Biuletyn techniczny Comarch OPT!MA 17.0 Korygowanie wypłat - przykłady Copyright 2009 COMARCH SA
Spis treści SPIS TREŚCI... 2 1 WPROWADZENIE... 3 2 KORYGOWANIE WYPŁAT... 4 2.1 ANULOWANIE WYPŁATY...4 2.2 2.3 ANULOWANIE NIEOBECNOŚCI / ZESTAWIEŃ CZASU PRACY...4 KORYGOWANIE ANULOWANYCH NIEOBECNOŚCI, ZESTAWIEŃ I INNYCH INFORMACJI...4 2.4 DEFINIOWANIE LISTY PŁAC KORYGUJĄCEJ...5 2.5 NALICZANIE WYNAGRODZEŃ NA LISTACH PŁAC KORYGUJĄCYCH...5 2.6 2.7 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI...7 KOREKTA DEKLARACJI ZUS...7 3 PODSUMOWANIE... 8 4 PRZYKŁADY... 9 4.1 KOREKTA NIEOBECNOŚCI USPRAWIEDLIWIONEJ NA ZWOLNIENIE CHOROBOWE...9 4.2 WYPŁACONO WYNAGRODZENIA ZA CZAS CHOROBY ZA OKRES DŁUśSZY NIś 14 DNI (OSOBY PO 50R.śYCIA, PRZEPIS OBOWIĄZUJĄCY OD 01.02.2009)...10 4.3 KOREKTA WYNAGRODZENIA ZA CZAS CHOROBY NA ZASIŁEK CHOROBOWY Z UBEZPIECZENIA WYPADKOWEGO...12 4.4 KOREKTA ZASIŁKU CHOROBOWEGO NA ZASIŁEK CHOROBOWY Z UB. WYPADKOWEGO...14 4.5 ZWROT SKŁADEK EMERYTALNO RENTOWYCH ZA POPRZEDNI ROK...15 4.6 ZWROT SKŁADEK EMERYTALNO RENTOWYCH (ROZLICZENIE DLA BYŁEGO PRACOWNIKA)...18 Korygowanie wypłat - przykłady Str. 2
1 Wprowadzenie Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne staje się skorygowanie naliczonej, zaksięgowanej i rozliczonej wypłaty pracownika, czasem nawet sprzed kilku miesięcy / roku. W programie Comarch OPT!MA w wersji 12.0 udostępniono mechanizm pozwalający ponownie naliczyć wypłatę dla pracownika, bez konieczności usuwania pierwotnie naliczonej błędnej wypłaty. Funkcja korekty najczęściej jest wykorzystywana do: rozliczenia pracownikowi ewentualnej niedopłaty, bądź potrącenia nadpłaty, wynikających z pierwotnie nieprawidłowo policzonej wypłaty. SłuŜy takŝe do skorygowania błędnie wprowadzonych, albo błędnie zakwalifikowanych nieobecności. Korygowanie moŝe być równieŝ uŝyte do korygowania czasu pracy pracownika bez względu na sposób jego rozliczania. Ponadto dochodzą kwestie generowania deklaracji korygujących ZUS, czy PIT. Tutaj mogą powstawać pewne utrudnienia, wątpliwości pod kątem rozliczeń składkowo podatkowych. ZUS nakłada obowiązek korygowanie raportów imiennych, deklaracji za miesiące, w których nieprawidłowo zostały odprowadzone składki, natomiast Urzędy Skarbowe nie obligują do korygowania deklaracji podatkowych, bowiem ostateczne rozliczenie podatku następuje w deklaracji rocznej pracownika. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 3
2 Korygowanie wypłat Aby prawidłowo zastosować funkcję korygowania naleŝy postępować zgodnie z niŝej wymienionymi krokami. 2.1 Anulowanie wypłaty W oknie Wypłaty pracowników, naleŝy wybrać listę płac, na której wypłacono błędne wynagrodzenie i podświetlić pracownika z wypłatą. Następnie, pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) jest funkcja Anuluj wypłatę. Operacja anulowania moŝliwa jest na wypłatach zamkniętych (kolor czarny), albo na zaksięgowanych (kolor niebieski). Po uruchomieniu operacji Anuluj wypłatę pojawia się komunikat: Czy anulować wypłatę? Operacji nie moŝna odwrócić!. Akceptacja spowoduje, Ŝe taka wypłata otrzyma status anulowanej i na liście płac wyświetlana będzie w kolorze czerwonym. 2.2 Anulowanie nieobecności / zestawień czasu pracy Funkcja anulowania nieobecności (zestawień czasu pracy) pracownika dostępna jest z poziomu Nieobecności, po wejściu na Listę nieobecności (zestawień). Nieobecność / Zestawienie naleŝy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj nieobecność / Anuluj zestawienie. Akceptacja operacji anulowania spowoduje, Ŝe nieprawidłowo wprowadzona nieobecność / zestawienie otrzymają status anulowanych i na liście wyświetlane będą w kolorze czerwonym. Uwagi: Operacja anulowania: nieobecności, zestawienia, wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, Ŝe UŜytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu wypłaty z anulowanej na podstawową. MoŜe jedynie dokończyć proces korygowania i naliczyć wypłatę na liście płac korygującej. W przywróceniu statusu wypłaty z anulowanej na podstawową naleŝy skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera. Wypłaty, nieobecności i zestawienia o statusie Anulowane nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie. 2.3 Korygowanie anulowanych nieobecności, zestawień i innych informacji W zakresie dat (dni) anulowanej nieobecności / zastawienia, Operator odnotowuje inny Typ nieobecności potrzebny do prawidłowego rozliczenia. W związku z tym, naleŝy podświetlić anulowaną nieobecność / zestawienie i pod prawym klawiszem myszy (z menu kontekstowego) wybrać Koryguj nieobecność / Koryguj zestawienie. Jeśli nieobecność była wprowadzona nieprawidłowo i została anulowana, poniewaŝ okazało się, Ŝe pracownik był w tym czasie obecny nie korygujemy takiej nieobecności. MoŜna takŝe wpisać nowe nieobecności, które powinny być, a nie zostały rozliczone w danym okresie. W tym celu dodajemy ikoną plusa nową nieobecność. W sytuacji, gdy korekta nie dotyczy czasu pracy pracownika, lecz na przykład: przekroczenia składek emerytalno rentowych, kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej, kodu ubezpieczenia itp. naleŝy dokonać aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych pracownika. Aktualizacja zapisu powinna być zrobiona z datą odpowiadającą stanowi faktycznemu, np. jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania z początkiem listopada 2009 (i w związku z tym przysługują mu podwyŝszone o 25% koszty uzyskania Korygowanie wypłat - przykłady Str. 4
przychodu), to naleŝy zaktualizować dane z datą 01.11.2009 i w zapisie aktualnym od tego dnia odnotować informację o podwyŝszonych kosztach uzyskania. 2.4 Definiowanie listy płac korygującej Z głównego menu Kadry/Płace wybieramy Listy płac i dodajemy Na Formularzu listy plac: zaznaczamy parametr Lista płac korygująca, nową listę płac. wybieramy Dokument. Na liście zdefiniowanych dokumentów domyślnie jest symbol EKOR. UŜytkownik ma takŝe moŝliwość definiowania własnych symboli, w polu Korekta do listy wskazujemy listę płac, na której pierwotnie była naliczona wypłata (to jest lista płac, na której jest wypłata o statusie Anulowana ), Data wypłaty listy płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza niŝ data na liście płac dla bieŝącego miesiąca, na której zostanie wygenerowana Spłata korekty netto (róŝnica wynikająca z nadpłaty bądź niedopłaty wynagrodzenia), Okres Od-Do, Rodzaj listy płac, miesiąc/rok deklaracji, opcja Miesięcy wstecz kopiowane są zawsze z listy podstawowej wskazanej jako 'powiązana'. Tym samym, wymienione pola na formularzu listy płac korygującej nie są dostępne do edycji. Związane jest to z kwotami na deklaracjach, które zostały juŝ odprowadzone do ZUS czy US. 2.5 Naliczanie wynagrodzeń na listach płac korygujących Wybieramy Wypłaty pracowników, następnie zdefiniowaną listę płac korygującą. W oknie Wypłaty pracowników pojawią się nazwiska tylko tych osób, którym anulowano wypłaty. NaleŜy naliczyć wypłatę klikając lub <INS>. Wypłata korygująca zostanie policzona według nowych (skorygowanych) ustawień. W pierwszej kolejności, powinna zostać uzgodniona Zaliczka podatku. W praktyce, korekty najczęściej nie dotyczą obowiązku korygowania zaliczki podatku przekazanej do Urzędu Skarbowego. Ostateczna zaliczka podatku zostanie uzgodniona w zeznaniu rocznym podatnika. Aby uzgodnić zaliczkę podatku, naleŝy na Formularzu wypłaty przejść na zakładkę Podatki i kliknąć Kopiowanie zaliczki podatku. Uwaga: Nie trzeba kopiować zaliczki podatku, jeśli lista płac anulowana ma miejsce w tym samym miesiącu, co lista płac korygująca, a więc UŜytkownik (firma) nie dokonał jeszcze rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Po skopiowaniu zaliczki podatku w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego pojawi się wartość podatku z anulowanej wypłaty, a więc dokładnie kwota, którą Płatnik potrącił pracownikowi z wypłaty i odprowadził do Urzędu Skarbowego. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 5
Aby wygenerować róŝnicę wynikającą z nadpłaty / niedopłaty w kwocie netto pomiędzy wypłatą anulowaną, a korygującą naleŝy na formularzu wypłaty korygującej przejść w Schemat płatności (ikona w dolnym prawym rogu okna). W oknie listy płatności zaznaczamy parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie. Po zaznaczeniu parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie naleŝy wskazać ikonę Kopiowanie listy płatności. Po kliknięciu na ikonę pojawi się pytanie czy: Skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty?. Akceptacja spowoduje pojawienie się informacji: Suma skopiowanych płatności jest róŝna od kwoty netto wypłaty. W celu uzgodnienia wartości, do listy elementów wypłaty została dodana "Korekta netto wypłaty". Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika. Na zakładce Elementy wypłaty pojawi się zatem nowy składnik Korekta netto wypłaty, która zostanie rozliczona w kolejnej wypłacie etatowej pracownika o czym informuje powyŝszy komunikat. Uwaga: Zapisanie wypłaty o statusie korygująca spowoduje, Ŝe w tle zostanie sztucznie utworzona wypłata stornująca. W wypłacie Stornującej wszystkie elementy naliczone zostaną dokładnie tak samo jak w wypłacie Anulowanej, ale z przeciwnym znakiem. Ma to znaczenie wyłącznie przy księgowaniu (Ŝeby policzyć róŝnicowe kwoty do księgowania). Wypłata stornująca pomijana jest przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach, a ponadto nie jest domyślnie widoczna dla UŜytkownika. Wypełniając pracownikowi deklarację roczną PIT-11/PIT-40 pojawią się kwoty z wypłat podstawowych i korygujących. To, czy doszło do nadpłaty lub niedopłaty podatku zostanie ostatecznie ustalone i rozliczone przez pracownika w jego w zeznaniu rocznym. Przykład 1 Płatnik podatku (firma) odprowadziła zaliczkę podatku wyŝszą, bo w kwocie 150,00 zł niŝ wynikałoby to z listy korygującej na której to została wyliczona kwota zaliczki w wysokości 110,00 zł. Wynika z tego, Ŝe pracownikowi w wypłacie anulowanej pobrano za duŝy podatek, a następnie odprowadzono go do urzędu. Na wypłacie korygującej zatem kopiujemy zaliczkę podatku z listy anulowanej. Zamiast kwoty 110,00 pojawi się wartość 150,00 zł. Naliczając deklarację PIT 11 czy PIT 40 pojawiają się wartości z wypłaty korygującej, a więc przychód będzie niŝszy, ale zaliczka podatku wyŝsza bo w wys. 150 zł. W zeznaniu rocznym PIT 37 lub 36 przy załoŝeniu Ŝe pracownik nie będzie miał innych odliczeń wyjdzie nadpłata podatku w wys. 40,00 zł. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 6
2.6 Preliminarz płatności W module Kasa/Bank, domyślne status płatności wypłaty korygującej jest ustawiony na 'Nie podlega rozliczeniu' - aby uniknąć przypadkowego, omyłkowego wygenerowania ponownie przelewów w pełnej wysokości dla pracowników, którzy juŝ je wcześniej otrzymali. Rozliczone juŝ wcześniej płatności z wypłat, które następnie anulowano i dodatkowe ponowne rozliczenie w całości płatności do wypłat korygujących spowodowałoby, Ŝe zapisane rozliczenia płatności nie byłyby zgodne ze stanem faktycznym. MoŜliwe są więc dwie formy rozliczenia płatności wynikających z wypłaty korygującej. Pierwsza właściwie została omówiona powyŝej, a mianowicie; w wypłacie korygującej skorzystano z funkcji kopiowania płatności z wypłaty anulowanej - suma płatności w wypłacie anulowanej i korygującej są identyczne. W takim przypadku róŝnica wynikająca z korekty niwelowana jest w wypłacie korygującej jako dodatkowy element o nazwie 'Korekta netto wypłaty'. Jego spłata nastąpi automatycznie przy naliczaniu kolejnej wypłaty etatowej i w płatności do tej wypłaty nastąpi teŝ zwrot/potrącenie pracownikowi róŝnicy wynikającej z korekt w poprzednim okresie. Nie ma więc potrzeby dodatkowego realizowania przelewów, czy wypłat z kasy i rozliczania płatności z wypłaty korygującej. NaleŜy pozostawić na płatności automatycznie nadany status 'Nie podlega rozliczeniom'. w wypłacie korygującej nie skopiowano płatności z wypłaty anulowanej, a więc sumy płatności z tych dwóch wypłat róŝnią się i naleŝy tę róŝnicę wypłacić/potrącić pracownikowi. Jeśli róŝnica ma być wypłacona jako dodatkowy przelew, czy dodatkowa wypłata gotówki w kasie, to naleŝy w preliminarzu płatności podzielić płatność pracownika pochodzącą z wypłaty korygującej na dwie części, wydzielając jako jedną płatność kwotę równą kwocie jaką pierwotnie wypłacono w wypłacie anulowanej. Ta płatność powinna pozostać ze statusem 'Nie podlega rozliczeniu'. Natomiast w drugiej płatności powstałej w wyniku podzielenia, naleŝy zmienić status na 'Nie rozliczono' i po jej wypłaceniu, rozliczyć w Kasie/Banku tylko tę płatność, którą zrealizowano jako odrębny przelew czy wypłatę z kasy. 2.7 Korekta deklaracji ZUS NaleŜy przejść do menu Deklaracje / Deklaracje ZUS rozliczeniowe i dodać nową deklarację. Jako identyfikator trzeba wprowadzić odpowiedni numer np. 02/01/2009, gdzie 02 numer kolejno naliczonej deklaracji w tym samym miesiącu, 01 miesiąc deklaracji do którego korygowano wartości oraz 2009 rok deklaracji. Deklarację trzeba przeliczyć i zapisać do pliku kdu. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 7
3 Podsumowanie W dokumencie zaprezentowana została funkcjonalność dotycząca korygowania wypłat. Zostały omówione dość szczegółowo poszczególne etapy procesu korygowania, oraz działanie parametrów. W indywidualnych przypadkach mogą zdarzyć się sytuacje, gdy nie będzie konieczności wykorzystywania tej funkcjonalności np. gdy pracownik z opóźnieniem dostarczył informacje o absencji, bądź podwyŝki wynagrodzeń wypłacane z opóźnieniem. Rozliczenie wówczas moŝe odbywać się w kolejnych miesiącach przy wykorzystaniu parametru dostępnego na formularzu listy płac Miesięcy wstecz. Wykorzystując proces korygowania na przełomie roku naleŝy podchodzić z duŝą rozwagą do rozliczeń podatkowo - składkowych z urzędami. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 8
4 Przykłady 4.1 Korekta Nieobecności usprawiedliwionej na Zwolnienie chorobowe Gdy pracownik z opóźnieniem dostarczył informację o absencji z powodu choroby, a wcześniej została mu wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona i pomniejszone wynagrodzenie zasadnicze. Aby skorygować taką wypłatę naleŝy wykonać następujące kroki: Anulować wypłatę, zgodnie z opisem pkt. 2.1 Anulować wprowadzoną Nieobecność usprawiedliwioną, Wprowadzić nieobecność korygującą (Typ: Zwolnienie chorobowe Przyczyna: Zwolnienie lekarskie), Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej anulowaną wypłatę, Wykasować rozliczenie Wynagrodzenia za czas choroby / Zasiłku chorobowego i skorygować ręcznie pozostałe kwoty tak, aby uzyskać wartość wypłaconej wypłaty. Składnik ten nie był wypłacony w anulowanej wypłacie, zostanie rozliczony w bieŝącym miesiącu i rozliczony pod bieŝącą deklaracją ZUS, Następnie zdefiniować listę płac etatową za bieŝący miesiąc z opcją Miesięcy wstecz (aby rozliczyć Zwolnienie chorobowe), albo zdefiniować dodatkową listę płac o rodzaju Etat, za okres, w którym nieobecność wystąpiła, z bieŝąca datą wypłaty oraz miesiącem deklaracji. Rozliczenie chorobowego nastąpi automatycznie. Uwaga: Aby dodać kolejną listę płac etatową za ten sam okres naleŝy zastosować nowy (unikalny) symbol dokumentu (np. E2). MoŜe wymagać on wcześniejszego zdefiniowania. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 9
4.2 Wypłacono wynagrodzenia za czas choroby za okres dłuŝszy niŝ 14 dni (osoby po 50r.Ŝycia, przepis obowiązujący od 01.02.2009) Zgodnie z obowiązującą od 1 lutego 2009 zmianą art. 92 1 Kodeksu pracy, za czas niezdolności do pracy pracownika, który ukończył 50 rok Ŝycia, okres wypłaty wynagrodzenia za czas choroby jest krótszy i wynosi 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Po zainstalowaniu wersji 15.3 naleŝało dokonać: Aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych z datą 01.02.2009, na zakładce Etat / Inne informacje naleŝało zaznaczyć parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do i wpisać właściwą liczbę dni (maksymalnie 14 dni). Zapisać zmianę. Szczegóły opisano w ulotce do wersji 15.3. Przykładowo pracownik, przebywał na zwolnieniu lekarskim od 30 marca do 18 kwietnia (20 dni kalendarzowych). UŜytkownik programu nie wykonał (wspomnianej) aktualizacji danych kadrowych i w rezultacie wypłacił za cały okres zwolnienia Wynagrodzenie za czas chorobowy. W takiej sytuacji naleŝy: Podświetlić nazwisko pracownika na Liście pracowników (Kadry) i wykonać opisaną powyŝej aktualizację zapisu, Anulować wypłatę pracownika za miesiąc kwiecień, zgodnie z opisem pkt. 2.1 Utworzyć listę płac korygującą (EKOR) do listy płac, na której występuje anulowana wypłata, Naliczyć wypłatę korygującą i zapisać do bufora. W wypłacie pojawi się Zasiłek chorobowy (za 6 dni tj. 20-14), będą inne wartości, poniewaŝ Wynagrodzenie za czas choroby jest opodatkowane i potrąca się od niego składkę zdrowotną, a od wypłaconego Zasiłku chorobowego potrącany jest wyłącznie podatek. Edytować wypłatę korygującą, przejść na zakładkę Podatki i wykonać Kopiowanie zaliczki podatku. Zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, Kliknąć Schemat płatności, zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty klikając płatność, Kopiowanie listy płatności i zatwierdzić Na formularzu wypłaty korygującej pojawi się Korekta netto wypłaty (jest to nadpłacona składka zdrowotna, która zostanie pracownikowi zwrócona w bieŝącej wypłacie jako składnik Spłata korekty netto. Zapisujemy formularz wypłaty. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 10
Poz. Opis pozycji Wypłata anulowana Wypłata korygująca RóŜnica 1 Wynagrodzenie zasadnicze 2.800,00 2.800,00 2 3 Wynagrodzenie za okres zwolnienia chorobowego Składki społeczne finansowane przez pracownika 1.199,16 (80%) Wynagr.chor. 799,44 (80%) Wynagr.chor 399,72 (80%) Zas. chorobowy 153,55 153,55 4 Podstawa skł.zdrowotnej 2.165,61 1.765,89 5 6 Składka zdrow.pobrana (9%*poz.4) Składka zdrow. odlicz.(7,75%*poz.4) 194,90 158,93-35,97 167,83 136,86-30,97 7 KUP 111,25 111,25 8 Ulga podatkowa 46,33 46,33 9 Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu 2.054,00 2.054,00 10 Naliczony podatek 323,39 323,39 11 Zaliczka podatku do U.S. 156,00 187,00 31,00 12 13 14 Do wypłaty (poz.1+poz.2-poz.3-poz.9 poz.11) 1.814,71 1.819,68 4,97 Formularz wypłaty korygującej (po korekcie ręcznej) Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej Korekta netto wypłaty nowy element nieopodatkowany 156,00 156,00-35,97 15 Do wypłaty 1.814,71 1.814,71 16 Formularz wypłaty bieŝącej Spłata korekty netto wypłaty (zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej) +35,97 Korygowanie wypłat - przykłady Str. 11
4.3 Korekta wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim 25 dni (kalendarzowych) w lutym bieŝącego roku. Z tego tytułu otrzymał Wynagrodzenie za czas choroby (80% podstawy wymiaru). W bieŝącym miesiącu Pracodawca otrzymał informację z ZUS, iŝ zwolnienie lekarskie zostało zakwalifikowane jako wypadek w pracy (100% podstawy wymiaru). W tym samym miesiącu Pracodawca chce dokonać korekty, to znaczy wypłacone Wynagrodzenie za czas choroby zakwalifikować jako Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego oraz wypłacić Wyrównanie zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego. W takim przypadku, poza zmianą rodzaju świadczenia z Wynagrodzenia za czas choroby na Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego i wyrównania świadczenia do 100% podstawy wymiaru występuje równieŝ korekta nadpłaconej składki zdrowotnej. NaleŜy wykonać następujące operacje: Anulować wypłatę z rozliczeniem Wynagrodzenia za czas choroby, zgodnie z opisem pkt 2.1, Anulować wprowadzone Zwolnienie chorobowe z przyczyną: Zwolnienie lekarskie, Wprowadzić nieobecność korygującą Typ: Zwolnienie chorobowe Przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa, Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie, Naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie Zasiłek choroby/wyp. NaleŜy edytować ten składnik wypłaty i skorygować % zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć. Następnie kliknąć Kopiowanie zaliczki podatku, zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, Kliknąć Schemat płatności, zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty klikając i zatwierdzić płatność, Na formularzu wypłaty pojawi się Korekta netto wypłaty. Jest to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisujemy, Naliczając bieŝącą wypłatę, pojawi się automatycznie Spłata korekty netto. NaleŜy dodać Wyrównanie zasiłku chorob. z ub.wyp. (20%), podając okres od do, za który wyrównujemy oraz kwotę wyrównania. Rozliczenia moŝna równieŝ dokonać na liście płac o rodzaju: Inne. Lista płac powinna być skonfigurowana za okres, kiedy wystąpiła nieobecność z bieŝąca datą wypłaty oraz miesiącem deklaracji. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 12
Poz. Opis pozycji Wypłata anulowana Wypłata korygująca RóŜnica 1 Wynagrodzenie zasadnicze 2.100,00 2.100,00 2 3 Wynagrodzenie za czas choroby Składki społeczne finansowane przez pracownika 1.656,80 (80%) Wynagr.chor. 1.656,80 (80%) Zasiłek chorobowy/wyp. 287,91 287,91 4 Podstawa skł.zdrowotnej 3.468,89 1.812,09 5 6 Składka zdrow.pobrana (9%*poz.4) Składka zdrow. odlicz.(7,75%*poz.4) 414,24 (20%) Wyrów.zas. chor.z ub.wyp. 312,20 163,09-149,11 268,84 140,44-128,40 7 KUP 111,25 111,25 8 Ulga podatkowa 46,33 46,33 9 Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu 3.358,00 3.358,00 10 Naliczony podatek 558,11 558,11 11 Zaliczka podatku do U.S. 289,00 418,00 129,00 12 13 14 Do wypłaty (poz.1+poz.2-poz.3-poz.9 poz.11) Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej Korekta netto wypłaty nowy element nieopodatkowany 2.867,69 2.887,80 20,11 Formularz wypłaty korygującej 289,00 289,00-149,11 15 Do wypłaty 2.867,69 2.867,69 16 17 Formularz wypłaty bieŝącej Spłata korekty netto wypłaty (zwrot nadpłaconej +149,11 składki zdrowotnej) Wyrównanie zas.chor.z ub.wyp. 414,24 Korygowanie wypłat - przykłady Str. 13
4.4 Korekta zasiłku chorobowego na zasiłek chorobowy z ub. wypadkowego Pracownikowi wypłacono zasiłek chorobowy (80% podstawy wymiaru). Zwolnienie lekarskie zostało zakwalifikowane przez ZUS jako wypadek w pracy (100% podstawy wymiaru). W związku z powyŝszym, wypłaconą kwotę naleŝy zakwalifikować jako Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a w bieŝącym miesiącu wypłacić Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego. Anulować wypłatę z rozliczeniem Zasiłku chorobowego, zgodnie z opisem pkt 2.1, Anulować wprowadzone Zwolnienie chorobowe z przyczyną: Zwolnienie lekarskie, Wprowadzić nieobecność korygującą Typ: Zwolnienie chorobowe Przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa, Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie, Naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie Zasiłek choroby/wyp. NaleŜy edytować ten składnik wypłaty, skorygować procent zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć wypłatę. Zapisać zmiany, Zdefiniować nową listę płac, moŝe to być lista płac o rodzaju: Inne. Lista płac powinna mieć bieŝącą datę wypłatę i miesiąc/rok deklaracji. Na bieŝącej wypłacie pracownika dodać Wyrównanie zasiłku chorob. z ub.wyp. (20%), podając okres od do, za który wyrównujemy oraz kwotę wyrównania. Poz. Opis pozycji Wypłata anulowana Wypłata korygująca 1 Wynagrodzenie zasadnicze 2.100,00 2.100,00 RóŜnica 2 Wynagrodzenie za czas choroby Składki społeczne finansowane 3 przez pracownika 1.656,80 (80%) Zasiłek chor. 1.656,80 (80%) Zasiłek chorob./wyp. 287,91 287,91 414,24 (20%) Wyrów.zas. chor.z ub.wyp. 4 Podstawa skł.zdrowotnej 1.812,09 1.812,09 5 6 Składka zdrow.pobrana (9%*poz.4) Składka zdrow. odlicz.(7,75%*poz.4) 163,09 163,09 140,44 140,44 7 KUP 111,25 111,25 8 Ulga podatkowa 46,33 46,33 9 Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu 3.358,00 3.358,00 10 Naliczony podatek 558,11 558,11 11 Zaliczka podatku do U.S. 418,00 418,00 12 Do wypłaty (poz.1+poz.2-poz.3-poz.9 poz.11) 2.887,80 2.887,80 Korygowanie wypłat - przykłady Str. 14
4.5 Zwrot składek emerytalno rentowych za poprzedni rok Przykładowo, przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych pracownika nastąpiło w grudniu poprzedniego roku. Wykazano podstawę składek emerytalno-rentowych 10.000,00zł, a powinna być 5.000,00zł (tabela). Zwrot nadpłaconych składek emerytalno-rentowych następuje w bieŝącym miesiącu/roku. W celu rozliczenia nadpłaconych składek naleŝy: Na Formularzu danych kadrowych pracownika, w zapisie historycznym aktualnym na rok poprzedni naleŝy na zakładce Szczegółowe / Ubezpieczenie odnotować informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez np. ZUS, w polu Podstawa składki wpisać 5.000,00zł, Przekroczenie podstawy - grudzień / poprzedniego roku (np. 12/2008). Zapisać formularz, Uwaga: W przypadku, gdy pracownik ma jeden zapis historyczny naleŝy powyŝszą operację wykonać wprowadzając najpierw Aktualizację zapisu formularza danych kadrowych z datą grudnia poprzedniego roku (np. 1.12.2008). Anulować wypłatę zgodnie z opisem pkt. 2.1, Naliczyć wypłatę korygującą (z bieŝącą datą wypłaty). W wypłacie pojawią się poprawne podstawy składek oraz same składki: emerytalna, rentowe oraz zdrowotna (odliczona i od netto). Na zakładce Podatki naleŝy wykonać Kopiowanie zaliczki podatku z wypłaty anulowanej (z tabeli 901,00zł), aby zachować zgodność zaliczki z PIT-4R i PIT-11 za rok poprzedni (np. 2008). (Przed skopiowaniem wartość zaliczki podatku wyniosiła 964,00zł). W wypłacie korygującej edytować Schemat płatności zaznaczyć pole Ręczna korekta płatności w wypłacie i wykonać Kopiowanie listy płatności. Po zatwierdzeniu schematu na Formularzu wypłaty pojawi się Korekta netto wypłaty (-512,33zł), którym wyrównujemy płatność w wypłacie korygującej do płatności w wypłacie anulowanej (6.591,39zł). W ten sposób zachowamy zgodność kwoty netto w wypłacie anulowanej i korygującej. W najbliŝszej wypłacie etatowej nastąpi ostatecznie rozliczenie wypłaty korygującej jako element Spłata korekty netto wypłaty (512,33zł). Z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat naleŝy zdefiniować nowy składnik o nazwie np. Zwrot składek ER - jako opodatkowany, bez naliczania składek społecznych, ani składki zdrowotnej, nie wliczany do podstawy urlopu, ani chorobowego i nie wpływający na kwotę do wypłaty (parametr na zakładce Szczegółowe). W wypłacie bieŝącej, na zakładce Elementy wypłaty dodajemy Zwrot składek ER, w którym podajemy kwotę róŝnicy nadpłaconych składek ER (563,00zł), Na zakładce Podatki naleŝy zaznaczyć pole Korekta podatku i ubezpieczeń i pomniejszyć wyliczoną zaliczkę podatku o składkę zdrowotną odliczoną (43,63zł): Naliczona zaliczka podatku (bez zaokrągleń) = 1.588,25zł - tej pozycji nie trzeba korygować, program poprawnie wylicza. Zaliczka podatku do urzędu skarbowego 920,00zł (przed korektą) tą pozycję naleŝy skorygować do kwoty 876,00 (1.588,25-712,38 skorygowana składka zdrowotna odliczona = 875,87zł, po zaokrągleniu 876,00zł). Następnie, za zakładce Ubezpieczenia naleŝy dokonać "przerzucenia" kwoty składki zdrowotnej z netto do odliczonej na kwotę równą róŝnicy w składce zdrowotnej odliczonej (43,63zł), czyli w bieŝącym miesiącu: Skł. zdrow. odliczona (7,75%)= 668,75 + 43,63 = 712,38zł Skł. zdrow. od netto = 776,61-668,75= 107,86-43,63 = 64,23zł Sumarycznie: 712,38+64,23=776,61 i to będzie wykazane na raporcie RCA pod bieŝącym miesiącem. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 15
Poz. Opis pozycji Wypłata za 12/2008 (anulowana) Wypłata za 12/2008 (korygująca) RóŜnica 1 Wynagrodzenie 10.000,00 10.000,00 2 Podstawa składek emerytalnorentowej 10.000,00 5.000,00-5.000,00 3 Składka emerytalna (9,76%*poz.2) 976,00 488,00-488,00 4 Składka rentowa (1,5%*poz.2) 150,00 75,00-75,00 5 Podstawa składek: chor.,wypad. 10.000,00 10.000,00 6 Składka chorobowa (2,45%*poz.5) 245,00 245,00 7 Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6) 1.371,00 808,00-563,00 1) 8 Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7) 8.629,00 9.192,00 563,00 9 Składka zdrow.pobrana (9%*poz.8) 776,61 827,28 50,67 10 Składka zdrow. odlicz.(7,75%*poz.8) 668,75 712,38 43,63 2) 11 Składka zdrow. od netto (poz.9 - poz.10) 107,86 114,90 7,04 12 KUP 111,25 111,25 13 Ulga podatkowa 48,90 48,90 14 15 16 17 18 19 20 Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1-poz.7-poz.12) Naliczony podatek (poz.14*19%- poz.13) Zaliczka podatku do U.S. (poz.15-poz.10) Do wypłaty (poz.1-poz.7-poz.10-poz.11 poz.16) 8.518,00 9.081,00 563,00 1.569,52 1.676,49 106,97 901,00 964,00 63,00 6.951,39 7.400,72 449,33 Formularz wypłaty korygującej Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej 901,00 901,00 Korekta netto wypłaty nowy element nieopodatkowany -512,33 Do wypłaty (poz.1-poz.7-poz.18-poz.10- poz.11+poz.19) 6.951,39 6.951,39 1) Kwota zwrotu składek emerytalno-rentowych, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieŝący rok. 2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą naleŝy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieŝący rok. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 16
Poz. Opis pozycji Wypłata bieŝąca 1 Wynagrodzenie 10.000,00 2 Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany) 512,33 3 Zwrot składek ER (opodatkowany) 563,00 4 Podstawa ER 10.000,00 5 Składka emerytalna (9,76%*poz.4) 976,00 6 Składka rentowa (1,5%*poz.4) 150,00 7 Podstawa składek chorob.,wypadk. 10.000,00 8 Składka chorobowa (2,45%*poz.7) 245,00 9 Składki ZUS pracownika (poz.5+poz.6+poz.8) 1.371,00 10 Podstawa zdrow. (poz.1-poz.9) 8.629,00 Korekta w wypłacie (skł. zdrowotnej i podatku) 11 Składka zdrowotna pobrana (9%*poz.10) 776,61 776,61 12 Składka zdrowotna odliczona (7,75%*poz.10) 668,75 712,38 RóŜnica +43,63 13 Składka zdrowotna od netto (poz.11 - poz.12) 107,86 64,23-43,63 14 KUP 111,25 15 Ulga podatkowa 46,33 16 Podstawa opodatkowania, po zaokrągleniu (poz.1+poz.3-poz.9-poz.14) 9.081,00 17 Naliczony podatek (poz.16*18%-poz.15) 1.588,25 1.588,25 18 Zaliczka podatku do U.S. (poz.17-poz.12) 920,00 876,00 19 Do wypłaty (poz.1+poz.2-poz.9-poz.18-poz.12-poz.13) 7.428,72 7.488,72 Dokonujemy korekty deklaracji ZUS DRA i raportu ZUS RCX za miesiąc, kiedy wystąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych (grudzień poprzedniego roku). Natomiast w bieŝącym miesiącu/roku tj. miesiącu zwrotu nadpłaconych składek społecznych na raporcie ZUS RCX będzie wykazana poprawna, naleŝna podstawa i kwota składki zdrowotnej pobranej. Na deklaracji PIT-11 za 2009 będzie uwzględniony powiększony przychód o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych i obliczona od tej kwoty zaliczka podatku oraz składka zdrowotna odliczona. Po naliczeniu wypłaty korygującej moŝna: Przygotować deklarację korygująca do ZUS za miesiąc grudzień poprzedniego roku, Wydrukować np. "Kwitek wypłaty korygującej" (z poziomu formularza listy korygującej), który przedstawia wypłatę korygującą (nową), anulowaną (poprzednią) i róŝnicę między tymi wypłatami, Dodatkowo naliczenie wypłaty korygującej umoŝliwi w przyszłości poprawne przyjmowanie do podstawy zasiłków chorobowych miesiąca 12/2008 z obniŝonymi składkami emerytalnorentowymi. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 17
4.6 Zwrot składek emerytalno rentowych (rozliczenie dla byłego pracownika) W miesiącu listopadzie poprzedniego roku (np. 11/2008) wypłacono byłemu pracownikowi premię w kwocie 16.778,00zł (na liście płac o rodzaju Inne), która była w pełni oskładkowana. Pracownik juŝ nie pracuje. W bieŝącym roku, pracodawca otrzymał z ZUS informację o konieczności skorygowania podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za rok poprzedni (2008r.) dla tego pracownika. Z pisma ZUS wynika, Ŝe w listopadzie poprzedniego roku (11/2008) powinna być oskładkowana niŝsza kwota tj. 13.250,64zł. NaleŜy wprowadzić Aktualizację zapisu formularza danych kadrowych np. z datą 01.11.2008 i na zakładce Szczegółowe / Ubezpieczenie w sekcji Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno rentowych wprowadzić kwotę np. 13.250,64zł z opcją Podstawa składki, Przekroczenie podstawy 11/2008, zapisać formularz pracownika, Anulować wypłatę zgodnie z opisem pkt. 2.1 Przejść do List płac i dodać nową listę płac korygującą (np. IKOR/2008/11), Wrócić do okna Wypłaty pracowników, wybrać zdefiniowaną listę płac korygującą i naliczyć byłemu pracownikowi wypłatę korygującą (np. z premią 16.778,00zł). Na formularzu wypłaty, zakładka Ubezpieczenie widać podstawę składek emerytalno rentowych 13.250,64 (a nie jak pierwotnie - 16.778,00zł), co oznacza, Ŝe zadziałała aktualizacja zapisu. Będąc na Formularzu wypłaty pracownika, naleŝy przejść na zakładkę Podatki i skopiować zaliczkę podatku (pojawi się 1.629,00zł). Wykonać ręczną korektę płatności, zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie [v], skopiować listę płatności klikając i zatwierdzić płatność, Na formularzu wypłaty pojawi się Korekta netto wypłaty (-361,44zł). Wypłatę korygującą zapisujemy. Z uwagi na fakt, Ŝe pracownik juŝ nie pracuje, zwrotu nadpłaconych składek dokonujemy w bieŝącym okresie, na liście płac o rodzaju Inna wypłata (np. I/2009/08). Przechodzimy do okna Wypłaty pracowników, wybieramy zdefiniowaną listę płac o rodzaju Inne i naliczamy wypłatę. Na formularzu wypłaty dodajemy składnik Spłata korekty netto wypłaty i po jego wybraniu pojawi się kwota korekty (361,44zł). Na formularzu wypłaty dodajemy Zwrot składek emerytalno-rentowych na kwotę 397,19zł. Zapisujemy wypłatę i edytujemy ponownie. Na zakładce Podatki zaznaczamy Korekta podatku i ubezpieczeń i korygujemy zaliczkę podatku do kwoty 41,00zł (71,46zł podatek naliczony - 30,79zł skł. zdrowotna odliczana tj. róŝnica między 1.152,81 1.122,02), Wystawiając PIT-11 za bieŝący rok (2009) naleŝy w polu Składki na ubezpieczenie zdrowotne (pole 78) wpisać składkę zdrowotną odliczoną od podatku (7,75%) tj. 30,79zł. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 18
Poz. Opis pozycji Wypłata za 11/2008 (anulowana) Wypłata za 12/2008 (korygująca) RóŜnica 1 Premia 16.778,00 16.778,00 2 Podstawa składek emerytalnorentowej 16.778,00 13.250,64 3 Składka emerytalna (9,76%*poz.2) 1.637,53 1.293,26-344,27 4 Składka rentowa (1,5%*poz.2) 251,67 198,76-52,91 5 Podstawa składek: chorob.,wypadk. 16.778,00 16.778,00 6 Składka chorobowa (2,45%*poz.5) 411,06 411,06 7 Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6) 2.300,26 1.903,08-397,18 1) 8 Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7) 14.477,74 14.874,92 397,18 9 Składka zdrow.pobrana (9%*poz.8) 1.303,00 1.338,74 35,74 10 Składka zdrow. odlicz.(7,75%*poz.8) 1.122,02 1,152,81 30,79 2) 11 Składka zdrow. od netto (poz.9-poz.10) 180,98 185,93 4,95 12 KUP - - 13 Ulga podatkowa - - 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1-poz.7-poz.12) Naliczony podatek (poz.14*19%) Zaliczka podatku do U.S. Do wypłaty (poz.1-poz.7-poz.9 poz.16) 14.478,00 14.875,00 397,00 2.750,82 2.826,25 75,43 1.629,00 1.673,00 44,00 11.545,74 11.863,18 317,44 Formularz wypłaty korygującej Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej 1.629,00 1.629,00 Korekta netto wypłaty nowy element nieopodatkowany -361,44 Do wypłaty (poz.1-poz.7-poz.18- poz.10-poz.11+poz.19) 11.545,74 11.545,74 Formularz wypłaty bieŝącej (lista płac Inne) Spłata korekty netto wypłaty (nieopdatkowany) 361,44 Zwrot składek ER (zdefiniowany zgodnie z opisem w 397,18 poprzednim przykładzie) Naliczony podatek (poz. 22 * 18% - 30,79zł) 71,46 Zaliczka podatku do U.S. (71,46-30,79) 41,00 25 Do wypłaty 320,44 Korygowanie wypłat - przykłady Str. 19
1) Kwota zwrotu składek emerytalno-rentowych, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieŝący rok. 2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą naleŝy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieŝący rok. Korygowanie wypłat - przykłady Str. 20