SPECYFIKACJA TECHNICZNA CZĘŚĆ 1 I. Wymagania techniczne II. Polityka bezpieczeństwa III. Harmonogram prac IV. Nadzór autorski Część 2 I. Wstęp II. Opis ogólny III. Algorytmy postępowania IV. Panel użytkownika V. Panel administratora VI. Integracja z systemem Kamedica VII. Powiadomienia VIII. Obsługa wyjątków Założenia funkcjonalno-użytkowe I. Wymagania techniczne 1. Interfejs z bezpiecznym połączeniem SSL 2. Wyświetlanie i działanie w przeglądarkach Firefox, Opera, Chrome, Internet Explorer 3. Przechowywanie danych w niekomercyjnej, relacyjnej bazie danych umożliwiające wymianę danych z przychodniami w czasie rzeczywistym 4. wymiana danych z systemem medycznym Kamed działającym w WCZ SPZOZ w czasie rzeczywistym (maksymalne opóźnienie to 10 rekordów na sekundę)
5. kompatybilność z zainstalowanym na serwerach w WCZ SPZOZ systemem operacyjnym Linux CentOS w architekturze x86_64 bit lub Ubuntu 10.xx LTS x86_64 bit. 6. wymiana danych między rejestracją internetową a placówkami WCZ SPZOZ z wykorzystaniem szyfrowanych tuneli w technologii OpenVPN i IPSec. 7. możliwość automatycznego, przyrostowego i całościowego wykonywania kopii zapasowej na żądanie. 8. Integracja ze stroną www WCZ SPZOZ (www.spzoz.wroc.pl). 9. W przyszłości system zostanie rozbudowany o system powiadamiania SMS. Program musi być przygotowany na obsługę tej funkcjonalności. Pkt 1. Logowanie do systemu rejestracji internetowej musi być realizowane po zestawieniu bezpiecznego połączenia z szyfrowaniem SSL lub TLS. Certyfikat dostarczy WCZ SPZOZ. Pkt 2. System rejestracji internetowej musi w prawidłowy sposób wyświetlać zawartość witryny (interfejsu użytkownika), realizować wszystkiej przewidziane funkcjonalności w przeglądarkach Firefox, Opera, Chrome, Internet Explorer (wersja min 7). Pkt 3. System medyczny Kamedika wdrożony w WCZ SPZOZ składuje dane w relacyjnej bazie danych opartej o silnik Firebird w wersji 2. Rejestracja internetowa musi przechowywać dane z wykorzystaniem technologii relacyjnych baz danych, jednocześnie umożliwiając wymianę danych między placówkami WCZ SPZOZ w czasie rzeczywistym. UWAGA: System rejestracji nie może przechowywać danych w bazie pośredniczącej, wszystkie dane ze względów bezpieczeństwa musza być przechowywane bezpośrednio w bazie systemu medycznego Kamedika.
Pkt 4. System medyczny WCZ SPZOZ działa w układzie rozproszonym. Schemat obecnej instalacji programu medycznego:
Centralny serwer z systemem Kamedica komunikuje się z pozostałymi serwerami w placówkach, każdy z nich posiada autonomiczną bazę danych, która jest synchronizowana danymi w czasie rzeczywistym w trybie każdy z każdym. Rejestracja internetowa musi działać w identyczny sposób tak aby wszelkie zmiany w przychodniach i samej rejestracji były rozsyłane w czasie rzeczywistym. Stacje robocze łączą się do lokalnych serwerów. Serwery wymieniają informacje pomiędzy placówkami za pośrednictwem łącz internetowych. Sposób funkcjonowania przedstawia rys.2:
Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 pt:
Pkt 5. W celu unifikacji zainstalowanego oprogramowania wymaganym systemem operacyjnym na którym zainstalowany zostanie system rejestracji internetowej jest Linux Centos 5 / Ubuntu 10 LTS w wersji 64 bitowej. System rejestracji wraz z dołączonym silnikiem bazy danych musi być z nim kompatybilny tak aby zapewniał prawidłową i stabilną pracę Pkt 6. Wymiana danych między placówkami a systemem rejestracji musi się odbywać z wykorzystaniem bezpiecznych połączeń tunelowych z szyfrowaniem. W celu zachowania kompatybilności wymagane jest aby połączenie było realizowane przy użyciu OpenVPN. Dodatkowo wymagane jest aby system mógł komunikować się z wykorzystaniem połączenia IPSec. WCZ SPZOZ pomoże w implementacji wszelkich certyfikatów i oprogramowania umożliwiającego prawidłowe przekazanie danych, ze względów bezpieczeństwa nie przekaże dostawcy tych certyfikatów. Pkt 7. System musi mieć możliwość automatycznego tworzenia kopii zapasowej, przyrostowo, całościowo na żądanie. Dostawca systemu zobowiązany jest do dostarczenia dokumentacji systemu kopii zapasowych. Pkt 8. Integracja ze stroną www WCZ SPZOZ (www.spzoz.wroc.pl). System rejestracji musi zawierać elementy charakterystyczne dla pozostałej części strony zleceniodawcy. Niezbędne materiały zostaną udostępnione przez zamawiającego w ciągu 14 dni roboczych od akceptacji projektu wykonania. WCZ SPZOZ umieści odpowiednie odnośniki dotyczące rejestracji internetowej dla strony www.spzoz.wroc.pl i pomoże skonfigurować stronę www w fazie implementacji serwisu zgodnie z harmonogramem: Oprogramowanie w wersji testowej - do 20-10-2010r. Wszelkie operacje poddomenowe i wersja testowa strony zostanie udostępniona wykonawcy do 40 dni od podpisania umowy.
Pkt 9. W przyszłości system zostanie rozbudowany o system powiadamiania SMS. Program musi być przygotowany na obsługę tej funkcjonalności. Bramka SMS zostanie umieszczona na serwerze rejestracyjnym i będzie obsługiwać moduł BT lub COMM do GSM podłączony do serwera rejestracji internetowej lub podłączony do serwera w centrali WCZ.
II. Polityka bezpieczeństwa System rejestracji internetowej musi zapewniać bezpieczeństwo i poufność przeprowadzanych operacji. Specyfikacja techniczna sprzętu serwerowego jak i samego systemu Centos / Ubuntu umożliwia korzystanie z wirtualizacji i rozdzielenie istotnych funkcji systemu. W celu podniesienia bezpieczeństwa dostawca systemu zobowiązany jest do wykorzystania technologii podnoszących bezpieczeństwo serwera. Wykonawca przygotuje system identyfikacji wejść do systemu (logowań) w taki sposób by administrator systemu w jasny i precyzyjny sposób mógł identyfikować osoby logujące Wymagania dla haseł: Hasła użytkownika systemu muszą składać się z minimum 6 znaków, co najmniej jednej cyfry i jednej dużej litery. System musi mieć możliwość generowania haseł jednorazowych o losowym ciągu znaków. Hasła muszą być przechowywane w bazie danych systemu Kamedika. INNE Obowiązkiem dostawcy systemu jest zapewnienie prawidłowego działania aplikacji w systemie Centos 5 / Ubuntu 10.xx LTS lub wyższej. Dostawca obowiązany jest do skonfigurowania serwera zgodnie z zaleceniem zleceniodawcy (REJ-INTERNET_SERWER.pdf), wykonania serii prób które potwierdzą prawidłowe działanie systemu oraz przekazanie dokumentacji technicznej. Zleceniodawca nie przewiduje możliwości wykorzystania innego systemu operacyjnego niż Centos w wersji 5 / Ubuntu 10.xx LTS lub wyższej, jest to spowodowane koniecznością unifikacji z istniejącym systemem informatycznym WCZ SPZOZ, które są całkowicie oparte o system Centos / Ubuntu. Oprogramowanie Centos / Ubuntu jest dostępne na licencji umożliwiającej pobranie z Internetu obrazu systemu i korzystanie bez dodatkowych opłat. Zamawiający nie wymaga dostarczenia nośników z systemem operacyjnym serwera.
Dostawca oświadcza, że dostarczone oprogramowanie Rejestracja Internetowa jest jego własnością i nie posiada wad w zakresie praw autorskich lub innych praw które mogły by narazić odbiorcę na sankcje przewidziane polskim prawem i innymi prawami które są uznawane przez Polskę. III. Harmonogramy Harmonogram L.P. NAZWA DOSTAWY TERMIN DOSTAWY (nie później niż) 1 Projekt systemu 30 dni od podpisania umowy 2 Serwer dla rejestracji internetowej 10 dni po akceptacji projektu systemu 3 Oprogramowanie w wersji testowej 20-10-2010r. 4 Odbiór ostateczny oprogramowania 26-11-2010r. 5 Nadzór autorski 01 03-12-2010r. 6 Uruchomienie serwisu dla Pacjentów 04-12-2010r. IV. Nadzór autorski Nadzór autorski nad pracami administracyjnymi, wdrożeniowymi i instalacyjnymi. Zakończenie prac zostanie potwierdzone protokołem zdawczo odbiorczym w załączeniu prot-zd-odb.pdf
CZĘŚĆ 2 SYSTEM REJESTRACJI INTERNETOWEJ Założenia funkcjonalno-użytkowe SPIS TREŚCI IX. Wstęp X. Opis ogólny XI. Algorytmy postępowania XII. Panel użytkownika XIII. Panel administratora XIV. Integracja z systemem Kamedica XV. Powiadomienia XVI. Obsługa wyjątków
I. WSTĘP W niniejszym dokumencie zostaną opisane główne funkcjonalności jakie będą wymagane w systemie rejestracji internetowej. System rejestracji internetowej ma być częścią systemu medycznego Kamedica, wdrożonego i używanego w WCZ SPZOZ. W celu uzyskania pożądanej funkcjonalności niezbędna jest częściowa integracja z interfejsem tego systemu. Założeniem jest uzyskanie maksymalnej funkcjonalności po stronie użytkownika jak i po stronie systemu Kamedica. W osobnych dokumentach zawarte są następujące wymagania i informacje: 1. Schematy blokowe z opisem kolejności wykonywanych kroków (Algorytm1_SCHEMAT.pdf oraz Algorytm2_SCHEMAT.pdf) 2. Załącznik ze schematami rejestracji wraz z obsługą e-kiosku (schemat-rej.xls), II. OPIS OGÓLNY Użytkownik (pacjent) w celu uzyskania dostępu do systemu rejestracji internetowej musi się zarejestrować w dowolnej przychodni WCZ SPZOZ, gdzie personel, jeśli będzie to wymagane, wprowadzi do systemu medycznego niezbędne dane osobowe i adresowe. W przypadku chęci korzystania z wizyt do lekarza POZ wymagane złożenie deklaracji (nie dotyczy przypadków nagłych itp.). Użytkownik otrzyma unikalny identyfikator wygenerowany przez system medyczny Kamed. Do utworzonej lub istniejącej dokumentacji medycznej zostanie dołączony wydruk z podpisem pacjenta potwierdzający jego rejestrację. Na części wydruku przeznaczonej dla pacjenta umieszczone zostaną dane niezbędne do pierwszego zalogowania się w systemie. Podczas pierwszego logowania pacjent będzie musiał zmienić hasło które zostało wygenerowane przez system w rejestracji przychodni. Po zalogowaniu się do panelu użytkownika do wyboru będą dwie dostępne opcje wyszukiwania wolnych miejsc do poradni, tj. przez wyszukiwanie personelu i przez wyszukiwanie typu specjalności/poradni. Świadczenie inne niż NFZ: System rejestracji domyślnie proponuje tylko świadczenia w ramach kontraktu z NFZ. Świadczenia inne niż w ramach kontraktu z NFZ (komercyjne, profilaktyczne itp.) muszą być udostępnione tylko po wybraniu odpowiedniej opcji w trakcie rejestracji. Opcja ta musi być
umieszczona w czytelnym miejscu, umożliwiającym w łatwy i szybki sposób wybranie tych świadczeń, przez użytkownika systemu. Świadczenia komercyjne muszą być obsługiwane przez systemy płatności online. Obsługa interfejsu wielojęzycznego: System rejestracji musi mieć możliwość prezentacji interfejsu w języku polskim oraz co najmniej 2 językach obcych (min. angielski i niemiecki). III. ALGORYTMY REJESTROWANIA Schematy w plikach: Algorytm1_SCHEMAT.pdf i Algorytm2_SCHEMAT.pdf oraz schematy rejestrowania w krokach schemat-rej.xls Kryterium nr 1: wyszukiwanie przez wybór personelu Krok 1: Pacjent wybiera z listy personel medyczny do którego chce się zarejestrować. Na liście rozwijanej lub w inny czytelny sposób należy umieścić personel, obok imienia i nazwiska powinna znaleźć się informacja o specjalności. Sortowanie alfabetyczne, klucz: nazwisko. Jeśli personel ma kilka specjalności na liście pojawia się kolejno z wymienionymi specjalnościami. Krok 2: Po wybraniu personelu system powinien wylistować wszystkie dostępne przychodnie wraz z poradniami w których pracuje dana osoba. Obok każdej poradni musi zostać umieszczona informacja o najbliższym wolnym terminie wizyty z opcją rejestracji po kliknięciu. Obok: opcja wyboru inny termin jeśli najbliższy nie jest odpowiedni. Jeśli pacjent wybierze inny termin, domyślny okres czasu w jakim wyszukiwane są wolne terminy to 30 dni od bieżącego dnia. Pacjent może wybrać z kalendarza okres od do.
Krok 3: Po wybraniu terminu wizyty w przychodni, pacjent wybiera godzinę na którą ma się odbyć wizyta. System informuje pacjenta o godzinach pracy wybranego personelu w danej poradni, jednocześnie na liście wyświetlone zostają tylko wolne godziny. Wybranie opcji rejestruj powoduje wybranie konkretnej godziny na wizytę. Krok 4: Po wybraniu godziny system wyświetli komunikat z pytaniem Czy chcesz się zarejestrować?. Komunikat musi zawierać nazwę i adres przychodni, rodzaj poradni, dane personelu, datę i godzinę wizyty. Potwierdzenie rejestracji następuje po kliknięciu TAK, rezygnacja po kliknięciu na NIE. Krok 5: Jeśli pacjent wybierze TAK w systemie zostanie wyświetlona strona informacja o wizycie zawierająca nazwę i adres przychodni, rodzaj poradni, dane personelu, datę i godzinę wizyty, adres email przychodni, telefon do rejestracji w przychodni, unikalny identyfikator wizyty nadawany przez system rejestracji. Po kliknięciu na opcję drukuj w systemie, następuje wydruk potwierdzenia dla pacjenta. W przypadku kiedy pacjent nie zdecyduje się na rejestrację system zapyta się Czy chcesz wybrać inny termin?. Jeśli TAK powrót do kroku nr 2, jeśli NIE powrót do strony głównej rejestracji internetowej (bez wylogowania użytkownika). Kryterium nr 2: wyszukiwanie przez wybór specjalności Krok 1: Użytkownik wybiera z listy rodzaj specjalności: lekarz POZ, alergolog, ginekolog, kardiolog itd. Krok 2: Po wybraniu specjalności użytkownikowi proponowany jest najbliższy termin wizyty, jednocześnie jeśli pacjent nie jest zainteresowany tym terminem obok może wybrać inny termin gdzie definiuje okres od do, przy czym data od to następny dzień roboczy a domyślny okresy wyszukiwania to 30 dni kalendarzowych.
Krok 3: Po wybraniu daty system powinien wylistować wszystkie dostępne przychodnie wraz z poradniami w których występują specjalności wraz z dodatkowymi poradniami w ramach głównej specjalności jeśli takie istnieją. Przykład: W ramach poradni kardiologicznej pracują dodatkowe poradnie np ośrodek dzienny rehabilitacji i pracowania badań wysiłkowych Pod każdą przychodnią musi zostać umieszczona lista poradni (jeśli pod główną podlegają mniejsze) a przy każdej umieszczone nazwisko personelu (pojedynczo lub wiele jeśli w wybranym terminie pracuje kilka). Naprowadzenie kursora i kliknięcie na personel powoduje przejście do kroku nr 4. Krok 4: Po wybraniu terminu wizyty w przychodni, pacjent wybiera godzinę na którą ma się odbyć wizyta. System informuje pacjenta o godzinach pracy wybranego personelu w danej poradni, jednocześnie na liście wyświetlone zostają tylko wolne godziny. Wybranie opcji rejestruj powoduje wybranie konkretnej godziny na wizytę. Krok 5: Po wybraniu godziny system wyświetli komunikat z pytaniem Czy chcesz się zarejestrować?. Komunikat musi zawierać nazwę i adres przychodni, rodzaj poradni, dane personelu, datę i godzinę wizyty. Potwierdzenie rejestracji następuje po kliknięciu TAK, rezygnacja po kliknięciu na NIE. Krok 6: Jeśli użytkownik w kroku nr 5 zdecyduje się na zarejestrowanie wizyty następuje przejście do strony z której można wydrukować potwierdzenie (opcja drukuj). Informacje jakie powinno zawierać potwierdzenie: nazwę i adres przychodni, rodzaj poradni, dane personelu, datę i godzinę wizyty, adres email przychodni, telefon do rejestracji w przychodni, unikalny identyfikator wizyty nadawany przez system rejestracji. Po kliknięciu opcji drukuj pacjent zostaje przekierowany do strony głównej systemu rejestracji (bez wylogowania).
IV. PANEL UŻYTKOWNIKA Lista funkcjonalności: - informacja o danych osobowych i adresowych (imię i nazwisko, pesel, adres zamieszkania) - moje rejestracje (przegląd, zmiana, odwołanie) - wolne terminy (lista poradni z najbliższymi wolnymi terminami) - zmiana hasła i adresu email - na stronie głównej rejestracja zgodnie z algorytmami (kryterium 1 i 2) - historia wizyt internetowych V. PANEL ADMINISTRATORA Statystyki strony WWW, odwiedziny, obciążenie serwera. Blokowanie dostępu dla określonych użytkowników, modyfikacja danych użytkowników. VI. INTEGRACJA Z SYSTEMEM KAMEDICA Głównym założeniem przy wdrażaniu systemu rejestracji internetowej jest jego działanie w ramach interfejsu systemu medycznego Kamedica. Jest to niezbędne z punktu widzenia funkcjonalności, jakości pracy, obniżenia kosztów obsługi przez użytkownika, co ma bezpośrednie przełożenie na wydajność i efektywność całego systemu. Poniżej lista wymaganych funkcjonalności dostępnych z poziomu interfejsu wraz z opisem: 1. Integracja z harmonogramem pracy personelu System musi umożliwiać planowanie i ustalanie grafików pracy personelu z poziomu interfejsu systemu Kamedica. Operator systemu określa dostępność personelu dla rejestracji internetowej, która może być inna niż wynika to z harmonogramu pracy. Ważne jest aby w możliwie prosty i czytelny sposób operator miał dostęp do harmonogramu internetowego, bez
zbędnych kliknięć i budowy dodatkowych modułów. Okres dostępności dla rejestracji internetowej musi zostać wyróżniony kolorem. Przykład: Lekarz ginekolog pracuje w godzinach 09:00 14:00, jednak w systemie rejestracji internetowej dostępne godziny dla pacjentów to 12:00 14:00 lub 09:00 10:00. 2. Wyróżnienie pacjentów zarejestrowanych internetowo Operator systemu podczas przeglądania w terminarzu zarejestrowanych wizyt musi mięć podaną informację o tym czy pacjent zarejestrował się z Internetu. w osobnej kolumnie na liście. Wymagane jest aby po zaznaczeniu pacjenta z listy system informował o danych teleadresowych pacjenta, identyfikatorze w systemie rejestracji internetowej. Format i rodzaj prezentowanej informacji na poniższym rysunku:
3. Informacja o rezygnacji pacjenta z wizyty System musi wyróżniać pacjentów którzy zrezygnowali z wizyty, w czytelny sposób. Funkcjonalność musi być dostępna z poziomu listy wizyt. Proponowane wyróżnienie wierszy kolorem z widoczną informacją jak na rysunku niżej wraz z funkcjonalnością usunięcia takiej wizyty lub sposób opisany w pkt. 4: 4. Możliwość zmiany lub usunięcia wizyty przez personel medyczny Operator musi mieć możliwość zmiany terminu, poradni i personelu dla wizyty internetowej oraz jej całkowitego usunięcia. System musi umożliwiać usunięcie wszystkich wizyt do danego personelu i poradni w wybranym okresie czasu. 5. Możliwość blokowania konta pacjenta
Operator systemu musi mieć możliwość zablokowania dostępu do rejestracji internetowej z powodu naruszenia regulaminu lub innych okoliczności. Funkcjonalność powinna być dostępna w formatce z aktualnymi wizytami, kartotece pacjentów lub w innym miejscu które w czytelny i łatwy sposób umożliwi wykonanie tej operacji. 6. Ustalanie limitów ilościowych System rejestracji internetowej musi umożliwiać operatorowi ustalenie limitów przyjęć do danego personelu. Oprócz wyboru terminów dostępnych dla rejestracji internetowej system musi mieć funkcję określania ilości wizyt na dzień, która jest nieprzekraczalna i na jej podstawie automatycznie planować grafik internetowy, w zadanym okresie czasu. 7. Dodatkowe informacje w kartotece pacjentów - czy pacjent ma aktywowany dostęp do rejestracji internetowej - identyfikator użytkownika - data aktywacji konta - adres email 8. Powiadomienia dla pacjenta Podczas przeglądu zarejestrowanych wizyt operator musi mieć możliwość wysłania powiadomienia do pacjenta lub całej ich grupy. W terminarzu do zaznaczonych pacjentów opcja wyślij wiadomość.
9. RAPORTY Wymagane raporty: 1. Lista pacjentów z aktywnym kontem internetowym, kolumny: - imię i nazwisko - PESEL - adres zamieszkania - adres email - telefon - ilość wizyt ogólnie - ilość wizyt z rejestracji internetowej - ilość wizyt niezatwierdzonych (pacjent nie stawił się) 2. Lista rezerwacji od - do z wyborem przychodni, poradni, personelu, możliwość anulowania wizyt. - imię nazwisko - PESEL - adres zamieszkania - adres email - telefon - personel - płeć (zliczanie ilości) 3. Raport blokowanych użytkowników. - imię i nazwisko - PESEL - adres zamieszkania - adres email - telefon - opcja odblokowania pojedynczych/wszystkich użytkowników 4. Raporty statystyczne
Ilość rejestracji na dany dzień, w okresie czasu od - do, z selekcją na przychodnie, poradnie, personel, płeć, ilość nie stawień się na wizytę, ilość kobiet, ilość mężczyzn Uwagi ogólne do raportów: Możliwość filtrowania po poradni, personelu, płci, w okresie czasu od do, blokowani. VII. POWIADOMIENIA Sposób działania systemu rejestracji internetowej zakłada, że powiadomienia o zdarzeniach będą wysyłane przez system email na podany przy rejestracji w przychodni adres email. W przyszłości system zostanie rozbudowany o system powiadamiania SMS. Program musi być przygotowany na obsługę tej funkcjonalności. Zdarzenia: 1. Rejestracja użytkownika w systemie Na podany przez pacjenta email system wysyła powiadomienie o aktywacji konta w systemie rejestracji internetowej. Treść emaila zostanie ustalona między zamawiającym a producentem systemu. 2. Rejestracja wizyty Po zarejestrowaniu przez pacjenta wizyty, system rejestracji wysyła powiadomienie na adres mailowy. W treści emaila muszą znaleźć się następujące informacje:
- nazwę i adres przychodni - rodzaj poradni, dane personelu - data i godzina wizyty - adres email przychodni - telefon do rejestracji w przychodni - unikalny identyfikator wizyty nadawany przez system rejestracji 3. Zmiana wizyty, usunięcie wizyty W przypadku kiedy pacjent zdecyduje się na zmianę przychodni i terminu wizyty system rejestracji wysyła email z powiadomieniem. Tak samo jak w przypadku rejestracji nowej wizyty pacjent musi dostać pełną informacje o swojej wizycie. W przypadku kiedy pacjent zrezygnuje z wizyty, system rejestracji wyśle na adres email pacjenta powiadomienie. 4. Przypomnienie o wizycie System rejestracji musi wysyłać przypomnienia o wizytach dla pacjentów, którzy zarejestrowali się w systemie rejestracji internetowej. Operator systemu może ustawić na ile godzin przed wizytą na adres email pacjenta zostanie wysłane przypomnienie o wizycie. Proponowane ustawienie to 48 godzin dla poradni specjalistycznych, 24 godziny dla POZ. 5. Powiadomienia o wydarzeniach W przypadku kiedy WCZ organizuje badania okresowe (żółte tygodnie, profilaktyki itd.) operator musi mieć możliwość wysłania zbiorczej informacji dla użytkowników rejestracji internetowej.