enova SERWIS 9.3 podręcznik Użytkownika

Soneta Sp z o.o. ul. Wadowicka 8A 30-432 Kraków tel./fax (0-12) 261-36-48 http://www.enova.pl e-mail: crm@enova.pl enova SERWIS 9.3 podręcznik Użytkownika

1 WSTĘP... 4 2 SKŁADOWE PROGRAMU (MODUŁY, LISTY, FORMULARZE)... 5 3 NOWY WYGLĄD ENOVA... 9 3.1 DODAWANIE OBIEKTÓW DO PASKA NAWIGACJI... 9 3.2 OTWIERANIE NOWEJ ZAKŁADKI ORAZ OKNA... 10 4 OPIS MODUŁU SERWIS... 12 5 PRZYJMOWANIE URZĄDZENIA DO SERWISU... 13 5.1 LISTA URZĄDZEŃ... 13 5.2 REJESTROWANIE URZĄDZENIA... 14 5.2.1 Zakładka Serwis... 17 5.2.2 Zakładka Planowane przeglądy... 18 5.2.3 Tworzenie zlecenia do wykonania przeglądu (Zakładka Zlecenia serwisowe ) 19 5.2.4 Zakładka Kalendarz... 19 5.2.5 Seryjne kopiowanie Urządzeń... 19 6 HISTORIA NAPRAW URZĄDZENIA (LISTA ZLECEŃ SERWISOWYCH)... 21 6.1 WPROWADZANIE ZLECENIA SERWISOWEGO... 21 6.2 LISTA ZLECEŃ... 21 6.2.1 Dodawanie nowego zlecenia... 23 6.2.2 Zakładka Zlecenie... 24 6.2.3 Zakładka Dokumenty... 25 6.2.4 Wystawianie dokumentów handlowych... 25 6.2.5 Zakładka Pracownicy i zasoby... 26 7 LISTA PLANOWANYCH PRZEGLĄDÓW... 29 7.1 DODAWANIE NOWEGO PRZEGLĄDU... 29 7.1.1 Dodawanie zlecenia dla planowanego przeglądu... 30 8 MODELE... 32 8.1 DODAWANIE MODELU... 32 9 SERWIS - KONFIGURACJA... 34 9.1 RODZAJE URZĄDZEŃ... 34 9.1.1 Zakładka Ogólne... 34 9.1.2 Zakładka Prawa danych... 35 9.1.3 Zakładka Użytkownika... 35 9.2 DEFINICJE ZLECEŃ... 36 9.2.1 Zakładka Ogólne... 37 9.2.2 Zakładka Stan... 38

9.2.3 Zakładka Priorytety... 38 9.2.4 Zakładka Opcje... 39 9.2.5 Zakładka Użytkownika... 40 9.2.6 Zakładka Mail... 41 9.2.7 Zakładka Prezentacja danych... 42 9.2.8 Zakładka Prawa danych... 44

1 Wstęp Serwis wchodzi w skład procesu obsługi posprzedażowej kontrahenta, ma kluczowy wpływ na budowanie jego lojalności. Zazwyczaj wizyta klienta w serwisie jest związana z uszkodzeniem lub niewłaściwym działaniem sprzętu a tym samym wiąże się z negatywnymi emocjami. Sprawne przyjęcie przedmiotu do naprawy i jej realizacja mogą sprawić, że klient zadowolony z obsługi, obdarzy firmę zaufaniem i lojalnością w przyszłości. Przed dokładnym opisem modułu Serwis zapraszamy do zapoznania się z ogólnymi zasady poruszania się po aplikacji oraz wyjaśnione zostaną poszczególne składowe programu.

2 Składowe programu (moduły, listy, formularze) Enova posiada trzy poziomy zagłębienia. Po otwarciu programu i wejściu do jednej z baz danych pojawia się pierwszy poziom, czyli wybór odpowiedniego modułu (poniższy rysunek przedstawia wszystkie dostępne moduły). Rysunek 1 Modułu programu. Po wybraniu jednego z modułów (w tym przypadku CRM), pokazywane są dostępne listy. Zdarza się, że składowe modułu zawierają więcej niż jedną listę (np. Zasoby).

Rysunek 2 Dostępne listy w module CRM. Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, pojawi się lista, na której wykonywane będę wszystkie operacje związane z tą częścią systemu. Rysunek 3 Lista kontrahentów. Strona składa się z paska narzędzi w którym można znaleźć (większość z opisanych opcji jest taka sama dla całego systemu):

[Plik] - zawierający między innymi opcje: dodawania, otwierania oraz usuwania rekordów; otwierania nowego okna, zakładki; drukowania raportów; zamykania programu; [Edycja] - zawierający między innymi opcje: eksportowania danych do arkusza Excel; kopiowania, wklejania rekordów; wyszukiwania, zamieniania i filtrowania tekstu; [Widok] - służy do organizowania wyglądu listy/formularza, za jego pośrednictwem można otworzyć: Asystent - pozwala na dodanie notatek dla poszczególnego rekordu i listy, dodanie załączników, wyświetlania przypomnień oraz dodawanie obiektów do teczki. Więcej na ten temat zostanie powiedziane w dalszej części instrukcji; foldery - pozwalają na poruszanie się po programie za pomocą drzewka; organizer widoku - pozwala na organizację wyświetlanych danych na liście (dodawanie kolumn, filtrowanie danych, etc.); ustawić obecny widok jako startowy - po wybraniu tej opcji program będzie otwierał się zawsze w tym miejscu gdzie użytkownik kliknął tę opcję; [Czynności] - zawiera opcje przystosowane indywidualnie do każdej listy w programie. Zawiera się tam większość czynności jakie można wykonać na danej liście. Np. dodanie aktywności, dodanie/zatwierdzenie dokumentu. Każda część instrukcji będzie posiadała oddzielny opis tej funkcjonalności. [Narzędzia] - zawiera opcje związane z zarządzaniem programu. Z tego miejsca można przejść do ustawień programu, czy też przelogować się na innego operatora. [Pomoc] - zawiera informacje na temat aktualnej wersji programu oraz krótkie instrukcje modułów. W tym miejscu można również wczytać licencję do programu. Rysunek 4 Wiersz wyszukiwania.

Dodatkowy wiersz na liście umożliwia wyszukiwanie wartości w poszczególnej kolumnie. Włączenie paska odbywa się po wybranie klawiszy CTRL+SHIFT+F3 po czym należy wpisać szukany ciąg znaków, gdzie: Znak * zastępuje dowolny ciąg znaków; Znak _ zastępuje jeden znak w ciągu. Ostatni z poziomów programu to formularz, czyli miejsce wprowadzania danych, tak aby ukazały się one na liście. Np. będąc na liście kontrahentów i wciśnięciu opcji, pojawi się nowe okno kontrahenta (formularz). Jak widać dostępny jest tutaj również pasek narzędzi, który sprawuje identyczną rolę jak na liście. W przypadku, gdy któreś z opisów pól jest pogrubione (w tym przypadku kod oraz nazwa) oznacza to, że pole są wymagane. Bez wprowadzenia danych w tych miejscach program nie pozwoli na zapisanie danych. W celu dodania nowego zapisu do bazy danych należy wybrać opcję formularz lub, która zapisze dane i zamknie, która spowoduje zapisanie danych oraz otworzenie nowego, pustego formularza. Zielone strzałki służą do przechodzenia pomiędzy rekordami z listy bez konieczności zamykania formularza. Rysunek 5 Formularz kontrahenta.

3 Nowy wygląd enova Od wersji 8.0 został wprowadzony nowy interface, wzorowany na wyglądzie kafelkowym systemu operacyjnego Windows 8. Umożliwia on między innymi pracę programu w trybie wielookienkowym. Dodany został również nowy pasek nawigacji, do którego można dodawać nie tylko listy ale również pojedyncze rekordy czy też formularze. 3.1 Dodawanie obiektów do paska nawigacji W celu dodania listy do paska należy kliknąć prawym klawiszem myszki na kafelkę listy, a następnie wybrać Dodaj skrót do paska. Dodawanie może odbywać się również poprzez przeciągnięcie kafelki myszką na pasek. W podobny sposób odbywa się również umieszczanie poszczególnych rekordów. W przypadku dodania formularza należy klikając SHIFT oraz lewy klawisz myszki na konkretnym formularzu. Rysunek 6 Pasek nawigacji.

3.2 Otwieranie nowej zakładki oraz okna Otwarcie nowej zakładki odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza CTRL oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Wynik takiego działania widoczny jest na rysunku poniżej. Rysunek 7 Nowa zakładka. Otwarcie nowego okna odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza SHIFT oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Nowe okno otwierane jest w tej samej sesji, co powoduje nie pobieranie dodatkowych licencji. Wynik takiego działania widoczny jest na rysunku poniżej. Rysunek 8 Nowe okno.

W celu przełączenia widoku programu na nowy widok należy wejść do Narzędzia -> Opcje-> Systemowe-> Ustawienia-> zaznaczyć parametr Nowy wygląd głównego okna aplikacji, a następnie uruchomić program ponownie. W przypadku gdy enova instalowana jest po raz pierwszy na komputerze widok okien zostanie ustawiony automatycznie na nowy wygląd. Wybór pomiędzy nowym, a starym widokiem będzie możliwy do wersji 8.4. Od tej wersji obowiązywać będzie wyłącznie nowy interface.

4 Opis modułu Serwis Od wersji 7.0 Zlecenia serwisowe zostały wydzielone z CRMu i stały się osobnym modułem. Do korzystania z tej funkcjonalności wymagana jest dodatkowa licencja. Folder Zlecenia serwisowe udostępnia funkcje wspomagające prowadzenie obsługi związanej z naprawą gwarancyjną i pogwarancyjną urządzeń. Obsługa serwisowa w enova jest zorganizowana wokół urządzeń. Oznacza to, że dla każdego zlecenia serwisowego musi być określone serwisowane urządzenie. Dzięki temu możliwe jest śledzenie historii napraw i przeglądów każdego przyjmowanego do serwisu urządzenia.

5 Przyjmowanie urządzenia do serwisu 5.1 Lista urządzeń Wszystkie operacje związane z obsługą zleceń serwisowych mogą być wykonywane z użyciem listy Urządzenia w folderze Zlecenia serwisowe. W pasku selekcji (filtrze) na liście urządzeń umieszczone są pola: [Okres] pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się serwisowane urządzenie; [Kontrahent] - umożliwia wyświetlenie wszystkich urządzeń przyjmowanych do serwisu dla wskazanego kontrahenta; [Typ] - pozwala na podział wyświetlanych urządzeń na własne (zaznaczony checkbox Własne na formularzu urządzenia) i obce (wszystkie inne); [Rodzaj urządzenia] umożliwia pokazanie urządzeń konkretnego typu, o ile zdefiniowano więcej niż jeden typ urządzenia; [Modele urządzeń] umożliwia filtrowanie listy w kontekście konkretnego modelu urządzenia; [Lokalizacje] pokazuje urządzenia z wybranej lokalizacji; [Aktywne] umożliwia filtrowanie listy po aktywności urządzenia. Ponadto na liście można poszukiwać urządzenia poprzez jego identyfikator (zazwyczaj jest to numer seryjny) wystarczy zacząć wpisywać numer urządzenia i program wyszuka na liście odpowiednią pozycję.

5.2 Rejestrowanie urządzenia Jeżeli urządzenie trafia do serwisu po raz pierwszy, należy je najpierw dodać do listy urządzeń. W tym celu należy: wybrać przycisk ; lub wcisnąć klawisz <Insert>; lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Rysunek 9 Formularz urządzenia. Na zakładce Ogólne znajdują się podstawowe informacje o urządzeniu: Blok Rodzaj : [Rodzaj urządzenia] lista wyboru zawierająca definicje urządzeń;

[Model] - Lista modeli pozwala na definiowanie modeli urządzeń. Model można traktować jako podkategorię rodzaju urządzenia. Np. jako rodzaj urządzenia możemy zdefiniować samochód osobowy, a modele to klasa A, Klasa B, Klasa C itp. Każde zarejestrowane urządzenie tego typu, będzie miało odrębnie przypisany markę i model samochodu np. Audi, A4. [Własne] należy zaznaczyć, jeżeli urządzenie jest własnością przedsiębiorstwa. Zaznaczenie zablokuje możliwość edycji pola <Towar> a umożliwi wprowadzanie wartości w pole <Inwentarz>; [Serwisowane] zaznaczone domyślnie. Tylko pozycje z zaznaczonym checkboxem są widoczne na liście urządzeń serwisowanych; [Wypożyczane] pole możliwe do zaznaczenie, jeżeli wcześniej zaznaczono checkboxa <Własne>. Zaznaczenie powoduje, że pozycja jest widoczna na liście urządzeń do wypożyczania. Spośród tych trzech checkboxów zaznaczony musi być przynajmniej jeden. Domyślnie jest to pole Serwisowane. Aby włączyć checkboxa Wypożyczane aktywny musi być checkbox Własne. Blok Inwentarz : [Inwentarz] pole jest aktywne, jeżeli wprowadzane urządzenie ma włączony znacznik Własne. Służy do rejestrowania powiązania urządzenia z odpowiednią pozycja w księdze inwentarzowej. Kod towaru z wybranej pozycji, zostanie podpowiedziany, jako identyfikator wprowadzanego urządzenia. Blok Ogólne : [Identyfikator] pole to zawiera unikalny identyfikator urządzenia. Może to być np. numer seryjny. Należy zwrócić uwagę, że identyfikator ma służyć łatwemu odnalezieniu konkretnego urządzenia. Np. w przypadku samochodu wygodniejszym w użyciu, jako identyfikator, będzie numer rejestracyjny niż numer fabryczny podwozia. Numer rejestracyjny jest unikalny a więc nadaje się do tego celu. Przy tym jest krótszy i właściciel zazwyczaj pamięta numer rejestracyjny swojego samochodu, a numeru podwozia będzie za każdym razem szukał w dowodzie rejestracyjnym. Z drugiej strony numer rejestracyjny może się zmieniać, a numer fabryczny pozostaje niezmienny. Dlatego użytkownik powinien wybrać sposób określania identyfikatora urządzeń w sposób najbardziej odpowiadający specyfice jego działalności.

[Dokument] jeżeli urządzenie zostało sprzedane przez nas, to w tym miejscu można wprowadzić dokument sprzedaży. Dzięki temu będzie możliwe zidentyfikowanie urządzenia np. na podstawie numeru faktury sprzedaży. To pole można wypełnić, jeśli wykorzystywany jest moduł Handel lub Faktury. [Pozycja] jest to pozycja na dokumencie sprzedaży to pole wypełniamy tylko wówczas, jeśli został wprowadzony dokument sprzedaży. Na jego podstawie automatycznie wypełnione zostaną pola Towar, Nazwa i Data sprzedaży [Towar] to pole można wypełnić, jeśli wykorzystywany jest moduł Handel lub Faktury wpisywana jest tu pozycja z cennika. Dzięki temu wiadomo, które sprzedawane w module handlowym towary trafiają do serwisu. [Nazwa] zawiera nazwę urządzenia. Nazwa nie jest unikalna i może być podpowiadana ze słownika pomocniczego. [Data sprzedaży] pole jest widoczne, gdy checkbox Własne jest odznaczony. Zawiera datę sprzedania urządzenia. [Data zakupu] pole jest widoczne, gdy zaznaczony jest checkboxa Własne. Przechowuje datę zakupu urządzenia. [Aktywne] jeżeli zarejestrowane wcześniej urządzenie zostało złomowane, lub klient nie korzysta już z usług naszego serwisu, można nadać urządzeniu status nieaktywnego. Dzięki temu takie nieaktywne urządzenie nie będzie standardowo wyświetlane na listach [Opis] pole zawiera dodatkowy opis urządzenia. Należy przy tym pamiętać, że jeśli prowadzimy serwis urządzeń określonego rodzaju, dla których chcemy zapisywać dodatkowe informacje, to często lepszym rozwiązaniem będzie zdefiniowanie cech dla urządzeń niż używanie do tego celu pola opis. Np. w serwisie samochodowym można zdefiniować cechy Marka, Model, Typ silnika, zamiast wprowadzać te informacje w opisie. Blok Stan : [Stan aktualny] jeżeli urządzenie zostało przyjęte do serwisu tzn. do systemu wprowadzono odpowiednie zlecenie serwisowe, tutaj zostanie wyświetlony stan tego zlecenia. [Dostępność] jeżeli urządzenie jest wprowadzone jako Własne i Wypożyczane, tutaj zostanie wyświetlona informacja, czy jest dostępne do wypożyczenia.

5.2.1 Zakładka Serwis Zakładka Serwis zawiera dodatkowe informacje o urządzeniu: [Termin gwarancji] informacja o terminie gwarancji urządzenia; [Częstotliwość przeglądów] wyrażony w miesiącach okres, co jaki powinien być wykonywany przegląd okresowy urządzenia. Wypełnienie tego pola umożliwia łatwiejsze planowanie przeglądów. Pole wypełnia się automatycznie, na podstawie definicji urządzenia. Po wprowadzeniu wartości w pole aktywuje się opcja na pasku menu formatki. Więcej na ten temat w dalszej części instrukcji; [Kontrahent] właściciel urządzenia; [Lokalizacja] wartość wprowadzana z dostępnej listy wyboru. Umożliwia przypisanie urządzenia do wybranej lokalizacji wskazanego kontrahenta; [Serwisant] do urządzenia można przypisać domyślnego serwisanta. Jest to operator, który będzie proponowany jako domyślny serwisant, na zleceniach serwisowych związanych z tym urządzeniem. Można to wykorzystać np. w przypadku urządzeń do naprawy, których są wymagane specjalne uprawnienia. Kolejne pola na tej zakładce są polami informacyjnymi użytkownik nie może ustawiać ich wartości: [Data ostatniego przeglądu] data planowanego przeglądu, oznaczonego jako zrealizowany, posiadającego najpóźniejszą datę; [Data następnego przeglądu] data planowanego przeglądu, oznaczonego jako niezrealizowany, posiadającego najwcześniejszą datę; [Data ostatniej naprawy] data ostatniego zlecenia serwisowego; [Przyjęty do naprawy] pole przyjmuje wartość Tak, jeśli istnieje aktywne (niezamknięte) zlecenie serwisowe dla tego urządzenia; [Stan] stan ostatniego zlecenia serwisowego dla tego urządzenia. Jeśli urządzenie, na zakładce Serwis, ma wypełnione pola Data gwarancji i Częstotliwość przeglądów, wówczas w pasku narzędzi, na formularzu urządzenia, uaktywni się przycisk [Zaplanuj przeglądy]. Kliknięcie spowoduje, że zostaną wygenerowane wszystkie planowane przeglądy (przeglądy widoczne na zakładce Planowane przeglądy ) dla urządzenia od daty - w kolejności od: ostatniego planowanego przeglądu + częstotliwość przeglądów;

(jeśli jest ustawiona) daty sprzedaży + częstotliwość przeglądów; dnia dzisiejszego + częstotliwość przeglądów; do: ostatniej daty przed upływem terminu gwarancji. 5.2.2 Zakładka Planowane przeglądy Zakładka Planowane przeglądy służy do zapisywania informacji o przeglądach, które powinny być wykonane dla urządzenia. Służą one nie planowaniu pracy serwisantów, ale obsłudze posprzedażnej na liście planowanych przeglądów zapisujemy np. informacje o konieczności wykonania przeglądu okresowego po 12 miesiącach po sprzedaży urządzenia. Dzięki temu możemy łatwo kontrolować, jakie urządzenia wymagają okresowych przeglądów, przypomnieć o nich klientom. Jeżeli data takiego przeglądu zostanie już ustalona z klientem, to należy do niego utworzyć zlecenie serwisowe dzięki temu pojawi się ono na liście zleceń operatora. Rysunek 10 Planowany przegląd. Tworząc planowany przegląd należy dla niego określić:

[Nazwa] określenie przeglądu, może być wykorzystana lista pomocnicza nazw (np. Przegląd okresowy, Przegląd gwarancyjny itp.); [Urządzenie] urządzenie, którego dotyczy przegląd; [Kontrahent] właściciel urządzenia; [Termin] data do której należy wykonać przegląd; [Zlecenie] jeżeli dla przeglądu został ustalony termin z klientem, to należy wprowadzić odpowiednie zlecenie serwisowe. W polu Zlecenie podajemy to zlecenie. Jeżeli przegląd został już wykonany to będzie to zlecenie odpowiadające wykonaniu usługi; [Opis] szczegółowe informacje, np. dotyczące czynności, które należy wykonać podczas przeglądu. 5.2.3 Tworzenie zlecenia do wykonania przeglądu (Zakładka Zlecenia serwisowe ) Jak zaznaczono wcześniej przegląd ma charakter informacji o konieczności wykonania przeglądu (np. wynikającej z warunków gwarancji urządzenia). Jeżeli został już ustalony konkretny termin wykonania przeglądu, to należy wprowadzić zlecenie serwisowe. Zlecenie to powinno zostać powiązane z planowany przeglądem dzięki temu przegląd zostanie oznaczony jako zrealizowany. Takiego powiązania przeglądu ze zleceniem można dokonać ręcznie, wskazując zlecenie serwisowe na formularzu planowanego przeglądu. Wygodniej jednak jest wprowadzić nowe zlecenie poprzez przejście na zakładkę Planowane przeglądy -> otworzyć konkretny przegląd i wybrać opcję Utwórz zlecenie serwisowe (lub Shift+F8) z menu Czynności. Zostanie dodane nowe zlecenie serwisowe, powiązane z tym przeglądem i równocześnie z ustawionymi podstawowymi informacjami na zleceniu (urządzenie, nazwa, serwisant). Jeżeli przegląd dotyczy urządzenia, dla którego wprowadzono wartość w polu Dokument, to wówczas na formularzu zlecenia automatycznie wypełnione zostanie pole Kontrahent. 5.2.4 Zakładka Kalendarz Kalendarz stanowi graficzne przedstawienie planowanych przeglądów oraz zleceń serwisowych w formacie kalendarza. Po dwukrotnym kliknięciu pozycji na kalendarzu zostanie otwarty formularz zlecenia, na którym można dokonywać wszelkiego rodzaju zmian. 5.2.5 Seryjne kopiowanie Urządzeń Istnieje możliwość seryjnego kopiowania istniejących urządzeń z automatycznym nadaniem nowego, unikalnego identyfikatora urządzenia. W tym celu należy wybrać (na

liście urządzeń bądź na formularzu urządzenia) Czynności-> Utwórz urządzenia, po czym pokaże się okno z parametrami gdzie: [Ilość] - określa liczbę nowo powstałych urządzeń; [Identyfikatory] - pozwala na określenie jakie identyfikatory będą posiadały kolejne urządzenia. Identyfikatory powinny być oddzielone od siebie znakiem ;. W przypadku gdy ilość nowotworzonych urządzeń jest większa od ilości identyfikatorów program nada samodzielnie numer kolejnemu urządzeniu. Np. Po podaniu parametrów wejściowych: Rysunek 11 Czynność "Utwórz urządzenia". Program utworzy urządzenia o identyfikatorze: S1, S2 oraz 00001 (KR 11111 to urządzenie kopiowane). Rysunek 12 Wynik kopiowania.

6 Historia napraw urządzenia (Lista zleceń serwisowych) Lista Zlecenia serwisowe zawiera listę wszystkich zleceń dla danego urządzenia. Dzięki temu mamy możliwość łatwego przeglądania całej historii napraw tego urządzenia. Na tej liście możliwe jest również dodanie nowego zlecenia dla urządzenia. 6.1 Wprowadzanie zlecenia serwisowego Jak opisano wcześniej nowe zlecenie serwisowe można wprowadzić na dwa sposoby z poziomu formatki urządzenia: Wybierając Czynności-> Utwórz zlecenie serwisowe na formularzu planowanego przeglądu. Zlecenie zostaje wówczas powiązane z przeglądem (jest rzeczywistą realizacją przeglądu). Dodając nową pozycję na zakładce Zlecenia serwisowe. Jest to wygodne przede wszystkim wówczas, gdy równocześnie chcemy mieć wgląd w historię napraw. Ponadto nowe zlecenie można dodać na liście wszystkich zleceń. Jest to wygodne wówczas, gdy przyjmując zlecenia chcemy mieć wgląd we wszystkie zaplanowane zlecenia w szczególności do informacji o zleceniach przypisanych poszczególnym serwisantom (żeby właściwie zaplanować im czas pracy). 6.2 Lista zleceń Do przeglądania wszystkich zleceń serwisowych zarejestrowanych w systemie służy lista Zlecenia w folderze CRM->Zlecenia serwisowe.

Lista zleceń jest wyposażona standardowo w pasek selekcji (zestaw filtrów) umożliwiający wyszukanie pozycji po: [Okres] pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zlecenie. Ponieważ zlecenie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) zlecenie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa zlecenia nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zlecenia nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); [Definicja zadania] umożliwia wyświetlenie zleceń tylko jednego rodzaju. Stworzenie większej liczby definicji zdarzeń jest możliwe w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; [Kontrahent] umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; [Osoba] umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; [Prowadzący] umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zleceń); [Wykonujący] umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zlecenia; [Uwzględniaj dla roli] - w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący); [Stan zadania] umożliwia wyświetlenie zleceń w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zlecenia może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; [Stan realizacji] umożliwia wyświetlenie zleceń w zależności od stanu, w którym znajduje się zlecenie;

[Szukaj w treści] jest to specjalny filtr pozwalający szukać zleceń na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zlecenia, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia; [Rodzaj urządzenia] umożliwia pokazanie zleceń zawierających wybrany rodzaj urządzenia, o ile zdefiniowano więcej niż jeden typ urządzenia; [Urządzenie] umożliwia filtrowanie listy w kontekście konkretnego urządzenia; [Rola] umożliwia filtrowanie listy po roli przypisanej do zlecenia. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. 6.2.1 Dodawanie nowego zlecenia Na pasku narzędzi znajduje się przycisk [Nowy]. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zlecenia domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zleceniem jest kontakt (SERW). Jeżeli chcemy dodać zdarzenie innego rodzaju (o innej definicji), należy: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] Lub wcisnąć klawisz <Insert> Lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) W każdym z tych przypadków zostanie wyświetlona lista dostępnych definicji zleceń (rodzajów zleceń) z której należy wybrać żądaną definicję.

6.2.2 Zakładka Zlecenie Rysunek 13 Zlecenie serwisowe. W standardowej konfiguracji na formularzu zlecenia serwisowego dostępne są następujące informacje: [Urządzenie] wybieramy urządzenie, którego dotyczy zlecenie. Pole jest wymagane; [Kontrahent] kontrahent zlecający wykonanie usługi, zwykle właściciel urządzenia; [Przedstawiciel] osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za kontakt. Zwykle będzie to osoba zlecająca wykonanie usługi; [Prowadzący] operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zlecenia. Zwykle będzie to osoba przyjmująca zlecenie; [Telefon] numer kontaktowy;

[Nazwa] tytuł zlecenia; [Opis] dokładny opis uszkodzenia lub czynności do wykonania; [Rozpoczęcie] data przyjęcia zlecenia (rozpoczęcia procesu obsługi zlecenia); [Termin] planowana data zakończenia naprawy termin odbioru; [Serwisant] osoba, której zostało przydzielone zlecenie do wykonania; [Dla roli] aktywowanie pola umożliwi wybór roli. Zlecenie nie zostanie przypisane konkretnemu operatorowi, ale wszystkim, którzy mają prawa do wybranej roli. Tym sposobem, można np. przypisać zlecenie jednocześnie wszystkim serwisantom (wszyscy zobaczą go na liście Moje zadania ); [Uwagi] pole na uwagi wpisywane przez osobę realizującą zlecenie. Np. opis wykrytych uszkodzeń czy dodatkowych czynności wykonanych przy naprawie; [Priorytet] określa ważność zlecenia. Lista priorytetów do wyboru jest definiowana w konfiguracji. Standardowo zlecenia mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; [Stan] określa stan zlecenia. Lista stanów do wyboru jest definiowana w konfiguracji. Standardowa definicja zlecenia ma stany: Przyjęte, W naprawie, Naprawione, W serwisie zewnętrznym, U producenta, Wydane, Odrzucone; [Data wydania] data odbioru urządzenia przez klienta; [Aktywny] jest powiązane bezpośrednio ze stanem zlecenia i określa, czy urządzenie znajduje się w serwisie; 6.2.3 Zakładka Dokumenty Na zakładce Dokumenty znajdują się dokumenty handlowe powiązane ze zleceniem. Można tam rejestrować dokumenty handlowe/magazynowe związane z pobranymi częściami zamiennymi oraz faktury za wykonaną naprawę. Przycisk [Nowy dokument powiązany] umożliwia wskazanie dokumentu na liście dokumentów handlowych i powiązanie go ze zleceniem serwisowym. 6.2.4 Wystawianie dokumentów handlowych Enova posiada zaimplementowane rozwiązanie fakturowania kontrahentów na podstawie istniejącego zlecenia serwisowego. Fakturowanie może odbywać się w dwojaki sposób: Poprzez funkcję Utwórz dokument handlowy dostępną na pasku narzędziowym służy ona do dodawania nowego dokumentu handlowego. Rodzaj dodawanego dokumentu (definicja dokumentu) zależy od ustawień w konfiguracji modułu (szczegółowy opis znajduje się w kolejnym rozdziale

instrukcji). Uruchomienie tej czynności powoduje dodania dokumentu handlowego na którym można umieścić odpowiednie pozycje towarowe/usługowe. Dodanie nowego dokumentu powoduje pokazanie się kolejnej zakładki Pozycje, która przedstawia pozycje dodanego dokumentu. Z poziomu zakładki Pozycje możliwe jest edytowanie pozycji dokumentów handlowych tak jak z poziomu samego dokumentu handlowego (pod warunkiem, że dokument ma stan: Bufor ). Poprzez funkcję w Czynnościach-> Utwórz dokument dla części lub Utwórz dokument dla usług. Rodzaj dodawanego dokumentu (definicja dokumentu) zależy od ustawień w konfiguracji modułu (szczegółowy opis znajduje się w kolejnym rozdziale instrukcji). Uruchomienie tej czynności powoduje dodania dokumentu handlowego na którym można umieścić odpowiednie pozycje towarowe/usługowe. Dodanie nowego dokumentu powoduje pokazanie się kolejnej zakładki Usługi dla Dokumentu dla usług oraz Części dla Dokumentu dla części, które przedstawiają pozycje dodanego dokumentu. Z poziomu zakładki Usługi oraz Części możliwe jest edytowanie pozycji dokumentów handlowych tak jak z poziomu samego dokumentu handlowego (pod warunkiem, że dokument ma stan: Bufor ). Funkcjonalność zakładki Dokumenty dostępna jest wyłącznie dla użytkowników posiadających moduł Faktury lub Handel. 6.2.5 Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy zlecenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego zasobu na dwa sposoby: 1. Klikając w opcję, po czym otworzone zostanie nowe okno.

Rysunek 14 Dodawanie zasobu. Gdzie należy uzupełnić następujące informacje: [Zasób] - lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; [Nazwa] (pole nieedytowalne)- oznacza nazwę zasobu; [Kod] (pole nieedytowalne)- oznacza kod zasobu; [Typ] (pole nieedytowalne)- oznacza typ zasobu; [Rezerwowany] - po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia na określony okres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc. [Zadanie] - określa zlecenie/zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób; [Projekt] - określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób; 2. Wybierając z menu Czynności-> Dodaj zasób (Shift+F12) w formie graficznej.

Rysunek 15 Dodawanie zasobu w formie kalendarza. Okno otwiera się na aktualnej dacie. Na powyższym obrazie widać wcześniej dodany zasób. Skrajna lewa kolumna oznacza nazwę zasobu. Nad listą zasobów widnieją filtry do zarządzania widokiem kalendarza, możliwe jest wyświetlenie wszystkich czterech typów ewidencji lub tylko wybranych. Szczegółowy opis Zasobów znajduje się w instrukcji poświęconej modułowi CRM. W celu dodania zasobu za pomocą kalendarza, należy zaznaczyć myszką okres rezerwacji zasobu (poprzez kliknięcie na godzinę rozpoczynającą rezerwację zasobu i przeciągnięcie kursora do godziny kończącej rezerwację),a następnie kliknąć OK. W rezultacie powyższych operacji do zlecenia zostały dodane dwa zasoby.

7 Lista planowanych przeglądów Lista Planowane przeglądy dostępna jest w folderze CRM->Zlecenia serwisowe i zawiera listę wszystkich przeglądów zaplanowanych, zrealizowanych i w realizacji. W odróżnieniu od przeglądów na formularzu urządzenia, ta lista zawiera przeglądy dla wszystkich urządzeń, może być więc wykorzystywana np. do sprawdzania jakie urządzenia wymagają przeglądu w najbliższym czasie. W pasku selekcji (filtrze) na liście umieszczone są pola: Kontrahent pozwala na zobaczenie zaplanowanych przeglądów do wykonania u wskazanego kontrahenta. Ułatwia optymalizację kosztów i czasu pracy przez zaplanowanie przeglądów kilku urządzeń w czasie jednej wizyty; Stan przeglądu możliwy jest wybór następujących opcji: Planowane przeglądy, dla których nie ma żadnego zlecenia serwisowego; Otwarte przeglądy, dla których istnieje aktywne zlecenie serwisowe; Zamknięte przeglądy, dla których istnieje nieaktywne (zamknięte) zlecenie serwisowe; Wszystkie wszystkie przeglądy, niezależnie od stanu; Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się przegląd. Ponieważ przegląd posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) przegląd musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa przeglądu nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa przegląd nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie przeglądy niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); 7.1 Dodawanie nowego przeglądu W celu stworzenia nowego przeglądu należy na liście:

wybrać przycisk ; lub wcisnąć klawisz <Insert>; lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Rysunek 16 Planowany przegląd. Tworząc planowany przegląd należy dla niego określić: [Nazwa] określenie przeglądu, może być wykorzystana lista pomocnicza nazw (np. Przegląd okresowy, Przegląd gwarancyjny itp.); [Urządzenie] urządzenie, którego dotyczy przegląd; [Kontrahent] właściciel urządzenia; [Termin] data do której należy wykonać przegląd; [Zlecenie] jeżeli dla przeglądu został ustalony termin z klientem, to należy wprowadzić odpowiednie zlecenie serwisowe. W polu Zlecenie podajemy to zlecenie. Jeżeli przegląd został już wykonany to będzie to zlecenie odpowiadające wykonaniu usługi; [Opis] szczegółowe informacje, np. dotyczące czynności, które należy wykonać podczas przeglądu. 7.1.1 Dodawanie zlecenia dla planowanego przeglądu Ja już wcześniej zostało nadmienione w niniejszej instrukcji można dodać zlecenie serwisowe dla planowanego przeglądu poprzez wybieranie Czynności-> Utwórz zlecenie serwisowe na formularzu planowanego przeglądu. Zlecenie zostaje wówczas

powiązane z przeglądem (jest rzeczywistą realizacją przeglądu) i przechodzi w stan otwarte.

8 Modele Lista modeli pozwala na definiowanie modeli urządzeń. Model można traktować jako podkategorię rodzaju urządzenia. Np. jako rodzaj urządzenia możemy zdefiniować samochód osobowy, a modele to klasa A, Klasa B, Klasa C itp. Każde zarejestrowane urządzenie tego typu, będzie miało odrębnie przypisany markę i model samochodu np. Audi, A4. 8.1 Dodawanie modelu W celu stworzenia nowego modelu należy na liście: wybrać przycisk ; lub wcisnąć klawisz <Insert>; lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Na formularzu modelu widnieją następujące pola: [Nazwa] nazwa modelu; [Symbol] symbol modelu; [Opis] dodatkowe informacje; [Aktywny] określa czy dany model będzie widoczny na liście modeli na formularzu urządzenia.

Rysunek 17 Definicja modelu.

9 Serwis - konfiguracja Konfiguracja modułu Serwis obejmuje tworzenie definicji: zleceń serwisowych oraz definicji urządzeń. Konfiguracja definicji Serwisu dostępna jest w Narzędzia-> Opcje-> Zlecenia serwisowe-> Definicje zleceń serwisowych/ Rodzaje urządzeń. 9.1 Rodzaje urządzeń W celu utworzeni nowej definicji urządzenia należy przejść do Narzędzia-> Opcje-> Zlecenia serwisowe-> Rodzaje urządzeń, a następnie wybrać po czym otworzony zostanie nowy formularz na którym należy wypełnić poniższe pola: 9.1.1 Zakładka Ogólne [Nazwa] nazwa typu urządzenia; [Symbol] symbol typu urządzenia; [Filtr towaru] pole to umożliwia ustawienie domyślnej listy, która będzie wyświetlana przy wypełnianiu pola Towar na formularzu urządzenia. Kliknięcie w przycisk [Sprawdź] wywoła okno lookup z pełną kartoteką towarów zarejestrowanych w systemie. Jeżeli jednak w pole filtr wpiszemy np. [Kod] like BUT% wówczas po kliknięciu [Sprawdź] wywołana zostanie lista towarów, których kod rozpoczyna się od znaków BUT. Ta sama lista zostanie wywołana na formularzu urządzenia po kliknięciu w pole Towar. Należy pamiętać, że pole Towar na formatce urządzenia, jest dostępne tylko wtedy, gdy zaznaczony jest checkbox Serwisowane przy jednoczesnym odznaczeniu

checkboxa Własne (domyślnie takie ustawienie występuje dla definicji rodzaju urządzenia w Zleceniach serwisowych ). [Gwarancja] okres gwarancji wyrażony w miesiącach np. 12, 24. Podczas rejestrowania urządzenia, na podstawie tej wartości oraz daty sprzedaży, system sam wygeneruje dokładną datę gwarancji. [Planowany przegląd] jeżeli dany typ urządzenia powinien być regularnie sprawdzany tutaj można zaznaczyć, co ile miesięcy należy dokonać przeglądu. Na podstawie tej wartości, oraz okresu gwarancji i daty sprzedaży(wprowadzanej na formularzu urządzenia) enova zaproponuje terminy obowiązkowych przeglądów [Definicja zlecenia] wartość dostępna z listy wyboru. Znajdują się na niej wszystkie definicje zadań i zleceń serwisowych [Rodzaj formularza] zwykły lub użytkownika. W przypadku wyboru drugiej opcji zostanie wywołana zakładka Użytkownika, na której będzie można zdefiniować formularz użytkownika. Opis zakładki w kolejnym podrozdziale. [Prefix] jest wykorzystywany przy automatycznym nadawaniu identyfikatorów urządzeniom. Identyfikatory będą zaczynać się znakami wprowadzonymi w tym polu [Długość] wyznacza liczbę cyfr dodawanych po znakach prefixu. Np. 3 spowoduje, że numeracja zakończy się po 999 urządzeniu. 9.1.2 Zakładka Prawa danych Zakładka prawa danych służy do określenia dla których ról będzie widoczna dana definicja. Dopuszczalne są wartości: [Pełne prawo do edycji] Operator będzie mógł tworzyć urządzenia o takiej definicji, modyfikować je i usuwać; [Prawo do podglądu] (tylko odczyt) Operator będzie mógł przeglądać urządzenia o takiej definicji, ale nie będzie ich mógł dodawać, modyfikować ani kasować; [Zakaz dostępu do projektów] Operator w ogóle nie widzi na listach urządzeń o określonej definicji. 9.1.3 Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika.

Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę. Po zaznaczeniu parametrów pokazuj kolekcje (podlisty) oraz właściwości biznesowe, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: [Tytuł] - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; [Pole] - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; [Szerokość opisu] - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; [Szerokość kontrolki] - stanowi długość kontrolki (pola); [Wysokość kontrolki] - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. [Linia oddzielająca] - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; [Tylko odczyt] - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; [Z poprzednim] - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. Na widoku formularza użytkownika musi znajdować się pole wymagalne Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie urządzenia. 9.2 Definicje zleceń W celu utworzeni nowej definicji zleceń należy przejść do Narzędzia-> Opcje-> Zlecenia serwisowe-> Definicje zleceń serwisowych, a następnie wybrać

po czym otworzony zostanie nowy formularz na którym należy wypełnić poniższe pola: 9.2.1 Zakładka Ogólne [Standardowa] użytkownik nie ma wpływu na wartość tego checkboxa. Jeśli pole jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona do systemu przez producenta i nie można jej usunąć. [Nazwa] nazwa definicji; [Symbol] symbol definicji, musi być unikalny; [Drugi] - oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolu podstawowego; [Domyślna] jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście zadań wywoła formularz zadania dla tej definicji. Tylko jedna definicja może być domyślna; [Algorytm] - zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki Kod kalkulatora zadań pozwalającego modyfikować zachowanie definicji; [Zablokowana] zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji; [Rodzaj formularza] pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji: /Pełny/ na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlane są dwie zakładki: Ogólne i Dodatkowe /Prosty/ na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlana jest jedna zakładka Ogólne. Dane o projekcie i planowanych przychodach i kosztach nie są dostępne. /Użytkownika/ wygląd okna do wprowadzania zadania jest konfigurowany przez operatora. Na definicji zadania pojawia się dodatkowa zakładka Użytkownik, na której określa się jakie pola mają być dostępne na formularzu zadania. [Definicja zadania generowanego przy zamknięciu] jest to definicja innego zadania (lub zdarzenia), które będzie automatycznie wygenerowane przy przestawianiu stanu zadania na nieaktywne. Można w ten sposób wymusić, żeby dla każdego spotkania, po jego zakończeniu, program automatycznie proponował dodanie notatki. Zadanie (zdarzenie) takie jest umieszczane na liście zadań powiązanych; [Definicja zadania grupowego] jeżeli dla zadania zostanie określona definicja zadania grupowego, wówczas zadanie takie będzie posiadało zakładkę Uczestnicy i będzie możliwe dodawanie innych operatorów wykonujących to zadanie. W takim wypadku dla każdego operatora wskazanego na liście

uczestników zostanie utworzone zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania); [Dokument handlowy dla części] jeżeli zostanie określona, to na zadaniu (zleceniu serwisowym) będzie dostępna funkcja Utwórz dokument handlowy oraz w Czynnościach danej definicji. Jest to szczególnie przydatne na zleceniach serwisowych o tworzenia dokumentów pobrania części zamiennych z magazynu; [Dokument handlowy dla usług] - jeżeli zostanie określona, to na zleceniu serwisowym dostęna będzie w Czynnościach funkcja Utwórz dokument dla usług. [Magazyn] - pozwala na określenie, którego magazynu będą dotyczyły tworzone dokumenty magazynowe/handlowe; [Sposób numeracji] - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. 9.2.2 Zakładka Stan Służy do określania stanów. Każdy zdefiniowany stan zlecenia zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Pole Aktywny określa, czy zadanie w tym stanie jest otwarte; 9.2.3 Zakładka Priorytety Służy do określania priorytetów dla zadania. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę;

9.2.4 Zakładka Opcje Sekcja Opcje zawiera: [Kategorie]- pozwala na przypisania definicji do określonej definicji. Kategorie definiowane są w Narzędzia->Opcje-> CRM-> Ogólne-> Kategorie aktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu łatwiejszego przypinaina wydruków. [Rejestracja historii zmian] przy każdej zmianie zadania tworzony jest zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o operatorze dokonującym zmiany. Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości zadania. Historia zmian jest dostępna na zakładce Historia na formularzu zadania; [Opis HTML] zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę Opis na formularzu zadania, której tekstowi można nadawać standardowe atrybuty graficzne (pogrubienie, kursywa itp.); [Całodzienne] przy dodawaniu zadania zainicjalizowane zostaną pola Rozpoczęcie (0:00) i Zakończenie(23:59) [Inicjuj nazwę] przy dodawaniu zadania w polu Nazwa pojawi się nazwa definicji zadania; [Definicja do importu maili] określa czy dana definicja będzie służyć do importu maili z programu Outlook 2007/2010 (pod warunkiem zainstalowania dodatku enova.outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova, jako nowa pozycja na liście zadań, zdarzeń, zleceń lub wypożyczeń. [Powiąż czas wykonania] - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji; [Dostępny stoper] - zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji zadania; Automatyczny stoper- zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne włączanie się stopera podczas otwierania formatki. Sekcja enova.net: [Dostęp] określa czy w internetowej wersji enova użytkownicy będą mieli dostęp do zadań o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak całkowity zakaz dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania zadań, Edycja możliwość zmiany treści zadań; [Dodawanie] określa czy w internetowej wersji enova, będzie można dodać nowe zadanie o tej definicji; [Widoczna w module] - pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w enova.net

Sekcja Zasoby CRM [Filtr typu zasoby] - pozwala na ustawienie filtru na zasobach firmy; [Kontrola czasu na zasobie] - określa sposób kontroli czasu podczas dodawania zasobów: /Zablokowany/ (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) uniemożliwia wyjście okresu rezerwacji zasobu poza okres zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania. /Ostrzegaj/ (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności /Brak/ (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Sekcja Dokumenty CRM: Wartość- pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas dodawania dokumentów na formularzu zadania. Ustawienie parametru Kontrola dostępności urządzenia na zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji zasobu. Sekcja Cechy: Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas kopiowania zadania Sekcja Zadanie dla roli: Rola- wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie zadania dla danej roli. Sekcja Wypożeczenia/Serwis: Kontrola dostępności urządzenia- określa sposób zachowania się systemu w przypadku wykorzystywania urządzenia w jednym czasie. Można nie kontrolować dostępności urządzenia, ostrzegać bądź zabraniać rezerwacji urządzenia. 9.2.5 Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę.

Po zaznaczeniu parametrów pokazuj kolekcje (podlisty)oraz właściwości biznesowe, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: [Tytuł] - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; [Pole] - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; [Szerokość opisu] - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; [Szerokość kontrolki] - stanowi długość kontrolki (pola); [Wysokość kontrolki] - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. [Linia oddzielająca] - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; [Tylko odczyt] - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim- pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. Na widoku formularza użytkownika musi znajdować się pole wymagalne Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie urządzenia. 9.2.6 Zakładka Mail Pozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie zadań. Posiada dwie grupy parametrów: [Wysyłaj pocztę do] w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana poczta

/Wykonującego/ poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Wykonujący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce CRM, adresu e-mail; /Prowadzącego/ poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce CRM, adresu e-mail; /Kontrahenta/ poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu e-mail; [Automatyczne powiadomienia o] pozwala na określenie sytuacji, w których będzie automatycznie wysyłana poczta: /Utworzeniu/ e-mail zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania; /Edycji/ e-mail zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie; /Zamknięciu/ e-mail zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania), [Okno potwierdzenia e-mail] - pozwala na określenie czy podczas wysyłania wiadomości e-mail ma pokazywać się okno wysyłki wiadomości Aby było możliwe wysyłanie poczty przez nova, konieczne jest wprowadzenia danych serwera SMTP w Opcje->Systemowe->Asystent. 9.2.7 Zakładka Prezentacja danych Zakładka Prezentacja danych pozwala na określenie warunków kolorowania zapisów na wszystkich listach. Konstrukcja filtrów jest identyczna jak podczas definiowania kolorowania na listach. Dodatkowo można ustawić informację wyświetlane w podwidokach typu kalendarz na serwisie, za pomocą pól Nazwa określa pierwszą linie wyświetlaną w kalendarzu oraz Opis - określa drugą linie wyświetlaną w kalendarzu.

Rysunek 17 Konfiguracja prezentacji danych. W przypadku definiowania informacji na kalendarzu użytkownik może używać odwołań biznesowych do pól zlecenia serwisowego (lista dostępnych pól pojawi się po użyciu przycisku ) oraz na sztywno wprowadzonych napisów, które należy umieszczać w cudzysłowach. Dodatkowo poszczególne wpisy można łączyć za pomocą operatora arytmetycznego +. Rysunek 18 Konfiguracja prezentacji kalendarza. Przed zapisaniem definicji warto sprawdzić poprawność wprowadzonego kodu za pomocą przycisku Sprawdź kod. Konfiguracji prezentacji danych w kalendarzu ma jedynie sens, gdy zlecenia serwisowe są realizowane w zakresie jednego dnia ( nie całego ), gdyż będą widoczne jedynie w widoku prezentacji tygodnia ( rozbicie na okresy godzinowe).

9.2.8 Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do zadań o wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do zadań określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora.