WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 kierownik SO-II MR Gdańsk, dnia 28 lipca 2016 r. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Stanu Cywilnego w Gniewie Pl. Grunwaldzki Gniew 23 maja 2016 r. Okres objęty kontrolą 1 marca 2015 r. do dnia 20 maja 2016 r. Kierownik jednostki kontrolowanej Skład zespołu kontrolującego Maria Taraszkiewicz Gurzyńska Burmistrz Miasta Gniewu Beata Kryger, inspektor wojewódzki kierownik zespołu kontrolnego,, Marta Ratowska - Magdziak, inspektor wojewódzki członek zespołu kontrolnego, Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców. Informacje wstępne Podstawę do przeprowadzenia kontroli stanowi ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092). Właściwość Wojewody jako organu nadzoru nad rejestracją stanu cywilnego określa art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U ), dalej Prasc, poprzednio art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz oraz z 2012 r. poz. 1529). Właściwość Wojewody jako organu sprawującego nadzór nad zmianą imion i nazwisk określa art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U ). Ocena kontrolowanej działalności Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniam: pozytywnie. Za realizację zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w Urzędzie Miasta Gniewu odpowiada Urząd Stanu Cywilnego.

2 Poniżej przedstawione jest zbiorcze zestawienie liczby sporządzonych aktów stanu cywilnego oraz wydanych odpisów aktów stanu cywilnego w kontrolowanym okresie: Liczba sporządzonych aktów r r. Urodzeń 26 Małżeństw 93 Zgonów 149 Łącznie 268 Liczba wydanych odpisów Skrócone (w tym na drukach wielojęzycznych) r r Zupełne 108 Łącznie 2228

3 W omawianym okresie wydano następujące decyzje administracyjne i zaświadczenia: Decyzje administracyjne i zaświadczenia r r. Sprostowanie błędu pisarskiego 8 Odtworzenie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą Uzupełnienie aktu stanu cywilnego 0 37 Rejestracja zdarzenia mającego miejsce za granicą 3 Wpisanie do polskich ksiąg aktu sporządzonego za granicą (transkrypcja) Skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie małżeństwa art. 4 Krio Zmiana imienia i nazwiska Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa art. 4 1 Krio Inne decyzje, zaświadczenia 14 Łącznie 186 Kontroli poddano następujące akty stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi w tym decyzje i zaświadczenia wydane odnośnie przedmiotowych aktów:

4 akty urodzeń akty sporządzone w rejestrze stanu cywilnego: /00/AU/2015/816145, /00/AU/2015/716642, /00/AU/2015/454672, /00/AU/2015/505534, /00/AU/2015/082874, /00/AU/2015/008980, /00/AU/2015/559169, /00/AU/2015/337705, /00/AU/2015/194991, /00/AU/2015/ akty małżeństw nr 21/2015- akt sporządzony w księdze; akty sporządzone w rejestrze stanu cywilnego: /00/AM/2015/131553, /00/AM/2015/493711, /00/AM/2015/971208, /00/AM/2015/308193, /00/AM/2015/852302, /00/AM/2015/107895, /00/AM/2015/731951, /00/AM/2015/851927, /00/AM/2015/414849, /00/AM/2015/419307, /00/AM/2015/686406, /00/AM/2015/105772, /00/AM/2015/360871, /00/AM/2015/478108, /00/AM/2015/846447, /00/AM/2015/937812, /00/AM/2015/467678, /00/AM/2015/287617, /00/AM/2015/810313, /00/AM/2015/864226, akty zgonów akty sporządzone w rejestrze stanu cywilnego: /00/AZ/2015/141962, /00/AZ/2015/960863, /00/AZ/2015/700623, /00/AZ/2015/720011, /00/AZ/2015/635512, /00/AZ/2015/065464, /00/AZ/2015/381070, /00/AZ/2015/402426, /00/AZ/2015/611941, /00/AZ/2015/324782, /00/AZ/2015/646024, /00/AZ/2015/414054, /00/AZ/2015/728081, /00/AZ/2015/772424, /00/AZ/2015/744271, /00/AZ/2015/734091, /00/AZ/2015/329295, /00/AZ/2015/410246, /00/AZ/2015/657035, /00/AZ/2015/895961, /00/AZ/2015/726830, /00/AZ/2015/305171, /00/AZ/2015/599520, /00/AZ/2015/331636, /00/AZ/2015/608929, /00/AZ/2015/096454, /00/AZ /2015/055951, /00/AZ/2015/012398, /00/AZ/2015/282269, /00/AZ/2015/ Ustalenia 1. Obsada personalna w Urzędzie Stanu Cywilnego Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy z dnia r. Prawo o aktach stanu cywilnego Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Gniewie jest Burmistrz - Maria Taraszkiewicz Gurzyńska, od dnia 13 grudnia 2010 r. Liczba mieszkańców gminy wynosi osób (dane na dzień 15 maja 2016 r.). W związku z powyższym, zgodnie z art. 6 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego, burmistrz powinien zatrudnić zastępcę

5 kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego. Na stanowisku Zastępcy Kierownika USC w Gniewie zatrudniona jest Pani Renata Ebłowska od dnia 1 października 1990 r. na podstawie uchwały nr V/31/90 Rady Miasta i Gminy Gniew z dnia 28 września 1990 r. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie obsady personalnej w USC Gniewie, w związku z tym skontrolowany obszar oceniono pozytywnie. 2. Warunki lokalowe Urzędu Stanu Cywilnego, posiadane zasoby archiwalne oraz przechowywanie ksiąg stanu cywilnego Urząd Stanu Cywilnego w Gniewie obejmuje swoim zasięgiem teren miasta i gminy Gniew. Urząd Stanu Cywilnego swoją działalność prowadzi w budynku Urzędu Miasta Gniew. Pomieszczenia USC znajdują się na pierwszym piętrze budynku urzędu. Zadania z zakresu rejestracji stanu cywilnego realizowane są w pokoju kierownika USC. Archiwum znajduje się w pomieszczeniu przylegającym do pokoju kierownika USC, akta przechowywane w drewnianej szafie zamykanej na klucz. Pomieszczenia zabezpieczone są systemem alarmowym, wyposażone w termometr i higrometr, w oknach znajdują się kraty. Sala ślubów również znajduje się na pierwszym piętrze urzędu, zapewnia uroczysty charakter zawarcia związku małżeńskiego. Urząd Stanu Cywilnego w Gniewie jest w posiadaniu ksiąg własnych od roku 1946 oraz dokumentacji odziedziczonej po urzędach stanu cywilnego działających przed 1945 r. w Gniewie Miasto, Gniewie Wieś, Brodach Pomorskich, Piasecznie, Dzierżążnie, Lignowach Szlacheckich, Opaleniach, Rakowcu, Kolonii Ostrowickiej i Dębowym Lesie. Materiały archiwalne przekazywane są do Archiwum Państwowego regularnie. W zakresie warunków lokalowych nie stwierdzono nieprawidłowości. Księgi stanu cywilnego i akta zbiorowe są zabezpieczone przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą. Skontrolowany obszar oceniono pozytywnie. 3. Prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych i skorowidzów alfabetycznych

6 Od dnia 1 marca 2015 r. rejestracja stanu cywilnego prowadzona jest w rejestrze stanu cywilnego ŹRÓDŁO prawidłowo. Dla urodzeń, małżeństw i zgonów sporządza się akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, według kolejności sporządzania, oznacza je numerem nadanym aktowi stanu cywilnego. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego, w związku z tym skontrolowany obszar oceniono pozytywnie. Akty urodzeń Od dnia 1 marca 2015 r. rejestracji dokonywano prawidłowo, w oparciu o ustawę z dnia 28 listopada 2014 r. Prasc w systemie ŹRÓDŁO prawidłowo. Wszystkie skontrolowane akty dotyczyły rejestracji zdarzeń mających miejsce za granicą, sporządzono je czynnością materialno techniczną na podstawie art. 99 i 104 Prasc. Rejestracji aktów dotyczących zdarzeń mających miejsce za granicą dokonano prawidłowo, w oparciu o właściwe dokumenty źródłowe zgromadzone do akt zbiorowych. Pod aktami zamieszczono adnotację o sporządzeniu aktu czynnością materialno-techniczną (na podstawie art. 99 i 104 Prasc). W przypadku aktów, które zostały sprostowane lub/i uzupełnione zaznaczono właściwą wzmiankę dodatkową (art. 35 oraz art. 37 Prasc). Uchybienie: jako podstawę prawną sporządzenia aktu /00/AU/2015/ wskazano art. 104 zamiast art. 99 podstawę stanowi szwedzki wyciąg z urzędu podatkowego, Szwecja nie prowadzi ksiąg stanu cywilnego. Akty małżeństw Od dnia 1 marca 2015 r. rejestracja dokonywana w oparciu o ustawę z dnia 28 listopada 2014 r. Prasc, w systemie ŹRÓDŁO - prawidłowo. Skontrolowane akty oprócz aktów /00/AM/2015/ i /00/AM/2015/ sporządzono zgodnie z właściwością miejscową (art. 15 ust. 1 i 2 Prasc). W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty niezbędne do zawarcia małżeństwa (art. 76 oraz 79 Prasc) i stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa (art. 87 ust. 1 Prasc). Małżeństwa zawarte w sposób określony w 1 2 i 3 Krio zostały sporządzone w sposób prawidłowy, w oparciu o właściwe dokumenty (art. 81 Prasc). Akt /00/AM/2015/378627/2015 dotyczył rejestracji zdarzenia mającego miejsce za granicą, sporządzono go czynnością materialno techniczną na podstawie art. 104 Prasc. Rejestracji dokonano prawidłowo, w oparciu o właściwe dokumenty źródłowe zgromadzone do akt zbiorowych. Pod aktem zamieszczono adnotację o sporządzeniu aktu czynnością materialno-techniczną (art. 104 Prasc). Uchybienia:

7 Brak przypisków dotyczących aktów urodzeń nupturientów w aktach /00/AM/2015/493711, /00/AM/2015/971208, /00/AM/2015/731951, /00/AM/2015/686406, /00/AM/2015/478108, W aktach zbiorowych stanowiących podstawę sporządzenia aktów: /00/AM/2015/131553, /00/AM/2015/971208, /00/AM/2015/852302, /00/AM/2015/107895, /00/AM/2015/731951, /00/AM/2015/ oraz /00/AM/2015/ znajdują się zapewnienia nupturientów złożone na nieobowiązujących drukach. Akty zgonu Akty od dnia 1 marca 2015 r. sporządzono na podstawie ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prasc w systemie ŹRÓDŁO - prawidłowo. Wszystkie skontrolowane akty sporządzono zgodnie z właściwością miejscową (art. 15 ust. 1 i 2 Prasc). W aktach zbiorowych zgromadzone są protokoły zgłoszenia zgonu oraz karty zgonu. Pod aktami stanu cywilnego naniesiono przypiski, dotyczące innych aktów stanu cywilnego osób. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego, w związku z tym skontrolowany obszar oceniono pozytywnie. Zmiana imion i nazwisk Sprawdzone decyzje nr USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC wydano w oparciu o ustawę o zmianie imienia i nazwiska. Wnioski złożono zgodnie z art. 10 i art. 11 ust. 1 6 ustawy. Wystąpiły ważne powody uzasadniające zmianę imion i nazwisk (art. 4 ustawy). Postępowania przeprowadzono prawidłowo, decyzje wydano niezwłocznie, zawierały one wszystkie elementy określone w art. 107 kpa, doręczono je prawidłowo. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wydawania decyzji o zmianie imienia i nazwiska, w związku z tym skontrolowany obszar oceniono pozytywnie. Wojewoda Pomorski /-/ Dariusz Drelich