Znak sprawy: KS.273.6.2014 Ostrów Wielkopolski, 19.08.2014 r. ZAPYTANIE CENOWE dotyczące udzielenia zamówienia poniżej kwoty 30 000 euro w ramach realizacji projektu pn. Ostrów Wielkopolski miastem aktywnych obywateli w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora w Poddziałaniu 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. 1. Zamawiający: Gmina Miasto Ostrów Wielkopolski, al. Powstańców Wielkopolskich 18, 63-400 Ostrów Wielkopolski. 2. Przedmiot zamówienia: zaprojektowanie, wykonanie, uruchomienie i hosting strony internetowej oraz przeprowadzenie szkolenia zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1. 3. Okres gwarancji: zgodny z opisem przedmiotu zamówienia i formularzem ofertowym. 4. Miejsce i termin złożenia oferty: Urząd Miejski w Ostrowie Wielkopolskim, al. Powstańców Wielkopolskich 18, 63-400 Ostrów Wielkopolski, pokój nr 126 termin: 26 sierpnia 2014 r. godz. 13:00. 5. Miejsce i termin otwarcia ofert: Urząd Miejski w Ostrowie Wielkopolskim, al. Powstańców Wielkopolskich 18, 63-400 Ostrów Wielkopolski, pokój nr 112 termin: 26 sierpnia 2014 r. godz. 13:10. 6. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: nie dłuższy niż 21 dni od daty podpisania umowy. 7. Kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej: cena brutto 100% 8. Warunki płatności: a. płatność za zaprojektowanie, wykonanie, uruchomienie, wypełnienie treścią strony internetowej oraz przeprowadzenie szkolenia będzie dokonana przez Zamawiającego po protokolarnym odbiorze ww. prac, b. płatności za hosting będą dokonywane w okresach kwartalnych z dołu na koniec każdego kwartału, c. należności będą płatne w terminie 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu faktury/rachunku przelewem na konto bankowe wskazane na fakturze/rachunku. 9. Osoby upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: Sławomir Ignaczak tel. (62) 58-22-126, e-mail: signaczak@ostrow-wielkopolski.um.gov.pl 10. Sposób przygotowania i złożenia oferty: Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim na Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania cenowego i dostarczyć w zamkniętej kopercie z opisem: Oferta na wykonanie strony internetowej Nie otwierać przed 26 sierpnia 2014 r. godz. 13:10. 11. Załączniki do zapytania cenowego: Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Formularz ofertowy Załącznik nr 3 Wzór umowy
Załącznik nr 1 do zapytania cenowego z dnia 19 sierpnia 2014 r. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA polegającego na zaprojektowaniu, wykonaniu, uruchomieniu i hostingu strony internetowej oraz przeprowadzeniu szkolenia w ramach projektu pn. Ostrów Wielkopolski miastem aktywnych obywateli w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora w Poddziałaniu 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie projektu i wykonanie strony internetowej zgodnie z opracowanym projektem, jej instalacja i uruchomienie oraz świadczenie usług hostingowych wykonanej strony internetowej zwanej dalej Portalem. 2. Treści i narzędzia zamieszczane na Portalu dotyczyły będą działania ostrowskich organizacji pozarządowych, zwanych dalej NGO oraz ich współpracy z ostrowskim samorządem. 3. Portal przeznaczony będzie między innymi do: a. publikowania informacji dotyczących wszystkich działających w Ostrowie Wielkopolskim organizacji pozarządowych, b. publikowania informacji i udostępniania narzędzi wspierających działanie i tworzenie organizacji pozarządowych, c. prowadzenia konsultacji społecznych z członkami organizacji pozarządowych drogą elektroniczną oraz do publikowania wyników przeprowadzonych konsultacji, d. wymiany informacji pomiędzy samorządem, a organizacjami pozarządowymi. 4. Administratorem Portalu będzie Gmina Miasto Ostrów Wielkopolski. Projekt graficzny i termin jego wykonania 1. Wykonawca opracuje projekt graficzny Portalu i przedstawi go Zamawiającemu do akceptacji w terminie 7 dni od podpisania umowy. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt graficzny w postaci przykładowych szablonów Portalu zainstalowanych w środowisku testowym (prezentacja szablonów w przeglądarkach internetowych używanych przez Zamawiającego Firefox, Chrome, Opera, Safari). 2. Opracowany projekt graficzny Portalu będzie zawierał obraz szablonu strony głównej Portalu oraz obrazy 5 różnych szablonów podstron/formularzy Portalu. Projekt szablonu strony głównej będzie zawierał menu główne zgodne ze Strukturą Portalu stanowiącą ostatni punkt niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia zwanego dalej OPZ. 3. Projekt graficzny strony głównej Portalu oraz szablonów podstron/formularzy musi zawierać logotyp miasta Ostrowa Wielkopolskiego, logotyp Ostrowskiego Uniwersytetu Trzeciego Wieku, logotyp Europejskiego Funduszu Społecznego oraz logotypy Kapitał Ludzki. Narodowa Strategia Spójności. Logotypy będą estetycznie wkomponowane w tło graficzne. Zamawiający przekaże Wykonawcy ww. logotypy w dniu podpisania umowy w formie pozwalającej na wykonanie projektu graficznego. 4. Przedstawiony przez Wykonawcę projekt graficzny zostanie poddany ocenie Zamawiającego. 5. Zamawiający oceni projekt graficzny w terminie 2 dni roboczych od przedstawienia projektu przez Wykonawcę. Do oceny projektu graficznego zostanie powołany 3-osobowy zespół składający się z pracowników Zamawiającego.
6. Zamawiający ma prawo odrzucenia przedstawionego mu projektu graficznego gdy projekt graficzny: a. wyświetla się w sposób nieczytelny badanie na komputerach przenośnych (laptopy) oraz na urządzeniach mobilnych posiadających ekrany o rozmiarze około 4,3-4,8 cala, b. jest nieestetyczny, c. nie koresponduje z przeznaczeniem Portalu, d. nie jest nowoczesny. 7. Odrzucenie projektu graficznego przez Zamawiającego zostanie potwierdzone pisemnym protokołem zawierającym wydruki obrazujące odrzucony projekt graficzny oraz szczegółowy opis zarzutów Zamawiającego do projektu graficznego. 8. Po odrzuceniu projektu graficznego Wykonawca w terminie 3 dni roboczych przedstawi Zamawiającemu kolejny, nowy lub poprawiony, projekt graficzny. Kolejny projekt graficzny podlega ocenie takiej jak projekt pierwszy. 9. W przypadku odrzucenia przez Zamawiającego kolejnego projektu graficznego Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Wykonawcy umowę z winy leżącej po stronie Wykonawcy i zażądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 10% wartości zamówienia. Wyświetlanie Portalu 1. Portal będzie poprawnie wyświetlany na następujących przeglądarkach internetowych: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari. 2. Portal będzie poprawnie wyświetlany na urządzeniach mobilnych tabletach oraz telefonach komórkowych z systemami operacyjnymi Windows Mobile, Android oraz ios (urządzenia ipad oraz iphone). 3. Portal będzie opracowany w technologii umożliwiającej automatyczne dopasowywanie prezentacji Portalu do rozdzielczości ekranu urządzenia, na którym będzie on wyświetlany (automatyczne skalowanie wyświetlania Portalu). Rozmiar poszczególnych elementów Portalu oraz jego układ będzie automatycznie dostosowywany do przestrzeni dostępnej na ekranie. Wymagania funkcjonale 1. Portal będzie umożliwiał dodawanie i edycję treści oraz struktury serwisu w co najmniej dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Portal będzie zaprojektowany i wykonany w sposób umożliwiający łatwe uruchomienie kolejnych wersji językowych. 2. Wykonawca zainstaluje i przekaże Zamawiającemu Portal w wersji językowej polskiej jako wersji domyślnej. 3. Portal będzie zawierał polskojęzyczne narzędzie zarządzania treścią System Zarządzania Treścią zwany dalej CMS. System CMS jest częścią oferowanego Portalu. 4. System CMS będzie pozwalał między innymi na: a. zarządzanie w sposób intuicyjny i zapewniający bezpieczeństwo strukturą serwisu (tworzenie, edycja, przenoszenie, publikacja, ukrywanie i usuwanie artykułów i podstron; ustawienie momentu opublikowania oraz okresu publikowania poszczególnych elementów Portalu), b. tworzenie i modyfikację struktury Portalu poprzez dodawanie nowych oraz edycję i usuwanie istniejących działów i podstron Portalu, c. wymianę szablonów graficznych podstron tj. ustawianie dla danej podstrony/formularza jednego z dostarczonych przez Wykonawcę szablonów, d. tworzenie oraz edycję treści i wyglądu wiadomości/artykułów za pomocą intuicyjnego edytora treści typu WYSIWYG, który będzie posiadał łatwy i wygodny w użytkowaniu mechanizm przenoszenia treści ze sformatowanych w popularnych formatach biurowych plików tekstowych, a także edycję wstawianego dokumentu w formacie html, e. wyszukiwanie artykułów wg. takich parametrów artykułu jak: tytuł, autor, data publikacji oraz treść,
f. tworzenie, edytowanie i zarządzanie galeriami zdjęć, g. tworzenie, edytowanie i zarządzanie galeriami multimediów zawierającymi pliki audio oraz pliki wideo, h. tworzenie i zarządzanie repozytorium plików przeznaczonych do pobierania przez niezalogowanych klientów Portalu i zalogowanych użytkowników (możliwość pobierania pliku przez danego klienta/użytkownika uzależniona będzie od posiadanych uprawnień), i. ustawianie właściwości danej podstrony Portalu takich jak: tytuł, opis, data automatycznej publikacji oraz ukrycia podstrony. 5. System CMS dostępny będzie przez następujące przeglądarki internetowe Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari. Korzystanie z pełnej funkcjonalności dostarczonego CMS nie będzie wymagało instalowania dodatkowego oprogramowania. 6. Korzystanie z CMS będzie na tyle proste i intuicyjne, że nie będzie wymagało od jego użytkowników umiejętności większych niż umiejętność obsługi standardowego oprogramowania biurowego oraz umiejętność korzystania z przeglądarki internetowej. 7. Dostęp do CMS możliwy będzie wyłącznie po przejściu procesu autoryzacji. 8. Portal będzie stworzony w technologii, która umożliwi w przyszłości jego łatwą rozbudowę o kolejne moduły, narzędzia oraz funkcje. 9. System CMS będzie zaprojektowany i wykonany w sposób pozwalający na jego łatwą rozbudowę o nowe funkcje i moduły. 10. Wykonawca zapewni automatyczne wykonywanie codziennych kopii zapasowych Portalu oraz zapewni użytkownikom CMS możliwość przywracania kompletnej zawartości Portalu (struktury, artykułów, formularzy, podstron, narzędzi itp.) z kopii wykonanych w ciągu co najmniej 14 ostatnich dni. 11. Użytkownik CMS o uprawnieniu administrator będzie miał dostęp do każdej bazy SQL wymienionej w OPZ pozwalający na jej przeglądanie, edytowanie i usuwanie rekordów oraz eksportowanie całej zawartości bazy do plików w tym co najmniej do pliku.csv. Dostępność Portalu dla osób z niepełnosprawnych 1. Portal będzie spełniał wszystkie wymogi określone w 19 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. 2. Portal będzie posiadał możliwość przełączenia wyświetlania w tryb wysokiego kontrastu za pomocą przycisku umieszczonego na stronie głównej Portalu oraz na wszystkich podstronach Portalu. 3. Portal będzie posiadał możliwość automatycznego podłączenia do dowolnego artykułu wtyczki iwebreader (http://www.iwebreader.com) odczytującej treść artykułu głosem lektora. 4. Portal będzie posiadał możliwość powiększania i pomniejszania czcionki wyświetlanego tekstu za pomocą przycisków umieszczonych na stronie głównej Portalu oraz na wszystkich podstronach Portalu. System uprawnień w Portalu 1. Użyte w OPZ zwroty Operator będzie miał możliwość wykonania danej czynności lub Operator wykonuje daną czynność itp. należy rozumieć w taki sposób, że posiadanie uprawnienia Operatora jest konieczne i niezbędne dla dokonania danej czynności. 2. Wykonawca zaimplementuje następujące uprawnienia Użytkowników CMS : a. Administrator, b. Redaktor artykułów, c. Publikator artykułów,
d. Operator użytkowników, e. Operator modułu konsultacji, f. Operator katalogu NGO, g. Operator newslettera email, h. Operator SMS, i. Operator modułu rejestracji, j. Operator modułu sondaży, k. Operator kalendarza. 3. Wykonawca zaimplementuje uprawnienie Użytkownika Portalu. 4. Anonimowi użytkownicy internetu przeglądający Portal bez żadnego logowania i autoryzacji w dalszej części OPZ zwani będą klientami Portalu. 5. Użytkownikami Portalu będą stawali się klienci Portalu, którym zostanie założone konto użytkownika Portalu. Użytkownicy Portalu nie będą posiadali dostępu do systemu CMS. 6. Użytkownik CMS o uprawnieniu Administrator będzie miał możliwość zakładania i edycji kont pozostałych Użytkowników CMS oraz przydzielania im uprawnień. 7. Dla założenia konta Użytkownika CMS lub Użytkownika Portalu niezbędne będzie podanie i przechowywanie w bazie danych SQL użytkowników co najmniej następujących danych identyfikujących i opisujących użytkownika: unikalna nazwa, hasło logowania, imię i nazwisko, adres email, nazwa reprezentowanej przez użytkownika organizacji/podmiotu, data i czas dodania rekordu, data i czas ostatniej zmiany rekordu, unikalna nazwa użytkownika dodającego lub modyfikującego rekord, data ustalenia lub ostatniej zmiany hasła. 8. Nie będzie możliwe ustanowienie hasła jakiegokolwiek użytkownika, które nie będzie spełniało łącznie wszystkich następujących wymagań: długość ciągu znaków co najmniej 8 znaków, w ciągu znaków znajduje się co najmniej jedna litera mała, w ciągu znaków znajduje się co najmniej jedna litera wielka, w ciągu znaków znajduje się co najmniej jedna cyfra. 9. Portal będzie posiadał funkcję wymuszania zmiany haseł wszystkich użytkowników CMS po upływie zdefiniowanego przez administratora okresu czasu. Zakładanie i modyfikacja kont użytkowników Portalu. 1. Portal będzie posiadał formularz przeznaczony do samodzielnego zakładania konta Użytkownika Portalu. Link do formularza zakładania konta znajdował się będzie w górnej części szablonu strony głównej oraz szablonów poszczególnych podstron Portalu. 2. Klient Portalu wypełnia w formularzu zakładania konta następujące pola z danymi nowego użytkownika Portalu: unikalna nazwa, hasło logowania, imię i nazwisko, adres email, nazwa reprezentowanej przez użytkownika organizacji/ podmiotu. 3. Natychmiast po wypełnieniu formularza na podane konto email zostaje automatycznie wysłana wiadomość email zawierająca link potwierdzenia danych, którego uruchomienie powoduje automatyczne założenie konta Użytkownika Portalu. Założenie konta powoduje automatyczny zapis danych użytkownika w bazie danych SQL użytkowników. 4. Klient Portalu, który wypełnił formularz i uruchomił link aktywacyjny uzyskuje w wyniku założenia i aktywacji konta uprawnienie Użytkownika Portalu i uzyskuje możliwość logowania się do Portalu. 5. Operator użytkowników będzie miał możliwość ręcznego zakładania kont użytkowników Portalu z wykorzystaniem CMS lub zaprojektowanego i zaimplementowanego do tego celu formularza. 6. Operator użytkowników będzie miał możliwość modyfikacji wszystkich danych każdego założonego konta użytkownika Portalu z wykorzystaniem CMS lub zaprojektowanego i zaimplementowanego do tego celu formularza.
7. Użytkownicy Portalu będą logowali się do Portalu z wykorzystaniem zaprojektowanego i zaimplementowanego do tego celu przez Wykonawcę formularza. Logowanie będzie wymagało podania nazwy użytkownika oraz hasła. Link do formularza logowania znajdował się będzie w górnej części szablonu strony głównej oraz szablonów poszczególnych podstron Portalu. 8. Formularz logowania Użytkownika Portalu będzie zawierał link do formularza przypomnienia hasła. Procedura przypomnienia hasła będzie działała w następujący sposób: Użytkownik Portalu podaje w formularzu przypomnienia hasła swoją unikalną nazwę użytkownika oraz adres email; jeśli dane te są poprawne tzn. zgodne z danymi zapisanymi w bazie danych SQL użytkowników, natychmiast automatycznie zostaje wysłany na konto email Użytkownika Portalu link do formularza odnowienia hasła dla danego konta; formularz odnowienia hasła wymaga ponownego podania nazwy użytkownika, adresu email oraz podwójnego wprowadzenia nowego hasła, w wyniku czego następuje zmiana hasła na nowe. Ogólne wymagania dla struktury i grafiki strony głównej Portalu 1. Menu rozwijane znajdujące się na stronie głównej Portalu będzie wyświetlone w układzie poziomym tj. w postaci listwy zawierającej obok siebie poszczególne pozycje menu pierwszego poziomu/stopnia. Po umieszczeniu na danej pozycji menu wskaźnika menu będzie się rozwijało wyświetlając pozycje z kolejnego poziomu/stopnia. 2. Strona główna Portalu będzie zawierała okienko, w którym przewijane będą w pętli obrazy JPG stanowiące odnośniki do artykułów wskazanych przez użytkownika systemu CMS (slider wybranych artykułów). Kliknięcie w daną pozycję slidera spowoduje wyświetlenie podstrony z danym artykułem. 3. Strona główna Portalu będzie zawierała między innymi: banery prowadzące do poszczególnych działów, narzędzi i modułów Portalu, w tym do fotogalerii i wideogalerii (w tych banerach przewijane będą wybrane przez użytkownika CMS obrazy/miniatury JPG) oraz kalendarz wydarzeń. 4. W dolnej części strony głównej znajdowała się będzie listwa, w której będą się przewijały banery definiowane przez użytkownika CMS. 5. Artykuły wyświetlane na stronie głównej Portalu będą przesuwane na dalsze pozycje (przesuwanie w dół strony) wraz z zamieszczaniem nowszych arytkułów. 6. Niezwłocznie po podpisaniu umowy Wykonawca ustali z Zamawiającym szczegóły układu strony głównej Portalu. Narzędzie prowadzenia konsultacji społecznych 1. Portal zawierał będzie formularze przeznaczone do zgłaszania uwag i opinii w procesie konsultacji społecznych. Zgłaszanie uwag i opinii w procesie konsultacji odbywać się będzie poprzez wypełnianie formularzy konsultacji generowanych i publikowanych przez Operatora modułu konsultacji na podstawie szablonu dostępnego w systemie CMS. 2. Operator modułu konsultacji uruchamiania proces konsultacji w systemie CMS poprzez: zdefiniowanie nazwy konsultacji oraz wygenerowanie i opublikowanie w wybranym dziale Portalu formularza konsultacji. 3. Szablon formularzy konsultacji będzie zawierał następujące pola: imię i nazwisko osoby wypełniającej formularz, adres email osoby wypełniającej formularz, pole przeznaczone na wpisanie treści uwag i opinii w procesie konsultacji społecznych. Rozmiary poszczególnych pól formularza (ilość możliwych do wpisania znaków) będzie definiował Operator modułu konsultacji podczas generowania formularza z szablonu. 4. Możliwość wypełnienia opublikowanego formularza będzie miał Klient Portalu i/lub Użytkownik Portalu. Wymagane uprawnienia do wypełnienia danego formularza definiował będzie w CMS Operator modułu konsultacji podczas generowania i publikacji danego formularza. 5. W przypadku wypełniania formularza przez zalogowanego Użytkownika Portalu pola: imię i nazwisko oraz adres email będą się wypełniały automatycznie na podstawie danych z konta Użytkownika Portalu. 6. Natychmiast po wypełnieniu i zatwierdzeniu formularza następuje automatyczne wysyłanie wiadomości email na adres email podany w formularzu. Wiadomość email zawierała będzie link, po uruchomieniu którego dane
z formularza zostają zapisane w bazie danych SQL konsultacji, która zawiera pola pochodzące z formularza oraz pole data i czas zapisania formularza w bazie. 7. Wiadomość email o której mowa w pkt. 6 zawierała będzie również link, po uruchomieniu którego klient zgłaszający uwagi zostaje dopisany do listy osób uczestniczących w procesie konsultacji danego dokumentu. Lista osób uczestniczących w procesie konsultacji przechowywana jest w bazie danych SQL. Baza danych zawiera następujące pola: nazwa konsultacji, dla których wygenerowany został dany formularz, adres email z formularza, imię i nazwisko z formularza, data i czas zapisu osoby w bazie danych, data i czas wypisania się z bazy danych (wypisanie się z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji). 8. Operator modułu konsultacji poprzez system CMS wysyła wiadomość email na wszystkie adresy email z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji dla danej nazwy konsultacji. Operator dokonuje ww. czynności podając tylko treść wiadomości oraz nazwę konsultacji i uruchamiając funkcję wyślij. 9. Każda wiadomości emial, o której mowa w pkt. 8 zawiera link pozwalający na usunięcie danego adresu email z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji (wypisanie się z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji). Uruchomienie tego linku powoduje wypisanie się z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji. 10. Po zakończeniu każdego procesu konsultacji Operator modułu konsultacji ma dostęp do automatycznie wygenerowanego raportu z procesu prowadzenia konsultacji zawierającego zestawienie wszystkich zapisanych w bazie danych formularzy dla danej nazwy konsultacji. Katalog NGO 1. Portal zawierał będzie katalog NGO składający się z: bazy danych NGO (baza danych SQL), wyszukiwarki NGO przeznaczonej do wybierania i wyświetlania informacji z bazy danych NGO, formularza zgłoszenia NGO do katalogu NGO oraz formularza aktualizacji danych w katalogu NGO. 2. Baza danych NGO zawierać będzie co najmniej następujące informacje dot. NGO: status prawny, zakres/rodzaj działalności, grupa docelowa działania NGO, rok rejestracji, adres pocztowy siedziby ulica, adres pocztowy siedziby nr domu, adres pocztowy siedziby nr lokalu, adres pocztowy siedziby kod pocztowy, adres pocztowy siedziby miasto, nr NIP, nr REGON, nr KRS, czy NGO jest podatnikiem VAT (TAK/NIE), nr konta bankowego NGO, nr telefonu, nr faksu, adres e-mail, adres strony internetowej oraz następujące tzw. pola bazodanowe: data i czas dodania NGO do bazy, status wyświetlania w wyszukiwarce ( wyświetlaj / nie wyświetlaj ), nazwa użytkownika CMS, który dokonał ostatniej modyfikacji danych NGO, data i czas ostatniej modyfikacji danych NGO. 3. Organizacje znajdujące się w katalogu będą skategoryzowane/sklasyfikowane wg. co najmniej następujących kategorii: a. status prawny organizacji kategoria przyjmuje co najmniej następujące wartości: fundacja, stowarzyszenie, stowarzyszenie zwykłe, klub sportowy, związek sportowy, związek stowarzyszeń, organizacja religijna, organizacja bez osobowości prawnej, pozostałe, b. zakres/rodzaj działalności kategoria przyjmuje co najmniej następujące wartości: pomoc społeczna, osoby niepełnosprawne, zdrowie, uzależnienia, sport, ochrona środowiska, kultura, edukacja, rodzina i wychowanie, bezrobocie, poradnictwo, hobby, mniejszości narodowe/cudzoziemcy, pozostałe, c. grupa docelowa działania NGO kategoria przyjmuje co najmniej następujące wartości: dzieci i młodzież, osoby niepełnosprawne, seniorzy, mieszkańcy, mniejszości narodowe. 4. Wartości poszczególnych kategorii wymienione w pkt. 3 będą zesłownikowane. Wykonawca wprowadzi ww. wartości słowników. Operator katalogu NGO będzie posiadał możliwość dodawania i edycji wartości słownika. 5. Każda NGO będzie mogła mieć przypisaną więcej niż jedną wartość słownika z każdej kategorii. 6. Wyszukiwarka NGO będzie pozwalała na wyszukiwanie po każdym z pól wymienionych w pkt. 2. z wyłączeniem pól tzw. bazodanowych. W wyszukiwarce będzie istniała możliwość łączenia jednocześnie co najmniej trzech dowolnych warunków wyszukiwania, np. wyświetl NGO, których grupą docelową działania są seniorzy i jednocześnie ich status prawny to fundacja i jednocześnie rok rejestracji jest równy 2012.
7. Poniżej katalogu NGO zamieszczone będą dwa linki prowadzące do formularza zgłoszenia NGO. 8. Formularz zgłoszenia NGO posiada wszystkie pola wymienione w pkt. 2. z wyłączeniem pól tzw. bazodanowych. Klient Portalu wypełnienia i zatwierdza formularz zgłoszenia. Po wypełnieniu formularza na adres email podany w formularzu automatycznie wysłana zostaje wiadomość email zawierająca link, po uruchomieniu którego formularz jest zapisywany do bazy danych NGO. Na tym etapie zgłoszenia NGO nie jest jeszcze wyświetlana w wyszukiwarce ma status wyświetlania nie wyświetlaj. 9. Operator katalogu NGO zatwierdza nowo wpisane NGO do bazy zmieniając ich status wyświetlania na wyświetlaj. Operator katalogu NGO posiada możliwość edycji wszystkich danych zebranych w bazie danych NGO. Newsletter e-mail 1. Portal będzie posiadał narzędzie grupowego rozsyłania wiadomości email zwane dalej newsletterem email. 2. Każdy klient Portalu będzie miał możliwość zapisania się do newslettera email z wykorzystaniem okienka Dodaj adres do newslettera email zawierającego pole na podanie adresu email. 3. Po wprowadzeniu adresu email i zatwierdzeniu opcji Dodaj do newslettera na podany adres email automatycznie wysłana zostanie wiadomość zawierająca link, po uruchomieniu którego dany adres email zostanie dopisywany do bazy SQL newslettera email. 4. Baza newslettera email zawierała będzie następujące pola: adres email, czy aktywny (TAK/NIE), data i czas dodania adresu do bazy, data i czas wyrejestrowania się z newslettera (wyrejestrowanie to ustawienie wartości pola czy aktywny na wartość NIE ). 5. Operator newslettera email będzie wprowadzał treści wiadomości przeznaczonych do rozesłania w ramach newslettera email oraz będzie zatwierdzał wysłanie. 6. Natychmiast po zatwierdzeniu wysłania następuje automatyczne rozesłanie wiadomości na wszystkie adresy email, dla których wartość pola czy aktywny jest równa TAK. 7. Każda wiadomość email wysłana w ramach newslettera email posiadała będzie link, którego uruchomienie spowoduje wyrejestrowanie danego adresu z newslettera email (ustawienie wartości pola czy aktywny na NIE ). Newsletter SMS 1. Portal będzie posiadał narzędzie grupowego rozsyłania wiadomości SMS zwane dalej newsletterem SMS. 2. Operator SMS tworzy grupy newslettera SMS. 3. Zarejestrowanie numeru telefonu do danej grupy newslettera SMS odbywa się ręcznie poprzez dopisanie numeru telefonu przez Operatora SMS lub automatycznie poprzez wysłanie z danego numeru telefonu wiadomości SMS na numer bramki SMS Portalu o treści zawierającej znaki START- i nazwę danej grupy newslettera SMS np. START-WYDARZENIA NGO. 4. Wyrejestrowanie numeru telefonu z danej grupy newslettera SMS odbywa się ręcznie poprzez usunięcie numeru telefonu z listy przez Operatora CMS lub automatycznie poprzez wysłanie z danego numeru telefonu wiadomości SMS na numer bramki SMS Portalu o treści zawierającej znaki STOP- i nazwę danej grupy newslettera SMS. 5. Dane o zarejestrowanych nr telefonów zapisywane będą do bazy SQL numerów SMS, która zawiera następujące pola: nr telefonu, nazwa grupy newslettera SMS, data i czas zarejestrowania nr telefonu, nazwa użytkownika CMS, który zarejestrował nr telefonu (w przypadku rejestracji SMSem wartość pola równa będzie nr telefonu), data i czas wyrejestrowania nr telefonu, nazwa użytkownika CMS, który zarejestrował nr telefonu (w przypadku rejestracji SMSem wartość pola równa będzie nr telefonu). 6. Operator SMS wprowadza treść wiadomości SMS oraz zatwierdza jej wysłanie do członków danej grupy newslettera SMS. Po każdej rozesłanej grupowo wiadomości SMS w bazie danych wysłanych SMSów (baza SQL) zapisane zostają następujące informacje: nazwa grupy newslettera SMS, ilość nr telefonów
zarejestrowanych w danej grupie newslettra SMS w momencie zatwierdzenia wysłania, data i czas zatwierdzenia wysłania, nazwa użytkownika CMS zatwierdzającego wysłanie, treść wysłanej wiadomości. 7. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość wysłania w każdym rozpoczętym miesiącu kalendarzowym co najmniej 900 szt. pojedynczych wiadomości SMS w okresie od września 2014r. do czerwca 2015r. włącznie. Po osiągnięciu limitu 900 SMS w danym miesiącu Wykonawca ma prawo do wyłączenia usługi grupowego rozsyłania wiadomości SMS do końca danego miesiąca. 8. Użytkownik CMS o uprawnieniach Operator SMS: a. definiuje poszczególne grupy newslettera SMS, b. tworzy wiadomości SMS przeznaczone do rozesłania w danej grupie newslettera SMS, c. zatwierdza wysłanie danej wiadomości SMS do danej grupy newslettera SMS, d. ma dostęp do listy nr telefonów zapisanych do danej grupy newslettera SMS, e. ręcznie dodaje i usuwa z grup newslettera SMS numery telefonów, f. na żądanie otrzymuje automatycznie generowane raporty o zarejestrowaniach i wyrejestrowaniach numerów telefonów w żądanych okresach czasowych, g. na żądanie otrzymuje automatycznie generowane raporty o ilości rozesłanych SMSów w żądanych okresach czasowych. Narzędzie umożliwiające rejestrowanie się na szkolenia i inne wydarzenia. 1. Portal będzie zawierał narzędzie przeznaczone do rejestrowania się Użytkowników Portalu na dowolne wydarzenia (np. szkolenia, spotkania, konferencje). 2. Operator modułu rejestracji będzie tworzył i publikował formularze rejestracji na podstawie szablonu oraz będzie określał maksymalną ilość możliwych zgłoszeń. 3. Formularz będzie się składał z następujących pól tekstowych: pola zawierającego nazwę wydarzenia (wartość pola dla danego formularza definiowana przez operatora modułu rejestracji podczas publikacji formularza), imię i nazwisko osoby wypełniającej formularz, adres email osoby wypełniającej formularz, pole przeznaczone na wpisanie dowolnej treści. Rozmiary poszczególnych pól formularza będzie definiował operator modułu rejestracji. 4. Operator modułu rejestracji publikuje formularz dla danego wydarzenia oraz określa maksymalną ilość możliwych zgłoszeń na dane wydarzenie. 5. Po wypełnieniu i zatwierdzeniu formularza następować będzie automatyczne wysyłanie wiadomości email zawierającej link aktywacyjny na adres email podany podczas wypełniania formularza. 6. Kliknięcie przez użytkownika w link aktywacyjny powodować będzie zapisanie się danych z formularza w bazie danych SQL zawierającej zgłoszenia na poszczególne wydarzenia. 7. Jeśli ilość przesłanych formularzy w ramach danego wydarzenia osiągnie maksymalną ilość możliwych zgłoszeń na dane wydarzenie formularz rejestracji zostanie automatycznie usunięty z Portalu. Narzędzie do prowadzenia sondaży. 1. Portal będzie posiadał narzędzie do prowadzenia sondaży. 2. Uczestnictwo w sondażu będzie polegało na wskazaniu na zadane pytanie jednej z kilku proponowanych w formularzu odpowiedzi. 3. Operator modułu sondaży będzie publikował formularze sondaży wykorzystując zaimplementowany w Portalu szablon sondażu. Operator modułu sondaży będzie miał możliwość formułowania dowolnych pytań i tworzenia listy dowolnych odpowiedzi do wyboru. Ilość proponowanych odpowiedzi w danym sondażu będzie określał Operator modułu sondaży wybierając wartość z przedziału od 2 do 7.
4. W badaniu będą uczestniczyli niezalogowani klienci Portalu. Portal będzie posiadał mechanizm uniemożliwiający głosowanie z pojedynczego adresu IP więcej niż 1 raz w ramach danego sondażu. 5. Po zagłosowaniu przez klienta Portalu zaprezentowane zostaną mu aktualne wyniki sondażu przedstawiające na wykresie rozkład udzielonych odpowiedzi. Na wykresie wyniki sondażu będą wyrażane liczbą oznaczającą procentowy udział danej odpowiedzi wśród wszystkich odpowiedzi dostępnych w sondażu. Będzie przedstawiana także łączna liczba wszystkich udzielonych odpowiedzi. 6. Po zakończeniu sondażu możliwe będzie automatyczne opublikowanie jego wyników jako statycznego wykresu. Kalendarz wydarzeń. 1. Portal będzie zawierał kalendarz wydarzeń przedstawiony na stronie głównej Portalu w formie graficznej w postaci miesięcznej karty kalendarza. 2. Wybranie z karty kalendarza danego dnia miesiąca poprzez kliknięcie w liczbę określającą dany dzień miesiąca spowoduje wyświetlenie podstrony Portalu zawierającej listę wydarzeń, które odbywają się w tym dniu. 3. Użytkownik CMS o uprawnieniu Operator kalendarza będzie miał możliwość wprowadzania wydarzeń do kalendarza poprzez określenie dnia danego wydarzenia (wydarzenia jednodniowe) lub określenia dnia rozpoczynającego i dnia kończącego dane wydarzenia (wydarzenia kilkudniowe). 4. Jeśli dla danego wydarzenia w Portalu zamieszczony został artykuł wówczas dane wydarzenie z listy wydarzeń w kalendarzu będzie odnośnikiem/linkiem prowadzącym do danego artykułu. Ww. odnośnik/link do artykułu definiuje Operator kalendarza. Repozytorium plików. 1. Portal będzie umożliwiał zamieszczanie w repozytorium plików dowolnych plików dyskowych przeznaczonych do pobierania przez klientów Portalu lub użytkowników Portalu. 2. Dostęp do plików opublikowanych w repozytorium plików będzie uzależniony od posiadanych uprawnień: klienci Portalu (niezalogowani) / użytkownicy Portalu (zalogowani). 3. Tworzenie i zarządzanie repozytorium plików będzie się odbywało w CMS przez dodawanie nowych, usuwanie zbędnych oraz wymianę wybranych plików. Pliki powinny być zamieszczane i gromadzone w sposób pozwalający na swobodne ich przeglądanie, katalogowanie i sortowanie. Wyszukiwarka artykułów, formularzy i plików. 1. Portal będzie posiadał moduł wyszukiwarki. 2. Wyszukiwarka przeszukuje podstrony/artykuły szukając wzorca w ich treści oraz tytułach, a także przeszukuje zamieszczone pliki szukając wzorca w ich tytułach oraz treści (wyszukiwanie w treści plików nie dotyczy plików nieprzeszukiwalnych np. plików graficznych, wideo, audio). 3. Wyszukiwarka wyświetla wyniki zawierające szukaną treść w formie listy; pozycje listy składają się z odnośnika do danego obiektu oraz jego tytułu. 4. Stronicowanie listy wyników jeśli liczba wyników przekracza 20. Statystyki wyświetleń strony 1. Portal będzie zawierał mechanizm statystyk dostępny w systemie CMS. 2. CMS będzie umożliwiał podgląd statystyk w wybranych przedziałach czasowych. 3. Prezentacja statystyk będzie zawierała informacje o lokalizacji geograficznej użytkowników. 4. CMS będzie umożliwiał nadzorowanie ruchu na poszczególnych podstronach Portalu poprzez prezentację ścieżek, jakie przebył użytkownik/klient Portalu z odnotowaniem poszczególnych odwiedzonych podstron Portalu.
Mechanizmy automatyczne Portalu 1. Automatyczne przenoszenie do archiwum wiadomości i artykułów po upływie okresu czasu zdefiniowanego przez administratora Portalu. 2. Dynamiczne tworzenie i wyświetlanie mapy Portalu przedstawiającej w jednym oknie w czytelny sposób całą strukturę Portalu. 3. Dodanie nowej kategorii/podstrony z poziomu CMS powoduje jej automatyczne wyświetlenie w strukturze w dziale mapa Portalu. 4. Zmiana nazwy kategorii/podstrony z poziomu CMS powoduje automatyczną zmianę tej nazwy w menu. Wypełnienie Portalu treścią 1. Wykonawca zaimplementuje w Portalu strukturę Portalu zgodnie z ostatnim punktem OPZ. 2. Wykonawca wypełni Portal treścią dostarczoną przez Zamawiającego. 3. Zamawiający przekaże Wykonawcy treści artykułów do zamieszczenia na Portalu w postaci plików zawierających tekst sformatowany wg. standardu OpenDocument (pliki.odt) wraz z informacją o dziale, w którym należy zamieścić dany artykuł oraz ilustracją graficzną do danego artykułu. 4. Zamawiający przekaże Wykonawcy treści artykułów do zamieszczenia w Portalu w terminie 14 dni od podpisania umowy 5. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w Portalu nie więcej niż 50 artykułów dostarczonych przez Zamawiającego. Po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy Wykonawca nie będzie zamieszczał ani modyfikował żadnych treści znajdujących się w Portalu. Szkolenie użytkowników systemu CMS oraz pomoc techniczna 1. Wykonawca przeprowadzi szkolenie użytkowników CMS w siedzibie Zamawiającego w terminie uzgodnionym z zamawiającym jednak nie później niż w ostatnim dniu realizacji zamówienia. 2. Czas szkolenia: 3 sesje po 120 minut każda sesja z dwiema przerwami po 30 minut. Szkolenie będzie miało formę warsztatową. 3. Zamawiający zapewni salę szkoleniową wyposażoną w projektor multimedialny oraz stanowiska komputerowe z dostępem do internetu dla uczestników szkolenia. Gwarancja i hosting 1. Okres gwarancji i hostingu będzie wynosił 24 miesiące od momentu odbioru przedmiotu umowy przez Zamawiającego. W ramach gwarancji Wykonawca zapewnieni zgodne z OPZ nieprzerwane działanie Portalu przez 24 godziny na dobę przez 365 dni w roku. 2. W okresie gwarancji Wykonawca będzie usuwał wszystkie nieprawidłowości w działaniu Portalu polegające na niezgodności jego działania z OPZ. Wykonawca usunie każdą niezgodność nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od jej zgłoszenia. 3. Wykonawca ma obowiązek przyjmowania zgłoszeń nieprawidłowości z wykorzystaniem kanałów komunikacji telefonicznej oraz e-mail. Wykonawca będzie przyjmował zgłoszenia w dni robocze w godzinach od 8:00 do 16:00. Każdorazowo Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić pocztą email przyjęcie zgłoszenia nie później niż pierwszego dnia roboczego następującego po dniu wysłania zgłoszenia przez Zamawiającego. 4. W ramach gwarancji, w okresie jej trwania, Wykonawca będzie dokonywał tych modyfikacji Portalu, które będą konieczne dla poprawnego wyświetlania i działania Portalu w nowych (aktualizowanych przez ich producentów) wersjach przeglądarek: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera i Safari. 5. W okresie gwarancji Wykonawca będzie świadczył usługę telefonicznej pomocy technicznej użytkownikom systemu CMS. Usługa pomocy technicznej będzie świadczona w dni robocze w godzinach od 8:00 do 16:00.
6. W okresie gwarancji i hostingu Wykonawca będzie świadczył usługę hostingu Portalu polegającą na zapewnieniu działania Portalu z zachowaniem następujących parametrów: a. co najmniej 30 użytkowników/klientów Portalu będzie miało jednocześnie dostęp do Portalu z czasem wyświetlenia dowolnej strony/podstrony nie dłuższym niż 10 sek, b. miesięczny transfer danych możliwych do pobrania przez wszystkich użytkowników/klientów Portalu nie będzie mniejszy niż 100 TB, c. mierzona na styku serwera z siecią internetową dostępna szybkość transmisji danych pobieranych przez użytkowników/klientów Portalu nie będzie mniejsza niż 100 Mb/s, d. dostępność (miesięczna) SLA Portalu będzie nie mniejsza niż 99%. 7. Nie zachowanie co najmniej jednego z parametrów wymienionych w ww. pkt. 6 będzie traktowane jako niezgodność działania Portalu z OPZ. W takiej sytuacji Zamawiający ma prawo zażądać od wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 100,00 zł (słownie: sto złotych, 00/100) za każdy dzień, w którym stwierdzono nie dotrzymanie co najmniej jednego z ww. parametrów. Termin realizacji zamówienia i sposób przekazania przedmiotu zamówienia 1. Wykonawca zainstaluje, uruchomi i wypełni treścią Portal o funkcjonalności i parametrach zgodnych z OPZ oraz przeprowadzi szkolenie użytkowników CMS w terminie 21 dni od podpisania umowy. Wykonawca zainstaluje, uruchomi i przekaże do użytkowania Zamawiającemu Portal na własnym lub wynajętym serwerze. Koszt wynajęcia i/lub utrzymania serwera przez cały okres świadczenia usług hostingu zawiera się w złożonej przez Wykonawcę ofercie. 2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w postaci elektronicznej szczegółową instrukcję korzystania z systemu CMS w terminie 21 dni od podpisania umowy. 3. Wykonawca przekaże Zmawiającemu wykonany projekt graficzny Portalu oraz poszczególne elementy projektu graficznego w wersji umożliwiającej ich dalszą modyfikację (np. zmiana elementów grafiki, skalowanie) w terminie 21 dni od podpisania umowy. 4. Wykonawca przeprowadzi szkolenie użytkowników CMS w terminie 21 dni od podpisania umowy. 5. Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu przedmiotu zamówienia, o którym mowa w ww. pkt. 1-4 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% całkowitej wartości zamówienia. 6. W przypadku przekroczenia terminu wykonania zamówienia, o którym mowa w ww. pkt. 1-4 o więcej niż 7 dni Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę z Wykonawcą z winy leżącej po stronie Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% całkowitej wartości zamówienia. 7. W dniu odbioru przedmiotu umowy Wykonawca przeniesie na Zamawiającego wyłączne prawa autorskie na wykonany projekt graficzny szablonów stron i podstron oraz na poszczególne elementy wykonanego projektu graficznego. 8. W dniu odbioru przedmiotu umowy Wykonawca przeniesie na Zamawiającego niewyłączne prawa autorskie na oprogramowanie systemu CMS jeśli oprogramowanie to będzie wytworzone przez Wykonawcę. 9. Odbiór przedmiotu umowy odbędzie się protokolarnie po stwierdzeniu wykonania następujących prac: a. przekazania Zamawiającemu projektu graficznego wraz z prawami autorskimi, b. zainstalowania, uruchomienia i wypełnienia treścią Portalu, w tym zainstalowania i uruchomienia CMS, o funkcjonalności i parametrach użytkowych zgodnych z OPZ, c. wypełnieniu Portalu treścią dostarczoną przez Zamawiającego, d. przeprowadzenia szkolenia użytkowników CMS zgodnie z OPZ, e. dostarczenia w postaci elektronicznej szczegółowej instrukcji korzystania z systemu CMS. Struktura Portalu
1 Organizacje pozarządowe (NGO) 1.1 Katalog organizacji pozarządowych 1.2 Ewidencja stowarzyszeń zwykłych 1.3 Zgłoś organizację 1.4 Ogłoszenia organizacji pozarządowych 2 Dotacje i granty 2.1 Otwarte konkursy ofert 2.1.1 Zadania z zakresu kultury i sztuki 2.1.2 Zadania z zakresu kultury fizycznej, sportu i turystyki 2.1.3 Zadania z zakresu ochrony zdrowia 2.1.4 Zadania z zakresu przeciwdziałania patologiom społecznym 2.1.5 Zadania z zakresu edukacji i nauki 2.2 Oferty składane w trybie art. 19a 2.3 Fundusz Grantowy Dobrego Sąsiedztwa 2.4 Inne informacje dotyczące źródeł pozyskiwania dotacji 3 Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych (OWOP) 3.1 O ośrodku 3.2 Oferta OWOP 3.3 Rezerwuj salę 3.4 Harmonogram pracy 4 4.1 O projekcie 4.2 Dokumenty projektu 4.3 Wydarzenia 4.4 Partner 4.5 Produkty 4.6 Raporty z badań 5 Multimedia 5.1 NGO w obiektywie kamery 6 Fotogaleria 7 Program współpracy z organizacjami pozarządowymi 7.1 Sprawozdanie z realizacji Programów Współpracy w roku 2013 8 Prawo dla organizacji 8.1 Program współpracy GMOW z organizacjami pozarządowymi 8.2 Rejestracja stowarzyszeń 8.3 Stowarzyszenia zwykłe 8.4 Organizacje Pożytku Publicznego 8.5 Akty prawne dotyczące III sektora 8.6 Propozycje, stanowiska, opinie 8.7 Wolontariat 9 Wolontariat 9.1 Dzień Wolontariusza 9.2 Wolontariat w Polsce 9.3 Wolontariat za granicą 9.4 Wzory dokumentów 9.5 Zostań wolontariuszem 10 Kontakt 11 Newsleter 12 Komunikator NGO 13 Katalog NGO 14 Inicjatywa lokalna 14.1 ABC Inicjatywy lokalnej 14.2 Uchwała 14.3 Wnioski 14.4 Zrealizowane inicjatywy 14.5 Spot
14.6 Fotogaleria 15 Konsultacje 15.1 ABC konsultacji 15.2 Uchwały 15.3 Raporty 15.4 Konsultacje z NGO 15.5 Konsultacje z ORDPP 16 Ostrowska Rada Działalności Pożytku Publicznego 16.1 ORDPP II kadencji 16.1.1 Skład Rady 16.1.2 Dokumenty dot. działania ORDPP 16.1.3 Kontakt z ORDPP 16.1.4 Konsultacje z ORDPP 16.1.4.1 Rok 2013 16.1.4.2 Rok 2014 16.2 ORDPP II kadencji 16.2.1 Skład Rady 16.2.2 Dokumenty dot. działania ORDPP 16.2.3 Kontakt z ORDPP 16.2.4 Konsultacje z ORDP 16.2.4.1 Rok 2011 16.2.4.2 Rok 2012 17 Ostrowska Rada Seniorów 17.1 ORS I kadencji 17.1.1 Skład Rady 17.1.2 Dokumenty dot. działania ORS 17.1.3 Kontakt z ORS 17.1.4 Konsultacje z ORS 17.1.4.1 Rok 2014 18 Młodzieżowa Rada Miasta Ostrowa Wielkopolskiego 18.1 MRM I kadencji 18.1.1 Skład Rady 18.1.2 Dokumenty dot. działania MRM 18.1.3 Dokumenty z posiedzeń MRM 18.1.4 Kontakt z MRM 18.1.5 Konsultacje z MRM 18.1.5.1 Rok 2014
Załącznik nr 2 do zapytania cenowego z dnia 19 sierpnia 2014 r. FORMULARZ OFERTOWY na wykonanie zamówienia polegającego na zaprojektowaniu, wykonaniu, uruchomieniu i hostingu strony internetowej oraz przeprowadzeniu szkolenia w ramach projektu pn. Ostrów Wielkopolski miastem aktywnych obywateli w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora w Poddziałaniu 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. I. Nazwa wykonawcy:. II. Adres wykonawcy:.. III. NIP wykonawcy. IV. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia polegającego na zaprojektowaniu, wykonaniu, uruchomieniu i hostingu strony internetowej zwanej dalej Portalem oraz przeprowadzeniu szkolenia. 1. Treści i narzędzia zamieszczane na Portalu dotyczyły będą działania ostrowskich organizacji pozarządowych, zwanych dalej NGO oraz ich współpracy z ostrowskim samorządem. 2. Portal przeznaczony będzie między innymi do: a. publikowania informacji dotyczących wszystkich działających w Ostrowie Wielkopolskim organizacji pozarządowych, b. publikowania informacji i udostępniania narzędzi wspierających działanie i tworzenie organizacji pozarządowych, c. prowadzenia konsultacji społecznych z członkami organizacji pozarządowych drogą elektroniczną oraz do publikowania wyników przeprowadzonych konsultacji, d. wymiany informacji pomiędzy samorządem, a organizacjami pozarządowymi. 3. Administratorem Portalu będzie Gmina Miasto Ostrów Wielkopolski. V. Projekt graficzny i termin jego wykonania 1. Wykonawca opracuje projekt graficzny Portalu i przedstawi go Zamawiającemu do akceptacji w terminie 7 dni od podpisania umowy. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt graficzny w postaci przykładowych szablonów Portalu zainstalowanych w środowisku testowym (prezentacja szablonów w przeglądarkach internetowych używanych przez Zamawiającego Firefox, Chrome, Opera, Safari).
2. Opracowany projekt graficzny Portalu będzie zawierał obraz szablonu strony głównej Portalu oraz obrazy 5 różnych szablonów podstron/formularzy Portalu. Projekt szablonu strony głównej będzie zawierał menu główne zgodne ze Strukturą Portalu stanowiącą XXVII punkt niniejszej Oferty. 3. Projekt graficzny strony głównej Portalu oraz szablonów podstron/formularzy musi zawierać logotyp miasta Ostrowa Wielkopolskiego, logotyp Ostrowskiego Uniwersytetu Trzeciego Wieku, logotyp Europejskiego Funduszu Społecznego oraz logotypy Kapitał Ludzki. Narodowa Strategia Spójności. Logotypy będą estetycznie wkomponowane w tło graficzne. Zamawiający przekaże Wykonawcy ww. logotypy w dniu podpisania umowy w formie pozwalającej na wykonanie projektu graficznego. 4. Przedstawiony przez Wykonawcę projekt graficzny zostanie poddany ocenie Zamawiającego. 5. Zamawiający oceni projekt graficzny w terminie 2 dni roboczych od przedstawienia projektu przez Wykonawcę. Do oceny projektu graficznego zostanie powołany 3-osobowy zespół składający się z pracowników Zamawiającego. 6. Zamawiający ma prawo odrzucenia przedstawionego mu projektu graficznego gdy projekt graficzny: a. wyświetla się w sposób nieczytelny badanie na komputerach przenośnych (laptopy) oraz na urządzeniach mobilnych posiadających ekrany o rozmiarze około 4,3-4,8 cala, b. jest nieestetyczny, c. nie koresponduje z przeznaczeniem Portalu, d. nie jest nowoczesny. 7. Odrzucenie projektu graficznego przez Zamawiającego zostanie potwierdzone pisemnym protokołem zawierającym wydruki obrazujące odrzucony projekt graficzny oraz szczegółowy opis zarzutów Zamawiającego do projektu graficznego. 8. Po odrzuceniu projektu graficznego Wykonawca w terminie 3 dni roboczych przedstawi Zamawiającemu kolejny, nowy lub poprawiony, projekt graficzny. Kolejny projekt graficzny podlega ocenie takiej jak projekt pierwszy. 9. W przypadku odrzucenia przez Zamawiającego kolejnego projektu graficznego Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Wykonawcy umowę z winy leżącej po stronie Wykonawcy i zażądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 10% wartości zamówienia. VI. Wyświetlanie Portalu 1. Portal będzie poprawnie wyświetlany na następujących przeglądarkach internetowych: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari. 2. Portal będzie poprawnie wyświetlany na urządzeniach mobilnych tabletach oraz telefonach komórkowych z systemami operacyjnymi Windows Mobile, Android oraz ios (urządzenia ipad oraz iphone). 3. Portal będzie opracowany w technologii umożliwiającej automatyczne dopasowywanie prezentacji Portalu do rozdzielczości ekranu urządzenia, na którym będzie on wyświetlany (automatyczne skalowanie wyświetlania Portalu). Rozmiar poszczególnych elementów Portalu oraz jego układ będzie automatycznie dostosowywany do przestrzeni dostępnej na ekranie. VII. Wymagania funkcjonale 1. Portal będzie umożliwiał dodawanie i edycję treści oraz struktury serwisu w co najmniej dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Portal będzie zaprojektowany i wykonany w sposób umożliwiający łatwe uruchomienie kolejnych wersji językowych. 2. Wykonawca zainstaluje i przekaże Zamawiającemu Portal w wersji językowej polskiej jako wersji domyślnej. 3. Portal będzie zawierał polskojęzyczne narzędzie zarządzania treścią System Zarządzania Treścią zwany dalej CMS. System CMS jest częścią oferowanego Portalu.
4. System CMS będzie pozwalał między innymi na: a. zarządzanie w sposób intuicyjny i zapewniający bezpieczeństwo strukturą serwisu (tworzenie, edycja, przenoszenie, publikacja, ukrywanie i usuwanie artykułów i podstron; ustawienie momentu opublikowania oraz okresu publikowania poszczególnych elementów Portalu), b. tworzenie i modyfikację struktury Portalu poprzez dodawanie nowych oraz edycję i usuwanie istniejących działów i podstron Portalu, c. wymianę szablonów graficznych podstron tj. ustawianie dla danej podstrony/formularza jednego z dostarczonych przez Wykonawcę szablonów, d. tworzenie oraz edycję treści i wyglądu wiadomości/artykułów za pomocą intuicyjnego edytora treści typu WYSIWYG, który będzie posiadał łatwy i wygodny w użytkowaniu mechanizm przenoszenia treści ze sformatowanych w popularnych formatach biurowych plików tekstowych, a także edycję wstawianego dokumentu w formacie html, e. wyszukiwanie artykułów wg. takich parametrów artykułu jak: tytuł, autor, data publikacji oraz treść, f. tworzenie, edytowanie i zarządzanie galeriami zdjęć, g. tworzenie, edytowanie i zarządzanie galeriami multimediów zawierającymi pliki audio oraz pliki wideo, h. tworzenie i zarządzanie repozytorium plików przeznaczonych do pobierania przez niezalogowanych klientów Portalu i zalogowanych użytkowników (możliwość pobierania pliku przez danego klienta/użytkownika uzależniona będzie od posiadanych uprawnień), i. ustawianie właściwości danej podstrony Portalu takich jak: tytuł, opis, data automatycznej publikacji oraz ukrycia podstrony. 5. System CMS dostępny będzie przez następujące przeglądarki internetowe Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari. Korzystanie z pełnej funkcjonalności dostarczonego CMS nie będzie wymagało instalowania dodatkowego oprogramowania. 6. Korzystanie z CMS będzie na tyle proste i intuicyjne, że nie będzie wymagało od jego użytkowników umiejętności większych niż umiejętność obsługi standardowego oprogramowania biurowego oraz umiejętność korzystania z przeglądarki internetowej. 7. Dostęp do CMS możliwy będzie wyłącznie po przejściu procesu autoryzacji. 8. Portal będzie stworzony w technologii, która umożliwi w przyszłości jego łatwą rozbudowę o kolejne moduły, narzędzia oraz funkcje. 9. System CMS będzie zaprojektowany i wykonany w sposób pozwalający na jego łatwą rozbudowę o nowe funkcje i moduły. 10. Wykonawca zapewni automatyczne wykonywanie codziennych kopii zapasowych Portalu oraz zapewni użytkownikom CMS możliwość przywracania kompletnej zawartości Portalu (struktury, artykułów, formularzy, podstron, narzędzi itp.) z kopii wykonanych w ciągu co najmniej 14 ostatnich dni. 11. Użytkownik CMS o uprawnieniu administrator będzie miał dostęp do każdej bazy SQL wymienionej w OPZ pozwalający na jej przeglądanie, edytowanie i usuwanie rekordów oraz eksportowanie całej zawartości bazy do plików w tym co najmniej do pliku.csv. VIII. Dostępność Portalu dla osób z niepełnosprawnych 1. Portal będzie spełniał wszystkie wymogi określone w 19 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. 2. Portal będzie posiadał możliwość przełączenia wyświetlania w tryb wysokiego kontrastu za pomocą przycisku umieszczonego na stronie głównej Portalu oraz na wszystkich podstronach Portalu.
3. Portal będzie posiadał możliwość automatycznego podłączenia do dowolnego artykułu wtyczki iwebreader (http://www.iwebreader.com) odczytującej treść artykułu głosem lektora. 4. Portal będzie posiadał możliwość powiększania i pomniejszania czcionki wyświetlanego tekstu za pomocą przycisków umieszczonych na stronie głównej Portalu oraz na wszystkich podstronach Portalu. IX. System uprawnień w Portalu 1. Użyte w OPZ zwroty Operator będzie miał możliwość wykonania danej czynności lub Operator wykonuje daną czynność itp. należy rozumieć w taki sposób, że posiadanie uprawnienia Operatora jest konieczne i niezbędne dla dokonania danej czynności. 2. Wykonawca zaimplementuje następujące uprawnienia Użytkowników CMS : a. Administrator, b. Redaktor artykułów, c. Publikator artykułów, d. Operator użytkowników, e. Operator modułu konsultacji, f. Operator katalogu NGO, g. Operator newslettera email, h. Operator SMS, i. Operator modułu rejestracji, j. Operator modułu sondaży, k. Operator kalendarza. 3. Wykonawca zaimplementuje uprawnienie Użytkownika Portalu. 4. Anonimowi użytkownicy internetu przeglądający Portal bez żadnego logowania i autoryzacji w dalszej części OPZ zwani będą klientami Portalu. 5. Użytkownikami Portalu będą stawali się klienci Portalu, którym zostanie założone konto użytkownika Portalu. Użytkownicy Portalu nie będą posiadali dostępu do systemu CMS. 6. Użytkownik CMS o uprawnieniu Administrator będzie miał możliwość zakładania i edycji kont pozostałych Użytkowników CMS oraz przydzielania im uprawnień. 7. Dla założenia konta Użytkownika CMS lub Użytkownika Portalu niezbędne będzie podanie i przechowywanie w bazie danych SQL użytkowników co najmniej następujących danych identyfikujących i opisujących użytkownika: unikalna nazwa, hasło logowania, imię i nazwisko, adres email, nazwa reprezentowanej przez użytkownika organizacji/podmiotu, data i czas dodania rekordu, data i czas ostatniej zmiany rekordu, unikalna nazwa użytkownika dodającego lub modyfikującego rekord, data ustalenia lub ostatniej zmiany hasła. 8. Nie będzie możliwe ustanowienie hasła jakiegokolwiek użytkownika, które nie będzie spełniało łącznie wszystkich następujących wymagań: długość ciągu znaków co najmniej 8 znaków, w ciągu znaków znajduje się co najmniej jedna litera mała, w ciągu znaków znajduje się co najmniej jedna litera wielka, w ciągu znaków znajduje się co najmniej jedna cyfra. 9. Portal będzie posiadał funkcję wymuszania zmiany haseł wszystkich użytkowników CMS po upływie zdefiniowanego przez administratora okresu czasu.
X. Zakładanie i modyfikacja kont użytkowników Portalu. 1. Portal będzie posiadał formularz przeznaczony do samodzielnego zakładania konta Użytkownika Portalu. Link do formularza zakładania konta znajdował się będzie w górnej części szablonu strony głównej oraz szablonów poszczególnych podstron Portalu. 2. Klient Portalu wypełnia w formularzu zakładania konta następujące pola z danymi nowego użytkownika Portalu: unikalna nazwa, hasło logowania, imię i nazwisko, adres email, nazwa reprezentowanej przez użytkownika organizacji/ podmiotu. 3. Natychmiast po wypełnieniu formularza na podane konto email zostaje automatycznie wysłana wiadomość email zawierająca link potwierdzenia danych, którego uruchomienie powoduje automatyczne założenie konta Użytkownika Portalu. Założenie konta powoduje automatyczny zapis danych użytkownika w bazie danych SQL użytkowników. 4. Klient Portalu, który wypełnił formularz i uruchomił link aktywacyjny uzyskuje w wyniku założenia i aktywacji konta uprawnienie Użytkownika Portalu i uzyskuje możliwość logowania się do Portalu. 5. Operator użytkowników będzie miał możliwość ręcznego zakładania kont użytkowników Portalu z wykorzystaniem CMS lub zaprojektowanego i zaimplementowanego do tego celu formularza. 6. Operator użytkowników będzie miał możliwość modyfikacji wszystkich danych każdego założonego konta użytkownika Portalu z wykorzystaniem CMS lub zaprojektowanego i zaimplementowanego do tego celu formularza. 7. Użytkownicy Portalu będą logowali się do Portalu z wykorzystaniem zaprojektowanego i zaimplementowanego do tego celu przez Wykonawcę formularza. Logowanie będzie wymagało podania nazwy użytkownika oraz hasła. Link do formularza logowania znajdował się będzie w górnej części szablonu strony głównej oraz szablonów poszczególnych podstron Portalu. 8. Formularz logowania Użytkownika Portalu będzie zawierał link do formularza przypomnienia hasła. Procedura przypomnienia hasła będzie działała w następujący sposób: Użytkownik Portalu podaje w formularzu przypomnienia hasła swoją unikalną nazwę użytkownika oraz adres email; jeśli dane te są poprawne tzn. zgodne z danymi zapisanymi w bazie danych SQL użytkowników, natychmiast automatycznie zostaje wysłany na konto email Użytkownika Portalu link do formularza odnowienia hasła dla danego konta; formularz odnowienia hasła wymaga ponownego podania nazwy użytkownika, adresu email oraz podwójnego wprowadzenia nowego hasła, w wyniku czego następuje zmiana hasła na nowe. XI. Ogólne wymagania dla struktury i grafiki strony głównej Portalu 1. Menu rozwijane znajdujące się na stronie głównej Portalu będzie wyświetlone w układzie poziomym tj. w postaci listwy zawierającej obok siebie poszczególne pozycje menu pierwszego poziomu/stopnia. Po umieszczeniu na danej pozycji menu wskaźnika menu będzie się rozwijało wyświetlając pozycje z kolejnego poziomu/stopnia. 2. Strona główna Portalu będzie zawierała okienko, w którym przewijane będą w pętli obrazy JPG stanowiące odnośniki do artykułów wskazanych przez użytkownika systemu CMS (slider wybranych artykułów). Kliknięcie w daną pozycję slidera spowoduje wyświetlenie podstrony z danym artykułem. 3. Strona główna Portalu będzie zawierała między innymi: banery prowadzące do poszczególnych działów, narzędzi i modułów Portalu, w tym do fotogalerii i wideogalerii (w tych banerach przewijane będą wybrane przez użytkownika CMS obrazy/miniatury JPG) oraz kalendarz wydarzeń. 4. W dolnej części strony głównej znajdowała się będzie listwa, w której będą się przewijały banery definiowane przez użytkownika CMS. 5. Artykuły wyświetlane na stronie głównej Portalu będą przesuwane na dalsze pozycje (przesuwanie w dół strony) wraz z zamieszczaniem nowszych arytkułów. 6. Niezwłocznie po podpisaniu umowy Wykonawca ustali z Zamawiającym szczegóły układu strony głównej Portalu.
XII. Narzędzie prowadzenia konsultacji społecznych 1. Portal zawierał będzie formularze przeznaczone do zgłaszania uwag i opinii w procesie konsultacji społecznych. Zgłaszanie uwag i opinii w procesie konsultacji odbywać się będzie poprzez wypełnianie formularzy konsultacji generowanych i publikowanych przez Operatora modułu konsultacji na podstawie szablonu dostępnego w systemie CMS. 2. Operator modułu konsultacji uruchamiania proces konsultacji w systemie CMS poprzez: zdefiniowanie nazwy konsultacji oraz wygenerowanie i opublikowanie w wybranym dziale Portalu formularza konsultacji. 3. Szablon formularzy konsultacji będzie zawierał następujące pola: imię i nazwisko osoby wypełniającej formularz, adres email osoby wypełniającej formularz, pole przeznaczone na wpisanie treści uwag i opinii w procesie konsultacji społecznych. Rozmiary poszczególnych pól formularza (ilość możliwych do wpisania znaków) będzie definiował Operator modułu konsultacji podczas generowania formularza z szablonu. 4. Możliwość wypełnienia opublikowanego formularza będzie miał Klient Portalu i/lub Użytkownik Portalu. Wymagane uprawnienia do wypełnienia danego formularza definiował będzie w CMS Operator modułu konsultacji podczas generowania i publikacji danego formularza. 5. W przypadku wypełniania formularza przez zalogowanego Użytkownika Portalu pola: imię i nazwisko oraz adres email będą się wypełniały automatycznie na podstawie danych z konta Użytkownika Portalu. 6. Natychmiast po wypełnieniu i zatwierdzeniu formularza następuje automatyczne wysyłanie wiadomości email na adres email podany w formularzu. Wiadomość email zawierała będzie link, po uruchomieniu którego dane z formularza zostają zapisane w bazie danych SQL konsultacji, która zawiera pola pochodzące z formularza oraz pole data i czas zapisania formularza w bazie. 7. Wiadomość email o której mowa w pkt. 6 zawierała będzie również link, po uruchomieniu którego klient zgłaszający uwagi zostaje dopisany do listy osób uczestniczących w procesie konsultacji danego dokumentu. Lista osób uczestniczących w procesie konsultacji przechowywana jest w bazie danych SQL. Baza danych zawiera następujące pola: nazwa konsultacji, dla których wygenerowany został dany formularz, adres email z formularza, imię i nazwisko z formularza, data i czas zapisu osoby w bazie danych, data i czas wypisania się z bazy danych (wypisanie się z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji). 8. Operator modułu konsultacji poprzez system CMS wysyła wiadomość email na wszystkie adresy email z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji dla danej nazwy konsultacji. Operator dokonuje ww. czynności podając tylko treść wiadomości oraz nazwę konsultacji i uruchamiając funkcję wyślij. 9. Każda wiadomości emial, o której mowa w pkt. 8 zawiera link pozwalający na usunięcie danego adresu email z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji (wypisanie się z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji). Uruchomienie tego linku powoduje wypisanie się z listy osób uczestniczących w procesie konsultacji. 10. Po zakończeniu każdego procesu konsultacji Operator modułu konsultacji ma dostęp do automatycznie wygenerowanego raportu z procesu prowadzenia konsultacji zawierającego zestawienie wszystkich zapisanych w bazie danych formularzy dla danej nazwy konsultacji. XIII. Katalog NGO 1. Portal zawierał będzie katalog NGO składający się z: bazy danych NGO (baza danych SQL), wyszukiwarki NGO przeznaczonej do wybierania i wyświetlania informacji z bazy danych NGO, formularza zgłoszenia NGO do katalogu NGO oraz formularza aktualizacji danych w katalogu NGO. 2. Baza danych NGO zawierać będzie co najmniej następujące informacje dot. NGO: status prawny, zakres/rodzaj działalności, grupa docelowa działania NGO, rok rejestracji, adres pocztowy siedziby ulica, adres pocztowy siedziby nr domu, adres pocztowy siedziby nr lokalu, adres pocztowy siedziby kod pocztowy, adres pocztowy siedziby miasto, nr NIP, nr REGON, nr KRS, czy NGO jest podatnikiem VAT (TAK/NIE), nr konta bankowego NGO, nr telefonu, nr faksu, adres e-mail, adres strony internetowej oraz następujące tzw. pola bazodanowe: data i czas dodania NGO do bazy, status wyświetlania w wyszukiwarce ( wyświetlaj / nie wyświetlaj ), nazwa