ARCHIWUM PAŃSTWOWE m.st. WARSZAWY ul. KRZYWE KOŁO 7, 00-270 WARSZAWA Oddział VI Nadzoru nad AZ 635-92-42 i 43, 831-18-03 wew. 105 fax. 831-00-46 Znak sprawy: VI 402-395/11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ POSTĘPOWANIA Z MATERIAŁAMI ARCHIWALNYMI WCHODZĄCYMI DO PAŃSTWOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO przechowywanymi przez Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie PI. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.). I. Informacje wstępne: 1. Kontrolę przeprowadził w dniu 28 listopada 2011 roku Michał Bryś, archiwista, pracownik Archiwum Państwowego m. st. Warszawy na podstawie upoważnienia nr 18/11 Dyrektora Archiwum Państwowego m. st. Warszawy z dnia 12 września 2011 roku do przeprowadzania kontroli archiwów zakładowych w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej: Pana.. - inspektora, pracownika Oddziału Archiwum Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1990 roku na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o terenowych organach rządowej administracji ogólnej (Dz. U. Nr 21, poz. 123 z późn. zm.). Obecnie jednostką kieruje Pan Jacek Kozłowski, Wojewoda Mazowiecki. Organem nadrzędnym jednostki jest Prezes Rady Ministrów, Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa. 3. Kontrola dotyczyła stanu uporządkowania materiałów archiwalnych przechowywanych przez Mazowiecki Urząd Wojewódzki wytworzonych przez: Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Urząd Spraw Wewnętrznych z lat [1949]1950-1973[1999], Prezydium Dzielnicowej Rady Narodowej Warszawa Śródmieście z lat [1948-1950],1950-1973, Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Biuro Prezydialne z lat 1945-1948, Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Wydział Administracyjny z łat [19341],946-1950, Zarząd Miejski w m. st.
Warszawie Wydział Inspekcji Budowlanej z lat 1944-1950[1974]. Materiały archiwalne zostaną włączone do zasobu Oddziału I Archiwum Państwowego m. st. Warszawy. II. Ustalenia kontroli: 1. Zbiór dokumentacji podlegający przekazaniu do archiwum państwowego na podstawie 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) obejmuje materiały archiwalne wytworzone przez: Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Urząd Spraw Wewnętrznych z lat [1949]1950-1973[1999] w ilości 0,95 mb. tj. 92 j.a, Prezydium Dzielnicowej Rady Narodowej Warszawa Śródmieście z lat [1948-1950] 1950-1973 w ilości 0,2 mb. tj. 12 j.a., Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Biuro Prezydialne z lat 1945,1948 w ilości 0,07 mb. tj. 2 j.a., Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Wydział Administracyjny z lat [1934]1946-1950 w ilości 0,11 mb. tj. 8 j.a., Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Wydział Polityki Budowlanej z lat 1944-1950[1974] w ilości 0.34 mb. tj 24 j.a. 2. Bliższe informacje o zbiorze: materiały archiwalne stanowią m.in. dokumentację wywłaszczeń z nieruchomości, odszkodowań za zniszczone plony, protokoły zniszczeń, szacunki wartości, rejestry decyzji dotyczących zmian imion i nazwisk, dokumentację stowarzyszeń i związków działających na terenie dzielnicy Śródmieście w Warszawie (sprawozdania z działalności, wykazy członków), zarządzenia, okólniki i komunikaty Prezydenta m. st. Warszawy, poświadczenia posiadania lub nadania obywatelstwa polskiego oraz zaświadczenia dotyczące posiadania uprawnień budowlanych. 3. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych). Materiały archiwalne zostały uporządkowane zgodnie z zaleceniami zawartymi w Piśmie Okólnym Nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 września 1981 r. w sprawie opracowania akt terenowych organów władzy i administracji państwowej stopni: wojewódzkiego, powiatowego i gromadzkiego z lat 1950-1973; 1950-1975, 1954-1972 oraz jednolitym rzeczowym wykazie akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej, zawartym w Zarządzeniu Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 12 grudnia 1975 r. Akta zostały umieszczone w teczkach bezkwasowych, które zostały opisane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002, Nr 167, poz. 1375), tzn.: umieszczono na nich nazwę aktotwórcy, kategorię archiwalną, tytuł teczki, daty skrajne, sygnaturę archiwalną, liczbę zapisanych stron. Sprawdzono wyrywkowo następujące pozycje: - Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Urząd Spraw Wewnętrznych - sygn. 575, 604, 629, 655. - Prezydium Dzielnicowej Rady Narodowej Warszawa Śródmieście - sygn. 799 i 808.
- Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Biuro Prezydialne - sygn. 1626. - Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Wydział Administracyjny - sygn. 76. - Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Wydział Polityki Budowlanej - sygn. 3 i 19. Stwierdzono, że w przypadku teczek zawierających materiały archiwalne wytworzone przez Prezydium Dzielnicowej Rady Narodowej Warszawa Śródmieście został mylnie rozpoznany aktotwórca. Na teczce Zarządu Miejskiego w m. st. Warszawy Wydział Administracyjny oznaczonej sygn. 76 data skrajna [1934] nie ma odzwierciedlenia na spisie zdawczo-odbiorczym, natomiast na teczce Zarządu Miejskiego w m. st. Warszawy Wydział Inspekcji Budowlanej oznaczonej sygn. 3 brak jest kwalifikacji archiwalnej. Akta wewnątrz teczek uporządkowano w sposób rzeczowo-chronologiczny, usunięto części metalowe, brudnopisy i kopie. Ze względu na stan fizyczny dokumentacji zszyto ją sznurkiem lub pozostawiono luzem. Na obecnym etapie prac materiały archiwalne, nie zostały jeszcze umieszczone w pudłach z tektury litej bezkwasowej. III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli. l. Po usunięciu wspomnianych wyżej nieprawidłowości i umieszczeniu teczek w pudłach z tektury litej bezkwasowej materiały archiwalne należy przekazać zgodnie z 11 wyżej cytowanego Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. na koszt własny do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy. 2. Spisy materiałów archiwalnych należy rozpocząć od następujących sygnatur: Prezydium Dzielnicowej Rady Narodowej Warszawa Śródmieście od poz. 799, Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Biuro Prezydialne od poz. 1625, Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Wydział Administracyjny od poz. 73, Zarząd Miejski w m. st. Warszawie Wydział Inspekcji Budowlanej od poz. 1. 3. Do przekazywanych materiałów należy dołączyć: - 5 egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy opatrzonych stemplem i podpisem Dyrektora Jednostki oraz wersję elektroniczną spisu, - 2 egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego (w załączeniu). 4. Przed przekazaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy, zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 689 z późn. zm.) zobowiązującym jednostki organizacyjne do odpowiedniej konserwacji materiałów archiwalnych należy poddać je odkażeniu w komorze fumigacyjnej. Po odkażeniu należy skontaktować się telefonicznie z Panem. Kierownikiem Ekspozytury Archiwum Państwowego m. st. Warszawy w Milanówku (tel. 022 724-74-89) w celu ustalenia terminu i miejsca przekazania w/w archiwaliów. 5. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w stanie uporządkowania oraz ewidencjonowania przekazywanych materiałów archiwalnych wprowadzenie ewentualnych poprawek należy do jednostki przekazującej akta. Spisy zdawczoodbiorcze nie zostaną podpisane do momentu usunięcia istniejących nieprawidłowości.
Protokół podpisali Z upoważnienia Dyrektora Generalnego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie Helena Ewa Stanisławska Zastępca Dyrektora (kierownik jednostki kontrolowanej) ZASTĘPCA KIEROWNIKA Oddział Archiwum Agnieszka Jeż (archiwista zakładowy) Michał Bryś (prowadzący kontrolę) ARCHIWUM PAŃSTWOWE m.st. WARSZAWY 00-270 Warszawa, ul. Krzywe Koło 7 tel. Sekretariat 022 831-37-31 centr. 022 635-92-42, fax 022 831-00-46