Szanowny Pan Bogusław Antos Wójt Gminy Brzeźnica

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO.IV Kraków, 5 maja 2011 r. Szanowny Pan Bogusław Antos Wójt Gminy Brzeźnica Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2011 r. w dniu 28 marca 2011 r. została przeprowadzona kontrola problemowa w Urzędzie Gminy w Brzeźnicy. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Wójta, przekazuję wystąpienie pokontrolne. W wyniku przeprowadzonej kontroli pozytywnie z uchybieniami została oceniona realizacja ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z późn. zm.) zwanej dalej p.a.s.c. oraz ustawy z dnia z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). Powyższą ocenę uzasadniają następujące ustalenia i oceny szczegółowe. Kontrola rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Brzeźnicy wykazała dbałość w zakresie prowadzenia i przechowywania ksiąg stanu cywilnego oraz sporządzania aktów stanu cywilnego. Akty sporządzone zostały starannie i czytelnie. Stosowano prawidłową numerację aktów stanu cywilnego oraz prawidłową pisownię dat urodzenia, małżeństwa i zgonu. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były w sposób zgodny z 16 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem MSWiA, tj. odrębnie dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym objętym kontrolą. W dokumentach zbiorowych znajdowały się zagraniczne odpisy aktów urodzeń wraz z tłumaczeniami dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych na język polski, a ponadto podania o wpisanie aktów urodzeń do polskich ksiąg stanu cywilnego.

2 Akty urodzenia zawierały dane określone w art. 40 ust. 2 p.a.s.c. W przypadku, gdy w zagranicznym odpisie aktu stanu cywilnego nie figurowały wszystkie wymagane przepisami polskiego prawa dane, akt sporządzony w polskiej księdze stanu cywilnego podlegał w zakresie powyższych danych uzupełnieniu w trybie art. 36 p.a.s.c. Nieprawidłowości stwierdzono jednak w zakresie rejestracji urodzenia dziecka urodzonego w m. Wyźrał na terenie gminy Brzeźnica. W aktach zbiorowych aktu urodzenia znajdowało się pisemne zgłoszenie urodzenia dziecka wydane przez Zakład Opieki Zdrowotnej w Wadowicach Szpital Powiatowy im. Jana Pawła II w Wadowicach oraz notatka służbowa Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Brzeźnicy, sporządzona po przybyciu do Urzędu Stanu Cywilnego w Brzeźnicy matki dziecka, w której wyjaśniono zaniechanie Szpitala i nieprzekazanie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka. Do dokumentacji złożono także protokół przesłuchania osoby zgłaszającej urodzenie po upływie terminu zgłoszenia urodzenia, zaświadczenie o utracie dowodu osobistego przez matkę dziecka oraz protokół uznaniu dziecka. Zgodnie z treścią art. 38 ust. 1 p.a.s.c. urodzenie dziecka należy zgłosić w ciągu 14 dni od dnia urodzenia. Art. 39 p.a.s.c. stanowi natomiast, że do zgłoszenia urodzenia dziecka są obowiązani: ojciec dziecka albo matka, jeżeli jej stan zdrowia na to pozwala, albo inna osoba obecna przy porodzie, lekarz albo położna. Jeżeli urodzenie dziecka nastąpiło w zakładzie opieki zdrowotnej, do zgłoszenia urodzenia jest obowiązany zakład opieki zdrowotnej. Art. 39 p.a.s.c. określa nie tylko uprawnienie osób do zgłoszenia urodzenia dziecka ale i obowiązek tych osób. Ponadto wyjaśnić należy, że art. 40 p.a.s.c. postanawia, iż akt urodzenia sporządza się na podstawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka wystawionego przez lekarza, położną lub zakład opieki zdrowotnej. W opisanej sprawie doszło zatem do sytuacji, gdy pracownik Szpitala nie dostarczył do Urzędu Stanu Cywilnego w Brzeźnicy pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka. Działanie takie spowodowało opóźnienie w rejestracji urodzenia dziecka. Zaniechanie pracownika Szpitala powoduje brak pewności, iż wszystkie urodzone dzieci zastały zarejestrowane. Pracownik Szpitala powinien zatem powiadamiać każdorazowo właściwy urząd stanu cywilnego o urodzeniu się dziecka poza placówką szpitala tak, aby kierownik urzędu stanu cywilnego mógł zarejestrować dziecko. Wpisany w protokole uznania zapis o uznaniu dziecka był ponadto niezgodny z obowiązującym stanem prawnym. Z dokonanej nowelizacją z 6 listopada 2008 r. zmiany treści art ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) zwanej dalej k.r.o., wynika zmiana nazwy i istoty instytucji dobrowolnego, pozasądowego ustalenia ojcostwa, z uznania dziecka na uznanie ojcostwa. Mając na uwadze powyższe prawidłowo należało sporządzić protokół z przyjęcia oświadczenia o uznaniu ojcostwa. Kontrola akt zbiorowych do aktów małżeństw wykazała prawidłowość kompletowania dokumentów. W przypadku aktów małżeństw zawieranych w formie określonej w art. 1 2 k.r.o., tj. małżeństw zawartych przed duchownym ze skutkiem cywilnym, stwierdzono zachowanie określonego w art. 8 3 k.r.o. pięciodniowego terminu przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Na zaświadczeniach odnotowywano datę ich wpływu do Urzędu. Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydawane były, zgodnie z treścią przepisu art. 4 1 k.r.o. Do akt zbiorowych aktów małżeństw załączano ponadto notatki z treści aktów urodzeń osób, których akty urodzenia zostały sporządzone w Urzędzie Stanu Cywilnego w Brzeźnicy zgodnie z 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania 2

3 i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.) W zakresie rejestracji zgonów kontrola wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były prawidłowo, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upoważnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. Terminy sporządzania aktów zgonu były zachowane. Akta zbiorowe do poszczególnych aktów zgonu kompletowane były prawidłowo. Każdorazowo znajdowały się w nich karty zgonu. Stwierdzić jednak należy, że żadna z kart zgonu stanowiących podstawę sporządzenia w kontrolowanym okresie aktów zgonu nie zawierała informacji na temat dokładnej godziny zdarzenia. W tej sytuacji, w części sporządzonych aktów zgonu rubryka godzina zgonu została wykreślona. Art. 66 ust. 1 p.a.s.c. stanowi, iż podstawą sporządzenia aktu zgonu jest karta zgonu. W akcie powinny zostać zatem uwzględnione wszystkie wynikające z karty zgonu dane, które zgodnie z przepisem art. 67 ust. 1 p.a.s.c. podlegają wpisowi do aktu stanu cywilnego (w tym miejsce i godzina zgonu). Jeżeli jednak godzina zgonu nie wynika z karty zgonu, to zgodnie z dyspozycją zawartą w przepisie 67 ust. 2 p.a.s.c. powinno się wpisać w rubryce aktu zgonu stosowną adnotację o braku danych. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., określającego krąg osób upoważnionych do występowania z wnioskiem. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców. Rzetelnie ustalany był interes prawny podmiotów wnioskujących o wydanie odpisów. Odbiór dokumentu przez wnioskodawcę potwierdzany był podpisem na podaniu. Prawidłowo zawiadamiano organy ewidencji ludności oraz organy wydające dowody osobiste o zmianach w aktach stanu cywilnego. Dokumentacja prowadzona była w formie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego i zawiadomień przekazywanych do organów ewidencji ludności i organów wydających dowód osobisty. Kontrola dokumentacji spraw dotyczących wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego oraz sprostowania i uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego wykazała, iż w przypadku decyzji o wpisaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego powoływano w treści decyzji jako podstawy prawne: art. 73 ust. 1 oraz art. 104 z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), zwanej dalej k.p.a. Wykonane zostało tym samym zalecenie sformułowane wystąpieniu Wojewody Małopolskiego nr DG.II z 9 kwietnia 2004 r. Prawidłowe określanie podstawy prawnej w wydawanych decyzjach zezwalających na wpisanie zagranicznych odpisów aktów stanu cywilnego w polskie księgi stanu cywilnego. W przypadku decyzji dotyczących sprostowania treści aktów urodzenia jako podstawy prawne powołano art. 104 k.p.a. oraz art. 28 p.a.s.c. Analiza akt postępowania wykazała, że w aktach spraw znajdowały się notatki, że w sporządzonym akcie stwierdzono błąd i należy go sprostować z urzędu. W aktach brak było zawiadomienia o wszczęciu postępowania z urzędu. Postępowanie takie było to niezgodne z treścią przepisu art k.p.a., który stanowi, że postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Zgodnie z cytowanym przepisem, jeżeli z inicjatywą wszczęcia postępowania wystąpiły strony, należy wydać decyzje na wniosek. Natomiast w sytuacji stwierdzenia błędu w akcie stanu cywilnego podczas dokonywania czynności urzędowych, decyzje w sprawie wydaje się z urzędu, zawiadamiając stronę o wszczęciu postępowania i doręczając jej wydaną decyzję. 3

4 W decyzjach do dotyczących sprostowania treści aktu stanu cywilnego brak było pouczenia o przysługującym stronie prawie do odwołania. Takie sformułowanie treści decyzji naruszało treść art. 107 k.p.a., który określa składniki struktury decyzji administracyjnej. W 2010 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Brzeźnicy nie zarejestrowano spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk. Nie wszystkie teczki aktowe prowadzono zgodnie z Instrukcją kancelaryjną wprowadzoną rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.) zwanej dalej: Instrukcją kancelaryjną. W szczególności stwierdzono, że tytuły teczek nie odpowiadały tytułom z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Zgodnie ze złożonym przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Brzeźnicy oświadczeniem zmiana i rozbudowa wykazu akt nastąpiła bez zarządzenia Wójta Gminy Brzeźnica uzgodnionego z dyrektorem właściwego oddziału archiwum państwowego. W wyniku kontroli dokumentacji wybranych spraw dotyczących wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego zagranicznych aktów małżeństwa (sprawa Nr 5150/1/2010) stwierdzono, że zarówno w treści wydanych decyzji jak i w treści sporządzonych na podstawie tych decyzji aktów stanu cywilnego nieprawidłowo zamieszczono dane dotyczące miejsca zawarcia związku małżeńskiego: Bridgeview, Illinois zamiast Bridgeview (USA) Powyższe uchybiało przepisowi 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA, który stanowi, że nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać nazwę państwa. Weryfikacja informacji o ilości prowadzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. przez Urząd Gminy w Brzeźnicy spraw dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej (zadania spraw obywatelskich z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz ewidencji ludności i dowodów osobistych) wykazała rozbieżności pomiędzy ilością spraw zadeklarowanych a ilością spraw stwierdzoną w trakcie kontroli w pozycjach: Sporządzanie aktów stanu cywilnego, Wydawanie decyzji administracyjnych i postanowień, Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych), Wydawanie zaświadczeń (o dokonanych w księgach wpisach lub ich braku), Rejestracja zdarzeń meldunkowych: zameldowanie, przemeldowanie, wymeldowanie, emigracje, pobyt czasowy, stały, emigracje, Prowadzenie ewidencji ludności aktualizacja i weryfikacja danych na podstawie aktów stanu cywilnego, przyjętych zgłoszeń meldunkowych oraz otrzymanych z innych urzędów zawiadomień, Wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludności - udzielanie informacji adresowej, udostępnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, Wymeldowanie i zameldowanie w trybie administracyjnym oraz anulowanie czynności materialno-technicznej polegającej na zameldowaniu (decyzje administracyjne), Nadanie numeru PESEL, sprostowanie daty urodzenia w numerze PESEL, Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego, Wydawanie dowodów osobistych, Przyjmowanie zgłoszeń o kradzieży lub zgubieniu dowodu, unieważnianie dowodów osobistych. Powyższe rozbieżności wynikały z błędnego przeliczenia. Działając na podstawie art. 46 ust 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. nr 31, poz. 206), w związku 4

5 ze stwierdzonymi uchybieniami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rządowej, zwracam się do Pana Wójta o ich wyeliminowanie przez : 1) Zobowiązanie do przestrzegania właściwych Zakładów Opieki Zdrowotnej zapisu art. 39 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z późn. zm.), który stanowi, że do zgłoszenia urodzenia dziecka są obowiązani: ojciec dziecka albo matka, jeżeli jej stan zdrowia na to pozwala, albo inna osoba obecna przy porodzie; lekarz albo położna. Jeżeli urodzenie dziecka nastąpiło w zakładzie opieki zdrowotnej, do zgłoszenia urodzenia jest obowiązany zakład opieki zdrowotnej, 2) Przestrzeganie zapisów art ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) dotyczącego uznania ojcostwa, 3) Sporządzanie aktów zgonu zgodnie z dyspozycjami zawartymi w przepisach art. 66 ust. 1 i 67 ust 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z późn. zm.), 4) Przestrzeganie treści art i 4 k.p.a., tj. wydawanie decyzji administracyjnych z urzędu w sytuacji gdy postępowanie administracyjne toczyło się z inicjatywy organu lub na wniosek gdy z inicjatywą wszczęcia postępowania administracyjnego wystąpiła strona, 5) Przestrzeganie treści art. 107 k.p.a., określającego składniki decyzji administracyjnej, 6) Prowadzenie teczek aktowych w sposób zgodny z aktualnie obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej, 7) Przestrzeganie przepisu 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA, który stanowi, że nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać nazwę państwa. O sposobie realizacji powyższych wniosków proszę poinformować mnie, za pośrednictwem Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, zgodnie z przepisem art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. nr 31, poz. 206) w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców 5