Zamawiający: Stowarzyszenie Równych Szans BONA FIDES ul. Niecała 4/5a, 20-080 Lublin NIP 9462387914 REGON 432663772 KRS 0000168509 e-mail: bonafides@op.pl Lublin, dn. 22 kwietnia 2013 r. Miejscowość, data Zapytanie ofertowe nr 03/AKA/ 2013 (dotyczy wykonania strony internetowej w ramach projektu Akademia Kobiet Aktywnych, współfinansowanego z środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych) Kod CVP: 72413000-8 Usługi w zakresie projektowania stron WWW. Nr wniosku: 125/D/3/2012 I. ZAMAWIAJĄCY 1. Zamawiającym jest Stowarzyszenie Równych Szans BONA FIDES (ul. Niecała 4/5a, 20-080 Lublin). 2. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami dostępne jest na stronie www.stowarzyszeniebonafides.pl oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie biura projektu Stowarzyszenia Równych Szans BONA FIDES przy ul. Niecałej 4/5a, 20-080 Lublin. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie strony internetowej projektu pn. Akademii Kobiet Aktywnych wraz z wykupieniem na rzecz Zamawiającego domeny oraz hostingiem na okres 24 miesięcy, w ramach projektu Akademia Kobiet Aktywnych, współfinansowanego z środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: A) Opracowanie logotypu Akademii Kobiet Aktywnych oraz identyfikacji wizualnej strony www/projektu. Logotyp musi posiadać własny niepowtarzalny znak nawiązujący do tematyki przedmiotu zamówienia oraz własną autorską typografię. B) Wykupienie i utrzymanie domeny o nazwie www.akademiakobietaktywnych.pl wraz z hostingiem strony na okres 24 miesięcy od daty wyboru wykonawcy. C) Strona internetowa powinna być wyposażona w następujące funkcjonalności: Autorski panel zarządzania treścią CMS umożliwiający dodawanie plików tekstowych oraz graficznych / zdjęć oraz utrzymanie i wsparcie funkcjonowania strony przez 24 m-cy Forum dyskusyjne Panel do organizacji sondaży / głosowań
Kalendarz Statystyki odwiedzin strony Promocja w mediach społecznościowych (Facebook) Możliwość wysyłania kartek ze strony D) Projekt graficzny powinien być autorski i spójny z logo oraz identyfikacją wizualną. Projekt funkcjonalny i graficzny powinien być: Opracowany wspólnie z Zamawiającym Oznakowany logotypami oraz informacjami zgodnie z zasadami informacji oraz promocji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych E) Struktura strony powinna obejmować następujące elementy: START informacje o projekcie Akademia Kobiet Aktywnych (dział tekstowy, w treści możliwość informacje o projekcie (dział tekstowy, w treści możliwość umieszczania zdjęć) informacje o partnerze (dział tekstowy, w treści możliwość umieszczania zdjęć) informacje o aktualnych zapytaniach ofertowych (dział tekstowy) dane kontaktowe, formularz kontaktowy, mapa (dział tekstowy, w treści możliwość sondaże (dział tekstowy, w treści możliwość umieszczania zdjęć, z opcją głosowań przez internautów oraz wyświetlaniem na bieżąco wyników głosowań) informacje o inicjatywach uczestniczek projektu (dział tekstowy, w treści możliwość informacje o Lokalnych Centrach Rozwoju Społecznego (dział tekstowy, w treści możliwość informacja o Akademii Kobiet Aktywnych (dział tekstowy, w treści możliwość informacja o Forum Kobiet Aktywnych (dział tekstowy, w treści możliwość informacja o seminariach tematycznych (dział tekstowy, w treści możliwość galeria (dział ze zdjęciami, z możliwością tworzenia opisów zdjęć) aktualności (dział tekstowy, w treści możliwość forum dyskusyjne kalendarz informacja o liczbie odwiedzin stronę www F) Wykonawca zobowiąże się do przeszkolenia osób zatrudnionych w projekcie w zakresie jej obsługi. G) Wykonawca w ramach usługi będzie prowadził administrowanie stroną internetową od dnia wykonania strony do dnia 30 września 2014 r. polegające na zamieszczaniu na stronie w ciągu 24 godz. informacji przesłanych przez przedstawiciela Zamawiającego, wprowadzanie na bieżąco zmian wskazanych przez Zamawiającego, utrzymywania stałego kontaktu z Zamawiającym. H) Wykonawca udziela na utworzenie interaktywnego portalu 12-miesięcznej gwarancji.
3. Wymagania w stosunku do Wykonawcy: A) Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania uprawnień); B) Wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie; C) Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku); D) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, pozwalającej na wykonanie zamówienia(zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku); Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. B) Zamawiający wymaga dołączenia do oferty informacji i wydruku kolorowego co najmniej 3 wykonanych w ostatnich 12 miesiącach projektów stron internetowych w kolorze celem ich oceny pod kątem jakości graficznej. 4.Oferty częściowe: Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych. 5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po wykonaniu usługi zgodnie z terminem określonym w umowie (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu). 6. Termin związania ofertą Oferent jest związany ofertą w terminie do 30 dni od dnia złożenia oferty III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia związane z utworzeniem strony internetowej: do 20.05.2013 r. Termin wykonania przedmiotu zamówienia związany z administrowaniem strony internetowej: do 30.09.2013 r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne
poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: bonafides@op.pl, przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres: Stowarzyszenie Równych Szans BONA FIDES (ul. Niecała 4/5a, 20-080 Lublin) do dnia 10 maja 2013 roku do godz. 15-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: A. Cena 40% Cena najtańszej oferty Cena badanej oferty X 40 = ilość punktów B. Jakość graficzna projektów 60% Jakość graficzna zostanie oceniona wg następujących kryteriów: Kreatywność i pomysłowość rozwiązań graficznych max. 30 pkt. (max. 10 pkt. dla każdego projektu). Ilość punktów badanej oferty X 30 = ilość punktów Największa ilość punktów Estetyka wykonania projektu graficznego max. 30 pkt. (max. 10 pkt. dla każdego projektu) Ilość punktów badanej oferty X 30 = ilość punktów Największa ilość punktów Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ilość punktów.
Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, Organizator może zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. Powyższe będzie zweryfikowane w oparciu zaświadczenia, rekomendacje lub umowy wskazujące na realizację działań. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań koniecznych, kryteriów dodatkowych oceny. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Iwona Przewor pytania należy kierować na adres e- mail: bonafides@op.pl ze wskazaniem numeru zapytania. IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. Iwona Przewor Prezes Zarządu Stowarzyszenia Równych Szans BONA FIDES