Przewodnik Internetowa Wymiana Dokumentów Copyright @ 2013 icomarch24 S.A.
Spis treści Wprowadzenie... 3 Założenie konta w Comarch ERP ifaktury24... 4 Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP ifaktury24 do IWD... 9 Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP Optima do IWD... 12 2
Wprowadzenie Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD) to mechanizm, który pozwala bezpiecznie i szybko przesyłać dokumenty na linii biuro rachunkowe użytkownik Comarch ERP ifaktury24. Stosowanie IWD gwarantuje: bezpieczeństwo przesyłanych danych; oszczędność czasu, poprzez wyeliminowanie konieczności wprowadzania dokumentów ręcznie; szybką komunikację drogą elektroniczną. Biura rachunkowe Biuro rachunkowe należące do Społeczności iksięgowość24 może zaoferować swoim Klientom nowoczesne rozwiązanie, jakim jest Internetowa Wymiana Dokumentów. Skorzystanie z tego rozwiązania pozwala: zdecydowanie ograniczyć czas związany z obiegiem dokumentów; zmniejszyć pracochłonność procesów wynikającą z ręcznego wprowadzania faktur VAT; zminimalizować ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu dokumentu. Stosowanie Internetowej Wymiany Dokumentów jest istotnym wyróżnikiem dla profesjonalnego biura rachunkowego. Członkowie iksięgowość24 mogą udostępniać bezpłatnie swoim Klientom moduł Faktury w usłudze Comarch ERP ifaktury24. 3
Założenie konta w Comarch ERP ifaktury24 Krok 1. Klient biura rachunkowe rejestruje się w usłudze Comarch ERP ifaktury24 na stronie http://www.ifaktury24.pl/rejestracja Uwaga: Pamiętaj o zaznaczeniu odpowiedniego modułu. Krok 2. Na podany adres e-mail zostanie wysłany kod aktywacyjny, który umożliwi zalogowanie się do usługi. Krok 3. W zakładce Konfiguracja należy wprowadzić wszystkie dane. Otrzymasz indywidualny numer ID, umożliwiający identyfikację oraz wymianę IWD. Uwaga: Jeśli pojawia się komunikat Nie posiadasz jeszcze nadanego ID Klienta należy uzupełnić w Konfiguracji: nazwę i NIP firmy, imię i nazwisko przedstawiciela, numer telefonu oraz adres firmy. Numer ID zostanie nadany w ciągu dwóch dni roboczych. 4
5
Krok 4. Następnie należy znaleźć biuro rachunkowe, które będzie zajmowało się obsługą księgową firmy, by móc korzystać z IWD. Wyszukiwarka Biur Rachunkowych dostępna jest z menu głównego. Krok 5. Prześlij zapytanie do biura rachunkowego dotyczące rozpoczęcia współpracy lub skontaktuj się z biurem, z którym już współpracujesz. 6
Krok 6. Biuro rachunkowe, z którym rozpoczęto współpracę musi zgłosić Klienta do IWD. Użytkownik Comarch ERP ifaktury24 współdziałający z biurem rachunkowym, należącym do iksięgowość24, i korzystający z usługi IWD, będzie mógł używać bezpłatnie programu Comarch ERP ifaktury24. Dlatego by utrzymać pakiet bezpłatny należy w ciągu 30 dni od założenia konta Comarch ERP ifaktury24 podjąć współpracę z biurem rachunkowym zrzeszonym w iksięgowość24. Uwaga: Koniecznie podaj swojemu Księgowemu następujące dane: login użytkownika Comarch ERP ifaktury24; nazwę firmy, adres oraz numer NIP; osobę kontaktową oraz adres e-mail. 7
Krok 7. Gdy usługa zostanie aktywowana zamiast opcji Znajdź księgowego w iksięgowość24 pojawi się wyślij dokumenty do Księgowego i firma będzie mogła przesyłać dokumenty do biura rachunkowego. Uwaga: Termin Licencja ważna do:, dostępny w Konfiguracji, cyklicznie (co miesiąc) będzie przedłużany o kolejny miesiąc, pod warunkiem, że biuro rachunkowe Klienta będzie miało ważną iksięgowość24 oraz klient będzie wymieniał z biurem dokumenty poprzez IWD. Klienci, którzy posiadają moduł Faktury w usłudze Comarch ERP ifaktury24, zarejestrowani przed 31.12.2012, mogą dalej z niego korzystać bez żadnych opłat. Jednakże moduł ten nie będzie rozwijany w przyszłości. Aby móc korzystać z nowych funkcji w przyszłości, konieczna jest zmiana na płatny moduł Faktury (z zachowaniem 30-dniowego okresu darmowego) oraz podpięcie pod Biuro Rachunkowe w iksięgowość24. 8
Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP ifaktury24 do IWD Krok 1. Osoba odpowiedzialna w biurze rachunkowym loguje się do panelu administracyjnego w serwisie iksięgowość24. 9
Krok 2. W panelu wybierz zakładkę Wymiana dokumentów IWD. Krok 3. Następnie wypełnij formularz zgłoszeniowy: Uwaga: Zgłoszenie Klienta do IWD jest możliwe tylko w przypadku, gdy posiada on już konto na Comarch ERP ifaktury24. Uwaga: W przeciągu 30 dni od założenia konta, Klient musi zostać zgłoszony przez Biuro do IWD, inaczej by zachować pełną funkcjonalność konieczne jest uiszczenie opłaty. Jeżeli formularz jest nieaktywny to znaczy, że: biuro nie aktywowało konta IWD w biurze rachunkowym szczegóły w dokumencie Internetowa Wymiana Dokumentów - Aktywacja wymiany ; nie upłynął niezbędny czas potrzebny na synchronizację danych od momentu aktywacji konta w programie Comarch ERP Optima. Wypełniając formularz należy wpisać następujące dane Klienta: login użytkownika Comarch ERP ifaktury24; nazwę firmy, adres oraz numer NIP; 10
osobę kontaktową oraz adres e-mail. Krok 4. Wyślij wypełniony formularz. Wiadomość potwierdzająca zostanie wysłana na adres e-mail, jak tylko usługa zostanie aktywowana. Krok 5. Comarch aktywuje kanał internetowej wymiany, nadając Klientowi unikalny numer ID. Krok 6. Numer ID Comarch klienta biuro otrzyma w odpowiedzi do złożonego zamówienia. Krok 7. Kolejnym krokiem jest konfiguracja Comarch ERP Optima przez biuro. Szczegółowa procedura konfiguracji została opisana w dokumencie Internetowa Wymiana Dokumentów - Aktywacja wymiany, dostępnym na stronach walidowanych oraz w panelu iksięgowość24 (zakładka Do pobrania). Uwaga:. Tylko wykonanie wszystkich opisanych powyżej czynności pozwala rozpocząć wymianę dokumentów przez IWD. 11
Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP Optima do IWD Cała procedura przebiega identycznie, jedynie w kroku 3, z tym że należy zaznaczyć: Comarch ERP Optima. Wymiana danych z Klientami Comarch ERP Optima również wymaga konfiguracji. Szczegółowa procedura konfiguracji została opisana w dokumencie Internetowa Wymiana Dokumentów - Aktywacja wymiany. Masz inne pytania, chcesz wiedzieć więcej? Napisz do nas kontakt@iksiegowosc24.pl 12