UMOWA NA UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI AKTOWEJ, W TYM DOKUMENTACJI STANOWIĄCEJ MATERIAŁY ARCHIWALNE (KAT

Transkrypt

1 UMOWA NA UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI AKTOWEJ, W TYM DOKUMENTACJI STANOWIĄCEJ MATERIAŁY ARCHIWALNE (KAT. A), BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ I JEJ ZNISZCZENIE NR zawarta w dniu czerwca 2017 r., w Toruniu pomiędzy:..., zwanym w dalszej części umowy Zleceniobiorcą a Skarbem Państwa - Sądem Okręgowym w Toruniu, ul. Piekary 49/51, Toruń reprezentowanym przez: Alicję Włudarską - Dyrektora uprawnionego do reprezentacji jednostki organizacyjnej, zwanym w dalszej części umowy Zleceniodawcą o następującej treści: 1- Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania usługę uporządkowania dokumentacji aktowej, w tym dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne (kat. A), brakowania dokumentacji niearchiwalnej i jej zniszczenia. Ww. dokumentacja stanowi zasób archiwów zakładowych: Sądu Rejonowego w Chełmnie, Sądu Rejonowego w Golubiu-Dobrzyniu, Sądu Rejonowego w Wąbrzeźnie i Sądu Okręgowego w Toruniu Zleceniobiorca zobowiązuje się do zarchiwizowania (uporządkowania) dokumentacji zgodnie ze stosownymi przepisami prawa w tym zakresie aktualnie obowiązującymi i przepisami obowiązującym w trakcie tworzenia akt będących przedmiotem uporządkowania i brakowania, w szczególności: 1) ustawą z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U j.t.); 2) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U ); 3) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U j.t.); 4) zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Spraw, z 2011 r. nr 2 poz. 10); 5) zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. U. Min. Spraw, z 1985 r. nr 8 poz. 55); 6) zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.U. Min. Spraw, z 2015 r. poz. 266); 7) rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U ); fftl 1

2 8) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowego sposobu, zakresu i trybu sprawowania nadzoru nad wykonywaniem orzeczeń w sprawach nieletnich (Dz.U. z 2009 r. nr 107 poz. 894); 9) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 1937 r. o przechowywaniu i niszczeniu akt i ksiąg sądowych i administracji sądowej (Dz.U. z 1937 r. Nr 42 poz. 335) - uchylone z dniem r.; 10) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 grudnia 1975 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz.U. z 1975 r. nr 43 poz. 220) - Ważne w okresie od r. do r.; 11) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 maja 1989 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz.U. z 1989r. nr 28 poz. 150) - Ważne w okresie od r. do r.; 12) zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia r. w sprawie kwalifikacji do materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej akt i ksiąg kolegiów do spraw wykroczeń z lat , okresów ich przechowywania oraz warunków niszczenia lub przekazywania archiwom państwowym (Dz. Urz. Min. Spraw, z 1995r. nr 3, poz. 19); 13) zarządzeniem nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia r. w sprawie jednolitego wykazu akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej (dla dokumentacji pomocniczej oraz administracyjnej b. Kolegiów ds. Wykroczeń); 14) zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 listopada 1996 r. w sprawie zakresu czynności radcy kolegium do spraw wykroczeń przy sądzie rejonowym oraz w sprawie nadzorowanych przez tego radcę czynności administracyjnych sekretariatu kolegium (Dz. Urz. Min. Spraw, z 1996 r. nr 5 poz. 38) - uchylone z dniem r.; 15) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z r. w sprawie ustalenia warunków i okresów czasu, po którym akta spraw o wykroczenia podlegają zniszczeniu w całości lub w części albo przekazaniu archiwom państwowym (Dz.U. z 2000r. Nr 12, poz. 148)- uchylone z dniem r. przy ścisłej współpracy z wyznaczonymi pracownikami właściwych Sądów Rejonowych oraz Sądu Okręgowego w Toruniu, którzy to będą konsultować i ściśle współpracować w tym zakresie z Archiwum Państwowym w Toruniu na każdym z etapów prac. 2. Zleceniobiorca zobowiązany jest do wykonania następujących czynności, w ramach niniejszej umowy: 1) wytypowania materiałów archiwalnych kategorii A do przekazania do archiwum państwowego przy bezwzględnie ścisłej współpracy z wyznaczonymi pracownikami właściwych Sądów Rejonowych oraz Sądu Okręgowego w Toruniu; 2) wytypowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, której okres przechowywania upłynął do zniszczenia, względnie ustalenia innego okresu przechowywania przy bezwzględnie ścisłej współpracy z wyznaczonymi pracownikami właściwych Sądów Rejonowych oraz Sądu Okręgowego w Toruniu; 3) sprawdzenia poprawności oznaczenia oraz przygotowania (np. przesznurowanie akt dokumentacji archiwalnej) dokumentacji archiwalnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi przy bezwzględnie ścisłej współpracy z wyznaczonymi pracownikami właściwych Sądów Rejonowych oraz Sądu Okręgowego w Toruniu; 4) sporządzenia ewidencji akt w postaci spisów zdawczo-odbiorczych, zgodnych z obowiązującymi przepisami archiwalnymi (w tym kat. A ), w wersji papierowej i elektronicznej. 2

3 5) sporządzania protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii B oraz spisu tych akt; 6) zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej po otrzymaniu zgody Archiwum Państwowego w Toruniu przy użyciu własnego środka transportu; 7) dostarczenia certyfikatu zniszczenia dokumentów do właściwych Sądów Rejonowych oraz Sądu Okręgowego w Toruniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi. 3. Zakres prac, o których mowa w 2 ust. 2 będzie wykonywany w miejscach przechowywania dokumentacji, w terminie do dnia 30 listopada 2017 r. 4. Do obowiązków Zleceniodawcy należy: 1) stała i ścisła współpraca z zespołem Zleceniobiorcy polegająca na udzielaniu wyjaśnień, informacji i przekazywaniu wniosków i potrzeb Zleceniobiorcy. Do ww. zespołu Zleceniodawca wyznacza: a) Panią Sandrę Jasińską - Kierownika Oddziału Administracyjno-Finansowego Sądu Rejonowego w Chełmnie; b) Panią Karolinę Iwańską - Inspektora w Oddziale Administracyjno-Finansowym Sądu Rejonowego w Chełmnie; c) Panią Annę Wołyńską - Kierownika Oddziału Administracyjno-Finansowego Sądu Rejonowego w Golubiu-Dobrzyniu; d) Pana Piotra Szarszewskiego Inspektora w Oddziale Administracyjno-Finansowym Sądu Rejonowego w Golubiu-Dobrzyniu; e) Panią Beatę Kamińską - Kierownika Oddziału Administracyjno-Finansowego Sądu Rejonowego w Wąbrzeźnie; f) Pana Dariusza Winiarczyka - woźnego sądowego; g) Pana Andrzeja Cyrwusa - Zastępcę Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu Okręgowego w Toruniu. Wyżej wymienieni przedstawiciele zleceniodawcy współpracują ze Zleceniobiorcą na czas trwania prac archiwalnych objętych umową, polegającej na udzielaniu wyjaśnień, informacji oraz przekazywaniu Zleceniodawcy wniosków i potrzeb wykonującego pracę oraz są uprawnieni do odbioru prac i podpisu protokołu zdawczo-odbiorczego, a także do kontaktu z Archiwum Państwowym w Toruniu Zleceniobiorca przekaże Zleceniodawcy prace wymienione w 2 na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. 2. W protokole zdawczo-odbiorczym Zleceniobiorca będzie wyszczególniał wykonane prace w jednostkach wskazanych w 6 ust.l niniejszej umowy, tj. w metrach bieżących wykonania uporządkowania i archiwizacji dokumentów. 3. Podpisany przez obie strony protokół zdawczo-odbiorczy stanowi podstawę do wystawienia faktury Za wykonanie prac wymienionych w 2 Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy wynagrodzenie w wysokości... zł netto za mb dokumentacji. Przy czym wartość umowy netto nie przekroczy kwoty... zł (słownie:...). 3 -

4 2. Podane ceny są cenami netto. Do każdej pozycji cenowej będzie doliczany podatek VAT w wysokości 23%. 3. Wynagrodzenie płatne będzie w terminie 30 dni od dnia wystawienia faktury VAT, na rachunek bankowy Zleceniobiorcy. 4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania prac w terminie do 30 listopada 2017 r. 5. W przypadku przygotowania określonej ilości mb akt do archiwizacji i brakowania w terminie określonym w ust. 4 bez potwierdzenia ich poprawności przez właściwy Sąd Rejonowy lub Sąd Okręgowy oraz Archiwum Państwowe w Toruniu, Zleceniobiorca zobowiązuje się do aktualizacji/poprawy całości dokumentacji/akt aż do momentu jej zatwierdzenia przez ww. Sąd oraz Archiwum, nie później jednak niż do 30 czerwca 2018 roku Zleceniobiorca zobowiązuje się w czasie obowiązywania niniejszej umowy, a także po jej wygaśnięciu, do traktowania jako poufnych wszelkich informacji, które zostaną mu udostępnione lub przekazane, w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, nie udostępniania ich w jakikolwiek sposób osobom trzecim bez pisemnej zgody Prezesa właściwego Sądu Rejonowego oraz Prezesa Sądu Okręgowego w Toruniu. 2. Zleceniobiorcy wolno udostępnić dokumentację Zleceniodawcy, akta sądowe wyłącznie osobom upoważnionym przez Prezesa właściwego Sądu Rejonowego oraz Prezesa Sądu Okręgowego w Toruniu. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w przypadku: a) rozwiązania Umowy przez Zleceniodawcę w trybie przewidzianym w 9 ust. 2 - w wysokości 20% ostatecznego wynagrodzenia brutto dla całej umowy, b) niewykonania umowy w terminie określonym w 6 ust. 4 w wysokości 100 zł brutto za każdy dzień opóźnienia; niewykonanie umowy w zakresie 6 pkt 5 - w wysokości 100 zł brutto za każdy dzień opóźnienia, licząc od dnia 01 geudnia 2017 r. 2. W przypadku gdy wyrządzona przez Zleceniobiorcę szkoda przewyższy wysokość kary umownej lub szkoda powstała w wyniku zdarzeń, za które nie przewidziano kar umownych składającemu przysługuje roszczenie odszkodowawcze na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie Cywilnym, odpowiednio prawo do odszkodowania uzupełniającego lub odszkodowania pokrywającego całość szkody. 3. Zleceniodawca jest upoważniony do potrącania kar umownych, o których mowa w ust. 1 z należnego wynagrodzenia dla Zleceniobiorcy Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, złożonego na koniec miesiąca. 2. Zleceniodawca ma prawo rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku, gdy zleceniobiorca w sposób nienależyty, nieterminowy, niestaranny realizuje obowiązki wynikające z Umowy lub nie wykonuje lub przewal wykonywanie umowy Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nie uregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U ). 4

5 3. Strony zobowiązują się dążyć do rozstrzygnięcia wszelkich sporów dotyczących treści i wykonywania Umowy w drodze wzajemnych negocjacji. Jeżeli wypracowanie rozwiązania polubownego nie będzie możliwe, powstały spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu w Toruniu. 4. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: 2 egz. dla Zleceniodawcy, 1 egz. dla Zleceniobiorcy. Załączniki: 1. Wzór upoważnienia. ZLECENIOBIORCA ZLECENIODAWCA 5