ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2012/PR dot. audytu procesów

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2012/PR dot. audytu procesów 1. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania 2. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Związek Pracodawców Business Centre Club Pl. Żelaznej Bramy Warszawa Fax NIP: REGON: PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Zapytanie ofertowe (dalej Zapytanie) w postępowaniu o udzielnie zamówienia na audyt procesów biznesowych. Audyt procesów zostanie wykonany w ramach projektu Program Rozwoju ZP BCC (dalej Projekt), współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 5.5.2: Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego. Zamawiający pełni w Projekcie funkcję Lidera związanego umową Projektu, który podpisał umowę o dofinansowanie realizacji Projektu. 4. TERMIN SKŁADANIA OFERT: do 18 czerwca 2012 r. do godz PODSTAWA PRAWNA Do postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.). Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady przejrzystości i uczciwej konkurencji, zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu z dnia 2 maja 2012 r. Przy udzielaniu zamówienia stosowana jest zasada rozeznania rynku w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 grudnia 2011 r. Strona 1 z 7

2 6. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 6.1. Zakres działań do wykonania przez Wykonawcę w ramach zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest audyt procesów biznesowych realizowanych przez Zamawiającego, będącego jednocześnie Liderem Projektu Program Rozwoju ZP BCC oraz procesów realizowanych przez Partnera tego Projektu. Procesy, które są przedmiotem niniejszego zapytania określono poniżej. Audyt procesów ma być przeprowadzony w dwóch etapach: I. Audyt początkowy, którego efektem ma być opracowanie mapy oraz przebiegów procesów oraz wyznaczenie praco- i czasochłonności każdego z nich (w tym ustalenie parametrów pomiaru i ich wartości). Poniżej przedstawiono obszary poszczególnych procesów: 1. Opracowywanie przez ekspertów publikowanych stanowisk / opinii / ekspertyz a. przygotowanie zapytania ofertowego b. wyboru eksperta / tematu ekspertyzy c. przesłanie ekspertyzy do odpowiedniego zespołu problemowego przy Trójstronnej Komisji d. rozliczenia umowy według określonego wzoru e. archiwizacja dokumentacji 2. Organizacja wydarzeń (seminaria / spotkania / konferencje / debaty) w regionie lub siedzibie z przedstawicielami życia publicznego a. przygotowanie prace techniczno - organizacyjne b. wybór wykonawcy c. przesłanie ekspertyzy do odpowiedniego zespołu problemowego przy Trójstronnej Komisji d. rozliczenie umowy według określonego wzoru e. archiwizacja dokumentacji 3. Przygotowanie i obsługa szkoleń (pakietowych, komercyjnych) 4. Interwencje na rzecz Członka(ów) 5. Przygotowanie i obsługa konkursów (Urząd Skarbowy Przyjazny Przedsiębiorcy Lider Polskiego Biznesu, Medal Europejski, Ambasador Polskiej Gospodarki, itp.) 6. Obsługa członków (osób/organizacji zrzeszonych) a. monitoring i raportowanie usług realizowanych na rzecz Członka b. kontrola, weryfikacja, aktualizacja parametrów opisujących Członka (m.in. status stażu, przynależność, itp.) c. archiwizacja dokumentów związanych z członkostwem d. przedłużanie członkostwa e. przekazywanie danych dot. członków do publikacji (rocznik, portal, almanach itp.) 7. Obsługa wydarzeń promocyjnych (Gale, Ambasador, Medal Europejski) a. przygotowanie programu b. przygotowanie ofert sponsoringu c. sprzedaż ofert sponsoringu d. dystrybucja materiałów informacyjnych o wydarzeniu e. rejestracja zgłoszeń uczestnictwa f. przydział dostępnych zasobów (np. bilety, sale itp..) 8. Rekrutacja Członków a. akcje promocyjne do kandydatów b. akceptacja nominacji Zarząd Zamawiającego/Partnera Projektu c. spotkania z nowymi członkami Strona 2 z 7

3 9. Przygotowanie i rozliczanie umowy (np. System Rabatów, umowa barterowa, umowa realizacji Gal regionalnych) a. propozycja i akceptacja budżetu b. podpisanie umowy c. rozliczenie umowy (rejestracja danych finansowych: lista płac, rachunki/faktury) d. archiwizacja dokumentów 10. Organizacja spotkań : Kanclerze / Zarząd / Rada Główna / Sekretarze 11. Rozliczenia działalności sekretarzy w zakresie: a. organizacji i nadzoru nad spotkaniami w regionach b. rekrutacji członków c. przedłużania członkostwa 12. Proces sprzedaży/wynajmu powierzchni (sale BCC, studia MBA, reklam) 13. Przygotowanie i obsługa wydarzeń (zlecanych przez zewnętrzne podmioty) 14. Obsługa projektów unijnych W ramach Audytu początkowego Wykonawca wskaże zakresy działań podejmowanych podczas każdego z procesów, które można będzie obsłużyć w systemie informatycznym. II. Audyt końcowy w ramach którego należy wykonać weryfikację przebiegów poszczególnych procesów po wdrożeniu systemu informatycznego, w tym pomiar pracochłonności i czasochłonności procesów opisanych podczas audytu początkowego wraz z porównaniem do czasochłonności i pracochłonności tych procesów po i przed wdrożeniem systemu informatycznego Termin wykonania zamówienia: Termin wykonania zamówienia upływa: dla I etapu: 23 lipca 2012 roku, etap II realizowany będzie po wdrożeniu systemu informatycznego - II/III kw r. nie później jednak niż do r Sposób przekazania przedmiotu zamówienia: Raport z audytu początkowego/końcowego powinien zostać przedstawiony w formie papierowej oraz elektronicznej (w formacie edytora tekstów MS WORD 2007 lub nowszej). 7. WYKONAWCA O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, których oferta spełnia wymagania określone w niniejszym Zapytaniu (w punkcie 14). 8. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest pan Marcin Tumanow, nr tel.: , marcin.tumanow@bcc.org.pl. 9. INFORMACJE O ADRESOWANIU KORESPONDENCJI I SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI 9.1. W postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują drogą elektroniczną, w języku polskim z zastrzeżeniem postanowień ust. 9.2, przy czym zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. Strona 3 z 7

4 9.2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: Związek Pracodawców Business Centre Club Pl. Żelaznej Bramy 10, Warszawa z dopiskiem: Konkurs ofert: 2/2012/PR lub na adres marcin.tumanow@bcc.org.pl UWAGA! Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania przez Wykonawców wymogów opisanych w niniejszym punkcie. 10. WYJAŚNIENIA I MODYFIKACJE ZAPYTANIA ORAZ PRZEDŁUŻENIE TERMINU SKŁADANIA OFERT Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść Zapytania. Dokonana zmiana Zapytania zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, do których wysłano Zapytanie oraz zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego ( Modyfikacja treści Zapytania będzie wiążąca przy składaniu ofert W przypadku, gdy zmiana będzie istotna tj. w szczególności dotyczyć będzie określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełnienia, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie tych zmian w ofertach i poinformuje o powyższym Wykonawców, którym wysłał zapytanie oraz zamieści tę informację na swojej stronie internetowej. 11. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna być złożona na druku OFERTA (załącznik nr 1 do Zapytania) wraz z wymaganymi załącznikami Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu Oferty muszą obejmować całość przedmiotu zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub ofert wariantowych Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności W przypadku załączenia do oferty dokumentów sporządzonych w języku obcym, Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty tłumaczenie tych dokumentów na język polski, poświadczone przez Wykonawcę Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom zawartym w treści Zapytania. Oferta musi zawierać wymagane załączniki. Strona 4 z 7

5 11.8. Wymagane dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kopii poświadczonej ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM przez Wykonawcę (osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy) We wszystkich przypadkach, gdzie mowa jest o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby Oferta i dokumenty sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane (za podpis uznaje się własnoręczny podpis złożony w sposób umożliwiający identyfikację osoby). W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były parafowane przez osobę podpisującą ofertę, ponumerowane i połączone ze sobą w sposób trwały W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz.U. Z 2003 r. nr 153, poz ze zm.) Wykonawca powinien to wyraźnie zastrzec w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. Z uwagi na wymogi związane z niniejszym postępowaniem Zamawiający nie dopuszcza zastrzegania w ofercie jako tajemnicy przedsiębiorstwa: informacji dotyczących nazwy (firmy) oraz adresu Wykonawcy, ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, doświadczenia, elementów merytorycznych oferty. 12. MIEJSCE i TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy dostarczyć w formie pisemnej w zamkniętej kopercie (z dopiskiem 2/2012/PR) drogą pocztową, osobiście do siedziby Zamawiającego - w Warszawie (kod pocztowy: ), Plac Żelaznej Bramy 10, Recepcja (I piętro), w godz. od 9.00 do 16.00, lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zdzislaw.zyla@bcc.org.pl Termin składania ofert upływa dnia 18 czerwca 2012r. o godz UWAGA! Liczy się data i godzina złożenia oferty do miejsca wyznaczonego w siedzibie Zamawiającego lub data i godzina otrzymania poczty elektronicznej przez serwer Zamawiającego. 13. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 (trzydzieści) dni i rozpoczyna się od dnia upływu terminu składania ofert. W przypadku przedłużenia terminu składnia ofert, termin związania ofertą, ulegnie automatycznie przesunięciu o ilość dni przedłużających termin składania ofert. Strona 5 z 7

6 14. OPIS WARUNKÓW STAWIANYCH OFERENTOM O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający poniższe warunki: Prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem Zamówienia Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania Zamówienia, tj. spełniają następujący warunek: posiadają doświadczenie realizacji audytu procesów biznesowych w organizacjach, tj. zrealizowali minimum 5 (pięć) zleceń, które dotyczyły opracowania map oraz przebiegów procesów w okresie ostatnich 2 (dwóch) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestnictwu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. 2) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji. 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. UWAGA: Wykonawcy załączają do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr OŚWIADCZENIA LUB DOKUMENTY WYMAGANE W OFERCIE Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi złożyć niżej wymienione dokumenty: 15.1 Ofertę, zgodną w treści ze wzorem stanowiącym załącznik nr Pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeśli ofertę podpisują inne osoby niż wykazane we właściwym rejestrze do reprezentacji podmiotu Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, o których mowa w punkcie 14.6, zgodne w treści ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2. UWAGA! Jeśli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, stosuje się odpowiednio przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605 z późn. zm.). Strona 6 z 7

7 16. WYJAŚNIENIA, ODRZUCENIE OFERT Zamawiający w toku badania i oceny ofert, w razie potrzeby wezwie Wykonawców - w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w tym załączonych dokumentów. Zamawiający za zgodą Wykonawcy dokona poprawek złożonych ofert w zakresie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych OFERTY nie spełniające wymogów obligatoryjnych, tj. nie dokumentujące spełniania warunków opisanych w pkt. 14 zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie merytorycznej. Odrzucone zostaną także oferty zawierające rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia (tj. odbiegającą istotnie od średnich stawek rynkowych). 17. KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie informacji zawartych w ofercie i dokumentach dostarczonych wraz z ofertą Oferta oceniana będzie pod względem kryterium cenowego - Cena brutto 100 % oceny. 18. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Wybór najkorzystniejszej oferty tj. takiej której cena będzie najniższa i jednocześnie nie będzie przekraczała kwoty przeznaczonej w budżecie Projektu na przedmiotowe zamówienie, nastąpi w terminie do 7 dni, od dnia upływu składania ofert Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą w terminie i miejscu wskazanym w zaproszeniu do podpisania umowy Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie uchylał się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny, zawiadamiając o tym równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy: - ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, - złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert. 19. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW Wszystkie załączniki do niniejszego Zapytania stanowią jego integralną część. Załącznik nr 1 Załącznik nr 2 Wzór OFERTA. Wzór - Oświadczenie o braku powiązań. Strona 7 z 7