Aktualizacja (144) Marzec 2015

Transkrypt

1 Aktualizacja (144) Marzec 2015 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Jak dodać odwołanie do własnego folderu w oknach Otwórz lub Zapisz jako? Co zrobić, jeśli w skoroszycie brakuje niektórych poleceń? Jak utworzyć odwołania do innego arkusza odporne na usuwanie kolumn lub wierszy? Dlaczego Excel sam zaokrągla wpisane liczby? NAJNOWSZE TRIKI: Usuwanie niepotrzebnych apostrofów w komórkach Wyznaczenie daty następnego dnia roboczego Filtrowanie danych na skróty Podręczna analiza zużycia paliwa Wykres z wygodną przeglądarką danych źródłowych Pozycja pierwszej wartości nieliczbowej w ciągu znaków Wyznaczanie lat przestępnych PREZENTACJA DANYCH Grafiki SmartArt G 02 Przedstawiamy narzędzia pozwalające na sporządzenie wizualnych prezentacji danych powiemy wszystko o grafikach SmartArt. NOWOŚCI Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat N 01 Pokazujemy, jak przygotować formuły, które można wykorzystywać do szybkiego wyznaczenia, np. ostatniego dnia kwartału czy ostatniego czwartku w miesiącu. FORMUŁY Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę przestawną P 090 Wyjaśniamy, jak automatycznie uporządkować dane, kiedy ich układ uniemożliwia utworzenie tabeli przestawnej. ANALIZA DANYCH Okresowy raport czasu pracy O 05 Dzięki możliwości grupowania danych okresami na podstawie dat cząstkowych zbudujemy raport zawierający jednocześnie wartości tygodniowe, miesięczne i kwartalne. Dane do logowania się na stronie internetowej Login: AEX144 Hasło: AEX144_kyy

2 Instrukcja do aktualizacji Marzec 2015 (144) Aktualizację można wpiąć do poradnika Excel w praktyce, traktując ją jako kolejny numer czasopisma. Proponujemy jednak wykorzystanie możliwości, jakie daje wymiennokartkowa forma poradnika. Aktualizacja składa się z kilku części, ale numeracja stron (na dole) jest jednolita dla całego pakietu. Warto więc podzielić aktualizację i powkładać jej poszczególne części do poradnika według podanej poniżej instrukcji: 1. Strony od 5 do 14 (Redakcja odpowiada Listy 2015/III) wpinamy przed dotychczasowymi Listami w poradniku. 2. Strony od 15 do 28 (Triki 2015/III) wpinamy za dotychczasowymi Trikami w poradniku. 3. Strony od 29 do 46 (Grafiki SmartArt G 002) wpinamy za ostatnim hasłem na literę G. 4. Strony od 47 do 54 (Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat N 001) wpinamy za przekładką na literę N. 5. Strony od 55 do 66 (Okresowy raport czasu pracy O 005) wpinamy za ostatnim hasłem na literę O. 6. Strony od 67 do 76 (Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę przestawną P 090) wpinamy za ostatnim hasłem na literę P.

3

4 Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Monika Kijok Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , rjanus@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka

5 Drodzy Czytelnicy! Aby na podstawie danych cząstkowych sporządzić raport zbiorczy, można do tego celu stworzyć tabelę przestawną. Sprawdza się nie tylko w analizowaniu zwykłych liczb, ale także wartości czasu i dat. W artykule Okresowy raport czasu pracy pokazujemy, jak dzięki możliwości grupowania danych okresami na podstawie dat cząstkowych zbudować raport zawierający jednocześnie wartości tygodniowe, miesięczne i kwartalne. Raport przestawny to narzędzie, które niezwykle ułatwia analizowanie dużych zestawień danych. Jednak aby z niego skorzystać, trzeba mieć odpowiednio przygotowaną tabelę źródłową. Niestety często dane mają układ uniemożliwiający utworzenie tabeli przestawnej. Z reguły dane można przystosować automatycznie za pomocą kilku formuł, które przedstawiamy w tekście Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę. Obliczenia na datach są kłopotliwe szczególnie dla początkujących użytkowników Excela. Trzeba nabrać pewnego doświadczenia i poznać zasady działania na datach, aby swobodnie pracować w arkuszu z liczbami odnoszącymi się do tych wartości. W artykule Nazwy zdefiniowane szybkie wyznaczanie ważnych dat pokazujemy, jak przygotować formuły, które można wykorzystywać do szybkiego wyznaczenia pewnych specjalnych dat, np. ostatniego dnia kwartału czy ostatniego czwartku w miesiącu. Jest to przydatne w tych firmach, w których dniem wypłaty pensji jest właśnie któryś ostatni dzień tygodnia w miesiącu. Dzięki nadaniu formułom nazw dostęp do nich będzie szybki i wygodny. Grafiki SmartArt to narzędzie pozwalające na sporządzenie wizualnych prezentacji danych, które zostało wprowadzone w wersji Excel 2007.

6 W artykule Grafiki SmartArt powiemy o grafikach SmartArt, które stanowią powiązane ze sobą kształty znane z poprzednich wersji i umożliwiają szybkie i sprawne tworzenie schematów, diagramów czy nawet list wypunktowanych w skoroszytach Excela. Na początek pokażemy, w jaki sposób dodać grafikę SmartArt do arkusza roboczego i w arkuszu utworzyć schemat organizacyjny firmy. Następnie wyjaśnimy, jak dostosować ten schemat do własnych potrzeb. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)

7 Redakcja odpowiada Listy/III/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać! Warto przeczytać: Jak dodać odwołanie do własnego folderu w oknach Otwórz lub Zapisz jako? 001 Co zrobić, jeśli w skoroszycie brakuje niektórych poleceń? 004 Jak utworzyć odwołania do innego arkusza odporne na usuwanie kolumn lub wierszy? 007 Dlaczego Excel sam zaokrągla wpisane liczby? 009 JAK DODAĆ ODWOŁANIE DO WŁASNEGO FOLDERU W OKNACH OTWÓRZ LUB ZAPISZ JAKO? W folderze D:\Raporty\2014\ zgromadzone mam pliki, z których często korzystam. Po wybraniu polecenia Otwórzmy, z lewej strony okna dialogowego widoczne są różne lokalizacje (Moje dokumenty, Mój komputer, Pulpit itp.). Wystarczy tylko kliknąć dany folder, a w oknie Otwórzmy od razu pojawia się lista zawartych w nim plików. Podobne okno dialogowe jest wyświetlane przy korzystaniu z polecenia Zapisz jako. Czy można w nich dodać odwołanie do własnego folderu plików? Tak, jest możliwe dodanie własnej lokalizacji do okna dialogowego Otwórz i Zapisz jako. Da się także zmienić kolejność wyświetlania lokalizacji. Musimy jednak pamiętać, że po dodaniu lokalizacji w jednym z okien będzie ona automatycznie wyświetlana w drugim, a zmiany będą dotyczyły wszystkich programów pakietu Office. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5

8 Listy/III/002 Redakcja odpowiada Rysunek 1. Okno dialogowe Otwórz z domyślnymi lokalizacjami po lewej stronie Aby dodać własną lokalizację: 1. Kliknijmy Przycisk pakietu Office lub menu Plik i wskażmy Otwórz. 2. Zlokalizujmy folder, który chcemy dodać do listy dostępnych lokalizacji: D:\Raporty\2014\, i otwórzmy go, a następnie kliknijmy prawym przyciskiem myszy pasek z lokalizacjami po lewej stronie okna i z menu podręcznego wybierzmy polecenie Dodaj folder 2014, przy czym na końcu tego polecenia zamiast tekstu 2014 będzie wstawiana nazwa aktualnie otwartego folderu. Folder 2014 pojawi się na liście lokalizacji po lewej stronie okna dialogowego Otwórz na samym dole. Jeśli nie widać tego folderu, to kliknijmy strzałkę poniżej ostatniej lokalizacji. 3. Aby zmienić nazwę folderu wyświetlaną na liście lokalizacji, kliknijmy prawym przyciskiem myszy 6 Marzec 2015 Wiedza i Praktyka

9 Redakcja odpowiada Listy/III/003 dodaną lokalizację i z menu podręcznego wybierzmy polecenie Zmień nazwę. Następnie w oknie, które się pojawi, wpiszmy nową nazwę: Raporty 2014 i naciśnijmy OK. Rysunek 2. Dodawanie folderu do listy lokalizacji Rysunek 3. Zmiana nazwy lokalizacji 4. Jeśli chcemy, aby lokalizacja Raporty 2014 była umieszczona na samej górze, to kliknijmy ją prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierzmy polecenie Przenieś w górę. Folder zostanie przesunięty o jedną pozycję. Powtórzmy tę operację, aż do uzyskania oczekiwanej kolejności lokalizacji. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 7