Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów od 1 maja 2011 roku obowiązkiem ewidencjonowania obrotu przy pomocy kas fiskalnych zostają objęci również podatnicy świadczący usługi w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzid ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu drukarek rejestrujących. Fiskalizacja sprzedaży w systemach Kamsoft uzależniona jest od przyjętej organizacji pracy, ilości okienek kasowych, w których przyjmowane są opłaty za usługi komercyjne oraz od używanych systemów Kamsoft. Należy rozgraniczyd dwa podstawowe modele fiskalizacji sprzedaży: 1. Fiskalizacja oraz ewidencja sprzedaży w systemie finansowo księgowym KS-FKW 2. Fiskalizacja sprzedaży w systemach medycznych np. KS-Somed a następnie ewidencja zafiskalizowanej sprzedaży w systemie finansowo księgowym KS-FKW. Pierwszy model odnosi się do użytkowników, którzy dokumenty sprzedaży komercyjnej wystawiają bezpośrednio w systemie finansowo księgowym KS-FKW. W tym przypadku, przed 1 maja 2011r. należy wykonad kilka czynności związanych z konfiguracją systemu, umożliwiającą fiskalizowanie sprzedaży w systemie KS-FKW. Drugi model odnosi się do użytkowników, którzy opłaty za usługi medyczne prowadzą w systemach medycznych np. KS-SOMED. Wówczas fiskalizacja sprzedaży odbywa się w systemie medycznym, natomiast dokumenty fiskalne przenoszone są do systemu finansowo księgowego. I. Fiskalizacja w systemie finansowo księgowym KS-FKW W ślad za zmianami w regulacjach prawnych w systemie finansowo księgowym KS-FKW zostały wprowadzone mechanizmy ułatwiające automatyczną fiskalizację sprzedaży. I.1. Informacje ogólne Rozpoczynając konfigurację systemu KS-FKW w pierwszej kolejności należy zastanowid się nad koncepcją obiegu dokumentów w systemie. Jest to najważniejszy i priorytetowy element uruchomienia fiskalizacji w systemie KS-FKW. Fiskalizacja sprzedaży będzie wykonywana bezpośrednio w systemie finansowo księgowym w module kasa. Czyli stosowany do tej pory obieg dokumentów: KP + Faktura wewnętrzna sprzedaży zostanie zamieniona np. na paragon fiskalny oraz raport dobowy. Fiskalizacja sprzedaży w systemie finansowo księgowym KS-FKW opiera się na kilku dokumentach np.:
Paragon fiskalny (PR) Korekta paragonu fiskalnego (KPR) Faktura fiskalna (FF) Faktura wystawiania z pominięciem Paragonu Fiskalnego Korekta faktury fiskalnej (KFF) Dobowy raport fiskalny (RD) Korekta raportu dobowego (KRD) Faktura sprzedaży VAT (FSM) Faktura wystawiona na podstawie Paragonu Fiskalnego (Wskazany dokument nie jest dokumentem na podstawie którego jest rozliczany podatek VAT oraz ewidencjonowana sprzedaż.) Korekta sprzedaży VAT (KFM) Dokumenty można pogrupowad wg odpowiednich rejestrów: Rejestr Paragonów - w rejestrze będą wystawiane Paragony Fiskalne, Faktura Fiskalna, Korekta Paragonu Fiskalnego, Korekta Faktury Fiskalnej. Do wystawianych dokumentów należy przypisad odpowiednią automatyczną dekretację. Rejestr będzie stanowił podstawę do rozliczenia sprzedaży, kasy oraz rozliczeo raportów dobowych. Rejestr Raportów Dobowych rejestr powinien ewidencjonowad Raporty Dobowe sprzedaży oraz Korekty Raportu Dobowego, rejestr ten stanowi podstawę rozliczenia podatku VAT. Należy zwród szczególną uwagę na kontrolę poprawności kwot pomiędzy wygenerowanym raportem dobowym w systemie KS-FKW a raportem wydrukowanym przed drukarkę fiskalną. W przypadku dużej ilości dokumentów sprzedaży mogą powstad drobne odchylenia w wartościach netto oraz VAT, wówczas należy doprowadzid do zgodności raportu w systemie KS-FKW z wydrukowanym raportem z kasy fiskalnej. Rejestr faktur sprzedaży w zależności od wprowadzonej zasady obiegu oraz księgowania dokumentów rejestr może stanowid: a) wykaz faktur sprzedaży detalicznej wystawionych na podstawie paragonów bez księgowania na kontach; b) wykaz faktur sprzedaży detalicznej z odpowiednimi automatycznymi dekretami; a) wykaz faktur sprzedaży detalicznej z odroczoną formą płatności wraz z odpowiednimi automatycznymi dekretami. W najnowszej wersji systemu przy definiowaniu typów dokumentów i rejestrów można skorzystad z wzorców predefiniowanych. I.2. Koncepcja obiegu dokumentów Zakładając, że obieg dokumentów w systemie KS-FKW będzie funkcjonował zgodnie z wyżej wymienionymi założeniami (typy dokumentów, rejestry) możemy wybrad odpowiedni dla danej firmy koncepcję obiegu dokumentów: a) Paragon Fiskalny Raport Dobowy b) Paragon Fiskalny (Faktura sprzedaży VAT) Raport Dobowy c) Paragon Fiskalny, Faktura Fiskalna Raport Dobowy d) Faktura Fiskalna Raport Dobowy Strona 2
e) Paragon Fiskalny, Faktura Fiskalna, Faktura sprzedaży VAT Raport Dobowy Ad. a Paragon Fiskalny Raport Dobowy Ewidencja sprzedaży odbywa się tylko na podstawie paragonu fiskalnego + korekty paragonów. Na podstawie paragonów fiskalnych zostanie utworzony raport dobowy. Wymagana konfiguracja: Rejestr paragonów Paragon Fiskalny Rejestr dobowy Raport Dobowy Rejestr Raportów dobowych stanowi podstawę rozliczenia podatku VAT. Ad. b Paragon Fiskalny (Faktura sprzedaży VAT) Raport Dobowy Ewidencja sprzedaży dokonywana jest na podstawie paragonów fiskalnych, na ich podstawie tworzony jest raport dobowy. Jeżeli odbiorca poprosi o wystawienie faktury wówczas należy wystawid fakturę sprzedaży na podstawie paragonu. Faktura (FSM) może byd wprowadzona do systemu tylko w celach ewidencyjnych (bez księgowania) w osobnym dedykowanym rejestrze. Należy pamiętad, aby zwrócony przez odbiorcę paragon podpiąd do kopii faktury sprzedaży. Rejestr Raportów dobowych stanowi podstawę rozliczenia podatku VAT. Ad. c Paragon Fiskalny, Faktura Fiskalna Raport Dobowy Sprzedaż ewidencjonujemy zarówno na podstawie Paragonów Fiskalnych jak i Faktur Fiskalnych, w zależności od wyboru odbiorcy. Wymagana konfiguracja: Rejestr paragonów Faktura Fiskalna, Paragon Fiskalny Rejestr sprzedaży dobowej Raport Dobowy Rejestr Raportów dobowych stanowi podstawę rozliczenia podatku VAT. Ad. d Faktura Fiskalna Raport Dobowy Najprostszym rozpatrywanym przypadkiem jest założenie, iż do każdej dokonanej sprzedaży będzie wystawiania faktura fiskalna. Wówczas cała ewidencja sprzedaży ogranicza się zarówno do dwóch typów dokumentów: Wymagana konfiguracja: Rejestr paragonów Faktura Fiskalna Rejestr dobowy Raport dobowy Strona 3
Rejestr Raportów dobowych stanowi podstawę rozliczenia podatku VAT. Ad. e Paragon Fiskalny, Faktura Fiskalna, Faktura sprzedaży VAT Raport Dobowy Zgodnie z ustawą, sprzedaż detaliczna z odroczonym terminem płatności również podlega fiskalizacji. Dla przejrzystości oraz oddzielenia sprzedaży gotówkowej od sprzedaży z odroczonym terminem płatności proponujemy założyd osoby rejestr. Wymagana konfiguracja: Rejestr paragonów Faktura Fiskalna, Paragon Fiskalny Rejestr sprzedaży VAT odroczona płatnośd Faktura sprzedaży VAT Rejestr sprzedaży dobowej Raport Dobowy Rejestr Raportów dobowych stanowi podstawę rozliczenia podatku VAT. Strona 4
W każdej jednostce może byd przyjęta inna specyfika obiegu dokumentów. Uzależniona jest ona od wielu czynników: ilości okienek kasowych, podziału pracy itp. Oprócz wymienionych propozycji należy zastanowid się jeszcze nad jednym aspektem w jaki sposób skorygowad sprzedaż wykazaną na paragonie: w rejestrze paragonów zostanie wprowadzony dokument Korekty Paragonu fiskalnego oraz KW wystawione w kasie; W kasie zostanie wystawiony dokument Korekty Paragonu Fiskalnego który bezpośrednio będzie zadekretowany na koncie kasy oraz ujęty w raporcie kasowym. W przypadku gdy do paragonu zostanie wystawiona faktura sprzedaży należy wystawid dokument KW a następnie wystawid korektę do faktury. W tym przypadku korekta sprzedaży powinna byd zaksięgowana oraz stanowi podstawę do pomniejszenia wartości VAT należny. II. Konfiguracja systemu KS-FKW Uruchomienie fiskalizacji w systemie finansowo księgowym KS-FKW wymaga wykonania kilku czynności: Aktualizacja systemu do najnowszej wersji Wgranie najnowszych dostępnych poprawek SP Zainstalowanie w systemie operacyjnym Windows sterowników do drukarki fiskalnej Zdefiniowanie odpowiednich rejestrów oraz typów dokumentów (Definicje -> Typy dokumentów) Zdefiniowanie odpowiednich automatycznych dekretacji (Definicje -> Rejestry) Przygotowanie odpowiednich słowników usług fakturowanych. Na wydruku z kasy fiskalnej będzie widoczny tylko skrót z fakturowanej usługi max 20 znaków (Konfiguracja -> usługi fakturowane -> F4 Popraw -> Skrót). Strona 5
II.1 Podłączenie drukarki do systemu Współpraca drukarki fiskalnej z systemem KS-FKW może odbywad się poprzez : Podłączenie drukarki do komputera na którym zainstalowany jest system Podłączenie drukarki do komputera gdzie praca w systemie odbywa się poprzez pulpit zdalny Przy pierwszym sposobie pracy system KS-FKW automatycznie rozpoznaje i rozpoczyna współpracę z podpiętą drukarką fiskalną. Natomiast przy pracy poprzez pulpit zdalny dodatkowo należy odpowiednio skonfigurowad w systemie KS-FKW dwie opcje (Administrator -> Opcje): - DRUK_FISK_RODZAJ przypisad dla danego stanowiska lub operatora: Drukarka zdalna obsługiwana przez aplikację KSPLTunnel. - DRUK_FISK_TCP przypisad do operatora lub stanowiska nr adres IP komputera do którego podpięta jest drukarka fiskalna. II.2. Definiowanie rejestrów Następnym krokiem przy konfiguracji systemu jest zdefiniowanie odpowiednich rejestrów: Rejestru paragonów Rejestru Raportów dobowych Definicje Rejestry F2 Dodaj W momencie zakładania rejestrów na podstawie zdefiniowanych (powyższy przykład) szablonów wówczas automatycznie zostaną założone odpowiednie typy dokumentów. Strona 6
W przykładowym Rejestrze paragonów oprócz standardowych kolumn widoczne są następujące dodatkowe informacje: F kolumna informuje czy: - dokument zafiskalizowany ujęty w raporcie dobowym ( biały kolor) - dokument zafiskalizowany nie ujęty w raport dobowy (żółty kolor) Nr dokumentu jest to kolejny numer dokumentu nadawany w systemie KS-FKW, sposób numeracji dokumentu określana jest na definicji typu dokumentu (Definicje Typy Dokumentu Paragon F4 Popraw). Nr fisk. jest to kolejny numer paragonu nadawany przez drukarkę fiskalną. Numeracja paragonów zaczyna się do nr 1 do momentu wydrukowania raportu dobowego. Po wydrukowaniu raportu dobowego numeracja paragonów rozpoczyna się od nr 1. Data fiskalizacji jest to data faktycznej fiskalizacji dokumentu. Kod drukarki fiskalnej numer identyfikacyjny drukarki fiskalnej. Strona 7
II.3. Definicja typów dokumentów W module Definicje Typy Dokumentów F2 Dodaj należy zdefiniowad odpowiednie typy dokumentów. Strona 8
Można wybrad odpowiednią opcję z dostępnych: Paragon Faktura sprzedaży Przy definiowaniu Paragonu Fiskalnego lub Faktury Fiskalnej szczególną uwagę należy zwrócid na opcję: Fiskalizacja z możliwością wyboru z listy: automatyczna lub ręczna Jeżeli w definicji typu dokumentu zostanie wybrana opcja Fiskalizacja automatyczna wówczas przy zatwierdzaniu wystawionego paragonu zostanie automatycznie wydrukowany paragon fiskalny. Przy wybranej opcji Fiskalizacja ręczna wówczas po wprowadzaniu i zatwierdzeniu dokumentu należy dodatkowo wybrad odpowiednią funkcję w rejestrze Fiskalizuj aby zafiskalizowad dokument. Opcja Fiskalizacja definiowana na typie dokumentu określa moment kiedy zostanie wydrukowany paragon fiskalny: automatyczna czyli od razu, ręczna- użytkownik będzie decydował kiedy dokument zafiskalizowad. Jeżeli na dokumencie będzie wybrana opcja Fiskalizacja: Dokument niefiskalny wówczas dokument nie podlega fiskalizacji. Strona 9
Wprowadzanie oraz fiskalizowanie dokumentów w systemie KS-FKW Chcąc wystawid Paragon Fiskalny należy wejśd do modułu Dokumenty -> Kasa -> Wybrad odpowiedni raport kasowy -> a następnie wybrad funkcję Sh+F2 Do rej. Należy wybrad odpowiedni typ dokumentu np. Paragon Fiskalny. Strona 10
Kolejnym krokiem jest wybór fakturowanej usługi, podania ilości sztuk oraz ceny jednostkowej. Przykładowy dokument został zadekretowany w następujący sposób: Konto WN Kwota Konto MA 101-01 Kasa nr 1 123,00 205 Rozliczenie Płatności 206 Rozliczenie Sprzedaży 701-500-03 Sprzedaż 100,00 Komercyjna Chcąc wystawid fakturę fiskalną należy postępowad w analogiczny sposób jak przy paragonie fiskalnym. Dla definicji typów dokumentów Paragon (PR) oraz Faktura Fiskalna (FF) została Strona 11
ustawiona opcja automatycznej fiskalizacji, w momencie zatwierdzenia dokumentów automatycznie drukowany jest Paragon na drukarce fiskalnej. W tym samym dniu zostały wykonane następujące operacje: Typ Dokumentu PR PR FF Nr Dokumentu Konto WN Kwota Konto MA 9/2011/PR 10/2011/PR 3/2011/FF 101-01 Kasa nr 1 123,00 206 Rozliczenie Sprzedaży 100,00 101-01 Kasa 2 460,00 206 Rozliczenie Sprzedaży 2 000,00 101-01 Kasa 4 920,00 206 Rozliczenie Sprzedaży 4 000,00 205 Rozliczenie Płatności 701-500-03 Sprzedaż Komercyjna 205 Rozliczenie Płatności 701-500-06 Sprzedaż Komercyjna 205 Rozliczenie Płatności 701-501-98 Sprzedaż Komercyjna W rejestrze paragonów fiskalnych uzyskamy informację o wartości zafiskalizowanej sprzedaży w danym dniu. Dodatkowo w kolumnie F fiskalizacja możemy skontrolowad czy wszystkie wystawione dokumenty zostały zafiskalizowane. Strona 12
Oprócz wpłat gotówkowych dodatkowo została wystawiona faktura sprzedaży komercyjnej z odroczoną formą płatności: Dokumenty -> Rejestry -> Rejestr sprzedaży VAT usług medycznych -> F2 Dodaj dokument. Dla definicji tego typu dokumentu FSM Faktura sprzedaży VAT opcja Fiskalizacja została ustawiona na: Ręczny. Wówczas po wprowadzaniu i zatwierdzeniu dokumentu należy ręcznie wymusid fiskalizację dokumentu wybierając dostępną funkcję Fiskalizacja. Po wybraniu tej funkcji zostanie wydrukowany paragon fiskalny. Strona 13
Dokument został zadekretowany w następujący sposób: Konto WN Kwota Konto MA 201-XXX rozrachunki z 205 Rozliczenie Płatności 123,00 odbiorcami 206 Rozliczenie Sprzedaży 702-500-03 Sprzedaż 100,00 Komercyjna Dokumentem zamykającym sprzedaż w danym dniu jest wygenerowanie Raportu Dobowego. W tym celu należy wejśd do rejestru np. Paragonów fiskalnych a następnie wybrad opcję Fiskalizacja Raport Dobowy. Teraz pojawi się makietka z możliwością wyboru, do którego rejestru oraz jakim typem dokumentu raport dobowy zostanie zaewidencjonowany. Dodatkowo widoczna jest informacja, dla jakiej drukarki fiskalnej jest tworzony raport dobowy oraz data i godzina utworzenia raportu dobowego. Strona 14
Po zatwierdzeniu komunikatu na drukarce fiskalnej wydrukuje się dobowy raport fiskalny a w systemie KS-FKW pojawi się dokument Raportu Dobowego. Należy zwrócid szczególną uwagę czy wyliczone kwoty raportu w systemie są zgodne z wydrukowanym przez drukarkę raportem. W przypadku gdy różnią się od wartości widocznych na wydrukowanym raporcie należy ręcznie do systemu KS-FKW wprowadzid prawidłowe kwoty. Widoczne na dokumencie wartości Brutto (P), Netto (P), VAT (P) stanowią podsumowanie kwot dokumentów, na podstawie których został utworzony Raport Dobowy. Przykładowy raport dobowy został zadekretowany w następujący sposób: Konto WN Kwota Konto MA 205- Rozliczenie Płatności 7 626,00 1 426,00 221-01- VAT należny 6 200,00 206 Rozliczenie Sprzedaży Wystawienie faktury sprzedaży na podstawie paragonu Po kilku dniach od momentu wystawienia paragonu odbiorca może zwrócid się z prośbą o wystawienie faktury. Wówczas należy wejśd do modułu Dokumenty -> Rejestry -> Rejestr Paragonów fiskalnych -> ustawid się na wybranym paragonie a następnie wybrad funkcję Ctrl + F2 Faktura. Strona 15
Należy określid, do którego rejestru oraz jakim typem dokument zostanie wprowadzony oraz określid kontrahenta, dla którego faktura zostanie wprowadzona. Dla przejrzystości księgowania sprzedaży fiskalnej proponujemy nie dekretowad tych dokumentów, tylko wprowadzad je do osobnego rejestru sprzedaży w celach ewidencyjnych. Rozliczenie podatku VAT Rozliczenie podatku VAT powinno odbywad się na podstawie Rejestru Dobowego oraz Korekt Faktur sprzedaży. Zestawienie VAT powinno wykazywad dokumenty typu: Raport Dobowy Korekta raportu Dobowego Korekty Faktury sprzedaży Na podstawie powyższej instrukcji można samodzielnie przygotowad system KS-FKW do współpracy z drukarką fiskalną. Strona 16