Katalog firmowy Zapewnienie nieograniczonego dostępu do usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną jest obecnie kluczowym zadaniem stawianym jednostkom administracji publicznej. Zmiany ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a także zmiany w KPA oraz ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz nowa instrukcja kancelaryjna, stwarzają podstawy prawne dla elektronicznego zarządzania dokumentacją i prowadzenia elektronicznych akt spraw. Ponadto, umożliwienie mieszkańcom przesłania drogą elektroniczną podpisanego dokumentu do urzędu jest podstawą do wszczęcia procedury administracyjnej, a to wymaga zastosowania bezpiecznego, zgodnego z wymogami prawa i zaawansowanego technologicznie rozwiązania. Dlatego też, aby pomóc Państwu uporać się z obowiązkiem ustawowym i wymaganiami rynku, proponujemy skorzystanie z szerokiej oferty produktów COIG S.A., które w prosty i bezpieczny sposób, zgodny z obowiązującymi przepisami usprawniają funkcjonowanie jednostek administracji publicznej i pozwalają na uzyskanie precyzyjnych informacji niezbędnych do podejmowania racjonalnych decyzji. COIG S.A. posiada niezbędne kompetencje, doświadczenie, zasoby i infrastrukturę, aby z powodzeniem realizować projekty informatyczne w Państwa jednostkach. Spis treści 1. Mdok 2. marchiwum 3. Produkty internetowe m-web 4. mportal 5. Biuletyn Informacji Publicznej BIP 6. Elektroniczna Skrzynka Podawcza i Odbiorcza ESP/ESO 7. mpłatności 8. mkontakt, 9. mqueue, XCL 10. Integracja 2-4 5 6 8-9 10 11 12-13 14 15 16
Mdok Mdok to system realizujący obsługę elektronicznego obiegu dokumentów oraz spraw. Jest nieodzownym narzędziem systematyzującym pracę i ułatwiającym komunikację w instytucjach i firmach stawiających sobie wysokie wymagania w zakresie efektywnego zarządzania. PODSTAWOWE FUNKCJE elektroniczna rejestracja i edycja dokumentów, obsługa Internetowego Biura Podawczego i podpisu elektronicznego, tworzenie szablonów dokumentów, wersjonowanie dokumentów, definiowanie i przekształcanie procesów pracy grupowej, które umożliwia graficzny modelator ścieżek Workflow, monitorowanie efektywności pracowników, obsługa poczty elektronicznej i fax u, obsługa terminarza, możliwość monitorowania postępu prac nad daną sprawą, czy dokumentem, monitorowanie obciążenia dokumentami i sprawami pracowników, umożliwienie kierowania działaniami pracowników w oparciu o zdefiniowane procesy (Workflow), automatyczne powiadamianie pracownika o upływającym terminie realizacji. 2
GŁÓWNE ZALETY szybki i łatwy dostęp do posiadanych dokumentów, efektywne zarządzanie torem realizowanych spraw, zautomatyzowanie procedury przekazywania korespondencji, pełna obsługa korespondencji, szybka wymiana informacji między pracownikami, zapewnienie dostępu do informacji o stanie danej sprawy i dokumentu, zasięg obejmujący wszystkie szczeble decyzyjne i każdego pracownika, bezpieczny i kontrolowany dostęp do informacji poufnych, łatwy dostęp do zasobów archiwalnych, zapewnienie ładu i porządku w zgromadzonych zasobach, wbudowane repozytorium dla dokumentów Systemu Zarządzania Jakością, wbudowane funkcje raportowe wspomagające zarządzanie instytucją, w prosty sposób identyfikujące wszystkie zatory w obiegu dokumentów, współpraca z systemem KSAT2000 oraz otwarty interfejs do komunikacji z innymi systemami, wbudowany klient poczty e-mail oraz komunikator usprawniające wewnętrzną komunikację. 3
Mdok Dodatkowymi elementami systemu są: eformularze Moduł umożliwiający tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie e-formularzy, przeznaczonych dla klientów urzędu. Centrum certyfikacji Centrum certyfikacji umożliwiające wydawanie podpisów zarówno pracownikom Urzędu, jak i zewnętrznym użytkownikom korzystającym z systemu poprzez zewnętrzny portal. Ponadto Centrum Certyfikacji zapewnia pełne wsparcie dla obsługi certyfikatów kwalifikowanych i niekwalifikowanych. Certyfikaty umożliwiają uwierzytelnianie korespondencji wewnętrznej Urzędu oraz korespondencji pomiędzy Urzędem a obywatelami korzystającymi z systemu portalowego. Niezależnie od certyfikatów wystawionych przez własne Centrum Certyfikacji, Mdok honoruje także certyfikaty kwalifikowane i zatwierdzone certyfikaty niekwalifikowane wystawione przez innych dostawców. Archiwum Mdok Zakres funkcjonalny modułu Archiwum Mdok, dedykowanego problematyce archiwizacji dokumentów wzbogaca funkcjonalność systemu, o możliwość generowania spisów zdawczo-odbiorczych i przekazywania ich do dalszej eksploatacji w aplikacjach do obsługi archiwum zakładowego. Główne funkcje systemu obsługa spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji archiwalnej, obsługa spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji niearchiwalnej, obsługa spisów akt przeznaczonych do brakowania, mechanizm przekazywania spisów, obsługa teczek, obsługa podteczek i spraw w ramach ich archiwizacji, system adnotacji, pełna integracja z Archiwum. 4 Elektroniczny system obiegu dokumentów Mdok to narzędzie, które oferuje szybki i nieograniczony dostęp do dokumentów, procesów, spraw w organizacji, redukując koszty oraz usprawniając zarządzanie dostępem do spraw prowadzonych przez pracowników.
marchiwum Program marchiwum służy do prowadzenia ewidencji archiwum zakładowego firm i instytucji, w tym urzędów miast i gmin, w którym przechowuje się dokumentację aktową i techniczną. Program spełnia wymagania odnośnie aktualnych ustaw regulujących archiwizację dokumentacji, wraz z ich przekazaniem do Archiwum Państwowego. PODSTAWOWE FUNKCJE przyjmowanie akt, przekazywanie akt do Archiwum Państwowego, ekspertyza, brakowanie akt, wypożyczanie akt, obsługa zasobu archiwalnego. GŁÓWNE ZALETY możliwość pełnej kontroli nad przekazywanymi materiałami archiwalnymi, łatwe i szybkie przeszukiwanie zgromadzonej dokumentacji, tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji gotowej do przekazania, integracja z systemem obiegu dokumentów. 5
Produkty internetowe m-web To kompletny zestaw narzędzi budujących sprawny eurząd, które wraz z systemem obiegu dokumentów, usprawniają procesy zachodzące w jednostkach administracji publicznej. Produkty te poprzez wykorzystanie najnowszych technologii, integrują dotychczas rozproszone systemy informatyczne w urzędzie. Największym ich atutem jest eliminacja kosztów związanych z wydawaniem, drukowaniem i przesyłaniem różnego typu formularzy, zaświadczeń, itp., pomiędzy jednostką a mieszkańcami. Umożliwiają one nadanie biegu sprawom poprzez wykorzystanie sieci internetowej i uzyskanie przez mieszkańców szybkiego dostępu do informacji. Każdy z nas jako klient urzędu obywatel, przedsiębiorca, chce załatwić swoją sprawę szybko, nie tracąc czasu w kolejkach, a ponadto chce monitorować etap jej załatwiania. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom stworzyliśmy zestaw produktów internetowych mweb, które wraz z systemem obiegu dokumentów tworzą platformę obsługi eurzędu. Podstawowe elementy to: mportal Portal internetowy prezentujący pełny zakres informacji dotyczących dowolnej jednostki, z modułem zarządzania treścią BIP Biuletyn Informacji Publicznej będący urzędowym publikatorem internetowym ESP/ESO Elektroniczna Skrzynka Podawcza i Odbiorcza mpłatności System elektronicznych płatności mcontact System powiadamiania sms mqueue System kolejkowy XCL Generator raportów 6
Wymiana informacji
Produkty internetowe m-web mportal Portal internetowy to kompleksowe rozwiązanie informatyczne, umożliwiające komunikację na linii strona - urząd. Umożliwia on podmiotom administracji publicznej bezpieczny i natychmiastowy dostęp do informacji. Jest narzędziem, które za pomocą Internetu buduje wizerunek jednostki sektora publicznego. PODSTAWOWE FUNKCJE umożliwia powiązanie serwisu internetowego ze stroną BIP, zarządza strukturą, w tym publikacjami informacji indywidualnie lub w blokach tematycznych, prezentuje informacje w wielu kategoriach tematycznych jednocześnie, posiada wyszukiwarkę obejmującą cały serwis oraz konfigurowalne wyszukiwarki dla poszczególnych zakresów tematycznych (np. pytań do burmistrza, przetargów itp.), prowadzi statystykę ogólną serwisu, zapewnia bezpieczne tworzenie i modyfikowanie dokumentów z zachowaniem historii zmian, umożliwia wersjonowanie informacji z możliwością prezentowania jej historycznego stanu, stwarza możliwość budowy podstron bez konieczności programowania w języku HTML lub innym, definiuje wzorce dokumentów, za pomocą których tworzone są nowe strony z predefiniowanymi ustawieniami wizualnymi oraz zawartością, zarządza uprawnieniami, daje możliwość przygotowania wielu alternatywnych wariantów szaty graficznej, daje możliwość wydruku każdej strony z optymalizacją wydruku, 8
dodatkowo za pomocą eformularzy można usprawnić wykonywanie czynności obejmujących: składanie różnego rodzaju pism do Urzędu, obsługę dokumentów/ wniosków wysłanych do urzędu, grupowanie dokumentów/wniosków, inicjowanie spraw w systemie obiegu dokumentów. GŁÓWNE ZALETY możliwość dowolnego profilowania przekazywanych treści ze względu na posiadany system zarządzania treścią CMS, możliwość śledzenia stanu załatwiania sprawy z wykorzystaniem informacji graficznej w postaci grafów prezentujących drogę przebiegu sprawy, możliwość integracji z innymi systemami za pomocą specjalistycznego modułu mintegrator. Jednym z komponentów systemu mportal jest Wyszukiwarka przedsiębiorców, która współpracuje z systemami dziedzinowymi KSAT2000. 9
Produkty internetowe m-web Biuletyn Informacji Publicznej BIP Biuletyn Informacji Publicznej jest urzędowym publikatorem internetowym, mającym na celu przekazanie do publicznej wiadomości informacji wymaganych ustawowo. BIP nie jest tożsamy ze stroną internetową instytucji zobligowanej do prowadzenia Biuletynu, a wręcz przeciwnie, Biuletyn Informacji Publicznej powinien zostać wydzielony ze strony internetowej instytucji. Nasze rozwiązanie może funkcjonować zarówno samodzielnie, jak również jako element mportalu i systemu Mdok. PODSTAWOWE FUNKCJE stanowi źródło wiedzy na temat jednostki administracji publicznej, oparty jest o system zarządzania treścią CMS, zarządza dokumentami, zintegrowany jest z mportalem, daje możliwość zakładania kolejnych BIP ów jednostek podległych, umożliwia integrację z systemami zewnętrznymi za pomocą mintegratora. GŁÓWNE ZALETY umożliwia uzyskanie przez wszystkich aktualnej i pełnej informacji publicznej o jednostce, zgodny z wymogami prawnymi. 10 W ramach modułu BIP i mportal możemy również uruchomić moduł obsługi okręgów wyborczych, który umożliwia mieszkańcom wyszukiwanie obwodu wyborczego za pomocą jednego lub kilku parametrów (np. ulicy).
Produkty internetowe m-web Elektroniczna Skrzynka Podawcza i Elektroniczna Skrzynka Odbiorcza ESP/ESO Elektroniczna Skrzynka Podawcza i Elektroniczna Skrzynka Odbiorcza to zbiór funkcji, które zgodnie z wymogami prawa umożliwiają przyjmowanie podań i wniosków w postaci elektronicznej, dostarczają odpowiedzi na przesłane pismo. Elektroniczna Skrzynka Podawcza i Odbiorcza to nieodzowne narzędzie w instytucjach, w których istnieje potrzeba zagwarantowania bezpieczeństwa danych osobowych w komunikacji elektronicznej. PODSTAWOWE FUNKCJE ESP umożliwia komunikację klienta z instytucją, odbiera dokumenty z różnorodnych źródeł, umożliwia generowanie automatycznego potwierdzenia dostarczenia informacji - Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), ułatwia archiwizację podpisanych dokumentów oraz UPO, pozwala na weryfikację podpisu elektronicznego, ESO umożliwia przesłanie przez Urząd dokumentu elektronicznego do petenta na wskazany adres e-mail ze zwrotnym poświadczeniem odbioru, generuje zwrotki elektroniczne i wysyła je na wskazane adresy e-mail. GŁÓWNE ZALETY ESP i ESO gwarantują prawidłowość dostarczenia dokumentu elektronicznego, dają możliwość zweryfikowania wszystkich informacji zawartych w dokumencie, zapewniają niezawodną identyfikację adresata przesyłanych treści, zapewniają zachowanie poufności przesyłanych treści, współpracują z systemem obiegu dokumentów Mdok i systemem mportal w zakresie doręczenia dokumentów, a także z epuap, komunikują się z innymi systemami za pomocą mintegratora. 11
Produkty internetowe m-web mpłatności System elektronicznych płatności umożliwia wnoszenie oraz identyfikację opłat związanych z załatwianymi sprawami. Należności klienta (obywatela, przedsiębiorcy) mogą być łączone w grupy i opłacane za pomocą jednego polecenia przelewu lub jedną wpłatą w kasie. Informacje o dokonanych wpłatach pozyskiwane są przez pracowników urzędu ze zdefiniowanych źródeł danych takich jak: pliki eksportów, aplikacje finansowo-księgowe, systemy mikropłatności, systemy bankowe itp. PODSTAWOWE FUNKCJE udostępnia informacje o należnych i dokonanych płatnościach zarówno petentom jak i pracownikom urzędu, generuje identyfikatory płatności i grup płatności, importuje wyciągi bankowe (MT940, XML, CSV), wspiera mechanizm automatycznego dopasowania zaksięgowanych wpłat do należności klientów, umożliwia przegląd należności zapłaconych i oczekujących na wpłatę wraz z ich płatnościami częściowymi, generuje polecenia przelewów, zarówno ręcznie jak również automatycznie na podstawie należności przesłanych z zewnętrznych systemów, informuje klienta o wysokości, tytułach i terminach należnych opłat wraz z numerami kont, na które należy wnieść poszczególne opłaty, generuje unikalny wspólny identyfikator płatności dla dowolnej grupy należności (płatnych na to samo konto), które klient chce uiścić, monituje klienta w przypadku zbliżania się terminu wniesienia opłat. 12
GŁÓWNE ZALETY redukcja kosztów operacyjnych po stronie Urzędu; czynności, które były wykonywane przez służby finansowe Urzędu tj.: dopasowanie wpływów do należności oraz dekretowanie wyciągów dzięki wykorzystaniu aplikacji sprowadzają się do zaimportowania do systemu pliku wyciągu z płatnościami, redukcja błędów związanych z dopasowaniem wpływów aplikacja automatycznie identyfikuje klienta; w znaczny sposób wpływa to na poziom obsługi klientów oraz zmniejszenie kosztów związanych z rozpatrywaniem reklamacji, poprawa kontroli wpłat ze względu na możliwość natychmiastowego otrzymywania informacji o przyjętych wpłatach, Urząd może bez zbędnej zwłoki przystąpić do realizacji spraw Klienta. System jest zintegrowany z rodzimymi aplikacjami takimi jak: Mdok, mportal, marchiwum oraz umożliwia integrację z aplikacjami firm trzecich w zakresie pobierania i zasilania danymi systemu mpłatności (np. rejestrowanie należności oraz udostępnianie danych o dokonanych płatnościach) poprzez otwarty interfejs oparty na bezpiecznych serwisach sieciowych. 13
Produkty internetowe m-web mcontact System powiadamiania sms umożliwia kontakt pracowników urzędu z mieszkańcami. Służy on do komunikacji zarówno urzędu z mieszkańcami, jak i mieszkańców z urzędem. Przykładem zastosowania może być informowanie mieszkańców o zbliżającym się zagrożeniu np. powodziowym w rejonie wybranych ulic. PODSTAWOWE FUNKCJE definiowanie grup kontaktów, tworzenie i wysyłanie wiadomości do wybranych grup odbiorców, możliwość wysłania wiadomości e-mail i sms, dowolna forma graficzna wysyłanej informacji. System mcontact to szybki i prosty sposób dotarcia z informacją do dużej liczby odbiorców. 14
Produkty internetowe m-web mqueue System rezerwacji kolejki. PODSTAWOWE FUNKCJE rozbudowuje systemy mportal oraz Mdok o funkcje pozwalające na elektroniczne rezerwowanie terminu wizyty w urzędzie, zapewnia obsługę wyznaczonych terminów zarówno od strony mieszkańca jak i pracownika urzędu, prezentuje listę spraw, w ramach których można zarezerwować kolejkę w urzędzie, daje możliwość dowolnej modyfikacji godziny przyjęcia oraz długości wizyty, przesyła powiadomienia o umówionej dacie i godzinie spotkania, umożliwia anulowanie zarezerwowanej wizyty. XCL System generowania raportów Excel, Word, OpenOffice, HTML z dowolnej aplikacji. 15
Ponadto realizacja kompleksowych projektów dla administracji wymaga otwartości na systemy innych dostawców i producentów oprogramowania. Rozwiązania usprawniające integrację z systemami zewnętrznymi to: Posłaniec Moduł do asynchronicznego i synchronicznego przesyłania komunikatów Integrator Moduł do kontrolowanego udostępniania funkcji wybranej aplikacji na zewnątrz EVT Moduł do dynamicznego rozszerzania funkcjonalności aplikacji XAPI Biblioteka XAPI do zdalnego wykonywania funkcji 16