Sage Symfonia ERP. Dane osobowe. Wersja

Transkrypt

1 Sage Symfonia ERP Dane osobowe Wersja

2 Producent: Sage sp. z o.o. tel Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Sage Symfonia ERP jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów dokumentu bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 2

3 SPIS TREŚCI 1 Wstęp Dane osobowe Sage Symfonia ERP WPROWADZANIE I EDYCJA DANYCH OSOBOWYCH EWIDENCJA UDOSTĘPNIEŃ DANYCH OSOBOWYCH RAPORT O DANYCH OSOBOWYCH Dostęp do danych osobowych POLITYKA HASEŁ PRAWA DOSTĘPU DO DANYCH OSOBOWYCH Model pracy w Sage Symfonia ERP Opis struktury zbiorów danych DANE WSPÓLNE SAGE KADRY I PŁACE MODUŁ FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ MODUŁ ŚRODKI TRWAŁE MODUŁ HANDEL MODUŁ CONTACT MANAGER MODUŁ REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW MODUŁ PRODUKCJA Sposób przepływu danych pomiędzy systemami EKSPORT, IMPORT PLIKÓW EKSPORT PLIKÓW JPK (JEDNOLITY PLIK KONTROLNY) INTEGRACJA FK NARZĘDZIE EXIMTOOL IMPORT DANYCH Z REJESTRATORÓW CZASU PRACY E-DEKLARACJE E-PRZELEWY, E-FAKTURY ORAZ E-DEKLARACJE I DEKLARACJE ZUS EKSPORT JĘZYK RAPORTÓW Załączniki Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 3

4

5 1 Wstęp W związku z wymogami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej zwana Ustawą) oraz w oparciu o rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych został przygotowany dokument opisujący zagadnienie danych osobowych w Sage Symfonia ERP. W dokumencie Sage Symfonia ERP Dane osobowe zdefiniowane zostało pojęcie danych osobowych, opisane zagadnienie ich przetwarzania, ewidencji udostępnień oraz praw dostępu do danych osobowych. Dokument zawiera wykaz struktur przetwarzanych zbiorów danych osobowych, sposób przepływu danych pomiędzy modułami systemu oraz ich wymiany z poprogramowaniami zewnętrznymi. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 1

6 2 Dane osobowe Sage Symfonia ERP W rozumieniu Ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Przetwarzanie danych osobowych stanowi jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Sage Symfonia ERP stanowi taki system informatyczny, w którym dane osobowe są przetwarzane, przy zachowaniu wymogów prawnych z zakresu ochrony danych osobowych. 2.1 Wprowadzanie i edycja danych osobowych W Sage Symfonia ERP dane osobowe są wprowadzane oraz edytowane przez użytkowników zgodnie z nadanymi im uprawnieniami. Możliwa jest ewidencja dodatkowych informacji na temat przechowywanych danych osobowych. W szczególności dla każdej osoby rejestrowane są informacje na temat: - źródła danych osobowych (nazwa, adres), - zgody na udostępnianie danych osobowych, - zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych, - daty pierwszego wprowadzenia danych osobowych (wypełniane automatycznie), - użytkownika, który pierwszy dane osobowe wprowadził (wypełniane automatycznie), - daty ostatniej modyfikacji danych osobowych (wypełniane automatycznie), - użytkownika, który jako ostatni dane osobowe edytował (wypełniane automatycznie), Część z wymienionych informacji zapisywana jest w systemie automatycznie, część użytkownik pełniący rolę przetwarzającego dane osobowe wprowadza ręcznie. 2.2 Ewidencja udostępnień danych osobowych Zgodnie z Ustawą Sage Symfonia ERP umożliwia rejestrowanie udostępnień przetwarzanych danych osobowych. Dodawanie wpisów do ewidencji udostępnień możliwe jest w kartotece Osoby, na zakładce Udostępnianie danych osobowych oraz na zakładce Dane osoby przy użyciu przycisku Udostępnienie. W oknie Udostępnianie danych osobowych wprowadzane są informacje szczegółowe dotyczące udostępnianych danych wybranej z listy osoby: - kto dane udostępnił, - kto był odbiorcą danych (nazwa oraz adres), - data udostępnienia, - imię i nazwisko osoby, której dane są udostępniane, - lista danych udostępnionych (dane personalne oraz dane adresowe). 2.3 Raport o danych osobowych Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem do Ustawy dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane, Sage Symfonia ERP zapewnia sporządzenie raportu o danych osobowych. W oknie przedstawiającym listę osób systemu możliwe jest wygenerowanie takiego raportu dla wybranej osoby. W kartotece osób, na zakładce Dane osoby wybiera się przycisk Raport, co skutkuje wyświetleniem okna raportu - Raport o danych osobowych. Wygenerowany raport przedstawia dane identyfikujące osobę w systemie, datę i login użytkownika, który wprowadził dane, datę i login użytkownika, który ostatnio modyfikował dane, źródło pochodzenia danych, zgodę na udostępnianie danych, zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz informacje dotyczące podmiotu, jakiemu, kiedy, jakie dane zostały udostępnione. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 2

7 Raport o danych osobowych. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 3

8 3 Dostęp do danych osobowych Dostęp do danych osobowych Sage Symfonia ERP następuje po zalogowaniu się do systemu przy użyciu unikalnego loginu oraz hasła użytkownika. Hasła w systemie przechowywane są w formie zaszyfrowanej. Uprawnienia w zakresie dostępu do danych osobowych oraz ich przetwarzania określone są w systemie uprawnień użytkownika Sage Symfonia ERP. Zabezpieczenie baz danych przed nieautoryzowanym dostępem leży w gestii administratora systemu. 3.1 Polityka haseł Zgodnie z wymogami prawnymi, uwzględniając kategorie przetwarzanych danych i stopień wrażliwości danych istnieją trzy poziomy bezpieczeństwa haseł użytkowników mających dostęp do danych osobowych Sage Symfonia ERP. Według istniejącej polityki bezpieczeństwa możliwe do wykorzystania poziomy szczegółowości haseł to: Podstawowy, Podwyższony oraz trzeci, widniejący pod nazwą Użytkownika. Okno Polityka haseł Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 4

9 Możliwa jest definicja następujących parametrów złożoności haseł użytkowników Sage Symfonia ERP: Nazwa Minimalna długość hasła Maksymalna długość hasła Wymagaj liter Wymagaj cyfr Wymagaj znaków specjalnych Wymagaj wielkich i małych liter Maksymalny wiek hasła w dniach Ostatnio używane hasła Opis Ustawia minimalną długość hasła. Możliwe ustawienie w zakresie znaków. Ustawia maksymalną długość hasła. Możliwe ustawienie w zakresie znaków. Wymaga, aby w haśle znalazła się przynajmniej jedna litera Wymaga, aby w haśle znalazła się przynajmniej jedna cyfra Wymaga, aby w haśle znalazł się przynajmniej jeden znak specjalny (np.: dwukropek, wykrzyknik itp.) Wymaga, aby w haśle zostały użyte wielkie i małe litery. Definiuje jak długo można używać jednego hasła. Możliwe ustawienie w zakresie dni. Ustawia ile kolejnych haseł nie może zostać ponownie użytych. Możliwe ustawienie w zakresie haseł. 3.2 Prawa dostępu do danych osobowych Dostęp do danych osobowych w Sage Symfonia ERP ograniczany jest poprzez prawa efektywne takie jak: Dostęp do kartoteki osób Dostęp do kartoteki pracowników Dostęp do kartoteki kontrahentów Wgląd w dane osobowe Przeglądanie kontrahentów Okno użytkownika Kontroler z prawami efektywnymi dostępu do danych osobowych. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 5

10 4 Model pracy w Sage Symfonia ERP Moduły Sage Symfonia ERP mogą pracować w modelu pojedynczej wspólnej bazy. W modelu pracy w jednej wspólnej bazie wszystkie moduły zapisują dane do jednej wspólnej operacyjnej bazy danych (na poniższym diagramie Baza Sage Symfonia ERP ). We wspólnej bazie ERP może być też prowadzona współpraca z programem Sage Kadry i Płace. W Sage Symfonia ERP w przetwarzaniu danych osobowych uczestniczą bazy oraz moduły widoczne na poniższym schemacie: Model Sage Symfonia ERP oraz Sage Kadry i Płace 5 Opis struktury zbiorów danych 5.1 Dane wspólne Dane wspólne (obecne w każdej bazie danych)posiadają dane osobowe w poniższych tabelach: 1. dane osobowe (SSCommon.STPersons), - drugie imię, - data urodzenia - kod indentyfikacyjny, - numer PESEL, - numer NIP, - notatka - źródło danych osobowych - adres źródła danych osobowych - zgoda na przetwarzanie danych - zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych - data ostatniej zmiany danych oraz 2. dodatkowe dane dla pracownika (SSCommon.STEmployees), - numer identyfikacyjny pracownika - numer ewidencyjny - notatka, oraz 3. dodatkowe dane dla kontrahenta (SSCommon.STContractors) - skrót kontrahenta - nazwa Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 6

11 - oznaczenie, że jest to osoba fizyczna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - NIP - PESEL - REGON - NIP_UE - Notatka - VIES - flaga, wartość oraz waluta limitu 4. dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAddresses), - nazwa adresu - numer lokalu, - gmina, - powiat, - urząd pocztowy, - województwo, - kraj, - skrytka pocztowa. Powyższe dane występują w trzech osobnych instancjach o nazwach: - adres zameldowania, - adres korespondencyjny - adres tymczasowy oraz 5. dane kontaktowe (teleinformatyczne) (SSCommon.STTeleItContacts), - telefon 1, - telefon 2, - telefon 3, - faks 1, - faks 2, - telex, - adres 1, - adres 2, - adres WWW, - adres facebook, - numer komunikatora internetowego 1, - numer komunikatora internetowego 2, - opis kontaktu oraz 6. dane w słownikach osób, kontrahentów i pracowników (SSCommon.STElements), W przypadku np. słownika Osoby są to: drugie imię, nazwisko - w nazwach elementów - kod - w skrócie elementów 7. dane konta bankowego (SSCommon.STAccounts), - nazwa banku, - nazwa rachunku - numer konta bankowego, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 7

12 5.2 Sage Kadry i Płace Program Sage Kadry i Płace pracując we wspólnej bazie z Sage Symfonia ERP zapisuje dane osobowe pracowników w tabelach: 1. danych wspólnych (patrz pkt.5.1), oraz 2. szczegółowe dane kadrowe (KD.HRV_ITEMS) - drugie imię, - numer PESEL, - numer NIP, - numer ewidencyjny, - płeć - identyfikator wartości słownikowej, - odnośnik do zdjęcia pracownika, - data urodzenia, - miejsce urodzenia - identyfikator wartości słownikowej, - imię ojca, - imię matki, - nazwisko panieńskie matki, - rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość, - numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość, - przez kogo został wydany dokument potwierdzający tożsamość, - adres zameldowania, - numer lokalu, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - poczta - identyfikator wartości słownikowej, - gmina - identyfikator wartości słownikowej, - powiat - identyfikator wartości słownikowej, - województwo - identyfikator wartości słownikowej, - kraj - identyfikator wartości słownikowej, - adres tymczasowy, numer domu, - numer lokalu, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - poczta - identyfikator wartości słownikowej, - gmina - identyfikator wartości słownikowej, - powiat - identyfikator wartości słownikowej, - województwo - identyfikator wartości słownikowej, - kraj - identyfikator wartości słownikowej, - adres do korespondencji, - numer lokalu, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 8

13 - poczta - identyfikator wartości słownikowej, - gmina - identyfikator wartości słownikowej, - powiat - identyfikator wartości słownikowej, - województwo - identyfikator wartości słownikowej, - kraj - identyfikator wartości słownikowej, - pracownika, - telefon służbowy, - telefon komórkowy, - telefon prywatny, - stopień pokrewieństwa - identyfikator wartości słownikowej, - konto bankowe, - numer konta, - nazwa banku - identyfikator wartości słownikowej, - urząd skarbowy - identyfikator urzędu skarbowego, - obywatelstwo - identyfikator wartości słownikowej, - numer karty RCP, - wskazanie czy jest to główne miejsce pracy - identyfikator wartości słownikowej, - potomstwo, - data urodzenia, - miejsce urodzenia - identyfikator wartości słownikowej, - współmałżonek, - data urodzenia, - data ślubu, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - numer aktu małżeństwa, - pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym - identyfikator wartości słownikowej, - osoba którą należy powiadomić w razie wypadku, nazwisko, - adres, - numer telefonu, - ukończone szkoły, - okres nauki(data rozpoczęcia, data zakończenia), - nazwa szkoły, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej, - zawód wyuczony - identyfikator wartości słownikowej, - specjalność wyuczona - identyfikator wartości słownikowej, - tytuł lub stopień naukowy - identyfikator wartości słownikowej, - tytuł zawodowy - identyfikator wartości słownikowej), - poziom wykształcenia, - wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej, tytuł lub stopień naukowy - identyfikator wartości słownikowej, - tytuł zawodowy (identyfikator wartości słownikowej), - ukończone kursy (rodzaj kursu - identyfikator wartości słownikowej, - nazwa kursu, data zakończenia, - okres zatrudnienia, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 9

14 - data rozpoczęcia pracy, - data zakończenia pracy, - specjalności i uprawnienia, - rodzaj uprawnienia - identyfikator wartości słownikowej, - numer uprawnienia, - języki obce, - nazwa języka - identyfikator wartości słownikowej, - znajomość w mowie - identyfikator wartości słownikowej, - znajomość w piśmie - identyfikator wartości słownikowej, - dodatkowe umiejętności, - prawo jazdy - identyfikator wartości słownikowej, - dział - identyfikator wartości słownikowej, - przebieg zatrudnienia i przerw u poprzednich pracodawców, - długość okresu pracy/ przerwy, - rodzaj pracy/przerwy - identyfikator wartości słownikowej, - nazwa wcześniejszego pracodawcy, - stanowisko - identyfikator wartości słownikowej, - rodzaj pracy - identyfikator wartości słownikowej, - wymiar czasu pracy, - wchodzi do wymiaru stażu - identyfikator wartości słownikowej, - liczba dni urlopu wykorzystanego w ostatnim roku, - kwota podstawy wymiaru składek na ZUS wykorzystana u poprzedniego pracodawcy, - dotychczasowy staż pracy do dodatków, - lata do dotychczasowego stażu pracy, - miesiące do dotychczasowego stażu pracy, - praca w szczególnych warunkach, - kod szczególnych warunków/charakteru pracy - identyfikator wartości słownikowej, - data rozpoczęcia, - data zakończenia, - dane rejestru bezrobotnych Powiatowego Urzędu Pracy, - miejscowość - identyfikator wartości słownikowej, - numer w rejestrze bezrobotnych, - prawo do zasiłku - identyfikator wartości słownikowej, - stosunek do powszechnego obowiązku obrony, - stosunek do powszechnego obowiązku obrony - identyfikator wartości słownikowej, - stopień wojskowy - identyfikator wartości słownikowej, - numer specjalności wojskowej, - przynależność do WKU, - numer książeczki wojskowej, - przydział mobilizacyjny, - okresy odbywania służby wojskowej, - data rozpoczęcia, - data zakończenia, - pobierane emerytury, - organ wypłacający, - numer świadczenia, - pobierane renty, - tytuł świadczenia - identyfikator wartości słownikowej, - numer świadczenia, - organ wypłacający, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 10

15 - stopień niepełnosprawności, - kod stopnia niepełnosprawności - identyfikator wartości słownikowej, - okres od, - okres do, - stopień niezdolności do pracy, - kod stopnia niezdolności do pracy - identyfikator wartości słownikowej, - okres od, - okres do, - przeciwwskazania do zatrudnienia, - uprawnienie do pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego - identyfikator wartości słownikowej, - numer PFRON, - dodatkowe dane dla PFRON, - wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej, - zawód, - miejsce zamieszkania - identyfikator wartości słownikowej, - praca nakładcza - identyfikator wartości słownikowej, - pomijany - identyfikator wartości słownikowej, - obniżony wymiar czasu pracy - identyfikator wartości słownikowej, - dofinansowanie stanowi pomoc publiczną INF-D-P poz.34 - identyfikator wartości słownikowej, - pracownik zatrudniony u pracodawcy INF-D-P poz.35 - identyfikator wartości słownikowej, - zatrudnienie pracownika nastąpiło INF-D-P poz.36 - identyfikator wartości słownikowej, - rodzaj schorzenia - identyfikator wartości słownikowej, - ustalone prawo do emerytury lub renty - identyfikator wartości słownikowej, - przysługuje wypłata z art. 23 ustawy - identyfikator wartości słownikowej, - podwyższone koszty zatrudnienia - identyfikator wartości słownikowej, - zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P/INF-U-P, - zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P, Użytkownik zależnie od potrzeb może tworzyć własne rodzaje danych kadrowych. Daty przechowywane są w formacie DWORD. oraz 3. dane płacowe typu liczba rzeczywista (KD.WARTOSCI_SKL) oraz 4. dane płacowe typu data, napis i wartość słownikowa (KD.WARTOSCI_EXT) oraz 5. dane osobowe podczas logowania operacji na pracowniku (KD.LOG_OPER) oraz 6. notatki o pracowniku (Notki), 5.3 Moduł Finanse i Księgowość Moduł Finanse i Księgowość zapisuje dane osobowe pracowników w tabelach: 1. danych wspólnych (patrz pkt.5.1) 2. dodatkowe informacje (SSCommon.STElementEXAttributes), Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 11

16 - nazwisko panieńskie, - Imię ojca, - imię matki, - miejsce urodzenia, - identyfikator pracownika w module Sage Symfonia ERP Finanse i Księgowość, 3. dane adresowe kontrahenta wykorzystane na dokumentach (FK.DaneKh) - nazwa - nip - kraj - miejscowość - ulica - numer domu - numer lokalu - kod pocztowy - urząd pocztowy 5.4 Moduł Środki Trwałe 1. Moduł Środki Trwałe zapisuje dane osobowe pracowników i osób współpracujących w tabelach: danych wspólnych (patrz pkt.5.1) 2. Przypisane środki trwałe i ich dane. 5.5 Moduł Handel Moduł Handel zapisuje dane osobowe w tabelach: 1. danych wspólnych (patrz pkt.5.1) 2. dodatkowe informacje (SSCommon.STElementEXAttributes), - nazwisko panieńskie, - imię ojca, - imię matki, - miejsce urodzenia, - identyfikator pracownika w module Finanse i Księgowość, 3. dane kontrahenta wykorzystywane na dokumentach (HM.AD) - typ kontrahenta - nip - nazwa kontrahenta - kraj - miejscowość - ulica - numer domu - numer lokalu - kod pocztowy - urząd pocztowy 5.6 Moduł Contact Manager Moduł Contact Manager pracuje w oparciu o moduł Handel i przechowuje dane osobowe w tabelach: 1. Dane kontaktów (CM.Contacts) - imię - nazwisko - identyfikator opiekuna Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 12

17 - stanowisko - nazwa firmy - kod kontrahenta - ulica - numer budynku - numer lokalu - miejscowość - kod pocztowy - poczta - adres strony www - tagi - NIP - kraj - województwo 2. Informacje o kontaktach z kontrahentem (CM.Connections) 5.7 Moduł Repozytorium dokumentów Moduł Repozytorium dokumentów przetwarza dane osobowe w zakresie: Tabela klasyfikacji umów (STClasificationX X zależy od bazy): - adres odbiorcy e-faktur. 5.8 Moduł Produkcja Moduł Produkcja przetwarza dane osobowe w zakresie: Tabela użytkowników (ProductionSysUser): - nazwa (Imię/Nazwisko) - adres Tabela pracowników (ProductionWorker) - nazwa (Imię/Nazwisko) Nie ma żadnej wymiany danych osobowych z innymi modułami. 6 Sposób przepływu danych pomiędzy systemami Sage Symfonia ERP umożliwia wiele sposobów wymiany danych pomiędzy jego modułami jak również z programami dodatkowymi (np.: Płatnik). Dokument ten opisuje sposoby przepływu danych między modułami Sage Symfonia ERP oraz innymi programami ze szczególnym uwzględnieniem danych osobowych. 6.1 Eksport, import plików Moduł Handel Moduł Handel importuje i eksportuje dane w formacie 3.0. TXT HMF Zakres eksportowanych danych: 1. pracownik, Import / Eksport danych w formacie 3.0 modułu Handel Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 13

18 - notatka o pracowniku, - id, - kod(skrót), - aktywny, - znacznik, - kto wprowadził, - nr domu, - nr lokalu, - rejon, - adres korespondencyjny, - nr domu, - nr lokalu, - rejon, - nip, - pesel, - telefon 1, - telefon 2, - fax, - , - nazwa banku, - numer rachunku, - numer identyfikacyjny w module Finanse i Księgowość, 2. dokumenty handlowe(sprzedaż, zakup), 3. dokumenty magazynowe, 4. dokumenty płatności, 5. zamówienia obce, 6. zamówienia własne, 7. towary, 8. kontrahenci, 9. urzędy Moduł Środki Trwałe Moduł Środki Trwałe umożliwia eksport oraz import danych w formacie XML oraz eksport danych w formacie tekstowym. XML XML XML STF TXT Import / Eksport danych w formacie XML oraz tekstowym modułu Środki Trwałe W format XML obsługuje następujące rodzaje danych: 1. cechy środków, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 14

19 2. grupy środków, 3. klasyfikacja środków trwałych, 4. konta, 5. kontrahenci, 6. miejsce użytkowania, 7. osoby odpowiedzialne, - kod lub skrócona nazwa, - PESEL, - NIP, 8. rodzaje środków trwałych, 9. szablony księgowania, 10. środki trwałe, - identyfikator środka, - numer porządkowy środka, - nazwa środka, - numer ewidencyjny środka, - numery fabryczne środka, - numer KŚT, - numer KŚT podatkowej, - rok produkcji środka, - data zakupu środka, - wartość zakupu środka(bilansowa), - wartość zakupu środka(podatkowa), - data przyjęcia środka(bilansowa), - data przyjęcia środka(podatkowa), - kwota niestanowiąca KUP, - flagi środka, - parametry VAT środka, - parametry amortyzacji środka, - umorzenie środka, - części składowe środka, - dokumenty środka, - konta środka, - grupy środka, - cechy środka, - miejsce użytkowania środka, - osoba odpowiedzialna za środek, - kod lub skrócona nazwa, - PESEL, - NIP, - historia środka, - notatki środka, - uwagi środka, - operacje środka, 11. umowy LWD. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 15

20 6.1.3 Moduł Finanse i Księgowość Moduł Finanse i Księgowość umożliwia import i eksport plików w formatach tekstowych Format 3.0, SDF i XML. Format 3.0 FKF TXT XML Import / Eksport danych w formacie 3.0, SDF i XML modułu Finanse i Księgowość Formaty te obsługują następujące rodzaje danych: 1. format 3.0, - kontrahenci stali, - pracownicy, - pozycja, - kod, - aktywny/nieaktywny, - znacznik, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - nazwisko panieńskie, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon 1, - adres zamieszkania, - gmina, - numerdomu, - numer mieszkania, - kod, - poczta, - adres tymczasowy, - gmina, - numer mieszkania, - kod, - poczta, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 16

21 - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - rejon, - fax, - , - telefon 2, - urzędy, 2. format SDF, - kontrahenci stali, - kontrahenci incydentalni, - pracownicy, - pozycja, - kod, - aktywny/nieaktywny, - znacznik, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - nazwisko panieńskie, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon 1, - adres zamieszkania, - gmina, - numerdomu, - numermieszkania, - kod, - poczta, - adres tymczasowy, - gmina, - numer mieszkania, - kod, - poczta, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - rejon, - fax, - , - telefon 2, - rachunki, - urzędy, 3. XML, - model księgowy firmy. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 17

22 6.1.4 Moduł Finanse i Księgowość Import specjalny Mechanizm importu specjalnego w module Finanse i Księgowość umożliwia wprowadzanie danych księgowych z innych modułów Sage Symfonia ERP na podstawie wzorców importu. Po odpowiednim skonfigurowaniu można wczytywać też dane z programów innych producentów. TXT FKF Mechanizm importuje dane z formatów tekstowych. Dostępne są następujące profile importu: Import specjalny modułu Finanse i Księgowość 1. CDN Firma++( Szablon CDN jest zamieszczony wyłącznie w celu demonstracyjnym i nie powinien służyć do importu rzeczywistych danych), 2. Handel, - dane kontrahentów, - dane pracowników, - identyfikator, - kod lub skrócona nazwa, - drugie imię, - telefon, - PESEL, - REGON, - NIP, - numer lokalu, - poczta, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - identyfikator w module finanse i księgowość, - aktywny/nieaktywny, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 3. Mikrotel Chart, - dokumenty księgowe, 4. POLKA, - dokumenty księgowe, - dane kontrahentów, 5. Subiekt, - dokumenty księgowe, 6. Faktura (format 2.0), - dane kontrahentów, - dane pracowników, - identyfikator, - kod nazwa skrócona, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 18

23 - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon, - adres zamieszkania, - gmina, - numer mieszkania, - poczta, - adres tymczasowy, - gmina, - numer mieszkania, - poczta, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane rachunków bankowych, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 7. Handel, - dane kontrahentów, - dane pracowników, - kod lub skrócona nazwa, - drugie imię, - identyfikator w module finanse i księgowość, - telefon, - PESEL, - REGON, - NIP, - adres zamieszkania, - numer mieszkania, - poczta, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 19

24 - aktywny/nieaktywny, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 8. Płace, - dokumenty księgowe, - dane pracowników, - identyfikator, - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon, - adres zamieszkania, - gmina, - numer lokalu, - poczta, - adres tymczasowy, - gmina, - numer lokalu, - poczta, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane urzędów, 9. Sprzedaż, - dane kontrahentów, - dane pracowników, - identyfikator, - kod nazwa skrócona, - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 20

25 - telefon, - adres zamieszkania, - gmina, - numer mieszkania, - poczta, - adres tymczasowy, - gmina, - numer mieszkania, - poczta, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane rachunków bankowych, - dane urzędów, - dokumenty księgowe, 10. Środki Trwałe, - dokumenty księgowe, - dane pracowników, - identyfikator, - nazwisko panieńskie, - drugie imię, - imię ojca, - imię matki, - data urodzenia, - miejsce urodzenia, - PESEL, - NIP, - telefon, - adres zamieszkania, - gmina, - numer lokalu, - poczta, - adres zamieszkania, - gmina, - numer lokalu, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 21

26 - poczta, - nazwa banku, - numer rachunku bankowego, - dane urzędów. 6.2 Eksport plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny) Moduły Handel oraz Finanse i Księgowość umożliwiają wykonanie raportów tworzących pliki JPK. 6.3 Integracja FK Tworzenie plików JPK w modułach Handel oraz Finanse i Księgowość Obiekt integracji umożliwia bezpośrednią wymianę danych pomiędzy modułem Finanse i Księgowość, a pozostałymi modułami Sage Symfonia ERP, programem Sage Kadry i Płace, oraz programami i systemami innych producentów. Wymiana danych może się odbywać w zakresie: 1. Kartotek: - kontrahenci, - kontrahenci incydentalni, - pracownicy, - urzędy, - kraje, - waluty, - słowniki, 2. danych firmy, 3. danych księgowych. 6.4 Narzędzie Eximtool Program Eximtool jest narzędziem przesyłania danych. Za jego pomocą można importować i eksportować dane osobowe kontrahentów, pracowników oraz osób. Wymiana danych odbywa się za pośrednictwem plików XML. Model wymiany danych narzędzia Eximtool 6.5 Import danych z rejestratorów czasu pracy Program Sage Kadry i Płace obsługuje szereg formatów importu danych RCP. Aktualnie obsługiwane są następujące formaty: 1. AKCES CARD, 2. ASEC, Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 22

27 3. BIBI, 4. ELARM, 5. ELNIX, 6. HSK, 7. INFOLOK, 8. INSOFT, 9. KABA BENZING, 10. PC THERM, 11. POLMAN-SOFTWARE, 12. REGITECH, 13. SYMFONIA, 14. TELEVOX, 15. UNICARD. 6.6 e-deklaracje Moduł Finanse i Księgowość współpracuje z modułem Repozytorium Dokumentów w zakresie przesyłania deklaracji (VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9, VAT-12, VAT-UE, VAT-UEK) do Ministerstwa Finansów. Model przepływu danych podczas tworzenia i przesyłania deklaracji do Ministerstwa Finansów Współpraca z modułem Finanse i Księgowość obsługuje następujące deklaracje: - VAT-7, - VAT-7D, - VAT-7K, - VAT-UE, - VAT-UEK. 6.7 e-przelewy, e-faktury oraz e-deklaracje i deklaracje ZUS W modułach Sage Symfonia ERP istnieje możliwość wystawiania e-faktur, e-przelewów oraz e-deklaracji zawierających dane osobowe pracowników i kontrahentów. Przy współpracy z modułami e-przelewy, e-deklaracje i e-faktury dostępnymi w Repozytorium dokumentów możliwe jest wysyłanie dokumentów elektroniczny do banków, urzędów, kontrahentów. 6.8 Eksport język raportów Za pomocą języka raportów możliwe jest tworzenie dowolnych raportów i zestawień dla danych przechowywanych w bazach programu. Dane mogą być eksportowane do programu MS Word, MS Excel, lub zapisywane do formatu TXT lub XML. Istnieje też możliwość wydruku wygenerowanych danych lub zapisania ich w formacie PDF. Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 23

28 7 Załączniki Wykaz budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe 1. Dane osobowe przetwarzane w systemach informatycznych Systemy, w których przetwarzane są dane osobowe znajdują się: 1.2. Fizyczny dostęp do pomieszczeń, w których eksploatowane są systemy informatyczne zabezpieczony jest: 1.3. Nośniki zawierające kopie bezpieczeństwa danych osobowych przechowywane są: 1.4. Prowadzona jest ewidencja nośników zawierających kopie bezpieczeństwa danych osobowych oraz dat i osób wykonywania kopii bezpieczeństwa Prowadzona jest ewidencja dat wykonywania kopii bezpieczeństwa danych osobowych Prowadzona jest ewidencja osób wykonujących kopie bezpieczeństwa danych osobowych Dane osobowe przetwarzane są w:

29 . Podpis administratora danych Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 25