Instrukcja obsługi programu UNI FAKTURA - magazyn, fakturowanie i paragony

Instrukcja obsługi programu UNI FAKTURA - magazyn, fakturowanie i paragony Zanim rozpoczniesz... 2 Wymagania techniczne... 2 Ograniczenia wersji demonstracyjnej... 2 Skróty klawiszowe... 2 Obsługa drukarek fiskalnych... 2 Pierwsze czynności... 3 Zakup i sprzedaż towarów... 5 ZAKUP towarów... 5 Paragony fiskalne... 5 Faktury... 5 Faktury korygujące... 6 MAGAZYN... 7 Dokumenty magazynowe PZ / WZ / RW... 8 Wartość towaru w magazynie... 9 Pozostałe funkcje programu... 10 Baza klientów... 10 CENNIK... 10 Dwie firmy na jednym komputerze... 11 RAPORTY... 12 Edycja, ponowne wydruki, usuwanie dokumentów... 13 Archiwizacja bazy danych... 13 Przenoszenie bazy danych na inny komputer... 13 Numeracja dokumentów... 14 Przybornik... 15 Blokada dostępu do programu hasłem, uprawnienia kont pracowników... 15 Stan KASY, dokumenty KP / KW... 15 Praca w sieci... 16 Import bazy klientów z innych programów... 18 www.punktskupu.com.pl 1 / 18

Zanim rozpoczniesz Wymagania techniczne Windows XP/Vista/7/8/8.1 (32 lub 64 bitowy). Drukarka A4 - laserowa (zalecana ze wzgl. na szybkość i jakość wydruku) lub atramentowa. Program nie realizuje wydruków trybie tekstowym (standardowy tryb drukarek igłowych). Nie ma minimalnych wymagań odnośnie mocy procesora oraz pamięci RAM. Przestrzeń wymagana do instalacji programu wynosi 10 MB. Przestrzeń wymagana do przechowywania danych programu zależy od ilości wystawianych dokumentów i klientów w bazie programu. Należy zabezpieczyć min. 200 MB (na partycji systemowej). Program współpracuje z drukarkami fiskalnymi marki ELZAB (patrz rozdział Obsługa drukarek fiskalnych). Ograniczenia wersji demonstracyjnej W wersji demonstracyjnej programu Uni Faktura nie istnieją żadne ograniczenia w dostępie do funkcji. To rozwiązanie pozwala na samodzielną ocenę funkcjonalności programu przed ewentualnym zakupem licencji na jego używanie (licencja typu Shareware). Program w wersji demonstracyjnej działać będzie przez 30 dni od dnia pierwszej instalacji na danym komputerze i jest to maksymalny czas na jego testowanie. Uwaga! Pobranie, zainstalowanie i korzystanie z wersji demonstracyjnej programu nie nakłada obowiązku zakupu licencji na program. W przypadku rezygnacji z zakupu licencji, wystarczy program odinstalować. Skróty klawiszowe W programie Uni Faktura główne czynności, jak np. sporządzenie Faktury, można przeprowadzić bez użycia myszki. Główne przyciski w programie posiadają odpowiadający im klawisz funkcyjny: F5: otwarcie okna wystawiania Faktury. F6: otwarcie Cennika. F9: wykonanie raportu lub wydrukowanie dokumentu. F12: otwarcie Tabeli klientów. Wskazówka: gdy zatrzymasz kursor myszy na jakimś obiekcie programu, możesz otrzymać krótki opis jego zastosowania. Menu Drukarka fiskalna. Obsługa drukarek fiskalnych Program współpracuje z drukarkami fiskalnymi marki ELZAB: FP-600A / Omega / MERA / MERA E / MERA EFV / MERA TE / MERA F E. Parametry połączenia z drukarką ustawisz w opcjach programu, zgodnie z zaleceniami producenta. Ustawienia domyśle w większości przypadków są poprawne i nie trzeba niczego zmieniać. Drukarkę wystarczy podłączyć do portu RS232 lub USB (jeżeli drukarka ma taką możliwość). W przypadku komputerów stacjonarnych może istnieć www.punktskupu.com.pl 2 / 18

konieczność zaopatrzenia się w port na tzw. śledziu, czyli przejściówki pomiędzy portem na płycie głównej, a kablem drukarki. W przypadku laptopów należy zastosować przejściówkę USB - RS232 i wskazać numer portu w opcjach. Koszt obu rozwiązań nie powinien przekroczyć kilkunastu złotych. Opis opcji Drukuj paragony na drukarce fiskalnej Raport dobowy Gdy ta opcja jest włączona, program będzie drukował paragony na drukarce fiskalnej. Drukowanie raportu dziennego podsumowującego wartość sprzedaży w ciągu dnia i zapis wielkości sprzedaży do pamięci fiskalnej. Uwaga! Nie można rozpocząć drukowania paragonów w danym dniu, jeżeli nie był wykonany raport dobowy za poprzedni dzień, o czym program poinformuje. Pozostałe zagadnienia Błędnie wystawiony paragon fiskalny W zw. z tym iż paragon fiskalny zapisany jest w pamięci fiskalnej drukarki, nie ma możliwości jego korekty. To samo dotyczy kasowania paragonów oraz ich ponownego wydruku. W programie istnieje jednak możliwość skorygowania wielkości sprzedaży oraz ruchu magazynowego i gotówkowego, w przypadku wystawienia błędnego paragonu. W tym celu należy wykonać następujące czynności: Wczytać paragony z danego miesiąca do tabeli (menu Tabele). Odnaleźć i zaznaczyć błędny paragon. Nacisnąć przycisk Korekta. Paragon zostanie wczytany w trybie korekty (z lewej strony okna pojawi się czerwony pasek). Po dokonaniu zmian, paragon nie zostanie jednak skorygowany bezpośrednio, a nastąpi wydruk nowego paragonu. Jednocześnie błędny paragon zostanie oznaczony, a stan magazynowy oraz kasowy zostanie skorygowany na podstawie różnicy mas i wartości obu paragonów. Opisana metoda dotyczy dokonania korekty w systemie ewidencji, niezależnie konieczne jest także sporządzenie protokołu anulowania paragonu fiskalnego. Dodatkowe raporty i opcje drukarki fiskalnej W celu wykonania innych raportów (np. okresowych), a także uzyskania możliwości dokładnego przetestowania drukarki fiskalnej, polecamy skorzystanie z darmowego oprogramowania dedykowanego danej drukarce, dostępnego na stronie producenta. Kody błędów Każde zdarzenie uniemożliwiające wydruk paragonu fiskalnego posiada przypisany numer, a najczęściej występujące posiadają dodatkowy opis, przedstawiany w formie komunikatu w programie. W niektórych przypadkach szczegółowe informacje dostępne są na wydruku z drukarki. Kody błędów opisane są w instrukcji obsługi danej drukarki. Paragon wystawiony błędnie, nie jest zapisywany do pamięci fiskalnej i można powtórzyć operację po ustaleniu i usunięciu przyczyny problemu. Pierwsze czynności Po instalacji należy dostosować program do własnych potrzeb. W tym celu warto rozpocząć od następujących czynności: Podanie danych swojej firmy (menu Opcje - Dane firmy). Program wpisze te dane w odpowiednich rubrykach drukowanych dokumentów. Jeżeli adres oddziału firmy jest taki sam jak siedziby, nie pozostawiaj tych pól www.punktskupu.com.pl 3 / 18

pustych, a wpisz te same dane. Możesz także wstawić logo swojej firmy do drukowanych dokumentów (Opcje programu - Dane firmy - Logo firmy). Logo domyślne możesz pozostawić lub wyłączyć. Zbudowanie własnego Cennika. W programie na początku znajduje się przykładowy Cennik, który możesz jednak dowolnie modyfikować. Możesz też od razu określić ceny sprzedaży lub - jeśli wolisz - podawać je (lub zmieniać) w trakcie wystawiania dokumentów. Do Cennika dostaniesz się za pomocą przycisków rozmieszczonych w wielu miejscach w programie, a także poprzez klawisz F6. Zerowanie bazy danych. Jeżeli chcesz usunąć testowe dokumenty wystawione w wersji demo, wystarczy że wejdziesz do Folderu bazy danych (menu Pomoc) i skasujesz foldery o nazwach odpowiadających danym dokumentom: Kasa (stan gotówki), Faktury, KP, KW, Magazyn (stan magazynowy), PZ, WZ. Gdy uruchomisz program ponownie baza będzie pusta, magazyn i stan gotówki wyzerowany. Jeżeli wprowadziłeś już rzeczywistych klientów do bazy i chcesz ich pozostawić, to po prostu nie kasuj folderu Klienci. Podanie stanów magazynowych (bilans otwarcia). Jeżeli przed rozpoczęciem korzystania z programu w Twoim magazynie znajdowały się towary, wprowadź do programu ich stan. W tym celu przejdź do panelu Magazyn, kliknij na napis (link) Remanent i utwórz remanent za poprzedni rok - będzie on pełnił rolę tzw. bilansu otwarcia. Podane stany zostaną doliczone do bieżącego stanu magazynowego. www.punktskupu.com.pl 4 / 18

Zakup i sprzedaż towarów ZAKUP towarów Aby wprowadzić towar na stan magazynowy, wystaw dokument PZ na podstawie dokumentu otrzymanego od dostawcy. Może to być Faktura lub dokument WZ. Jeżeli chcesz, aby program na bieżąco obliczał wartość towaru w magazynie, na dokumencie PZ podaj wartość netto każdej pozycji, zgodnie z fakturą zakupu. Wydruk paragonu Paragony fiskalne Dla każdej pozycji w cenniku możesz wydrukować paragon fiskalny. Służy do tego przycisk znajdujący się z prawej strony listy pozycji. Jeżeli cennik zostanie otwarty z poziomu okna głównego (klawisz F6), wydruk paragonu nastąpi po naciśnięciu klawisza Enter, zaraz po podaniu ceny jednostkowej brutto oraz ilości. Tabele paragonów Wystawione paragony dostępne są w Tabeli paragonów. W przypadku paragonów fiskalnych istnieje możliwość ich podglądu i wydrukowania kopii w formie wydruku tradycyjnego (w przypadku paragonów fiskalnych, prawo podatkowe nie zezwala na ich kasowanie, edytowanie oraz ponowny wydruk na drukarce fiskalnej). Faktury Program Uni Faktura umożliwia wystawianie faktur na dowolny asortyment towarowy i usługowy *. * Z wyjątkiem surowców wtórnych oraz wyrobów węglowych - w tym przypadku w naszej ofercie dostępne jest oprogramowanie dedykowane tym branżom. Faktura liczona z netto lub z brutto Opcje netto i brutto w oknie opcji Faktury. Program Uni Faktura umożliwia wyliczenie faktury zarówno z ceny jednostkowej netto, jak i z ceny jednostkowej brutto *, dzięki czemu nie występują różnice w zaokrągleniach między paragonem, a wystawioną na jego podstawie Fakturą. Aby wyeliminować te rozbieżności, należy Faktury dokumentujące sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, wystawiać na takich samych zasadach jak paragony fiskalne, czyli licząc VAT od kwoty brutto. Natomiast dla Faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zastosowanie ma wyliczenie kwoty podatku należnego od kwoty netto. Faktura potwierdzająca sprzedaż dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, musi wykazywać takie same kwoty, jakie zawiera paragon fiskalny. * Par 8 Rozp. Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Opis opcji www.punktskupu.com.pl 5 / 18

Data (lewa) Data (prawa) Lista towarów Dodaj do dokumentu Termin płatności Wydrukuj Data wystawienia faktury. Pola daty wypełniane są automatycznie na podstawie aktualnej daty ustawionej w systemie Windows - można je jednak samodzielnie zmieniać i wystawić dokument z dowolną datą. Data dostawy / sprzedaży. W opcjach programu możesz samodzielnie określić jej funkcję (Opcje programu - Faktury). Po wybraniu towaru z listy rozwijanej, program natychmiast przedstawi jego opis oraz cenę jednostkową (o ile podano ją w Cenniku). Towar możesz także wybrać bezpośrednio z Cennika (klawisz F6). Dodanie towaru na kolejnej wolnej pozycji na Fakturze. Dodanie następuje także po naciśnięciu klawisza Enter. Kliknij na napis, aby uzyskać możliwość wyboru sposobu i terminu płatności faktury. W opcjach programu (Opcje programu - Faktury) możesz ustawić termin domyślny dla wszystkich klientów lub niezależny termin i sposób płatności dla każdego klienta z osobna (w Bazie klientów). Termin płatności może być liczony albo od daty wystawienia Faktury, albo od daty dostawy - odpowiednia opcja znajduje się w menu kontekstowym, dostępnym po kliknięciu na napis (link) terminu płatności. Wydrukowanie i zapisanie dokumentu. Przed wydrukiem program dokona podstawowego sprawdzenia poprawności prowadzonych danych oraz da możliwość ich ew. korekty nawet, jeśli wydruk już został wykonany. Faktury korygujące Opcja KOREKTA w Tabeli faktur. Faktura korygująca ma na celu doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającemu rzeczywistości, ma moc faktury i należy ja traktować jako zwykłą fakturę. Wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, dla nabywcy i sprzedawcy. Faktura korygująca uwzględniana jest we wszelkich raportach (sprzedaży, ewidencji faktur i innych). Korekta ilości uwzględniana jest także w bieżącym stanie magazynowym. Zasady jej sporządzania są analogiczne do zwykłej faktury. Faktura korygująca zachowa wszystkie cechy faktury bazowej, jak np. jednostkę miary, nazwę towaru, a korekcie może podlegać ilość oraz cena jednostkowa. W dokumencie zostanie wyszczególniony stan PRZED oraz PO korekcie, a także różnica ilości i wartości. Możliwe jest także podanie i wydrukowanie powodu korekty, a także innych uwag (pole Uwagi w oknie faktury korygującej). www.punktskupu.com.pl 6 / 18

Magazyn i wartość towaru MAGAZYN Program automatycznie modyfikuje stan magazynu w trakcie zakupu i sprzedaży towarów. Towar przyjmowany jest na stan po wystawieniu: dokumentu PZ, zdejmowany po wystawieniu: dokumentu WZ, dokumentu RW, faktury, paragonu. W trakcie korygowania dokumentów zakupu i sprzedaży, automatycznie korygowany jest też stan magazynowy. Informacje o stanie magazynowym dla wszystkich towarów uzyskasz wykonując raport stanu magazynu (panel Raporty). Stan wybranego towaru można także szybko sprawdzić w panelu Magazyn. Jeżeli przed rozpoczęciem korzystania z programu w Twoim magazynie znajdowały się towary, wprowadź do programu ich stan. W tym celu przejdź do panelu Magazyn, kliknij na napis (link) Remanent i utwórz remanent za poprzedni rok - będzie on pełnił rolę tzw. bilansu otwarcia. Podane stany zostaną doliczone do bieżącego stanu magazynowego. Uwaga! Zalecamy wykonywanie raportu stanu magazynu zawsze na koniec miesiąca i przechowywanie go w formie wydrukowanej. Wartość towaru w magazynie Program oblicza wartość towaru w magazynie w sposób automatyczny, na bieżąco. Podstawą do obliczeń jest średnia ważona cena zakupu (patrz rozdział Wartość towaru w magazynie), modyfikowana przy każdym przyjęciu towaru. Wzór obliczania wartości towaru w magazynie jest następujący: W = M x Śrw W - wartość towaru w magazynie. M - masa towaru w magazynie. Śrw - średnia ważona cena zakupu. Uwaga! Po każdej korekcie dokumentu przyjęcia towaru, program musi ponownie wyliczyć średnią ważoną cenę zakupu oraz wartość surowca w magazynie. Aby to wykonać, naciśnij ikonę kalkulatora, zlokalizowaną w panelu Magazyn. Obrót magazynowy Obrotem magazynowym może być objęty dowolny towar w cenniku - patrz rozdział CENNIK. Jak obliczany jest bieżący stan magazynowy? Stan = Remanent + Obrót Remanent - stan magazynowy na koniec roku poprzedniego. Obrót - obrót towarem od początku roku bieżącego (możesz go sprawdzić wykonując raport Obrót towarem). REMANENT www.punktskupu.com.pl 7 / 18

Remanent jest to czynność mająca na celu zbadanie faktycznej ilości towarów w magazynie, a następnie uzgodnienie tego stanu z ilością wynikającą z dokumentacji. Wprowadzenie remanentu w formie spisu z natury: Po określeniu faktycznego stanu towarów w magazynie, wprowadź ich ilość do programu - opcja Remanent w panelu Magazyn. Pamiętaj, aby wskazać poprawny rok. Przeniesienie stanu magazynowego na rok kolejny: Program obliczy stan magazynowy na koniec roku na podstawie całorocznej dokumentacji i uzna go za remanent. Przejdź do modułu Raporty, wybierz raport Stanu magazynu, przejdź do okresu i zaznacz Wykonaj remanent. Na koniec podaj jeszcze rok i wykonaj raport. Zawsze możesz dokonać korekt remanentu w późniejszym terminie. Uwaga! Wykonanie tego raportu może być czasochłonne ze wzgl. na to, iż program musi dokonać obliczeń na podstawie całorocznej dokumentacji. Funkcja synchronizacji stanu magazynu z dokumentacją Funkcja ta służy do wyliczania stanu magazynu na podstawie wszystkich wystawionych dokumentów (przychody i rozchody towaru). W trakcie pracy, program automatycznie modyfikuje stany towarów jednak może się zdarzyć, że w wyniku awarii komputera, zasilania i innych nieprzewidzianych sytuacji, stan może ulec niewłaściwej modyfikacji. Jeżeli zatem stwierdzono, że stan magazynowy odbiega od stanów przekazywanych przez raporty zakupu, sprzedaży i innych, możemy dokonać synchronizacji. W trakcie procesu synchronizacji, program sprawdzi każdy wystawiony dokument zakupu, sprzedaży, przyjęcia i wydania towaru i na ich podstawie wyliczy stan magazynu - będzie on zatem spójny z dokumentacją. Uwaga! W zw. z tym, że program umożliwia ręczną modyfikację stanu magazynowego (funkcja ta została dodana na życzenie Użytkowników), należy wziąć pod uwagę wszystkie plusy i minusy tej możliwości. Ręczne dodawanie lub odejmowanie towaru nie ma odzwierciedlenia w dokumentacji, więc program nie będzie mógł poprawnie obliczyć wartości towaru w magazynie oraz stanu magazynowego na dzień inny niż bieżący. Zalecamy zatem wystawianie dokumentów PZ i WZ, także w sytuacji przesunięć magazynowych, taktując te dokumenty jako wewnętrzne (wystawiamy je sami dla siebie, po dodaniu danych naszego punktu na dowolnej pozycji w Bazie klientów). Wykonanie synchronizacji stanu magazynowego powoduje wyzerowanie zmian wprowadzanych ręcznie. Program prowadzi rejestr ręcznych modyfikacji stanu magazynowego (menu Opcje). W trakcie dokonywania synchronizacji program uwzględnia także stan z remanentu za rok poprzedni. Dokumenty magazynowe PZ / WZ / RW Program Uni Faktura umożliwia wystawianie druków PZ, WZ oraz RW, dokumentujących ruch magazynowy. Dokument PZ (przyjęcie z zewnątrz) umożliwia przyjęcie towaru na magazyn. Jeżeli chcesz, aby program na bieżąco obliczał wartość towaru w magazynie, na dokumencie PZ podaj wartość netto każdej pozycji, zgodnie z Fakturą zakupu. Dokument WZ (wydanie na zewnątrz) stanowi potwierdzenie wydania towaru z magazynu. Do każdej wystawionej WZ-ki może także zostać wydrukowana Faktura, bez konieczności sporządzania jej ręcznie. Odpowiednia funkcja znajduje się w Tabeli WZ / PZ (menu Tabele). Dokument WZ może także pełnić rolę listu przewozowego, a także umożliwia wystawienie Faktury po zważeniu towarów przez odbiorcę, również w sytuacji gdy masy zostaną przez niego zakwestionowane - więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale Sprzedaż towarów. Dokument RW (rozchód wewnętrzny) to dokument potwierdzający wydanie towaru wewnątrz firmy, głównie na własne potrzeby. www.punktskupu.com.pl 8 / 18

Wartość towaru w magazynie Wartość towaru w magazynie obliczana jest na podstawie cen zakupu z uwzględnieniem wszystkich wahań tych cen, czyli na podstawie średniej ważonej ceny zakupu. Program oblicza średnią ważoną w sposób automatyczny, na bieżąco. Musi być jednak obliczana ponownie po każdej korekcie dokumentu PZ. Służy do tego ikona kalkulatora zlokalizowana w panelu Magazynu. Uwaga! Ponowne wyliczenie (zaktualizowanie) średniej ważonej ceny zakupu wykonaj zawsze, po korekcie dokumentu PZ (wartość wynosi wtedy zero) oraz po wykonaniu synchronizacji stanu magazynowego. www.punktskupu.com.pl 9 / 18

Pozostałe funkcje programu Baza klientów Baza klientów umożliwia czytelne katalogowanie danych osobowych z wyraźnym podziałem na osoby prywatne i firmy. Zawiera łatwy w obsłudze system sortowania i wyszukiwania klientów na podstawie różnych kryteriów np. nazwiska, NIPu i innych. Wystarczy wpisać klika znaków w wybranym polu i nacisnąć klawisz Enter. Proces wyszukiwania i sortowania jest łatwy i szybki nawet przy kilkudziesięciu tysiącach pozycji. Opis opcji Nowy klient Czyści pola danych umożliwiając wprowadzenie nowych. Dane nie są usuwane z bazy - jedynie z pól edycyjnych. Numer Dodaj jako nowy Zapisz zmiany Usuń Grupa Termin płatności Wyszukiwanie Numer, pod którym program zapisał dane klienta. Jeżeli jest to stały klient warto, aby zapamiętał swój numer w bazie. Wtedy wystarczy wpisać go w tym polu, aby od razu odnaleźć klienta. Zapisanie danych nowego klienta i automatyczne nadanie nowego numeru (pierwszy wolny). Zapisanie danych klienta (zmian) pod danym numerem. Wykasowanie danych klienta z bazy, zapisanych pod określonym numerem. Każdą firmę w swojej bazie możesz przypisać do jednej z kilku grup (dostawca, odbiorca, transport). Program będzie wtedy automatycznie sortował Tabelę klientów wg tych grup, np. przy wystawianiu Faktury posortuje ją wg dostawców itd. Funkcję automatycznego sortowania należy włączyć w Tabeli klientów. Oczywiście tabelę zawsze możesz sortować także wg innych kryteriów (osoby fizyczne, firmy, alfabetycznie). Dla każdego klienta firmowego w swojej bazie możesz ustawić domyślny termin i sposób płatności. Niezależnie możesz go oczywiście zmieniać przy wystawianiu Faktury. Aby odnaleźć klienta w bazie, wystarczy wpisać wyrażenie w polu wyszukiwania i nacisnąć klawisz Enter. Wielkość liter nie ma znaczenia. Program rozpocznie przeszukiwanie bazy i wyświetli pierwszy wpis zawierający to wyrażenie. Dalsze naciskanie klawisza Enter kontynuuje proces przeszukiwania bazy wśród pozostałych klientów. Tabela klientów Tabela umożliwia czytelny przegląd danych wszystkich klientów w bazie oraz ich sortowanie wg nazwy, nazwiska, numeru w bazie lub po wyrażeniu (w tym celu wpisz kilka liter nazwy lub nazwiska w polu wyszukiwania). Tabelę możesz otworzyć z każdego miejsca w programie naciskając klawisz F12. Aby posortować tabelę alfabetyczne lub wg rodzaju (osoby fizyczne, firmy) naciśnij jedną z niebieskich strzałek lub napis. CENNIK W Cenniku początkowo znajduje się przykładowa lista towarów, którą jednak możesz dowolnie modyfikować. Możesz dodać także inne, dowolne towary i usługi. Z Cennika korzystasz zawsze wtedy, gdy chcesz wstawić towar lub usługę do Faktury lub innego dokumentu. Możesz go otworzyć za pomocą przycisku w oknie Faktury lub za pomocą klawisza F6. www.punktskupu.com.pl 10 / 18

Dodawanie nowej pozycji do Cennika. Aby dodać towar lub usługę do cennika, naciśnij przycisk Dodaj. Następnie podaj: opis (można zastosować 3 wersje opisu: pełną i dwie skrócone - odpowiednio - do cennika i paragonu fiskalnego, podanie wersji skróconych nie jest obligatoryjne), cenę jednostkową netto, jednostkę miary (J.M.), stawkę podatku VAT, po czym zapisz pozycję - przycisk Dodaj. Aby dodać towar lub usługę do Faktury, kliknij dwa razy na danej pozycji w tabeli Cennika (lub naciśnij klawisz Enter po jej zaznaczeniu), kursor przeskoczy wtedy do pola Ilość. Teraz już tylko podaj ilość i naciśnij przycisk Dodaj do faktury. Pozycje w Cenniku możesz posortować - służą do tego strzałki góra / dół, znajdujące się na górze tabeli Cennika. ID pozycji. Każda pozycja w cenniku posiada swój własny identyfikator (ID). Program nadaje go automatycznie i nie może istnieć sytuacja, w której dwie pozycje posiadają ten sam ID. Dzięki temu rozwiązaniu, możesz modyfikować nazwę danej pozycji, o ile nie zmienia ona jej kwalifikacji. Usuwanie pozycji z cennika. W celu usunięcia pozycji, kliknij na ikonę minusa obok tabeli (aby uniknąć pomyłek, wcześniej zaznacz kwadrat znajdujący się pod tą ikoną). Pozycje w cenniku w rzeczywistości nie są kasowane, a jedynie ukrywane (możesz je przywrócić w menu Opcje Cennika). Pozycje nie mogą być kasowane, gdyż zapisane są już we wcześniej wystawionych dokumentach. Wstawienie nowej pozycji w miejsce skasowanej (pod ten sam ID) z inną kwalifikacją, spowodowało by chaos w raportach. Ten problem nie wystąpi, jeżeli dana pozycja (towar / usługa) nie została jeszcze wstawiona do żadnego dokumentu. Obrót magazynowy. Obrotem magazynowym może być objęty dowolny towar w cenniku. Towar taki zostanie przypisany do kategorii towarowej, której można nadać dowolną nazwę. Zmiana nazwy kategorii możliwa jest w oknie dodawania / zmiany towaru w cenniku, domyślna nazwa to Inne. Paragony fiskalne. Bezpośrednio z cennika może zostać wydrukowany jednopozycyjny paragon fiskalny. Wystawienie paragonu wywołuje obrót gotówkowy oraz magazynowy (dotyczy towarów objętych obrotem magazynowym). Menu Opcje - Zmiana firmy. Dwie firmy na jednym komputerze Program jest przystosowany do pracy na dwóch niezależnych bazach danych na jednym komputerze. Obie bazy mogą być prowadzone przez dwie niezależne firmy, jednak Baza klientów zawsze jest wspólna. Program może zostać jednocześnie uruchomiony w 2-ch kopiach: dla jednej i drugiej firmy, np. na dwóch monitorach. Można też jedną kopię minimalizować do paska zadań, gdy w danej chwili nie jest używana. W końcu można też przełączać się pomiędzy firmami poprzez menu Opcje. Sprzedaż, magazyn, wszystko oprócz Bazy klientów będzie niezależne. www.punktskupu.com.pl 11 / 18

RAPORTY Opis opcji Stan magazynu Dokumenty PZ / WZ Obrót towarem Bieżący stan magazynowy. Może zostać wykonany także na dowolny dzień (zakładka Okres / Opcje). Wartość towarów w magazynie obliczana jest na podstawie średniej ważonej ceny zakupu. Stan magazynowy obliczany jest na podstawie ruchu magazynowego towaru - patrz raport Obrót towarem. Ewidencja dokumentów magazynowych PZ (przyjęcie z zewnątrz) oraz WZ (wydanie na zewnątrz). Raport magazynowy drukujący rejestr obrotu danym towarem w określonym przedziale czasowym. Przedstawia wszystkie dokumenty ruchu magazynowego dla danego towaru. Na jego podstawie obliczany jest stan magazynowy. Wykonaj zawsze, gdy chcesz sprawdzić z czego wynika stan magazynowy. Raport wykonujemy dla wybranego towaru, jednak można wykonać ten raport automatycznie dla wszystkich towarów (opcja AUTOMAT). Wydruk zostanie wtedy od razu przesłany do drukarki, bez konieczności potwierdzania. Raport ilościowo-wartościowy Raport kasowy Raport sprzedaży Ewidencja faktur Raport finansowy. Obrazuje obrót wybranym towarem bez względu na ruch magazynowy (dokumenty zakupu, sprzedaży, ruchu magazynowego). Raport wykonujemy dla wybranego towaru, jednak można go także wykonać automatycznie dla wszystkich towarów (opcja AUTOMAT). Wydruk zostanie wtedy od razu przesłany do drukarki, bez konieczności potwierdzania. Raport dokumentów obrotu gotówkowego (Faktury gotówkowe, KP, KW) wraz z podsumowaniem. Uwaga! Raport wykonywany jest za okres od początku roku do miesiąca wybranego włącznie, co ma na celu obliczenie stanu gotówkowego przed i po wybranym okresie. Jednakże szczegółowe zestawienie dokumentów, przedstawiane jest tylko za miesiąc wybrany. Raport podsumowuje ilość towarów sprzedanych w danym okresie (na podstawie Faktur). Szczegółowa ewidencja wystawionych w podanym przedziale czasowym Faktur, wraz z danymi kontrahenta. Opcja AUTOMAT. Opcja dla raportów, które wykonujemy tylko dla wybranego towaru. Jeżeli istnieje konieczność wykonania danego raportu dla wszystkich pozycji magazynowych, program może zautomatyzować ten proces. Polega to na tym, iż program wykona raport dla każdego towaru, jeden po drugim, i od razu prześle go do drukarki. Nie ma wtedy konieczności oczekiwania na zakończenie jednego raportu, aby wykonać kolejny. Proces może być czasochłonny. Można go przerwać klawiszem Esc. www.punktskupu.com.pl 12 / 18

Edycja, ponowne wydruki, usuwanie dokumentów Aby dokonać edycji lub ponownego wydruku wystawionego już dokumentu, należy odnaleźć (wskazać) dany dokument w tabeli. Tabele dokumentów znajdują się w menu Opcje. Można je także otworzyć klikając na ikonę znajdującą się w zakładkach poszczególnych typów dokumentów (obok przycisku Nowy dokument). Tak samo postępujemy chcąc usunąć dokument. Należy pamiętać, że po usunięciu dokumentu powstanie luka w numeracji, chyba że jest to ostatni dokument w danym miesiącu - wtedy program odejmie 1 (jeden) od numeracji. Jeżeli chcemy usunąć kilka dokumentów zawsze rozpoczynamy od ostatniego. Numerację możemy też zmodyfikować za pomocą odpowiedniej funkcji w opcjach programu (Opcje programu - Modyfikacje). Uwaga! Jeżeli dokument jest edytowany, w jego oknie po lewej stronie, pojawi się pionowy, czerwony pasek. Pasek ten informuje, że dokument jest otwarty. Aby zakończyć edycję i zamknąć dokument, należy ją przerwać (przycisk Nowy dokument) lub dokonać wydruku (i zapisu) dokumentu. Archiwizacja bazy danych Zawsze należy zakładać, że komputer, na którym pracujemy ulegnie awarii w dowolnym okresie jego użytkowania. W przypadku kradzieży komputera lub awarii dysku twardego odzyskanie danych może okazać się niemożliwe lub nieopłacalne. Wykonywanie regularnych kopii danych na innym, niezależnym nośniku (np. PenDrive) umożliwia wznowienie pracy po wymianie komputera lub uszkodzonego dysku twardego, a skutki awarii są tym mniejsze im częściej archiwizowaliśmy dane. Jak wykonać archiwizację danych programu? W programie Uni Faktura zastosowano automatyczny system archiwizacji bazy danych. Przed zamknięciem program zawsze spyta czy wykonać archiwizację danych programu oraz poinformuje, kiedy tę czynność wykonywano ostatnio. Możesz ją także wykonać w dowolnej chwili za pomocą opcji w menu Archiwizacja. Folder docelowy. To miejsce, do którego program przekopiuje (zarchiwizuje) bazę danych. Najlepiej, aby był to nośnik niezależny (np. PenDrive USB lub osobny dysk twardy). Wystarczy, że raz wskażesz folder docelowy, a program zapamięta ten wybór (choć zawsze możesz wskazać inny). Proces archiwizacji może być czasochłonny w zależności od ilości danych oraz wydajności nośnika archiwum. Zwróć uwagę, że dostępne na rynku PenDrive y różnią się od siebie nie tylko pojemnością, ale także wydajnością, czyli prędkością zapisu i odczytu danych. Chcąc wykorzystać PenDrive USB zalecamy zatem, aby charakteryzował się wysoką prędkością zapisu. Informacje ogólne. Archiwizacja bazy danych programu, a także przenoszenie ich na inny komputer odbywa się w analogiczny sposób. Polega ona na przekopiowaniu zawartości bazy na dowolny nośnik i przywróceniu ich w to samo miejsce. Lokalizacja folderu bazy danych jest zmienna w zależności od systemu operacyjnego. Najprostszym sposobem jego znalezienia jest skorzystanie z odpowiedniej funkcji znajdującej się w menu Pomoc. Po wybraniu pozycji Folder bazy danych program przeniesie nas w odpowiednie miejsce. To właśnie zawartość tego folderu należy zabezpieczyć (przekopiować). Podstawową zasadą zabezpieczania danych jest przechowywanie ich na innym nośniku niż dysk twardy komputera, na którym się znajdują. Mając tak zabezpieczone dane, możemy dokonać ponownej instalacji programu na nowym komputerze (lub dysku twardym) i przekopiować dane z nośnika zewnętrznego do folderu bazy danych. Przenoszenie bazy danych na inny komputer Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku w jaki sposób przenieść dane programu z jednego komputera na drugi lub odzyskać dane z archiwum. www.punktskupu.com.pl 13 / 18

Stary (dotychczasowy) komputer: Uruchomić program. Wejść do Folderu danych Windows (menu Pomoc). Przekopiować foldery Punkt Skupu oraz Punkt Skupu (2) (jeśli istnieje) na nośnik zewnętrzny, np. PenDrive USB. Nowy komputer: Zainstalować najnowszą wersję programu pobierając instalator ze strony internetowej www.itopen.pl. Uruchomić program. Wejść do Folderu danych Windows (menu Pomoc). Zamknąć program (!). Skasować foldery Punkt Skupu oraz Punkt Skupu (2) (jeśli istnieje). Przekopiować ww. foldery z nośnika zewnętrznego w miejsce folderów skasowanych, czyli do Folderu danych Windows. Uzyskanie nowego klucza licencyjnego. Po przeniesieniu programu na nowy komputer, konieczne jest wygenerowanie nowego klucza licencyjnego. W tym celu prosimy o podanie numeru komputera z Panelu licencyjnego (menu Licencja). Zwrotnie prześlemy klucz do programu. Przeniesienie licencji jest bezpłatne, program na poprzednim komputerze nie może być wykorzystywany do pracy, poprzedni klucz zostaje dezaktywowany. Numeracja dokumentów Zmiana formatu numeracji (Menu Opcje - Opcje programu). Domyślnie każdy dokument w programie numerowany jest wg formatu NR/MM/RRRR. Możesz także dodać dowolny symbol znakowy przed i/lub pod tym numerze (w opcjach programu dla każdego dokumentu z osobna). Format numeracji dla każdego rodzaju dokumentu można zmienić na także na roczny: NR/RRRR. Zmiana kolejnego numeru dokumentu (Menu Opcje - Opcje programu - Modyfikacje). W programie istnieje możliwość zmiany numeru kolejnego dokumentu. Dedykowaną funkcję znajdziesz w menu Opcje - Opcje programu - Modyfikacje. Numer należy podać zawsze wg formatu NR/MM/RR wpisując je w kolejnych polach edycyjnych dla danego rodzaju dokumentu. Uwaga! Po zmianie formatu numeracji na roczną (NR/RRRR) należy podać nie numer kolejnego dokumentu w roku, a w danym miesiącu. Program licząc kolejny numer w roku, sumuje dokumenty z każdego miesiąca. Uwaga! Zmiana numeru nie przyniesie efektu, jeżeli funkcja kontroli numeracji jest aktywna, gdyż funkcja ta ma na celu automatyczne korygowanie luk. Rezygnacja z auto-numeracji (Menu Opcje - Opcje programu). W opcjach programu, przy każdym rodzaju dokumentu, możesz wyłączyć automatyczną numerację. W tym przypadku, numer możesz wpisywać ręcznie na dokumencie (program ujawni odpowiednie miejsce do tego celu) lub bezpośrednio w programie (najedź kursorem w miejsce numeru i kliknij lewym przyciskiem myszy). Zaletą tego drugiego rozwiązania jest zapamiętanie podanego numeru przez program, co umożliwi wdrukowanie go w raportach, tabeli dokumentów i innych dokumentach (np. Karcie ewidencji odpadu w przypadku Kart przekazania odpadu). Licznik pomocniczy (Menu Opcje - Opcje programu). To alternatywny sposób numerowania dokumentów programie. Możesz zrezygnować z numeracji automatycznej i jednocześnie uruchomić licznik pomocniczy. Program nadal będzie numerował wszystkie dokumenty automatycznie, www.punktskupu.com.pl 14 / 18

ale numer ten nie jest stały, tzn. można go dowolnie zmieniać (edytować w polu numeru). Licznik możesz też ustawić na dowolny numer startowy (Opcje programu - Modyfikacje). Uwaga! Licznik pomocniczy nie jest objęty funkcją kontroli numeracji. Funkcja kontroli numeracji (Menu Opcje - Opcje programu - Modyfikacje). Bardzo zalecamy pozostawienie tej funkcji włączonej. Funkcja ta, cały czas czuwa nad ciągłością numeracji automatycznej każdego dokumentu. Z praktyki wynika, iż w wyniku różnych zdarzeń losowych, takich jak np. nagła utrata zasilania, awaria dysku twardego i innych, program może utracić informacje o liczbie dokumentów w poszczególnych folderach bazy danych. Funkcja kontroli numeracji wykrywa luki w numeracji i je automatycznie koryguje. Menu Opcje. Przybornik Przybornik to niewielkie okno, które możesz umieścić w dowolnym miejscu ekranu (jeżeli jest na tyle szeroki, aby go zmieścić nie zasłaniając okna głównego programu). Umożliwia znalezienie klienta bez konieczności przechodzenia do zakładki klient w oknie głównym lub korzystania z Tabeli klientów. Dzięki temu, że okno to znajduje się z boku okna głównego możesz z niego korzystać nie zamykając innych okien (np. Faktury). W polu wyszukiwania możesz podać aż 4 rodzaje wytycznych: nazwisko, nazwę firmy, PESEL lub NIP. Może to być część lub całość danego wyrażenia. Wyszukiwanie kontynuujesz wciskając klawisz Enter, a dane klienta pojawiają się na pasku tytułowym okna Przybornika. Blokada dostępu do programu hasłem, uprawnienia kont pracowników Menu Pracownicy - Opcje / Uprawnienia. Program posiada system kont pracowników umożliwiający nadanie pracownikom określonych uprawnień. Można np. uniemożliwić pracownikom dostęp do faktur lub innych funkcji programu. Aby zablokować otwarcie programu hasłem, należy zaznaczyć opcję Wymagaj zalogowania i utworzyć hasła na kontach pracowników. Ponadto imię oraz nazwisko zalogowanego pracownika wpisywane będzie do drukowanych dokumentów. Pierwsza pozycja listy pracowników to konto administratora (w domyśle właściciela firmy), konto to posiada pełne uprawnienia. Pozostałe konta mogą posiadać uprawnienia pełne lub ograniczone, zgodnie z wyborem. Uwaga! Należy pamiętać, że nie ma gwarancji pełnego zabezpieczenia bazy programu oraz modyfikacji uprawnień kont pracowników przed działaniami o charakterze hackerskim. Stan KASY, dokumenty KP / KW Rejestracja wszystkich operacji gotówkowych stanowi konieczność w każdej firmie. Program Uni Faktura zawiera moduł informujący o stanie kasy (gotówki), umożliwiający wystawianie dokumentów kasowych KP / KW oraz tworzenie raportów kasowych. Program na bieżąco modyfikuje stan kasy przy gotówkowych operacjach zakupu i sprzedaży, dzięki czemu w systemie dostępny jest kompletny rejestr obrotu gotówkowego. Stan gotówki przedstawiany jest w czytelny sposób w oknie głównym programu, a także w oknie kasowym przeznaczonym także do wystawiania dowodów wpłat i wypłat (KP - Kasa Przyjmie, KW - Kasa Wyda). Opis opcji www.punktskupu.com.pl 15 / 18

Data Kwota Opis Data wystawienia dokumentu KP / KW. Pole daty wypełniane jest automatycznie na podstawie aktualnej daty ustawionej w systemie Windows - można je jednak samodzielnie zmieniać i wystawić dokument z dowolną datą. Kwota operacji gotówkowej - wpłaty do kasy lub wypłaty z kasy. Opis operacji gotówkowej. Może zawierać np. nr Faktury lub inny, dowolny tytuł płatności. Przed wystawieniem dokumentu KP lub KW (tak jak i w przypadku innych dokumentów) należy wskazać/odszukać klienta z bazie programu. Można to zrobić przechodząc do panelu klienta w oknie głównym, otwierając Tabelę klientów (klawisz F12) lub wyszukując klienta za pomocą Przybornika. Praca w sieci Program może pracować na wielu komputerach w sieci i prowadzić wspólny magazyn. Możesz podzielić stanowiska: na jednych może być prowadzona sprzedaż indywidualna, na innych hurtowa. Jeżeli posiadasz kilka oddziałów swojej firmy, możesz wykonywać raporty z dowolnego komputera, np. z biurze, w domu, innym oddziale (poprzez Internet). KONFIGURACJA Wskaż jeden z komputerów jako Serwer, na którym przechowywana będzie baza danych. klient to komputer, który odczytuje dane z Serwera, a także zapisuje je na nim. Na samym Serwerze też może być prowadzona normalna praca. Serwer: Klient: Otwórz opcje sieciowe (menu Opcje) i zaznacz opcję Uruchom tryb sieciowy. Zaznacz opcję Serwer. Zanotuj nazwę lub adres IP tego komputera. Uwaga! w przypadku, gdy w Twojej sieci lokalnej adresy IP rozdzielane są automatycznie, posługuj się tylko nazwą sieciową. Kliknij przycisk Udostępnij, aby umożliwić dostęp do bazy danych znajdującej się na tym komputerze. Uwaga! Jeżeli w tym miejscu program przedstawił komunikat o problemie, udostępnienie folderu bazy danych można wykonać ręcznie poprzez funkcję Udostępnianie zaawansowane. Folder, który należy udostępnić (do odczytu i zapisu, wraz z pod folderami) nosi nazwę Punkt Skupu, a jego lokalizacja dostępna jest poprzez menu Pomoc - Folder danych Windows. W systemach Windows Vista, 7, 8, konieczne może być dodatkowo wyłączenie funkcji Udostępnianie chronione hasłem. W systemach tych domyślnie aktywna jest także funkcja Kontroli konta użytkownika (UAC). Znajduje się ona w Panelu sterownia - Konta użytkowników i zwykle blokuje możliwość automatycznego udostępniania folderów przez program. Otwórz opcje sieciowe (menu Opcje) i zaznacz opcję Uruchom tryb sieciowy. Zaznacz opcję klient. Wpisz zanotowaną wcześniej nazwę Serwera lub jego adres IP do pierwszego wolnego pola, a obok dowolną nazwę - będzie ona wyświetlana w programie zamiast adresu IP. Ma to na celu łatwiejszą identyfikację Serwera nie po adresie IP, a po nazwie. Może to być zatem ulica i/lub miasto albo inny dowolny opis. Jeżeli połączenie z Serwerem realizowane jest poprzez Internet (tunel VPN), koniecznie zaznacz opcję VPN. Aby sprawdzić komunikację z Serwerem kliknij na napis (link) Sprawdź. www.punktskupu.com.pl 16 / 18

Połączenie z Serwerem Program może jeszcze wymagać ponownego uruchomienia. Teraz przejdź do modułu Magazyn i wybierz Serwer z listy rozwijanej (Magazyn lokalny). Serwerów może być kilka, np. w różnych oddziałach Twojej firmy. Po wyborze Serwera program połączy się z nim, wczyta stany magazynowe, Cennik oraz dane klientów. Od tej chwili pracujesz już na zdalnej bazie danych: możesz wystawiać dowolne dokumenty, prowadzić sprzedaż, a także wykonywać raporty. Baza klientów będzie wspólna (nie dotyczy trybu zdalnego VPN), zachowana zostanie także ciągłość numeracji dokumentów. Opis opcji Serwer Klient VPN Sprawdź To komputer, na którym znajduje się wspólna baza danych. To komputer, który odczytuje dane z Serwera, a także zapisuje je na nim. Może to być jeden z komputerów sieci lokalnej, na którym prowadzona będzie sprzedaż, lub komputer w biurze, w domu, w innym oddziale, na których chcesz sprawdzać stany magazynowe, wykonywać raporty. Jeżeli łączysz się z Serwerem poprzez Internet (tunel VPN), koniecznie zaznacz tę opcję - program dostosuje swoje działanie do pracy w trybie zdalnym. W tym trybie Baza klientów nie jest pobierana z Serwera. Ta funkcja służy do sprawdzenia komunikacji z Serwerem. Program dokona próby odczytu i zapisu danych na Serwerze. Informacje dodatkowe Sieć poprzez Internet (tunel VPN). Aktualnie dostępna jest niedroga technologia umożliwiająca połączenie w sieć komputerów oddalonych od siebie bez względu na dystans (poprzez Internet). Mogą być to np. stanowiska w oddziałach w różnych miastach. Wykonuje się to za pomocą tuneli VPN - to prywatne, szyfrowane i bezpieczne połączenia pomiędzy komputerami. Do ich zestawienia konieczny jest odpowiedni router oraz stały, zewnętrzny adres IP po stronie Serwera. Czynności konfiguracyjne są jednorazowe, jednak ze wzgl. różnice w sposobach konfiguracji poszczególnych modeli routerów, w celu wykonania tych czynności sugerujemy skorzystanie z usług informatyka. Żadne dodatkowe inwestycje w sprzęt w celu zestawienia tunelu VPN są już konieczne. Nie jest także konieczne inwestowanie w dodatkowe oprogramowanie do tego celu, gdyż odpowiednie narzędzia dostępne są w samym systemie Windows. Najprostszym sposobem połączenia komputerów w sieć poprzez Internet, jest stworzenie tunelu VPN typu Host-LAN za pomocą protokołu PPTP. Po stronie Serwera należy wtedy zastosować router, który ma możliwość utworzenia konta PPTP, gdzie ustalamy dane logowania, a po stronie klienta korzystamy już z narzędzi dostępnych w systemie Windows (funkcja Połącz z miejscem pracy). Ani router ani zewnętrzny adres IP po stronie klienta nie są konieczne. Zalecamy, aby adresy podsieci Serwera i klienta by różne, np. 192.168.2.x (Serwer), 192.168.1.x (Klient). Wydajność Prędkość przepływu danych pomiędzy komputerami podłączonymi w sieć zawsze jest mniejsza, choć w przypadku poprawnie działających połączeń LAN 100/1000 Mbps (lokalnych) zwolnienie nie powinno być odczuwalne. Spadki wydajności połączenia mogą być z kolei duże w przypadku połączeń poprzez Internet (tunel VPN), szczególnie tych realizowanych poprzez połączenia mobilne, oferowane przez operatorów telefonii komórkowej. Na Kliencie połączonym z Serwerem za pomocą tunelu VPN nie zalecamy regularnej pracy (np. prowadzenia codziennego skupu), można jednak z powodzeniem wykonywać raporty, kontrolować stany magazynowe, wystawiać Faktury. Aby program mógł pracować poprawnie w sieci lokalnej, musi ona działać stabilnie i osiągać prędkość min. 100 Mbps (standard 100Base-T). W pracy sieciowej konieczne jest kolejkowanie dokumentów do zapisu w bazie danych oraz aktualizowanie numeracji przed zapisem. W trybie pracy sieciowej program nie oczekuje zatem na potwierdzenie poprawności wydruku i zapisuje dokument w bazie już w momencie realizacji wydruku. Cennik www.punktskupu.com.pl 17 / 18

Wszystkie komputery w sieci korzystają z tej samej bazy danych (z wyjątkiem bazy klientów przy połączeniu VPN). Oznacza to, że zmiana danych w Cenniku (np. cen sprzedaży, opisów towarów) dotyczy wszystkich stanowisk. Jednakże zastosowanie zmian na innym komputerze w sieci niż ten, na którym jej dokonano, nastąpi dopiero po otwarciu okna Cennika na danym komputerze. Program odczyta wtedy aktualne dane ze wspólnej bazy. Warto zatem poinformować operatorów pozostałych stanowisk o dokonaniu zmian. Import bazy klientów z innych programów Import klientów z innych programów możliwy jest poprzez pliki csv. Jest to format uniwersalny, tekstowy, w którym poszczególne rekordy oddzielone są od siebie średnikiem. Pliki te najlepiej edytować programem typu Excel, gdyż umożliwia on łatwe przesuwanie i wstawianie kolumn, co jest bardzo ważne w procesie importu. Jeżeli Twój poprzedni program, z którego chcesz przenieść klientów nie umożliwia eksportu bazy do formatu csv, a umożliwia do formatu Excel a, to sam Excel z kolei, ma możliwość zapisania tej bazy już do pliku csv. Kolejność rekordów (kolumn). Aby program mógł poprawnie umieścić dane klientów w swojej bazie, przed importem musi zostać zachowana odpowiednia kolejność rekordów, czyli kolumn w importowanym pliku. Kolejność jest następująca: 1 kolumna to imię i nazwisko, 2 kolumna to nazwa firmy, 3 kolumna to nazwa miejscowości, 4 kolumna to nazwa ulicy wraz z numerem domu i mieszkania, 5 kolumna to PESEL, 6 kolumna to NIP, 7 kolumna to REGON, 8 kolumna to nazwa 1 banku, 9 kolumna to nr konta w 1 banku, 10 kolumna to nazwa 2 banku, 11 kolumna to nr konta w 2 banku, 12 kolumna to nazwa 3 banku, 13 kolumna to nr konta w 3 banku, 14 kolumna to główny numer telefonu, 15 kolumna to 1 adres e-mail, 16 kolumna to 2 adres e-mail, 17 kolumna to adnotacje, czyli dowolne dodatkowe informacje. Uwaga! Żadna kolumna nie może zostać pominięta i jeżeli nie występuje (np. nie ma drugiego konta bankowego), koniecznie w to miejsce wstaw kolumnę pustą. Dane nowych klientów zostaną umieszczone na wolnych pozycjach bazy. Przed importem program wstawi dane pierwszego klienta i będziesz mógł sprawdzić czy wszystkie są na swoim miejscu. Jeżeli nie, możesz przerwać proces importu i dokonać poprawek w importowanym pliku. www.punktskupu.com.pl 18 / 18