Płace Optivum. Anulowanie nieobecności pracownika z tytułu choroby

Transkrypt

1 Płace Optivum Jak postąpić w sytuacji, gdy nieobecność z tytułu choroby okazała się wypadkiem przy pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? Aby wykonać korektę absencji opisanej jako choroba zamiast wypadek przy pracy, należy wykonać dwie operacje w programie: 1. Anulować nieobecność pracownika z tytułu choroby. 2. Rozliczyć nieobecność pracownika z tytułu wypadku przy pracy. Ponieważ korekta absencji jest operacją generującą nieodwracalne zmiany w bazie danych, dlatego przed wykonaniem opisanych czynności należy wykonać kopię zapasową bazy danych. W poradzie posłużymy się następującym przykładem: Na październikowej liście zasadniczej rozliczono nauczycielowi zwolnienie lekarskie za okres od 1 do 15 października. Nieobecność wykazano w październikowym raporcie RSA. W listopadzie okazało się, że był to wypadek przy pracy. Anulowanie nieobecności pracownika z tytułu choroby 1. Wykonaj kopię zapasową bazy danych. 2. Przygotuj listę płac na potrzeby anulowania absencji. W menu Listy płac wybierz pozycję Umowy o pracę przygotowywane. W drzewie danych dla wybranej jednostki rozwiń gałąź Nauczyciele lub Nienauczyciele i wybierz właściwy typ listy (do rozliczania anulowanych nieobecności) i na karcie Składniki w sekcji Opis listy kliknij przycisk zmień. Jeśli taki typ listy nie został jeszcze zdefiniowany w programie, to kliknij prawym przyciskiem myszy gałąź Nauczyciele lub Nienauczyciele i w rozwiniętym menu wybierz pozycję Nowa lista.

2 pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? 2/8 W formularzu Lista płac opisz szczegółowo listę i kliknij przycisk OK. W naszym przykładzie anulowanie absencji należy rozliczyć w październiku - kumulacja składek FUS musi mieć miejsce w październiku. Jednak pracownik otrzyma wyrównanie w listopadzie. Dlatego w formularzu należy wprowadzić następujące daty: - w polu za miesiąc październik - w polu miesiąc rozliczenia z ZUS październik - w polu miesiąc uwzględnienia kosztów i ulg październik. Zapisz dane pomimo sygnalizowanych przez program rozbieżności. 3. Anuluj zarejestrowaną w programie absencję pracownika z tytułu choroby. Otwórz kartotekę pracownika (Kartoteki/Umowy o pracę). W bocznym menu wybierz zakładkę Absencja i przejdź na kartę Absencja. Odszukaj sekcję opisującą nieobecność pracownika, którą chcesz anulować, i kliknij przycisk zmień.

3 pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? 3/8 W wyświetlonym formularzu edycyjnym kliknij przycisk Usuń. Potwierdź chęć wykonania operacji, klikając przycisk Tak w wyświetlonym oknie. W kolejnym oknie wyraź zgodę na anulowanie zarchiwizowanej absencji, klikając przycisk Tak. W oknie Anulowanie absencji w polach lista wypłaty i lista obniżenia wskaż wcześniej utworzoną listę płac i kliknij przycisk OK.

4 pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? 4/8 Zwróć uwagę, że pasek sekcji opisującej anulowaną nieobecność został wyszarzony. 4. Rozlicz anulowaną nieobecność pracownika. W menu Listy płac wybierz pozycję Umowy o pracę przygotowywane, a następnie w drzewie danych zaznacz utworzoną listę płac. Na karcie Składniki zaznacz osobę, której dotyczy korekta absencji, i kliknij przycisk pokaż listę lub pokaż paski. W trakcie rozliczania korygowanej absencji na liście płac powinno znaleźć się jedynie wyrównanie wynagrodzenia i obniżeń za czas anulowanej nieobecności. Nie należy dodawać innych składników wynagrodzeń. Obejrzyj listę płac. Na liście pojawi się wyrównanie wynagrodzenia (kwota z minusem) oraz obniżenia (kwoty dodatnie) anulowanej nieobecności.

5 pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? 5/8 Mechanizm kumulacji działa w granicach miesiąca. Podczas rozliczania anulowanej absencji to miesiąc rozliczenia z ZUS w opisie listy decyduje o miesiącu kumulacji podstawy wyliczenia składek FUS. Na liście program oddaje obniżone wcześniej październikowe wynagrodzenie i wylicza z niego składki FUS. Zatwierdź listę, klikając przycisk zatwierdź Po zatwierdzeniu listy, w październiku zostanie wykazane pełne wynagrodzenie (wynika to z wszystkich zatwierdzonych list płac z opisem: miesiąc rozliczenia z ZUS 10.[rok]) tak jakby nauczyciel pracował cały miesiąc. Skumulowaną podstawę składek FUS można łatwo sprawdzić na szczegółach listy z rozliczeniem anulowanej nieobecności (w miesiącu październiku wynagrodzenie nauczyciela wynosiło 3091,45 zł).

6 pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? 6/8 Rozliczenie nieobecności pracownika z tytułu wypadku przy pracy 1. Przygotuj nową listę płac typu rozliczenie absencji do rozliczenia właściwej nieobecności pracownika (jeśli trzeba utwórz taki typ listy). W analizowanym przykładzie rozliczenie właściwej nieobecności trzeba wykazać w październikowym raporcie do Płatnika to znaczy, że kumulacja składek FUS musi mieć miejsce w październiku. Jednak pracownik otrzyma wypłatę z wyrównaniem w listopadzie. Zatem poprawny opis listy musi zawierać następujące dane: - w polu za miesiąc październik - w polu miesiąc rozliczenia z ZUS październik - w polu miesiąc uwzględnienia kosztów i ulg październik. 2. Zarejestruj nieobecność pracownika z tytułu wypadku przy pracy. Otwórz kartotekę pracownika (Kartoteki/Umowy o pracę). W bocznym menu wybierz zakładkę Absencja i przejdź na kartę Absencja. Kliknij przycisk dodaj i w kolejnych oknach formularza opisz nieobecność. W polach wypłacić oraz obniżyć pojawią się wyliczone kwoty wynagrodzenia i obniżenia. W polach lista do wypłaty oraz lista do obniżenia ustaw przygotowaną do tego celu listę płac. Sekcja prawidłowo zarejestrowanej absencji ma pasek błękitny. Po rozliczeniu absencji na liście płac tło paska zmienia się na granatowe. 3. Rozlicz nieobecność na liście płac. W menu Listy płac wybierz pozycję Umowy o pracę przygotowywane. W drzewie danych wybierz przygotowaną do tego celu listę płac. W panelu po prawej stronie zaznacz na liście osobę, której dotyczy rozliczenie, i kliknij przycisk pokaż listę lub pokaż paski

7 pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? 7/8 Na liście płac powinny znaleźć się jedynie wynagrodzenie i obniżenia za czas wypadku przy pracy. Podobnie jak w wypadku rozliczania anulowania "nieprawidłowej" absencji, nie należy dodawać innych składników wynagrodzenia. Obejrzyj przygotowaną listę. Na liście pojawi się wynagrodzenie oraz obniżenie (kwoty z minusem) z tytułu nieobecności.

8 pracy, a informacja o tym pojawiła się dopiero w kolejnym miesiącu? 8/8 Mechanizm kumulacji działa w granicach jednego miesiąca. Miesiąc rozliczenia z ZUS w opisie listy decyduje o tym, z którego miesiąca kumulowana jest podstawa do wyliczenia składek FUS. W analizowanym przykładzie, październikową podstawę składek należy pomniejszyć o okres nieobecności z tytułu wypadku przy pracy (nienależne kwoty składek wykazane są z minusem). Zatwierdź listę, klikając przycisk zatwierdź. 4. Sporządź korektę październikowego raportu do Płatnika. Ponownie przygotuj raport do Płatnika (numer deklaracji 2 lub odpowiednio kolejny). Raport korygujący wykaże kod prawidłowej nieobecności. Konieczność wykonania korekty nieobecności wynika z rozmaitych sytuacji powyżej przedstawiono jeden z bardzo wielu przykładów. W każdym wypadku należy pamiętać, że anulowanie absencji należy rozliczyć na liście, której opis (przynajmniej miesiąc rozliczenia z ZUS) dotyczy miesiąca rozliczenia "nieprawidłowej" absencji. Oceń przydatność porady