Jak w opisanej sytuacji powinna wyglądać prawidłowa ewidencja tego czynszu? Pytanie Spółka z o.o. sprzedaje wybudowane przez siebie domy na rzecz zagranicznych osób fizycznych. Jednocześnie w dniu sprzedaży domu zawiera z nabywcą umowę najmu tej nieruchomości z gwarancją wypłaty czynszu z tego tytułu przez 2 lata i zgodą na dalszy podnajem przez spółkę. Spółka wynajmuje domy już na rachunek własny. Spółka jest więc w posiadaniu umowy najmu oraz potwierdzeń zapłat (wyciąg bankowy) gwarantowanych czynszów dla właścicieli. Nie otrzymuje jednak od nich rachunków za wynajem. Jednocześnie z płatności czynszów spółka potrąca kwoty uregulowane za właścicieli, np. za ubezpieczenie domu, energię, podatek od nieruchomości, nie pobierając za to żadnego wynagrodzenia. Zapłata czynszu następuje więc zwykle w kwocie niższej niż wynikałoby z zawartej umowy najmu. Czy dla celów bilansowych koszt najmu powinien zostać ujęty w kwocie wynikającej z umowy najmu na RMK z równoległym odpisem w koszty raz w miesiącu, dodatkowo uzupełnionym o konto pozabilansowe obejmujące wydatki poniesione na rzecz właściciela domu? W poprzednich latach czynsze księgowane były kasowo, tj. w kwotach faktycznie wypłaconych (ewidencja pozabilansowa pozostałych wydatków nie była prowadzona). Czy w stosunku do lat poprzednich są podstawy do korekty bilansu? 1 / 5
Odpowiedź Zaprezentowany przez spółkę sposób ewidencji czynszu za najem domów jest nieprawidłowy. W związku z tym spółka jest zobowiązana do dokonania korekty błędnych księgowań za lata poprzednie. Uzasadnienie Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - dalej u.o.r., podstawą zapisów w ewidencji księgowej są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 u.o.r.). Generalnie każda umowa najmu spełnia przesłanki wymienione w art. 21 ust. 1 pkt. 2-5 u.o.r. Jeżeli oprócz tego posiada własny numer identyfikacyjny, to poprzez dodatkowe spełnienie wymogu pkt. 6 może ona być potraktowana jako samodzielny dowód księgowy. Jeżeli jednak umowa nie zawiera informacji określonych w art. 21 ust. 1 u.o.r., należy zastanowić się, czy jest możliwe sporządzenie zastępczego dowodu księgowego, o którym mowa w art. 21 ust. 4 u.o.r. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. 2 / 5
Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej: u.p.t.u., dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 100.000 zł, jest przewidziane zwolnienie z obowiązku stosowania przepisów tej ustawy (art. 113 ust. 1 u.p.t.u.). Jeżeli osoba zagraniczna będzie podlegać zwolnieniu z opodatkowania świadczenia usług najmu podatkiem VAT oraz z obowiązku dokumentowania tego faktu fakturami VAT, pojawia się brak możliwości uzyskania jakiegokolwiek zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Wtedy spółka ma prawo do wystawiania zastępczego dowodu księgowego i ewidencjonowania na jego podstawie w księgach rachunkowych wydatku z tytułu czynszu za wynajęty dom. Jeżeli jednak osoba zagraniczna nie może skorzystać ze zwolnienia wynikającego z art. 113 ust. 1 u.p.t.u., to spółka nie będzie miała prawa do wystawienia zastępczego dowodu. W tej sytuacji może ona uzgodnić z osobą zagraniczną, iż otrzyma upoważnienie do wystawiania faktur sprzedaży w imieniu tej osoby. Przyjmijmy, że mamy do czynienia z pierwszym przypadkiem, czyli osoba zagraniczna nie jest podatnikiem polskiego podatku od towarów i usług, a spółka ma prawo do potraktowania umowy najmu jako dowodu księgowego. W umowie tej spółka gwarantuje osobie zagranicznej wypłatę czynszu przez 2 lata. Nie jest to jednoznaczne z zapłatą dwuletniego czynszu z góry, ponieważ spółka opłaca go w przyjętych okresach rozliczeniowych. Taka gwarancja powoduje powstanie przyszłego zobowiązania w kwocie, którą można w sposób wiarygodny oszacować. W związku z tym spółka jest zobowiązana z dniem podpisania umowy najmu do utworzenia w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych rezerwy na zobowiązania, o której mowa w art. 35d ust. 1 pkt 1 u.o.r., w kwocie równej ustalonemu przez strony czynszowi za dwa lata. Kosztem spółki jest wartość czynszu ustalona w umowie, zatem rozwiązanie rezerwy powinno następować w przyjętych okresach rozliczeniowych w kwocie odpowiadającej ustalonemu dla danego okresu rozliczeniowego czynszowi, a nie w kwocie rzeczywiście wypłaconej. Prawidłowa ewidencja księgowa tego zdarzenia gospodarczego powinna przebiegać następująco: 3 / 5
1. Utworzenie rezerwy w dniu podpisania umowy najmu w kwocie odpowiadającej dwuletniemu czynszowi: Wn konto 769 Inne pozostałe koszty operacyjne Ma konto 833 Pozostałe rezerwy 2. Rozwiązanie rezerwy w kwocie odpowiadającej kwocie czynszu za dany okres rozliczeniowy: Wn konto 833 Pozostałe rezerwy Ma konto 764 Inne pozostałe przychody operacyjne równolegle: Wn konto 402 Usługi obce analityka Czynsz za najem domów Ma konto 204 Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi niepowiązanymi 4 / 5
Kwestia regulowania przez spółkę w imieniu osoby zagranicznej takich wydatków, jak ubezpieczenia, media czy podatek od nieruchomości, nie powinna mieć wpływu na sytuację majątkową i finansową spółki. W związku z tym takie transakcje nie podlegają ewidencji w księgach rachunkowych spółki. Może ona jednak dla kontroli prawidłowości tych rozliczeń prowadzić ewidencję pozabilansową. Ewidencjonowanie czynszów w kwotach faktycznie wypłaconych jest niezgodne z treścią przepisów u.o.r., wpływa bowiem negatywnie na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej spółki (art. 4 ust. 1 u.o.r.). Z tego względu spółka jest zobowiązana do dokonania korekty błędnych księgowań za lata poprzednie, a jej forma jest uzależniona od tego, czy sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy zostało już zatwierdzone (art. 54 u.o.r.). Przede wszystkim należy zbadać, czy różnica pomiędzy wartością czynszów ustalonych w umowie najmu a sumą faktycznie zapłaconą i ujętą w księgach jest istotna z punktu widzenia wyniku finansowego. Jeżeli tak, to korektę z tego tytułu należy odnieść na konto 821 Rozliczenie wyniku finansowego za lata poprzednie (art. 54 ust. 3 u.o.r.). W przeciwnym razie różnicę można ująć w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego (art. 54 ust. 2 u.o.r.). 5 / 5