WOJEWODA MAŁOPOLSKI. WO-IV Kraków, dnia 10 MAJ Szanowny Pan Roman Żelazny Wójt Gminy Trzyciąż Trzyciąż 99, Trzyciąż

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, dnia 10 MAJ 2012 Szanowny Pan Roman Żelazny Wójt Gminy Trzyciąż Trzyciąż 99, Trzyciąż WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w Urzędzie Gminy Trzyciąż, Trzyciąż 99, w dniu 23 marca 2012 roku przeprowadzona została kontrola w zakresie: 1) Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - przez Monikę Bystrowicz, starszego inspektora wojewódzkiego 2) Ewidencja ludności i dowody osobiste - przez Grażynę Korbus-Waśko, starszego inspektora wojewódzkiego. Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowaną działalność oceniam pozytywnie z uchybieniami. Powyższej oceny dokonano na podstawie następujących ustaleń: 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Trzyciążu pełniła Pani Urszula Starzyk powołana uchwałą Nr VII/49/90 Rady Gminy Trzyciąż z dnia 27 grudnia 1990 r., która udzielała wyjaśnień w trakcie kontroli. Ustalono, że realizacja zaleceń pokontrolnych wydanych przez Wojewodę Małopolskiego w 2003 r. została zweryfikowana podczas kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Trzyciążu 14 grudnia 2005 r. i zakończonej sprawozdaniem Nr SO.IX z 23 grudnia 2005 r. W obecnie kontrolowanym okresie (2011 r.) w Urzędzie Stanu Cywilnego w Trzyciążu nie sporządzono żadnego aktu urodzenia. Sporządzono ogółem: 46 aktów małżeństwa oraz 39 aktów zgonu Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Akty stanu cywilnego sporządzone zostały w księgach stanu cywilnego pismem ręcznym, starannie i czytelnie. Stosowano właściwą numerację aktów stanu cywilnego oraz prawidłową pisownię nazwisk i dat zgodnie z zasadami określonymi w przepisach 2 ust. 2 i 3, 3 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem MSWiA. W szczególności, nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisywano w pełnym brzmieniu bez skrótów, zaś daty zdarzeń stwierdzonych w aktach wpisywano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok. Zarówno księga małżeństw, jak i księga zgonów, z uwagi na małą ilość wpisów, obejmowały lata Stwierdzono prawidłowe adnotacje o zamknięciu ksiąg za dany rok kalendarzowy i otwarciu ich na rok następny. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były w sposób zgodny z 16 rozporządzenia MSWIA, tj. odrębnie dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym objętym kontrolą. W zakresie rejestracji małżeństw skontrolowano akty nr 1-11/2011 i 32-46/2011 wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów małżeństwa zawieranych w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) zwanej dalej k.r.o. (np. akty nr 1/2011, 4-11/2011, 33-37/2011 i 39-46/2011), stwierdzono zachowanie 5 dniowego terminu przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Na zaświadczeniach odnotowywano datę ich wpływu do Urzędu. Stwierdzono również zachowanie terminu ważności zaświadczeń. Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydawane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Trzyciążu zawierały dane określone w art. 4 1 k.r.o. tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed Kierownikiem oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Do akt zbiorowych włączano odpisy aktów stanu cywilnego osób zamierzających zawrzeć związek małżeński. W przypadku skontrolowanych aktów małżeństwa sporządzonych zgodnie z art. 1 1 k.r.o. (akty Nr 2/2011, 3/2011 oraz 32/2011 i 38/2011) do akt zbiorowych załączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz odpisy aktów stanu cywilnego nupturientów. Kontrola aktów zgonu Nr 3-10/2011 i 29-39/2011 wraz z aktami zbiorowymi wykazała, że we wszystkich przypadkach zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 65 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 161, poz.1264), zwanej dalej p.a.s.c. Akty zgonu sporządzano w dniu zgłoszenia zgonu. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu każdorazowo znajdowała się karta zgonu oraz ewentualnie zezwolenie właściwej prokuratury na pochowanie zwłok (np. akty Nr 7/2011 i 39/2011). Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy treścią aktów zgonu a treścią kart zgonu na podstawie których akty zostały sporządzone. W przypadku aktu zgonu Nr 2/2011 sporządzonego na podstawie decyzji o umiejscowieniu aktu zagranicznego w polskiej księdze stanu cywilnego w trybie art. 73 ust. 1 p.a.s.c. w aktach zbiorowych znajdował się odpis aktu wydany na Formularzu C zgodnym z Konwencją Nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166 poz. 1735), wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski, decyzja stanowiącą podstawę sporządzenia 2

3 aktu w księdze stanu cywilnego, a ponadto decyzja o uzupełnieniu treści transkrybowanego aktu zgonu. Wyrywkowa kontrola dokumentacji zgromadzonej w teczkach aktowych: Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego, Odpisy zupełne i Odpisy wielojęzyczne wykazała, że w kontrolowanym okresie większość podań o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego złożona została bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Trzyciążu na specjalnie przygotowanych w tym celu formularzach. Generalnie na podaniach odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców. Uprawnienie do otrzymania odpisu wynikało najczęściej bezpośrednio z przepisu art. 83 ust. 1 p.a.s.c., określającego krąg osób upoważnionych do uzyskania odpisu, lub z istnienia interesu prawnego w uzyskaniu wnioskowanego dokumentu, jak o tym stanowi przepis art. 83 ust 2 p.a.s.c. Odbiór dokumentów potwierdzany był przez wnioskodawcę podpisem na podaniu. W przypadku odpisów doręczanych za pośrednictwem poczty w aktach znajdowały się zwrotne potwierdzenie odbioru dokumentu (np. sprawa Nr USC i Nr USC ). Dokumentacja dotycząca danych o zmianach w aktach stanu cywilnego przekazywanych drogą pocztową do organów ewidencji ludności i organów wydających dowody osobiste w innych urzędach, gromadzona była w teczce aktowej USC Unieważnienie dowodu osobistego. Przekazywanie informacji o zmianach w aktach stanu cywilnego do właściwej komórki ewidencji ludności i dowodów osobistych w Urzędzie Gminy w Trzyciążu odnotowywane było w prowadzonym w tym celu rejestrze, zawierającym informacje o rodzaju danych i dacie ich przekazania. Poddano kontroli dokumentację sprawy Nr USC (wpisanie treści zagranicznego aktu zgonu do polskiej księgi stanu cywilnego) oraz powiązanej z nią sprawy Nr USC (uzupełnienia treści transkrybowanego aktu zgonu), a ponadto również sprawy Nr USC (sprostowanie treści aktu małżeństwa). Wszystkie skontrolowane decyzje zostały wydane w terminach określonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), zwanej dalej k.p.a. i zawierały pouczenie o przysługującym prawie odwołania się do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Trzyciążu Nie stwierdzono przypadków powoływania nieaktualnych publikatorów aktów prawnych, ani też przypadków powoływania niepełnej podstawy prawnej rozstrzygnięcia. W decyzjach przytaczano nie tylko materialną podstawę orzekania, ale również przepis art. 104 k.p.a. określający sposób załatwienia sprawy w drodze decyzji administracyjnej. Odbiór decyzji w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Trzyciążu, potwierdzany był na egzemplarzach decyzji przechowywanych w teczce aktowej. Postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji prowadzone było w sposób zgodny z przepisami p.a.s.c. W szczególności nie stwierdzono przypadków naruszenia w toku czynności wyjaśniających przepisów art. 28, art. 36 i 73 ust. 1 p.a.s.c. W zakresie przestrzegania w prowadzonych postępowaniach przepisów k.p.a., stwierdzono natomiast co następuje. W sprawie nr USC , dotyczącej sprostowania na wniosek jednego z małżonków (mężczyzny) treści aktu małżeństwa nr 36/2010 w zakresie nazwiska rodowego matki Wnioskodawcy, nie stwierdzono zawiadomienia drugiego małżonka o wszczęciu postępowania, ani też doręczenia mu wydanej w sprawie decyzji. Z akt sprawy nie wynikało, by mężczyzna składający wniosek, pozostawał w chwili jego złożenia jedyną stroną postępowania. 3

4 Analiza spraw Nr USC oraz USC wykazała, że o wpisanie do polskiej księgi stanu cywilnego zagranicznego aktu zgonu sporządzonego w Republice Federalnej Niemiec, a następnie o uzupełnienie treści transkrybowanego aktu zwróciła się żona zmarłego mężczyzny. W aktach obydwu spraw nie stwierdzono dowodów na podejmowanie czynności wyjaśniających które prowadziłyby do prawidłowego ustalenia pozostałych stron postępowania, celem zawiadomienia ich o jego wszczęciu oraz doręczenia wydanych decyzji. Odnosząc się do powyższych ustaleń należy wskazać, iż zgodnie z treścią przepisu art. 28 k.p.a. stroną postępowania jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Przepis art k.p.a. nakłada na organ administracji publicznej obowiązek zawiadomienia o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkich osób będących stronami w sprawie. Jednocześnie - w myśl przepisu art i 2 k.p.a. w toku prowadzonego postępowania pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Zarówno zatem zaniechanie w kwestii prawidłowego ustalenia stron postępowania (sprawy Nr USC oraz USC ), jak i brak zawiadomienia strony postępowania o jego wszczęciu (sprawa USC ) stanowiły uchybienie powołanym wyżej przepisom oraz wyrażonej w art. 10 k.p.a. zasadzie, zgodnie z którą organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania. Niniejsza kwestia została omówiona z Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Trzyciążu w trakcie kontroli i w chwili obecnej nie wymaga wydania zalecenia pokontrolnego. W 2011 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Trzyciążu nie zarejestrowano żadnej sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk. W okresie objętym kontrolą poza teczkami zawierającymi akta zborowe do aktów małżeństwa (USC ) i zgonu (USC ) w Urzędzie Stanu Cywilnego w Trzyciążu założono i prowadzono następujące teczki aktowe: USC.5350 Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów, USC.5352 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego, USC.5353 Wpisywanie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg, USC.5360 Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, USC.5361 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, USC.5362 Odpisy zupełne skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego, USC Odpisy zupełne, USC Odpisy wielojęzyczne, USC.5363 Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonanych w aktach stanu cywilnego, USC Unieważnienie dowodu osobistego USC.5364 Udostępnianie innych informacji na podstawie aktów stanu cywilnego Teczki aktowe prowadzone były zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z 2011 r.). W szczególności wydzielenie osobnych kategorii spraw z danej klasy polegające na założeniu odpowiednich podteczek zostało dokonane w sposób zgodny z dyspozycją przepisu 5 pkt 6 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do cytowanego rozporządzenia. 4

5 Urząd Stanu Cywilnego składa się z dwóch pomieszczeń usytuowanych na pierwszym piętrze budynku Urzędu Gminy, tj. pokoju biurowego w którym przyjmowane są strony, oraz pomieszczenia spełniającego funkcję archiwum. Na drugim piętrze budynku zlokalizowana jest sala ślubów. Księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. 2. Ewidencja ludności i dowody osobiste Sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych w okresie objętym kontrolą prowadziła Pani Krystyna Migza, inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, a w przypadku jej nieobecności Pani Beata Dziubdziela, podinspektor ds. obywatelskich, wojskowych i integracji programów społecznych. Zastępstwo nie znajdowało potwierdzenia w powierzonych pracownicom zakresach czynności. W trakcie kontroli udzielono stosownego pouczenia w powyższym zakresie. Kontrola potwierdziła prawidłową realizację przez Urząd Gminy Trzyciąż (zwany w dalszej części niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego Urzędem) zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Ewidencja ludności oraz ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzone były w formie i na zasadach określonych w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, (tj. ewidencja ludności w systemie teleinformatycznym, a ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w formie elektronicznej). Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych dla Gminy Trzyciąż zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności, a także ze zmiany danych osobowych wprowadzane były do zbiorów meldunkowych. Zastosowany przez Urząd program teleinformatyczny KORELACJA do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w przepisie art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W trakcie kontroli, kontrolująca otrzymała informację, że w dniu 31 grudnia 2011 roku na terenie Gminy Trzyciąż zameldowanych było stałych mieszkańców oraz 79 osób na pobyt czasowy. W okresie objętym kontrolą przyjęto w Urzędzie: 65 zgłoszeń pobytu stałego, 66 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 46 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Zameldowania na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy dokonało ustnie w Urzędzie 10 osób. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęły: 74 odpisy skrócone aktu urodzenia, 68 odpisów skróconych aktu małżeństwa, 3 odpisy skrócone aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie oraz 92 odpisy skrócone aktu zgonu. W 74 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL po raz pierwszy, w 1 o zmianę numeru PESEL poprzez sprostowanie danych osobowych dotyczących nazwiska, i wszystkie czynności w powyższym zakresie zostały prawidłowo dokonane. Powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji zbioru meldunkowego prowadzonego w kontrolowanym Urzędzie, wojewódzkiego zbioru meldunkowego prowadzonego przez wojewodę oraz zbioru PESEL. Aktualizacji dokonywano również w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach dowodowych wydanych dowodów osobistych. 5

6 Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1743/ - rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 r. Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności, a przyjęte w Urzędzie formularze meldunkowe zawierały wszystkie dane wymagane przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli zgłoszenia meldunkowe, tj. zgłoszenie pobytu stałego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. W okresie objętym kontrolą Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego, czyli zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480). Wysyłka zawiadomień odnotowywana była w spisie spraw założonym dla teczki aktowej SOiS.5342 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności. Nie stwierdzono naruszenia przepisów 3 ust. 1 w związku z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1742). Urząd po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego przekazywał wojewodzie dane w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych. Kontrolując wydawanie zaświadczeń w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych stwierdzono, że Urząd na wniosek zainteresowanej osoby prawidłowo wydawał zaświadczenia w oparciu o posiadane zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Dla powyższych spraw została w Urzędzie założona teczka aktowa SOiS.5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub z dokumentacji wydanych dowodów osobistych. W kontrolowanym okresie zostało w Urzędzie wydanych 200 zaświadczeń. Sprawdzając wytypowane do kontroli sprawy od numeru SOiS do numeru SOiS stwierdzono, że wydawanie zaświadczeń odbywało się w sposób prawidłowy. Poświadczenia zameldowania wydawane były w dniu złożenia podania, w sytuacji gdy wydanie poświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku dołączany był dowód zapłaty, natomiast gdy o wydanie zaświadczenia występowała osoba trzecia, do wniosku dołączane było stosowne pełnomocnictwo, również dowód zapłaty. Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej SOiS Udostępnianie danych. W spisie spraw dla przedmiotowej teczki zarejestrowanych zostało 70 wniosków, które załatwiono bez zbędnej zwłoki. O udostępnienie danych, w oparciu o złożony wniosek, najczęściej występowali: komornicy sądowi, Zakład Energetyczny TAURON, urzędy skarbowe, Policja. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy, wniosek przekazywany był do organu właściwego. Zawiadomienie o przekazaniu, zgodnie z dyspozycją przepisu art

7 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, zawierało uzasadnienie. Powyższych ustaleń dokonano kontrolując sprawy znak: SOiS , SOiS , SOiS , SOiS Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli: odpisy skrócone aktu urodzenia o numerach: 4646/2011 wydany przez USC w Krakowie, 545/2011, 547/2011, 612/2011 wydane przez USC w Olkuszu; odpisy skrócone aktu małżeństwa o numerach: 17/2011, 26/2011 wydane przez USC w Trzyciążu, 40/2011 wydany przez USC w Piekoszowie, 1591/2011 wydany przez USC w Krakowie, 29/2011/IV wydany przez USC w Gołczy, 154/2011 wydany przez USC w Olkuszu, odpisy skrócone aktu zgonu o numerach: 230/2011, 308/2011, 460/2011 wydane przez USC w Olkuszu, 2/2011, 3/2011, 6/2011, 9/2011, 38/2011 wydane przez USC w Trzyciążu, 256/2011, 2357/2011 wydane przez USC w Krakowie oraz zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad 3 miesiące zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy, uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności została w Urzędzie założona teczka aktowa znak: SOiS Sprawy meldunkowe. W spisie spraw dla powyższej teczki zarejestrowane zostały 3 wnioski dotyczące zameldowania i wymeldowania. Wszystkie sprawy zostały przez organ gminy w Trzyciążu załatwione w drodze decyzji administracyjnej. Wójt Gminy Trzyciąż wydał 1 decyzję o zameldowaniu oraz 2 decyzje o umorzeniu postępowania. Kontroli poddano wszystkie postępowania meldunkowe. Sprawy znak: SOiS i SOiS zostały załatwione przez Wójta Gminy Trzyciąż w sposób prawidłowy w drodze decyzji administracyjnej orzekającej o umorzeniu postępowania. Podstawą wydania decyzji w trybie art k.p.a. była okoliczność, że osoby objęte wnioskiem o wymeldowanie same dokonały czynności wymeldowania się z miejsca pobytu stałego przez wypełnienie i podpisanie formularza Zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego. Sprawa znak SOiS również została załatwiona przez Wójta Gminy Trzyciąż w sposób prawidłowy w drodze decyzji administracyjnej orzekającej o zameldowaniu osoby w miejscu pobytu stałego. W przedmiotowych decyzjach kontrolująca stwierdziła uchybienie proceduralne w zakresie przepisów art k.p.a., polegające na tym, że uzasadnienie prawne wydanych decyzji nie zawierało wyjaśnienia podstawy prawnej, z przytoczeniem przepisów prawa, tj. w sprawach SOiS i SOiS przepisu art k.p.a., natomiast w sprawie SOiS przepisu art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Podczas kontroli kontrolująca udzieliła pracownicy stosownego pouczenia, tym samym odstępując od wydawania zaleceń we wskazanym zakresie. 7

8 Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd dysponował 1 zestawem komputerowym do realizacji dowodów osobistych. Karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie w Urzędzie przyjęto 409 wniosków o wydanie dowodu osobistego. W dniu kontroli 3 wyprodukowane dowody osobiste pozostawały w Urzędzie do wydania mieszkańcom Gminy Trzyciąż. Organizacja pracy na stanowiskach dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy Trzyciąż, którzy ubiegali się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego porównywane były z danymi znajdującymi się w zbiorze meldunkowym kontrolowanego Urzędu oraz z danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie tego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o wydanie dowodu osobistego, które zostały przyjęte w Urzędzie w okresie od 13 marca do 21 marca 2012 r. o numerze formularza: E E , E , E , E , E , E Powodem złożenia przedmiotowych wniosków był między innymi: upływ terminu ważności dowodu osobistego, zmiana danych oraz wydanie pierwszego dowodu osobistego, również dla osoby małoletniej. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały przyjęte w sposób prawidłowy. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w przepisie 33 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Trzyciąż zbiorze meldunkowym na podstawie wytypowanych do kontroli nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzając, że wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru w sposób prawidłowy. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe o serii i numerze: AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , AUL , pod względem ich kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych stwierdzono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, (tj. w kopercie znajdował się wypełniony wniosek o wydanie dowodu osobistego z adnotacją pracownika ewidencji ludności i Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Trzyciążu lub dołączony do wniosku odpis aktu stanu cywilnego, w przypadku utraty dowodu osobistego - zawiadomienie o utracie dowodu osobistego oraz wydane przez Urząd zaświadczenie o utracie dowodu osobistego (o czym stanowi przepis 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady 8

9 Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r.), odcinek B z potwierdzeniem odbioru dowodu osobistego), a dowody osobiste zostały wydane prawidłowo. Koperty dowodowe, zgodnie z przepisem 28 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1743), oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego. Koperty dowodowe ułożone były według kolejności numerów dowodów osobistych w ramach poszczególnych serii, tj. zgodnie z ust. 1 powołanego 28 rozporządzenia. Wezwanie o kopertę dowodową umieszczano w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty - jak stanowi z kolei 28 ust. 3 cyt. rozporządzenia. Podczas kontroli, kontrolująca otrzymała informację, że w okresie objętym kontrolą Urząd na żądanie otrzymał z innych urzędów gmin w celu połączenia dokumentacji 46 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 40 kopert dowodowych. Na podstawie sprawdzonych w dniu kontroli dokumentów stwierdzono, że wszystkie operacje związane z obiegiem dokumentacji, unieważnianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w związku z wymianą i zwrotem tych dokumentów zostały prawidłowo dokonane w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych. W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu dowodów osobistych zostały w Urzędzie założone teczki aktowe znak: SOiS.5344 Obsługa dowodów osobistych, SOiS Zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego, SOiS Zapotrzebowanie na koperty dowodowe, SOiS Pośrednictwo w wydawaniu dowodów osobistych, SOiS.5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz SOiS Zaświadczenia - utrata dowodów osobistych. Kontrolując dokumentację zawartą w powyższych teczkach aktowych stwierdzono, że sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były w Urzędzie w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) - rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku. Kontrolowany Urząd, w oparciu o przepisy art. 9 ust. 1b ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.), przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla podatnika w obowiązującym terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia. Powyższe sprawy rejestrowane były w teczce aktowej SOiS.5342 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 40 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty, wydano zaświadczenia. 9

10 Urząd prawidłowo aktualizował dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przekazywane przez urzędy stanu cywilnego wraz z zawiadomieniem o zgonie, wydanym zgodnie z przepisem 32 ust. 3 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty, w sytuacji gdy osoba zawiadamiająca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej, były unieważniane w Systemu Obsługi Obywatela (SOO) (dot. dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (dot. książeczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z zawiadomieniem, zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r., przechowywany był w kopercie dowodowej. W przypadku, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego zwracał skasowany dowód osobisty zgłaszającemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie zawierające dane określone w przepisie 32 ust. 7 cyt. wyżej rozporządzenia. W oparciu o skontrolowane koperty dowodowe osób zmarłych, o serii i numerze: AKH , AKH , AHU , AEC , ARK , ADI , ADM , ANS , APR , AED stwierdzono, że wszystkie czynności dotyczące unieważniania dowodów osobistych osób zmarłych wykonane zostały prawidłowo zarówno w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, jak i w prowadzonym w Urzędzie zbiorze meldunkowym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki ścisłego zarachowania oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkańcom Gminy Trzyciąż, również karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w szafie pancernej. Kontrolująca ustaliła, że podczas kontroli sprawdzającej, która miała miejsce w Urzędzie Gminy Trzyciąż w dniu 29 września 2004 roku, stwierdzono wykonanie wszystkich zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Trzyciąż w dniu 18 sierpnia 2003 roku. 3. Weryfikacja ilości prowadzonych spraw W dniu kontroli dokonano porównania faktycznej ilości prowadzonych w 2010 roku spraw dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności i dowodów osobistych, z ilością zadeklarowaną przez Gminę Trzyciąż. Dane liczbowe zostały zawarte w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego wystąpienia pokontrolnego. USC 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgony) ilość spraw zadeklarowana: 81 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 84 Sprawdzono ilość aktów sporządzonych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. (2 akty urodzenia, 43 akty małżeństwa, 39 aktów zgonu). 2. Liczba wydanych decyzji administracyjnych i postanowień ilość spraw zadeklarowana: 4 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 7 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw zgromadzonych w teczkach aktowych: USC.5135/10 Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego (2 decyzje), USC.5150/10 Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu 10

11 cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego (4 decyzje) oraz USC.51332/10 Zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem ustawowego terminu (2 decyzje). 3. Liczba wydanych odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych) ilość spraw zadeklarowana: 610 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 612 Ustalenia oparto na dokumentacji z teczek aktowych: USC.5140/10 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, USC.5141/10 - Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego i USC.5141/10/P - Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego wysyłane pocztą 4. Liczba decyzji w sprawie zmiany imienia i nazwiska ilość spraw zadeklarowana: 2 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 2 Ustalono na podstawie dokumentacji zgromadzonej w teczce aktowej USC.5137 Odwołania w sprawach zmiany imion i nazwisk. Ewidencja ludności i dowody osobiste: W wyniku kontroli teczek aktowych znak: SOiS.5113 Zgłoszenia meldunkowe dotyczące zameldowania i wymeldowania, SOiS.5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL dla WKU, innych organów i urzędów, SOiS.5118 Udostępnianie danych osobowych, SOiS.5125 Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych SOiS Decyzje dotyczące wymeldowań, SOiS Udostępnianie danych, rozbieżności stwierdzono w następującym zakresie: IV. EWIDENCJA LUDNOŚCI: W pozycji 1 Liczba przyjętych zgłoszeń meldunkowych o zameldowanie (pobyt stały, pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, pobyt czasowy do 3 miesięcy) oraz o wymeldowanie (z pobytu stałego, pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące i z pobytu czasowego do 3 miesięcy) podano 246, a powinno być 495, w pozycji 2 Liczba udzielonych informacji na wniosek o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz wydanych poświadczeń dot. zameldowania (meldunku) i zaświadczeń wydanych na podstawie art. 217 k.p.a. podano 278, a powinno być 274, w pozycji 3 Liczba wydanych decyzji administracyjnych w przedmiocie wymeldowania lub zameldowania (art. 15 ust. 2 oraz art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych) podano 3 decyzje, a powinno być 6 decyzji. V. DOWODY OSOBISTE: W pozycji 1 Liczba przyjętych wniosków o wydanie dowodów osobistych podano 394, a powinno być 324, w pozycji 2 Liczba unieważnionych dowodów osobistych z powodu zagubienia dokumentu, zniszczenia, zgonu, utraty obywatelstwa polskiego oraz innych przyczyn podano 140, a powinno być 33, w pozycji 4 Liczba udostępnionych danych na wniosku o udostępnienie danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych podano 6, a powinno być 5. Wyjaśnienie powyższych rozbieżności, wynikających z uwzględnienia nieprawidłowego okresu, tj. drugie półroczne 2010 r. i pierwsze półrocze 2011 r., zamiast prawidłowo roku 2010, zawarte zostały w protokole przyjęcia przez kontrolujące ustnych wyjaśnień: od Pani Anny Pasich, sekretarza Gminy Trzyciąż, Pani Urszuli Starzyk, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz Pani Krystyny Migzy, inspektora ds. ewidencji ludności i dowód osobistych [Dowód: akta kontroli str ] 11

12 Działając na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Informuję, że wyniki kontroli nie wymagają wydania zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców... (podpis i pieczęć kierownika jednostki kontrolującej) 12