Urlop wychowawczy w enova

Urlop wychowawczy w enova Strona 1 z 17

Spis treści 1. Wstęp...3 2. Konfiguracja w programie enova...3 2.2 Wskaźniki do urlopu wychowawczego...3 2.2.1 Przeciętne wynagrodzenie w poprzednim kwartale...3 2.2.2 Świadczenie pielęgnacyjne...4 2.2.3 Aktualizacja wskaźników...5 2.3 Elementy wynagrodzenia a urlop wychowawczy...6 2.4 Urlop wychowawczy dla wypłat z przesunięciem...7 3. Rozliczenie urlopu wychowawczego...8 3.2.1 Rozliczenie nieobecności urlop wychowawczy na wypłacie...8 3.2.2 Logi z zapisem obliczeń ustalenia podstawy...9 3.2.3 Urlop wychowawczy na deklaracji ZUS...11 4. Zasady dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek dla osób przebywających na urlopach wychowawczych...12 4.2 Podstawa proporcjonalna do okresu nieobecności w danym miesiącu...12 4.3 Nieobecność ZUS poprzedzająca urlop wychowawczy...13 4.4 Zmiana wymiaru etatu...14 4.5 Oskładkowane elementy wynagrodzenia...15 4.6 Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej w podstawie wymiaru składek...16 Strona 2 z 17

1. Wstęp Przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2012 roku wprowadziły nowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób korzystających z urlopów wychowawczych. Podstawę stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Do tak wyliczonej kwoty należy zastosować ograniczenie, gdyż podstawa wymiaru składek nie może być wyższa niż kwota 60% przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Uwaga: Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych należy stosować analogiczne zasady, które stosuje się ustalając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ( art. 36 i nast. Ustawy z dnia 25 czerwca 1999r o świadczeniach), bez stosowania pomniejszania podstawy o kwotę składek finansowanych przez pracownika oraz z pewnymi wyjątkami, które zostały opisane przez ZUS na stronie internetowej www.zus.pl w wyjaśnieniu pt. Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych. Osoby korzystające z urlopów wychowawczych ( nie mające innych tytułów ubezpieczeń) podlegają także obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna. 2. Konfiguracja w programie enova 2.2 Wskaźniki do urlopu wychowawczego 2.2.1 Przeciętne wynagrodzenie w poprzednim kwartale Program naliczając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla osób mających wprowadzoną nieobecność urlop wychowawczy sprawdza czy podstawa nie przekracza 60% przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, a w przypadku takiego przekroczenia ogranicza odpowiednio podstawę. W tym celu z konfiguracji programu Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Wynagrodzenia jest pobierany wskaźnik: Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale. Strona 3 z 17

Rysunek 1 Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale 2.2.2 Świadczenie pielęgnacyjne W konfiguracji programu Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Świadczenia inne znajduje się wskaźnik: Świadczenie pielęgnacyjne, który stanowi podstawę wymiaru składki zdrowotnej dla osób przebywających na urlopie wychowawczym: Rysunek 2 Świadczenie pielęgnacyjne Strona 4 z 17

2.2.3 Aktualizacja wskaźników Wskaźniki są na bieżąco aktualizowane w programie enova, w kolejnych wersjach programu. Użytkownicy programu enova powinni systematycznie aktualizować wersję programu, szczególnie uwzględniające zmiany wskaźników. Aktualizacji wskaźników można dokonać w następujący sposób: aktualizując na bieżąco wersję oprogramowania enova; w ramach dużej wersji można skorzystać z czynności dostępnej z listy pracowników w menu Narzędzia Sprawdź aktualne wskaźniki Uwaga: Jeżeli na stronie będzie opublikowana kolejna duża wersja programu, przykładowo 9.0, a użytkownik programu posiada wersję wcześniejszą np. 8.3, aktualizacja przez tę czynność nie będzie możliwa. W ramach tej czynności mając np. wersję 9.0 można aktualizować wskaźniki z kolejnych wersji 9.x. Rysunek 3 Sprawdź aktualne wskaźniki zaktualizować ręcznie wskaźnik. W tym celu należy w konfiguracji programu Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Wynagrodzenia ustawić odpowiedni Miesiąc aktualności ( od którego będzie obowiązywał zmieniany wskaźnik), a następnie w polu wartości danego wskaźnika uzupełnić dane. Po uzupełnieniu wartości i wybraniu enter, obok zaktualizowanego wskaźnika pojawi się data podświetlona na niebiesko, od której będzie obowiązywała zmiana. Strona 5 z 17

Rysunek 4 Aktualizacja wskaźnika 2.3 Elementy wynagrodzenia a urlop wychowawczy Ustalając podstawę wymiaru składek osób przebywających na urlopach wychowawczych może zajść potrzeba takiej konfiguracji, aby dany element wynagrodzenia nie był uwzględniany przy wyliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jednakże wchodził do podstawy wymiaru składek od urlopu wychowawczego. W tym celu w Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia na definicji elementu, na zakładce Deklaracje (cd) została dodana sekcja Podstawa wymiaru składek oraz parametr: Wliczać do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych, w którym możliwe są do wyboru opcje: Nie wliczać, Wliczać dla, Dopełniać według godzin dla, Dopełniać według dni dla, Dopełniać jak zasadnicze dla, Wliczać w nominalnej wysokości dla, Dopełniać według 1/30 dla Strona 6 z 17

Rysunek 5 Deklaracje (cd) Ustawienie parametru decyduje, czy dany element wynagrodzenia ma być wliczany i w jaki sposób do wyliczenia podstawy wymiaru składek dla osób przebywających na urlopach wychowawczych. Dla baz konwertowanych do wymienionego pola zostanie przeniesiona zawartość pola Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego ( dla pracowników) z zakładki Nieobecności na elemencie. Podsumowując, obecnie na definicji elementu na zakładce Nieobecności należy zaznaczyć czy dany element ma być uwzględniany w podstawie zasiłku chorobowego, a na zakładce Deklaracje (cd) czy ten składnik ma zostać wliczony do podstawy składek przy urlopie wychowawczym. 2.4 Urlop wychowawczy dla wypłat z przesunięciem W Narzędzia Opcje Kadry i płace Deklaracje ZUS rozliczeniowe znajduje się parametr: Naliczanie składek za okresy urlopów wychowawczych wg okresu nieobecności począwszy od ( jeżeli pole pozostanie puste, to składniki będą naliczane według daty wypłaty). Parametr dotyczy tych zakładów pracy, które naliczają wypłaty z przesunięciem ( do 10 dnia następnego miesiąca). W przypadku takich firm należy uzupełnić odpowiedni miesiąc w parametrze, od którego będą w firmie rozliczane urlopy wychowawcze, aby poprawnie wykazać nieobecność na deklaracji rozliczeniowej ZUS. Nieobecność typu urlop wychowawczy ma być wykazywana wg okresu wystąpienia na deklaracji rozliczeniowej ZUS. Firmy naliczające wypłaty na koniec miesiąca, nie muszą uzupełniać parametru, ponieważ w takich przypadkach nieobecność automatycznie wykazywana jest wg okresu na deklaracji ZUS. Strona 7 z 17

Rysunek 6 Deklaracje ZUS - rozliczeniowe 3. Rozliczenie urlopu wychowawczego 3.2.1 Rozliczenie nieobecności urlop wychowawczy na wypłacie Po wprowadzeniu nieobecności Urlop wychowawczy (kod 121) lub Urlop wychowawczy (kod 122) i naliczeniu wypłaty na zakładce Elementy zostanie naliczony zerowy element Urlop wychowawczy, a wynagrodzenie zasadnicze zostanie odpowiednio pomniejszone z tytułu nieobecności. Rysunek 7 Urlop wychowawczy na wypłacie Po otworzeniu elementu na zakładce Składki (budżet) można podejrzeć naliczone podstawy i składki z tytułu urlopu wychowawczego: Strona 8 z 17

Rysunek 8 Składki (budżet) na elemencie wypłaty Na wypłacie przy rozliczaniu nieobecności urlop wychowawczy pojawia się również zakładka z tytułem ubezpieczenia 1211xx i naliczonymi składkami. Rysunek 9 Składki z kodem 1211xx na wypłacie 3.2.2 Logi z zapisem obliczeń ustalenia podstawy Z pozycji Kadry Pracownicy w menu Widok Logi można włączyć wyświetlanie logów naliczania. Strona 9 z 17

Rysunek 10 Widok Logi Po naliczeniu wypłaty pod listą pracowników w oknie logów po wskazaniu w polu Kategoria: Chorobowe, poniżej pojawi się zapis obliczeń z ustalenia podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopach wychowawczych. Rysunek 11 Logi Zapis obliczeń Jak widać powyżej dla pracownicy Błąd Irena, przebywającej na urlopie wychowawczym program ustalił podstawę 2588,7. Tak naliczona podstawa jest następnie ubruttawiana, gdyż podstawa do urlopu wychowawczego ma zostać ustalona analogicznie jak podstawa do zasiłku chorobowego, ale nie pomniejszana o składki ZUS finansowane przez pracownika. W związku z tym, że podstawa widoczna w zapisie obliczeń, jest podstawą pomniejszoną o składki ZUS pracownika, należy ją ubruttowić. Po ubruttowieniu program sprawdza, czy ustalona podstawa nie przekracza 60% przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, pobierając wskaźniki z konfiguracji. Jeżeli kwota jest wyższa, tak jak w tym przypadku, podstawa jest odpowiednio ograniczana. W związku z tym, że od 2012-09-01 przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale wynosiło 3 496,82, a 60% z tej kwoty to 2098,09, to podstawa wymiaru składek od urlopu wychowawczego w miesiącu listopadzie 2012 zostanie ograniczona właśnie do kwoty 2098,09, co jest widoczne na zamieszczonych powyżej zrzutach ekranu z naliczonej wypłaty, gdzie są wykazane składki ( budżet). Strona 10 z 17

3.2.3 Urlop wychowawczy na deklaracji ZUS Po naliczeniu wypłaty, można naliczyć deklarację ZUS, na której osoba przebywająca na urlopie wychowawczym zostanie wykazana w następujący sposób: Na załączniku RCA z kodem 1211xx i składkami finansowanymi z budżetu państwa: Rysunek 12 Załącznik RCA Na załączniku RSA z kodem 0110xx i kodem świadczenia/przerwy 121 ( bądź 122): Strona 11 z 17

Rysunek 13 Załącznik RSA 4. Zasady dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek dla osób przebywających na urlopach wychowawczych Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS pt. Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych, ustalając podstawę składek należy zachować pewne odmienne zasady niż przy ustalaniu podstawy zasiłku chorobowego. Poniżej najważniejsze zasady, o których warto pamiętać. 4.2 Podstawa proporcjonalna do okresu nieobecności w danym miesiącu Przykład. Pracownica zatrudniona od 2012-09-01, na stawkę 2000zł, w okresie 2012-11-11 30 przebywa na urlopie wychowawczym. Do podstawy zostało przyjęte wynagrodzenie za okres od września do października 2012: Rysunek 14 Zapis obliczeń Strona 12 z 17

Tak ustalona podstawa po ubruttowieniu wynosi 2000zł. W celu obliczenia podstawy składek za okres urlopu wychowawczego 2012-11-11 30, należy kwotę podzielić przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, a następnie pomnożyć przez liczbę dni kalendarzowych nieobecności. Czyli 2000zł / 30 x 20 = 1333,33. Od takiej podstawy zostaną naliczone składki za okres urlopu wychowawczego. Rysunek 15 Składki za okres urlopu wychowawczego UWAGA: Ustalanie proporcjonalnie podstawy składek, gdy urlop wychowawczy trwa przez część miesiąca nie ma zastosowania do podstawy składki zdrowotnej, która jest niepodzielna i zawsze jest równa wysokości świadczenia pielęgnacyjnego. 4.3 Nieobecność ZUS poprzedzająca urlop wychowawczy Odmiennie niż przy ustalaniu podstawy do zasiłku chorobowego, jeżeli pomiędzy urlopem wychowawczym, a poprzedzającą go nieobecnością ZUS np. zasiłkiem macierzyńskim nie było 3 pełnych miesięcy przerwy, to podstawę wymiaru składek urlopu wychowawczego ustalamy na nowo, a nie pobieramy z poprzedniej nieobecności. Przykład. Pracownica przebywała na następujących nieobecnościach: Rysunek 16 Nieobecności Strona 13 z 17

Gdyby w listopadzie 2012 wystąpiła nieobecność np. zwolnienie chorobowe, to do podstawy zasiłku została by pobrana podstawa z zasiłku macierzyńskiego, ze względu na brak 3 miesięcy przerwy. Jednakże w przypadku wystąpienia urlopu wychowawczego, nie ma zastosowania zasada pobierania podstawy z poprzedniej nieobecności w opisanym przypadku, lecz podstawę należy ustalić na nowo. W związku z tym program do ustalenia podstawy przyjął wynagrodzenie za 12 miesięcy poprzedzających nieobecność urlop wychowawczy, odrzucając z podstawy miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę miesiąca. Rysunek 17 Zapis obliczeń 4.4 Zmiana wymiaru etatu Przy ustalaniu podstawy składek od urlopu wychowawczego nie stosuje się również zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Oznacza, to że do podstawy należy przyjąć zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru etatu. Przykład. Pracownica zatrudniona od 12012-07-01 na ½ etatu i stawkę 1000zł, od dnia 2012-09-01 zmieniła wymiar etatu na pełen etat ze stawką 2000zł. Strona 14 z 17

Rysunek 18 Zmiana wymiaru etatu Do podstawy wymiaru składek urlopu wychowawczego, który wystąpił w miesiącu listopadzie 2012, zostało uwzględnione wynagrodzenie zarówno z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru etatu, czyli za okres od lipca do października 2012: Rysunek 19 Zapis obliczeń 4.5 Oskładkowane elementy wynagrodzenia Do podstawy składek za okres urlopu wychowawczego należy wliczać wszystkie elementy wynagrodzenia, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika, bez względu czy są wliczane do podstawy zasiłków czy nie. Czyli z podstawy nie powinny być wyłączane składniki w szczególności takie jak: nagrody uznaniowe, dodatki stażowe, służbowe i funkcyjne nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły ( studiów), jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika, koszty wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez pracodawcę, dopłaty pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika, Strona 15 z 17

bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp., składniki wynagrodzenia, nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy. Przykład. Pracownica zatrudniona od 2012-09-01 na stawce 2000zł, w miesiącu październiku 2012 otrzymała bony na kwotę 500zł. W miesiącu listopadzie 2012 przebywała na urlopie wychowawczym. Uwaga. W celu wliczenia do podstawy urlopu wychowawczego elementu, który nie jest wliczany do podstawy zasiłków chorobowych, należy ustawić parametr opisany w pkt. 2.3. Do podstawy wymiaru składek za okres urlopu wychowawczego zostało wliczone wynagrodzenie zasadnicze za okres 2012-09-01 2012-10-31 oraz wartość bonów za miesiąc październik 2012. Rysunek 20 Zapis obliczeń Dodatki należy wliczać do podstawy wymiaru składek urlopu wychowawczego bez względu na to, czy ich wypłata nadal trwa czy została zakończona, jeżeli element został wypłacony za okres, który jest uwzględniany w podstawie, to należy go wliczyć. 4.6 Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej w podstawie wymiaru składek Do podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych osób przebywających na urlopach wychowawczych należy wliczyć wynagrodzenie w kwocie faktycznie wypłaconej z tytułu wykonywania umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracodawcą w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy. Odmiennie niż przy ustalaniu podstawy zasiłku chorobowego, nie ma znaczenia czy dana umowa cywilnoprawna nadal trwa czy została zakończona. Przykład. Pracownik zatrudniony od 2012-09-01 z wynagrodzeniem zasadniczym 2000zł, od dnia 2012-10-01 została zawarta umowa cywilnoprawna z pracownikiem na kwotę 1000zł. Do podstawy wymiaru składek od urlopu wychowawczego za miesiąc listopad 2012 zostało uwzględnione wynagrodzenie zasadnicze za wrzesień i październik 2012 oraz wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej za miesiąc październik 2012. Strona 16 z 17

Rysunek 21 Zapis obliczeń Strona 17 z 17