacji jego układu. Nie stosujemy scaleń komórek wewnątrz listy, a także staramy się wyeliminować puste zakresy komórek, a w szczególności wiersze. Usuwamy komórki zawierające podsumowania liczb z danej kolumny listy. Jeśli planujemy grupować dane okresami w gotowym raporcie przestawnym, upewnijmy się, że daty w liście źródłowej są wprowadzone w odpowiednim formacie rozpoznawalnym dla Excela (poprawnie rozpoznane daty są wyrównane do prawej krawędzi komórki). Rysunek 1.1. przedstawia poprawnie sporządzoną listę źródłową, na której podstawie bez problemu zbudujemy raport przestawny. Rysunek 1.1. Przykładowa lista źródłowa 7
Tabele i wykresy przestawne od A do Z dynamiczna analiza dużych zbiorów danych 1.1. Tworzenie tabeli przestawnej krok po kroku Do zbudowania od podstaw raportu przestawnego wykorzystamy dane z rysunku 1.1. Wykonaj następujące czynności: 1. Kliknij dowolną komórkę w obrębie listy. 2. Otwórz kartę Wstawianie i w grupie poleceń Tabele wybierz Tabela przestawna. 3. Wyświetlone zostanie okno dialogowe z oznaczonym obszarem arkusza zawierającym całą tabelę źródłową. Jeśli chcesz zmienić zakres danych pobieranych do tabeli przestawnej, to określ go tutaj. 4. U dołu okna wskaż lokalizację tabeli (nowy czy bieżący arkusz) i zatwierdź ustawienia, klikając przycisk OK. W arkuszu pojawi się szkielet tabeli przestawnej widoczny na rysunku 1.2. Rysunek 1.2. Szkielet tabeli przestawnej Z prawej strony ekranu pojawi się okno Lista pól tabeli przestawnej. Będzie się uaktywniać zawsze, gdy klikniemy jedną z komórek należących do obszaru raportu przestawnego. Okno to służy do rozplanowania pól w raporcie. Zwróćmy uwagę, że w oknie Lista pól tabeli przestawnej znajdują się nazwy odpowiadające nagłówkom poszczególnych kolumn listy danych. 8
Rozdział 1. Tabele przestawne podstawy Pola można też przenosić bezpośrednio na szkielet raportu, co jest wygodniejsze i bardziej intuicyjne. Aby taką możliwość zyskać: 1. Kliknij raport prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Opcje tabeli przestawnej. 2. W wyświetlonym oknie dialogowym przejdź do zakładki Wyświetlanie. 3. Uaktywnij opcję Układ klasyczny tabeli przestawnej (przeciąganie pól w siatce) i zatwierdź ustawienia przyciskiem OK. Uzyskasz efekt jak na rysunku 1.3. Rysunek 1.3. Klasyczny układ tabeli przestawnej Możemy teraz przystąpić do wygodnego rozplanowania pól w raporcie. Przyjmijmy, że chcemy utworzyć tabelę przestawną prezentującą wydatki poszczególnych działów na określone towary: W tym celu: 1. Chwytamy za pomocą myszy pole Dział i przeciągamy je nad obszar arkusza opisany jako Upuść pola wierszy tutaj. 2. Następnie przycisk Towar przesuwamy nad obszar arkusza opisany jako Upuść pola kolumn tutaj. 3. Przycisk Wartość przeciągnij nad obszar arkusza opisany jako Upuść pola wartości tutaj. Po wykonaniu tych działań powinniśmy uzyskać tabelę przestawną jak na rysunku 1.4. 9