Podręcznik REACH-IT dla użytkowników przemysłowych. Część 01 - Wprowadzenie do REACH-IT

Transkrypt

1 Podręcznik REACH-IT dla użytkowników

2 Historia dokumentu Wersja Zmiany 1.1 Nowy format. Niektóre elementy zostały przeniesione do innych części podręcznika. 1.0 Pierwsza wersja. Nr referencyjny: ECHA-08-B-08-PL Język: polski W przypadku pytań lub uwag związanych z niniejszym dokumentem, prosimy o przesłanie ich do centrum informacyjnego Europejskiej Agencji Chemikaliów, za pomocą formularza wniosku o udzielenie informacji. Należy przy tym podać powyższy numer referencyjny dokumentu i datę wydania. Formularz wniosku o udzielenie informacji znajduje się na stronie Agencji, w sekcji dotyczącej centrum informacyjnego REACH, pod następującym adresem: Europejska Agencja Chemikaliów, 2009 r. Kopiowanie jest dozwolone pod warunkiem podania dokładnego źródła informacji w następującej formie: Źródło: Europejska Agencja Chemikaliów, a także pod warunkiem przekazania pisemnego zawiadomienia do Działu Komunikacji ECHA (info@echa.europa.eu). Klauzula o wyłączeniu odpowiedzialności: Jest to tłumaczenie robocze dokumentu oryginalnie opublikowanego w języku angielskim. Oryginał dokumentu jest dostępny na stronie internetowej ECHA. Wersja: 1.1 Strona 2 z 15

3 Spis treści 1 JAK KORZYSTAĆ Z NINIEJSZEGO PODRĘCZNIKA DLA UŻYTKOWNIKÓW PRZEMYSŁOWYCH Cel Struktura Konwencje Ikony Konwencje tekstowe Przyciski i łącza Pomoc CZYM JEST REACH-IT? Informacje ogólne Kto korzysta z REACH-IT? Organy Przemysł Architektura REACH-IT Związek między REACH-IT a IUCLID Wymagania REACH-IT Ogólny układ interfejsu ECHA REACH-IT Nawigacja w systemie REACH-IT Ogólne zasady Zasady dotyczące kreatora JAK UZYSKAĆ POMOC...14 Wersja: 1.1 Strona 3 z 15

4 Spis tabel Tab. 1: Części Podręcznika dla użytkowników...5 Tab. 2: Różnice między REACH-IT a IUCLID Spis ilustracji Rys. 1: Główne sposoby nawigacji w systemie REACH-IT...7 Rys. 2: Architektura REACH-IT...9 Rys. 3: Struktura typowej strony interfejsu REACH-IT...11 Rys. 4: Narzędzia nawigacyjne, komunikat informujący o sukcesie poniżej na zielono...12 Rys. 5: Przykładowy komunikat błędu na czerwonym tle...12 Wersja: 1.1 Strona 4 z 15

5 1 JAK KORZYSTAĆ Z NINIEJSZEGO PODRĘCZNIKA DLA UŻYTKOWNIKÓW PRZEMYSŁOWYCH 1.1 Cel Podręcznik dla użytkowników (Industry User Manual, IUM) opisuje wszystkie funkcje systemu REACH-IT, które są lub będą dostępne dla przemysłu. Niniejszy podręcznik jest przeznaczony dla wszystkich użytkowników, którzy muszą korzystać z systemu REACH-IT, by przedkładać lub przeglądać dane. Rodzaje użytkowników REACH-IT opisano w części 2 (Rejestracja i zarządzanie kontem). W miarę udostępniania nowych funkcji publikowane będą dodatkowe lub zaktualizowane części niniejszego podręcznika, które zostaną udostępnione na stronie Agencji ( 1.2 Struktura Niniejszy podręcznik dzieli się na części opisujące poszczególne aspekty systemu REACH- IT. Ponieważ pewne zagadnienia są w różnym stopniu istotne dla poszczególnych użytkowników, części te będą publikowane osobno na stronie Agencji, aby ułatwić korzystanie z nich. W Tab. 1 poniżej wymieniono części dostępne obecnie. Tab. 1: Części Podręcznika dla użytkowników Nr Nazwa 01 Wprowadzenie do REACH-IT 02 Rejestracja i zarządzanie kontem 03 Logowanie i skrzynka wiadomości 04 Późna rejestracja wstępna 05 Fora pre-sief 06 Przedłożenie dokumentacji 07 Wspólne przedłożenie 08 Fakturowanie 09 Szukanie zaawansowane 10 Substancje zgłoszone 11 Sporządzanie dokumentacji online Część 1 (Wprowadzenie do REACH-IT) zawiera informacje ogólne o systemie REACH-IT, jak również definicje i pojęcia, których znajomość jest konieczna, by skorzystać z dalszych części podręcznika. Wersja: 1.1 Strona 5 z 15

6 Część 2 i dalsze zawierają instrukcje krok po kroku dotyczące korzystania z systemu REACH-IT od rejestracji i logowania po wyszukiwanie oraz inne funkcje. Instrukcje krok po kroku opracowano w sposób możliwie obrazowy, aby czytelnik mógł łatwo posłużyć się zdjęciami ekranu i przykładami. W związku z tym zaleca się przeczytanie niniejszej części (rozdziałów od 1 do 3), co ułatwi zrozumienie innych części oraz wykonywanie opisanych czynności. Cały podręcznik zredagowano jednak tak, aby czytelnik mógł również skorzystać bezpośrednio z innych części. 1.3 Konwencje W niniejszym podręczniku zastosowano poniższe konwencje: Ikony W niniejszym podręczniku zastosowano następujące rodzaje ikon: Wskazówki opisujące wygodne skróty lub pomagające zrozumieć ważne zagadnienia. Informacje do zapamiętania dotyczące np. sposobu radzenia sobie ze szczególnie trudną częścią. Opis oznaczony tą ikoną ma charakter techniczny. Zapoznanie się z nim nie jest konieczne, ale pozwala poszerzyć wiedzę. Ostrzeżenie dotyczące często popełnianych błędów Konwencje tekstowe W nawiasach kątowych < > zamieszczono polecenia, przyciski lub łącza wyświetlane na ekranie lub w tekście na stronach systemu REACH-IT Przyciski i łącza W systemie REACH-IT wykorzystano dwa rodzaje przycisków przyciski akcji i przełączniki. Przyciski akcji znajdują się u dołu panelu strony zawierającego treść; służą one do wykonywania podstawowych działań (edycji <Edit>, anulowania <Cancel>, zapisu <Save> itp.). Przełączniki (podobne do pól wyboru) znajdują się pierwszej kolumnie tabel (obok rekordów) i służą do wyboru konkretnych rekordów. Łącza w systemie REACH-IT mogą służyć do różnych celów. U góry panelu strony zawierającego treść: łącza umożliwiają powrót do informacji dostępnych w poprzednich sekcjach lub przejście do następnej sekcji. Na stronach nad tabelami: łącza umożliwiają dodawanie rekordów (np. dodanie nowego kontaktu). W tabelach: Łącza umożliwiają przeglądanie szczegółowych informacji dotyczących wybranego rekordu. U dołu strony logowania dostępne jest łącze umożliwiające odzyskanie zapomnianego identyfikatora użytkownika lub hasła (<Forgot your user ID or password>). Poniższe zdjęcie ekranu ilustruje najważniejsze sposoby nawigacji. Wersja: 1.1 Strona 6 z 15

7 Rys. 1: Główne sposoby nawigacji w systemie REACH-IT Zdjęcia ekranu zamieszczone w niniejszym podręczniku mają charakter wyłącznie informacyjny. Mogą one zawierać fikcyjne dane, których nie należy traktować jako prawidłowych danych wprowadzanych przez użytkowników Pomoc System REACH-IT oferuje obecnie dwa rodzaje pomocy. Obok niektórych pól służących do wprowadzania danych umieszczono znak zapytania na błękitnym polu ; po przesunięciu kursora nad znakiem wyświetlane są wskazówki i wyjaśnienia dotyczące danego pola. Łącze <Contact> w prawym górnym rogu strony powitalnej systemu REACH-IT (Rys. 3) prowadzi do strony stanowiska pomocy Agencji, gdzie można zadawać pytania dotyczące dowolnych aspektów REACH, w tym systemu REACH-IT. 2 CZYM JEST REACH-IT? 2.1 Informacje ogólne Centralny system informatyczny stworzony w związku z wymaganiami rozporządzenia REACH ((WE) nr 1907/2006, zwanego dalej REACH ) nosi nazwę REACH-IT. Celem REACH-IT jest: zapewnienie, aby procesy związane z REACH w Europejskiej Agencji Chemikaliów (ECHA lub Agencji), właściwych organach państw członkowskich (MSCA), przemyśle oraz u innych zainteresowanych stron były obsługiwane przez odpowiednie systemy informatyczne oraz stosowne interfejsy, jak również aby spełnione zostały inne wymagania określone w prawodawstwie, jak np. w art. 77 (zadania Agencji) oraz art. 111 (formaty i oprogramowanie służące do dostarczania informacji Agencji). System REACH-IT jest scentralizowanym systemem obsługiwanym przez Agencję. System dostarcza odpowiednich funkcji dwóm podstawowym grupom podmiotów. Interfejs dla przemysłu: za jego pośrednictwem przedsiębiorstwo może na przykład zarejestrować się, dokonać wstępnej rejestracji substancji, uzyskać dane kontaktowe innych przedsiębiorstw, które wstępnie zarejestrowały tę samą substancję, przedłożyć dokumentację rejestracyjną, pobrać faktury oraz sprawdzić status przedłożonych rejestracji i płatności. Interfejs umożliwia też sporządzenie dokumentacji, np. przez zadanie zapytania. Przykładowi użytkownicy strony głównej przeznaczonej dla przemysłu: producenci, importerzy, przedstawiciele będący stronami trzecimi, wyłączni przedstawiciele, dalsi użytkownicy. Wersja: 1.1 Strona 7 z 15

8 Interfejs dla Agencji: ta część systemu REACH-IT obsługuje codzienne czynności wykonywane w ramach zarządzania procesem regulacyjnym przez Agencję. Interfejs dla Agencji jest wykorzystywany przez personel Agencji i MSCA. 2.2 Kto korzysta z REACH-IT? Z systemu REACH-IT mają korzystać tak zwane podmioty, czyli uczestnicy systemu. Podmioty dzielą się na trzy grupy, z których każda ma dostęp do konkretnych funkcji Organy System REACH-IT umożliwia personelowi Agencji oraz MSCA przegląd dokumentacji przedstawionej przez użytkowników, dokonanie oceny, a także komunikację z przemysłem oraz pomiędzy poszczególnymi organami. ECHA jest unikatowym podmiotem reprezentującym Agencję. Pracownicy MSCA są traktowani jako użytkownicy zdalni systemu REACH-IT i dysponują wyłącznie możliwością przeglądania istotnych z ich punktu widzenia danych przechowywanych w systemie Przemysł System REACH-IT ma służyć bezpiecznemu przedkładaniu danych/dokumentacji przemysłowej oraz bezpiecznemu przekazywaniu podmiotom przemysłowym informacji takich jak decyzje dotyczące dokumentacji, numery rejestracji itp. Podmioty przemysłowe mogą przeglądać i aktualizować wyłącznie własne dane. Podmioty przemysłowe można dodatkowo podzielić na (rozdział 3.1): Przedsiębiorstwo reprezentujące producenta, importera, dalszego użytkownika (DU) i/lub wyłącznego przedstawiciela. Przedstawiciela będącego stroną trzecią, który bierze udział w udostępnianiu danych w imieniu przedsiębiorstwa [art. 4 REACH]. Posiadacza danych, który reprezentuje podmioty posiadające informacje na temat wstępnie zarejestrowanych substancji i przedkładające informacje [art. 28 ust. 7 REACH] (np. stowarzyszenia branżowe). 2.3 Architektura REACH-IT System REACH-IT składa się z dwóch osobnych aplikacji (Rys. 2): Aplikacja główna zawiera wszystkie moduły niezbędne, by wykonywać podstawowe zadania związane z REACH. Obsługuje ona główne funkcje dostępne dla uwierzytelnionych podmiotów, tj. przemysłu, Agencji i MSCA. Aplikacja główna odfiltrowuje również informacje poufne przed etapem rozpowszechniania. Aplikację rozpowszechniającą zaprojektowano w sposób umożliwiający przechowywanie danych, które nie są poufne, w osobnej bazie danych. Umożliwia ona dostęp do danych publicznych podmiotom nieuwierzytelnionym, tj. podmiotom, które nie muszą rejestrować się w systemie REACH-IT i uzyskiwać danych uwierzytelniających (np. ogółowi społeczeństwa i innym zainteresowanym stronom). Aplikacja główna i rozpowszechniająca systemu REACH-IT są rozdzielone fizycznie korzystają z osobnych serwerów, baz danych oraz podsieci. Rys. 2 prezentuje interakcje między Agencją a użytkownikami przemysłowymi w systemie REACH-IT. Pokazuje on aplikacje, ich główne moduły wewnętrzne oraz związki między nimi, jak również najważniejsze przepływy danych i interakcje. Wersja: 1.1 Strona 8 z 15

9 Rys. 2: Architektura REACH-IT W systemie REACH-IT występują różne przepływy danych, np. związane z rejestracją, wewnętrznymi wiadomościami oraz płatnościami Związek między REACH-IT a IUCLID 5 IUCLID 5 jest aplikacją opracowaną dla potrzeb przemysłu i dostarczaną bezpłatnie w celu rejestrowania i przechowywania danych o własnych substancjach użytkowników w lokalnym środowisku informatycznym oraz przedkładania tych danych Agencji w prawidłowym formacie. Dodatkowe informacje na temat IUCLID 5 znajdują się na stronie internetowej IUCLID 5 pod adresem Rys. 2 pokazuje również związek między REACH-IT a IUCLID 5, wskazując, że wszystkie podmioty powinny korzystać z IUCLID 5 jako osobnej aplikacji, sporządzając dokumentację (np. rejestracyjną). Podmioty zarejestrowane w REACH-IT mogą przesyłać do systemu dokumentację wyeksportowaną z IUCLID 5 w celu przedłożenia jej Agencji. Aplikacje REACH-IT oraz IUCLID 5 są całkowicie rozdzielne i żadna z nich nie zastępuje drugiej (tab. 1). Wersja: 1.1 Strona 9 z 15

10 Tab. 2: Różnice między REACH-IT a IUCLID 5 REACH-IT IUCLID 5 Aplikacja internetowa Wykorzystywana tylko w związku z rozporządzeniem REACH Aplikacja służąca przedkładaniu dokumentacji przez użytkowników System wielostronny, w którym funkcjonują razem podmioty przemysłowe i organy 1- Aplikacja typu klient-serwer 2- Aplikacja samodzielna [System zdecentralizowany, instalowany lokalnie] Wykorzystywana globalnie, również w związku z regulacjami innymi niż REACH (np. program OECD dotyczący chemikaliów wytwarzanych w dużych ilościach (HPV), przepisy UE dotyczące produktów biobójczych itp.). Aplikacja służąca rejestracji i przechowywaniu informacji o chemikaliach globalnie, dla różnych celów regulacyjnych Każda instalacja należy zasadniczo do jednego podmiotu Wymagania REACH-IT Aby móc korzystać z REACH-IT, przyszły użytkownik potrzebuje: komputera z połączeniem internetowym, najlepiej szerokopasmowym, aby umożliwić przedkładanie dużych plików dokumentacji. standardowej przeglądarki: Internet Explorer (IE) w wersji 6.x lub nowszej albo Firefox w wersji 2.0 lub nowszej. programu Adobe Acrobat Reader (w najnowszej wersji), aby przeglądać raporty dotyczące przedłożenia i faktury. Aplikację REACH-IT testowano z przeglądarkami IE 6.0, IE 7.0 oraz Firefox Ogólny układ interfejsu ECHA REACH-IT Graficzny interfejs użytkownika REACH-IT jest dostępny w Internecie pod następującym adresem: Interfejs ten jest aplikacją internetową uruchamianą w przeglądarce. Ogólną strukturę interfejsu przedstawia Rys. 3 poniżej. Wersja: 1.1 Strona 10 z 15

11 Rys. 3: Struktura typowej strony interfejsu REACH-IT Menu funkcji po lewej stronie zawiera funkcje dostępne obecnie z poziomu konta użytkownika. Górny pasek zawiera łącze <Contact> prowadzące na stronę internetową Agencji, skąd można kierować pytania do stanowiska pomocy ECHA dotyczące dowolnych aspektów REACH. Na pasku ustawień konta użytkownika wyświetlany jest profil użytkownika połączonego aktualnie z systemem (pola <User> użytkownik oraz <Organisation> organizacja). Używając tego paska, można też ustawić preferencje (<Preferences>) oraz wylogować się (<Logout>). Na pasku zakładek stron kreatora wyświetlane są zakładki odpowiadające wybranej aktualnie pozycji menu. Każda zakładka prowadzi do pewnej podgrupy funkcji dostępnych w związku z daną pozycją menu. Aktywna zakładka jest wyświetlana na białym tle. Zależnie od tego, która strona kreatora jest wyświetlana, może ona zawierać przyciski działań, na przykład aktualizacji <Update> lub wyszukiwania <Search>. Ścieżka do strony kreatora jest wyświetlana w postaci hierarchicznej listy stron (od lewej do prawej), przez które użytkownik przeszedł, by dotrzeć do strony obecnej. Ścieżka ta wskazuje użytkownikowi, w którym miejscu aplikacji się znajduje. Ścieżka składa się z łączy umożliwiających nawigację, dzięki czemu użytkownik może powrócić do stron poprzednich, np. do strony głównej. Elementy ścieżki nawigacyjnej wskazują, w którym miejscu serwisu internetowego znajduje się użytkownik. Umożliwiają mu też powrót do punktu wyjścia. U samej góry paska wyświetlana jest globalna ścieżka nawigacyjna (łącze). Ścieżka ta umożliwia przechodzenie do wyższych poziomów serwisu (zob. też Rys. 4). Bieżąca ścieżka nawigacyjna (zakładki) pokazuje położenie w obrębie aktualnej strony (zob. też Rys. 4). Wersja: 1.1 Strona 11 z 15

12 Funkcje dostępne z poziomu konta użytkownika zależą od rodzaju podmiotu i roli danego użytkownika. Zawartość strony zależy od wybranej funkcji i akcji. U góry strony znajduje się pole, w którym wyświetlane są komunikaty informujące użytkownika o tym, czy dane działanie się powiodło. Komunikat potwierdzający pozytywny wynik działania jest pokazywany na zielonym tle, jak widać poniżej na Rys. 4. Rys. 4: Narzędzia nawigacyjne, komunikat informujący o sukcesie poniżej na zielono Komunikat błędu jest wyświetlany na czerwonym tle, jak widać to na Rys. 5. Powodem błędu może być na przykład niewypełnienie wymaganego pola lub wprowadzenie danych w nieprawidłowym formacie. Komunikaty błędu zawierają informacje pomagające użytkownikowi rozwiązać problem. Rys. 5: Przykładowy komunikat błędu na czerwonym tle Aby zalogować się, użytkownik musi podać swoje dane uwierzytelniające oraz wprowadzić znaki wyświetlone w postaci kodu CAPTCHA w polu <Enter the text shown>. Kod CAPTCHA ma być nieczytelny dla komputera, lecz czytelny dla człowieka. Celem jest umożliwienie logowania się tylko ludziom. Zapobiega to wykorzystywaniu komputerów np. do wielokrotnych automatycznych prób logowania służących odgadnięciu hasła. Wersja: 1.1 Strona 12 z 15

13 CAPTCHA to akronim od Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart (w pełni zautomatyzowany publiczny test Turinga służący odróżnieniu komputerów od ludzi). Jest to grupa technologii służąca upewnieniu się, że daną transakcję internetową przeprowadza człowiek, a nie komputer. Odbywa się to poprzez wyświetlenie zniekształconych przypadkowych słów lub liter, które potrafi odczytać człowiek, lecz nie program. Użytkownicy wpisują tekst wyświetlany na ekranie, udowadniając tym samym, że z komputera korzysta człowiek. 2.5 Nawigacja w systemie REACH-IT Ogólne zasady REACH-IT jest aplikacją internetową, a zatem strony wyświetlane są w postaci formularzy. Zakładki służą nadaniu struktury złożonej treści. Pola danych są wyświetlane po lewej stronie ekranu, natomiast pola służące wprowadzaniu informacji po prawej stronie (Rys. 4). Poniżej pola danych wyświetlane jest zwykle krótkie wyjaśnienie, do czego ono służy (np. numery VAT i D-U-N-S mają konkretny format i podany jest przykład). Pola obowiązkowe oznaczono pomarańczową gwiazdką ( ). Informacje są domyślnie prezentowane w trybie umożliwiającym jedynie odczyt. Zależnie od roli (zob. rozdział 3.2.1) użytkownik może przejść do trybu aktualizacji (update). Aktualizując informacje w REACH-IT, należy pamiętać, aby kliknąć przycisk zapisu <Save>, gdyż system nie przypomina o konieczności zapisania zmian Zasady dotyczące kreatora Przy nawigacji w obrębie kreatora (np. podczas procesu rejestracji) wymagane czynności muszą być wykonywane w konkretnym porządku: obowiązuje zasada jeden krok, jeden formularz, jedna zakładka. Oznacza to, że użytkownik musi wprowadzać wymagane informacje zakładka po zakładce. Do przechodzenia między zakładkami służą przyciski <Previous> (poprzednia) oraz <Next> (następna) u dołu panelu zawierającego treść strony. Dane są zapisywane dopiero po kliknięciu <Next>. Przejście do następnej zakładki nie jest możliwe do chwili pomyślnego ukończenia aktualnej sekwencji kroków. Cofając się, użytkownik może zmienić zapisane poprzednio dane z wyjątkiem swojego identyfikatora. Wersja: 1.1 Strona 13 z 15

14 3 JAK UZYSKAĆ POMOC 3.1 Serwis internetowy ECHA Serwis Agencji gromadzi wszelkie aktualności, informacje i narzędzia informatyczne związane z REACH. Jest on utrzymywany przez Agencję i regularnie aktualizowany; znajduje się pod następującym adresem: Serwis internetowy ECHA zawiera specjalne menu dotyczące systemu REACH-IT: Helpdesk ECHA Helpdesk ECHA jest podstawowym źródłem odpowiedzi na pytania dotyczące systemu REACH-IT, IUCLID 5 oraz przepisów dotyczących REACH. Jeżeli mają Państwo pytania, odpowiedzi należy najpierw szukać w dokumentacji dostępnej w serwisie internetowym Agencji. Jeżeli nie można jej tam znaleźć, należy skontaktować się z helpdeskiem ECHA. Odpowiedzi na pytania klientów są udzielane w ustandaryzowany sposób i w określonym terminie, co ma gwarantować skuteczne rozwiązywanie problemów. Formularze kontaktowe znajdują się pod następującym adresem: Z formularzy internetowych REACH-IT oraz IUCLID 5 należy korzystać wyłącznie, aby uzyskać pomoc techniczną dotyczącą narzędzi informatycznych. 3.3 Najczęściej zadawane pytania Na podstawie trafiających do stanowiska pomocy pytań związanych z systemem REACH-IT, Agencja opracowała zbiory odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Znajdują się one na stronach internetowych służących zadawaniu pytań i rejestracji oraz pod następującym adresem: Wersja: 1.1 Strona 14 z 15

15