Formuły W tej lekcji omówimy mechanizmy za pomocą których jest możliwe wykonywanie działań w Excelu, czyli: pojęcie formuły budowanie i edycja formuł podstawowe działania takie jak: dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie adresowanie względne i bezwzględne autowypełnianie i kopiowanie formuł kolejność wykonywania działań w formułach sprawdzanie poprawności formuł (inspekcja formuł)
Pojęcie formuły Użycie formuł pozwala na zautomatyzowanie obliczeń wykonywanych w arkuszu Excela: jak np. sumowania, dzielenia, przeliczenia kursów walut, wyliczenia procentów, itd. Można budować proste formuły wykonujące podstawowe działania matematyczne, traktując arkusz jak zwykły kalkulator. Jednak często arkusz kalkulacyjny jest wykorzystywany w o wiele bardziej zaawansowanych zastosowaniach gdzie trzeba pracować na dużej ilości danych, budować skomplikowane formuły i korzystać z funkcji kopiowania formuł dla serii danych. Budowanie i edycja formuł Formuły są szczególnym typem danych wpisywanych do komórki arkusza. Formuły można wprowadzać bezpośrednio w komórce lub za pomocą paska formuły. (Rys1) Formuły można wprowadzać na pasku lub w komórce Rys. 1. Budowanie formuł Formuła wpisana w komórce będzie się wyświetlała również w pasku formuły. Budowa formuł wymusza na użytkownikach stosowanie się do pewnych zasad tworzenia formuł. Należy pamiętać, że każda formuła musi się zaczynać od znaku = (znak równości), tylko w takim przypadku możemy być pewni, że działanie zostanie wykonane. Jeżeli z jakichś powodów zapomnimy użyć znaku = przed formułą, Excel potraktuje wprowadzone działanie jako wartość tekstową. Uwaga: Wartości tekstowe w Excelu po wprowadzeniu zawsze przylegają do lewej strony komórki, wartości liczbowe natomiast do prawej strony. Formuły można budować z liczb lub adresów komórek w których znajdują się liczby. Przykład: Wprowadzając do komórki A1 formułę postaci =2+5 i zatwierdzeniu jej przyciskiem [Enter], otrzymamy wynik działania czyli cyfrę 7.
Rys. 2. Formuła składająca się z samych liczb To samo działanie można wykonać wprowadzając do formuły adresy komórek zamiast liczb. Wprowadzamy do komórek A2 i A3 odpowiednio wartości 2 i 5. następnie wprowadzając do komórki A1 formułę postaci =A2+A3 otrzymamy również wynik 7. Rys. 3. Formuła składająca się z odwołań do wartości w innych komórkach Uwaga: Aby wprowadzić do formuły adres komórki np. A2 nie trzeba wpisywać adresu za pomocą klawiatury, wystarczy po wpisaniu znaku =, używając klawiszy ze strzałkami na klawiaturze wskazać wybraną komórkę lub też kliknąć lewym klawiszem myszy na daną komórkę w celu wprowadzenia jej adresu do formuły. Podstawowe działania i operatory matematyczne Operatory matematyczne odpowiadają typom działań, które chcemy wykonać w komórkach arkusza Tabela 1. Operatory matematyczne w formułach Operator Działanie Przykład liczby Przykład adresy + dodawanie =7+7 =A1+A2
odejmowanie =5 9 =A1 A2 * mnożenie =5*6 =A1*A3 / dzielenie =6/2 =A1/A7 ^ Potęgowanie =2^3 =A1^A2 Adresowanie komórek W Excelu wykorzystywane są dwa sposoby adresowania komórek: Względny, czyli w odniesieniu do komórki znajdującej się w pewnej pozycji względem Adresu komórki wynikowej zawierającej formułę. Bezwzględny, czyli w odniesieniu do konkretnej stałej komórki arkusza. Adresy względne to np. B4, C7, A15, D22. Są one interpretowane jako opis drogi od komórki aktywnej (w której wpisywana jest formuła): komórka pierwsza z lewej, druga z góry, itd. Używa się ich we wzorach, które uwzględniają różne wartości dla różnych pozycji obliczeń np. różna cena towaru dla różnych pozycji cennika walutowego. Adresy bezwzględne to np. $B$4, $C$7, $A$15, $D$22. Oznaczają one konkretną komórkę, niezależnie od tego, jaka jest aktualna komórka. Używa się ich we wzorach, które uwzględniają stałą wartość dla różnych pozycji obliczeń np. stały kurs dolara dla wszystkich pozycji cennika walutowego, stawka godzinowa, kwota zasiłku rodzinnego itd. Rozróżnienie adresowania względnego i bezwzględnego ma znaczenie przy pracy z seriami danych, kiedy zachodzi potrzeba skopiowania formuły do kolejnego wiersza lub kolumny. Aby skopiować formułę =A1+A2 wpisaną np. w komórce C3 do komórek C4, C5, C6, C7,C8,C9,C10 (czyli do kilku wierszy poniżej) nie trzeba siedmiokrotnie używać opcji kopiuj/wklej. Wystarczy zaznaczyć komórkę C3 i złapać lewym przyciskiem myszy w prawym dolnym rogu aktywnej (jest to tzw. uchwyt wypełnienia), i cały czas trzymając wciśnięty przycisk myszy przeciągnąć obramowanie na komórki poniżej. W taki sposób zostanie przekopiowana formuła do nowych komórek.
Chwytamy uchwyt wypełnienia i przeciągamy w dół cały czas trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy Rys. 4. Kopiowanie poprzez przeciąganie Została skopiowana formuła, a nie jej wynik. Ponieważ w tym przypadku było wykorzystane adresowanie względne formuły w kolejnych wierszach zostały przeliczone i tak w komórce C4 będzie się znajdowała formuła =A2+A3 i wartość 2. A jaka formuła będzie się znajdowała w komórce C10? A jaka wartość i dlaczego taka? Uwaga: Aby podejrzeć formułę znajdującą się w danej komórce wystarczy taką komórkę wskazać. W tym momencie na pasku formuły zostanie wyświetlona formuła. Jeżeli chcemy edytować formułę (zawartość komórki) wygodnie jest to zrobić naciskając przycisk F2 na klawiaturze. Spróbuj. Jest to najszybszy i najwygodniejszy sposób edycji zawartości komórki. Polecamy!!! Adresowanie względne Pojęcie adresu względnego (względnego odwołania się do komórki) zostanie zaprezentowane w na przykładzie skoroszytu Lista płac (znajduje się on w materiałach). Aby lepiej zrozumieć omawiane działania zachęcamy do samodzielnego prześledzenia całej procedury. 1. Uaktywniamy komórkę H3 i wprowadzamy do niej wyrażenie =C3*E3, służące do obliczenia wypłaty łącznie z premią. 2. Wskaźnik komórki przesuwamy ponownie do H3 (jeżeli w czasie wprowadzania formuły został przesunięty) i kopiujemy zawartość tej komórki do komórek od H3 do H10. 3. Uaktywniamy komórkę H10 i odczytujemy formułę z tej komórki na pasku formuły.
Rys. 5. Adresowanie względne Formuła źródłowa w komórce H3 miała postać =C3*E3. Po jej skopiowaniu do komórek od H4 do H10 zmieniły się odwołania do komórek zawarte w tej formule; w komórce H4 przybrała ona postać =C4*E4, w komórce H5 odpowiednio =C5*E5, itd. Jaka będzie formuła w komórce H10? Sprawdź. Dzieje się tak, ponieważ w pobranej z H3 formule =C3*E3 były użyte adresy względne. To oznacza, że jeżeli na przykład kopiujemy formułę do komórki położoną o jeden wiersz niżej, czyli z H3 do H4 to Excel automatycznie wie, że w komórce H4 względem komórki H3 musi do adresów komórek, do części adresu komórek odpowiadającej numerowi wiersza dodać wartość 1. Stąd Z C3 zrobiło się C4, a z E3 zrobiło się E4. Gdybyśmy chcieli skopiować zawartość komórki H3 (w której znajduje się formuła =C3*E3) w poziomie do innej komórki, np. do J3, formuła ta w komórce J3 przybrałaby postać =E3*G3 czyli względem komórki H3 zmieniłyby się nazwy kolumn: C3 na E3, a E3 na G3. Czy wiesz dlaczego? Jak będzie wyglądała formuła w komórce J6 jeżeli do tej komórki skopiowaliśmy formułę z komórki H3? Adresowanie bezwzględne Załóżmy, ze wszyscy pracownicy muszą zapłacić Podatek stały którego wysokość dla wszystkich jest taka sama i znajduje się w komórce B16 (Na potrzeby tego ćwiczenia wprowadziliśmy do komórki A16 tekst
podatek, a do komórki B16 wartość 15%). Stworzymy teraz formułę w kolumnie J wyliczającą wartość tego podatku dla każdego pracownika. Tworzymy formułę. Istnieje kilka rozwiązań: 1. Pierwszym rozwiązaniem jest wpisanie tej stawki bezpośrednio do odpowiednio zmodyfikowanej formuły w komórce J3 i skopiowanie zawartości tej komórki do komórek położonych poniżej. Formuła umieszczona w J3 wyglądałaby wówczas następująco: =C3*15%. Wadą tego rozwiązania jest to, że w razie zmiany stawki trzeba będzie zmienić liczbę 15% we wszystkich formułach, we wszystkich komórkach ją zawierających. Odradzamy stosowanie tego rozwiązania. 2. Spróbujmy stawkę za nadgodziny umieścić w oddzielnej komórce np. B16 gdy zmieni się stawka, wystarczy wpisać inną liczbę do tej komórki. Excel sam automatycznie zaktualizuje wyniki. Formuła umieszczona w J3 wyglądałaby wówczas następująco: =C3*B16. Po jej skopiowaniu do komórek od J4 do J10 okazuje się jednak, że jest to rozumowanie błędne, gdyż przy kopiowaniu w dół wzrastają numery wierszy we wszystkich adresach (w J3 będzie formuła: =C3*B16, w J4 pojawi się =C4*B17. Dzieje się tak, ponieważ adresy względne zmieniają się przy kopiowaniu formuły. Zalecamy dokładne sprawdzanie wyników po kopiowaniu formuł. Jeżeli w formule występuje odwołanie do komórki, które pomimo kopiowania formuły powinno do niej pozostać trzeba koniecznie przed kopiowaniem formuł zmodyfikować adres odwołania z względnego na bezwzględny. Pokażemy to w punkcie poniżej. 3. Jedynym rozwiązaniem jest użycie adresów bezwzględnych (absolutnych). Usuń formuły z komórek od J3 do J10. (zaznacz zakres komórek J3:J10 i naciśnij klawisz [Del]). Do komórki J3 wpisz formułę = C2*$B$16 i naciśnij [Enter]. Skopiuj formułę do komórek od J4 do J10 posługując się uchwytem wypełniania. Teraz w ramach testów do komórki B16 wpisz inną stawkę np. 40% podatki wszystkich pracowników zostaną automatycznie przeliczone. I o to właśnie chodziło. Dodanie znaków $ w adresie komórki B16 w formule (teraz wygląda tak $B$16) spowodowało, że od tej chwili kopiowana formuła zawierająca taki zapis zachowa odwołanie do komórki B16 bez względu na to czy będzie kopiowana w poziomie czy w pionie. Adres $B$16 stał się adresem bezwzględnym, który nie zmienia się przy operacjach kopiowania i przesuwania. Uwaga: Znaki $ przy adresowaniu można wstawiać za pomocą kombinacji klawiszy: [Shift] +[4], lub podczas wprowadzania formuły mając w formule wprowadzony adres komórki, który ma się stać adresem bezwzględnym nacisnąć przycisk [F4].
Rys. 6. Adresowanie bezwzględne Aby przećwiczyć kopiowanie komórek i lepiej zrozumieć wykonywanie działań w Excelu powtórz to ćwiczenie samodzielnie w dokumencie Lista płac znajdującym się w udostępnionych materiałach. Kolejność wykonywania działań w formułach Ponieważ formuły mogą być bardzo rozbudowane, w Excel obowiązują zasady następujące zasady wykonywania kolejności działań: działania wykonywane w nawiasach mnożenie dzielenie, potęgowanie dodawanie i odejmowanie Przykłady działań: =3+3*3+3 da wynik 15 =(3+3)*3+3 da wynik 21 =(3+3)*(3+3) da wynik 36
Sprawdzanie poprawności formuł (inspekcja formuł) Excel posiada doskonałe narzędzia do sprawdzania odwołań w formułach. Narzędzia te znajdują się na zakładce Formuły w sekcji Inspekcja formuł. Rys. 7. Narzędzia do sprawdzania poprawności formuł Narzędzia, które są najczęściej wykorzystywane to: Śledź poprzedniki umożliwia wskazanie strzałek, wskazujących komórki, które mają wpływ na wartość aktualnie zaznaczonej komórki. Śledź zależności umożliwia pokazanie strzałek wskazujących komórki, na które ma wpływ wartość aktualnie zaznaczonej komórki. Usuń strzałki umożliwia usunięcie strzałek narysowanych przez funkcję Śledź poprzedniki i Śledź zależności. Pokaż formuły ([Ctrl] + [ ]) umożliwia wyświetlanie w każdej komórce formuły zamiast wartości wynikowej. Obejrzyj na poniższych rysunkach działanie narzędzi Śledź poprzedniki, Śledź zależności. Rys. 8. Działanie narzędzia Śledź poprzedniki
Rys. 9. Działanie narzędzia Śledź zależności