Podręcznik REACH- IT dla użytkowników przemysłowych Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem
2 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Wersja Zmiany 2.1 kwiecień 2014 r. Aktualizacje w systemie REACH-IT 2.7 dotyczące regulaminu, walidacji adresu e-mail i osoby do kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych. 2.0 Nowy układ dokumentu. Zaktualizowano rysunki i linki. 1.1 Nowy format. Niektóre elementy zostały przeniesione z części 01 do niniejszej części. 1.0 Pierwsza wersja Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Nr referencyjny: ECHA-12-G-17-PL Data wydania: kwiecień 2014 r. Język: polski Europejska Agencja Chemikaliów, 2014 Strona tytułowa Europejska Agencja Chemikaliów Klauzula o wyłączeniu odpowiedzialności: Jest to tłumaczenie robocze dokumentu oryginalnie opublikowanego w języku angielskim. Oryginał dokumentu jest dostępny na stronie internetowej ECHA. Kopiowanie jest dozwolone pod warunkiem wskazania źródła informacji w następującej formie Źródło: Europejska Agencja Chemikaliów, http://echa.europa.eu/, a także pod warunkiem przekazania pisemnego zawiadomienia do Działu Komunikacji ECHA (publications@echa.europa.eu). Dokument będzie dostępny w następujących 22 językach: angielski, bułgarski, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, litewski, łotewski, maltański, niderlandzki, niemiecki, polski, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski i włoski W przypadku pytań lub uwag związanych z niniejszym dokumentem prosimy o przesłanie ich do centrum informacyjnego Europejskiej Agencji Chemikaliów za pomocą formularza wniosku o udzielenie informacji. Należy powołać się na powyższy numer referencyjny i datę wydania. Formularz wniosku o udzielenie informacji znajduje się na stronie Agencji pod następującym adresem: http://echa.europa.eu/reach/helpdesk/echahelp_en.asp Europejska Agencja Chemikaliów Adres pocztowy: P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finlandia Adres dla odwiedzających: Annankatu 18, Helsinki, Finlandia
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 3 Spis treści 1. WSTĘP... 7 2. DEFINICJE I POJĘCIA... 7 2.1 Podmiot (Party)... 7 2.2 Użytkownicy (Users)... 8 2.2.1 Role użytkowników... 8 2.2.2 Zarządzanie kontami użytkowników... 10 2.3 Osoby do kontaktu... 10 2.4 Identyfikator osoby prawnej... 12 2.4.1 IUCLID 5 jako narzędzie zarządzania REACH-IT... 12 2.4.2 Rejestracja w systemie REACH-IT... 13 2.4.2.1 Uzyskano już plik LEOX korzystając z serwisu internetowego IUCLID... 14 2.4.2.2 Nie uzyskano jeszcze pliku LEOX korzystając z serwisu internetowego IUCLID... 14 2.4.3 Aktualizacja informacji o przedsiębiorstwie w REACH-IT... 14 3. REJESTRACJA PODMIOTU INSTRUKCJE KROK PO KROKU... 15 3.1 Tworzenie konta REACH-IT przedsiębiorstwa... 15 3.1.1 IUCLID 5 zainstalowano już lokalnie... 19 3.1.2 IUCLID 5 nie zainstalowano jeszcze lokalnie... 21 3.1.3 Logowanie się na pierwsze utworzone konto przedsiębiorstwa... 27 3.1.4. Walidacja adresu e-mail... 28 3.2 Tworzenie konta REACH-IT przedstawiciela będącego stroną trzecią... 30 3.2.1 IUCLID 5 zainstalowano już lokalnie... 33 3.2.2 IUCLID 5 nie zainstalowano jeszcze lokalnie... 35 3.2.3 Logowanie się na pierwsze utworzone konto TPR... 39 3.3 Aktualizacja danych użytkownika... 40 4. ZARZĄDZANIE KONTAMI PODMIOTU KROK PO KROKU... 42 4.1 Tworzenie użytkownika... 42 4.2 Aktualizacja profilu użytkownika... 44 4.3 Blokowanie użytkownika... 45 4.4 Odblokowywanie użytkownika... 46 4.5 Resetowanie hasła użytkownika... 47 4.6 Usuwanie użytkownika... 48 5. ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI O PODMIOCIE KROK PO KROKU... 49 5.1 Aktualizacja informacji ogólnych i dotyczących fakturowania... 49 5.2 Dodanie nowej osoby do kontaktu... 51 5.3 Modyfikacja danych istniejącej osoby do kontaktu... 53 5.4 Usuwanie osoby do kontaktu... 53 5.5 Eksportowanie informacji o podmiocie... 54
4 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Spis rysunków Rys. 1: Konfiguracja rola... 11 Rys. 2: Osoba do kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych... 11 Rys. 3: Przenoszenie LEO pomiędzy serwisem IUCLID a REACH-IT przy użyciu pliku LEOX... 13 Rys. 4: Aktualizacja informacji LEO... 15 Rys. 5: Ekran powitalny przy rejestracji w REACH-IT... 16 Rys.6: Regulamin... 17 Rys. 7: Strona konta użytkownika... 18 Rys. 8: Strona informacji o przedsiębiorstwie... 18 Rys. 9: Okno przesyłania pliku... 19 Rys. 10: Strona informacji o przedsiębiorstwie... 19 Rys. 11: Strona informacji o przedsiębiorstwie z informacjami zawartymi w pliku LEOX... 20 Rys. 12: Wskazanie właściwego rozmiaru przedsiębiorstwa... 21 Rys. 13: Strona ręcznego wprowadzania informacji o przedsiębiorstwie... 22 Rys. 14: Wskazanie właściwego rozmiaru przedsiębiorstwa... 23 Rys. 15: Strona informacji dotyczących fakturowania... 24 Rys. 16: Strona osób do kontaktu... 25 Rys. 17: Strona informacji o osobach do kontaktu przedsiębiorstwa... 25 Rys. 18: Dane adresowe osób do kontaktu przedsiębiorstwa... 26 Rys. 19: Lista osób do kontaktu przedsiębiorstwa dla podmiotu... 26 Rys. 20: Strona walidacji przedsiębiorstwa... 27 Rys. 21: Strona podsumowująca rejestrację przedsiębiorstwa... 27 Rys. 22: Strona logowania podmiotu w systemie REACH-IT... 28 Rys. 23: Niezweryfikowany adres e-mail... 28 Rys. 24: Weryfikacja adresu e-mail... 29 Rys. 25: Weryfikacja adresu e-mail... 29 Rys. 26: Strona główna przedsiębiorstwa w systemie REACH-IT... 30 Rys. 27: Ekran regulaminu dla TPR... 31 Rys. 28: Strona konta użytkownika TPR... 32 Rys. 29: Strona informacji o TPR... 33 Rys. 30: Okno pobierania pliku LEOX dla TPR... 34 Rys. 31: Strona informacji o TPR... 34 Rys. 32: Strona informacji o TPR z informacjami ogólnymi i danymi kontaktowymi... 35 Rys. 33: Ręczne wprowadzanie informacji o TPR w systemie REACH-IT... 35 Rys. 34: Strona ręcznego wprowadzania informacji o TPR... 36 Rys. 35: Strona startowa osób do kontaktu TPR... 37 Rys. 36: Strona informacji o osobach do kontaktu TPR... 37
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 5 Rys. 37: Dane adresowe osób do kontaktu TPR... 38 Rys. 38: Lista osób do kontaktu TPR dla podmiotu... 38 Rys. 39: Strona walidacji TPR... 39 Rys. 40: Strona podsumowania po rejestracji TPR... 39 Rys. 41: Strona logowania podmiotu w systemie REACH-IT... 40 Rys. 42: Strona główna TPR w systemie REACH-IT... 40 Rys. 43: Górny pasek systemu REACH-IT... 40 Rys. 44: Strona podglądu użytkownika... 41 Rys. 45: Strona edycji użytkownika... 41 Rys. 46: Potwierdzenie aktualizacji danych użytkownika... 42 Rys. 47: Strona podglądu użytkownika istniejący użytkownicy... 43 Rys. 48: Strona tworzenia użytkownika... 43 Rys. 49: Strona przeglądania użytkowników z potwierdzeniem dotyczącym nowego użytkownika... 44 Rys. 50: Strona edycji użytkownika... 45 Rys. 51: Strona wyboru blokowanego użytkownika REACH-IT... 45 Rys. 52: Strona potwierdzenia zablokowania użytkownika REACH-IT... 45 Rys. 53: Sprawdzanie statusu zablokowanych użytkowników REACH-IT... 46 Rys. 54: Strona wyboru odblokowywanego użytkownika REACH-IT... 46 Rys. 55: Strona potwierdzenia odblokowania użytkownika REACH-IT... 46 Rys. 56: Potwierdzenie odblokowania użytkownika REACH-IT... 47 Rys. 57: Strona przeglądania użytkowników z przyciskiem resetowania hasła... 47 Rys. 58: Strona przeglądania użytkowników z potwierdzeniem zresetowania hasła... 48 Rys. 59: Strona przeglądania użytkowników z przyciskiem usuwania... 48 Rys. 60: Potwierdzenie usunięcia użytkownika... 48 Rys. 61: Strona przeglądania użytkowników z komunikatem... 49 Rys. 62: Strona informacji o organizacji... 50 Rys. 63: Aktualizacja informacji o organizacji... 51 Rys. 64: Dodawanie nowych osób do kontaktu... 51 Rys. 65: Aktualizacja lub dodawanie informacji kontaktowych... 52 Rys. 66: Potwierdzenie nowo dodanej osoby do kontaktu... 52 Rys. 67: Potwierdzenie aktualizacji informacji dotyczących osoby do kontaktu... 53 Rys. 68: Potwierdzenie usunięcia osoby do kontaktu... 53 Rys. 69: Zaktualizowana lista osób do kontaktu po usunięciu osoby do kontaktu... 53 Rys. 70: Przycisk eksportowania LEOX zawierającego informacje o przedsiębiorstwie lub TPR w systemie REACH-IT... 54 Rys. 71: Pobieranie pliku LEOX z systemu REACH-IT do systemu lokalnego... 54
6 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Spis tabel Tab. 1: Rodzaj podmiotu... 7 Tab. 2: Funkcje związane z rolami administratora, normalnego użytkownika i czytelnika... 9
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 7 1. WSTĘP Podręcznik dla użytkowników przemysłowych (Industry User Manual, IUM) zawiera informacje dotyczące przedkładania i przeglądania danych przez użytkowników przemysłowych w systemie REACH-IT. W miarę rozwoju systemu REACH-IT publikowane będą dodatkowe i zaktualizowane części niniejszego podręcznika, które zostaną udostępnione na stronie Agencji. Zaleca się, aby przed skorzystaniem z niniejszej części 2 (Rejestracja i zarządzanie kontem) użytkownik zapoznał się z częścią 1 Wprowadzenie do REACH-IT, gdzie bardziej szczegółowo omówiono następujące tematy: Strukturę niniejszego podręcznika. Używane konwencje ikony, tekst, przyciski, łącza itp. Dodatkowe informacje o systemie REACH-IT oraz jego powiązaniach ze stroną i aplikacją IUCLID 5. Sposób uzyskania dodatkowej pomocy jest również opisany w części 1. Kolejne części niniejszego podręcznika zawierają instrukcje prowadzące użytkownika krok po kroku przez proces przedkładania danych zgodnie z REACH. 2. DEFINICJE I POJĘCIA W niniejszej sekcji zdefiniowano pewne terminy i opisano niektóre pojęcia odnoszące się do zarządzania kontami w systemie REACH-IT. 2.1 Podmiot (Party) Podmiot może reprezentować złożoną strukturę gospodarczą lub proste zorganizowane przedsiębiorstwo. Przedsiębiorstwa (Companies) oraz przedstawiciel będący stroną trzecią (Third-Party Representative, TPR) mogą być złożonymi podmiotami obejmującymi wielu użytkowników w przeciwieństwie do posiadaczy danych (Data Holder, DH) lub zainteresowanych podmiotów (Interested Party, IP), które mogą być prostymi podmiotami związanymi z jednym użytkownikiem (tabela 1). Tab. 1: Rodzaj podmiotu Rodzaj podmiotu Opis Przedsiębiorstwo Przedstawiciel będący stroną trzecią (TPR) Obejmuje producenta, importera, dalszego użytkownika (DU) i wyłącznego przedstawiciela (Only Representative, OR). Wyłączni przedstawiciele [art. 8 REACH] muszą zarejestrować się w systemie REACH-IT dla każdego producenta spoza UE, którego reprezentują, oraz dokonać rejestracji wstępnej i/lub przedłożyć dokumentację przy użyciu odpowiednich kont. Bierze udział w udostępnianiu danych w imieniu przedsiębiorstwa [art. 4 REACH] (np. w sporządzeniu wspólnego przedłożenia przez wielu rejestrujących). Działalność TPR wiąże się głównie z rejestracją wstępną i forami (pre-)sief.
8 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Posiadacz (DH) danych Podmiot posiadający informacje na temat wstępnie zarejestrowanych substancji i przedkładający informacje [art. 28 ust. 7 REACH] (np. uniwersytet, przedsiębiorstwo wytwarzające chemikalia w ilości < 1 tony rocznie, stowarzyszenie branżowe itp.). Zainteresowane podmioty (IP) Mogą uczestniczyć w pewnych procesach, przedstawiając uwagi (np. organizacje pozarządowe, które biorą udział w niektórych procesach związanych z rozporządzeniem REACH). Wszystkie podmioty muszą być zarejestrowane w systemie REACH-IT, aby uzyskać prawa dostępu oraz mieć możliwość przedkładania informacji i/lub danych chemicznych itp. Operację rejestracji przeprowadza się za pomocą kreatora systemu REACH-IT prowadzącego użytkownika krok po kroku (dodatkowe informacje znajdują się w sekcji 3 niniejszego dokumentu). Jest możliwe, aby jedna osoba prawna (Legal Entity) zarejestrowała się w systemie REACH-IT jako różne podmioty, podmioty te są jednak uważane za całkowicie odrębne, a ich użytkownicy nie są wspólni, np. przedsiębiorstwo z branży chemicznej może zarejestrować się jako przedsiębiorstwo w odniesieniu do produkowanej przez siebie substancji (którą musi zarejestrować) i może także zarejestrować się jako posiadacz danych w odniesieniu do innych produkowanych przez siebie substancji (np. w ilościach < 1 tony rocznie). Posiadacz danych może zarejestrować się w systemie REACH-IT tylko wówczas, jeżeli chce uczestniczyć w forach pre-sief (SIEF); jest to dobrowolnie, a nie obowiązkowe. Konta użytkowników TPR, DH i/lub IP w systemie REACH-IT muszą być oddzielone od kont przedsiębiorstwa i muszą zostać zarejestrowane przez osobny podmiot. 2.2 Użytkownicy (Users) Użytkownik jest terminem ogólnym, równoważnym wnioskodawcy lub rejestrującemu. W niniejszym podręczniku dla użytkowników przemysłowych opisano różne rodzaje użytkowników o różnych rolach. W systemie REACH-IT jedna osoba jako użytkownik może pełnić różne role. Użytkownicy uwierzytelniają się w systemie REACH-IT za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Podmioty są odpowiedzialne za zarządzanie własnymi użytkownikami (lub kontami) (zob. sekcję 4 niniejszego dokumentu). 2.2.1 Role użytkowników Pierwszy użytkownik tworzony jest podczas rejestracji (zob. sekcję 4 niniejszego dokumentu) i nosi nazwę osoby zarządzającej ze strony przedsiębiorstwa (Company manager), pełniącej rolę administratora (zob. poniżej). Następnych użytkowników tworzy pierwszy użytkownik,
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 9 który może dodawać nowych użytkowników dla zarejestrowanego podmiotu. Przypisując role użytkownikom, może on ustawiać poziom zezwoleń / praw dostępu do danych. Domyślnie rola administratora przypisywana jest pierwszemu użytkownikowi tworzonemu przy rejestracji, który może z kolei tworzyć użytkowników i przypisywać im role. Dane uwierzytelniające i prawa dostępu użytkownika zależą od podmiotu, do którego należy, oraz jego roli w ramach tego podmiotu. Możliwe role użytkowników w ramach podmiotów określa tabela 2. Role wiążą się z czynnościami dotyczącymi danych podmiotu (aspekty administracyjne) lub danych substancji. Tab. 2: czytelnika Funkcje związane z rolami administratora, normalnego użytkownika i Rola Administrator Normalny Czytelnik użytkownik Poziom roli 1 2 3 Funkcje Pełna kontrola nad kontami użytkowników x Modyfikacja danych podmiotu x Przedkładanie i aktualizacja danych substancji (w tym fora pre-sief) x x Odczyt danych podmiotu x x x Odczyt danych substancji x x x Odczyt skrzynki wiadomości REACH-IT x x x Administrator (użytkownik poziomu 1) może dodawać, modyfikować lub usuwać użytkowników z systemu REACH-IT; może ponadto zmieniać informacje i dane dotyczące swojego podmiotu (osoby prawnej Legal Entity). Użytkownik poziomu 1 może też czytać, przedkładać i aktualizować informacje dotyczące substancji. Normalny użytkownik (poziomu 2) może wyłącznie czytać dane dotyczące podmiotu oraz może przedkładać i aktualizować dane dotyczące substancji.
10 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Czytelnik (użytkownik poziomu 3) może wyłącznie czytać dane dotyczące podmiotu oraz substancji. Przypisanie roli jest obowiązkowe; jeżeli przy tworzeniu użytkownika nie przypisano roli, domyślnie zostanie przypisana rola czytelnika. Zależnie od sposobu organizacji danego podmiotu (przedsiębiorstwo, TPR lub inny), administrator może tworzyć różne konta czytelników i/lub użytkowników normalnych. Funkcje dostępne w menu Functional są zależne od profilu użytkownika, tj. menu użytkownika w ramach przedsiębiorstwa będzie się różnić od menu użytkownika w ramach TPR. 2.2.2 Zarządzanie kontami użytkowników Zarządzanie użytkownikami wiąże się z następującymi zadaniami: tworzeniem użytkowników, przypisywaniem / dodawaniem / usuwaniem ról, aktualizacją informacji o podmiotach, zarządzaniem mechanizmami bezpieczeństwa użytkowników (np. resetowaniem haseł, blokowaniem i odblokowywaniem dostępu). Nie jest możliwe przypisanie identycznego użytkownika do różnych przedsiębiorstw. Dane konto użytkownika należy tylko do jednego podmiotu. Czynności związane z zarządzaniem kontami mogą wykonywać tylko użytkownicy mający rolę administratora. Wszystkie informacje podane w związku z kontem użytkownika przy jego tworzeniu można później modyfikować, z wyjątkiem identyfikatora użytkownika. Edytować można następujące dane: informacje ogólne, informacje dotyczące fakturowania oraz dane osób do kontaktu (w tym ich tworzenie, usuwanie i modyfikacja). 2.3 Osoby do kontaktu Aplikacja REACH-IT pozwala administratorowi określić osoby do kontaktu (np. w dziale księgowym lub zespole dokonującym rejestracji substancji) i powiązać je z podmiotem. Jest to opcjonalny krok podczas procesu rejestracji. Listę osób do kontaktu zapisanych w systemie REACH-IT można potraktować jako książkę adresową (informacje o numerach telefonu / adresach e-mail), która będzie wykorzystywana wyłącznie przez Agencję w celu skontaktowania się z przedsiębiorstwem bez pośrednictwa systemu REACH-IT, aby uzyskać dodatkowe informacje o danych przedłożonych w ramach np. rejestracji wstępnej, zapytania lub rejestracji substancji. W ten sposób można wskazać osoby do kontaktu w odniesieniu do rejestracji wstępnej i dokumentacji sporządzanej online. Jeżeli osoby do kontaktu nie zostaną podane, Agencja będzie korzystać z ogólnych danych kontaktowych przedsiębiorstwa. Osoby do kontaktu nie są powiązane z kontami użytkowników. W związku z tym nie posiadają skrzynki wiadomości w systemie REACH-IT ani dostępu do stron przedsiębiorstwa w systemie.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 11 Istnieje pięć wstępnie zdefiniowanych rodzajów osób do kontaktu: do spraw ogólnych (General), nadzoru nad dokumentacją (Dossier supervision), zarządzania fakturami (Invoice manager), wspólnego przedłożenia (Joint submission) oraz kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych (ECHA Regulatory Contact). Zaleca się, aby osoba zarządzająca ze strony przedsiębiorstwa wskazała główną osobę do kontaktu, która będzie inicjować działania wymagane w związku z istotnymi komunikatami ze strony ECHA. Osoba ta powinna zostać wskazana w systemie REACH-IT jako osoba do kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych. Przedsiębiorstwo może wyznaczyć tylko jedną taką osobę. Osoba zarządzająca ze strony przedsiębiorstwa może utworzyć nową osobę do kontaktu (lub edytować istniejący kontakt), wyznaczając jej rolę osoby do kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych w systemie REACH-IT. Aby skonfigurować rolę, należy przejść do menu systemu REACH-IT po lewej stronie, kliknąć podgląd przedsiębiorstwa <Company view>, a następnie kliknąć w zakładkę <Contacts>. Można zmodyfikować typ osoby do kontaktu, wybierając daną osobę i klikając w opcję <Modify>. Rys. 1: Konfiguracja rola Rys. 2: Osoba do kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych Po pojawieniu się wiadomości w skrzynce wiadomości dotyczących wymaganych działań <Action required> osoba do kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych otrzyma e-mail z automatycznym powiadomieniem. Osoba do kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych otrzyma e-mail z powiadomieniem tylko w przypadku, gdy wiadomość wymagająca podjęcia działania będzie zaadresowana do danego podmiotu, a nie do konkretnego użytkownika. Z tego względu zaleca się, aby użytkownicy ustawili opcję powiadomień o nowych działaniach <New Action Message Alert> na <Yes>.
12 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Zaleca się zsynchronizowanie kont użytkowników z osobami do kontaktu. Niektórzy użytkownicy mogą mieć przypisane konkretne role i można się z nimi kontaktować, aby zadawać im pytania dotyczące tych ról (np. zarządzający fakturami ma własne konto użytkownika służące do pobierania faktur, może również zostać wymieniony na liście osób do kontaktu jako zarządzający fakturami, z którym należy się kontaktować, gdy Agencja potrzebuje dodatkowych informacji o fakturach). 2.4 Identyfikator osoby prawnej 2.4.1 IUCLID 5 jako narzędzie zarządzania REACH-IT Aplikacja IUCLID 5 odgrywa fundamentalną rolę w środowisku informatycznym wszystkich organizacji przedkładających dane chemiczne w ramach REACH, jak również innych regulacji, takich jak program OECD dotyczący chemikaliów wytwarzanych w dużych ilościach (HPV) lub prawodawstwo UE dotyczące produktów biobójczych (tabela 1). Format IUCLID określa się w rozporządzeniu REACH [art. 111 REACH] jako format wykorzystywany w celu gromadzenia danych oraz sporządzania i przedkładania dokumentacji. Każdy zainteresowany podmiot może bezpłatnie uzyskać najnowszą wersję aplikacji IUCLID 5 wraz z wtyczkami w serwisie internetowym IUCLID pod następującym adresem: http://iuclid.eu. Aby zainstalować aplikację IUCLID 5 w środowisku lokalnym, trzeba podczas instalacji wprowadzić oficjalny LEO. LEO można utworzyć w serwisie internetowym IUCLID (standardowy sposób), w systemie REACH-IT (informacje wprowadzane ręcznie) lub w ramach instalacji IUCLID 5. Tzw. oficjalnymi LEO są jednak wyłącznie LEO utworzone w serwisie internetowym IUCLID lub w systemie REACH-IT. Aby ustalić, czy dany LEO jest oficjalny, należy sprawdzić zawartość jego sekcji informacyjnej w aplikacji IUCLID 5. Jeżeli pole Official entry (LEO) jest zaznaczone, identyfikator jest oficjalny. Przed pobraniem oprogramowania każdy podmiot musi zarejestrować się w serwisie internetowym IUCLID, podając dane dotyczące osoby prawnej, w tym informacje kontaktowe. Mechanizm serwisu internetowego IUCLID uniemożliwia stworzenie dwóch identycznych rekordów. W szczególności każda osoba prawna jest identyfikowana przez uniwersalny unikalny identyfikator (Universal Unique Identifier, UUID). Dane dotyczące osoby prawnej, takie jak informacje kontaktowe dostarczone przez podmiot oraz UUID przypisany przez serwis internetowy IUCLID, przechowywane są w tak zwanym identyfikatorze osoby prawnej (Legal Entity Object, LEO). Oficjalny LEO może zostać udostępniony globalnie w ramach danej instalacji IUCLID 5. Może on zostać dołączony do kont użytkowników, a tym samym uwzględniony w dokumentacji przedkładanej w systemie REACH-IT. Za pośrednictwem serwisu internetowego IUCLID, systemu REACH-IT lub istniejącej instalacji IUCLID 5 LEO można wyeksportować do pliku w formacie XML. LEO w formacie XML nosi nazwę LEOX. Najważniejszą informacją zamieszczoną w LEO jest unikatowy UUID przedsiębiorstwa. Nie można go edytować: jest to pole tylko do odczytu w ramach LEO. Podczas przetwarzania wszelkich danych system REACH-IT posługuje się do celów identyfikacji przedsiębiorstwa wyłącznie jego identyfikatorem.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 13 Standardowy sposób dostarczania informacji o przedsiębiorstwie systemowi REACH-IT podczas rejestracji polega na imporcie gotowego LEO aplikacji IUCLID 5 w postaci LEOX (Rys. 3). Jeżeli rejestrujący się podmiot nie posiada gotowego LEO w postaci LEOX, system REACH-IT może utworzyć LEO posługując się informacjami wprowadzonymi ręcznie przez dany podmiot za pośrednictwem systemu REACH-IT (Rys. 3). Dodatkowe informacje o instalacji aplikacji IUCLID i korzystaniu z niej znajdują się we wbudowanym systemie pomocy oraz podręcznikach w sekcji serwisu internetowego IUCLID poświęconej dokumentacji. Rys. 3: pliku LEOX Przenoszenie LEO pomiędzy serwisem IUCLID a REACH-IT przy użyciu 2.4.2 Rejestracja w systemie REACH-IT Jak wspomniano w sekcji poprzedniej, istnieją dwa sposoby rejestracji w zależności od tego, czy dany podmiot utworzył już identyfikator osoby prawnej (LEO) w serwisie internetowym IUCLID. Niniejszy dokument omawia krok po kroku wszystkie etapy rejestracji w systemie REACH-IT.
14 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 2.4.2.1 Uzyskano już plik LEOX korzystając z serwisu internetowego IUCLID Rejestrując się w systemie REACH-IT, użytkownik przesyła plik LEOX zawierający informacje o przedsiębiorstwie i podmiocie. Plik ten jest znany pod nazwą LEOX, gdyż zawiera Identyfikator osoby prawnej (LEO) zapisany w formacie XML. LEO musi zostać pierwotnie utworzony przy wykorzystaniu serwisu internetowego IUCLID. Plik LEOX może zostać pobrany bezpośrednio z serwisu internetowego IUCLID lub wyeksportowany z lokalnej instalacji IUCLID 5, jednak LEO w lokalnej instalacji IUCLID 5 musi pochodzić z serwisu internetowego IUCLID. 2.4.2.2 Nie uzyskano jeszcze pliku LEOX korzystając z serwisu internetowego IUCLID System REACH-IT może wygenerować nowy prawidłowy LEO podczas procesu rejestracji przedsiębiorstwa. Jeżeli więc dany podmiot nie pobrał jeszcze pliku LEOX z serwisu internetowego IUCLID 5, ponieważ na przykład nie zainstalował jeszcze aplikacji IUCLID 5 lokalnie w swoim środowisku informatycznym, może pomimo to zarejestrować się w REACH-IT. Podmiot taki może później załadować wspomniany LEO do lokalnej instalacji IUCLID 5, jeżeli będzie to konieczne. LEO nie można zaimportować do serwisu internetowego IUCLID, by przechowywać go razem z identyfikatorami utworzonymi w tym serwisie. Wartości parametrów LEO, w tym dane kontaktowe, można jednak przenieść ręcznie z LEO w systemie REACH-IT do LEO znajdującego się w serwisie internetowym IUCLID lub w istniejącej instalacji IUCLID. Identyfikator LEO utworzony przez REACH-IT można wykorzystać w instalacji IUCLID 5. W takim przypadku nie trzeba pobierać LEO z serwisu internetowego IUCLID. Można się zarejestrować, podając te same informacje dotyczące przedsiębiorstwa będącego wyłącznym przedstawicielem (OR) (nazwę, adres itp.), lecz UUID różnych przedsiębiorstw, które reprezentuje OR, nie mogą być identyczne. Dla każdego reprezentowanego producenta spoza UE trzeba utworzyć jeden LEO (UUID). Jedna osoba prawna może zarejestrować się w systemie REACH-IT jako różne podmioty. Podmioty te są całkowicie odrębne i ich UUID nie może być wspólny. Na przykład przedsiębiorstwo z branży chemicznej może zarejestrować się jako przedsiębiorstwo, by zarejestrować substancję, którą produkuje, oraz jako TPR, by uczestniczyć w procesach udostępniania danych w imieniu innego przedsiębiorstwa. 2.4.3 Aktualizacja informacji o przedsiębiorstwie w REACH-IT Jeżeli wartość jednego z parametrów LEO zmieniła się, a LEO jest przechowywany w więcej niż jednym miejscu, zaleca się synchronizację wartości parametrów zapisanych w LEO zgodnie z poniższym opisem. Przykładami parametrów są nazwa i adres e-mail osoby do kontaktu. Należy zwrócić uwagę na fakt, że w identyfikatorze LEO nie można zmienić UUID podmiotu, w związku z czym synchronizacja nie jest tu konieczna. LEO są przechowywane centralnie w dwóch miejscach: w serwisie internetowym IUCLID oraz w aplikacji REACH-IT; między tymi miejscami nie następuje automatyczna synchronizacja. Identyfikator LEO może być przechowywany w dowolnej liczbie lokalnych instalacji IUCLID. LEO można zaimportować do systemu REACH-IT tylko raz, gdy zostaje on przypisany do podmiotu podczas rejestracji. LEO nie można zaimportować do serwisu internetowego IUCLID. W związku z tym istnieją trzy sposoby przeniesienia wartości parametru między poszczególnymi kopiami LEO. Pokazano je schematycznie na Rys. 4, w kolejności od lewej do prawej: 1) Pobranie z serwisu internetowego IUCLID LEO, który zawiera nową(-e) wartość(-ci), a następnie załadowanie go do lokalnej instalacji IUCLID. 2) Ręczna edycja parametrów.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 15 3) Pobranie LEO, który zawiera nowe wartości, z systemu REACH-IT, a następnie załadowanie go do lokalnej instalacji IUCLID. Rys. 4: Aktualizacja informacji LEO Przykład dla przypadku (3). Przedsiębiorstwo zarejestrowało się w systemie REACH-IT, któremu pozwoliło też utworzyć swój UUID. Użytkownik z przedsiębiorstwa pobrał identyfikator LEO w formie pliku LEOX i załadował go do swojej lokalnej instalacji IUCLID 5, by wykorzystywać go przy sporządzaniu dokumentacji przedkładanej Agencji. Pewne informacje o przedsiębiorstwie w LEO przechowywanym w REACH-IT uległy zmianie. Użytkownik z przedsiębiorstwa ponownie pobiera LEO z systemu REACH-IT i ponownie importuje go do aplikacji IUCLID 5 wykorzystywanej w celu sporządzania dokumentacji. Od tego momentu informacje zawarte w LEO w systemie REACH-IT pokrywają się z informacjami w dokumentacji przedkładanej Agencji. 3. REJESTRACJA PODMIOTU INSTRUKCJE KROK PO KROKU 3.1 Tworzenie konta REACH-IT przedsiębiorstwa Aby utworzyć konto REACH-IT przedsiębiorstwa, należy najpierw wejść na stronę REACH-IT pod adresem https://reach-it.echa.europa.eu. Aby utworzyć konto REACH-IT, należy kliknąć łącze <Sign up as a company> (Rys. 5).
16 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 5: Ekran powitalny przy rejestracji w REACH-IT Po kliknięciu łącza <Sign up as a company> otworzy się strona regulaminu <Terms and Conditions> (Rys.6). Należy uważnie przeczytać regulamin objaśniono tam, w jaki sposób ECHA będzie kontaktować się z użytkownikiem. Następnie należy wyrazić zgodę na postanowienia regulaminu, klikając przycisk <Accept>. Kliknięcie przycisku <Reject> oznacza anulowanie procesu rejestracji i brak możliwości dostępu do REACH-IT. W przypadku każdej zmiany regulaminu przez ECHA wszyscy użytkownicy muszą zaakceptować zaktualizowany regulamin po pierwszym zalogowaniu się do systemu REACH-IT po aktualizacji. Aktualny regulamin jest również dostępny na stronie internetowej ECHA pod adresem: http://echa.europa.eu/web/guest/support/dossier-submission-tools/reach-it. Agencja będzie korzystać z systemu REACH-IT do przesyłania użytkownikom decyzji i innych ważnych wiadomości, takich jak decyzje dotyczące rejestracji, wezwania do przedstawienia dodatkowych informacji itp. Jest to jedyny kanał komunikacji stosowany przez Agencję. Wiadomości będą przesyłane do skrzynki wiadomości w systemie REACH-IT. Należy pamiętać, że otwarcie wiadomości przez jednego użytkownika w przedsiębiorstwie oznacza, że wiadomość została formalnie doręczona. Po upływie siedmiu dni kalendarzowych wszystkie wiadomości nawet jeśli nie zostaną otwarte zostaną uznane za doręczone, co umożliwi rozpoczęcie biegu terminów. W wyjątkowych sytuacjach bieg terminu rozpocznie się w momencie wysyłki wiadomości. Będzie to miało miejsce w następujących przypadkach:
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 17 - decyzje dotyczące niekompletnej rejestracji i dokumentacji PPORD, - zakwestionowanie przez Agencję alternatywnej nazwy chemicznej na etykiecie lub w karcie charakterystyki substancji, - wezwania do przedstawienia informacji w przypadku sporów dotyczących udostępniania danych, - wezwania do przedstawienia uwag do propozycji zmian projektów decyzji, - konsultacje w odpowiedzi na wnioski o udostępnienie dokumentów, które mogą dotyczyć danego przedsiębiorstwa. Rys.6: Regulamin Otworzy się strona konta użytkownika <User account> (Rys. 7); należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe (*). <First name> to imię administratora ds. REACH-IT w przedsiębiorstwie, a <Last name> nazwisko administratora ds. REACH-IT w przedsiębiorstwie. <E-mail> to adres e-mail wykorzystywany zwykle przez użytkownika poza systemem REACH-IT. Ten adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania ważnych zawiadomień (np. o resecie hasła), lecz też aby umożliwić systemowi REACH-IT przesyłanie alarmów i przypomnień. Należy wybrać ID użytkownika. Należy dopilnować, by podany adres e-mail był poprawny. Identyfikator użytkownika <User ID> musi być unikatowy w obrębie systemu, gdyż po utworzeniu nie można go już zmienić. Hasło <Password> należy wybrać zgodnie z wytycznymi bezpieczeństwa wskazanymi na stronie.
18 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Uwaga: należy zapamiętać lub zapisać identyfikator użytkownika i hasło, gdyż będą one w przyszłości potrzebne przy każdym dostępie do aplikacji REACH-IT. Rys. 7: Strona konta użytkownika Pytanie bezpieczeństwa <Security question> zostanie wykorzystane, jeżeli użytkownik poprosi o nowe hasło. W polu <Your answer> można podać odpowiedź na pytanie wybrane spośród dostępnych na liście rozwijanej. Odpowiedź należy zapisać. W polu <Enter the text shown> należy wpisać tekst widoczny w postaci wyświetlanego na ekranie kodu CAPTCHA. Ma to na celu weryfikację, czy użytkownik jest człowiekiem, a nie maszyną. Jeżeli proces rejestracji został przerwany po zdefiniowaniu pierwszego użytkownika, nie należy rejestrować się ponownie należy zalogować się z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika i hasła, by dokończyć proces. Aby przejść dalej, należy kliknąć <Next>, a wówczas otworzy się strona informacji o przedsiębiorstwie <Company Information> (Rys. 8). Rys. 8: Strona informacji o przedsiębiorstwie
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 19 W zależności od tego, czy dane przedsiębiorstwo posiada już IUCLID 5 LEOX, istnieją dwa sposoby wprowadzania informacji o przedsiębiorstwie w systemie REACH-IT. Dodatkowe informacje o wykorzystaniu i tworzeniu LEOX można znaleźć w sekcji 2.4 niniejszego dokumentu. 3.1.1 IUCLID 5 zainstalowano już lokalnie Domyślnym sposobem dostarczenia informacji o przedsiębiorstwie jest zaimportowanie identyfikatora LEOX z IUCLID 5. Aby pobrać LEOX, należy kliknąć <Browse> (Rys. 8). Przeglądarka otworzy okno dialogowe przesyłania pliku <File upload>. Należy wybrać zapisany lokalnie plik LEOX i kliknąć <Open> (Rys. 9). Rys. 9: Okno przesyłania pliku W polu <File name> pojawi się ścieżka do pliku LEOX. Aby załadować plik, należy kliknąć <Load file> (Rys. 10). Rys. 10: Strona informacji o przedsiębiorstwie
20 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Otworzy się wówczas strona informacji o przedsiębiorstwie <Company Information> z informacjami zawartymi w pliku LEOX (Rys. 11). Na tym etapie można wprowadzić dane niezamieszczone w pliku LEOX, np. numer faksu, telefonu komórkowego, adres serwisu internetowego przedsiębiorstwa itp. Rys. 11: LEOX Strona informacji o przedsiębiorstwie z informacjami zawartymi w pliku W systemie REACH-IT trzeba zawsze ręcznie wskazać rozmiar przedsiębiorstwa.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 21 Rys. 12: Wskazanie właściwego rozmiaru przedsiębiorstwa Informacje dotyczące właściwego określenia kategorii wielkości przedsiębiorstwa można znaleźć na stronie: http://echa.europa.eu/support/small-and-medium-sized-enterprisessmes/how-to-determine-the-company-size-category Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 340/2008 w sprawie opłat i należności wnoszonych na rzecz Europejskiej Agencji Chemikaliów na mocy rozporządzenia (WE) nr 1907/2006 ( rozporządzenie ) oraz zgodnie z zaleceniem Komisji (WE) 2003/361/WE w sprawie definicji mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, Agencja ma obowiązek zweryfikowania rozmiaru przedsiębiorstwa deklarującego uprawnienia do obniżonej opłaty przysługującej MŚP, w celu zapewnienia uczciwej konkurencji. 3.1.2 IUCLID 5 nie zainstalowano jeszcze lokalnie Jeżeli nie posiadają Państwo pliku LEOX z systemu IUCLID, należy rozważyć ręczne wprowadzenie informacji o przedsiębiorstwie.
22 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Na stronie informacji o przedsiębiorstwie (Company Information) (Rys. 10) należy kliknąć <encode your information>. Strona informacji o przedsiębiorstwie <Company Information> otworzy się wówczas w trybie aktualizacji (Rys. 13). Należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (*) i wskazać rozmiar przedsiębiorstwa. Nazwa przedsiębiorstwa <Company name> nie musi być unikatowa. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo o podanej nazwie istnieje już w systemie, zostanie wyświetlone ostrzeżenie: Przedsiębiorstwo o takiej samej nazwie zostało już utworzone w REACH-IT. Można wówczas wybrać <Create it anyway>, aby mimo to utworzyć przedsiębiorstwo o danej nazwie, lub <Cancel>, aby zmienić nazwę. <Przedsiębiorstwo UUID>. Podmioty o różnych UUID będą uważane za odrębne osoby prawne (nawet jeżeli mają tę samą nazwę). Jeżeli dane przedsiębiorstwo posiada już UUID w systemie IUCLID, a równolegle zostanie utworzone takie samo przedsiębiorstwo w systemie REACH-IT, w systemie pojawi się odrębna osoba prawna. Rys. 13: Strona ręcznego wprowadzania informacji o przedsiębiorstwie W systemie REACH-IT trzeba zawsze ręcznie wskazać rozmiar przedsiębiorstwa.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 23 Rys. 14: Wskazanie właściwego rozmiaru przedsiębiorstwa Informacje dotyczące właściwego określenia kategorii wielkości przedsiębiorstwa można znaleźć na stronie: http://echa.europa.eu/support/small-and-medium-sized-enterprisessmes/how-to-determine-the-company-size-category Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 340/2008 w sprawie opłat i należności wnoszonych na rzecz Europejskiej Agencji Chemikaliów na mocy rozporządzenia (WE) nr 1907/2006 ( rozporządzenie ) oraz zgodnie z zaleceniem Komisji (WE) 2003/361/WE w sprawie definicji mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, Agencja ma obowiązek zweryfikowania rozmiaru przedsiębiorstwa deklarującego uprawnienia do obniżonej opłaty przysługującej MŚP, w celu zapewnienia uczciwej konkurencji. Po wprowadzeniu wszystkich informacji wymaganych przy rejestracji należy kliknąć <Next> (niezależnie od tego, czy IUCLID 5 jest zainstalowane, czy nie).
24 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Otworzy się wówczas strona informacji dotyczących fakturowania <Billing information> (Rys. 15). Należy wypełnić obowiązkowe pola (*). Jeżeli adres na fakturze jest taki sam jak adres przedsiębiorstwa, należy kliknąć <Same as Company>, by wypełnić pola. W przeciwnym razie należy wypełnić wymagane pola. Informacje zawarte w polu nazwy odbiorcy faktury ( Billing party name ) będą wykorzystywane przy wystawianiu faktur. Rys. 15: Strona informacji dotyczących fakturowania Po kliknięciu <Next> otworzy się strona (zakładka) osób do kontaktu <Contacts> (Rys. 16). Nową osobę do kontaktu można dodać na tym etapie lub później, podczas rejestracji wstępnej, albo przy okazji aktualizacji informacji o przedsiębiorstwie (zob. sekcja 5.1). Osoba do kontaktu nie jest użytkownikiem systemu REACH-IT, lecz można stworzyć osobę do kontaktu odpowiadającą użytkownikowi. Decyzja o zdefiniowaniu osób do kontaktu należy do przedsiębiorstwa. Jeżeli nie zostaną one wskazane, Agencja będzie korzystać z ogólnych danych kontaktowych przedsiębiorstwa. Aby dodać osobę do kontaktu, należy kliknąć <Add new contact> (Rys. 16).
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 25 Rys. 16: Strona osób do kontaktu Otworzy się wówczas strona osób do kontaktu <Contacts>. Należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (*) dotyczące osoby do kontaktu (Rys. 17). Dane osoby do kontaktu są wykorzystywane, gdy Agencja potrzebuje skontaktować się z osobą z przedsiębiorstwa w sprawie informacji przedłożonych, np. przy rejestracji wstępnej lub rejestracji. Dlatego też pola telefonu i adresu e-mail są obowiązkowe. Należy upewnić się, że odpowiednie dane osób do kontaktu zostały zaktualizowane. Rys. 17: Strona informacji o osobach do kontaktu przedsiębiorstwa Jeżeli pola dotyczące adresu korespondencyjnego są takie same jak dla przedsiębiorstwa, należy kliknąć <Same as Company>, by wypełnić pola. W przeciwnym razie należy wypełnić wymagane pola (Rys. 18). Rodzaj osoby do kontaktu <Contact Type>: system REACH-IT pozwala wybrać różne rodzaje osób do kontaktu: do spraw ogólnych <General>, nadzoru nad dokumentacją <Dossier supervision>, zarządzania fakturami <Invoice manager>, wspólnego przedkładania danych
26 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 <Joint submission> lub kontaktu z ECHA w kwestiach regulacyjnych <ECHA Regulatory Contact> (Rys. 18). Rys. 18: Dane adresowe osób do kontaktu przedsiębiorstwa Aby zapisać informacje na liście osób do kontaktu, należy kliknąć <Save> (Rys. 19). Kliknięcie <Cancel> oznacza przerwanie procesu rejestracji. Rys. 19: Lista osób do kontaktu przedsiębiorstwa dla podmiotu Można przejść do jednej z poprzednich zakładek i zmodyfikować informacje, klikając odpowiednią zakładkę, np. informacji o przedsiębiorstwie <Company information> lub informacji dotyczących fakturowania <Billing information>. Po kliknięciu <Next> następuje przejście do etapu walidacji poprzez otwarcie strony (zakładki) <Validation> (Rys. 20). Należy dokładnie sprawdzić dane wprowadzone na poprzednich stronach.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 27 Rys. 20: Strona walidacji przedsiębiorstwa Po sprawdzeniu wszystkich informacji należy kliknąć <Next>, by zakończyć proces. Rys. 21: Strona podsumowująca rejestrację przedsiębiorstwa Otwiera się strona podsumowania <Conclusion> potwierdzająca, że utworzono przedsiębiorstwo i pierwsze konto (Rys. 21). Na stronie tej można wybrać dwie opcje. Użytkownik może przejść do strony głównej REACH-IT (Rys. 5) i zalogować się na nowo utworzone konto klikając <login>. W tym celu należy kliknąć łącze <Home>. Użytkownik może też najpierw wyeksportować wszystkie informacje o przedsiębiorstwie do pliku LEOX aplikacji IUCLID, aby np. zaktualizować te informacje w zainstalowanej lokalnie aplikacji IUCLID 5. Opisano to szerzej w sekcji 2.4.3 niniejszego dokumentu. 3.1.3 Logowanie się na pierwsze utworzone konto przedsiębiorstwa Z poziomu strony głównej REACH-IT (Rys. 5) należy kliknąć <login>.
28 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Na stronie logowania (Rys. 22) należy wprowadzić (*) identyfikator użytkownika (User ID), hasło i tekst CAPTCHA, a następnie kliknąć <Connect>. Rys. 22: Strona logowania podmiotu w systemie REACH-IT 3.1.4. Walidacja adresu e-mail Otwiera się strona z niezweryfikowanym adresem e-mail. Rys. 23: Niezweryfikowany adres e-mail Użytkownik nadal zalogowany w serwisie REACH-IT za pomocą prawidłowego identyfikatora użytkownika (User ID) powinien otworzyć adres e-mail podany w systemie REACH-IT. W skrzynce wiadomości użytkownik znajdzie e-mail z instrukcjami dotyczącymi walidacji adresu e-mail użytkownika. W przypadku gdy użytkownik właśnie utworzył nowe konto przedsiębiorstwa w systemie REACH-IT lub zaktualizował adres e-mail, powinien upewnić się, że jest zalogowany w systemie REACH-IT za pomocą identyfikatora użytkownika wskazanego w otrzymanej wiadomości e- mail. Należy następnie kliknąć przesłane łącze do weryfikacji. Po kliknięciu łącza otworzy się nowe okno z informacją o statusie procesu weryfikacji adresu e-mail. Po pomyślnej weryfikacji można zamknąć okno.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 29 Rys. 24: Weryfikacja adresu e-mail Należy wrócić do strony z niezweryfikowanym adresem e-mail i kliknąć OK. Rys. 25: Weryfikacja adresu e-mail Po pomyślnej weryfikacji adresu e-mail otworzy się strona główna przedsiębiorstwa w systemie REACH-IT (Rys. 26). Od tego momentu można rozpocząć pracę w systemie REACH-IT, wybierając odpowiednie funkcje z menu po lewej stronie.
30 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 26: Strona główna przedsiębiorstwa w systemie REACH-IT 3.2 Tworzenie konta REACH-IT przedstawiciela będącego stroną trzecią Należy wejść do serwisu REACH-IT pod adresem https://reach-it.echa.europa.eu. Następnie należy kliknąć <Sign up as a third party representative> (Rys. 5). Otworzy się strona regulaminu ( Terms and Conditions ) (Rys. 27) TPR może utworzyć WYŁĄCZNIE konto przedstawiciela będącego stroną trzecią w systemie REACH-IT, nie zaś przedsiębiorstwa (producenta(-ów), importera(-ów), dalszego(-ych) użytkownika(-ów)), które reprezentuje [art. 4 REACH].
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 31 Rys. 27: Ekran regulaminu dla TPR Logując się do systemu REACH-IT, użytkownik musi zaakceptować regulamin (Terms and Conditions). Należy uważnie przeczytać treść regulaminu objaśniono tam, w jaki sposób ECHA będzie kontaktować się z użytkownikiem. Następnie należy wyrazić zgodę na postanowienia regulaminu, klikając przycisk <Accept>. Kliknięcie przycisku <Reject> oznacza anulowanie procesu rejestracji i brak możliwości dostępu do REACH-IT. W przypadku każdej zmiany regulaminu przez ECHA wszyscy użytkownicy muszą zaakceptować aktualny regulamin po pierwszym zalogowaniu się do systemu REACH-IT po aktualizacji. Aktualny regulamin jest również dostępny na stronie internetowej ECHA pod adresem: http://echa.europa.eu/web/guest/support/dossier-submission-tools/reach-it. Agencja będzie korzystać z systemu REACH-IT do przesyłania użytkownikom decyzji i innych ważnych wiadomości, takich jak decyzje dotyczące rejestracji, wezwania do przedstawienia dodatkowych informacji itp. Jest to jedyny kanał komunikacji stosowany przez Agencję. Wiadomości będą przesyłane do skrzynki wiadomości w systemie REACH-IT. Należy pamiętać, że otwarcie wiadomości przez jednego użytkownika w przedsiębiorstwie oznacza, że wiadomość została formalnie doręczona. Po upływie siedmiu dni kalendarzowych wszystkie wiadomości nawet jeśli nie zostaną otwarte zostaną uznane za doręczone, co umożliwi rozpoczęcie biegu terminów. W wyjątkowych sytuacjach bieg terminu rozpocznie się w momencie wysyłki wiadomości. Będzie to miało miejsce w następujących przypadkach: - decyzje dotyczące niekompletnej rejestracji i dokumentacji PPORD,
32 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 - zakwestionowanie przez Agencję alternatywnej nazwy chemicznej na etykiecie lub w karcie charakterystyki substancji, - wezwania do przedstawienia informacji w przypadku sporów dotyczących udostępniania danych, - wezwania do przedstawienia uwag do propozycji zmian projektów decyzji, - konsultacje w odpowiedzi na wnioski o udostępnienie dokumentów, które mogą dotyczyć danego przedsiębiorstwa. Otworzy się strona konta użytkownika <User account>; należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (*) (Rys. 28). <First name> to imię administratora ds. REACH-IT dla TPR, a <Last name> nazwisko administratora ds. REACH-IT dla TPR. <E-mail> to adres e-mail wykorzystywany zwykle przez użytkownika poza systemem REACH-IT. Ten adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania ważnych zawiadomień (np. o resecie hasła), lecz też aby umożliwić systemowi REACH-IT przesyłanie alarmów i przypomnień. Należy dopilnować, by podany adres e-mail był poprawny. Identyfikator użytkownika <User ID> musi być unikatowy w obrębie systemu, gdyż po utworzeniu nie można go już będzie zmienić. Rys. 28: Strona konta użytkownika TPR
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 33 Hasło <Password> należy wybrać zgodnie z wytycznymi bezpieczeństwa wskazanymi na stronie. Uwaga: należy zapamiętać lub zapisać identyfikator użytkownika i hasło, gdyż będą one w przyszłości potrzebne przy każdym dostępie do aplikacji REACH-IT. Pytanie bezpieczeństwa <Security question> zostanie wykorzystane, jeżeli użytkownik poprosi o nowe hasło. W polu <Your answer> można podać odpowiedź na pytanie wybrane spośród dostępnych na liście rozwijanej. Odpowiedź należy zapisać. Jeżeli proces rejestracji został przerwany po zdefiniowaniu pierwszego użytkownika, nie należy rejestrować się ponownie należy zalogować się z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika i hasła, by dokończyć proces. W polu <Enter the text shown> należy wpisać tekst widoczny w postaci wyświetlanego na ekranie kodu CAPTCHA. Ma to na celu weryfikację, czy użytkownik jest człowiekiem, a nie maszyną. Po kliknięciu <Next> otworzy się strona informacji o przedstawicielu będącym stroną trzecią <Third party representative information>. Jeżeli TPR posiada już LEOX z aplikacji IUCLID, powinien zaimportować go do systemu REACH-IT. Jeżeli nie posiadają Państwo takiego LEOX, informacje dotyczące TPR można wprowadzić ręcznie. Dodatkowe informacje o wykorzystaniu i tworzeniu LEOX można znaleźć w sekcji 2.4 niniejszego dokumentu. 3.2.1 IUCLID 5 zainstalowano już lokalnie Aby wypełnić pola informacji o TPR w systemie REACH-IT, należy zaimportować LEOX z IUCLID 5. Aby pobrać LEOX, należy kliknąć <Browse> (Rys. 29). Rys. 29: Strona informacji o TPR Otworzy się okno dialogowe przesyłania pliku <File upload> (Rys. 30). Należy wybrać zapisany lokalnie plik LEOX i kliknąć <Open>.
34 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 30: Okno pobierania pliku LEOX dla TPR W polu <File name> (Rys. 31) pojawi się ścieżka do pliku LEOX. Aby załadować plik, należy kliknąć <Load file>. Rys. 31: Strona informacji o TPR Otworzy się wówczas strona informacji o przedstawicielu będącym stroną trzecią <Third party representative information> z informacjami zawartymi w pliku LEOX. Na tym etapie można wprowadzić dane niezamieszczone w pliku LEOX, np. numer faksu, telefonu, adres serwisu internetowego TPR itp. (Rys. 32).
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 35 Rys. 32: Strona informacji o TPR z informacjami ogólnymi i danymi kontaktowymi 3.2.2 IUCLID 5 nie zainstalowano jeszcze lokalnie Jeżeli nie posiadają Państwo pliku LEOX z systemu IUCLID, należy kliknąć <encode your information>, aby ręcznie wprowadzić informacje o przedsiębiorstwie (Rys. 33). Rys. 33: Ręczne wprowadzanie informacji o TPR w systemie REACH-IT Otworzy się strona informacji o przedstawicielu będącym stroną trzecią <Third party representative information> (Rys. 34). Należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (*).
36 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 34: Strona ręcznego wprowadzania informacji o TPR Podmioty o różnych UUID będą uważane za odrębne osoby prawne (nawet jeżeli mają tę samą nazwę). Po kliknięciu <Next> otworzy się strona (zakładka) osób do kontaktu <Contacts> (Rys. 35 poniżej). Nową osobę kontaktową można dodać <Add new contact> na tym etapie lub później, podczas rejestracji wstępnej albo przy okazji aktualizacji informacji o TPR (zob. sekcja 5.1 niniejszego dokumentu). Osoba do kontaktu nie jest użytkownikiem systemu REACH-IT, lecz można stworzyć osobę do kontaktu odpowiadającą użytkownikowi. Odpowiedzialność za utrzymywanie związku między tymi osobami należy do TPR. Osoby do kontaktu ustanawia się również dla osób prawnych w systemie IUCLID, a potencjalnie też dla substancji. Jeżeli plik LEOX TPR zawiera osoby do kontaktu, zostaną one utworzone w systemie REACH-IT wraz z TPR po imporcie LEOX. Decyzja o zdefiniowaniu osób do kontaktu należy do TPR. Jeżeli nie zostaną one wskazane, Agencja będzie korzystać z ogólnych danych kontaktowych TPR.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 37 Rys. 35: Strona startowa osób do kontaktu TPR Strona osób do kontaktu <Contacts> otworzy się w trybie aktualizacji. Należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (*) dotyczące osoby do kontaktu (Rys. 36). Rys. 36: Strona informacji o osobach do kontaktu TPR Jeżeli pola dotyczące adresu korespondencyjnego są takie same, jak dla TPR, należy kliknąć <Same as third party representative>, by wypełnić pola. W przeciwnym razie należy wypełnić wymagane pola (Rys. 37).
38 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 37: Dane adresowe osób do kontaktu TPR Aby zapisać informacje, należy kliknąć <Save>, pojawi się następna zakładka (Rys. 38). Rys. 38: Lista osób do kontaktu TPR dla podmiotu Można przejść do jednej z poprzednich zakładek i zmodyfikować informacje, klikając odpowiednią zakładkę, np. konta użytkownika <User account>, informacji o przedstawicielu będącym stroną trzecią <Third Party Representative information> lub osób do kontaktu <Contacts>. Po kliknięciu <Next> następuje przejście do etapu walidacji poprzez otwarcie strony (zakładki) <Validation> (Rys. 39). Należy dokładnie sprawdzić dane wprowadzone na poprzednich stronach.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 39 Rys. 39: Strona walidacji TPR Po sprawdzeniu wszystkich informacji należy kliknąć <Next>, by zakończyć proces. Otwiera się strona podsumowania <Conclusion> potwierdzająca, że utworzono TPR i pierwsze konto (Rys. 40). Rys. 40: Strona podsumowania po rejestracji TPR Na stronie tej można wybrać dwie opcje. Użytkownik może przejść do strony głównej REACH- IT (Rys. 5) i zalogować się na nowo utworzone konto klikając <login>. W tym celu należy kliknąć łącze <Home>. Użytkownik może też najpierw wyeksportować wszystkie informacje o przedsiębiorstwie do pliku LEOX aplikacji IUCLID, aby np. zaktualizować informacje te w zainstalowanej lokalnie aplikacji IUCLID 5. Opisano to szerzej w sekcjach 5.5 i 2.4.3 niniejszego dokumentu. 3.2.3 Logowanie się na pierwsze utworzone konto TPR Z poziomu strony głównej REACH-IT (Rys. 5) należy kliknąć <login> jako zarejestrowany użytkownik. Na stronie logowania (Rys. 41) należy wprowadzić identyfikator użytkownika, hasło i tekst CAPTCHA. Następnie należy kliknąć <Connect>.
40 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 41: Strona logowania podmiotu w systemie REACH-IT Po pomyślnym zalogowaniu otworzy się strona główna TPR w systemie REACH-IT (Rys. 42 poniżej). Od tego momentu można rozpocząć pracę w systemie REACH-IT, wybierając odpowiednie funkcje z menu po lewej stronie. Rys. 42: Strona główna TPR w systemie REACH-IT 3.3 Aktualizacja danych użytkownika Aby otworzyć swoją stronę informacji o profilu, należy kliknąć łącze identyfikatora użytkownika na górnym pasku (Rys. 43) (w zamieszczonym poniżej przykładzie jest to <dewst>). Nie można zmienić identyfikatora użytkownika. Rys. 43: Górny pasek systemu REACH-IT Otworzy się wówczas strona podglądu użytkownika <View User> (Rys. 44).
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 41 Rys. 44: Strona podglądu użytkownika Aby zmodyfikować dane, należy kliknąć <Modify> (Rys. 45). Edytować można następujące pola: imię <First name>, nazwisko <Last name> oraz <E-mail>. Adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania ważnych zawiadomień (np. o resecie hasła). Należy dopilnować, by podany adres był poprawny. Hasła nie trzeba modyfikować odpowiednie trzy pola można zostawić puste. Pola pytania bezpieczeństwa <Security question> i odpowiedzi <Your answer> pomagają w odzyskaniu hasła (Rys. 45). Role związane z profilem może edytować jedynie użytkownik o przypisanej roli administratora. Więcej informacji o użytkownikach i rolach można znaleźć w sekcji 2.2.1 niniejszego dokumentu. Rys. 45: Strona edycji użytkownika
42 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Po kliknięciu <Save> system potwierdzi, że zmiany zostały zapisane (Rys. 46). Jeżeli nie chcą Państwo zapisywać wprowadzonych zmian, należy kliknąć <Cancel>. Rys. 46: Potwierdzenie aktualizacji danych użytkownika Aby skorygować jakiekolwiek wprowadzone uprzednio informacje, należy kliknąć <Modify>. W przeciwnym razie należy kliknąć <Return> (Rys. 46), aby powrócić do strony głównej bez zapisywania wprowadzonych zmian. 4. ZARZĄDZANIE KONTAMI PODMIOTU KROK PO KROKU Zarządzanie użytkownikami w systemie REACH-IT wiąże się z następującymi zadaniami: tworzeniem użytkowników, przypisywaniem / dodawaniem / usuwaniem ról, aktualizacją informacji o podmiotach, zarządzaniem mechanizmami bezpieczeństwa użytkowników (np. resetowaniem haseł, blokowaniem i odblokowywaniem dostępu). Czynności związane z zarządzaniem użytkownikami mogą wykonywać tylko użytkownicy mający rolę administratora. Pierwszego użytkownika można stworzyć jedynie na etapie rejestracji (zob. sekcję 2.4.2 niniejszego dokumentu). Następnych użytkowników tworzy użytkownik pierwszy (tj. osoba zarządzająca kontami podmiotu), który może dodawać nowych użytkowników dla zarejestrowanego podmiotu. 4.1 Tworzenie użytkownika Użytkownikami można zarządzać z menu służącego do zarządzania kontami użytkowników; wybierając zarządzanie kontami, można uzyskać listę istniejących użytkowników (Rys. 47).
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 43 Rys. 47: Strona podglądu użytkownika istniejący użytkownicy Po kliknięciu <Create user account> otworzy się strona tworzenia użytkownika (Rys. 48 poniżej). Rys. 48: Strona tworzenia użytkownika Aby stworzyć użytkownika, należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (*) informacji o użytkowniku, takie jak jego nazwisko <Last Name> oraz <E-mail>. Adres e-mail zostanie wykorzystany, aby podać użytkownikowi jego identyfikator, więc powinien być to adres prawidłowy. Identyfikator użytkownika <User ID> musi być unikatowy w obrębie systemu i nie można go zmieniać. Początkowego hasła <Password> można użyć tylko raz system wezwie użytkownika do jego zmiany po pierwszym zalogowaniu. Hasło to trzeba przekazać nowemu użytkownikowi poza
44 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 systemem REACH-IT (telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w inny sposób). Z menu profilu użytkownika <User profile> użytkownik może wybrać rolę <Available roles> oraz dodać ją do listy wybranych ról <Selected roles>, klikając ją dwukrotnie lub klikając przycisk przenoszenia <Move>. Aby usunąć rolę, należy wybrać ją z listy <Selected roles> i kliknąć ją dwukrotnie lub kliknąć przycisk usuwania <Remove>. Aby zapisać informacje o nowo dodanych użytkownikach, należy kliknąć <Save>; zarządzający kontami trafi wówczas na stronę przeglądania użytkowników <View Users>, potwierdzającą dokonane zmiany (Rys. 49). Jeżeli zostanie kliknięty przycisk <Cancel>, informacje nie zostaną zapisane. Rys. 49: Strona przeglądania użytkowników z potwierdzeniem dotyczącym nowego użytkownika Użytkownik pojawia się na liście użytkowników z danego podmiotu i można go wybrać przy dalszej pracy z aplikacją. 4.2 Aktualizacja profilu użytkownika Z listy użytkowników (Rys. 49) należy wybrać jedną pozycję, korzystając z przełącznika w lewej kolumnie. Po kliknięciu <Modify> otworzy się formularz aktualizacji użytkownika (Rys. 50). Edycji podlegają następujące ogólne pola: imię <First name>, nazwisko <Last name> oraz <E-mail>. Te obowiązkowe pola (*) trzeba wypełnić. Zarządzający kontami może z poziomu profilu danego użytkownika zmienić jego rolę. Rolę można wybrać z listy dostępnych ról <Available Roles> i dodać ją do listy wybranych ról <Selected Roles>, klikając ją dwukrotnie lub przenosząc ją poprzez kliknięcie <Move>. Aby usunąć rolę, należy wybrać ją z kolumny <Selected Roles> i kliknąć ją dwukrotnie lub kliknąć przycisk usuwania <Remove>. Dodatkowe informacje może wprowadzić sam użytkownik chodzi zwłaszcza o informacje poufne, jak np. pytanie bezpieczeństwa. Wprowadzone zmiany należy zapisać, używając przycisku <Save>.
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 45 Rys. 50: Strona edycji użytkownika 4.3 Blokowanie użytkownika Zarządzający kontami podmiotu może zadecydować o zablokowaniu użytkownika z powodów bezpieczeństwa. W efekcie użytkownik nie uzyska dostępu do systemu REACH-IT przy próbie zalogowania. Z listy użytkowników należy wybrać jedną pozycję, korzystając z przełącznika w lewej kolumnie, i kliknąć <Block/Unblock>, by zablokować wybranego użytkownika (Rys. 51). Rys. 51: Strona wyboru blokowanego użytkownika REACH-IT Aby potwierdzić zablokowanie konta użytkownika, należy ponownie kliknąć <Block> (Rys. 52). Rys. 52: Strona potwierdzenia zablokowania użytkownika REACH-IT Po potwierdzeniu zablokowania konta danego użytkownika status w (ostatniej) kolumnie <Blocked> zmieni się na <Yes> (Rys. 53).
46 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 53: Sprawdzanie statusu zablokowanych użytkowników REACH-IT Użytkownika może też zablokować administrator Agencji. W takim przypadku odblokować może go jedynie osoba zarządzająca zabezpieczeniami w Agencji. 4.4 Odblokowywanie użytkownika Działanie to inicjowane jest na wniosek użytkownika przekazany poza systemem REACH-IT (telefonicznie, pocztą elektroniczną lub w inny sposób). Po odblokowaniu konta użytkownika może on ponownie połączyć się z systemem REACH-IT. Aby odblokować konto użytkownika, z listy użytkowników należy wybrać jedną pozycję, korzystając z przełącznika w lewej kolumnie. Wybrać do odblokowania można tylko tych użytkowników, których konta są zablokowane (Rys. 54). Aby odblokować wybranego użytkownika, należy kliknąć <Block/Unblock>. Rys. 54: Strona wyboru odblokowywanego użytkownika REACH-IT System REACH-IT poprosi o potwierdzenie odblokowania; aby potwierdzić, należy ponownie kliknąć <Block/Unblock> (Rys. 55). Rys. 55: Strona potwierdzenia odblokowania użytkownika REACH-IT Konto użytkownika zostanie odblokowane, a jego status w kolumnie <Blocked> zmieni się z <Yes> na <No>. Na stronie podglądu użytkowników <View Users> pojawi się potwierdzenie (Rys. 56).
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 47 Rys. 56: Potwierdzenie odblokowania użytkownika REACH-IT Informacje o tym, jak można zapobiec blokowaniu konta REACH-IT, znajdują się w biuletynie pod adresem: http://echa.europa.eu/documents/10162/13657/reach_it_factsheet_blocked_acco unt_20101105_en.pdf 4.5 Resetowanie hasła użytkownika Proces resetowania hasła jest inicjowany, gdy system REACH-IT otrzyma wewnętrzną wiadomość w wyniku przesłania żądania odzyskania zagubionego hasła (Request lost password). System automatycznie wygeneruje nowe hasło i prześle je użytkownikowi pocztą elektroniczną jest to jedyny sposób uzyskania nowego hasła przez użytkownika. Ważne jest zatem, aby adres e-mail użytkownika był prawidłowy. Aby zresetować hasło, zarządzający kontami (1) wybiera użytkownika z listy (korzystając z przełącznika w lewej kolumnie) oraz (2) klika przycisk <Reset Password> (Rys. 57). Rys. 57: Strona przeglądania użytkowników z przyciskiem resetowania hasła System potwierdza zresetowanie hasła i przesyła użytkownikowi e-mail zawierający nowe hasło (Rys. 58). Przy pierwszym logowaniu do systemu REACH-IT użytkownik musi zmienić to hasło. Po zresetowaniu hasła poprzednie hasło przestaje działać.
48 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 58: hasła Strona przeglądania użytkowników z potwierdzeniem zresetowania 4.6 Usuwanie użytkownika Jeżeli konto użytkownika staje się niepotrzebne, może zostać usunięte. Zarządzający kontami musi w tym celu wybrać użytkownika z listy (korzystając z przełącznika w lewej kolumnie). Następnie należy kliknąć <Delete> (Rys. 59), by usunąć wybranego użytkownika z listy. Rys. 59: Strona przeglądania użytkowników z przyciskiem usuwania Usunięcie użytkownika należy potwierdzić, ponownie klikając <Delete> (Rys. 60). Rys. 60: Potwierdzenie usunięcia użytkownika Na stronie podglądu użytkowników <View Users> wyświetlone zostanie potwierdzenie, że usunięcie użytkownika zakończyło się powodzeniem (Rys. 61).
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 49 Rys. 61: Strona przeglądania użytkowników z komunikatem Identyfikatora usuniętego użytkownika nie można ponownie wykorzystać w systemie REACH-IT. 5. ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI O PODMIOCIE KROK PO KROKU Osoba zarządzająca kontami jest jedynym użytkownikiem mogącym zmieniać dane o podmiocie i ma możliwość edycji wszystkich informacji dostarczonych podczas rejestracji. Edycji podlegają następujące dane: informacje ogólne informacje dotyczące fakturowania osoby do kontaktu (w tym ich tworzenie, usuwanie i modyfikacja) Osoby do kontaktu w systemie REACH-IT są wykorzystywane przez Agencję głównie po to, by uzyskać dodatkowe informacje dotyczące danych przedłożonych np. przy rejestracji wstępnej lub rejestracji. Służą one też innym celom (np. osoba do kontaktu dla forów pre-sief), nie są jednak powiązane z kontami użytkowników. Jeżeli kontakty nie zostaną podane, Agencja będzie korzystać z ogólnych danych kontaktowych podmiotu. Ponadto informacje o podmiocie w systemie REACH-IT można wyeksportować w postaci pliku LEOX i mogą one następnie zostać zaimportowane do lokalnej instalacji IUCLID 5 w celu synchronizacji. 5.1 Aktualizacja informacji ogólnych i dotyczących fakturowania Zarządzać informacjami o podmiocie mogą jedynie użytkownicy o przypisanej roli administratora, tj. zarządzający kontami podmiotu. Aby zaktualizować informacje ogólne i/lub dotyczące fakturowania, należy wybrać <View> z menu przedsiębiorstwa lub przedstawiciela będącego stroną trzecią. Otworzy się wówczas strona informacji o przedsiębiorstwie <Company Information> z trzema zakładkami (Rys. 62): informacje o przedsiębiorstwie <Company Information> lub informacje o przedstawicielu będącym stroną trzecią <Third party representative information>
50 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 informacje dotyczące fakturowania <Billing information> (tylko dla przedsiębiorstw) osoby do kontaktu <Contacts> Należy kliknąć jeden z trzech nagłówków zakładek, by wyświetlić odpowiednie informacje. Aby zmodyfikować dane w zakładce, należy kliknąć <Update> u dołu strony. Strona przechodzi wówczas w tryb aktualizacji, a innych zakładek nie da się edytować. Po zakończeniu modyfikacji aktualnej zakładki należy kliknąć <Save>, by zapisać zmiany (Rys. 63). Rys. 62: Strona informacji o organizacji
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 51 Rys. 63: Aktualizacja informacji o organizacji 5.2 Dodanie nowej osoby do kontaktu Aby dodać nową osobę do kontaktu, w zakładce <Contacts> należy kliknąć <Add new contact> (Rys. 64). Rys. 64: Dodawanie nowych osób do kontaktu Należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (*) dotyczące osoby do kontaktu (Rys. 65). Jeżeli adres jest taki sam jak adres przedsiębiorstwa, należy kliknąć <Same as Company>, by automatycznie wypełnić pola adresowe.
52 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 Rys. 65: Aktualizacja lub dodawanie informacji kontaktowych Aby zapisać wszystkie informacje, należy kliknąć <Save>. System REACH-IT wyświetli komunikat potwierdzający (Rys. 66). Nowo utworzona osoba do kontaktu pojawi się na liście osób do kontaktu. Rys. 66: Potwierdzenie nowo dodanej osoby do kontaktu
Część 02 - Rejestracja i zarządzanie kontem Data wydania: kwiecień 2014 r 53 5.3 Modyfikacja danych istniejącej osoby do kontaktu Dane osób do kontaktu można modyfikować. Należy w tym celu wybrać pozycję z listy osób do kontaktu używając przełącznika i kliknąć <Modify>. W ten sposób można zmienić właściwości osoby do kontaktu. Aby zapisać zmiany, należy kliknąć <Save>. Zaktualizowane dane osoby do kontaktu pojawią się na liście, a system REACH-IT wyświetli komunikat potwierdzający (Rys. 67). Rys. 67: Potwierdzenie aktualizacji informacji dotyczących osoby do kontaktu 5.4 Usuwanie osoby do kontaktu Osoby do kontaktu można również usuwać. Należy w tym celu wybrać wpis z listy osób do kontaktu i kliknąć <Delete>. System REACH-IT zażąda potwierdzenia usunięcia: należy ponownie kliknąć <Delete> (Rys. 68). Rys. 68: Potwierdzenie usunięcia osoby do kontaktu Po usunięciu osoba do kontaktu zniknie z listy (Rys. 69). Rys. 69: Zaktualizowana lista osób do kontaktu po usunięciu osoby do kontaktu
54 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych Wersja: 2.1 5.5 Eksportowanie informacji o podmiocie Informacje o podmiocie można wyeksportować, tworząc i pobierając plik LEOX. Plik ten można wykorzystać w celu zsynchronizowania lokalnej instalacji IUCLID 5 z informacjami o podmiocie w systemie REACH-IT. Pliku LEOX nie można ponownie zaimportować do systemu REACH-IT w celu aktualizacji. Więcej informacji na temat pliku LEOX znajduje się w sekcji 2.4 niniejszego dokumentu. Aby wyeksportować identyfikator LEO, należy wybrać <Export> z menu przedsiębiorstwa lub przedstawiciela będącego stroną trzecią (TPR) (Rys. 70); system REACH-IT umożliwi wówczas pobranie pliku LEOX. Rys. 70: Przycisk eksportowania LEOX zawierającego informacje o przedsiębiorstwie lub TPR w systemie REACH-IT Przeglądarka otworzy wówczas okno dialogowe (Rys. 71) z opcjami otwarcia pliku <Open> lub zapisu pliku na dysku <Save to disk>. Należy wybrać <Save to Disk> i kliknąć <OK>, by zacząć pobieranie pliku LEOX do systemu lokalnego. Rys. 71: Pobieranie pliku LEOX z systemu REACH-IT do systemu lokalnego Zmieniając konfigurację przeglądarki, można uzyskać możliwość wskazania docelowej lokalizacji pobieranych plików oraz zmiany ich nazwy. Szczegółowe informacje o ustawieniach pobierania plików znajdują się w dokumentacji