NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach

NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach Katowice, dnia 4 sierpnia 2011 r. LKA-4101-07-02/2011/P11/181 Zarząd Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach przeprowadziła kontrolę w Miejskim Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich, zwanym dalej Spółką w temacie: Zarządzanie komunalnym zasobem mieszkaniowym przez spółki prawa handlowego w latach 2009-2010. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 19 lipca 2011 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Zarządowi Spółki niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność Spółki w zakresie spraw objętych kontrolą, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące oceny cząstkowe i ustalenia kontroli: Spółka powstała 15 grudnia 1992 r. W okresie od 2009 roku do zakończenia kontroli, własnością Gminy Siemianowice Śląskie 2 było 26 % udziałów w Spółce (tj. 638 z 2453 udziałów). W okresie tym Spółka m.in. zarządzała budynkami gminnymi i lokalami gminnymi 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701 ze zm. 2 zwanej dalej Gminą ul. Powstańców 29, 40-039 Katowice tel.: 32 784 42 00, fax: 32 784 42 34, e-mail: LKA@nik.gov.pl

w budynkach wspólnot mieszkaniowych, nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych oraz wykonywała roboty remontowe w zarządzanych nieruchomościach. I. NIK pozytywnie ocenia działania Spółki w zakresie zarządzania zasobem mieszkaniowym Gminy 3 w okresie objętym kontrolą, pomimo stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. 1. Spółkę prawidłowo przygotowano do zarządzania nieruchomościami, a mianowicie: działalność w tym zakresie wykonywali zatrudnieni w Spółce licencjonowani zarządcy nieruchomości, zarządcy posiadali obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania. NIK zwraca uwagę, iŝ opłaconych przez Spółkę w latach 2008-2009 składek od polis, obowiązujących w latach 2009-2010, nie zakwalifikowano do przychodów ze stosunku pracy i nie opodatkowano ich podatkiem dochodowym od osób fizycznych, wbrew postanowieniom art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 4. W związku ze stwierdzoną nieprawidłowością Spółka w toku kontroli w dniu 23 maja 2011 r. dokonała korekty deklaracji rocznej PIT-4R za lata 2008-2009 i w tym samym dniu przelała na konto właściwego urzędu skarbowego kwoty niedopłaty, tj. odpowiednio: 310,00 zł naleŝności plus 112,00 zł odsetek oraz 368,00 zł plus 85,00 zł. w strukturze organizacyjnej Spółki wyodrębniono komórki dla zarządzania zasobem mieszkaniowym, określając ich zakresy zadań oraz szczegółowo przypisując poszczególnym pracownikom zakresy odpowiedzialności na stanowiskach, wykorzystywano licencjonowane programy informatyczne do obsługi zadań dotyczących zarządzania nieruchomościami, Zarząd Spółki powołała Rada Nadzorcza, na podstawie art. 10a ust. 6 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej 5, a jej członków reprezentujących Gminę powołano spośród osób, które złoŝyły egzamin przewidziany w ustawie z dnia 30 sierpnia 1996 r. o komercjalizacji i prywatyzacji 6, 3 w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, 3 marca 2008r. Spółka zawarła z Gminą Siemianowice Śląskie umowę nr GL.Gl.342/1/2008 o świadczenie usług w zakresie zarządzania 4 Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm. 5 Dz. U. z 2011 r. Nr 42, poz. 236. 6 Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1397 ze zm. 2

Gmina zarządzanie komunalnym zasobem mieszkaniowym powierzyła Spółce na podstawie umowy, spełniającej wymogi art. 185 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami 7. 2. Spółka dysponowała informacjami o stanie technicznym zarządzanego zasobu oraz dokumentacją określającą ten stan, w tym protokołami okresowych przeglądów stanu technicznego, przeprowadzonych przez uprawnione osoby, co stwierdzono na podstawie analizy dokumentacji wybranych losowo 18, spośród 356 (wg stanu na dzień 31.12.2010 r.), budynków mieszkalnych będących własnością Gminy. Dla wszystkich budynków prowadzono ksiąŝki obiektów budowlanych. NIK jednak zwraca uwagę, iŝ jedna z ww. ksiąŝek nie była zgodna ze wzorem określonym w załączniku do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie ksiąŝki obiektu budowlanego 8. Kierownik Oddziału Eksploatacji Budynków III wyjaśniła, Ŝe powyŝsze było wynikiem nienaleŝytego wykonania obowiązków w tym zakresie przez pracownika. Analiza wykonania napraw wynikających z zaleceń z przeglądów okresowych wykazała, iŝ naprawy prowadzono sukcesywnie. Informacje dot. stanu technicznego budynków były podstawą sporządzania projektów planów remontów, ostatecznie uzgadnianych w porozumieniu z Gminą. Przyznane przez Gminę środki na remonty zasobu komunalnego w latach 2009-2010, którego stan określano jako mierny (stanowiącego w 75% budynki przedwojenne, przy czym najmłodszy budynek ma 87 lat, a najstarszy 161 lat), nie pozwalały w pełni zaspokoić zgłaszanych przez Spółkę potrzeb remontowych. Wartość niezaspokojonych potrzeb remontowych na koniec 2010 r. określono na 19 600 tys. zł, podczas gdy w 2010 r. na remonty wydatkowano 1 777 tys. zł. Tym samym, niemoŝliwe było utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym, zgodnie z ich przeznaczeniem, stosownie do art. 185 ust. 1 pkt 5) ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wyniku badania 5 zadań remontowych o największej wartości (łącznie: 4 533 343,89 zł brutto) stwierdzono: w dwóch postępowaniach wystąpiły przypadki niezłoŝenia przez wszystkich członków komisji przetargowych 9 pisemnych oświadczeń, wymaganych przepisem art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 1994 r. Prawo zamówień publicznych 10, 7 Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm. 8 Dz. U. Nr 120, poz. 1134 3

w jednym postępowaniu 11 wartość przedmiotu zamówienia na roboty budowlane (wymiana stolarki okiennej) ustalono w oparciu, jak wyjaśniono, o badania rynku, a nie na podstawie kosztorysu inwestorskiego, zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Podane przez Dyrektora Zarządu uzasadnienie, iŝ przyjęty przez Spółkę sposób ustalenia wartości zamówienia był dla Spółki korzystniejszy, w ocenie NIK, nie usprawiedliwia niewypełnienia przez Spółkę ustawowego obowiązku. niewyegzekwowanie od jednego wykonawcy 12 (wbrew postanowieniom 11 ust. 1 umowy) wniesienia zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy w kwocie 16 047,52 zł. Jak wyjaśnił Dyrektor Zarządu, odstąpiono od wykonania warunku umowy w związku z trudną sytuacją finansową wykonawcy i koniecznością szybkiego wykonania prac remontowych. Ponadto, w rozliczeniach z wykonawcami robót remontowych stwierdzono następujące nieprawidłowości: w 2 przypadkach, wbrew postanowieniom umów, w związku z ustaleniem nowych terminów wykonania robót, nie zawarto aneksów do tych umów 13 ; w przypadku wykonania remontu pokrycia dachowego oraz malowania klatki schodowej w budynku przy ul. Świerczewskiego 33 Spółka dokonała zapłaty faktur o numerach: 04/III/2009 i 05/III/2009 z dnia 6 marca 2009 r., odpowiednio o wartości 14 994,08 zł netto (16 043,67 zł brutto) oraz 24 560,13 netto (26.279,34 zł brutto), natomiast zgodnie z kosztorysami powykonawczymi wartość wykonanych prac wynosiła odpowiednio 14 994,08 zł brutto i 24 560,13 zł brutto. Dyrektor Zarządu wyjaśnił powyŝsze błędnym wystawieniem faktury przez wykonawcę. W trakcie kontroli błąd ten skorygowano fakturami korygującymi wystawionymi przez wykonawcę. W pozostałym zakresie prawidłowo przygotowywano, zlecano i wykonywano roboty remontowe, z uwzględnieniem procedur zamówień publicznych. 9 Dwóch z czterech członków komisji nie złoŝyło oświadczenia w przypadku postępowania o wartości brutto 64.643,6 zł na remont pokrycia dachowego oraz malowanie klatki schodowej, a takŝe w przypadku zamówienia na remont dachu o wartości 62.747,28 zł. 10 Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm. 11 Zamówienie na wymianę stolarki okiennej drewnianej, umowa na kwotę 232.704,24 zł brutto. 12 Umowa na remont pokrycia dachowego w budynku mieszkalnym o wartości brutto 160.475,19 zł 13 Wykonanie remontu pokrycia dachowego oraz malowania klatki schodowej (umowa na kwotę 64.643,60 zł brutto) oraz zadania na wykonanie remontu kapitalnego dachu (umowa na kwotę 62.747,28 zł brutto). 4

3. Rozliczenia Spółki z Gminą, z tytułu zarządzania zasobem gminnym, prowadzono na podstawie aktualnej ewidencji. Z porównania danych, zawartych w ewidencji powierzchni dla wybranych 12 budynków (z tego 6 będących własnością Gminy i 6 wspólnot mieszkaniowych), z danymi o powierzchni tych samych budynków, stanowiącymi podstawę ustalenia wynagrodzenia dla Spółki w latach 2009-2010 stwierdzono, Ŝe Spółka prawidłowo naliczała swoje wynagrodzenia, za wyjątkiem rozliczenia za czerwiec i październik 2010 r. W rozliczeniu za zarządzanie lokalami gminnymi w budynkach wspólnot mieszkaniowych Spółka pobrała od Gminy kwotę wyŝszą (co wymaga korekty) odpowiednio o 5,25 zł i o 7,31 zł. Dyrektor Zarządu wyjaśnił powyŝsze przyjętą w Spółce zasadą, Ŝe zmniejszanie powierzchni Gminy we wspólnotach w fakturze za administrowanie będzie następowało w miesiącu, w którym Spółka otrzymała informację o sprzedaŝy lokalu. W obu przypadkach akty notarialne Spółka otrzymała po terminie wystawienia faktur. Analiza pobranych czynszów za najem lokali mieszkalnych w ww. 12 budynkach nie wykazała nieprawidłowości w zakresie obciąŝania najemców. NaleŜne Gminie środki z tego tytułu przekazywano w pełnej wysokości i bez zwłoki w stosunku do terminu określonego w umowie o zarządzanie. 4. Prowadzone przez Spółkę czynności windykacyjne, wobec 24 dłuŝników o największej wartości zadłuŝenia, NIK ocenia jako prawidłowe. Naliczano odsetki za zwłokę, w przypadku nieterminowej zapłaty naleŝności, dłuŝnikom wysyłano wezwania do zapłaty, sprawy kierowano na drogę sądową, a następnie do egzekucji komorniczej. Sądową windykację prowadził pełnomocnik, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta. Spółka naliczała odsetki od pierwszego dnia po terminie płatności czynszów, a ich wysokość w stosunku rocznym ustalano w oparciu o wskaźniki zawarte w rozporządzeniu w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych obowiązującym w danym okresie. Pomimo podejmowanych czynności działań windykacyjnych w szerokim zakresie, stan zadłuŝenia z tytułu najmu lokali mieszkalnych i lokali uŝytkowych Gminy wzrósł w 2010 r. do 17 372 tys. zł (z 15 236 tys. zł w 2009 r.). Jak wyjaśnił Dyrektor Zarządu, przyczynami nieskuteczności działań windykacyjnych były: bezrobocie, niezaradność Ŝyciowa najemców, nałogi i eksmitowanie do zasobu Gminy najemców zalegających wcześniej z opłatami w zasobach spółdzielczych i prywatnych. 5

NIK negatywnie ocenia niewypełnienie przez Spółkę obowiązku informowania organu przyznającego dodatek o wystąpieniu zaległości, wynikającego z przepisu art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych 14. Pomimo, iŝ najemca nie opłacał na bieŝąco róŝnicy pomiędzy wysokością opłat czynszowych, a przyznanymi dodatkami przez cały okres obowiązywania ww. decyzji 15, Spółka nie powiadomiła Prezydenta Miasta o niewypełnieniu przez najemcę ciąŝącego na nim obowiązku 16. NIK nie podziela stanowiska przedstawionego w wyjaśnieniach Dyrektora Zarządu, Ŝe Spółka wypełniła swój obowiązek, podając informację o zaległościach najemcy na wniosku o przyznanie dodatku mieszkaniowego kierowanego do Urzędu Miasta. Pobierający naleŝności za lokale mieszkalne ma bowiem obowiązek niezwłocznego zawiadomienia organu przyznającego dodatek mieszkaniowy o wystąpieniu zaległości, o których mowa w art. 7 ust. 11 ustawy, obejmujących pełne 2 miesiące. II. Spółka zarządzała równieŝ częściami wspólnymi w budynkach wspólnot mieszkaniowych. Warunki dopuszczające moŝliwość tworzenia spółek działających poza sferą uŝyteczności publicznej lub przystępowania do takich spółek określają art. 10 ustawy o gospodarce komunalnej w związku z art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 17. Zgodnie z nimi spółki z udziałem gmin nie mogą (poza szczególnymi przypadkami) być tworzone poza sferą uŝyteczności publicznej 18. Zdaniem NIK, zarządzanie lokalami będącymi własnością gminy, a znajdującymi się w budynkach wspólnot, jest zadaniem własnym gminy, natomiast zarządzanie częścią wspólną wspólnot mieszkaniowych wykracza poza zadania o charakterze uŝyteczności publicznej i nie moŝe być realizowane przez spółkę z udziałem gminy. 14 Dz. U. Nr 71, poz. 734 ze zm., zwanej dalej ustawą o dodatkach mieszkaniowych 15 Decyzją Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie nr GL.DM-71433-01364/2009 z dnia 18.05.2009 r. przyznany został najemcy lokalu dodatek mieszkaniowy na okres od 1.05.2009 do 31.10.2009 r. w kwocie 148,98 zł. Następnie, decyzją nr GL.DM-71433-3413/2009 z dnia 6.11.2009 r. przyznany został najemcy dodatek mieszkaniowy na okres od 1.11.2009 do 30.04.2010 r. w kwocie 297,09 zł miesięcznie. 16 Stosownie do treści art. 7 ust. 11 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych w wypadku stwierdzenia, Ŝe osoba, której przyznano dodatek mieszkaniowy, nie opłaca na bieŝąco naleŝności za zajmowany lokal mieszkalny, wypłatę dodatku mieszkaniowego wstrzymuje się, w drodze decyzji administracyjnej, do czasu uregulowania zaległości. Ponadto, na podstawie art. 8 ust. 4 tej samej ustawy pobierający naleŝności za lokale mieszkalne ma obowiązek niezwłocznego zawiadomienia organu przyznającego dodatek mieszkaniowy o wystąpieniu zaległości, o których mowa w art. 7 ust. 11, obejmujących pełne 2 miesiące. 17 Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm. 18 Zadania własne gminy określone zostały w art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Działalność prowadzona przez podmioty komunalne w zakresie zarządzania nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych nie mieści się w katalogu zadań własnych gminy, określonym tym przepisem, gdyŝ ma charakter komercyjny i jako taka wykracza poza zakres zadań o charakterze uŝyteczności publicznej 6

NIK dostrzega uwarunkowania uzasadniające zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi przez Spółkę, w szczególności fakt, Ŝe w czasie powstania Spółki obowiązywał art. 9 ust 2 ustawy o samorządzie gminnym w brzmieniu: Gmina oraz inna komunalna osoba prawna moŝe prowadzić działalność wykraczającą poza zadania o charakterze uŝyteczności publicznej, jeŝeli wymagają tego potrzeby społeczne. Z tytułu zarządzania częściami wspólnymi we wspólnotach w 2009 r. Spółka uzyskała przychody 1 621 tys. zł, a w 2010 r. 1 633 tys. zł. Pomijając ww. stwierdzenie, dotyczące prawa gminy do posiadania udziałów w spółce prowadzącej działalność wykraczającą poza sferę uŝyteczności publicznej, NIK ocenia, Ŝe Spółka prawidłowo wywiązywała się z obowiązków zarządcy wspólnot, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. We wszystkich 12 przypadkach objętych badaniem, dotyczących zarządzania częściami wspólnymi nieruchomości, w których Gmina była współwłaścicielem: - właścicielom lokali składano roczne sprawozdania ze swej działalności oraz zwoływano zebranie właścicieli, co najmniej raz w roku, a wspólnota podejmowała uchwały zgodnie z postanowieniami art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali 19, - prowadzono i aktualizowano spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej, - zawarto umowy na dostawę wody, energii cieplnej i elektrycznej do zarządzanych nieruchomości, - załoŝono rachunki bankowe dla kaŝdej wspólnoty, - prowadzono ksiąŝki obiektu budowlanego oraz gromadzono załączniki z przeglądów rocznych i 5-letnich stanu technicznego budynku. Jednocześnie NIK zwraca uwagę, Ŝe w 3 budynkach wspólnot przeglądów instalacji elektrycznej dokonano po upływie 6 lat i 4 miesięcy, 7 lat i 1 miesiąca oraz 7 lat i 4 miesięcy, co stanowiło naruszenie przepisu art. 62 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 20. PowyŜsze, jak wyjaśnił Dyrektor Zarządu, było wynikiem przeoczenia pracownika. Ponadto, w 2 przypadkach (części wspólnej nieruchomości przy ul. Krasińskiego 8 i ul. Kasprzaka 10) Spółka wykonywała obowiązki zarządcy na podstawie uchwały członków wspólnot, a nie na podstawie pisemnej umowy, wbrew postanowieniom 19 Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm. 20 Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 7

art. 185 ust 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Podobna sytuacja wystąpiła takŝe w innych nieruchomościach 21. Zarząd Spółki wyjaśnił, iŝ podejmie działania w celu zawarcia tych umów. We wszystkich zbadanych przypadkach zaliczek na pokrycie kosztów zarządu, przypadających dla lokali będących własnością Gminy, naliczono proporcjonalnie do jej udziału we wspólnocie, a stawki na pokrycie kosztów zarządu (fundusz remontowy, eksploatacja) przyjęte do naliczeń były zgodne z uchwalonymi przez wspólnoty mieszkaniowe stawkami oraz powierzchnią lokali gminnych. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Zapewnienie prowadzenia postępowań w sprawie udzielenia zamówień publicznych z uwzględnieniem właściwego stosowania procedur obowiązujących w tym zakresie. 2. Wyegzekwowanie od wykonawcy prac remontowych przy ul. Świerczewskiego 33 zwrotu części zawyŝonego wynagrodzenia za wykonane prace. 3. Niezwłoczne zawiadamianie Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie o wystąpieniu zaległości, o których mowa w art.7 ust. 11 ustawy o dodatkach mieszkaniowych. 4. Zapewnienie terminowego dokonywania okresowych kontroli stanu technicznego budynków. 5. Podjęcie działań mających na celu dostosowanie działalności Spółki do ograniczeń w prowadzeniu działalności gospodarczej, wynikających z ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o gospodarce komunalnej. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Zarząd Spółki, w terminie 20 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Zarządowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. 21 ul. Jedności 3, 5, Świerczewskiego 6, 11, 13, 1-go Maja 2, 18, 20, Krucza 4, 6, Parkowa 15, Św. Barbary 19, 21. 8

W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 9