Małopolski Urzd Wojewódzki w Krakowie Wydział Spraw Obywatelskich i Migracji SO.I.0993-9 - 04 PROTOKÓŁ z kontroli sprawdzajcej w Urzdzie Gminy w Kozłowie w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz ewidencji ludnoci i dowodów osobistych. Jednostka kontrolowana - Urzd Gminy w Kozłowie, 32-241 Kozłów. Kontrol przeprowadziły w dniu 23 lipca 2004 roku; w zakresie rejestracji stanu cywilnego: - Kazimiera Krasnopolska Kierownik Oddziału Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego - Halina Nodzeska w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych: - Eugenia Gwód - - Małgorzata Wgrzyn Przedmiotem kontroli było sprawdzenie sposobu wykonania zalece pokontrolnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz ewidencji ludnoci i dowodów osobistych wydanych w wyniku kontroli doranej przeprowadzonej w dniu 14 listopada 2003 roku. Wyjanie kontrolujcym udzielała Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Kozłowie Pani Danuta Szczepanik powołana na to stanowisko Uchwał Nr II/7/90 Rady Gminy w Kozłowie z dnia 17 czerwca 1990 roku, prowadzca równie sprawy z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych. Ilekro w niniejszym protokole jest mowa o: 1) Ustawie prawo o aktach stanu cywilnego rozumie si przez to ustaw z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 ), 2) Rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji rozumie si przez to rozporzdzenie Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z pón.zm.), 3) Ustawie o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych rozumie si przez to ustaw z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (jednolity tekst:dz.u. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 z pón. zm.),
4) K.p.a. rozumie si przez to ustaw z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (jednolity tekst: Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z pón.zm.). 5) Instrukcji kancelaryjnej rozumie si przez to rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z pón. zm.). USTALENIA KONTROLI: W zakresie rejestracji stanu cywilnego W trakcie niniejszej kontroli stwierdzono, i zalecenia wydane podczas kontroli doranej w zakresie rejestracji stanu cywilnego wykonane zostały w sposób nastpujcy: 1. Załoono nastpujce teczki aktowe Nr: USC 5141 - odpisy skrócone aktów stanu cywilnego; teczka USC 5141(1) - zezwolenie na wczeniejsze zawarcie małestwa; teczka USC 5152 - odtworzenie treci aktu sporzdzonego za granic i teczka USC 5135 - postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktu. W teczkach tych, w których nie ma spisów spraw znajduj si nie wpite i nie zarejestrowane róne dokumenty. 2. Załoono skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego w roku 2004. Nie zostały natomiast wykonane pozostałe zalecenia tj: - nie zorganizowano urzdu stanu cywilnego zgodnie z ustaw z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz.U.z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 ) oraz rozporzdzeniem Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z pón.zm.). - nadal nie uporzdkowano i nie zarejestrowano dokumentów, które od wielu lat wymieszane z dokumentami dotyczcymi ewidencji ludnoci lub dowodów osobistych znajduj si w rónych miejscach USC : na półce pod stołem, podłodze, fotelach i na stoliku w archiwum. Stwierdzono tam pisma USC w Kozłowie, owiadczenia o uznaniu dziecka, wyroki sdowe o rozwizaniu małestwa, wnioski sdów prokuratury i stron o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego itp. Na niektórych wnioskach stron o wydobycie odpisów aktów stanu cywilnego jest naklejona opłata skarbowa w innych przypita spinaczem, s równie wnioski bez opłaty skarbowej.decyzje posiadaj numeracj, USC nie prowadzi jednak spisów spraw. Na pismach brak dekretacji Wójta lub Sekretarza Urzdu. - ksigi stanu cywilnego nie s prowadzone zgodnie z przepisami rozporzdzenia, na aktach stanu cywilnego brak pieczci podpisowej kierownika USC, miejsca wolne po sporzdzeniu aktu nie s wykrelone, nie odtworzono podpisów osób zawierajcych małestwo i wiadków. Na drukach zapewnie brak podpisu Kierownika USC w czci dot. nazwisk osób zawierajcych małestwo. Nie 2
załoono akt zbiorowych do aktu małestwa nr 3 z dnia 13 stycznia 2004 roku. Akt ten powstał poprzez wpisanie zagranicznego odpisu aktu niemieckiego w polskie ksigi. Zarówno w decyzji jak i polskim akcie wpisano błdnie zapis: Effing genannt Tenk Bernhard Josef. W polskich aktach stanu cywilnego nie uywa si obcych form i pisowni. Kierownik USC na yczenie strony, wpisał nazwisko ze słowem genannt czyli nazywany. - nie s prawidłowo przechowywane ksigi stanu cywilnego. Archiwum stanu cywilnego urga wszelkim normom czystoci i estetyki. Dokumenty gromadzone latami w rónych czciach pomieszcze biurowych przed kontrol sprawdzajc zostały przeniesione do archiwum i przykryte plakatem. Stan dokumentów i sposób przechowywania, w sytuacji kiedy dokumentacja posiada kategori archiwizacyjn A i musi by przechowywana w usc przez okres 100 lat nie gwarantuje prawidłowego funkcjonowania archiwum w przyszłoci. Kontrola stwierdziła, e w Urzdzie Stanu Cywilnego nadal panuje bałagan nie do opisania. Nie mona nic sprawdzi. Nie mona stwierdzi jak prowadzone s i w jakim czasie postpowania administracyjne. Na pismach nie ma daty wpływu, nie ma zwrotnego potwierdzenia odbioru ani pism przekazujcych dany dokument. Kierownik USC nie zna pojcia spisu spraw. Ignoruje nadal przepisy instrukcji kancelaryjnej, okrelajce zasady wykonywania czynnoci kancelaryjnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony ich przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrat. Wójt Gminy pismem z dnia 26 stycznia 2004 roku przesłał do Wojewody Małopolskiego zatwierdzony harmonogram realizacji i usunicia wszystkich nieprawidłowoci powstałych na tym stanowisku pracy, z którego wynikało, i zalecenia pokontrolne miały by wykonane do 10 marca 2004 roku. Kontrola sprawdzajca wykazała, e harmonogram usuwania zaległoci sporzdzony przez Kierownika USC jest tylko harmonogramem bez wykonania. Wójt Gminy nie zdaje sobie sprawy z wagi dokumentów stanu cywilnego. Chocia jest Kierownikiem USC z mocy prawa, nie zdaje sobie sprawy z bałaganu na tym stanowisku pracy i nie wie jak temu zaradzi. Spowodowanie takich zaległoci i bałaganu w pracy USC, wobec nastpujcej iloci sporzdzonych aktów jak: 22 akty małestw i 27 aktów zgonu w 2003 roku oraz 1 aktu urodzenia, 16 aktów małestw i 12 aktów zgonu w 2004 roku jest karygodne. Przez 8 miesicy od dnia kontroli doranej oprócz załoenia teczek aktowych, które nie zawieraj właciwych dokumentów, nic si nie zmieniło, przemieciły si jedynie dokumenty. Pozostał brud, wieloletni bałagan i niemono. Odwołanie Pani Danuty Szczepanik ze stanowiska Kierownika USC w Kozłowie i powołanie nowej osoby na to stanowisko jest obecnie piln koniecznoci. Z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych Zalecenia pokontrolne wydane Wójtowi Gminy Kozłów z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych miały by wykonane równie według harmonogramu usuwania zaległoci zatwierdzonego przez Wójta, przedłoonego Wojewodzie Małopolskiemu w dniu 26 stycznia 2004 r. Harmonogram zawierał terminy wykonania poszczególnych czynnoci zwizanych z uporzdkowaniem dokumentacji i likwidacj zaistniałych zaległoci na tym stanowisku pracy. Odpowiedzialn osob za doprowadzenie stanowiska pracy ds. ewidencji 3
ludnoci i dowodów osobistych do stanu normalnego, jak wynika z harmonogramu, była p. Danuta Szczepanik. Kontrola sprawdzajca przeprowadzona w dniu 23 lipca 2004 r. wykazała, e czynnoci ujte w powyszym harmonogramie nie zostały wykonane. Nie była te sprawowana adna bieca kontrola nad realizacj zalece ze strony kierownictwa Urzdu Gminy Kozłów. Po upływie terminów okrelonych w harmonogramie, tj. 19.03.2004 r. i 30.03.2004 r., nie została przesłana do Wojewody Małopolskiego adna informacja o wykonaniu czynnoci okrelonych w tym harmonogramie, a tym samym o sposobie wykonania zalece. Wójt nie wykazał adnego zainteresowania osobicie, ani nie zlecił innej osobie nadzoru nad realizacj zalece pokontrolnych i własnego harmonogramu. Podczas niniejszej kontroli stwierdzono wic, e zalecenia wydane przez Wojewod Małopolskiego nie zostały w ogóle wykonane przez Wójta Gminy. W dalszym cigu na stanowisku prowadzonym przez p. Danut Szczepanik panuje ogólny bałagan w dokumentacji i w pomieszczeniach, czyli stan jest taki sam, jak zastano podczas kontroli doranej w dniu 14 listopada 2003 r. Pani Danuta Szczepanik nie została odsunita od prowadzenia spraw ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, mimo e zdaniem kontrolujcych, nie dawała ona ju wówczas adnych gwarancji prawidłowego prowadzenia powyszych zagadnie i wyprowadzenia zaległoci, które sama zreszt spowodowała. Kwestia odsunicia jej od powyszych zagadnie nie została w ogóle wzita pod uwag. Zatrudnienie nowej osoby p. Agnieszki Rogowicz na ½ etatu na czas okrelony od 1.03.2004 r. do 31.12.2004 r. pozwoliło jedynie na czciowe rozwizanie biecego załatwiania spraw obywateli. Nie wykonano w szczególnoci nastpujcych zalece: W dalszym cigu dokumentacja z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych nie została uporzdkowana według rodzajów dokumentów. Nie oddzielono spraw załatwionych od spraw wymagajcych załatwienia. Sprawy, które nie zostały załatwione nie były posegregowane na te, które wymagaj udzielenia odpowiedzi adresatom (wnioski o udostpnienie danych osobowych, pisma, zapytania), i te, które stanowi podstaw do aktualizacji gminnych zbiorów meldunkowych oraz gminnej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych - zarówno w systemie informatycznym jak i kartotecznym - oraz wojewódzkich zbiorów meldunkowych. Teczki aktowe zostały załoone na rok 2004, jednake dokumentacja wytworzona wczeniej, tj. do 31.12.2003 r. nie została zarejestrowana, ani poukładana według daty wpływu i rodzaju spraw. Nadal w kontrolowanej dokumentacji znajduj si niekompletne wnioski o wydanie dowodu osobistego oraz podpisane przez strony in blanco formularze stanowice druki cisłego zarachowania. Na wnioskach o wydanie dowodu osobistego brak jest daty przyjcia, nie jest wic moliwe okrelenie kiedy wnioski te zostały złoone w Urzdzie. Nie podjto kompleksowych działa majcych na celu weryfikacj i aktualizacj danych w gminnym zbiorze meldunkowym stosownie do przepisu art. 44a do 44d ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz.U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 z pón. zm.). Z wyjanie p. Danuty Szczepanik wynika, e korekta danych wprowadzana jest w przypadku stwierdzenia rozbienoci danych osobowych wtedy gdy osoba ubiega si o dowód osobisty. Rozbienoci danych w zbiorze PESEL i w Systemie Obsługi Obywatela uniemoliwiaj wyprodukowanie dowodu osobistego i w takich przypadkach uzupełnia si i poprawia dane. Brak 4
kompleksowej weryfikacji gminnego zbioru meldunkowego spowodował równoczenie dezaktualizacj wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL w Warszawie. W tym stanie sprawy kontrolujcy stwierdzaj, i zalecenia nałoone w czasie kontroli doranej w dniu 14 listopada 2003 roku na kontrolowany organ nie zostały wykonane. KONTROLUJCY (-) mgr in. Małgorzata Wgrzyn WÓJT (-) mgr in. Jacek Rzenicki URZD GMINY 32-241 Kozłów woj. małopolskie (-) Eugenia Gwód Kierownik Oddziału (-) mgr Kazimiera Krasnopolska (-) mgr Halina Nodzeska 5