SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA (KALKULACJA CENOWA) W imieniu Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, w celu rozeznania cen rynkowych na: Zorganizowanie Konferencji nt. Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 2020, proszę o przesłanie kalkulacji cenowej zgodnie z poniższym opisem przedmiotu zamówienia. Kalkulacja musi zawierać całkowity koszt brutto, STAWKĘ PODATKU VAT oraz wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Kompleksowe zorganizowanie Konferencji nt. Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 2020. Program współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, dla którego rolę Instytucji Pośredniczącej pełni Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie. Ilość uczestników to 100 osób. Termin i czas trwania konferencji: Zaplanowany termin to 7 grudnia 2016 r. w godzinach od 9.00 do 15.00 (w tym dwie przerwy kawowe i jedna na lunch). Miejsce konferencji: Miejsce przeprowadzenia konferencji - miasto Koszalin. Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi zamawiającemu propozycje trzech lokalizacji przeprowadzenia konferencji na terenie miasta Koszalin w terminie 10 dni od podpisania umowy. Zamawiający dokona wyboru miejsca w terminie 2 dni od otrzymania propozycji. Zamawiającemu przysługuje prawo odrzucenia proponowanych lokalizacji konferencji, w takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia 3 innych lokalizacji w terminie 2 dni od odrzucenia poprzednich. Sala konferencyjna: Sala musi pomieścić min. 100 osób, być wyposażona w tapicerowane krzesła/fotele i być przystosowana do przeprowadzania widowisk/konferencji, posiadać charakter sali teatralnej. Musi być wyposażona w nagłośnienie i sprzęt multimedialny, m.in. mikrofony, ekran, biała ściana lub ekran do wyświetlania filmów i prezentacji, głośniki, rzutnik/projektor, laptop z dostępem i podłączeniem do Internetu itp. (w razie konieczności wraz ze stolikiem pomocniczym, na którym można będzie ustawić rzutnik i laptop), scenę (podwyższenie). Udostępniony laptop musi mieć zainstalowany program PowerPoint oraz odtwarzacz multimedialny z zainstalowanymi kodekami do odtwarzania różnych typów klipów filmowych ze ścieżką dźwiękową. Dodatkowo, laptop musi mieć możliwość podłączenia głośników/ wyjście audio kompatybilne z głośnikami dostępnymi na Sali. Ponadto, sala musi mieć odpowiednie oświetlenie i ogrzewanie, jak również musi być dostępna dla osób niepełnosprawnych (brak barier architektonicznych). Obiekt, w którym znajduje się sala musi posiadać przylegający do niej, wydzielony trwale hol, w którym zostaną ustawione stoły z przeznaczeniem na catering w formie szwedzkiego stołu. Dodatkowo obiekt musi być wyposażony w szatnię z obsługą, pomieszczenia sanitarne tj. toalety. Obsługa techniczna Wykonawca zapewni w dniu konferencji osobę bądź osoby obsługujące nagłośnienie, wyświetlające filmy / prezentacje, a także osobę odpowiedzialną za oświetlenie i obsługę techniczną. Obsługa organizacyjna
Wykonawca w dniu wydarzenia będzie odpowiedzialny za całość wydarzenia i będzie reagować na wszelkie wynikłe sytuacje problemowe. Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację w dniu wydarzenia wszystkich zadań zleconych przez Zamawiającego zgodnie z zawartą umową. Przygotowanie stołu na listy obecności: Wykonawca zapewni dla Zamawiającego w dniu wydarzenia stół o długości na listę obecności wraz z białym, czystym obrusem i 2 krzesłami. Zapewnienie Moderatora konferencji: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osoby pełniącej rolę moderatora, która będzie miała za zadanie zapowiadanie kolejnych wystąpień, puentowanie wystąpień, poprowadzenie dyskusji oraz podsumowanie konferencji. Program wydarzenia i materiały prelegentów moderator otrzyma od Zamawiającego 5 dni przed wydarzeniem. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zaproponowania min. dwóch osób spełniających następujące wymagania: Wykształcenie: ukończone studia min. pierwszego stopnia w rozumieniu ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. 2011 nr 84 poz. 455) Dodatkowo: Posiadane udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu konferencji, eventów (min. 10 wydarzeń) Znajomość tematyki Funduszy Europejskich (udokumentowane np. ukończone studia w danym zakresie lub uczestnictwo w minimum 5 szkoleniach w danym zakresie). Wykonawca wraz z ofertą wskaże osobę pełniącą rolę moderatora wraz z udokumentowanym wykształceniem i doświadczeniem. Druk zaproszeń, kopert i dyplomów; Od Wykonawcy oczekuje się również opracowania i wydrukowania: zaproszeń z kopertami (120 szt. o wymiarach 210 mm x 100 mm (+/- 1%), druk obustronny w pełnym kolorze (CMYK 4+4), papier o gramaturze 250g, perłowy z połyskiem), Wykonawca przed wydrukowaniem przedstawi Zamawiającemu 2 propozycje zaproszeń drukowanych do akceptacji na 3 tygodnie przed wydarzeniem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w projektach materiałów w terminie 3 dni od otrzymania propozycji od Wykonawcy. Zmiany te winne być uwzględnione przez Wykonawcę w terminie 2 dni od otrzymania uwag od Zamawiającego. Wysyłka zaproszeń do gości Konferencji: Dodatkowo Wykonawca najpóźniej na dwa tygodnie przed wydarzeniem przeprowadzi wysyłkę zaproszeń pocztą tradycyjną, według listy adresowej, dostarczonej przez Zamawiającego. Poczęstunek: Wykonawca przygotuje poczęstunek dla uczestników konferencji. Poczęstunek zaplanowany w czasie rejestracji, następnie przerwa kawowa (30 min), następnie lunch (60 min).
Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów świeżych, nieprzeterminowanych, spełniających normy jakości produktów spożywczych, jak również do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych. Wykonawca musi zapewnić własną zastawę, sztućce, filiżanki do kawy i do herbaty, szklanki do napojów zimnych (liczba poszczególnych elementów zastawy musi być większa o co najmniej 1/3 liczby osób biorących udział w konferencji) oraz obrusy i serwetki niezbędne do realizacji usługi, dostosowane do ilości osób wskazanych w zamówieniu. Kanapki i ciastka kruche na tacach lub paterach wyłożonych serwetką ochronną. Zamawiający nie dopuszcza możliwości podawania posiłków z wykorzystaniem papierowej, kartonowej lub plastikowej zastawy. Wykonawca zapewnia poczęstunek w wydzielonym miejscu w lokalizacji konferencji. Wykonawca zapewnia minimum 10 szt. tzw. stolików lunchowych. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru pozostawionych naczyń po realizacji usługi. Kawa: rozpuszczalna, gorąca w warnikach (co najmniej 300 ml na osobę) oraz dodatki. Herbata: zestaw herbat czarnych i smakowych, dodatki; (co najmniej 2 rodzaje herbaty na osobę, po jednej herbacie (pakowanej pojedynczo) z każdego zestawu, tj. jedna herbata czarna oraz jedna herbata smakowa). Gorąca woda w warnikach. Soki - dwa rodzaje soków 100% w butelkach nie większych niż 330 ml. (łącznie, co najmniej 330 ml na osobę). Woda mineralna niegazowana i gazowana w butelkach nie większych niż 300 ml. (łącznie, co najmniej 300 ml na osobę). Ciastka (mieszanka ciastek, min. 3 rodzaje, co najmniej 60 gram z każdego rodzaju na osobę). Kanapki: (min. 3 szt. na osobę) dodatki podawane na kanapkach: wędlina, różne sery, wędzone ryby, warzywa; m.in. sałata, pomidor, ogórek oraz natka pietruszki i koperku. Pieczywo mieszane ciemne i jasne. W tym co najmniej jedna bezmięsna kanapka na osobę. Napoje gorące: kawa, herbata powinny być dostosowane do ilości osób, zgodnie ze złożonym zamówieniem, przy czym na osobę nie może przypadać mniej niż 300 ml. Za dodatki do kawy Zamawiający rozumie: mleko, śmietankę, cukier. Za dodatki do herbaty Zamawiający rozumie: świeżą cytrynę w plasterkach i cukier. Dodatki mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników. Lunch: Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską, liczbą personelu dopasowaną do liczby uczestników spotkania. Przystawki mięsne, rybne, warzywne, sery (w sumie 100 porcji); Zupa dwa rodzaje w ilości po 50 porcji (w sumie 100 porcji); Drugie danie: 30 dań rybnych; 30dań drobiowych; 40 dań wieprzowych; Ziemniaki gotowane i pieczone po 50 porcji (w sumie 100 porcji); Trzy rodzaje surówek warzywnych (w sumie 100 porcji);
Mix: soki i woda mineralna gazowana i niegazowana w butelkach nie większych niż 330 ml, łącznie napojów do obiadu 100 butelek; Deser dwa rodzaje ciast typu jabłecznik/ makowiec/ sernik po 50 sztuk (w sumie 100 porcji); Kawa, herbata + dodatki. Wykonawca musi zapewnić jedną kawę oraz jedną herbatę na osobę. Za dodatki do kawy Zamawiający rozumie: mleko, śmietankę, cukier. Za dodatki do herbaty Zamawiający rozumie: świeżą cytrynę w plasterkach i cukier. Dodatki mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników. Usługa hotelowa: Wykonawca zapewni na dzień przed terminem konferencji 4 pokoje jednoosobowe w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym (lub równoznacznym), znajdującym się na terenie miasta Koszalina wraz ze śniadaniem w dniu konferencji. Forma płatności: Zapłata za wykonanie usługi odbywać się odbędzie po przeprowadzeniu konferencji i dokonana zostanie na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego Protokołu potwierdzenia wykonania usługi opracowanego przez Wykonawcę. Podstawą do wystawienia faktury jest zatwierdzony Protokół potwierdzenia wykonania usługi. Płatność nastąpi w terminie do 14 dni od dnia wpływu faktury do WUP. Forma rozliczenia: faktura/rachunek za wykonanie usługi, świadczenie usługi regulować będzie umowa. Warunki udziału przewidziane w postępowaniu: Posiadanie przez Wykonawcę zdolności technicznej: Wykonanie przez Wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 5 usług realizacji konferencji bądź eventu dla grupy nie mniejszej niż 100 osób, wraz z załączeniem dowodów potwierdzających, iż usługa ta została wykonana należycie. Kryteria oceny ofert: Kryterium nr I: cena: waga 60 % - 60 pkt. Inne kryterium: (np. termin realizacji, gwarancja) Kryterium nr II : waga 40 % - max. 40 pkt. Liczba przeprowadzonych konferencji, eventów w okresie 2012 2016 a) Zamawiający przyzna następującą liczbę pkt.: przeprowadzenie od 0 do 5 konferencji, eventów 0 pkt, przeprowadzenie od 6 do 10 konferencji, eventów 20 pkt, przeprowadzenie od 11 do 15 konferencji eventów 30 pkt, przeprowadzenie pow. 15 konferencji eventów 40 pkt. Wykaz w/w ewentów, przeprowadzonych przez Wykonawcę, powinien zawierać następujące dane:
Data realizacji danej konferencji, ewentu szkolenia Temat/nazwa konferencji/ eventu Zamawiający KALKULACJĘ CENOWĄ NALEŻY KIEROWAĆ NA ADRES MAILOWY: aneta_bartoszewska@wup.pl do dnia 21 października 2016 r. W postępowaniu jest przewidziane wprowadzenie klauzul społecznych. ZAZNACZAM, IŻ ROZEZNANIE CENOWE (SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA) STANOWI ELEMENT ANALIZY RYNKU I NIE JEST ZAMÓWIENIEM W ROZUMIENIU USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, A OTRZYMANE OD PAŃSTWA OFERTY NIE POWODUJĄ ŻADNYCH ZOBOWIĄZAŃ. Informacja o właściwym postępowaniu zamieszczona będzie na stronie internetowej Urzędu po ustaleniu przez Zamawiającego szacunkowej wartości zamówienia.