ERP PREZENTACJA LICZĄ SIĘ FAKTY, NIE ZŁUDZENIA Dlaczego warto wdrożyć zintegrowany system do zarządzania firmą? Jak zmierzyć realne korzyści płynące z inwestycji w system ERP? Jak wybrać właściwego dostawcę rozwiązań klasy ERP? Co o wdrożeniu ERP sądzą ci, którzy już mają doświadczenie w tym zakresie? www.comarch.pl/erp.
Jak dokonać dobrego wyboru? Jak wybrać najbardziej optymalny system do zarządzania firmą, po podjęciu decyzji o inwestycji w rozwiązanie klasy ERP? Kryteria, jakie najczęściej są brane pod uwagę, to między innymi cena wdrożenia systemu i koszt jego utrzymania, referencje firm z podobnej branży czy też funkcjonalności dostępne w standardzie. Wszystkie powyższe elementy wpływające na wybór oprogramowania oraz firmy je wdrażającej są jak najbardziej racjonalne. Powstaje jednak pytanie, czy podpisując kontrakt z konkretnym dostawcą systemu, mamy świadomość, jakie korzyści, przeliczone na złotówki, zamierzamy osiągnąć. Wdrożenie systemu ERP = inwestycja W przypadku typowych projektów inwestycyjnych, takich jak budowa magazynu, otwarcie oddziału czy zakup linii technologicznej, dokonywane są analizy stosunku kosztów do korzyści. Wszystko po to, aby określić, czy inwestycja się opłaci. Warto w ten sam sposób potraktować wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania firmą. Planowane korzyści gwóźdź programu O ile uzyskanie informacji o kosztach realizacji projektu jest dość proste i szybkie, o tyle określenie przyszłych korzyści wynikających z wdrożenia systemu ERP wymaga już dłuższej chwili zastanowienia. Przede wszystkim należy określić, w jakich obszarach rozwiązanie ma pomóc firmie. Dla przykładu załóżmy, że wdrożenie oprogramowania pozwoli: Tomasz Rutkowski, Dyrektor Konsultingu ERP Polska w firmie Comarch Zanim podpiszemy kontrakt, ustalmy jakie korzyści, przeliczone na złotówki, zamierzamy osiągnąć. zwiększyć przychód poprzez uruchomienie e-handlu usprawnić obsługę zamówień, skrócić czas potrzebny na generowanie raportów. W przypadku pierwszego celu, jeżeli jeszcze nie prowadzimy sprzedaży przez Internet, przychód generowany przez ten kanał sprzedaży wynosi 0 zł. Znając swoje wyniki ze sprzedaży (np. 30 mln zł w skali roku), możemy przyjąć założenie, że dzięki uruchomieniu e-sklepu zarobimy więcej, np. o 5 proc., co daje nam kwotę 1,5 mln zł przychodu rocznie. Przejdźmy do drugiego celu biznesowego. Na podstawie informacji o liczbie pracowników realizujących zamówienia jesteśmy w stanie oszacować, jaki jest konkretny koszt wykonywanej przez nich pracy w skali roku. Jeżeli w efekcie np. wprowadzenia internetowej obsługi zamówień ta sama praca będzie obsługiwana przez mniejszą grupę pracowników (np. o dwa etaty ze średnimi zarobkami na poziomie 3 tys. zł miesięcznie), to oszczędność w tym obszarze wyniesie 72 tys. zł w skali roku. Z kolei w przypadku czasu potrzebnego na generowanie raportów w średniej wielkości firmie bez odpowiednich narzędzi proces ten pochłania 12 osobodni. Dzięki wdrożeniu odpowiednich narzędzi raportujących czas ten zostanie skrócony średnio o 50%, co daje nam oszczędności na poziomie 10-12 tys. zł rocznie. Indywidualne podejście klucz do sukcesu Oczywiście powyższe trzy przykłady obliczeń są bardzo proste
Najczęściej odczuwalne korzyści i średnie wartości parametrów uzyskiwane przez klientów Comarch po wdrożeniu zintegrowanego systemu do zarządzania firmą Czas potrzebny do przygotowania raportów Czas realizacji zamówienia Wartość zapasów magazynowych 23% 36% 87% 24% 42% Czas ewidencji dokumentów 25% Wartość przeterminowanych należności Liczba obsługiwanych zamówień dziennie i w rzeczywistości trzeba wziąć pod uwagę wiele więcej elementów np. w obszarze sprzedaży istotny będzie wzrost marży, z kolei w magazynie obniżenie średniego czasu zalegania towarów. W odniesieniu do strony finansowej będzie to skrócenie średniego okresu spływu należności oraz zmniejszenie wartości nieściągalnych należności. Na bazie tych danych można przeprowadzić analizę przepływów pieniężnych, np. metodą NPV, uwzględniając planowane wydatki i zyski (bądź oszczędności) wynikające z wdrożenia systemu, i na tej podstawie oszacować stopę oraz okres zwrotu z inwestycji. Samodzielnie czy we współpracy z ekspertami? Oczywiście nasuwają się pytania jak oszacować, czy wzrost sprzedaży przez Internet wyniesie 1,5 czy też 10%, czy i jak system pomoże w usprawnieniu obiegu dokumentów w firmie i jak to przeliczyć na złotówki, czy też jak zmieni się wydajność pracy zespołu księgowego. I na końcu jak policzyć NPV, uwzględniając powyższe informacje. Na te i inne pytania można poszukać odpowiedzi samodzielnie bądź też zwrócić się do ekspertów, którzy m.in: określą, kluczowe obszary dla wdrożenia i zwrotu z inwestycji zdefiniują parametry, za pomocą których będzie można mierzyć uzyskane efekty określą planowane efekty wdrożenia na bazie wiedzy i doświadczenia branżowego zmierzą, ile konkretnie firma zarobi na wdrożeniu systemu ERP. Dzięki takiej informacji zarząd firmy będzie mógł racjonalnie podjąć decyzję o ewentualnym uruchomieniu projektu i objąć nim obszary, które są najbardziej opłacalne. Odkładanie decyzji przynosi straty sprawdź, ile zyskasz Pamiętajmy jednocześnie, że skoro wdrożenie zintegrowanego oprogramowania do zarządzania firmą przynosi mierzalne korzyści, to odkładanie w czasie decyzji o realizacji projektu systemu wiąże się z kosztem utraconych możliwości. Dlatego też warto jak najszybciej przekonać się, ile złotych można zyskać dzięki wdrożeniu oprogramowania, a w konsekwencji podjąć racjonalną decyzję o rozwoju informatyki w przedsiębiorstwie.
Precyzyjne przewidywania Ocena, na ile inwestycja w zakup i wdrożenie rozwiązania ERP będzie opłacalna, jest możliwa. Wymaga jednak rzetelnej analizy. Jak na przełomie kilku lat zmienił się sposób podejmowania decyzji o wyborze systemu ERP w Polsce? Arkadiusz Zub, Dyrektor Sprzedaży ERP w Comarch SA: Przede wszystkim znacząco wzrosła ogólna świadomość informatyczna w firmach z sektora MSP. Potencjalni klienci są do procesu wyboru systemu ERP przygotowani dużo lepiej niż jeszcze kilka lat temu. Przedsiębiorcy bardzo dokładnie precyzują swoje oczekiwania nie tylko względem dostawcy ERP, wdrażanego oprogramowania, czy sposobu finansowania, ale również względem mierzalnych efektów takiego przedsięwzięcia. Czy polskie firmy oczekują dostarczania konkretnych informacji o korzyściach jeszcze przed podjęciem decyzji o wyborze rozwiązania ERP? A.Z.: Wyraźnie widać, że grono przedsiębiorców oczekujących od dostawcy ERP podejścia opartego na dostarczaniu konkretnych policzalnych korzyści z wdrożenia ERP, poszerza się w bardzo szybkim tempie. Chcemy wyjść temu naprzeciw. Z mojego punktu widzenia to również metoda na zwiększenie efektywności sprzedaży oprogramowania Comarch ERP ponieważ rynek oczekuje dziś transparentności w ofercie dostawców ERP. A my dzięki analizie taką właśnie transparentność dostarczamy. Arkadiusz Zub, Dyrektor Sprzedaży ERP w Comarch SA Na czym polega unikatowość Państwa metodyki? A.Z.: Ważnym rynkowym wyróżnikiem oprogramowania Comarch ERP jest jego bogata funkcjonalność dostępna w standardzie. W odróżnieniu od systemów tworzonych w trakcie procesu wdrożenia, efekty realizowanych przez nas projektów są więc dość precyzyjnie przewidywalne. Wspomniana przewidywalność nie pozostaje bez znaczenia dla przeprowadzanych przez nas analiz zwrotu z inwestycji w ERP. Korzystamy również z doświadczenia z 3,5 tys. wdrożeń Comarch CDN XL oraz Comarch ALTUM w polskich i zagranicznych firmach. Czy każda firma może skorzystać z takiej analizy? A.Z.: Zdecydowanie tak. Warto przy tym pamiętać, że wykonanie kalkulacji zwrotu z inwestycji w ERP nie jest możliwe bez udziału samego zainteresowanego. Oszacowanie, w jakim czasie nastąpi wspomniany zwrot z inwestycji w ERP oraz jakich oszczędności i w jakich obszarach można spodziewać się w efekcie wdrożenia Comarch ERP w kolejnych latach wymaga od przedsiębiorcy podania na potrzeby analizy średnio od kilku od kilkudziesięciu danych liczbowych związanych z prowadzoną przez niego działalnością. Jakie korzyści daje taka analiza firmie, która zdecyduje się na jej przeprowadzenie? A.Z.: Rzetelnie przeprowadzona analiza stanowi dla przedsiębiorców bardzo ważny czynnik w procesie podejmowania decyzji o zakupie ERP, ale również wyborze konkretnego dostawcy. Najprościej rzecz ujmując, analiza daje odpowiedź na pytanie czy inwestycja w zakup i wdrożenie Comarch ERP będzie opłacalna. Jak wygląda proces przeprowadzenia takiej analizy? A.Z.: W dużym skrócie to z reguły cykl spotkań, podczas których definiujemy z klientem cele wdrożenia Comarch ERP, analizujemy stan obecny i oczekiwany. Na tej podstawie przy uwzględnieniu wielu innych wskaźników, takich jak np. TCO (z ang. Total Cost of Ownership), wyliczamy okres w jakim nastąpi zwrot z inwestycji w Comarch ERP. Co trzeba zrobić, aby zamówić u Państwa taką analizę? A.Z.: Wystarczy wypełnić formularz kontaktowy dostępny na stronie: www.comarch.pl/czarnonabialym
Efektywność przede wszystkim Wdrożenie systemu ERP to nie tylko krok w stronę nowoczesności, ale przede wszystkim poprawa efektywności działania przedsiębiorstwa. BHU S.A. to spółka należąca do Grupy Kapitałowej ENEA, zajmująca się handlem wyrobami wykorzystywanymi w przemyśle i dystrybucji energii elektrycznej oraz świadcząca usługi logistyczne w zakresie magazynowania i obsługi dostaw. Dlaczego podjęliście Państwo decyzję o wdrożeniu ERP? Marek Leśniak, Prezes Zarządu spółki BHU S.A.: Zanim spółka zdecydowała się na wdrożenie zintegrowanego systemu klasy ERP, prowadziła swoją działalność w oparciu o system informatyczny, który pozostawiał wiele do życzenia, jeśli chodzi o nowoczesność, integrację i spójność danych. W branży handlu towarami elektrotechnicznymi wymagane jest precyzyjne panowanie nad procesem zakupów i sprzedaży i racjonalnością stanów magazynowych, tym bardziej, że nasze jednostki handlowe znajdują się na terenach kilku województw. Posiadany przez nas wcześniej program nie potrafił w pełni sprostać temu zadaniu. Czyli można stwierdzić, że inwestycja w ERP jest kluczowa dla rozwoju firmy? M.L.: W BHU wierzymy, że nie da się poprawiać sprawności organizacji, satysfakcji klientów ze współpracy z nami i zwiększać sprzedaży bez wykorzystania nowoczesnego systemu ERP, dlatego konsekwentnie inwestujemy w ten obszar. Wybierając system ERP warto policzyć realne korzyści z wdrożenia rozwiązania? M.L.: Analizując potrzeby spółki dostrzegłem, że mamy jeszcze wiele obszarów, w których można znacznie poprawić efektywność działania dzięki systemowi ERP. Przeprowadziliśmy zatem analizę, Marek Leśniak, Prezes Zarządu spółki BHU S.A która koncentrowała się na obszarach prowadzących do obniżenia kosztów obsługi odbiorców, racjonalizacji asortymentu w magazynach oraz kontroli poziomu rentowności sprzedaży. Przedmiotem analizy stała się również kwestia wykorzystania platformy B2B do współpracy z kontrahentami oraz automatyzacja przepływu dokumentów. Analiza wskazała, że przy odpowiednich usprawnieniach nakład pracy na obsługę niektórych procesów może zostać znacznie zmniejszony, a marża ze sprzedaży może istotnie wzrosnąć. Wdrożenie zmian wymaga zrealizowania kilku, opracowanych przez nas projektów. Pierwszy z nich dotyczy zwiększenia sprzedaży poprzez optymalizację zarządzania promocjami, drugi projekt dotyczy wspierania decyzji zakupowych, mając na celu racjonalizację stanów magazynowych i zwiększenie dostępności kluczowego asortymentu. Szacujemy, że jeżeli zrealizujemy oba projekty, to czas zwrotu z inwestycji będzie w naszym przypadku zawrotnie krótki, krótszy niż rok. Co powinno determinować wybór konkretnego rozwiązania ERP? M.L.: Warto postawić na sprawdzonego producenta ERP. Wybraliśmy rozwiązanie firmy Comarch ze względu na fakt, że potrzebowaliśmy kompletnego rozwiązania, które zapewni nam stabilną obsługę informatyczną dzisiaj i w przyszłości. Comarch jako duża polska firma jest dla nas gwarantem utrzymania i rozwoju użytkowanych aplikacji. Poza tym, warto również przed podjęciem decyzji o wyborze rozwiązania oczekiwać konkretnych informacji o przewidywanych efektach wdrożenia, aby można było oszacować, kiedy system się zwróci i kiedy zacznie zarabiać.