System Zarządzania Forte Dane osobowe. Wersja 2013

System Zarządzania Forte Dane osobowe Wersja 2013

Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o. o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, luty 2013 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 3 z 37 SPIS TREŚCI 1 Dane osobowe Systemu Forte... 4 1.1 EDYCJA DANYCH... 4 1.2 EWIDENCJA UDOSTĘPNIEŃ... 4 1.3 RAPORT O DANYCH OSOBOWYCH... 5 2 Dostęp do danych osobowych... 6 2.1 PRAWA DOSTĘPU DO DANYCH... 6 2.2 PARAMETRY HASEŁ... 6 3 Wykaz modułów zastosowanych do przetwarzania danych... 7 3.1 MODEL WSPÓLNEJ BAZY FORTE... 7 3.2 MODEL PRACY Z BAZĄ COMMON DATA... 7 4 Opis struktury zbiorów danych... 8 4.1 MODUŁ FORTE ADMINISTRACJA... 8 4.2 MODUŁ FORTE KADRY I PŁACE... 8 4.3 MODUŁ FORTE FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ... 14 4.4 MODUŁ FORTE ŚRODKI TRWAŁE... 15 4.5 MODUŁ FORTE HANDEL... 16 4.6 MODUŁ FORTE KASA... 17 4.7 BAZA COMMON DATA... 18 5 Sposób przepływu danych pomiędzy systemami... 20 5.1 EKSPORT, IMPORT PLIKÓW... 20 5.2 INTEGRACJA FK... 30 5.3 SYNCHRONIZACJA KARTOTEK MODUŁU FORTE KASA Z FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ... 30 5.4 DANE WSPÓLNE SSCOMMON... 30 5.5 NARZĘDZIE EXIMTOOL... 31 5.6 IMPORT DANYCH Z REJESTRATORÓW CZASU PRACY... 31 5.7 E-DEKLARACJE... 32 5.8 EKSPORT DANYCH Z KDF DO PROGRAMU PŁATNIK... 32 5.9 EKSPORT JĘZYK RAPORTÓW... 33 Szablon: Wykaz budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe... 34

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 4 z 37 1 Dane osobowe Systemu Forte Moduły Systemu Zarządzania Forte umożliwiają rejestrację i przetwarzanie danych osobowych uwzględniając wymogi ustawy o Ochronie Danych Osobowych. Główne czynności takie jak edycja danych osobowych, ewidencja udostępnień czy raport o danych osobowych można wykonać z okien Commonowych modułu przedstawiających listę zarejestrowanych w systemie osób. Osoby przedstawione na liście posiadają oznaczenia do jakiej grupy należą, czy są to użytkownicy, pracownicy, czy osoby kontaktowe. 1.1 Edycja danych Zgodnie z wymaganiami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych w Systemie Forte istnieje możliwość ewidencji szczegółowych informacji na temat przechowywanych w systemie osób. W szczególności dla każdej osoby przechowywane są informacje na temat: - źródła danych osobowych (nazwa, adres), - zgody na udostępnianie danych osobowych, - zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych, - daty pierwszego wprowadzenia danych osobowych (wypełniane automatycznie), - użytkownika, który pierwszy dane osobowe wprowadził (wypełniane automatycznie), - daty ostatniej modyfikacji danych osobowych (wypełniane automatycznie), - użytkownika, który jako ostatni dane osobowe edytował (wypełniane automatycznie), Część z wymienionych informacji zapisywana jest w systemie automatycznie, część użytkownik pełniący rolę przetwarzającego dane osobowe wprowadza ręcznie. 1.2 Ewidencja udostępnień Dodawanie wpisów do ewidencji udostępnień możliwe jest na zakładce Udostępnianie danych osobowych na zakładce Dane osoby przy użyciu przycisku Udostępnienie. W obu przypadkach otwiera się widok Udostępnianie danych osobowych. W oknie tym wprowadzane są informacje szczegółowe dotyczące udostępnianych danych wybranej z listy osoby: - kto dane udostępnił, - kto był odbiorcą danych (nazwa adres), - data udostępnienia, - imię i nazwisko osoby, której dane są udostępniane, - lista danych udostępnionych (dane personalne dane adresowe).

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 5 z 37 1.3 Raport o danych osobowych W oknie przedstawiającym listę osób Systemu Forte możliwe jest wygenerowanie raportu o danych osobowych wskazanej osoby. Na zakładce Dane osoby wybiera się przycisk Raport, co skutkuje wyświetleniem okna raportu - Raport o danych osobowych. Wygenerowany raport przedstawia dane identyfikujące osobę w systemie, datę i login użytkownika, który wprowadził dane, datę i login użytkownika, który ostatnio modyfikował dane, źródło pochodzenia danych, zgodę na udostępnianie danych, zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych informacje dotyczące podmiotu, jakiemu, kiedy, jakie dane zostały udostępnione. Raport Danych osobowych

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 6 z 37 2 Dostęp do danych osobowych Aby uzyskać dostęp do danych należy zalogować się do systemu przy użyciu odpowiedniego (osobistego) identyfikatora użytkownika hasła. W zależności od przydzielonych uprawnień po zalogowaniu Użytkownik uzyskuje dostęp do określonych danych. Hasła w systemie przechowywane są w formie zaszyfrowanej. Zabezpieczenie baz danych SQL przed nieautoryzowanym dostępem leży w gestii administratora systemu. 2.1 Prawa dostępu do danych Moduły Forte posiadają możliwość zdefiniowania własnego zestawu praw dostępu do danych wykorzystując dostępne prawa podstawowe. Do dyspozycji są również dwa predefiniowane modele Podstawowy i Podwyższony ustawione zgodnie z wymogami poziomów zabezpieczeń ustawy o ochronie danych osobowych. 2.2 Parametry haseł Możliwa jest definicja następujących parametrów złożoności haseł: Nazwa Minimalna długość hasła Maksymalna długość hasła Wymagaj liter Wymagaj cyfr Wymagaj znaków specjalnych Wymagaj wielkich i małych liter Maksymalny wiek hasła w dniach Ostatnio używane hasła Opis Ustawia minimalną długość hasła. Możliwe ustawienie w zakresie 0-250 znaków. Ustawia maksymalną długość hasła. Możliwe ustawienie w zakresie 0-250 znaków. Wymaga, aby w haśle znalazła się przynajmniej jedna litera Wymaga, aby w haśle znalazła się przynajmniej jedna cyfra Wymaga, aby w haśle znalazł się przynajmniej jeden znak specjalny (np.: dwukropek, wykrzyknik itp.) Wymaga, aby w haśle zostały użyte wielkie i małe litery. Definiuje jak długo można używać jednego hasła. Możliwe ustawienie w zakresie 1-3654 dni. Ustawia ile kolejnych haseł nie może zostać ponownie użytych. Możliwe ustawienie w zakresie 1-100 haseł. Wyjątkiem jest moduł Forte Kasa, dla której użytkownicy standardowi muszą być użytkownikami serwera SQL i hasła są takie jak na serwerze, a dla użytkowników zintegrowanych polityka haseł brana jest z domeny.

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 7 z 37 3 Wykaz modułów zastosowanych do przetwarzania danych 3.1 Model wspólnej bazy Forte Zintegrowany System Forte odznacza się wspólną bazą, w której dane osobowe są przechowywane w jednej bazie współdzielone pomiędzy modułami Forte. Część danych osobowych będzie wspólna dla modułów Forte. Pozostałe dane różnią się, co wynika z charakterystycznego obszaru działań poszczególnych modułów. W tym trybie pracy moduły Systemu Zarządzania Forte wykorzystują jedną bazę danych: 3.2 Model pracy z bazą Common Data Model wspólnej bazy dla modułów Systemu Forte Moduły Forte: Administracja, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Handel, Finanse i Księgowość mogą pracować w trybie danych wspólnych, wykorzystując bazę Common Data. Model z bazą Common Data

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 8 z 37 4 Opis struktury zbiorów danych 4.1 Moduł Forte Administracja Moduł Forte Administracja przetwarza dane osobowe w zakresie: 1.dane osobowe (SSCommon.STPersons), - drugie imię, - kod indentyfikacyjny, - numer PESEL, - numer NIP, 2.informacje dodatkowe (SSCommon.STEmployees), - data urodzin, - notatka, 3.dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAddresses), - powiat, - urząd pocztowy, - województwo, - kraj, - skrytka pocztowa. 4.dane kontaktowe (teleinformatyczne) (SSCommon.STTeleItContacts), - telefon 1, - telefon 2, - telefon telefon 3, - faks 1, - faks 2, - telex, - adres e-mail 1, - adres e-mail 2, - adres WWW, - numer komunikatora internetowego 1, - numer komunikatora internetowego 2, 4.2 Moduł Forte Kadry i Płace Moduł Kadry i Płace przetwarza dane osobowe pracowników w zakresie: 1. podstawowe dane (SSCommon.STPersons),

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 9 z 37 - drugie imię, - skrócona nazwa lub kod indentyfikacyjny, - numer PESEL, - numer NIP, 2. szczegółowe dane kadrowe (KD.HRV_ITEMS) - drugie imię, - numer PESEL, - numer NIP, - numer ewidencyjny, - płeć - identyfikator wartości słownikowej, - odnośnik do zdjęcia pracownika, - data urodzenia, - miejsce urodzenia - identyfikator wartości słownikowej, - imię ojca, - imię matki, - nazwisko panieńskie matki, - rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość, - numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość, - przez kogo został wydany dokument potwierdzający tożsamość, - adres zameldowania, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - poczta - identyfikator wartości słownikowej, - gmina - identyfikator wartości słownikowej, - powiat - identyfikator wartości słownikowej, - województwo - identyfikator wartości słownikowej, - kraj - identyfikator wartości słownikowej, - adres tymczasowy, numer domu, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - poczta - identyfikator wartości słownikowej, - gmina - identyfikator wartości słownikowej, - powiat - identyfikator wartości słownikowej, - województwo - identyfikator wartości słownikowej, - kraj - identyfikator wartości słownikowej, - adres do korespondencji, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 10 z 37 - poczta - identyfikator wartości słownikowej, - gmina - identyfikator wartości słownikowej, - powiat - identyfikator wartości słownikowej, - województwo - identyfikator wartości słownikowej, - kraj - identyfikator wartości słownikowej, - email pracownika, - telefon służbowy, - telefon komórkowy, - telefon prywatny, - stopień pokrewieństwa - identyfikator wartości słownikowej, - konto bankowe, - numer konta, - nazwa banku - identyfikator wartości słownikowej, - urząd skarbowy - identyfikator urzędu skarbowego, - obywatelstwo - identyfikator wartości słownikowej, - numer karty RCP, - wskazanie czy jest to główne miejsce pracy - identyfikator wartości słownikowej, - potomstwo, - data urodzenia, - miejsce urodzenia - identyfikator wartości słownikowej, - współmałżonek, - data urodzenia, - data ślubu, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - numer aktu małżeństwa, - pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym - identyfikator wartości słownikowej, - osoba którą należy powiadomić w razie wypadku, nazwisko, - adres, - numer telefonu, - ukończone szkoły, - okres nauki(data rozpoczęcia, data zakończenia), - nazwa szkoły, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej, - zawód wyuczony - identyfikator wartości słownikowej, - specjalność wyuczona - identyfikator wartości słownikowej, - tytuł lub stopień naukowy - identyfikator wartości słownikowej, - tytuł zawodowy - identyfikator wartości słownikowej), - poziom wykształcenia, - wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej, tytuł lub stopień naukowy - identyfikator wartości słownikowej, - tytuł zawodowy (identyfikator wartości słownikowej), - ukończone kursy (rodzaj kursu - identyfikator wartości słownikowej,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 11 z 37 - nazwa kursu, data zakończenia, - okres zatrudnienia, - data rozpoczęcia pracy, - data zakończenia pracy, - specjalności i uprawnienia, - rodzaj uprawnienia - identyfikator wartości słownikowej, - numer uprawnienia, - języki obce, - nazwa języka - identyfikator wartości słownikowej, - znajomość w mowie - identyfikator wartości słownikowej, - znajomość w piśmie - identyfikator wartości słownikowej, - dodatkowe umiejętności, - prawo jazdy - identyfikator wartości słownikowej, - dział - identyfikator wartości słownikowej, - przebieg zatrudnienia i przerw u poprzednich pracodawców, - długość okresu pracy/ przerwy, - rodzaj pracy/przerwy - identyfikator wartości słownikowej, - nazwa wcześniejszego pracodawcy, - stanowisko - identyfikator wartości słownikowej, - rodzaj pracy - identyfikator wartości słownikowej, - wymiar czasu pracy, - wchodzi do wymiaru stażu - identyfikator wartości słownikowej, - liczba dni urlopu wykorzystanego w ostatnim roku, - kwota podstawy wymiaru składek na ZUS wykorzystana u poprzedniego pracodawcy, - dotychczasowy staż pracy do dodatków, - lata do dotychczasowego stażu pracy, - miesiące do dotychczasowego stażu pracy, - praca w szczególnych warunkach, - kod szczególnych warunków/charakteru pracy - identyfikator wartości słownikowej, - data rozpoczęcia, - data zakończenia, - dane rejestru bezrobotnych Powiatowego Urzędu Pracy, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - numer w rejestrze bezrobotnych, - prawo do zasiłku - identyfikator wartości słownikowej, - stosunek do powszechnego obowiązku obrony, - stosunek do powszechnego obowiązku obrony - identyfikator wartości słownikowej, - stopień wojskowy - identyfikator wartości słownikowej, - numer specjalności wojskowej, - przynależność do WKU, - numer książeczki wojskowej, - przydział mobilizacyjny, - okresy odbywania służby wojskowej, - data rozpoczęcia, - data zakończenia, - pobierane emerytury, - organ wypłacający, - numer świadczenia,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 12 z 37 - pobierane renty, - tytuł świadczenia - identyfikator wartości słownikowej, - numer świadczenia, - organ wypłacający, - stopień niepełnosprawności, - kod stopnia niepełnosprawności - identyfikator wartości słownikowej, - okres od, - okres do, - stopień niezdolności do pracy, - kod stopnia niezdolności do pracy - identyfikator wartości słownikowej, - okres od, - okres do, - przeciwwskazania do zatrudnienia, - uprawnienie do pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego - identyfikator wartości słownikowej, - numer PFRON, - dodatkowe dane dla PFRON, - wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej, - zawód, - miejsce zamieszkania - identyfikator wartości słownikowej, - praca nakładcza - identyfikator wartości słownikowej, - pomijany - identyfikator wartości słownikowej, - obniżony wymiar czasu pracy - identyfikator wartości słownikowej, - dofinansowanie stanowi pomoc publiczną INF-D-P poz.34 - identyfikator wartości słownikowej, - pracownik zatrudniony u pracodawcy INF-D-P poz.35 - identyfikator wartości słownikowej, - zatrudnienie pracownika nastąpiło INF-D-P poz.36 - identyfikator wartości słownikowej, - rodzaj schorzenia - identyfikator wartości słownikowej, - ustalone prawo do emerytury lub renty - identyfikator wartości słownikowej, - przysługuje wypłata z art. 23 ustawy - identyfikator wartości słownikowej, - podwyższone koszty zatrudnienia - identyfikator wartości słownikowej, - zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P/INF-U-P, - zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P, Użytkownik zależnie od potrzeb może tworzyć własne rodzaje danych kadrowych. Daty przechowywane są w formacie DWORD. 3. dane płacowe typu liczba rzeczywista (KD.WARTOSCI_SKL) 4. dane płacowe typu data, napis i wartość słownikowa (KD.WARTOSCI_EXT) 5. wartości słownikowe dodatkowe informacje (SSCommon.STElements), drugie imię, nazwisko, 6. dane osobowe podczas logowania operacji na pracowniku (KD.LOG_OPER)

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 13 z 37 7. notatki o pracowniku (Notki), 8. informacje dodatkowe (SSCommon.STEmployees), - data urodzin, - skrócona nazwa, - notka o pracowniku, - numer ewidencyjny, 9. dane konta bankowego (SSCommon.STAccounts), - nazwa banku, - numer konta bankowego, 10. Dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAddresses), - adres domyślny, - powiat - kod kraju, - adres tymczasowy, - powiat - kod kraju, - adres korespondencyjny, - powiat - kod kraju,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 14 z 37 11. dane kontaktowe (SSCommon.STTeleItContacts), - telefon prywatny, - telefon służbowy, - telefon komórkowy, - fax, - adres e-mail pracownika 1, - adres e-mail pracownika 1, - adres WWW, - numer komunikatora internetowego 1, - numer komunikatora internetowego 2, - opis. 4.3 Moduł Forte Finanse i Księgowość Moduł Finanse i Księgowość przetwarza dane osobowe pracowników w zakresie: 1. podstawowe dane (SSCommon.STPersons), - drugie imię, - skrócona nazwa lub kod indentyfikacyjny, - numer PESEL, - numer NIP, 2. dane o pracownikach (SSCommon.STEmployees), - data urodzin, - skrócona nazwa, - notka o pracowniku, - numer ewidencyjny, 3. dane konta bankowego (SSCommon.STAccounts), - nazwa banku, - numer konta bankowego, 4. dodatkowe informacje (SSCommon.STElementEXAttributes), - nazwisko panieńskie, - Iimię ojca, - imię matki, - miejsce urodzenia, - identyfikator pracownika w module Forte Finanse i Księgowość, 5. dodatkowe podstawowe informacje (SSCommon.STElements), drugie imię, nazwisko, 6. dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAddresses), - adres domyślny,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 15 z 37 - powiat - kod kraju, - adres tymczasowy, - ulica - powiat - kod kraju, - adres korespondencyjny, - powiat - kod kraju, 7. dane kontaktowe (SSCommon.STTeleItContacts), - telefon prywatny, - telefon służbowy, - telefon komórkowy, - fax, - adres e-mail pracownika 1, - adres e-mail pracownika 1, - adres WWW, - numer komunikatora internetowego 1, - numer komunikatora internetowego 2, - opis. 4.4 Moduł Forte Środki Trwałe Moduł Środki Trwałe przetwarza dane osobowe pracowników i osób współpracujących w zakresie: 1. dane osobowe (SSCommon.STPersons), - drugie imię,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 16 z 37 - skrócona nazwa lub kod identyfikacyjny, - numer PESEL, - numer NIP, - notatka o pracowniku, 2. dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAdresses), - Miejscowość, 3. dane kontaktowe (SSCommon.STTeleItContacts), - adres e-mail, 4. przypisane środki trwałe i ich dane. 4.5 Moduł Forte Handel Moduł Handel przetwarza dane osobowe pracowników w zakresie: 1. dane osobowe pracownika (SSCommon.STPersons), - drugie imię, - skrócona nazwa lub kod indentyfikacyjny, - numer PESEL, - numer NIP, 2. informacje dodatkowe (SSCommon.STEmployees), - data urodzin, - skrócona nazwa, - notka o pracowniku, - numer ewidencyjny, 3. dodatkowe podstawowe informacje (SSCommon.STElements), drugie imię, nazwisko, 4. dodatkowe informacje (SSCommon.STElementEXAttributes), - nazwisko panieńskie, - imię ojca, - imię matki, - miejsce urodzenia, - identyfikator pracownika w module Forte Finanse i Księgowość, 5. dane konta bankowego (SSCommon.STAccounts), - nazwa banku, - numer konta bankowego,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 17 z 37 6. dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAddresses), - adres domyślny, - powiat, - kod kraju, - adres tymczasowy, - powiat, - kod kraju, - adres korespondencyjny, - powiat - kod kraju, 7. dane kontaktowe (SSCommon.STTeleItContacts), - telefon prywatny, - telefon służbowy, - telefon komórkowy, - fax, - adres e-mail pracownika 1, - adres e-mail pracownika 1, - adres WWW, - numer komunikatora internetowego 1, - numer komunikatora internetowego 2, - opis. 4.6 Moduł Forte Kasa Moduł Kasa przetwarza dane osobowe pracowników w zakresie: 1. dane osobowe pracownika (Subject),

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 18 z 37 - numer NIP, - numer PESEL, - identyfikator w module Forte Finanse i Księgowość, 2. dane adresowe pracownika (Address), - telefon. 4.7 Baza Common Data Baza Common Data wykorzystywana jest przez usługę replikacji do aktualizacji tabel SSCommon w modułach Forte Administracja, Forte Finanse i Księgowość, Forte Kadry i Płace, Forte Handel, Forte Środki Trwałe. Baza modułów pracujących z bazą Common Data w trybie danych wspólnych będzie zawierała dane z bazy Common Data. W zależności od zainstalowanych modułów może zawierać ona następujące dane osobowe: 1.dane osobowe pracownika (SSCommon.STPersons), - drugie imię, - skrócona nazwa lub kod indentyfikacyjny, - numer PESEL, - numer NIP, - 2.informacje dodatkowe (SSCommon.STEmployees), - data urodzin, - skrócona nazwa, - notka o pracowniku, - numer ewidencyjny, 3.dane konta bankowego (SSCommon.STAccounts), - nazwa banku, - numer konta bankowego, 4.dodatkowe informacje (SSCommon.STElementEXAttributes), - nazwisko panieńskie, - imię ojca,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 19 z 37 - imię matki, - miejsce urodzenia, - identyfikator pracownika w module Forte Finanse i Księgowość, 5.dodatkowe podstawowe informacje (SSCommon.STElements), drugie imię, nazwisko, 6.dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAddresses), - adres stały, - powiat, - kod kraju, - adres tymczasowy, - powiat, - kod kraju, - adres korespondencyjny - powiat, - kod kraju, 7.dane kontaktowe (SSCommon.STTeleItContacts), - telefon prywatny, - telefon służbowy, - telefon komórkowy, - fax, - adres e-mail pracownika 1,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 20 z 37 - adres e-mail pracownika 1, - adres WWW, - numer komunikatora internetowego 1, - numer komunikatora internetowego 2, - opis. 5 Sposób przepływu danych pomiędzy systemami System Zarządzania Forte umożliwia wiele sposobów wymiany danych pomiędzy jego modułami jak również z programami dodatkowymi (np.: Płatnik). Dokument ten opisuje sposoby przepływu danych między modułami Systemu Forte innymi programami ze szczególnym uwzględnieniem danych osobowych. 5.1 Eksport, Import plików 5.1.1 Forte Handel Moduł Forte Handel importuje i eksportuje dane w formacie 3.0. TXT HMF Zakres eksportowanych danych: 1. pracownik, - notatka o pracowniku, - id, - kod(skrót), - aktywny, - znacznik, - kto wprowadził, - nr domu, - nr lokalu, - rejon, - adres korespondencyjny, - nr domu, - nr lokalu, - rejon, - nip, - pesel, - telefon 1, Import / Eksport danych w formacie 3.0 modułu Handel

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 21 z 37 - telefon 2, - fax, - e-mail, - nazwa banku, - numer rachunku, - numer identyfikacyjny w module Finanse i Księgowość, 2. dokumenty handlowe(sprzedaż, zakup), 3. dokumenty magazynowe, 4. dokumenty płatności, 5. zamówienia obce, 6. zamówienia własne, 7. towary, 8. kontrahenci, 9. urzędy. 5.1.2 Forte Kasa Moduł Forte Kasa umożliwia import i eksport w formacie tekstowym następujących kartotek: 1. Pracownicy, - NIP, - PESEL, - identyfikator w module Forte Finanse i Księgowość, - numer mieszkania, - telefon, 2. kontrahenci, 3. urzędy. TXT KSF 5.1.3 Forte Środki Trwałe Import / Eksport danych w formacie tekstowym modułu Kasa Moduł Forte Środki Trwałe umożliwia eksport import danych w formacie XML eksport danych w formacie tekstowym. XML XML XML STF TXT Import / Eksport danych w formacie XML tekstowym modułu Środki Trwałe

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 22 z 37 W format XML obsługuje następujące rodzaje danych: 1. cechy środków, 2. grupy środków, 3. klasyfikacja środków trwałych, 4. konta, 5. kontrahenci, 6. miejsce użytkowania, 7. osoby odpowiedzialne, - kod lub skrócona nazwa, - PESEL, - NIP, 8. rodzaje środków trwałych, 9. szablony księgowania, 10. środki trwałe, - identyfikator środka, - numer porządkowy środka, - nazwa środka, - numer ewidencyjny środka, - numery fabryczne środka, - numer KŚT, - numer KŚT podatkowej, - rok produkcji środka, - data zakupu środka, - wartość zakupu środka(bilansowa), - wartość zakupu środka(podatkowa), - data przyjęcia środka(bilansowa), - data przyjęcia środka(podatkowa), - kwota niestanowiąca KUP, - flagi środka, - parametry VAT środka, - parametry amortyzacji środka, - umorzenie środka, - części składowe środka, - dokumenty środka, - konta środka, - grupy środka, - cechy środka, - miejsce użytkowania środka, - osoba odpowiedzialna za środek, - kod lub skrócona nazwa, - PESEL, - NIP, - historia środka, - notatki środka, - uwagi środka, - operacje środka, 11. umowy LWD.

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 23 z 37 5.1.4 Forte Kadry i Płace Moduł Forte Kadry i Płace umożliwia eksport następujących danych w formacie tekstowym: - notatki o pracownikach, - oddziały ZUS, - pracownicy(tabela łącząca identyfikatory KDF z Common), - rachunki bankowe. Możliwy jest eksport i import danych w formacie XML: - danych kadrowych, - zdarzeń, - danych płacowych, - inicjalizacji kalendarza pracowników, - przypisania pracowników do wzorców. XML XML XML KDF TXT Import / Eksport danych w formacie XML tekstowym modułu Kadry i Płace 5.1.5 Forte Finanse i Księgowość Moduł Forte Finanse i Księgowość umożliwia import i eksport plików w formatach tekstowych Format 3.0, SDF i XML. Format 3.0 FKF TXT XML Import / Eksport danych w formacie 3.0, SDF i XML modułu Finanse i Księgowość Formaty te obsługują następujące rodzaje danych: 1. format 3.0, - kontrahenci stali, - pracownicy, - pozycja, - kod, - aktywny/nieaktywny, - znacznik, - drugie imię,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 24 z 37 - imię ojca, - imię matki, - nazwisko panieńskie, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon 1, - adres zamieszkania, - numerdomu, - numer mieszkania, - kod, - adres tymczasowy, - numer mieszkania, - kod, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - rejon, - fax, - email, - telefon 2, - urzędy, 2. format SDF, - kontrahenci stali, - kontrahenci incydentalni, - pracownicy, - pozycja, - kod, - aktywny/nieaktywny, - znacznik, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - nazwisko panieńskie, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon 1,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 25 z 37 - adres zamieszkania, - numerdomu, - numermieszkania, - kod, - adres tymczasowy, - numer mieszkania, - kod, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - rejon, - fax, - email, - telefon 2, - rachunki, - urzędy, 3. XML, - model księgowy firmy. 5.1.6 Forte Finanse i Księgowość Import specjalny Mechanizm importu specjalnego w module Forte Finanse i Księgowość umożliwia wprowadzanie danych księgowych z innych modułów Forte na podstawie wzorców importu. Po odpowiednim skonfigurowaniu można wczytywać też dane z programów innych producentów. TXT FKF Mechanizm importuje dane z formatów tekstowych. Dostępne są następujące profile importu: Import specjalny modułu Forte Finanse i Księgowość 1. CDN Firma++( Szablon CDN jest zamieszczony wyłącznie w celu demonstracyjnym i nie powinien służyć do importu rzeczywistych danych), 2. Forte Handel, - dane kontrahentów, - dane pracowników, - identyfikator, - kod lub skrócona nazwa, - drugie imię,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 26 z 37 - telefon, - PESEL, - REGON, - NIP, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - identyfikator w module finanse i księgowość, - aktywny/nieaktywny, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 3. Mikrotel Chart, - dokumenty księgowe, 4. POLKA, - dokumenty księgowe, - dane kontrahentów, 5. Subiekt, - dokumenty księgowe, 6. Symfonia Faktura (format 2.0), - dane kontrahentów, - dane pracowników, - identyfikator, - kod nazwa skrócona, - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon, - adres zamieszkania, - numer mieszkania, - adres tymczasowy,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 27 z 37 - numer mieszkania, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane rachunków bankowych, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 7. Symfonia Handel, - dane kontrahentów, - dane pracowników, - kod lub skrócona nazwa, - drugie imię, - identyfikator w module finanse i księgowość, - telefon, - PESEL, - REGON, - NIP, - adres zamieszkania, - numer mieszkania, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - aktywny/nieaktywny, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 8. Symfonia Płace, - dokumenty księgowe, - dane pracowników, - identyfikator, - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon, - adres zamieszkania,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 28 z 37 - adres tymczasowy, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane urzędów, 9. Symfonia Sprzedaż, - dane kontrahentów, - dane pracowników, - identyfikator, - kod nazwa skrócona, - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon, - adres zamieszkania, - numer mieszkania, - adres tymczasowy, - numer mieszkania,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 29 z 37 - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane rachunków bankowych, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 10. Symfonia Środki Trwałe, - dokumenty księgowe, - dane pracowników, - identyfikator, - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon, - adres zamieszkania, - adres zamieszkania, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane urzędów.

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 30 z 37 5.2 Integracja FK Obiekt integracji umożliwia bezpośrednią wymianę danych pomiędzy modułem Forte Finanse i Księgowość, a pozostałymi modułami Systemu Zarządzania Forte, programami i systemami innych producentów. Model wymiany danych gdy moduły Forte wykorzystują obiekt integracji. Wymiana danych może się odbywać w zakresie: 1. kartotek - kontrahenci, - kontrahenci incydentalni, - pracownicy, - urzędy, - kraje, - waluty, - słowniki, 2. danych firmy, 3. danych księgowych. 5.3 Synchronizacja kartotek modułu Forte Kasa z Finanse i Księgowość Moduł Forte Kasa może synchronizować dane kartotek Kontrahentów, Pracowników i Urzędów z modułem Forte Finanse i Księgowość. Model synchronizacji kartotek modułu Kasa z modułem Finanse i Księgowość 5.4 Dane wspólne SSCommon Moduły Forte Administracja, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Handel, Finanse i Księgowość mogą pracować w trybie danych wspólnych, wykorzystując bazę Common Data. Usługa replikacji aktualizuje w bazach programów dane takie jak: 1. kartoteki kontrahentów, 2. kartoteki pracowników, 3. osoby (np. osoby kontaktowe kontrahentów),

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 31 z 37 4. słowniki. Moduł Forte dane wspólne zapisuje do bazy Common Data i własnej, a następnie usługa Replikacji aktualizuje zawartość tabel modułów. 5.5 Narzędzie Eximtool Program Eximtool jest narzędziem synchronizacji danych. Za jego pomocą można synchronizować dane zawarte w tabelach SSCommon. Wymiana danych odbywa się za pośrednictwem plików XML. Model wymiany danych narzędzia Eximtool 5.6 Import danych z rejestratorów czasu pracy Moduł Forte Kadry i Płace obsługuje szereg formatów importu danych RCP. Aktualnie obsługiwane są następujące formaty: 1. AKCES CARD, 2. ASEC, 3. BIBI, 4. ELARM, 5. ELNIX, 6. HSK, 7. INFOLOK, 8. INSOFT, 9. KABA BENZING, 10. PC THERM, 11. POLMAN-SOFTWARE, 12. REGITECH, 13. SYMFONIA, 14. TELEVOX, 15. UNICARD.

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 32 z 37 5.7 e-deklaracje Moduły Forte Finanse i Księgowość Forte Kadry i Płace współpracują w zakresie przesyłania deklaracji (VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9, VAT-12, VAT-UE, VAT-UEK, PIT-4R, PIT-B, PIT- 8AR, PIT-11, PIT-16A, PIT-36, PIT-36L, PIT-40) z programem e-deklaracje do Ministerstwa Finansów. Model przepływu danych podczas tworzenia i przesyłania deklaracji do Ministerstwa Finansów Współpraca z modułem Forte Finanse i Księgowość obsługuje następujące deklaracje: - VAT-7, - VAT-7D, - VAT-7K, - VAT-UE, - VAT-UEK. Współpraca z modułem Forte Kadry i Płace obsługuje następujące deklaracje: - PIT-11, - PIT-40, - PIT-4R, - PIT-8AR. 5.8 Eksport danych z KDF do programu Płatnik Moduł Forte Kadry i Płace umożliwia eksport deklaracji ZUS do formatu XML obsługiwanego przez program Płatnik. KDF XML XML XML Płatnik Model eksportu danych z modułu Kadry i Płace do programu Płatnik Obsługiwane są następujące deklaracje: - ZUS DRA, - ZUS RCA, - ZUS RSA, - ZUS RZA, - ZUS ZZA, - ZUS ZWUA, - ZUS ZUA,

System Zarządzania Forte - Dane osobowe Strona 33 z 37 - ZUS ZIUA. 5.9 Eksport język raportów Za pomocą języka raportów możliwe jest tworzenie dowolnych raportów i zestawień dla danych przechowywanych w bazach programu. Dane mogą być eksportowane do programu MS Word, MS Excel, lub zapisywane do formatu TXT lub XML. Istnieje też możliwość wydruku wygenerowanych danych lub zapisania ich w formacie PDF.

Szablon: Wykaz budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe.

Wykaz budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe 1. Dane osobowe przetwarzane w systemach informatycznych. 1.1. Systemy, w których przetwarzane są dane osobowe znajdują się: 1.2. Fizyczny dostęp do pomieszczeń, w których eksploatowane są systemy informatyczne zabezpieczony jest: 1.3. Nośniki zawierające kopie bezpieczeństwa danych osobowych przechowywane są: 1.4. Prowadzona jest ewidencja nośników zawierających kopie bezpieczeństwa danych osobowych dat i osób wykonywania kopii bezpieczeństwa. 1.5. Prowadzona jest ewidencja dat wykonywania kopii bezpieczeństwa danych osobowych. 1.6. Prowadzona jest ewidencja osób wykonujących kopie bezpieczeństwa danych osobowych. 1.7. Dane osobowe przetwarzane są w:

. Podpis administratora danych