Streszczenie WYBÓR SYSTEMU INFORMATYCZNEGO Z UWZGLĘDNIENIEM SPECYFIKI MAŁYCH PRZEDSIĘBIORSTW Marcin Andrzejewski Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Katedra Informatyki i Ekonometrii mandrzej@woiz.polsl.pl W związku ze wzrostem wymagań odbiorców i nasilającej się konkurencji wiele przedsiębiorstw dostrzega konieczność usprawnienia swojej działalności. Jednym z narzędzi słuŝących usprawnieniu są systemy informatyczne. Podstawą kaŝdego wdroŝenia narzędzi informatycznych jest trafny ich dobór. W niniejszym opracowaniu pragnę przedstawić zmodyfikowaną przeze mnie literaturową procedurę wyboru gotowego systemu informatycznego. Słowa kluczowe: systemy informatyczne, wdroŝenia, wybór systemu informatycznego. Wprowadzenie W związku ze wzrostem wymagań odbiorców i nasilającej się konkurencji wiele przedsiębiorstw dostrzega konieczność usprawnienia swojej działalności. Jednym z narzędzi słuŝących usprawnieniu są systemy informatyczne. Stosowanie narzędzi informatycznych w celu usprawnienia swojej działalności jest juŝ bardzo powszechne dla duŝych przedsiębiorstw zatrudniających setki pracowników, czy dla zakładów i przedstawicielstw przedsiębiorstw zagranicznych. W tym drugim przypadku krajowe zakłady są często po prostu włączane w systemy funkcjonujące od wielu lat w zagranicznych centralach. Nieco inaczej ma się sytuacja w przypadku małych przedsiębiorstw zatrudniających do pięćdziesięciu pracowników. Jedynie niewielka cześć z nich moŝe poszczycić się posiadaniem funkcjonującego systemu informatycznego. W tej grupie przedsiębiorstw wobec coraz bardziej zaostrzającej się konkurencji oraz wobec coraz bardziej nieprzyjaznego środowiska, coraz częściej dostrzega się konieczność zwiększania efektywności działania przez zastosowanie narzędzi informatycznych. Jak wykazują badania duŝa ilość wdroŝeń systemów informatycznych realizowana jest z opóźnieniem, przekracza przewidywany budŝet lub nie spełnia oczekiwań uŝytkowników i w konsekwencji jest zarzucana.
O ile w przypadku przedsiębiorstwa dysponującego większymi środkami finansowymi taki finał wdroŝenia powoduje znaczny wzrost kosztów funkcjonowania, jednak nie wpływa znacząco na płynność finansową, o tyle dla przedsiębiorstw małych dysponujących mniejszymi środkami finansowymi którykolwiek z wymienionych wyŝej scenariuszy wdroŝenia moŝe okazać się śmiertelny i moŝe doprowadzić do bankructwa. Warunkiem pomyślnie zakończonego wdroŝenia jest właściwy dobór oprogramowania oraz właściwa organizacja przygotowań. Konieczne są tu często konsultacje dotyczące organizacji, procesów i infrastruktury informatycznej. Właściwy dobór oprogramowania oraz dogłębna analiza samego przedsiębiorstwa pozwalają na bezpieczne wdroŝenie systemu informatycznego. Małe przedsiębiorstwa wybierając produkty informatyczne oraz wdraŝając je częstokroć pomijają ten etap wdroŝenia w ogóle lub przeprowadzają go w sposób pobieŝny. Wynika to z ograniczonych zasobów którymi dysponują. Dla tego waŝnym zadaniem wydaje się być opracowanie w miarę uniwersalnej metodyki prowadzenia analizy przedwdroŝeniowej. Metodyka ta powinna być ukierunkowana na problemy z którymi borykają się małe przedsiębiorstwa. Powinna ona wskazywać którym aspektom działalności naleŝy poświęcić więcej uwagi, które grają rolę drugoplanową. Powinna równieŝ uwzględniać gotową procedurę wyboru systemu informatycznego. [KS01] W niniejszym opracowaniu pragnę przedstawić zmodyfikowaną przeze mnie literaturową procedurę wyboru gotowego systemu informatycznego. Realizacja gotowych systemów informatycznych. Dobór systemu. Efektywna realizacja systemu informatycznego wymaga zastosowania sformalizowanego procesu zarządzania wdroŝeniem. Chodzi o to, aby: uzyskać pełne zaangaŝowanie kierownictwa w prace wdroŝeniowoprojektowe; ustalić harmonogram prac wraz z określeniem odpowiedzialności na poszczególnych etapach; opracować plan realizacji systemu; przydzielić zasoby; kierować i kontrolować realizacją przedsięwzięcia. Jak pokazuje praktyka informatyzacji krajowych przedsiębiorstw większość projektów w tym zakresie polega na wyborze gotowego systemu informatycznego. Jedna ze znanych procedur składa się z następujących faz: 1. Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w informatyzowanym przedsiębiorstwie; inwentaryzacja i analiza funkcjonujących systemów informatycznych
2. Zdefiniowanie załoŝeń przedsięwzięcia informatycznego; określenie wymagań funkcjonalnych przyszłego systemu. Powołanie zespołu oceniającego. 3. Opracowanie zapytania ofertowego, określenie postaci odpowiedzi ofertowej wraz z procedurą ich oceny; następuje tu zebranie i przetworzenie wcześniej zebranych informacji; efektem jest powstanie dokumentacji zapytania ofertowego 4. Ocena odpowiedzi oferentów. Klasyfikacja odpowiedzi i utworzenie krótkiej listy; odpowiedzi oferentów zostają ocenione i sklasyfikowane; tworzy się tzw. krótką listę, czyli listę 3-5 najlepszych oferentów. 5. Prezentacje i wizyty referencyjne; odbywają się spotkania oferentów z krótkiej listy, w trakcie których dokonywane są szczegółowe prezentacje oprogramowania. 6. Wybór systemu; zespół oceniający dokonuje wyboru systemu. [Aa98b] Realizując powyŝszą procedurę w odniesieniu do małych przedsiębiorstw naleŝało by wprowadzić pewną modyfikację. Dysponując ograniczonymi zasobami ludzkimi oraz finansowymi nie jest moŝliwe ścisłe przestrzeganie wyŝej przedstawionego schematu działania. W praktyce zespół oceniający zlewa się z zespołem wdroŝeniowym mamy tu do czynienia z tymi samymi osobami i taką właśnie strukturę (jako najpraktyczniejszą) zaprezentowałem w kolejnym podpunkcie. Literatura zaleca (w pkt. 2 i 3 procedury) przeprowadzenie przetargu. W odniesieniu do niewielkiego przedsiębiorstwa, jest to działanie absorbujące zbyt duŝe zasoby. Konieczne jest tutaj bowiem przeprowadzenie pełnej procedury przetargowej [Aa98b]. Zamiast tego proponuję przeprowadzenie rozpoznania rynku interesujących nas systemów. Podstawowym narzędziem będzie tu internet. Większość firm informatycznych oferujących oprogramowanie dysponuje mocno rozbudowanymi witrynami internetowymi, na których moŝna znaleźć najistotniejsze informacje. Dodatkowe informacje uzyskać moŝna na drodze korespondencyjnej, lub telefonicznej. Zespół wdroŝeniowy Przebieg prac wdroŝeniowych jest zaleŝny od organizacji zespołu (zespołów) wdroŝeniowego. W zaleŝności od wielkości przedsięwzięcia liczebności poszczególnych zespołów mogą się róŝnić, niemniej struktura wyglądać powinna jak przedstawiono na rys.1.
Komitet sterujący Komitet wykonawczy Podzespół A Podzespół B Podzespół C... Rys.1. Struktura zespołu wdroŝeniowego [Aa98a] Komitet sterujący składa się z tzw. sponsora przedsięwzięcia (najczęściej jest to członek zarządu informatyzowanego przedsiębiorstwa), głównego kierownika przedsięwzięcia (ang. Project Manager) doświadczony projektant/analityk w zakresie prac wdroŝeniowych, kierownik przedsięwzięcia ze strony informatyzowanego przedsiębiorstwa główny informatyk, konsultanci zewnętrzni, przedstawiciele uŝytkowników kluczowych. Ma ona za zadanie podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących całego przedsięwzięcia, powołanie komitetu wykonawczego oraz dokonywanie okresowej kontroli i zatwierdzania rezultatów wdroŝenia. Komitet wykonawczy zespół zarządzający wdroŝeniem na szczeblu taktycznym. W skład komitetu wchodzą: główny kierownik przedsięwzięcia ze strony wykonawcy, kierownik przedsięwzięcia ze strony informatyzowanego przedsiębiorstwa, kierownicy dziedzinowi wdroŝeniowcy odpowiedzialni za poszczególne moduły, uŝytkownicy kluczowi (kierownicy działów). Komitet ma za zadanie: ustalenie podziału prac i odpowiedzialności bieŝące zarządzanie pracami wdroŝeniowymi koordynowanie pracy zespołów wykonawczych opracowywanie raportów opisujących postępy wdroŝenia Podzespoły wykonawcze składające się z konsultantów, wdroŝeniowców oraz przyszłych uŝytkowników modułów. Mają one za zadanie bieŝące prowadzenie przydzielonych prac [Aa98a] W praktyce małych przedsiębiorstw struktura taka jest rzadko kiedy przestrzegana. Wobec braku personelu (mała liczba zatrudnionych pracowników) jak równieŝ ograniczonych środków finansowych struktura ta ulega znacznemu
zmniejszeniu. Najczęściej komitety sterujący i wykonawczy zlewają się w jeden podmiot w którego skład wchodzi przedstawiciel zarządu (właściciel), informatyk (pracownik odpowiedzialny za infrastrukturę informatyczną), kluczowi pracownicy (aspekty działalności objęte komputeryzacją) oraz przedstawiciel producenta oprogramowania. Podzespoły wykonawcze to najczęściej pracownicy, którzy będą objęci działaniem systemu. W uproszczeniu schemat takiego zespołu wygląda jak na rys.2. Komitet sterującowykonawczy konsultacje Informatyk (koordynator) Podzespół A Podzespół B Podzespół C... szkolenia, nadzór Rys.2. Struktura zespołu wdroŝeniowego w małym przedsiębiorstwie Źródło: opracowanie własne Kluczową rolę pełni tu zazwyczaj informatyk (lub inna wyznaczona przez kierownictwo osoba koordynator), który faktycznie prowadzi nadzór nad całością wdroŝenia. Do osoba na tym stanowisku ma za zadanie: 1. Przeprowadzenie wyboru systemu informatycznego. 2. Konsultowanie z komitetem starująco-wykonawczym kolejności wdraŝania poszczególnych modułów systemu 3. Nadzorowanie realizacji harmonogramu wdroŝenia (częstokroć opracowanego przez siebie) 4. Szkolenie pracowników 5. Rozpoznawanie funkcji systemu, oraz wyszukiwanie ich zastosowań w przedsiębiorstwie 6. Kontakty z konsultantami (przedstawicielami) dostawcy systemu.
Dobór systemu realizowany jest przez koordynatora (informatyka) w konsultacji z komitetem sterująco-wykonawczym (kierownictwo przedsiębiorstwa). Przedstawiona wcześniej procedura wyboru systemu informatycznego, jak równieŝ koncepcja zespołu wdroŝeniowego zostały sprawdzone w praktyce w niewielkim przedsiębiorstwie branŝy energetycznej. Zadanie polegało na doborze systemu zarządzania i obiegu dokumentacji. Opis przebiegu prac wykracza poza ramy niniejszego opracowania, dlatego teŝ ograniczę się do podsumowującego stwierdzenia iŝ procedura została przeprowadzona przez jedną osobę (informatyk), w ciągu dwóch tygodni. Jej wyniki zostały przedstawione kierownictwu (komitetowi sterująco-wykonawczemu) i na tej podstawie została podjęta decyzja o wyborze konkretnego systemu. Podsumowanie Małe przedsiębiorstwa, ze względu na ograniczone zasoby ludzkie i finansowe zmuszone są do upraszczania literaturowych, wzorcowych procedur oraz struktur organizacyjnych. Biorąc pod uwagę te czynniki zaproponowałem uproszczoną procedurę wyboru systemu informatycznego oraz zmodyfikowaną strukturę zespołu wdroŝeniowego. Zarówno struktura zespołu, jak i zaproponowana przeze mnie procedura zostały sprawdzone w praktyce i moŝna stwierdzić, iŝ tak prowadzony dobór pozwala na wybór optymalnego oprogramowania przy minimalnych nakładach czasowych i finansowych. Literatura [Aa98a] Adamczewski P.: WdroŜeniowe uwarunkowania zintegrowanych systemów informatycznych, Akademicka oficyna wydawnicza PLJ, 1998. [Aa98b] Adamczewski P.: Zintegrowane systemy informatyczne, MIKOM, 1998. [KS01] Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu. Metody projektowania i wdraŝania systemów, Placet, 2001.
PROCEDURE OF CHOOSING A READY INFORMATICS PROCEDURE OF CHOOSING A INFORMATICS SYSTEM FOR SMALL COMPANIES Due to the increase of the customers requirements and intensifying competition, many companies notice the necessity to rationalize their activities. Informatics systems are one of the instruments used for rationalization. The right choice of informatics instruments is a basis of implementing them.. In this study, I wish to present my personally modified literature procedure of choosing a ready informatics system. Key words: informatics systems, implementing, informatics system choice.