Pan Stanisław Dawidek Wójt Gminy Siemień

Transkrypt

1 Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie DELEGATURA w Białej Podlaskiej, ul. Brzeska 41 SO-BP Biała Podlaska dn. 19 czerwca 2012 r. Pan Stanisław Dawidek Wójt Gminy Siemień WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 pkt 1 i art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. 0 kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), uprzejmie informuję, iż w dniu 01 czerwca 2012 r. została przeprowadzona kontrola w trybie zwykłym w Urzędzie Stanu Cywilnego w Siemieniu. Dotyczyła ona oceny realizacji zadań zleconych określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U r. Nr 212, poz. 1264) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Zakres zadań objętych kontrolą i dokonane ustalenia opisano szczegółowo w projekcie wystąpienia pokontrolnego, podpisanego przez Wójta Gminy Siemień w dniu 14 czerwca 2012 r. bez uwag. W trakcie kontroli dokonano następujących ustaleń: 1. Jednostka kontrolowana: Urząd Stanu Cywilnego w Siemieniu, wchodzący w skład Urzędu Gminy Siemień, ul. Stawowa lb, Siemień. 2. Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Stanisław Dawidek - Wójt Gminy Siemień. Pani Ilona Matejczuk - Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu. 3. Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: r. 4. Przeprowadzający kontrolę: Elżbieta Koryńska - starszy inspektor w Oddziale Spraw Obywatelskich 1 Cudzoziemców Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie Delegatura w Białej Podlaskiej, działająca na podstawie upoważnienia wydanego przez Kierownika Delegatury w Białej Podlaskiej, Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie. 5. Podstawa prawna kontroli: - art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r., nr 212, poz ze zm.); - 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów' (Dz. U nr 136, poz. 884).

2 1. Przedmiot i okres objęty kontrolą: Realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Okres objęty kontrolą: r. do dnia r., tj. do dnia poprzedzającego kontrolę. Poprzednia kontrola była przeprowadzona w dniu 01 października 2008 roku. 2. Osoba udzielająca wyjaśnień i informacji podczas kontroli: Pani Ilona Matejczuk - Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu. 3. Ustalenia kontroli: Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu jest Wójt Gminy Siemień Pan Stanisław Dawidek, zaś Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu jest Pani Ilona Matejczuk. Na potrzeby Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu przeznaczona jest sala ślubów oraz pokój biurowy Zastępcy Kierownika USC w którym przechowywane są księgi stanu cywilnego i akta zbiorowe. Pomieszczenie to znajduje się na pierwszym piętrze budynku Urzędu Gminy. Księgi stanu cywilnego i akta zbiorowe przechowywane są w szafach metalowych. Najstarsze księgi, jakie przechowywane są w USC pochodzą z roku Rejestracja stanu cywilnego. Akty urodzeń: Rok sporządzono 3 akty urodzenia. Rok 2012 do dnia kontroli - sporządzono 1 akt urodzenia. Akt urodzenia nr 1 z 2011 r. sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg, na podstawie art. 73 prawa o aktach stanu cywilnego. Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg wniosła osoba, której akt dotyczy. Podstawą wydania decyzji był akt urodzenia pochodzący z Ukrainy oraz jego urzędowe tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego. W aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC o wpisaniu aktu zagranicznego do polskich ksiąg, wydana na podst. art 73 poasc z potwierdzeniem odbioru, wniosek oraz ukraiński odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem. W rubryce uwagi naniesiono stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu ( 7 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie z 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i opieczętowany. Akt urodzenia nr 2 z 2011 r. sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg na podstawie art. 73 prawa o asc. Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg wniosła matka dziecka. Podstawą wydania decyzji był aktu urodzenia pochodzący z Niemiec. W aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC o wpisaniu aktu zagranicznego do polskich ksiąg, wydana na podstawie art. 73 poasc z potwierdzeniem odbioru, wniosek, oryginał niemieckiego aktu urodzenia na druku międzynarodowym oraz kserokopia paszportu dziecka. W rubryce uwagi naniesiono stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu ( 7 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie z 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i opieczętowany. Akt urodzenia nr 3 z 2011 r. sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg na podstawie art. 73 prawa o asc. Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg wniosła matka dziecka. Podstawą wydania decyzji był akt urodzenia pochodzący z Francji. W aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC o wpisaniu aktu zagranicznego do polskich 2

3 ksiąg, wydana na podstawie art. 73 poasc z potwierdzeniem odbioru, wniosek, oryginał francuskiego aktu urodzenia oraz jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego. W rubryce uwagi naniesiono stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu ( 7 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie z 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i opieczętowany. Po zakończeniu roku kalendarzowego w księdze naniesiono adnotację o zamknięciu księgi oraz o otwarciu księgi na rok następny ( 12 cyt. rozporządzenia). Akt urodzenia nr 1 z 2012 r. sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg, na podstawie art. 73 prawa o aktach stanu cywilnego. Podanie o wpisanie aktu wniosła matka dziecka. Podstawą wydania decyzji był akt urodzenia pochodzący z Wielkiej Brytanii oraz jego urzędowe tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. W aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg na podstawie art. 73 poasc potwierdzeniem odbioru, wniosek oraz oryginał brytyjskiego aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem. W rubryce uwagi naniesiono stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu ( 7 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie z 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i opieczętowany. Akty małżeństw: Rok sporządzono ogółem 9 aktów małżeństwa w tym: - śluby udzielone w usc śluby konkordatowe akty wpisane na podstawie decyzji kierownika usc - 3 Rok do dnia kontroli - sporządzono - 4 akty małżeństwa w tym: - śluby udzielone w usc śluby konkordatowe akty wpisane na podstawie decyzji kierownika usc - 0 Po zakończeniu roku kalendarzowego nanoszone są adnotacje o zamknięciu księgi oraz o otwarciu księgi na rok następny ( 12 cyt. rozporządzenia). Akty małżeństw sporządzane są pismem ręcznym, które jest czytelne. Sprawdzono losowo wybrane akty. W roku 2011: Akt małżeństwa nr 1 z 2011 r. Ślub cywilny. W aktach zbiorowych znajduje się zapewnienie złożone w dniu r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce w dniu r. Ponadto w aktach zbiorowych znajdują się również odpisy skrócone aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo oraz wniosek obojga o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem wymaganego terminu, decyzja wydana przez Z-cę Kierownika USC na podstawie art. 4 krio wraz z potwierdzeniem odbioru. Akt jest podpisany przez osoby zawierające małżeństwo oraz Z-cę Kierownika USC. Akt małżeństwa nr 2 z 2011 r. Ślub konkordatowy. W aktach zbiorowych znajduje się zapewnienie złożone w dniu r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce w dniu r. Akt został wpisany do księgi w dniu r. Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się również zaświadczenie z kościoła oraz odpisy aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo. Akt małżeństwa nr 3 z 2011 r. Ślub konkordatowy. W aktach zbiorowych znajduje się zapewnienie złożone w dniu r., zawarcie związku małżeńskiego miało 3

4 miejsce w dniu r. Akt został wpisany do księgi w dniu r. W aktach zbiorowych znajduje się także zaświadczenie z kościoła oraz odpisy aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo. Akt małżeństwa nr 4 z 2011 r. Akt sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do polskich ksiąg, na podstawie art. 73 poasc. Podanie o wpisanie aktu wniosła osoba uprawniona. Podstawą wydania decyzji był akt małżeństwa pochodzący z Francji oraz jego urzędowe tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. W aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekająca o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do polskich ksiąg, wydana na podstawie art. 73 poas, zagraniczny akt małżeństwa oraz jego urzędowe tłumaczenie. Akt jest wy liniowany, opieczętowany i podpisany przez Z-cę Kierownika USC. Odbiór decyzji został pokwitowany przez stronę. W rubryce Uwagi znajduje się adnotacja o podstawie wpisania aktu małżeństwa do polskich ksiąg. Miejsce urodzenia mężczyzny, którego akt dotyczy, wpisane do księgi małżeństw jest inne aniżeli miejsce urodzenia wpisane w akcie zagranicznym i jego urzędowym tłumaczeniu. Rozbieżność powyższa wymaga wszczęcia postępowania wyjaśniającego oraz dokonania sprostowania oczywistej omyłki pisarskiej. Akt małżeństwa nr 8 z 2011 r. Akt sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do polskich ksiąg, na podstawie art. 73 poasc. Podanie o wpisanie aktu wniosła osoba, której akt dotyczy. Podstawą wydania decyzji był akt małżeństwa pochodzący z Niemiec, sporządzony na druku międzynarodowym. W aktach zbiorowych znajduje się wniosek, decyzja Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekająca o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do polskich ksiąg, wydana na podstawie art. 73 poas oraz zagraniczny akt małżeństwa. Akt jest wyliniowany, opieczętowany i podpisany przez Z-cę Kierownika USC. Odbiór decyzji został pokwitowany przez stronę. W rubryce Uwagi znajduje się adnotacja o podstawie wpisania aktu małżeństwa do polskich ksiąg. Akt małżeństwa nr 9 z 2011 r. Ślub konkordatowy. W aktach zbiorowych znajduje się zapewnienie złożone w dniu r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce w dniu r. Akt małżeństwa został wpisany do księgi w dniu lr. Aktach zbiorowe zawierają też, zaświadczenie z kościoła oraz odpisy aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo a także protokół przyjęcia oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa. Akt małżeństwa nr 1 z 2012 r. Ślub cywilny. W aktach zbiorowych znajduje się zapewnienie złożone w dniu r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce w dniu r. W aktach zbiorowych znajdują się również odpisy skrócone aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo oraz wniosek obojga o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem wymaganego terminu, decyzja wydana przez Z-cę Kierownika USC na podstawie art. 4 krio wraz z potwierdzeniem odbioru. Akt jest podpisany przez osoby zawierające małżeństwo oraz Z-cę Kierownika USC. Akt małżeństwa nr 3 z 2012 r. Ślub cywilny. W aktach zbiorowych znajduje się zapewnienie złożone w dniu r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce w dniu r. W aktach zbiorowych znajdują się także odpisy skrócone aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo. Akt jest podpisany przez osoby zawierające małżeństwo oraz Z-cę Kierownika USC. 4

5 Akty małżeństw sporządzone na podstawie zaświadczenia duchownego wpisywane były do księgi małżeństw niezwłocznie po ich otrzymaniu, co potwierdzają odnotowane w prowadzonym rejestrze daty wpływu. Poszczególne akty małżeństwa są wyliniowane i podpisane przez Kierownika USC oraz osoby zawierające małżeństwo (jeżeli było zawierane w USC). Pod aktami małżeństwa nanoszone są przypiski dotyczące aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo. Akty zgonu: Rok sporządzono 21 aktów zgonu. Rok do dnia kontroli - sporządzono 21 aktów zgonu. Sprawdzono akty zgonu sporządzone w roku 2011 oraz akty zgonu sporządzone w roku Akty zgonu sporządzone są ręcznie, a pismo jest czytelne. Podstawą sporządzenia aktów była część karty zgonu przeznaczona dla USC, wystawiana przez lekarza stwierdzającego zgon. Sprawdzone akty sporządzono poprawnie, zostały one podpisanie przez osobę zgłaszającą zgon oraz Z-cę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach oraz w rubryce uwagi są wykreślone. Kolejność numeracji aktów została zachowana. Korespondencja w sprawach usc załatwiana jest prawidłowo. W kontrolowanym okresie wydano ogółem odpisy skrócone i zupełne w 2011 r. oraz 70 odpisów w roku do dnia kontroli. 4. Ocena działalności podmiotu kontrolowanego: Przeprowadzona kontrola zwykła, dotycząca realizacji zadań zleconych z zakresu rejestracji stanu cywilnego wykazała, że zadania zlecone realizowane są prawidłowo. Wynikłe w trakcie kontroli drobne usterki o charakterze technicznym, nie miały znaczącego wpływu na całość realizowanych zadań. W trakcie prowadzonej kontroli Zastępcy Kierownika USC udzielono stosownych wyjaśnień. Mając na względzie powyższe wykonywanie zadań w kontrolowanym okresie oceniam pozytywnie. 5