Niniejszy dokument zawiera podstawowe informacje o przeznaczeniu, instalacji oraz użytkowaniu modułu do analiz płac. Data ostatniej modyfikacji: 07.07.2009r. Autor oraz kierownik projektu: Piotr Maj SPIS TREŚCI Kilka słów o aplikacji...2 Funkcjonalność rozszerzenia...3 Licencjonowanie modułu, praca w trybie demo...4 Instalacja modułu AnalizyExcelPłace...5 Pierwsze uruchomienie modułu AnalizyExcelPłace...6 Konfiguracja pakietu Microsoft Excel 2007...7 Tworzenie i podpinanie nowych wymiarów...8 Tworzenie oprogramowanej cechy jako wymiar...9 Parametry w konfiguracji eksportu danych... 12 Konfiguracja podzielnika... 13 Eksport wybranych list płac... 14 Tworzenie wzorcowego arkusza raportu... 17 Zapis przygotowanego zestawienia jako wzorca... 21 Przykładowe zestawienie wg podzielnika kosztów... 22 Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 1
Kilka słów o aplikacji Moduł AnalizyExcelPłace dodaje do systemu Enova zaawansowane możliwości analizy danych płacowych znajdujących się w bazie operacyjnej programu i jest wykonany w formie biblioteki dll, która została napisana w języku C#. Funkcje modułu pozwalają na wygodne przetwarzanie dużej ilości danych. Narzędzia analityczne programu Microsoft Excel który jest wykorzystany jako narzędzie analityczne pozwalają na wszechstronne i wygodne prezentowanie różnego rodzaju danych. Moduł składa się z dwóch podstawowych elementów: Mechanizmu tworzenia zrzutu danych bazy operacyjnej, który tworzy kopię danych do osobnej bazy analitycznej, gdzie dane utworzone są w płaskiej formie i przeznaczone do późniejszej analizy Narzędzia kostki analitycznej pozwalającego na wygodne przetwarzanie danych w bazie analitycznej z udziałem programu Microsoft Excel 2007 bądź starszej wersji. Baza operacyjna Enova Moduł AnalizyExcelPłace przygotowuje dane, przelicza je, dzieli i wynik przy pomocy bardzo szybkich funkcji serwerowych zapisuje w bazie analitycznej Przygotowana baza analityczna (płaska struktura) Dzielenie Przygotowanie danych Przeliczanie Przygotowanie raportu przy pomocy kostki analitycznej Microsoft Excel Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 2
Dzięki odpowiednio przygotowanej kostce analityczne jesteśmy w stanie w bardzo szybki sposób tworzyć raporty oraz przygotować przekrojowe zestawienia danych prezentujące np. trendy wynagrodzeń, krytyczne miejsca powstawania kosztów w dziale płac oraz rozbicie wynagrodzeń i ich składowe wg projektów, w których firma i jej pracownicy biorą udział. Przy tym, korzystając z narzędzi Microsoft Excel raporty te mogą przyjmować ciekawy wizualnie kształt, zawierać samo rysujące się wykresy i dzięki temu być bardzo czytelne. Jest to zatem znakomite narzędzie do budowania systemu kontrolingowego w dziale kadr i płac a także do budowanie wszelkiego typu zestawień dla księgowej bądź zarządu firmy. Funkcjonalność rozszerzenia Wielowymiarowa analiza płac Definiowanie własnych wymiarów na podstawie cech zwykłych jak i historycznych Możliwość rozbicia składników płacowych wg podzielnika kosztów który można zdefiniować na etacie jak i umowie Utworzenie opisu analitycznego wg podzielnika kosztów w formie taska na podstawie oprogramowanych obiektów biblioteki AnalizyExcelPłace Definiowanie własnych wzorców zestawień Automatyczne tworzenie wykresów do analizowanych danych Łączenie danych w aspekcie kilku firm (baz danych) Możliwość raportowania po różnych podzielnikach (Projekty, Budowy) Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 3
Licencjonowanie modułu, praca w trybie demo Do korzystania z modułu AnalizyExcelPłace konieczne jest wykupienie licencji na moduł AnalizyExcelPłace w firmie AltOne. Licencje sprzedawane są w formie serwerowej lub na ilość wykorzystywanych stanowisk. Należy pamiętać o tym, że licencja ta daje możliwość wykorzystania samych narzędzi analitycznych i do pracy potrzebne jest również posiadanie licencji dla Kadr i Płac. Licencja wydawana jest na podobnych zasadach jak licencje producenta Enova klient dostaje podpisany plik w formie XML który należy zaczytać do bazy danych poprzez Pomoc - > Licencje dodatków - > Wczytaj licencję z pliku. Gwarancja na moduł Analiz wydawana jest na 1 rok czasu (chyba, że są inne indywidualne uzgodnienia z klientem) i przez ten okres klient ma prawo do instalacji nowych wersji, które można ściągnąć ze strony producenta dodatku http://www.altone.pl/analizy. Po tym okresie należy wykupić tak jak w przypadku pozostałych rozszerzeń w systemie Enova upgrade na kolejny rok, z zaznaczeniem, że w przypadku nie wykupienia licencji klient będzie mógł analizować dane do okresu list płac nie przekraczającej daty gwarancji. Wynika to z konieczności aktualizacji dodatku do aktualnych wersji systemu Enova oraz z jego ciągłą rozbudową. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 4
Możliwa jest także praca z modułem w wersji demo. Wersja taka działa na tych samych zasadach co program Enova po prostu tryb demo włącza się przy braku wgranej licencji na program Enova do bazy danych. Ograniczeniem w tym momencie jest ilość eksportowanych list płac oraz okienko pojawiające się przed eksportem list - informujące, że moduł pracuje w trybie demo: Instalacja modułu AnalizyExcelPłace Tak jak pozostałe rozszerzenia do systemu Enova dodatek Analiz należy wgrać do katalogu C:\Program Files\Common Files\Soneta\Assemblies na każdym stanowisku, na których będzie rozszerzenie wykorzystywane. Do poprawnej pracy modułu konieczne jest także zainstalowanie programu Microsoft Excel 2007 (polecany) lub starszej wersji 2003 z włączonym trybie przy instalacji dla Excel 2007 Programowanie NET zazwyczaj ta opcja włączona jest domyślnie przy instalacji Microsoft Office. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 5
Pierwsze uruchomienie modułu AnalizyExcelPłace Przy pierwszym uruchomieniu modułu należy wejść do opcji systemu na zakładkę AnalizyExcelPłace - > Ogólne i włączyć przycisk: Tworzenie bazy, tabel, konwersja. Po tej czynności w instancji serwera SQL w której zainstalowany jest system Enova zostanie stworzona dodatkowa baza analityczna o nazwie AnalizyExcelPlace dla modułu Analiz. O pomyślnym utworzeniu bazy powinniśmy zostać poinformowani stosownym komunikatem w zakładce Informacje. Kolejno należy także określić, czy wzorce dla danego użytkownika będą przechowywane w jego osobistym katalogu Moje dokumenty, czy na jakimś ogólnodostępnym folderze np. sieciowym. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 6
Dla bezpieczeństwa danych które przechowywane są na serwerze możemy także zdefiniować osobnego użytkownika na serwerze SQL z uprawnieniami tylko do odczytu dla bazy AnalizyExcelPlace, a później przypisać go do zakładki: Użytkownik SQL dla arkusza Excel. Spowoduje to, że w arkuszu Excel na którym będziemy pracowali przeniesie się nie standardowy login i hasło użytkownika SQL na którym pracuje system Enova a nasz wcześniej utworzony użytkownik wraz z jego hasłem. Wszystkie dokonane zmiany należy zapisać przy pomocy przycisku Zapisz ustawienia. Przed pierwszym uruchomieniem należy także skonfigurować odpowiednio program Microsoft Excel 2007, który jest opisany w kolejnej sekcji. Konfiguracja pakietu Microsoft Excel 2007 Przy pierwszym uruchomieniu moduł AnalizyExcelPłace wymaga skonfigurowania w odpowiedni sposób programu Microsoft Excel 2007. W tym celu należy wykonać dwie czynności: W opcji Ustawienia makr developera ustawić funkcję: Ufaj dostępowi do modelu obiektowego projektu VBA Opcje -> Opcje programu Excel - > Centrum zaufania -> Ustawienia centrum zaufania - > Ustawienia Makr - > Ufaj dostępowi do modelu obiektowego projektu VBA Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 7
Ustawić zaufaną lokalizację wraz z podfolderami dla wcześniej wybranego katalogu do przechowywania wzorców użytkownika Opcje -> Opcje programu Excel - > Centrum zaufania -> Ustawienia centrum zaufania - > Zaufane lokalizacje -> Dodaj nową lokalizację Tworzenie i podpinanie nowych wymiarów Do modułu analiz można podpinać dodatkowe wymiary poza tymi, które obecne są już wbudowane takie jak płeć, wydział czy stanowisko. Wymiary te podpinane są do modułu Analiz w formie cech założonych na odpowiednich obiektach. Do podstawowych obiektów które wykorzystuje się do grupowania i dzielenie płac należą przede wszystkim obiekty w formie wymiarów: Pracownik do wyboru 5 wymiarów od P1 do P5 Tabela dla cech w systemie Enova: Pracownicy, typ: Tekst (np. cecha MPK, Departament itp.) Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 8
Wypłata do wyboru 4 wymiary od W1 do W4 Tabela dla cech w systemie Enova: Wypłaty, typ: Tekst (np. cecha Projekt, MPK lub także cecha przepisana z umowy w formie cechy wyliczalnej może to być typ umowy, rodzaj lub cecha z umowy np. Projekt) Definicja elementów do wyboru 4 wymiary od E1 do E4 Tabela dla cech w systemie Enova: DefElementow, typ: Tekst (np. cecha grupująca Konto, Grupa itp.) Aby przypisać daną cechę do wymiaru modułu AnalizyExcelPłace należy w zakładce w konfiguracji: Definiowanie wymiarów i składników wybrać już wcześniej założoną cechę dla danego obiektu. Tworzenie oprogramowanej cechy jako wymiar Czasami zachodzi potrzeba wyciągnięcia do analiz wymiaru który znajduje się już na karcie etatu lub innego obiektu. Przykładem takim może być np. Kod wykonywanego zawodu, gdzie często jest potrzeba wykonania zestawienia do GUS z podziałem płac wg kodu wykonywanego zawodu. W tym przypadku, aby nie tworzyć i wypełniać takiej cechy na pracowniku oprogramowujemy cechę, która będzie wskazywała na interesujące nas pole, w tym przypadku na kod wykonywanego zawodu. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 9
Aby oprogramować taką cechę, która będzie wskazywała na interesujący nas obiekt (kod zawodu) należy: 1. Założyć w tabeli Pracownicy cechę o nazwie KodZawodu. 2. W zakładce Zaawansowane wybrać opcje: - Algorytm wyliczania wartości cechy bez możliwości edycji (cecha taka nie jest przechowywana w bazie danych) - Przypisać w informacjach dodatkowych kategorię grupującą AnalizyExcelPłace (opcjonalnie) Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 10
3. W zakładce algorytm napisać kod zwracający wartość, w tym przypadku Kod wykonywanego zawodu oraz zamienić wartość do typu tekstowego string. Tak oprogramowaną cechę należy podpiąć jako wymiar w module konfiguracji AnalizyExcelPłace. W systemie Enova po wpisaniu Row. i naciśnięciu klawisza CTRL rozwija się system podpowiedzi dostępnych metod i obiektów (IntelliSense), dzięki któremu możemy w dość prosty sposób napisać kod nie znając na pamięć poszczególnych metod i obiektów. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 11
Parametry w konfiguracji eksportu danych W konfiguracji modułu AnalizyExcelPłace możemy sparametryzować niektóre z eksportowanych elementów wg poniższego zestawienia. 1. Pracownik razem z kodem lub samo Nazwisko i Imię 2. Pełna nazwa wydziału lub jej kod 3. Czy wykorzystujemy stanowisko w elemencie podzielnika na pracowniku lub umowie. Jeżeli tak - wymagane jest utworzenie cechy w tabeli ElemPodzielników, typ: Tekst o nazwie Stanowisko. Cechę taką można wtedy wyciągnąć w elementach podzielnika i wprowadzić bardziej szczegółowy podział kosztów czyli zajmowane stanowisko (zadanie) w projekcie. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 12
4. Pełna nazwa elementu lub jej skrót 5. Czy eksportować podstawy składek Konfiguracja podzielnika Do tworzenia raportów wg podzielnika kosztów prócz analizy wszystkich składowych wypłaty typu: brutto, netto, ZUS Pracownika, FP itp. możemy także wybrać do 5 elementów które chcemy dołączyć do analizy (wybrane potrącenia, dodatki itp.), które mają dla nas istotny wpływ na analizę płac względem podzielnika kosztów wg projektów. Do tego możemy określić, czy wybrane przez nas elementy mają pomniejszać kwotę brutto oraz całkowity koszty firmy o wybrane przez nas elementy, jeżeli tak to włączamy parametr Brutto = Brutto WybElemPodz.! Na tej zakładce możemy wybrać także domyślną nazwę podzielnika wg której chcemy wykonywać raporty. Dla każdego obiektu na którym są podzielniki kosztów (pracownik, umowy) można przypisać więcej niż jeden podzielnik wg dowolnie wybranej kategorii. Od wersji 7.0 Enova można także dla każdego podzielnika wybrać własny Element podziałowy w formie słownika (oprócz standardowego Centrum kosztów), który można zdefiniować w opcjach: Księgowość - > Definicje słowników kont. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 13
Eksport wybranych list płac Po skonfigurowaniu modułu, które standardowo nie zajmuje więcej niż 10 minut czasu możemy przystąpić do eksportu list płac do tabeli analitycznej. Aby to zrobić należy na liście: Listy płac zaznaczyć wszystkie listy które chcemy analizować za dowolnie wybrany okres czasu a następnie uruchomić przycisk z górnej belki AnalizyExcel Po tej operacji powinno pojawić się okienko z wyborem typu eksportu oraz z dodatkowymi parametrami: Typ eksportu: - Wypłaty z elementami - (eksport danych z wypłaconymi elementami) - Wypłaty bez elementów - (eksport danych ze składowymi wypłaty) - Wypłaty wg podzielnika - (eksport danych z wykorzystaniem podzielnika kosztów na obiekcie pracownika lub umowy - Projekty) Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 14
Nazwa podzielnika: - Gdy zostanie wybrany Typ eksportu: Wypłaty wg podzielnika to pole nazwa podzielnika będzie aktywne i będzie można wybrać nazwę podzielnika wg której chcemy przeprowadzić analizę. Wzorzec raportu - Nowy - (tworzenie zupełnie nowego zestawienia) - Istniejący - (otwarcie już wcześniej zapisanego wzorca) - Nie otwieraj - (nie otwiera żadnego arkusza Excel. Funkcja przydatna zwłaszcza gdy łączymy wyniki z kilku firm) Pracownik - wybór pracownika spowoduje zawężenie eksportu tylko do jednego, wybranego pracownika. W przypadku gdy chcemy analizować dane dla konkretnego pracownika w obrębie kilku lat to funkcja ta znacznie przyśpieszy nam eksport danych poprzez ograniczenia ich do wybranego wcześniej pracownika. Dołącz dane - W momencie gdy chcemy dołożyć do bazy analitycznej kolejne listy np. za kolejny miesiąc lub złączyć wyniki z wielu firm wtedy włączamy funkcję: Dołącz dane. Po eksporcie zaznaczonych list płac powinien pojawić się komunikat wyświetlający stan wyeksportowanych list, informacja o łącznej kwocie Brutto, czas eksportu oraz do jakiej tabeli zostały zapisane dane (pomocne przy wykorzystaniu innych narzędzi analitycznych) Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 15
Po jego akceptami, gdy w parametrach eksportu jako wzorzec raportu wybraliśmy: Nowy nastąpi otwarcie arkusza Excel z utworzoną tabelą przestawną wraz ze zdefiniowanymi wymiarami. Jeżeli wybraliśmy wzorzec raportu: Istniejący pojawi się okienko z możliwością wyboru wcześniej zapisanego arkusza wzorcowego. Po jego wybraniu otworzy się on w programie Microsoft Excel, z wyliczonymi danymi list płac, które zostały wyeksportowane. W sekcji tworzenie wzorcowego arkusza raportu zostanie omówiony sposób tworzenia raportów na podstawie wymiarów w tabeli przestawnej. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 16
Tworzenie wzorcowego arkusza raportu Przy pierwszym eksporcie, cz też wykonywaniu raportu od ręki (ad-hoc) zostanie przy otwarciu programu Microsoft Excel automatycznie utworzona tabela przestawna ze zdefiniowanymi standardowymi wymiarami oraz założonymi przez nas w konfiguracji modułu. Gdy mamy przygotowane dane w takiej postaci (gotowe wymiary), zrobienie interesującego nas raportu zajmuje już zazwyczaj niewielką ilość czasu. Dla przykładu stworzymy raport, który będzie wyświetlał sumy składowe z zaznaczonych list płac oraz sumy wszystkich wypłaconych elementów z rozbiciem na płeć. Aby wykonać to zadanie, zaznaczamy interesujące nas listy płac (wybiórcze zaznaczenie z klawiszem CTRL, wszystkie na liście CTRL + A) oraz naciskamy klawisz AnalizyExcel, następnie wybieramy parametry eksportu które nas interesują. W tym przypadku Tryb eksportu: Wypłaty z elementami i Wzorzec raportu: Nowy tak jak na przedstawionym screenie. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 17
Po informacji o danych eksportu otworzy się Arkusz Excel ze zdefiniowanymi wymiarami. Następnie przechodzimy na Listę pól tabeli przestawnej (jeżeli nie jest ona widoczna to na tabeli przestawnej naciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy Pokaż listę pól) i włączamy wymiary Pracownik.Płeć, Elementy oraz Wartość. Dla przejrzystości raportu wymiar Pracownik.Płeć przesuwamy do Etykiet kolumn, tak jak jest to przedstawione na obrazku po lewej stronie. Wymiarami możemy manipulować w dowolny sposób zmieniając sposób wyświetlania danych, jednakże ich wyliczenia zawsze będą niezmienne przedstawione tylko w innej formie. Możemy także ustawić format wyświetlanych wartości, w tym celu należy w Sumie wartości wybrać: Ustawienia pola wartości -> Format liczby -> Liczbowe (z separatorem). Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 18
Dla tak ustawionych wymiarów oraz dodatkowo wykorzystaniu Formatowania warunkowego dla kolumny Suma końcowa (suma kolumn płci kobiety i mężczyzny) powstało poniższe zestawienie: W takim zestawieniu możemy zagnieżdżać dane jeszcze dalej i schodzić do niższych poziomów, czyli np. podzielić takie zestawienie wg typu listy płac (Etat, Umowa), przedstawić koszty na pracowniku oraz wybrać tylko interesujące nas składowe wypłaty: Np. koszt firmy, kwotę brutto i netto: Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 19
Do zestawienia możemy także dołączyć wykres przestawny, który dodaje się poprzez -> Tabela przestawna - > Opcje -> Wykres przestawny: Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 20
Zapis przygotowanego zestawienia jako wzorca Aby zapisać np. uprzednio przygotowane zestawienie należy w opcjach tabeli przestawnej wybrać funkcję: Właściwości połączenia poczym wybrać opcję: Odśwież dane podczas otwierania pliku: Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 21
Tak przygotowany wzorzec można zapisać w katalogu który określiliśmy w konfiguracji przetrzymywania wzorców jako plik Exelowy xlsx lub xlsm (z obsługą makr). Przykładowe zestawienie wg podzielnika kosztów Poniżej znajduje się przykładowe zestawienie wg podzielnika kosztów z rozbiciem składowych wypłaty pracownika pracownika na poszczególne projekty. Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova Strona 22