Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Szczegółowe określenie Przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelowej i cateringowej w trakcie organizacji przez Zamawiającego Spotkania dla Beneficjentów Programu Dom Kultury+ Inicjatywy Lokalne, zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1. Liczba uczestników spotkania: maksymalnie 200 osób, minimalnie 150 osób. 2. Termin spotkania: 28-29 września 2017 roku 3. Miejsce spotkania: Służewski Dom Kultury, ul. Bacha 15, Warszawa 4. Oczekiwane miejsce zakwaterowania: hotel usytuowany w odległości nie większej niż 4 km od miejsca realizacji spotkania, z możliwością dojazdu komunikacją miejską, lub nie większej niż 0,8 km od dowolnej stacji metra linii I (odległości od Służewskiego Domu Kultury, ul. Bacha 15, Warszawa i od stacji metra mierzone za pomocą google.maps.) 5. Oczekiwany standard zakwaterowania: hotel lub hotele (maksymalnie 3 lokalizacje) o standardzie minimum **, zakwaterowanie maksymalnie 180 osób na noc 28/29 września 2017 r. w pokojach 2-osobowych, z dwoma osobnymi łóżkami. Wykonawca otrzyma informację dotyczącą ostatecznej liczby uczestników korzystających z miejsc noclegowych najpóźniej do 22 września 2017 r. do godziny 16.00. Zamawiający zapłaci za faktycznie wykorzystaną liczbę miejsc zgłoszonych przed tym terminem według ceny jednostkowej wskazanej w ofercie. 6. Informacje dotyczące cateringu: Wykonawca zapewni śniadanie hotelowe wg standardów hotelu dla wszystkich osób objętych noclegiem, a ponadto będzie świadczył następujące usługi cateringowe na miejscu spotkania (Służewski Domu Kultury): 6.1. Serwis kawowy dla maksymalnie 200 osób obejmujący kawę z ekspresu, wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje), mleko do kawy, cytrynę do herbaty, cukier (biały i brązowy), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (minimum 0.5 l/os.), soki owocowe (minimum dwa rodzaje, łącznie minimum 0.5 l/os.), drobne ciastka (co najmniej 2 rodzaje, minimum 100 g/os.) oraz ciasto domowe (minimum 2 rodzaje po 1 szt./os.) dostępny w miejscu realizacji spotkania w dniu 28 września w godzinach 10-15 oraz dostępny w dniu 29 września w godzinach 10-14.30. Serwis uzupełniany na bieżąco, z zastrzeżeniem, że pierwszego dnia przewidywana jest jedna przerwa kawowa (możliwość jednoczesnego korzystania z serwisu przez wszystkich obecnych uczestników). 6.2. Lunch w formie bufetu szwedzkiego składający się z: a) przystawek (co najmniej 2 rodzaje, w tym wegetariańska, min. 70 gramów przystawki z każdego rodzaju na osobę), b) ciepłego dania - minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska. Każde danie powinno zawierać po co najmniej 3 elementy z niżej wymienionych grup: - min. 250 gramów na os.: ziemniaków opiekanych lub puree lub ryżu lub makaronu lub kaszy lub klusek śląskich itp., - sztuka mięsa lub ryba (min. 100 gramów na osobę bez sosu, z sosem min. 120 gramów na osobę), c) sałatek - minimum 2 rodzaje, w tym jedna wegetariańska, (min. 150 gramów z każdego rodzaju na osobę), d) napojów zimnych i gorących oraz odpowiednich do nich dodatków wg wymagań jak określono dla przerwy kawowej, 6.3. Lunch w dniu 28 września 2017 ok. godziny 15.30 dla maksymalnie 200 osób oraz w dniu 29 września 2017 ok. godziny 14.30 dla maksymalnie 180 osób. 6.4. Dania i napoje wraz z dodatkami serwowane będą w białych naczyniach ceramicznych lub porcelanowych, nieuszkodzonych (niewyszczerbionych itp.) wraz z metalowymi sztućcami. Zamawiający nie dopuszcza podawania posiłków na zastawie plastikowej, sztućców z tworzywa sztucznego. Wykonawca zapewni Strona 1 z 9
podstawową obsługę kelnerską, odpowiednią liczbę stołów koktajlowych oraz bieliznę gastronomiczną w adekwatnej ilości. 6.5. Wykonawca otrzyma informację dotyczącą ostatecznej liczby uczestników korzystających serwisu kawowego i lunchów najpóźniej do 22 września 2017 r. do godziny 16.00. Zamawiający zapłaci za faktycznie wykorzystaną liczbę miejsc zgłoszonych przed tym terminem według ceny jednostkowej wskazanej w ofercie. 6.6. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia, do uzgodnienia z Zamawiającym, menu wszystkich posiłków. Strona 2 z 9
Załącznik nr 2 do Ogłoszenia NAZWA (imię i nazwisko) WYKONAWCY: ADRES (siedziba lub miejsce zamieszkania) WYKONAWCY: NAZWA I ADRES FIRMY (zakładu) PROWADZONEJ PRZEZ WYKONAWCĘ: TELEFON: FAKS: ADRES E-MAIL: NUMER NIP: NUMER REGON: OFERTA Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usługi hotelowej i cateringowej w trakcie organizacji przez Zamawiającego Spotkania dla Beneficjentów Programu Dom Kultury+ Inicjatywy Lokalne oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem i na warunkach zawartych w Ogłoszeniu i załącznikach, w następującej cenie: Nazwa Wartość netto (za 1 os.) Stawka Podatek VAT Kwota Cena (za 1 os.) Usługa hotelowa Usługa cateringowa RAZEM Nazwa i adres obiektu/-ów hotelowego/-ych: Strona 3 z 9
Części zamówienia oraz firmy podwykonawców, którym Wykonawca zamierza powierzyć ich wykonanie: Lp. Część zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcy Nazwa i adres podwykonawcy 1. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY: 1. Zapoznaliśmy się ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do Ogłoszenia) i nie wnosimy w tym zakresie zastrzeżeń. 2. Oświadczamy, że informacje zawarte w istotnych postanowieniach umowy (Załącznik nr 4 do Ogłoszenia) zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wskazanych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. Ofertę niniejszą składamy na... 1 kolejno zaparafowanych i ponumerowanych stronach. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Załącznikami do niniejszej oferty są: 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1 Należy wpisać łączną ilość stron tj. formularz oferty wraz z wszystkimi załącznikami i dokumentami wymaganymi w Ogłoszeniu 2 Należy wymienić wszystkie dokumenty załączone do oferty Strona 4 z 9
Załącznik nr 3 do Ogłoszenia O Ś W I A D C Z E N I E (zgodnie z art. 25a ust. 1 upzp) (pieczęć Wykonawcy/Wykonawców) W nawiązaniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usługi hotelowej i cateringowej w trakcie organizacji przez Zamawiającego Spotkania dla Beneficjentów Programu Dom Kultury+ Inicjatywy Lokalne prowadzonego przez Narodowe Centrum Kultury, oświadczam, co następuje: OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE WYKONAWCY: Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w Ogłoszeniu. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI: Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy ich przedstawianiu. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Strona 5 z 9
Załącznik nr 4 do Ogłoszenia I s t o t n e postanowienia umowy w wyniku rozstrzygnięcia przez Zamawiającego procedury udzielenia zamówienia na usługi społeczne określonej w art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.), dalej zwaną w skrócie upzp, o następującej treści: 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie, w myśl art. 2 ust. 10 upzp, przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie: świadczenie usługi hotelowej i cateringowej w trakcie organizacji przez Zamawiającego Spotkania dla Beneficjentów Programu Dom Kultury+ Inicjatywy Lokalne, dalej zwanych Przedmiotem zamówienia, zgodnie z opisem i na zasadach zawartych w Ogłoszeniu oraz ofercie Wykonawcy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu zamówienia do dnia 29.09.2017 r. 2 W ramach niniejszej umowy Wykonawca oświadcza, że: 1. posiada kwalifikacje, doświadczenie i personel niezbędny do wykonania przedmiotu zamówienia opisanego w 1 powyżej, 2. zapoznał się ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia dotyczącym zakresu oraz wymogów dotyczących prac objętych Przedmiotem zamówienia i zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz Ofercie złożonej przez Wykonawcę przy czym szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz Oferta stanowią odpowiednio załączniki nr 1 i nr 2 do niniejszej umowy, 3. postanowienia niniejszej umowy wykona z zachowaniem zasady najwyższej staranności, zgodnie ze swoimi kwalifikacjami i posiadaną wiedzą fachową. 3 1. Na wynagrodzenie Wykonawcy za realizację Przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje przeznaczyć maksymalną kwotę zł netto (słownie: zł netto) powiększoną o podatek VAT, tj. zł brutto, co stanowi 200 stawek jednostkowych za usługę gastronomiczną i 180 stawek jednostkowych za usługę hotelową, opisanych w ust. 2. Strona 6 z 9
2. Wynagrodzenie Wykonawcy wynosi zł netto za usługę gastronomiczną dla jednej osoby oraz zł netto za usługę hotelową dla jednej osoby. 3. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy liczone będzie według liczby faktycznie uczestniczących w wydarzeniu osób, przy czym informacja ta może być przekazana przez Zamawiającego najpóźniej do dnia 22 września 2017 roku do godz. 16.00. Po upływie tego terminu Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości wskazanej w ust. 1. 4. Zapłata za usługę płatna po wykonaniu usługi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. 5. Strony ustalają, że zapłata za fakturę, o której mowa w ust. 4 nastąpi przelewem w terminie do 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Za datę płatności uznaje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. 4 1. Strony zgodnie ustalają, że: 1.1. w razie niewykonania przez Wykonawcę Przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę w wysokości 10% kwoty opisanej w 3 ust. 1 1.2. w razie nienależytego wykonania Przedmiotu zamówienia, poprzez które rozumie się w szczególności wykonanie Przedmiotu zamówienia niezgodnie z opisem zawartym w SIWZ Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 0,1% wartości wynagrodzenia opisanego w 3 ust. 1 za każdy stwierdzony przypadek nienależytego wykonania Przedmiotu zamówienia. 2. Strony zgodnie ustalają, iż Zamawiający uprawiony jest do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych. 3. Kara umowna płatna będzie przelewem na podstawie prawidłowo wystawionego przez Zamawiającego dokumentu księgowego w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia do siedziby Wykonawcy. 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie wskazanych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 5 1. Jakiekolwiek zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności i mogą być dokonywane wyłącznie w zakresie określonym w SIWZ. 2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy Strony poddadzą rozstrzygnięciu sądu właściwego ze względu na siedzibę Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz upzp. 4. Każda ze stron oświadcza, iż przeczytała osobiście niniejszą Umowę, w pełni ją rozumie i akceptuje, na dowód czego składa poniżej własnoręcznie swoje podpisy. Strona 7 z 9
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego oraz Wykonawcy. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY Załączniki: Załącznik nr 1: SIWZ, Załącznik nr 2: Oferta Wykonawcy Strona 8 z 9
Załącznik nr 5 do Ogłoszenia Wykaz usług wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których zostały wykonane. Lp. Nazwa usługi (krótki opis) Termin wykonania Wartość Nazwa i adres Zamawiającego 1. 2. 3. Do Wykazu Usług należy załączyć dowody ich należytego wykonania. Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów należytego wykonania usług realizowanych na rzecz Narodowego Centrum Kultury. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Strona 9 z 9