Warszawa, 06 kwietnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-C.431.2.1.2017.AB Pani Elżbieta Kaczmarczyk Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czerwińsku nad Wisły WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska starszy inspektor wojewódzki i Krzysztof Tomczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach od 1 do 3 marca 2017 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Czerwińsku nad Wisłą. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1518), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto sprawy realizowane w okresie od dnia 1 września 2015 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu objętego kontrolą Ośrodek realizuje na podstawie 10 ust. 1 oraz 20 ust.1 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czerwińsku nad Wisłą, wprowadzonego Uchwałą Nr 160/XVIII/2013 Rady Gminy
w Czerwińsku nad Wisłą z dnia 22 maja 2013 roku. W myśl powyższego w Ośrodku wyodrębniono stanowisko pracy ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego oraz głównej księgowej. Działalność Ośrodka określa również Regulamin organizacyjny z dnia 14 czerwca 2013 roku. W 22 ust. 1 do 12 Regulaminu szczegółowo określono zadania pracownika na stanowisku ds. świadczeń rodzinnych W jednostce kontrolowanej opracowano instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i działania składnicy akt Ośrodka. Akt ten wydano w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Płocku i wszedł on w życie z dniem 01 stycznia 2013 roku. Akta świadczeniobiorców, przechowywane są w oddzielnych teczkach aktowych. Teczki świadczeniobiorców wpięte są do segregatorów. Do każdej teczki akt prowadzone są spisy spraw. Teczki akt oznaczone są niezgodnie z przyjętą do stosowania instrukcją kancelaryjną, ponieważ dla spraw kontrolowanych w rzeczowym jednolitym wykazie akt przyjęto symbol i hasło klasyfikacyjne: 4304 specjalny zasiłek opiekuńczy i 4302 zasiłek pielęgnacyjny. Natomiast w przedłożonych do kontroli teczkach akta oznaczono symbolem 430 i hasłem klasyfikacyjnym zasiłek pielęgnacyjny, zaś spisy spraw symbolem 430 i hasłem klasyfikacyjnym świadczenia rodzinne. W Ośrodku prowadzona jest ewidencja wniosków i wydanych decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych. Akta świadczeniobiorców przechowywane są w szafach biurowych, które nie są zamykane na klucz. Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo nieprawidłowości ocenił działania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czerwińsku nad Wisłą w zakresie sposobu organizacji zadania oraz w przedmiocie ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego. Natomiast negatywnie ocenił działania w zakresie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego. 1. Organizacja realizacji zadania. Ustawowe zadania realizuje Pani na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Czerwińsk nad Wisłą do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych sprawach decyzji, udzielonego Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 42/2010 z dnia 06 grudnia 2010 roku. Pani Ewa Bartkowska posiada upoważnienie Wójta Gminy do prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, ale tylko na czas Pani usprawiedliwionej nieobecności (Zarządzenie Nr 22/2014 Wójta Gminy z dnia 02 czerwca 2014 roku). Jest to rozwiązanie do przyjęcia w obecnej sytuacji
w Ośrodku, natomiast nie do przyjęcia w czasie Pani obecności, ponieważ większość zadań kontrolowanych realizuje wówczas Pani E. Bartkowska. Pani E. Bartkowska zatrudniona została od dnia 16 maja 2011 roku na stanowisku Inspektora ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Legitymuje się wykształceniem wyższym magisterskim w zakresie zarządzania finansami i rachunkowości. Posiada zakres czynności z dnia 13 września 2016 roku, w którym określono realizację kontrolowanych zadań. 2. Ustalanie uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego. W trakcie kontroli analizie poddano wszystkie sprawy (10 akt) z okresu podlegającego kontroli, zakończone wydaniem decyzji administracyjnych. Złożone wnioski o przyznanie świadczenia były kompletne w ośmiu sprawach, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Natomiast w sprawie GOPS.430-5/SZO/2016 wniosek nie zawierał daty i podpisu wnioskodawczyni pod oświadczeniem o obowiązku informowania organu właściwego prowadzącego postępowanie o zmianach mających wpływ na prawo do świadczenia (strona 4 wniosku). W drugiej sprawie (GOPS.430-5/SZO/2015) nie wypełniono części II wniosku, tj. nie wpisano danych członków rodziny wymagającej opieki. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy nie dołączali, za wyjątkiem jednej sprawy GOPS.430-5/SZO/2016, oświadczeń członków rodziny o dochodach osiągniętych w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, innych niż dochody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 27. art. 30b, art. 30c, art. 30e i art. 30f ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 08 grudnia 2015 roku w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne). Natomiast we wszystkich sprawach z okresu zasiłkowego 2016/2017 brakowało informacji o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy. Jednostka kontrolowana mimo obowiązku samodzielnego uzyskania informacji o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, informacji tych nie uzyskała. Nie wezwano również wnioskodawców do dołączenia odpowiednich zaświadczeń lub oświadczeń potwierdzających te informacje. W sprawie oznaczonej GOPS.430-2.1/SZO/2016 wnioskodawczyni wycofała wniosek o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Na wniosku pozostawiono jedynie adnotację, że wniosek pozostaje bez rozpatrzenia. Świadczeniobiorcy spełniali kryteria dochodowe, jednakże ustalenie przez jednostkę kontrolowaną dochodów budzi wiele zastrzeżeń, a mianowicie:
- w sprawie GOPS.430-5/SZO/2015 w aktach brakowało dowodu, na podstawie którego ustalono dochód jednego z członków rodziny sprawującej opiekę, - w sprawie GOPS.430-6/SZO/2016 dochód zawyżono, ponieważ nie pomniejszono go o należny podatek, - w sprawie GOPS.430-8/SZO/2016 dochód zawyżono, gdyż nie pomniejszono go o należny podatek i składkę zdrowotną, - w sprawach GOPS.430-5/SZO/2016 i GOPS.430-9/SZO/2016 dochodów nie pomniejszono o składkę zdrowotną, czym także dochody rodzin zawyżono. Świadczenia wypłacano, po przeprowadzeniu rodzinnych wywiadów środowiskowych, zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj. w wysokości 520 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji oraz przelewami bankowymi na konta bankowe zainteresowanych lub gotówką w kasie Vistula BS w Czerwińsku nad Wisłą. We wszystkich badanych sprawach pracownicy socjalni Ośrodka przeprowadzili rodzinne wywiady środowiskowe, ale w bieżącym okresie świadczeniowym uczyniono to na nieodpowiednich drukach. Zastosowano wzór określony dla spraw z pomocy społecznej, podczas gdy powinno się zastosować druk określony wzorem wywiadu przeprowadzanego na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych część VIII załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 sierpnia 2016 roku w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego. W sprawach z bieżącego okresu zasiłkowego nie przeprowadzano aktualizacji wywiadów środowiskowych, ponieważ nie upłynęło jeszcze sześć miesięcy. Natomiast w sprawach z poprzedniego okresu zasiłkowego aktualizacji wywiadów nie dokonywano, co jest wbrew przepisom art. 23 ust. 4f ustawy. Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy, a wydane decyzje administracyjne wydawano w sposób zgodny z przepisami art. 107 Kpa. Jednakże decyzje administracyjne wydane w bieżącym okresie zasiłkowym zawierały w podstawie prawnej nieaktualne już przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 03 stycznia 2013 roku i Dz. U. z 2013 r., poz. 3, podczas gdy powinno się podać rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 08 grudnia 2015 roku i Dz. U. z 2015 r., poz. 2284. We wszystkich decyzjach odstąpiono od ich uzasadnienia w trybie art. 107 4 Kpa, gdyż w całości uwzględniały one żądania strony. Akty te doręczano stronom za pośrednictwem poczty za potwierdzeniem odbioru. We wszystkich zbadanych sprawach jednostka kontrolowana nie wystąpiła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w przedmiocie ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego). Jednostka
kontrolowana w trzech sprawach, tj. GOPS.430-7/SZO/2016, GOPS.430-5/SZO/2015 oraz GOPS.430-5/SZO/2016, nie ustaliła obowiązku ubezpieczenia emerytalnego i rentowego z innego tytułu. Mimo to Ośrodek opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za wszystkie osoby pobierające zasiłek opiekuńczy na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 963). W trzech sprawach, o których mowa wyżej nie ustalono także obowiązku podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu, ale pomimo tego Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne za wszystkie osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy. 3. Ustalanie uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego. Analizie poddano wszystkie sprawy (32 akta) z okresu podlegającego kontroli, zakończone wydaniem decyzji administracyjnych. Wnioski złożone w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego były kompletne w trzydziestu sprawach, natomiast w dwóch sprawach GOPS.430-388/ZP/2016 i GOPS.ZP.4302.365.2015 wnioski nie zwierały daty oraz podpisu wnioskodawców pod oświadczeniami o świadomości odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy dołączyli w każdym przypadku orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności. Prawo do świadczenia ustalano na wniosek osób zainteresowanych w oparciu o wydane ostateczne orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności. Przy rozpatrywaniu wniosków brano pod uwagę uregulowania art. 16 ustawy. Zasiłki pielęgnacyjne przyznawano decyzjami administracyjnymi na okres ważności orzeczenia, za wyjątkiem dwóch spraw, tj.: GOPS.430-384/ZP/2016 i GOPS.430-386/ZP/2016, w których świadczenia przyznano do dnia 31 stycznia 9999 roku. W sytuacjach kiedy wniosek został złożony przed upływem trzech miesięcy od dnia wydania orzeczenia o niepełnosprawności prawo do zasiłku przyznawano nie zawsze począwszy od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności. I tak w trzech sprawach, oznaczonych jako: GOPS.430-281.1/ZP/2017, GOPS.430-385/ZP/2016 i GOPS.430-174.1/ZP/2015, nieprawidłowo ustalono okres pobierania zasiłku pielęgnacyjnego. W pierwszej sprawie zasiłek powinien być przyznany od 1 listopada 2016 roku, a przyznano go od 1 grudnia 2016 roku. W drugiej powinien być przyznany od 1 września 2016 roku, a przyznano od 1 października 2016 roku. W trzecim przypadku zasiłek powinien być przyznany od 1 października 2015 roku, a przyznano od 1 listopada 2015 roku. W dwóch przypadkach odmówiono prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, ponieważ wnioskodawcy nie spełniali warunków art. 16 ust.3 ustawy.
Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy, a świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj. w wysokości 153 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji, przelewami bankowym na konta zainteresowanych lub gotówką w kasie Vistula BS w Czerwińsku nad Wisłą. Decyzje te wydano zgodnie z art. 107 Kpa. W sprawach, w których odmówiono prawa do zasiłku decyzje zawierały uzasadnienie, natomiast w pozostałych odstąpiono od jego sporządzenia w trybie art. 107 4 Kpa, ponieważ w całości uwzględniały one żądania strony. Tylko w sześciu sprawach (GOPS.430-388/ZP/2016, GOPS.430-387/ZP/2016, GOPS.430-385/ZP/2016, GOPS.430-386/ZP/2016, GOPS.430-2/OZP/2016 i GOPS.430-281.1/ZP/2017) decyzje zostały doręczone stronom za pośrednictwem poczty za potwierdzeniem odbioru, tj. w myśl art. 39 Kpa. W pozostałych sprawach (26) decyzji wnioskodawcom w ogóle nie doręczono. W aktach spraw brak jest jakiegokolwiek dowodu (pokwitowanie na kopii decyzji, potwierdzenie odbioru). Za stwierdzone nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Pani jako Kierownik jednostki kontrolowanej oraz pracownik realizujący kontrolowane zagadnienia. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia następujących działań: 1. Podjąć działania mające na celu uzyskanie od Wójta Gminy Czerwińsk nad Wisłą upoważnienia dla pracownika prowadzącego postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, nie tylko w czasie Pani nieobecności, stosownie do postanowień art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 2. Sprawy realizowane na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych ewidencjonować, rejestrować, znakować oraz przechowywać w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej Pani Zarządzeniem Nr 1/2012 z dnia 05 maja 2012 roku. 3. Właściwie zabezpieczać akta świadczeniobiorców, o czym stanowi art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016r., poz. 922). Do szaf, w których przechowywane są akta świadczeniobiorców, dorobić zamki i zamykać szafy na klucz. 4. Wzywać wnioskodawców, w przypadku złożenia nieprawidłowo wypełnionych wniosków, do ich poprawienia lub uzupełnienia, zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Ponadto rzetelnie weryfikować sposób wypełnienia wniosków o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku
pielęgnacyjnego i rozpatrywać wnioski po dokładnym ich wypełnieniu przez wnioskodawców. 5. W sprawach, w których przyznano prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego na okres zasiłkowy 2016/2017, ponownie ustalić dochód uzyskany przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, na podstawie właściwych oświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 08 grudnia 2015 roku w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (załącznik nr 4). 6. Samodzielnie uzyskiwać informacje o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, o czym stanowi art. 23b ust. 1 pkt 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Natomiast w przypadku braku możliwości samodzielnego uzyskania informacji, wzywać wnioskodawców, na podstawie art. 23b ust. 5 wyżej wymienionej ustawy, do dołączenia odpowiednich zaświadczeń lub oświadczeń potwierdzających te informacje. 7. W sprawie oznaczonej GOPS.430-2.1/SZO/2016 w wyniku bezprzedmiotowości powstałej na skutek cofnięcia przez wnioskodawcę wniosku o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, wydać decyzję administracyjną, o czym stanowią przepisy art. 104 i 105 Kodeksu postępowania administracyjnego. 8. W pięciu sprawach (GOPS.430-5/SZO/2015, GOPS.430-6/SZO/2016, GOPS.430-8/SZO/2016, GOPS.430-5/SZO/2016 oraz GOPS.430-9/SZO/2016) dokonać na nowo prawidłowych wyliczeń dochodów rodzin sprawujących opiekę i rodzin wymagających opieki w przeliczeniu na jedną osobę w rodzinie. 9. Stosować, do przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych, druk określony wzorem wywiadu przeprowadzanego na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych, tj. część VIII załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 sierpnia 2016 roku w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego. 10. Zgodnie z przepisami art. 23 ust. 4f ustawy o świadczeniach rodzinnych, po upływie 6 miesięcy, od przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego, przeprowadzać jego aktualizację. 11. Wskazywać w podstawie prawnej decyzji administracyjnych przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego wydanych w bieżącym okresie zasiłkowym, aktualne przepisy prawa, tj. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 08 grudnia 2015 roku i Dz. U. z 2015r., poz. 2284. 12. Każdorazowo weryfikować, czy osoba podlega bądź nie podlega ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu oraz zdrowotnemu z innego tytułu, w myśl przepisów art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych
(Dz. U. z 2016 r., poz. 963 z późn. zm.) oraz art. 66 ust. 1 pkt 28a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1793). 13. Podjąć działania w celu ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania przez osobę pobierającą specjalny zasiłek opiekuńczy 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego), z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 887). 14. W dwóch sprawach, tj.: GOPS.430-384/ZP/2016 i GOPS.430-386/ZP/2016, dokonać w trybie art.113 1 Kpa sprostowania decyzji administracyjnych przyznających zasiłki pielęgnacyjne. 15. W trzech sprawach, oznaczonych jako: GOPS.430-281.1/ZP/2017, GOPS.430-385/ZP/2016 i GOPS.430-174.1/ZP/2015, zmienić orzeczenie dotychczasowych decyzji ostatecznych za zgodą stron, orzekając o przyznaniu świadczeń od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności, w myśl przepisów art. 24 ust. 2a ustawy o świadczeniach rodzinnych i art. 155 Kodeksu postępowania administracyjnego. Następnie dokonać wyrównania tych świadczeń 16. Decyzje administracyjne, przyznające prawo do zasiłku pielęgnacyjnego, prawidłowo doręczać stronom, tj. z zachowaniem przepisu art. 46 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński p.o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pan Marcin Gortat Wójt Gminy Czerwińsk nad Wisłą 2. a/a