Zarządzanie procesami w Ministerstwie Gospodarki. 6 listopada 2012 r.

Transkrypt

1 Zarządzanie procesami w Ministerstwie Gospodarki 6 listopada 2012 r.

2 2 Historia podejścia procesowego w MG Od 2007 roku w Ministerstwie Gospodarki stosuje się Wspólną Metodę Oceny Projekty doskonalące zrealizowane po pierwszej samoocenie: 1. Planowanie strategiczne w Ministerstwie Gospodarki 2. WdroŜenie mechanizmów monitorowania i optymalizacji procesów Ministerstwa Gospodarki 3. Opracowanie modelu komunikacji wewnętrznej 4. System zarządzania jakością i system przeciwdziałania zagroŝeniom korupcyjnym 5. Przegląd relacji z pracownikami 6. System przygotowania do polskiej Prezydencji 7. Opracowanie strategii informatyzacji Ministerstwa Gospodarki

3 3 Metodyka podejścia procesowego w MG (1) Proces Układ procesów: Grupa procesów Proces 1. Procesy podstawowe 2. Procesy pomocnicze Głębokość procesów: 1. I poziom: 1.1. Procesy główne 1.2. Grupy procesów 2. II poziom procesy Strony zainteresowane Procesy podstawowe Proces główny Proces główny Proces Grupa procesów Proces Strony zainteresowane Procesy pomocnicze Proces główny Proces główny

4 4 Metodyka podejścia procesowego w MG (2) Układ procesów: 1. Procesy podstawowe, np.: a) Promocja partnerstwa publiczno-prywatnego, b) Autoryzacja i notyfikacja jednostek oceny zgodności, c) Modyfikacja unijnej ochrony celnej, d) Wydawanie decyzji o wykreśleniu i postanowień o sprostowaniu wpisu w CEIDG na podstawie ustawy o sdg i kpa. 1. Procesy pomocnicze, np.: a) Opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych i pełnomocnictw, b) Planowanie strategiczne w zakresie IT, c) Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników MG, d) Przygotowanie planu rzeczowo-finansowego oraz monitorowanie jego realizacji, w tym dokonywanie korekt i zmian.

5 5 Metodyka podejścia procesowego w MG (3) Głębokość procesów: 1. I poziom: 1.1. Procesy główne, np.: a) Promocja partnerstwa publiczno-prywatnego, b) Przygotowywanie analiz, diagnoz, ocen, prognoz i informacji, c) Przygotowywanie projektów aktów prawnych Grupy procesów, np.: a) Wydawanie decyzji administracyjnych, b) Realizacja programów operacyjnych, c) Wspieranie przedsiębiorców i przedsiębiorczości. 2. II poziom procesy wchodzące w skład poszczególnych grup procesów, np. w ramach grupy Wydawanie decyzji administracyjnych wchodzą m.in. procesy Wydawanie decyzji o wykreśleniu i postanowień o sprostowaniu wpisu w CEIDG na podstawie ustawy o sdg i kpa, Prowadzenie rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych i jeszcze 20 innych procesów

6 6 Metodyka podejścia procesowego w MG (4) Karta procesu jest dokumentem przeznaczonym m.in. dla pracowników uczestniczących w realizacji danego procesu i zawiera wszystkie najwaŝniejsze informacje na jego temat. W kartach procesów zostali wskazani ich właściciele, to znaczy osoby, które posiadają właściwe uprawnienia i ponoszą odpowiedzialność w zakresie wskazanego procesu.

7 7 Metodyka podejścia procesowego w MG (5) Karta procesów jest narzędziem umoŝliwiającym dokumentowanie procesu i zawiera: a) nazwę, cel oraz właściciela procesu, b) wykaz komórek organizacyjnych realizujących proces, c) wykaz klientów procesu, d) elementy wymagane na wejściu do procesu, e) elementy na wyjściu z procesu, f) zasady monitorowania procesu, g) powiązania z innymi procesami, h) opis postępowania, i) opis dokumentów związanych, dodatkowe informacje, tabelę zmian oraz załączniki. Karty procesów zatwierdzane są przez właścicieli procesów oraz Pełnomocnika ZSZ. Wszyscy pracownicy Ministerstwa mają dostęp do kart procesów on-line w Intranecie.

8 8 Metodyka podejścia procesowego w MG (6)

9 9 Regulamin organizacyjny MG (1) Kierownictwo MG Dyrektor Generalny Departament Departament Departament Departament Departament Wydział Wydział Wydział Wydział

10 10 Regulamin organizacyjny MG (2) 1. Wprowadzenie roli właściciela procesu 2. Wprowadzenie zapisów dotyczących trzech form organizacyjnych a) funkcjonalnej b) procesowej c) projektowej 3. Uwzględnienie zarządzania ryzykiem przy realizacji celów i zadań MG 4. Wprowadzenie macierzy procesowej (załącznik do regulaminu w formie tabeli)

11 11 Regulamin organizacyjny MG (3)

12 12 Regulamin organizacyjny MG (4) Zmiana sposobu opisu zadań departamentów a) agregacja zadań b) ukierunkowanie na główne zadania, a nie na wykonywane czynności c) przypisanie do departamentów procesów, których właścicielami są dyrektorzy lub zastępcy dyrektorów, kierujący tymi komórkami organizacyjnymi

13 13 Procesy w Ministerstwie Gospodarki stan obecny 1. Układ procesów i ich głębokość bez zmian procesów, w tym 191 procesów w 32 grupach i 18 procesów głównych

14 14 NajwaŜniejsze elementy przy wdraŝaniu podejścia procesowego? 1. ZaangaŜowanie najwyŝszego kierownictwa organizacji 2. Zdefiniowany cel wdroŝenia (po co to robimy?, dla kogo?, jakie przewidujemy efekty?) 3. Plan wdroŝenia 4. Czas 5. Zmotywowani pracownicy. i niewielki budŝet

15 15 Co daje zarządzanie procesami? 1. Zobrazowanie powiązań pomiędzy poszczególnymi działaniami MG realizowanymi w róŝnych KO MG 2. Monitorowanie i mierzenie działalności MG 3. Standaryzacja realizacji działań MG 4. Poprawa komunikacji wewnętrznej 5. Poczucie odpowiedzialności nie tylko za zadania, ale takŝe za wyniki 6. Większa identyfikacja pracowników z organizacją, a nie tylko z określoną komórką organizacyjną a w szczególności 7. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej

16 16 Jakie problemy mogą wystąpić przy wdraŝaniu podejścia procesowego? 1. Trudność w dokonaniu analizy funkcjonowania procesów w poszczególnych obszarach (grupach procesów) 2. Utrudnione zarządzanie wzajemnymi powiązaniami pomiędzy procesami 3. Problem z wygenerowaniem z systemu informacji na poszczególne szczeble organizacji 4. RóŜny stopień szczegółowości i zakresów zdefiniowanych procesów 5. Nadmierna liczba dokumentacji procesów

17 17 Optymalizacja procesów aktualne działania MG 1. Weryfikacja zidentyfikowanych procesów zmniejszanie liczby procesów o 10% przy kaŝdej zmianie regulaminu organizacyjnego 2. PołoŜenie większego nacisku na mierzenie procesów weryfikacja celów i mierników procesów, uspójnienie mierników i zasad monitorowania na poziomie grup procesów 3. Weryfikacja zakresu dokumentowania procesów na poszczególnych poziomach łączenie podobnych procesów w jeden wspólny, rezygnacja z dublujących się dokumentów, np. kart procesów, procedur i zarządzeń (uszczuplenie dokumentacji)

18 Dziękuję za uwagę Ministerstwo Gospodarki Biuro Dyrektora Generalnego Pl. Trzech KrzyŜy 3/ Warszawa tel fax web