Zapytanie ofertowe dotyczące wynajmu biura projektu z dnia 9 października 2013 r. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Związek Pracodawców Business Centre Club Adres: Plac Żelaznej Bramy 10, Warszawa 00-136 Fax 22 58 26 158 NIP 525-22-42-171 REGON 017461044 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 2.1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Świadczenie usług najmu lokalu biurowego dla Związku Pracodawców Business Centre Club, który będzie wykorzystywany jako biuro projektu Wzmocnienie potencjału ekspertów ZP BCC, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 5.5.2 Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego. 2.2. Rodzaj zamówienia: Usługi wynajmu biura. 3. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ORAZ WIELKOŚCI LUB ZAKRESU ZAMÓWIENIA 3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług najmu lokalu biurowego, który będzie wykorzystywany na potrzeby projektu Wzmocnienie potencjału ekspertów ZP BCC, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Do postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr Strona 1 z 8
223, poz. 1655 z późn. zm.). Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady przejrzystości i uczciwej konkurencji. Przy udzielaniu zamówienia stosowana jest zasada rozeznania rynku w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 lipca 2013 r. 3.2. Termin wykonania zamówienia: 01.11.2013 30.06.2015 (20 miesięcy). 3.3. Lokal biurowy, o którym mowa powyżej, znajdować się będzie w odległości nie większej niż 1 km, od lokalu, w którym mieści się siedziba Zamawiającego, tj. w Warszawie, przy Pl. Żelaznej Bramy 10. Zamawiający podjął decyzję o ograniczeniu przedmiotu zamówienia z uwagi na następujące szczególne okoliczności: 3.3.1. usytuowanie biura projektu w bliskiej odległości od siedziby Zamawiającego, ułatwi współpracę pomiędzy osobami realizującymi projekt a pozostałymi pracownikami i kadrą zarządzającą Zamawiającego, 3.3.2. usytuowanie biura projektu w bliskiej odległości od siedziby Zamawiającego, przyspieszy i uprości przepływ informacji i dokumentów między personelem projektu a kadrą zarządzającą Zamawiającego, 3.3.3. usytuowanie biura projektu w bliskiej odległości od siedziby Zamawiającego zapewni łatwy dostęp do dokumentacji księgowej, kadrowej i innej dokumentacji Zamawiającego, 3.3.4. usytuowanie biura projektu w budynku, w bliskiej odległości od siedziby Zamawiającego pozwoli osobom realizującym projekt wykorzystywać infrastrukturę teleinformatyczną i sprzęt biurowy będący w posiadaniu Zamawiającego. 3.4. Lokal musi być przystosowany do prowadzenia w nim pracy biurowej, w szczególności poprzez wyposażenie go w stosowne łącza teleinformatyczne (telefon, sieć internetowa), ponadto budynek musi mieć zapewnioną całodobową ochronę. 3.5. Wymagania co do wyposażenia pomieszczenia biurowego: 3.5.1. Wyposażenie lokalu w podstawowe meble biurowe: 3 biurka, 3 krzesła biurowe, szafa z przeznaczeniem do przechowywania dokumentacji projektowej (zamykana na klucz, o wymiarach min. 0,9 x 1.8 m) oraz z możliwością oznakowania lokalu logotypami unijnymi, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznakowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3.5.2. Dostęp do zaplecza sanitarnego. 3.5.3. Metraż biura: 20-35 m². 3.6. Koszty eksploatacji woda, gaz, prąd, łącze internetowe zawarte są w czynszu i nie podlegają zmianom przez cały okres obowiązywania umowy. Strona 2 z 8
4. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 4.1. Oferta Wykonawcy sporządzona w odpowiedzi na niniejsze zapytanie zgodnie z załączonym formularzem ofertowym zawierać będzie miesięczną cenę netto za wynajem lokalu, wg stałej stawki przez cały okres realizacji zamówienia. 4.2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. 5. PROCEDURA I KRYTERIA OCENY OFERT 5.1. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego. 5.2. Oferta oceniana będzie pod względem kryterium cenowego - cena netto 100 % oceny. 6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 6.1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 6.2. Oferta powinna mieć formę pisemną oraz zawierać podpis (własnoręczny podpis) osoby upoważnionej do reprezentacji Wykonawcy. 6.3. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. 6.4. Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć: wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania), podpisane Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania), pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę i jej załączniki podpisuje pełnomocnik. 6.5. Wszystkie składane przez Wykonawcę dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału bądź kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Strona 3 z 8
6.6. Dokumenty złożone w języku obcym winny być dołączone i przetłumaczone na język polski oraz dodatkowo poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 6.7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 6.8. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane. 6.9. Ofertę należy doręczyć w formie pisemnej, drogą pocztową lub osobiście do siedziby Zamawiającego. 7. WYKONAWCA O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają wymagania określone w niniejszym Zapytaniu (w punkcie 14). 8. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest pani Barbara Nikiel, nr tel.: +48 22 58 26 159, e-mail: barbara.nikiel@bcc.org.pl. 9. INFORMACJE O ADRESOWANIU KORESPONDENCJI I SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI 9.1. W postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują drogą elektroniczną, w języku polskim z zastrzeżeniem postanowień ust. 9.2, przy czym zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. 9.2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 9.3. Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: Związek Pracodawców Business Centre Club Warszawa (kod: 00-136), Plac Żelaznej Bramy 10 z dopiskiem: Konkurs ofert: Biuro projektu (WE) Strona 4 z 8
lub na adres e-mail: barbara.nikiel@bcc.org.pl UWAGA! Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania przez Wykonawców wymogów opisanych w niniejszym punkcie. 10. WYJAŚNIENIA I MODYFIKACJE ZAPYTANIA ORAZ PRZEDŁUŻENIE TERMINU SKŁADANIA OFERT 10.1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania. 10.2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść Zapytania. Dokonana zmiana Zapytania zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, do których wysłano Zapytanie oraz zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego (http://www.bcc.org.pl/zapytaniaofertowe.3510.0.html ). Modyfikacja treści Zapytania będzie wiążąca przy składaniu ofert. 10.3. W przypadku, gdy zmiana będzie istotna tj. w szczególności dotyczyć będzie określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełnienia, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie tych zmian w ofertach i poinformuje o powyższym Wykonawców, którym wysłał zapytanie oraz zamieści tę informację na swojej stronie internetowej. 11. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 11.1. Oferta powinna być złożona na druku OFERTA (załącznik nr 1 do Zapytania) wraz z wymaganymi załącznikami. 11.2. Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 11.3. Oferty muszą obejmować całość przedmiotu zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub ofert wariantowych. 11.4. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 11.5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Strona 5 z 8
11.6. W przypadku załączenia do oferty dokumentów sporządzonych w języku obcym, Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty tłumaczenie tych dokumentów na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. 11.7. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom zawartym w treści Zapytania. Oferta musi zawierać wymagane załączniki. 11.8. Wymagane dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kopii poświadczonej ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM przez Wykonawcę (osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy). 11.9. We wszystkich przypadkach, gdzie mowa jest o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. 11.10. Oferta i dokumenty sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane (za podpis uznaje się własnoręczny podpis złożony w sposób umożliwiający identyfikację osoby). W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. 11.11. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 11.12. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były parafowane przez osobę podpisującą ofertę, ponumerowane i połączone ze sobą w sposób trwały. 11.13. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz.U. Z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.) Wykonawca powinien to wyraźnie zastrzec w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. Z uwagi na wymogi związane z niniejszym postępowaniem Zamawiający nie dopuszcza zastrzegania w ofercie jako tajemnicy przedsiębiorstwa: informacji dotyczących nazwy (firmy) oraz adresu Wykonawcy, ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, elementów merytorycznych oferty. 12. MIEJSCE i TERMIN SKŁADANIA OFERT 12.1. Oferty należy dostarczyć w formie pisemnej w zamkniętej kopercie (z dopiskiem Konkurs ofert: Biuro projektu (SE) drogą pocztową lub osobiście do siedziby Zamawiającego - w Warszawie (kod pocztowy: 00-136), Plac Żelaznej Bramy 10, Recepcja (I piętro), w godz. od 9.00 do 16.00. 12.2. Termin składania ofert upływa dnia 30 października 2013 r. o godz. 16.00. Strona 6 z 8
UWAGA! Liczy się data i godzina złożenia oferty do miejsca wyznaczonego w siedzibie Zamawiającego. 13. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 (trzydzieści) dni i rozpoczyna się od dnia upływu terminu składania ofert. W przypadku przedłużenia terminu składnia ofert, termin związania ofertą, ulegnie automatycznie przesunięciu o ilość dni przedłużających termin składania ofert. 14. OPIS WARUNKÓW STAWIANYCH OFERENTOM O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający poniższe warunki: 14.1. Prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem Zamówienia. 14.2. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestnictwu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. 2) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji. 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. UWAGA: Wykonawcy załączają do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2. 15. WYJAŚNIENIA, ODRZUCENIE OFERT 15.1. Zamawiający w toku badania i oceny ofert, w razie potrzeby wezwie Wykonawców w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w tym załączonych dokumentów. Zamawiający za zgodą Wykonawcy dokona poprawek złożonych ofert w zakresie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych. Strona 7 z 8
15.2. OFERTY nie spełniające wymogów obligatoryjnych, tj. nie dokumentujące spełniania warunków opisanych w pkt. 14 zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie merytorycznej. Odrzucone zostaną także oferty zawierające rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia (tj. odbiegającą istotnie od średnich stawek rynkowych). 16. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW Wszystkie załączniki do niniejszego Zapytania stanowią jego integralną część. Załącznik nr 1 Wzór OFERTA. Załącznik nr 2 Wzór Oświadczenie o braku powiązań Zamawiającym. Strona 8 z 8