Warszawa, 12 maja 2015 r. Dotyczy: zapytania ofertowego na realizację usługi Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Ekoinnowacje to się opłaca Znak sprawy: 0002146 I. Postanowienia ogólne 1. W związku z realizacją projektu pn. Ekoinnowacje to się opłaca, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, na podstawie umowy nr UDA-POKL.02.01.01-00-376/13 zawartej z Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, Zamawiający: Ove Arup & Partners International Limited (OAPIL) z siedzibą przy 13 Fitzroy Street W1T 4BQ Londyn, Wielka Brytania, działająca w formie oddziału pod nazwą Ove Arup & Partners International Limited Sp. z o.o. Odział w Polsce z adresem ul. Królewska 16, 00-103 Warszawa zaprasza do przedstawienia oferty na: przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Ekoinnowacje to się opłaca. 2. Postępowanie niniejsze toczy się w trybie zapytania ofertowego, z zachowaniem obowiązującej zasady konkurencyjności. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Opis przedmiotu zamówienia Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn. Ekoinnowacje to się opłaca realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej 1/14
gospodarki, Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektu pn. Ekoinnowacje to się opłaca, jego szczegółowy zakres oraz treść raportu z audytu zewnętrznego muszą być zgodne z obowiązującymi wytycznymi Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, określonymi w Załączniku nr 2 Wymagania dotyczące audytu projektu do dokumentu Zasady realizacji projektu konkursowego w ramach Poddziałania 2.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (wersja z dnia 22.05.2014 r.) stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Wyżej wymieniony dokument dostępny jest również na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pod adresem: http://pokl.parp.gov.pl/index/index/1255. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): CPV 79212000-3 - usługi audytu 2. Opis projektu Beneficjent: Ove Arup & Partners International Limited (OAPIL) z siedzibą przy 13 Fitzroy Street W1T 4BQ Londyn, Wielka Brytania, działająca w formie oddziału pod nazwą Ove Arup & Partners International Limited Sp. z o.o. Odział w Polsce z adresem ul. Królewska 16, 00-103 Warszawa Tytuł projektu: Ekoinnowacje to się opłaca Nr projektu: POKL.02.01.01-00-376/13 Okres realizacji projektu: 01.07.2014r. 30.06.2015r. Wartość projektu (wartość dofinansowania): 5 566 755,61 zł Cel główny projektu: podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez zwiększenie kwalifikacji zawodowych związanych z ekoinnowacjami 157 kobiet i 368 mężczyzn, przedsiębiorców i pracowników z 370 mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z branży budowlanej i projektowej z terenu całej Polski poprzez udział w szkoleniach i doradztwie bezpośrednim związanym bezpośrednio z tematyką szkoleń w okresie I 2014 VI 2015 Liczba Beneficjentów pomocy (przedsiębiorstw), które docelowo zostaną objęte wsparciem w ramach projektu: 370 przedsiębiorstw Liczba osób (przedsiębiorców i pracowników przedsiębiorstw), które docelowo zostaną objęte wsparciem w ramach projektu: 525 osób Projekt objęty jest regułami pomocy de minimis. 3. Szczegółowy zakres zamówienia Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego 2/14
zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu Ekoinnowacje to się opłaca są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. W opinii audytor poświadcza, że wszelkie zadania wykonywane w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z zapisami dokumentu Zasady realizacji projektu konkursowego w ramach Poddziałania 2.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). Niniejszy audyt jest audytem zgodności a nie audytem statutowym. Warunki programu są więc zawsze nadrzędne wobec standardów ogólnych (standardy rachunkowości lub standardy odnośnie systemów zarządzania). Zakres ogólny audytu: Audyt zewnętrzny projektu pn. Ekoinnowacje to się opłaca obejmuje sprawdzenie czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie/wniosku o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Zakres szczegółowy audytu oraz zakres raportu wymaganego do opracowania po przeprowadzeniu audytu określają dokumenty, o których mowa w pkt. II. ust. 1. Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport zawierający opinię z audytu, zgodnie z wymienionymi wyżej dokumentami, a także z innymi obowiązującymi przepisami i zasadami. Okres który ma zostać objęty audytem: od 07.01.2014r. do dnia audytu. Raport z audytu powinien zawierać następujące elementy: I. Informacje ogólne 1. Data sporządzenia raportu. 2. Numer audytowanego przedsięwzięcia. 3. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie. 4. Termin przeprowadzenia audytu. 5. Okres objęty audytem. II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu 1. Cel audytu. 3/14
2. Zakres przedmiotowy audytu. 3. Zastosowane techniki audytu. 4. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. IV. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. V. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. VI. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. VII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie badanych dokumentów potwierdzających faktyczną realizację działań w projekcie, w tym dokumentów księgowych. Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze raportu z audytu w formie papierowej. Wszelkie opracowane przez Wykonawcę materiały powinny zostać oznaczone logotypami zgodnymi z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń co do opracowanego przez Wykonawcę raportu w terminie 7 dni roboczych od dnia jego przekazania. III. Termin i miejsce realizacji zamówienia Termin realizacji zamówienia: w przedziale czasowym od 08.06.2015r. do 19.06.2015r. Szczegółowy przedział czasowy przeprowadzenia audytu zostanie ustalony przez Zamawiającego w konsultacji z wybranym Wykonawcą. Wymagany termin dostarczenia raportu z audytu zewnętrznego projektu: do 7 dni roboczych od dnia zakończenia czynności audytu. Zgodnie z Zasadami realizacji projektu konkursowego w ramach Poddziałania 2.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki audyt powinien zostać przeprowadzony w trakcie trwania projektu, jednakże nie wcześniej niż na dwa miesiące przed zakończeniem okresu realizacji projektu i nie później niż do dnia zakończenia okresu realizacji projektu, tak aby było możliwe rozliczenie wydatków z nim związanych w czasie trwania projektu. 4/14
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia jak i szczegółowego przedziału czasowego przeprowadzenia audytu, który zostanie ustalony w porozumieniu z wybranym Wykonawcą. Nowe terminy będą ustalane w konsultacji z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą. Miejsce realizacji zamówienia: ul. Królewskiej 16, 00-103 Warszawa (siedziba Zamawiającego/ Biuro projektu Ekoinnowacje to się opłaca ). IV. Warunki udziału w postępowaniu, jakie musi spełnić Wykonawca składający ofertę O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - przeprowadzili co najmniej 3 audyty zewnętrzne projektów, w tym co najmniej przeprowadzili jeden audyt zewnętrzny projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego lub doradczego. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunku: Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę wyżej wskazanego warunku udziału w postępowaniu według formuły spełnia / nie spełnia na podstawie analizy złożonego przez Wykonawcę oświadczenia i dokumentów (wymóg przedstawienia stosownych referencji potwierdzających należyte wykonanie usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu lub innych dowodów), o których mowa w pkt. V. ust. 1 niniejszego zapytania ofertowego. Z treści załączonych do oferty Wykonawcy oświadczeń i dokumentów mających na celu potwierdzenie spełnienia powyższego warunku, wynikać ma jednoznacznie, iż Wykonawca ten warunek spełnia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że wyżej wskazany warunek udziału w postępowaniu spełnia jeden z Wykonawców samodzielnie. 2. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca zapewni udział w realizacji zamówienia osób spełniających poniżej określone warunki: Osoba podpisująca raport powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants. Osoba podpisująca raport powinna posiadać minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów. 5/14
Zespół przeprowadzający audyt zewnętrzny projektu powinien posiadać doświadczenie w przeprowadzaniu audytów. W składzie zespołu przeprowadzającego audyt co najmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia, wymienione w dwóch powyższych punktach. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunku: Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę wyżej wskazanego warunku udziału w postępowaniu według formuły spełnia / nie spełnia na podstawie analizy złożonego przez Wykonawcę oświadczenia i dokumentów, o których mowa w pkt. V. ust. 2 niniejszego zapytania ofertowego. Z treści załączonego do oferty Wykonawcy oświadczenia i dokumentów mających na celu potwierdzenie spełnienia powyższego warunku, wynikać ma jednoznacznie, iż Wykonawca ten warunek spełnia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że wyżej wskazany warunek udziału w postępowaniu spełnia jeden z Wykonawców samodzielnie. 3. Nie są kapitałowo lub osobowo powiązani z Zamawiającym Zamawiający wyklucza możliwość złożenia oferty przez podmioty o których mowa w art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42,poz. 275 z późn. zm.) tj. powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Wykonawcą polegające na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. (Ograniczenie powyższe dotyczy również wszelkich wzajemnych sytuacji faktycznych jak i prawnych między Zamawiającym a Wykonawcą, które mogą budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, a przepis art. 6c ust. 2 pkt 4 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości należy traktować jako przykładowe takie wyliczenie). Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunku: Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę wyżej wskazanego warunku udziału w postępowaniu według formuły spełnia / nie spełnia na podstawie analizy złożonego przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa w pkt. 6/14
V ust. 3, niniejszego zapytania ofertowego. Z treści załączonego do oferty Wykonawcy oświadczenia, mającego na celu potwierdzenie spełnienia powyższego warunku, wynikać ma jednoznacznie, iż Wykonawca ten warunek spełnia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że wyżej wskazany warunek udziału w postępowaniu spełnia każdy z Wykonawców samodzielnie. W przypadku złożenia oferty przez Wykonawcę powiązanego kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, zostanie on wykluczony z udziału w postępowaniu. 4. Spełniają warunek bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia powinien spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: prowadziła/-ił wcześniej kontrolę projektu, którego dotyczy przedmiot zamówienia; jest audytorem wewnętrznym jednostki/podmiotu realizującego projekt; posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; jest lub był/-a w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np. pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; w ostatnich 3 latach uczestniczył/-a w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; osiągnęła/-ął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; jest lub był/-a zaangażowany/-a w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności; nie spełnia wymogu bezstronności i niezależności od Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) oraz Instytucji Zarządzającej PO KL (poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt); 7/14
z powodu istnienia innych powodów faktycznych lub prawnych nie spełnia warunków zachowania bezstronności i niezależności. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunku: Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę wyżej wskazanego warunku udziału w postępowaniu według formuły spełnia / nie spełnia na podstawie analizy złożonych przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w pkt. V ust. 4, niniejszego zapytania ofertowego. Z treści załączonych do oferty Wykonawcy oświadczeń mających na celu potwierdzenie spełnienia powyższego warunku, wynikać ma jednoznacznie, iż Wykonawca ten warunek spełnia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że wyżej wskazany warunek udziału w postępowaniu spełnia każdy z Wykonawców samodzielnie. V. Wykaz oświadczeń i dokumentów, które musi dostarczyć Wykonawca w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Dokumenty i oświadczenia potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w pkt IV: 1. W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia (pkt. IV ust. 1), Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do swojej oferty wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. Wykaz wykonanych usług musi zostać opisany zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Do wykazu wykonanych usług należy załączyć dowody, iż usługi zostały wykonane należycie. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia przez Wykonawcę dowodów, o których mowa powyżej w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnioną/-e do reprezentowania Wykonawcy. 2. W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (pkt. IV ust. 2), Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do swojej oferty wykaz osób odpowiedzialnych za realizację usługi, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wypełniony zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. We wskazanym wyżej załączniku należy podać informacje na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, w tym należy wskazać osobę podpisującą raport, która posiada uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants oraz posiada minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów. 8/14
Zamawiający może zażądać od Wykonawcy okazania dokumentów potwierdzających wykazane doświadczenie osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 3. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (pkt IV. ust. 3), Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do swojej oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między Wykonawcą a Zamawiającym zgodne z załącznikiem nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. 4. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu, dotyczącego bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego (pkt. IV ust. 4), Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do swojej oferty: załącznik nr 6 - Oświadczenie o bezstronności i niezależności (dot. Wykonawcy) oraz załącznik nr 7 - Oświadczenie o bezstronności i niezależności (dot. osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu wskazanych w wykazie osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotu zamówienia). Łącznie z ww. załącznikami Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wraz ze swoją ofertą (Załącznik nr 2_Formularz ofertowy - OFERTA), aktualnego odpisu KRS (wydruk pobrany z właściwej strony internetowej lub odpisu aktualnego KRS opatrzony pieczęcią Sądu) lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wydruk pobrany z właściwej strony internetowej), jeżeli Wykonawca podlega wpisowi do rejestru lub ewidencji. W przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagane jest przedstawienie ww. dokumentów indywidualnie dla każdego podmiotu wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia. VI. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w formie papierowej, wypełniona czytelnie nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo. 2. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty wariantowej lub częściowej, spowoduje odrzucenie złożonych ofert. 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie składają jedną wspólną ofertę. 4. Ofertę cenową należy przedstawić w Formularzu ofertowym - OFERTA, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 5. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/-y uprawnioną/-e do reprezentowania Wykonawcy. 6. W przypadku podpisania oferty lub dokumentów do niej załączonych przez osobę/-y upełnomocnioną/-e, należy pod rygorem odrzucenia oferty dołączyć do niej odpowiednie pełnomocnictwo w formie oryginału bądź kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. 9/14
7. Do oferty muszą być załączone wszystkie dokumenty wymagane odpowiednimi postanowieniami zapytania ofertowego oraz przedstawionymi przez Zamawiającego wzorami załącznikami, a w szczególności powinny one zawierać wszystkie informacje i dane. 8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia Umowy w sprawie realizacji zamówienia. Oferta powinna być podpisana przez ustanowionego pełnomocnika. Do oferty należy dołączyć dokument pełnomocnictwa. 9. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem Umowy w sprawie realizacji przedmiotowego zamówienia, okazania umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. VII. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Miejsce składania ofert Ofertę należy przesłać: pocztą elektroniczną w formie skanu zawierającego oryginalny podpis Wykonawcy, na adres: ireneusz.kolodziej@arup.com, w tytule e-maila należy wpisać: OFERTA, Znak sprawy: 0002146 lub faxem na numer 22 455 45 55 lub drogą pocztową lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego, pod adresem: ul. Królewskiej 16, 00-103 Warszawa, V piętro. Oferty należy składać w nieprzejrzystej i szczelnie zamkniętej kopercie lub innym opakowaniu. Należy zastosować jedną kopertę lub opakowanie. Na kopercie lub opakowaniu należy umieścić oznakowanie według poniższego wzoru: Nazwa i adres Wykonawcy:.. Zamawiający: Ove Arup & Partners International Limited Sp. z o.o. Oddział w Polsce ul. Królewska 16 00-103 Warszawa Oferta na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Ekoinnowacje to się opłaca. Znak sprawy: 0002146 Nie otwierać do dnia 27.05.2015, do godz. 16.00. 10/14
2. Termin składania ofert Oferty należy składać do dnia 27 maja 2015r., do godziny 16:00. W przypadku, gdy Wykonawca złoży ofertę korzystając z usług pocztowych, za termin złożenia oferty Zamawiający uznawać będzie datę i godzinę wpłynięcia oferty do siedziby Zamawiającego. 3. Oferty złożone po terminie Oferty złożone po terminie będą zwrócone składającym bez otwierania. VIII. Ocena ofert Oferta powinna obejmować całość zamówienia. Oferty częściowe i wariantowe nie będą rozpatrywane. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych z ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz te oferty, które nie zostały odrzucone (zostały złożone w terminie wskazanym w pkt VII. ust. 2 i spełniają wymogi określone w pkt IV). Zamawiający dokona punktowej oceny ofert według kryteriów: Kryterium 1 - doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów Waga - 40% Kryterium 2 - cena oferty Waga - 60%. 1. W Kryterium 1 - doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów będą stosowane następujące zasady: Wykonawca, który wykaże się doświadczeniem w realizacji, w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, więcej niż trzech usług przeprowadzenia audytów zewnętrznych projektów, w tym co najmniej jednego audytu zewnętrznego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego lub doradczego, uzyska: 10 pkt. za wykazanie przeprowadzenia 4 audytów zewnętrznych projektów, w tym co najmniej jednego audytu zewnętrznego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego lub doradczego. 20 pkt. za wykazanie przeprowadzenia 5 audytów zewnętrznych projektów, w tym co najmniej jednego audytu zewnętrznego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego lub doradczego. 30 pkt. za wykazanie przeprowadzenia 6 audytów zewnętrznych projektów, w tym co najmniej jednego audytu zewnętrznego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego lub doradczego. 11/14
40 pkt. za wykazanie przeprowadzenia 7 i więcej audytów zewnętrznych projektów, w tym co najmniej jednego audytu zewnętrznego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego lub doradczego. Zero punktów otrzyma Wykonawca, który poza doświadczeniem w realizacji w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie co najmniej trzech usług przeprowadzenia audytów zewnętrznych projektów, w tym co najmniej jednego audytu zewnętrznego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego lub doradczego, nie wykaże się dodatkowym doświadczeniem w realizacji usług przeprowadzania audytów projektów, o którym mowa powyżej. Oferta w Kryterium 1 może uzyskać maksymalnie 40 punktów. 2. W Kryterium 2 cena oferty pod uwagę będzie brana całkowita cena brutto zamówienia. Zastosowany zostanie wzór matematyczny do wyliczenia punktów: Cn KC = ------ x 60 Cb gdzie: KC liczba punktów oferty ocenianej za kryterium cena oferty Cn - cena najkorzystniejsza spośród ofert badanych, Cb - cena oferty badanej. Wartość należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo w kwocie brutto (tj. z uwzględnieniem ewentualnego należnego podatku VAT). Wszystkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia powinny być skalkulowane w cenie oferty. Oferta w Kryterium 2 - cena oferty może uzyskać maksymalnie 60 punktów. 3. Łączna ocena ofert Punkty uzyskane przez ofertę w ocenie oferty w Kryterium 1 zostaną dodane do punktów uzyskanych przez nią w ocenie oferty w Kryterium 2 i na tej podstawie zostanie obliczona łączna ocena oferty. Oferta w łącznej ocenie może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska największą ilość punktów w łącznej ocenie ofert (łączna suma punktów uzyskanych przez Wykonawcę w kryterium 1 i 2). Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 12/14
W przypadku oferty, która uzyska najwyższą liczbę punktów i zarazem określać będzie cenę realizacji zamówienia w wysokości przekraczającej kwotę przeznaczoną na ten cel w budżecie projektu, Zamawiający przeprowadzi negocjacje w zakresie ceny z Wykonawcą, który złożył ww. ofertę i w przypadku wynegocjowania ceny mieszczącej się w budżecie projektu zawrze z nim umowę na realizację usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu. W przypadku odmowy podpisania Umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania zapytania ofertowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcami, jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taką samą liczbę punktów (łączna suma punktów otrzymana w kryterium 1 i 2). Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizowanego przedmiotu zamówienia w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie realizować przedmiotu zamówienia. Wykonawcy z tego tytułu nie będą przysługiwać jakiekolwiek roszczenia finansowe w stosunku do Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania zmian warunków zapytania ofertowego w uzasadnionych przypadkach, a także jego odwołania oraz zakończenia postępowania bez wyboru ofert, w szczególności w przypadku gdy wartość oferty przekracza wielkość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na sfinansowanie zamówienia, a przeprowadzone negocjacje nie doprowadzą do obniżenia ceny. IX. Postanowienia końcowe 1. Wykonawcy uczestniczą w postępowaniu na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. 2. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Wykonawca zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić audyt w szczególności zgodnie z wymogami określonymi przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, które zostały zawarte w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Audyt nie spełniający wymogów określonych w ww. załączniku będzie uznany za nieprawidłowo przeprowadzony, a koszt z tego tytułu może być uznany za niekwalifikowalny. 13/14
X. Załączniki: Załącznik nr 1 - Wymagania dotyczące audytu projektu Załącznik nr 2 Formularz ofertowy - OFERTA Załącznik nr 3 Wykaz usług Załącznik nr 4 Wykaz osób Załącznik nr 5 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między Wykonawcą a Zamawiającym. Załącznik nr 6 Oświadczenie o bezstronności i niezależności (dot. Wykonawcy) Załącznik nr 7 Oświadczenie o bezstronności i niezależności (dot. osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu) Informacje szczegółowe można uzyskać pod numerem telefonu (22) 455 46 35 lub adresem e-mail: ireneusz.kolodziej@arup.com. Osoba upoważniona do kontaktów: Ireneusz Kołodziej. Z poważaniem, Ireneusz Kołodziej, Kierownik Projektu 14/14