Wrocław, dnia 15.09.2017r. Do Zainteresowanych CUI-DNZ.3611.21...2017 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: System wspierający NGO we Wrocławiu, o znaku CUI/ZP/PN/21/2017 W związku z otrzymaniem pytań do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia działając w trybie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.), dalej ustawa Pzp wyjaśniam co następuje: Licencje i użytkownicy Pytanie nr 1 Czy posiadacie Państwo licencje na Microsoft Sharepoint? Jeśli tak, która wersja i jaka ilość? Nie posiadamy wolnych licencji na Microsoft SharePoint, które można byłoby wykorzystać w tym projekcie. Pytanie nr 2 W jaki sposób od strony licencji powinni być traktowani użytkownicy zewnętrzni (Organizacje)? Dedykowany mechanizm? Logowanie FBA (Form Based Authentication)? Może być przy pomocy FBA, ale nie jest to konieczne. Wybór konkretnego rozwiązania pozostawiamy Wykonawcom. Pytanie nr 3 Czy dla użytkowników zewnętrznych przewidywana jest relacja wielu użytkowników dla jednej Organizacji, czy raczej jedna Organizacja - jeden użytkownik. Zamawiający przewiduje, że w jednej organizacji może być wielu użytkowników. Pytanie nr 4 Czy przewidywana jest rola administratora zajmującego się użytkownikami zewnętrznymi? Np. jakiś proces sprawdzający autentyczność danych? Dotychczas konta organizacji nie były uwierzytelniane. Organizacje rejestrowały się same. Konta urzędników były weryfikowane przez pracowników Biura ds. Partycypacji Społecznej, a potrzebne dane zaciągane były z LDAP. SIWZ Pytanie nr 5 XV.5a) O jak głęboko ingerujących w system zmianach mówimy? Np. zmiana szablonu dokumentu? Zmiana w procesie ogłaszania konkursu? CENTRUM USŁUG INFORMATYCZNYCH W E W R O C Ł A W I U ul. Namysłowska 8; 50-304 Wrocław tel. +48 71 777 90 32 cui@cui.wroclaw.pl; www.cui.wroclaw.pl
Zmiany przepisów zależą od ustawodawcy, dlatego w tej chwili nie możemy ich przewidzieć. Dostosowanie Systemu może wiązać się z całkowitą jego przebudową. Pytanie nr 6 XV.5b) Przez aplikację natywną mamy rozumieć plik APK, a przez responsywną dostęp przez przeglądarkę? Plik APK jest tylko jednym ze sposobów na zainstalowanie aplikacji mobilnej dla systemu Android. Nasza aplikacja powinna działać co najmniej na dwóch systemach: Android i ios. Aplikacja natywna to aplikacja napisana od podstaw w odpowiednim języku programowania dla danego systemu operacyjnego. Pytanie nr 7 XV.5d) Przez zasoby zewnętrzne mamy rozumieć bazę MS SQL? Nie, ponieważ nie wszystkie informacje będą przechowywane w bazie, np. pliki PDF. System powinien pobierać dane z bazy bądź korzystać z linku wskazującego miejsce, w którym te dane zostały umieszczone. Procesy Pytanie nr 8 Proces rejestracji organizacji: - Od którego momentu ma zaczynać się aplikacja? Rejestracja w EZD jest w obecnym systemie? - Czy praca systemu ma obejmować tylko zakres "Pracownik merytoryczny BPS"? - Czym jest komórka BPS? - Czy jej struktura jest zdefiniowana i czy pozwoli na automatyzację dekretacji? 1. W naszej ocenie aplikacja powinna zaczynać się od rejestracji organizacji. EZD nie jest w obecnym systemie, jest to osobny system. 2. Nie, ponieważ Zamawiający przewiduje różne role/zakresy odmienne dla pracowników merytorycznych BPS i odmienne dla pracowników innych komórek/jednostek Miasta. 3. BPS to Biuro ds. Partycypacji Społecznej, które zajmuje się obsługą konkursów dla wszystkich komórek i jednostek Miasta, jest jednocześnie komórką merytoryczną. 4. Struktura BPS jest zdefiniowana, ale nie bardzo rozumiemy pytania o automatyzację dekretacji. Pisma wpływające do BPS są dekretowane przez dyrekcję i na tej podstawie przydzielane do poszczególnych pracowników BPS, poprzez wprowadzenie ich do EZD. Pytanie nr 9 Zgłoszenie wniosku na podstawie art. 12: - Od którego momentu ma zaczynać się aplikacja? Rejestracja w EZD jest w obecnym systemie? - Czy praca systemu ma obejmować tylko zakres "Pracownik merytoczny BPS" i "Wydział merytoryczny"? 1. Zamawiający nie rozumie tego pytania. EZD nie jest w obecnym systemie, jest to osobny system, w którym nie są rejestrowane żadne wpływające oferty od NGO. Dopiero na dalszym etapie rejestrowane są wnioski o aneksy i sprawozdania. 2. Zamawiający nie rozumie tego pytania, przewidywane są różne role w systemie dla różnych użytkowników. System ma zapewniać możliwość przyporządkowywania ról do Użytkowników, ich zmianę i modyfikację. Integracja Pytanie nr 10 BIP - automatyzacja? Na jakim poziomie? Strona 2/7
Automatyzacja na etapie zaciągania danych do wystawienia konkursów, na etapie zamieszczania informacji z weryfikacji formalnej i merytorycznej. Pytanie nr 11 KRS - automatyzacja? Na jakim poziomie? Co ma być źródłem danych? Zaciąganie danych rejestrowych z KRS o NGO oraz ich aktualizacje umieszczanie danych w bazie organizacji (w generatorze), np. aktualizacja raz na dobę. Pytanie nr 12 EZD - automatyzacja? W którym systemie dane powinny być najpierw wprowadzone? Gdzie powinien zostać nadany nr JRWA? Czy obecne EZD udostępnia jakieś interfejsy do wymiany danych? Według Zamawiającego najpierw powinna nastąpić rejestracja w generatorze (nadanie nr konkursu/nr kolejny oferty), a następnie automatyczne przeniesienie wymaganych informacji do EZD i nadanie tam JRWA. Wszystko zależy od wewnętrznej struktury aplikacji i sposobu wystawiania danych. Wolelibyśmy, by problemy te zostały rozwiązane na etapie analizy przedwdrożeniowej. Udostępniane interfejsy zostały opisane w dokumentacji technicznej do systemu EZD. Pytanie nr 13 epuap - w których procesach i w którym miejscu? Zamawiający zakłada, że w przyszłości będzie można składać oferty w systemie epuap i oczekuje od Wykonawców propozycji w tym zakresie. Pytanie nr 14 SAP - Automatyzacja? Czy obecna instalacja SAP udostępnia interfejsy do np. "wprowadzania umowy"? Aktualnie w systemie SAP nie ma interfejsu do automatycznego wprowadzania umów. W tym zakresie Zamawiający musiałby wykonać rozszerzenie klienckie. Pytanie nr 15 POI? Na jakim poziomie? Kto weryfikuje czy adresy są zgodne? Adresy będą wprowadzone domyślnie zgodnie z listą POI i zweryfikowane przez BPS po migracji danych wybranie ponownie z listy. Na tej podstawie będzie wiadomo gdzie je pokazać na mapie. Prezentacja na mapie powinna zawierać zarówno siedziby NGO jak i wydarzenia/ miejsca realizacji zadań publicznych. Pytanie nr 16 Prezentacja na GEOPortal? Automatyzacja? Kto ma wprowadzać? Zamawiający chciałby, by wydarzenia/miejsca realizacji zadań publicznych były prezentowane, np. turystom czy mieszkańcom na stronie: http://geoportal.wroclaw.pl Informacje powinny zaciągać się z danych z generatora. Pytanie nr 17 Połączenie z Przewodnikiem Miejskim. Prośba o wyjaśnienie co dokładnie ma być publikowanie w odniesieniu do opisanych procesów Zamawiający chciałby, by wydarzenia/miejsca realizacji zadań publicznych były prezentowane, np. turystom czy mieszkańcom na stronie: https://visitwroclaw.eu/wydarzenia Strona 3/7
Pytanie nr 18 Prezentacja wydarzeń na stronie wroclaw.pl. Prośba o wyjaśnienie co dokładnie ma być publikowanie w odniesieniu do opisanych procesów Zamawiający chciałby, by wydarzenia/miejsca realizacji zadań publicznych były prezentowane, np. turystom czy mieszkańcom na stronie: https://www.wroclaw.pl/go/wydarzenia Pytanie nr 19 Zasoby lokalowe gminy - Gdzie takie informacje są przechowywane? Jakiś system posiadający interfejsy do integracji? Na bieżąco w systemie generator NGO wprowadzane są dane na temat tego czy i jaki lokal gminny użycza lub wynajmuje organizacja. Pytanie nr 20 ZZK, WM - to jakieś systemy? Prośba o wyjaśnienie Nie, to jednostki organizacyjne Gminy Wrocław: ZZK (Zarząd Zasobu Komunalnego), WM (Wrocławskie Mieszkania). Migracja Pytanie nr 21 NGO Generator i Witkac - w jakiej formie dane są przechowywane na tą chwilę i czy systemy udostępniają jakieś API do wymiany danych? Czy są opisane? W NGO Generator dane są przechowywane w bazie Oracle. Zamawiający jest właścicielem danych zawartych w obu systemach. Dane z aplikacji NGO Generator można pobrać z bazy Oracle, natomiast z aplikacji Witkac mogą zostać udostępnione w formacie json i/lub xml. Zamawiający posiada dokumentację techniczną dla NGO generatora, natomiast nie posiada jej dla aplikacji Witkac. Pytanie nr 22 1800 konkursów zgłoszonych obecnie? Jak przechowywane są te informacje na tą chwilę? Foldery? Czy mają zostać zmigrowane jako archiwum? Na przestrzeni ostatnich 10 lat ogłoszono 2018 konkursów. Rocznie ogłaszanych jest ok. 200 konkursów. Ogłoszenia konkursowe i wszystkie informacje odnoszące się do nich są przechowywane w generatorze NGO i aplikacji Witkac. Zamawiający potwierdza, że dane te muszą zostać zmigrowane z obu dotychczasowych aplikacji. Dane przechowywane są w bazie danych. Pytanie nr 23 Konkursy na 2017 - Witkac - czy udostępnia API do migracji danych? Czy struktura SQL jest w jakikolwiek sposób opisana? Struktura nie została opisana, ale mamy zapewnienie Wykonawcy, że dane z aplikacji Witkac zostaną udostępnione w formacie json i/lub xml. Aplikacja mobilna Pytanie nr 24 Jaki zakres aplikacji "pełnej" ma obsługiwać aplikacja mobilna? Aplikacja mobilna ma służyć użytkownikom zewnętrznym (org anizacjom). Powinna umożliwiać: rejestrację, logowanie, wpisywanie danych i ich odczytywanie. Strona 4/7
Pytanie nr 25 Czy aplikacja mobilna ma być dostępna przez przeglądarkę? Jedną z możliwości jest dostęp przez przeglądarkę. Pytanie nr 26 Czy aplikacja mobilna ma mieć zarówno część publiczną, jak i wewnętrzną? Zamawiający zakłada, że aplikacja mobilna powinna posiadać tylko część publiczną. Dane osobowe Pytanie nr 27 Aplikacja ma również obsługiwać bazę danych organizacji pozarządowych (Reje str organizacji)? Tak, aplikacja powinna obsługiwać również tę bazę. Pytanie nr 28 Aplikacja ma również obsługiwać bazę danych stowarzyszeń? Tak, stowarzyszenia są jednym z rodzajów organizacji pozarządowych. Oczekiwane korzyści biznesowe Pytanie nr 29 Zawiera bazę organizacji pozarządowych - Skąd ma taką listę pobrać? Ma zostać raz wprowadzona na początku? Kto ma dbać o aktualizowanie? Dane dla organizacji pozarządowych powinny zostać pobrane z generatora NGO (migracja danych), a następnie uaktualnione z systemu KRS. Pracownicy BPS dbają o aktualizację tych danych. Aplikacja powinna umożliwić im aktualizację tych danych na podstawie danych pobieranych z systemu KRS. Zidentyfikowane wymagania biznesowe Pytanie nr 30 Formularz, porównywarka aktualizacji - prośba o doprecyzowanie Porównywarka ma służyć do porównania wersji przygotowanych dokumentów przez organizację: np. ostatnia wersja oferty zaakceptowana do proponowanej wersji oferty do aneksu. Pytanie nr 31 Logowanie LDAP - dotyczy części administracyjnej? Jak z częścią publiczną? Jaka autentykacja? Gdzie przechowywana baza użytkowników? Logowanie LDAP dotyczy tylko części administracyjnej, dla części publicznej zostanie uzgodnione w trakcie analizy przedwdrożeniowej. Jednakże Zamawiający preferowałby, by dla użytkowników zewnętrznych postawiony został oddzielny LDAP. Pytanie nr 32 Automatyczna ocena formalna złożonych ofert - na jakich zasadach? Do aplikacji wprowadzane są różne dane dotyczące NGO, m.in. składanych dokumentów, terminowości rozliczeń, prowadzonych postępowań, itp. Ocena formalna uwzględnia część tych danych i powinny się one automatycznie zaciągać do karty oceny formalnej. Wykaz tych danych może się zmieniać i aplikacja powinna dawać możliwość modyfikacji wymogów formalnych. Strona 5/7
Pytania dodatkowe Pytanie nr 33 Paragraf 3, punkt 6 Czy monitorowanie zarządzeń Prezydenta Miasta Wrocławia i zmian w przepisach prawa może pozostać po stronie Klienta? Na dzień oddania aplikacji do użytku ma być ona zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Oznacza to, że Zleceniobiorca ma obowiązek na bieżąco śledzić zmiany w prawie i konsultować ze Zleceniodawcą wprowadzanie ich do aplikacji. Dotyczy to również aktów Rady Miejskiej Wrocławia i Prezydenta Wrocławia. Z obu stron wyznaczone zostaną osoby do kontaktu merytorycznego i między nimi na etapie powstawania aplikacji również następować będzie wymiana informacji. Pytanie nr 34 Paragraf 6, punkt 7 Jako, że usługa ma być świadczona zdalnie z naszego biura w Warszawie, brak VPN może znacząco wydłużyć czas obsługi zgłoszeń. Prosimy o usunięcie lub złagodzenie zapisu (na przykład zwiększając znacznie czasy SLA gdy nie zapewniono VPN). W przypadku braku dostępu VPN bieg terminu zgłoszenia zostanie wstrzymany. Pytanie nr 35 Paragraf 12, punkty 23 Czy czas przekazania podlega negocjacjom. W naszej ocenie nie sposób dokonać przekazania w rzetelny sposób w tak krótkim wymiarze czasu. Projekt jest dofinansowywany ze środków unijnych, stąd wynika podany termin. Pytanie nr 36 Paragraf 18, punkty 9-11 Prosimy o dodanie zapisu, że suma kar w danym miesiącu nie może przekroczyć kwoty wynagrodzenia za dany miesiąc. Wynagrodzenie będzie wypłacane za realizację etapu, a nie miesięcznie, dlatego propozycja nie przystaje do rzeczywistości. Pytanie nr 37 Załącznik 5 (SLA, Serwisowanie) Prosimy o dodanie zapisu, że naliczanie czasów SLA jest wstrzymane, gdy oczekujemy na dane lub dostępy od Klienta potrzebne do rozwiązania danego zgłoszenia. W takim przypadku wystarczy zmienić status zgłoszenia na: Czeka na odpowiedź, by zatrzymać naliczanie czasu SLA. Pytanie nr 38 Czy chcą Państwo abyśmy pilnowali zgodności aplikacji ze zmieniającymi się przepisami prawa i zarządzeniami Prezydenta Miasta Wrocławia? Na etapie powstawania aplikacji tak. Pytanie nr 39 Jakich środowisk dotyczy umowa usług serwisowych, czy tylko produkcyjnego? (Jakie środowiska posiadają Państwo dla aplikacji?) Umowa dotycząca usług serwisowych dotyczy obu środowisk: testowego i produkcyjnego. Na razie nie mamy żadnego środowiska dla tej aplikacji. Docelowo powinny zostać utworzone oba środowiska: testowe i produkcyjne. Pytanie nr 40 Ilu użytkowników spodziewamy się na środowisku produkcyjnym? Strona 6/7
Zamawiający przewiduje, że będzie ich do 10 tys. Pytanie nr 41 Które linie wsparcia mamy świadczyć? Zamawiający oczekuje od Wykonawcy świadczenia drugiej linii wsparcia związanej z działaniem aplikacji i serwerami. Ponadto działając na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający dokonuje modyfikacji treści SIWZ, w Załączniku nr 1 do Umowy Opis funkcjonalny, w dziale 12. Wymagania techniczne/dodatkowe, polegającej na dopisaniu po punkcie XVII, punktu XVIII o treści: XVIII. System powinien być zgodny z : 1) zapisami Konwencji ONZ o Prawach Osób Niepełnosprawnych, która przyjęta została przez Zgromadzenie Ogólne Narodów Zjednoczonych 13 grudnia 2006 roku, a którą to rząd Polski podpisał 20 marca 2007 r., natomiast ratyfikacja Konwencji przez Polskę miała miejsce 6 września 2012 r. oraz 2) standardem dostępności osób niepełnosprawnych do treści publikowanych w internecie - WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines). System dla osób słabowidzących i niewidzących powinien być dostępny w kolorach kontrastowych: biało/czarny; żółto/niebieski oraz w wersji audio poprzez czytanie przez lektora nagłówków (np. w formularzach oferty czy sprawozdania) wraz z informacją o możliwości edycji danego pola, dla którego nagłówek został przeczytany. Z-ca Dyrektora Centrum Usług Informatycznych We Wrocławiu Tymoteusz Przybylski Sprawę prowadzi: Gabriela Nowak-Piechota Sporządził: Marek Szyszka Do wiadomości: aa Strona 7/7